Direccin Tcnico NormativaOpinin

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T.D.: 5579359OPININ N 002-2015/DTN

Entidad:Antonio Acosta VillamonteAsunto:Expediente de contratacin Referencia:Documento s/n de fecha 03.OCT.20141. ANTECEDENTES

Mediante el documento de la referencia, el seor Antonio Acosta Villamonte, consulta sobre los alcances del Expediente de contratacin de un proceso de seleccin.Antes de iniciar el desarrollo del presente anlisis, es necesario precisar que las consultas que absuelve este Organismo Supervisor son aquellas referidas al sentido y alcance de la normativa de contrataciones del Estado, planteadas sobre temas genricos y vinculados entre s, sin hacer alusin a asuntos concretos o especficos, de conformidad con lo dispuesto por el literal j) del artculo 58 de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobada mediante Decreto Legislativo N 1017 (en adelante, la Ley), y la Segunda Disposicin Complementaria Final de su reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo N 184-2008-EF (en adelante, el Reglamento).

En ese sentido, las conclusiones de la presente opinin no se encuentran vinculadas necesariamente a situacin particular alguna.2. CONSULTAS Y ANLISIS

Las consultas formuladas son las siguientes:

2.1 En un Gobierno Local, que funcionarios definen las caractersticas tcnicas de lo que se va a contratar, el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, el valor referencial, la disponibilidad presupuestal, el tipo de proceso de seleccin, la modalidad de seleccin, el sistema de contratacin, la modalidad de contratacin a utilizarse y la frmula de reajuste de ser el caso, que dispone el artculo 10 del Reglamento de la Ley de Contrataciones DS N 184-2008-EF? (sic).Sobre el particular, corresponde sealar lo siguiente:2.1.1 Como se ha indicado en los antecedentes de la presente opinin, las consultas que absuelve el OSCE son aquellas consultas genricas referidas al sentido y alcance de la normativa de contrataciones del Estado; en esa medida, en va de consulta, este Organismo Supervisor no puede emitir opinin determinando qu funcionarios son competentes dentro de un Gobierno Local, para definir la informacin obrante en un Expediente de Contratacin, pues ello corresponde ser determinado por cada Entidad, en funcin de sus normas de organizacin interna.

Sin perjuicio de ello, corresponde efectuar algunas precisiones sobre el Expediente de contratacin de un proceso de seleccin y la informacin que lo conforma.2.1.2En principio, es necesario precisar que el artculo 7 de la Ley dispone que todas las Entidades deben llevar un Expediente de Contratacin que contenga las actuaciones del proceso, desde el requerimiento del rea usuaria hasta la culminacin del contrato.

Asimismo, conforme con el primer prrafo del artculo 12 de la Ley Es requisito para convocar a proceso de seleccin, bajo sancin de nulidad, que el mismo est incluido en el Plan Anual de Contrataciones y cuente con el Expediente de Contratacin debidamente aprobado conforme a lo que disponga el Reglamento, el mismo que incluir la disponibilidad de recursos y su fuente de financiamiento, as como las Bases debidamente aprobadas, salvo las excepciones establecidas en el Reglamento. (El subrayado es agregado).Al respecto, el artculo 10 del Reglamento establece que el Expediente de Contratacin se inicia con el requerimiento del rea usuaria, y debe contener la informacin referida a las caractersticas tcnicas de lo que se va a contratar, el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, el valor referencial, la disponibilidad presupuestal, el tipo de proceso de seleccin, la modalidad de seleccin, el sistema de contratacin, la modalidad de contratacin a utilizarse y la frmula de reajuste de ser el caso. Tratndose de obras, se adjuntar el expediente tcnico respectivo salvo en el caso de la modalidad de concurso oferta y, cuando corresponda, la declaratoria de viabilidad conforme al Sistema Nacional de Inversin Pblica.

El mismo artculo en su quinto prrafo, seala que una vez aprobado el expediente de contratacin, se incorporarn todas las actuaciones que se realicen desde la designacin del Comit Especial hasta la culminacin del contrato, incluyendo las ofertas no ganadoras.

2.1.3 En relacin con lo anterior, el artculo 13 de la Ley y el artculo 11 del Reglamento, precisan que la formulacin de las caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que se requieran, deber ser realizada por el rea usuaria.Por su parte, los artculos 27 de la Ley y 12 del Reglamento, establecen que el valor referencial de un proceso de seleccin es determinado sobre la base de un estudio de posibilidades que ofrece el mercado, el mismo que es llevado a cabo por el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, con el fin de establecer el tipo de proceso de seleccin correspondiente, as como todo aspecto necesario que tenga incidencia en la eficiencia de la contratacin, como son la modalidad de seleccin, el sistema de contratacin, la modalidad de contratacin y las formulas de reajuste de ser el caso. Una vez determinado el valor referencial de la contratacin, se deben gestionar los recursos necesarios, solicitando a la Oficina de Presupuesto o la que haga sus veces, la disponibilidad presupuestal .

Cabe precisar, que como resultado del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, el rgano encargado de las contrataciones puede realizar recomendaciones al rea usuaria, la misma que podr aceptarlas, de as considerarlo conveniente, realizando los ajustes necesarios a su requerimiento que contiene las caractersticas tcnicas de lo que se va contratar.

