ESTUDIOS

PRECISIONES SOBREORGANIGRAMAS

65.012.32

Por LUIS BLANCO DE TELLA

Sumario: 1. ¿Qué debe destacarse gráfi-camente en un organigrama?^—2. El abusodel organigrama AJFNOR.—3. Las ramifica-ciones anormales.—4. El organigrama serecarga con epígrafes o recuadros de valorgenérico.—5. Exceso de relaciones secunda-rias.—6. Presencia de aspectos no formalesen el organigrama.—7. Conclusiones.

DE algunos años a esta parte puede constatarse en nuestra Ad-ministración pública un empleo cada vez más frecuente delos organigramas como medio de expresión de sus estructuras

formales. Lo que antes era un hecho insólito se ha convertido hoyen práctica corriente. Es cierto, sin duda, que en muchos organismosno ha llegado a fructificar aún ninguna tentativa en este sentido,sea porque la entidad carece de una verdadera estructura represen-table o bien porque, como dice Riccardi, sus elementos directivostienden constitucionalmente a la desorganización científica (1). Pero,dejando al margen estos casos, la generalización de los organigra-mas es una realidad que, a mi juicio, supone un avance positivo.

(1) RICCARDI, RICCARDO : La dinámica de la dirección, Rialp, Madrid, 1959,página 99.

Estudios 72

El simple levantamiento de un organigrama impone una actitudanalítica en el que lo elabora y en los que lo examinan, al paso quedestaca las anomalías y puntos oscuros de la estructura reflejada(amorfismo estructural, desequilibrio, indeterminación de rango, Im-precisión de las líneas de autoridad, excesos o reducciones anormalesen la esfera de control, etc.). Desde este punto de vista los organi-gramas pueden contribuir a un replanteamiento de fondo de la es-tructura de la organización, ventaja que por sí sola justificaría suaplicación en nuestros organismos públicos.

Pero, además de ello, los mencionados gráficos pueden constituirun medio informativo de primer orden, siendo precisamente los or-ganigramas elaborados con tal finalidad los que han de cuidarse demanera especial si se quiere evitar que, lejos de informar, confundanu obliguen a descifrar lo que podía haberse expresado de forma ine-quívoca.

Personalmente estimo que la falta de criterios uniformes en estamateria, unida en ocasiones a la fantasía individual, han dado lugara numerosos errores y curiosas desviaciones que, en caso de exten-derse y consolidarse, podrían terminar afectando a la utilidad prác-tica de los organigramas. Esta observación sirve de fundamento alas presentes notas, encaminadas a señalar algunos puntos débilesadvertidos reiteradamente a lo largo de los últimos años.

La subsanación de los defectos gráficos que se apuntan requeriría,como primera medida, una mayor intervención de las unidades deOrganización y Métodos en la preparación de los organigramas. Talesunidades, obviamente, deben asumir la función de elaborar los quese preparen para su inclusión en publicaciones oficiales tales comoMemorias, guías informativas y otras semejantes. Con ello se evitaríala multiplicidad inconveniente de variedades gráficas, más ostensi-ble aún cuando distintos organigramas aparecen incluidos en unamisma colección.

Por otro lado sería igualmente deseable la adopción de criteriosuniformes por parte de las citadas unidades de Organización y Mé-todos. En efecto, la observación del trabajo realizado en este campopor distintas oficinas especializadas revelan la aplicación de solucio-nes distintas en el tratamiento de problemas idénticos, con las con-siguientes dificultades de interpretación.

Pasamos pues al examen de las anormalidades más destacables yfrecuentes en nuestra práctica administrativa.

Estudios

1. ¿Qué debe destacarse gráficamente en un organigrama?

Como es sabido, todo organigrama suele presentarse como un con-junto de figuras geométricas enlazadas por líneas. Aquéllas repre-sentan los elementos orgánicos—unidades o puestos—y éstas lasrelaciones establecidas entre los mismos. La cuestión estriba en deter-minar si ha de concederse mayor relieve gráfico al trazado de lasrelaciones o al de las figuras. Acudiendo a un ejemplo, se trata dedecidir razonablemente si los organigramas han de ser elaborados enla forma que muestra la figura 1 o, por el contrario, como se indicaen la figura 2.

Director

División A_L

División B

Sección la

1Sección 2a Sección 33 Sección 4a

FIGURA 1

I División A I

Sección la I I Sección 2a

Director

I División B I

I I Sección 33 I I Sección 4a I

FUGURiA 2

Estudios 14

En este punto, creo que la solución resulta obvia. Si se desea con-ceder un tratamiento gráfico preferente a alguno de los dos elemen-tos citados, lo que ha de destacarse con trazo grueso será aquelloque resulte indispensable en la construcción del organigrama. Y loimprescindible en un organigrama cualquiera es el entramado de larelación principal de autoridad y responsabilidad, y no las figurasgeométricas que lo adornan.

Un organigrama puede, incluso, prescindir totalmente de las fi-guras, pero no puede concebirse sin las líneas, ya que son éstas, pre-cisamente, las que materializan la estructura formal de la organi-zación. En estas condiciones no parece justificado operar, como esfrecuente, del modo que recoge el gráfico 2. Tales representacionesencierran posiblemente una supervaloración de factores subjetivos.Por el contrario, un organigrama sin figuras no sólo ha de estimar-se admisible, sino que puede constituir además la solución adecuadapara evitar los pequeños problemas que nacen en la práctica alinterpretar la superficie concedida a cada posición como un signoexterno de su importancia relativa. Los organigramas elaborados delmodo que se indica en la figura 3 son normales en la Administra-ción inglesa y han sido recomendados por la unidad central deOrganización y Métodos de dicho país (2).

Junta de Gobierno

!

Director

II I .

Subdirección de Subdirección deServicios,Centrales Servicios Regionales

r i t i.División de División de División • División

Operaciones Administración Regional A Regional Brh H-i rhI I , . - . . .S é c e l a Secc.29 Secc.33 Secc.43 Secc.58 Sección Sección Sección Sección

Zona I Zona II Zona I I I Zona IV

REGURA 3(2) Organisation charts and lists of duties, H. M. Treasury O. & M. División,Londres, 1954.

75 Estudios

2. El abuso del organigrama AFNOR

Ignoro las razones por las que el organigrama inspirado en lanorma francesa NF Z 12 001, y conocido corrientemente como orga-nigrama AFNOR, se ha extendido en la Administración españolahasta el punto de que, prácticamente, es el único que se confecciona.

Esta especial disposición gráfica, que generalmente aparece adul-terada con aditamentos que la norma citada no prevé, debería reser-varse exclusivamente para representaciones elaboradas con finesanalíticos y limitadas a sectores orgánicos de mediana o pequeña en-vergadura. Tales representaciones, en la práctica, son por añadiduralas menos frecuentes.

No alcanzo a ver las ventajas que supone reflejar la estructura deun Ministerio o de una Dirección General, con fines meramente in-formativos, acudiendo a esta original forma de trazado. Por el con-trario, las dificultades de lectura que se derivan de la escritura de epí-grafes o denominaciones en vertical son bien patentes, como puedenserlo también las que produce un plegado en acordeón que, en oca-siones, parece interminable.

Si se piensa que el organigrama en cuestión, al utilizar recuadrosverticales, determina un ahorro de espacio, ha de advertirse que nosiempre ocurre así. Existen, en efecto, otras posibles formas de repre-sentar gráficamente la estructura de la organización que, en muchoscasos, requieren menor superficie que el organigrama AFNOR, resul-tando además más claras y manejables.