2.1.4 Ahora bien, respecto a la aprobacin del Expediente de Contratacin, el artculo 10 del Reglamento, en su penltimo prrafo, establece que: El rgano encargado de las contrataciones tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del Expediente de Contratacin, salvo en el perodo en el que dicha custodia est a cargo del Comit Especial. Tambin es responsable de remitir el Expediente de Contratacin al funcionario competente para su aprobacin, de acuerdo a sus normas de organizacin interna. (El subrayado es agregado).En dicho sentido, una vez elaborado el Expediente de Contratacin, el rgano encargado de las contrataciones debe remitirlo al Titular de la Entidad o al funcionario a quien se le haya delegado la facultad de aprobarlo, quien debe verificar en forma previa a su aprobacin, que dicho expediente contenga la totalidad de la informacin prevista en la normativa de contrataciones del Estado.

Sobre el particular, cabe sealar que a diferencia de otros supuestos como el caso de las exoneraciones o las prestaciones adicionales, ni la Ley ni el Reglamento han determinado la formalidad que debe utilizarse para aprobar el Expediente de Contratacin, por lo que cada Entidad debe realizar dicha actuacin conforme a las formalidades y el procedimiento previsto en sus normas de organizacin o gestin interna, de ser el caso, pudiendo utilizar cualquier formalidad cuando ello no se encuentre previsto en las mismas.

2.1.5Como se advierte, el artculo 10 del Reglamento precisa el detalle que debe contener el expediente de contratacin de un proceso de seleccin para su aprobacin, sealando que este comienza con el requerimiento del rea usuaria, incluyendo el estudio de posibilidades que ofrece el mercado elaborado por el rgano encargado de las contrataciones, a travs del cual se establece el tipo de proceso de seleccin correspondiente, as como todo aspecto necesario que tenga incidencia en la eficiencia de la contratacin.De lo sealado, se advierte que dentro de la definicin de la informacin que debe contener un expediente de contratacin, intervienen el rea usuaria y el rgano encargado de las contrataciones.

En esta lnea, a efectos de determinar quin es el rgano o unidad al cual le corresponden dichas actuaciones, deber tenerse en cuenta el alcance que el artculo 5 del Reglamento otorga, verificndose las normas de organizacin interna de cada Entidad, que determinan las funciones al interior de esta.2.2"El artculo 10 del Reglamento de la Ley de Contrataciones DS N 184-2008-EF, dispone cuales son los requisitos y documentos que debe contener el expediente de contratacin para su aprobacin, al respecto, existen otros documentos o requisitos indispensables para su aprobacin?" (sic).Como se ha sealado al absolver la consulta anterior, el artculo 10 del Reglamento precisa la informacin que debe contener el expediente de contratacin para su aprobacin por parte del Titular de la Entidad o funcionario a quien se le haya delegado dicha facultad. El contenido descrito en el artculo 10 del Reglamento, es la informacin mnima indispensable con la cual se debe contar para aprobar el expediente de contratacin, pudiendo incluirse, de ser necesario, otros documentos que dicho artculo no mencione y contribuyan al expediente de contratacin, sin caer en formalismos que dilaten el desarrollo del proceso y/o limiten la participacin de los postores.3. CONCLUSIONES3.1 El artculo 10 del Reglamento precisa el detalle que debe contener el expediente de contratacin de un proceso de seleccin para su aprobacin, advirtindose que corresponde al rea usuaria y al rgano encargado de las contrataciones de cada Entidad intervenir en la definicin de dicha informacin. 3.2 El contenido descrito en el artculo 10 del Reglamento, es la informacin mnima indispensable con la cual se debe contar para aprobar el expediente de contratacin, pudiendo incluirse, de ser necesario, otros documentos que contribuyan al expediente, sin caer en formalismos que dilaten el desarrollo del proceso y/o limiten la participacin de los postores.Jess Mara, 14 de enero de 2015SANDRO HERNNDEZ DIEZDirector Tcnico NormativoNFP/ En atencin a la competencia conferida a la Direccin Tcnico Normativa, se han revisado las consultas formuladas por Antonio Acosta Villamonte a efectos de verificar el cumplimiento de los requisitos previstos en el Procedimiento N 88 del TUPA, Consultas del sector privado o sociedad civil sobre la normativa de contrataciones del Estado, determinndose que las consultas N 3 y 4 no estn vinculadas a las consultas N 1 y 2; por lo que, ante el incumplimiento del requisito previsto en el literal b) del numeral 1) del Procedimiento N 88 del TUPA, las consultas N 3 y 4 no sern absueltas.

El Anexo nico - Anexo de Definiciones en su numeral 23 recoge el concepto de Expediente de Contratacin sealando que es el "Conjunto de documentos en el que aparecen todas las actuaciones referidas a una determinadas contratacin, desde la decisin de adquirir o contratar hasta la culminacin del contrato, incluyendo la informacin previa referida a las caractersticas tcnicas, valor referencial, la disponibilidad presupuestal y su fuente de financiamiento."

De acuerdo con lo establecido en el artculo 133 del Reglamento, la exoneracin del proceso de seleccin se aprueba mediante resolucin o acuerdo.

Segn el primer prrafo del artculo 174 del Reglamento, el Titular de la Entidad mediante resolucin puede disponer la ejecucin de prestaciones adicionales.

El artculo 5 del Reglamento en su numeral 2 establece que "rea usuaria es la dependencia cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratacin, o que, dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias."

El numeral 3 del mismo artculo, indica que "rgano encargado de las contrataciones es aqul rgano o unidad orgnica que realiza las actividades relativas a la gestin del abastecimiento al interior de una Entidad".