Por lo pronto, la práctica observada en los organismos de la Ad-ministración francesa, tiende a restringir el uso del citado gráfico (3),pudiendo constatarse en cambio un empleo creciente de los organi-gramas ramificados en horizontal, llamados también orlogramas, se-gún la denominación propuesta por Lobstein. En mi opinión, sin ne-cesidad de acudir a los organigramas horizontales, cuyo trazado puederequerir una superficie excesiva en altura, las representaciones másclaras y compaetás se alcanzan a través de un desarrollo mixto, es

(3) V. M. CHASSAING : «La représentation graphique des structures hiérar-chiques», en O. et M. Bulletin, núm. 6, Service Central d'Organisation et Mé-thodes. París, oct.-dec, 1962. pp. 21 y ss.

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decir, en vertical para los primeros niveles y en horizontal para losescalones de base.

Las figuras 4 y 5 permiten comparar un trazado ajustado en prin-cipio a la norma francesa NF Z 12 001 con un esquema de ramifica-ción mixta y decidir acerca de las ventajas e inconvenientes respec-tivos.

Director

División A División B

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FIGURA 4

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Director

Divis ión B Divis ión C

Secc . oS

Secc.10A

FIGURA 6

17 Estudios

3. Las ramificaciones anormales

Con frecuencia pueden contemplarse organigramas en los cualesel trazado de las relaciones aparece concebido de tal forma que suinterpretación puede conducir fácilmente a las conclusiones más pe-regrinas. Ejemplos de tales aberraciones gráficas son las que a con-tinuación se recogen.

3.1 POSICIÓN INCORRECTA EN LAS UNIDADES DE APOYO

Cuando varias asesorías o elementos semejantes, llamados a pres-tar asistencia a un determinado dirigente, se representan como mues-tra la figura 6, parece que se quiere expresar que cada uno de ellos,excepto el que ocupa la posición inmediata a aquél, ejerce sus fun-ciones a través de los que le preceden. Así, en la figura 6, habría

Director

*

Asesoría A Asesoría B Asesoría C

FIGURA

que pensar que las asesorías A y B actúan como filtros depuradoresde los dictámenes de la asesoría C. Esta interpretación se evita pro-cediendo como indica la figura 7. La línea consultiva debe represen-tarse por medio de un trazo fino.

Director

IAsesoría A

IAsesoría B

IAsesoría C

FIGURA 7

Estudios 18

3.2 RELACIONES SIN RAMIFICAR EN EL SECTOR DE LÍNEA

En el mismo defecto que se acaba de anotar con relación a lasunidades de staff se incurre también al representar el sector de línea.La estructura piramidal propia de este sector se transforma gráfica-mente en una especie de fila india jerárquica. La interpretación máslógica de estos curiosos «organigramas» (figura 8) consistiría en

Director

Subdirec tor

Sección 18

Sección 23

Sección 38

FIGURA 8

pensar que cada elemento depende inmediatamente del anterior eindirectamente de todos los que le preceden hasta alcanzar el vér-tice. El problema, en este caso, resulta tan simple que no parece ne-cesario señalar su solución.

3.3 PLURALIDAD DE LÍNEAS DE AUTORIDAD PARTIENDO DE UNA .MISMA JEFATURA

Cuando se olvida que todas las unidades responsables directa-mente ante una misma jefatura deben quedar ligadas a ésta pormedio de ramificaciones de una sola línea común, suele ocurrir que

79 Estudios

el organigrama se presente en la forma que refleja la figura 9. Estaabundancia de líneas que parten de la posición directiva resulta in-mejorable para acentuar la tendencia de las unidades administra-tivas, a actuar como compartimentos estancos. Cada elemento subor-dinado dispone de su relación exclusiva y reservada. Con ello, lejosde concebirse la jefatura como algo unitario, parece desdoblarse entantas porciones como líneas nacen de la misma.

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PTEGURA 9

3.4 LA LÍNEA DE AUTORIDAD CAMBIA INESPERADAMENTE DE SENTIDO

Suele ocurrir en algunas ocasiones que la línea de autoridad (for-zosamente descendente en los organigramas verticales), remonta brus-camente su curso normal para desembocar en una posición deter-minada que se coloca a la misma altura que el dirigente (figura 10).Este fenómeno se produce especialmente en aquellos casos en que lapersona que ocupa una segunda jefatura tiene asignada la mismacategoría que corresponde al titular de la jefatura superior. En todocaso se trata de un error gráfico nacido de la confusión de dos no-ciones distintas: el rango administrativo correspondiente a cada po-.sición orgánica y la categoría asignada ad personam. Obviamente unorganigrama no es un medio de expresar información relativa a laspersonas, sino simple exposición del dispositivo orgánico de la entidad.

Estudios 20

Director Subdirector

1Negociado

Sección A

1Q

1Negociado 2Q

Sección B

Negociado 3Q Negociado 4C

FIGURA 10

3.5 LA LÍNEA DE AUTORIDAD SE DEBILITA PROGRESIVAMENTE

Una de las curiosidades más notables que he podido contemplaren materia de organigramas consiste en trazar la línea principal deautoridad y responsaoilidad de modo que vaya adelgazando a medidaque la ramificación atraviesa los distintos niveles progresando haciala base (figura 11).

Aunque no es fácil determinar el significado exacto de este par-ticular trazado, parece que con ello quiere destacarse la posición quecorresponde a los elementos de cada nivel dentro de la estructura dela organización. Es evidente, sin. embargo, que dicho extremo quedapuesto suficientemente de relieve por la misma construcción del grá-fico, sin necesidad de acudir a artificios que pueden inducir a con-fusión sobre la naturaleza de la línea de autoridad.

En efecto, siendo normal reservar el trazado fino para represen-tar las relaciones de contenido funcional, podría pensarse a la vistade la figura 11 que las jefaturas del último nivel sólo tienen atribui-da autoridad de dicha naturaleza sobre sus subordinados. Con eltrazado que se examina parece, por tanto, que se trata de reflejaruna transformación paulatina de la relación de autoridad, que co-

21 Estudios

Director

11

Subdirector C

11

DivisiónEconómicoFi'nanc iera

I1Sección

doContnbi1idad

Negociadode

Ingresos

FIGURA Hl

mienza siendo principal o de línea y termina siendo funcional. No•es necesario decir que la construcción correcta consiste en utilizarel mismo trazado para representar vínculos de una misma clase. Enotras palabras, no es la cantidad, sino la naturaleza de la autoridadlo que han de poner de manifiesto las líneas llamadas a repre-sentarla.

4. El organigrama se recarga con epígrafes o recuadrosde valor genérico

No es difícil encontrarse organigramas en los que se utilizan cier-tos recuadros para recoger conjuntamente todos los elementos de undeterminado nivel, apareciendo después esos mismos elementos indi-vidualizados en el escalón inmediato inferior (figura 12). El resul-tado es que el gráfico aparece provisto de un número de niveles ma-yor del que' en la realidad existe. Merced a este ingenioso recurso, unaestructura elemental puede producir la apariencia de un esquemaformal altamente elaborado y complejo.

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Director

nServicios

Consultivos

11

. Gabinetede

Planificación

|Gabinete

deLegislación ]

ServiciosOperativos

ServiciosAuxiliares

11

Secciónde

Personaldey

1SecciónRegistroArchivo

Sección A Sección B Sección C Sección D Sección

¡BÜQURA (12

En este punto, sin llegar a proscribir por completo el empleo derecuadros genéricos, creo que éstos sólo pueden ser válidamente uti-lizados cuando con ellos quiere indicarse la existencia de varias uni-dades semejantes que no se representan separadamente dentro delmismo gráfico. Dicho de otra forma, una figura o epígrafe de valorgenérico no debe nunca desarrollarse en sus elementos componentes.

5. Exceso de relaciones secundarias

A juzgar por su apariencia, ciertos organigramas parecen elabora-dos con el firme propósito de recoger en su totalidad las distintasrelaciones establecidas entre los elementos que integran la estructurade la entidad. En estos casos parece partirse de la idea preconcebidade que un organigrama, si no es completo, es defectuoso. El resultadosuele ser un enmarañado laberinto ante el cual la abstención repre-senta la postura más prudente (figura 13).

Para resolver la cuestión planteada en este lugar debe determi-narse previamente la finalidad que el gráfico persigue. Si ésta es

Director

Estudios

I

Gabinete A Gabinete B

i Subdirector

¡abineteC

I"I

GabineteD

División la División 29

Secc. 1.1 Secc. 1.2 I Secc.1.3 Secc.2.1 Secc.2.2 Secc.2.3

FIGURA 13 *

meramente informativa, el organigrama debe limitarse a recoger laestructura de la organización en sus líneas fundamentales (vínculoprincipal de autoridad-responsabilidad y elementos de cada nivel),omitiendo todas las relaciones secundarias o aspectos de detalle cuyapresencia afecta directamente a la claridad de la representación (re-laciones funcionales, expresión numérica de efectivos, composición decomités, relaciones horizontales de coordinación, etc.). A mi juicio, unorganigrama informativo no tiene por qué ser completo. El ideal, eneste aspecto, ha de ser una representación tal que no requiera le-yenda o explicación alguna.

Por el contrario, cuando el organigrama se elabora con fines ana-líticos y está, en consecuencia, destinado a ser manejado solamentepor la persona o grupo de personas que intervienen en un estudio deorganización, es aconsejable recoger toda la información que seasusceptible de representación gráfica, ya que cualquier dato puedetener relevancia para el desarrollo del análisis.

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6. Presencia de aspectos no formales en el organigrama

Puede ocurrir en ciertas ocasiones que los organigramas incorpo-ren aspectos de puro hecho incompatibles o contradictorios con laestructura oficial de la entidad. Así, por ejemplo, la estructura repre-sentada en la figura 14 podría corresponder a un organismo cuyo

División, dePlanificación

Divisiónde

Gestión

Director

J I

Divisiónde-

Finanzas

Subdirector

Divisiónde

Personal

Divisiónde

Asuntos Grales

1 ' 1

Sección A Sección C

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Sección B Sección F

1

Sección D

1

Sección E

RIGUiRA. 14

esquema oficial fuese el que recoge la figura 15. La inclusión de as-pectos informales en el gráfico obedece normalmente a la convic-ción de que es preferible representar la estructura tal cual es a ela-borar un organigrama sin vigencia real. El riesgo que se deriva de elloconsiste en que los gráficos ajustados a la situación de hecho puedencontribuir a consolidarla, preparando el terreno para su formaliza-ción indiscriminada. Por ello, a mi juicio, los organigramas debenlimitarse en principio a reproducir la estructura oficial, bien enten-dido que tales representaciones raramente coincidirán con la realidad.

Para evitar el efecto inmovilizador que para algunos puede deri-varse de los organigramas oficiales, resulta conveniente consignarsiempre la fecha de confección, con lo cual se pone de manifiestola transitoriedad del gráfico al tiempo que, llegado el caso, se facilitasu actualización.

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Director

J I LDivisión

deP lanificación

Div ísionde

Finanzas Subdirector

1División

dePersonal

1División

deAsuntos Grate

1División

de.Gestión

Sección A

1

Sección B Sección C

I

Sección D

1

Sección E Sección F

FIGURA 15

Ciertos aspectos de hecho pueden ser excepcionalmente incorpo-rados a un organigrama oficial cuando no desvirtúen este esquema.Así, por ejemplo, unidades creadas formalmente pero no constituidasen la realidad, pueden figurar en recuadros de trazado discontinuo,acompañados de una indicación aclaratoria. Pero cuando la situaciónde hecho contradice abiertamente a la estructura formal (rupturade niveles, interposiciones, aparición de relaciones de autoridad defado, alteraciones de la dependencia orgánica, cortocircuito de jefa-turas, sea de arriba abajo o de abajo arriba, etc.), es preferibleproceder a representar separadamente la organización de hecho y laorganización formal. Ello permite una comparación, siempre instruc-tiva, de ambos esquemas, ya sea con fines analíticos o con cualquierotro propósito determinado.

7. Conclusiones

No parece necesario indicar que la relación precedente no agota,ni mucho menos, las incorrecciones y curiosidades gráficas que pue-den encontrarse en la práctica. Como anomalías que también se re-gistran con cierta frecuencia—sin añadir nuevos ejemplos que alar-garían excesivamente estas notas—cabe señalar aquí las siguientes:

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Diferente desarrollo gráfico aplicado a sectores de idéntico nively naturaleza

Algunos organigramas se presentan como simples agregacionespor yuxtaposición de gráficos distintos y confeccionados separada-mente. El resultado (falta de uniformidad), dificulta la interpretaciónde los organigramas así concebidos.

Inclusión de denominaciones de unidades y de puestosdentro de un mismo nivel gráfico

Puede observarse en ciertos casos la mezcla de denominacionesdentro de un mismo escalón, de forma que al lado de epígrafes querecogen la designación completa de una unidad orgánica (Secciónde Personal), aparecen otras que prescinden del término genéricoindicativo del rango (Contabilidad), o que se limitan, incluso, a se-ñalar una posición de jefatura dentro del mismo nivel (Jefe de Re-cursos). Como en el caso anterior, el resultado de tal desorden afectadirectamente a la claridad del organigrama.

Inclusión de servicios centrales y unidades periféricas en un mismoorganigrama general, sin separación gráfica de zonas

Dada la dificultad de encuadrar las unidades periféricas en losmismos niveles previstos para recoger la estructura de los servicioscentrales, no resulta conveniente elaborar representaciones conjuntassin dividir el gráfico en dos zonas netamente separadas. Cuando taldivisión se omite la representación obtenida suele ser, normalmente,Inexacta.

Inclusión de organismos autónomos dentro del gráfico representativode la organización jerarquizada

Puede también registrarse en ciertos casos el error consistente eninsertar los organismos autónomos en la misma relación de auto-ridad-responsabilidad a que se vinculan los elementos que constitu-yen la organización jerarquizada. Dejando aparte la dificultad queentraña normalmente la resolución del problema de la asimilaciónde rango, una representación elaborada de este modo confunde lanaturaleza del vínculo jerárquico con las relaciones de control y

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tutela, desfigurando al igual que en el caso anterior la organizaciónque se pretende reflejar. La solución aconsejable consiste tambiénen situar los organismos autónomos dentro de una zona ad hoc enla base del gráfico, sin entrar en el detalle de su estructura in-terna, que debe ser objeto de organigramas independientes.

Desequilibrio gráfico del organigrama

La primera finalidad que un organigrama se propone consiste,obviamente, en lograr una interpretación de la estructura aceptableen el fondo, aunque en ocasiones deba limitarse a recoger sus rasgosfundamentales. Sin embargo, dentro de esta exigencia de fidelidad,es conveniente obtener una representación armónica y equilibradadesde un punto de vista puramente gráfico. Ciertos organigramaspresentan un aspecto innecesariamente asimétrico o inestable queproduce la sensación de que la estructura de la entidad adolece demalformaciones que pueden no existir en la realidad. El juicio emi-tido por un alto funcionario, a la vista de cierto proyecto de orga-nigrama, consistió en destacar su parecido con la torre de Pisa.

Como es altamente improbable que una elaboración de primeramano resulte plenamente satisfactoria en su aspecto material, pareceaconsejable que, una vez resueltos los problemas de fondo, se procedaa una revisión del esquema atendiendo exclusivamente a su aparienciagráfica.

En definitiva, como muchas otras cosas, los organigramas llevanfrecuentemente el sello inconfundible del trabajo improvisado e in-tuitivo. Cuando se opera de tal forma, sin experiencia anterior en elmanejo de esta clase de gráficos o sin tomarse la molestia previa deadquirir la información indispensable, no puede esperarse que el re-sultado constituya un modelo de perfección técnica. El papel quecorresponde jugar a la inspiración en esta materia es realmente muyreducido.