pr-dgacb-02

REQUERIMIENTO DEMOBILIARIO Y/O EQUIPO

Datos de ControlCopia asignada a: Lic. Armando GallegosDaz Fecha de implantacin: 01 de diciembre de 2004Puesto: Director General Adjunto de Controlde Bienes Versin: 1.0

Procedimiento PR-DGACB-02Fecha: 01/12/2004Versin: 1.0Requerimiento deMobiliario y/o Equipo Pgina: 2 de 16

Unidad Administrativa: Direccin General de Bienes Inmuebles yRecursos Materiales. rea Responsable: Direccin General Adjunta de Control deBienes

1.1 Propsito del procedimiento.Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita conocer en formaordenada y sistemtica las actividades necesarias para el requerimiento de mobiliario yequipo.1.2 Alcance.Unidades administrativas y delegaciones.1.3 Referencias. Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. Ley General de Bienes Nacionales. Normas para la administracin y baja de bienes muebles de las Dependencias dela Administracin Pblica Federal. Reglamento Interior de la Secretara de Relaciones Exteriores. Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano. Circulares emitidas por la Direccin General de Bienes Inmuebles y RecursosMateriales.1.4 Responsabilidades.Es responsabilidad de la Direccin General de Bienes Inmuebles y Recursos Materialesla elaboracin de este procedimiento, mismo que aplicar a travs de la DireccinGeneral Adjunta de Control de Bienes y de la Subdireccin de Inventarios.La operacin y control del procedimiento estar a cargo de la Subdireccin deInventarios.



1.5 Definiciones.BIENES INSTRUMENTALES: Los considerados como implementos o medios para eldesarrollo de las actividades que realizan las dependencias, siendo susceptibles deregistro individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.PEDIDO-REMISIN: Documento mediante el cual los subsistemas del interior solicitanla asignacin de bienes instrumentales usados o nuevos.


Unidad Administrativa: Direccin General de Bienes Inmuebles yRecursos Materiales. rea Responsable: Direccin General Adjunta de Control deBienesPolticas y Lineamientos1. Un Microsistema de Control de Inventarios se formar cuando a un servidor pblicode la SRE (Sujeto) se le asigna por lo menos un bien mueble (Objeto) paradesarrollar las tareas que le fueron asignadas, asumiendo el primero laresponsabilidad de la conservacin y buen funcionamiento del segundo. El Sujeto yel Objeto constituyen los Elementos del Sistema.

2. Los Movimientos se generan con la asignacin de uno o ms Bienes a un servidorpblico o con el trmino de responsabilidad de ste sobre un bien. Losmovimientos pueden ser externos, cuando el Bien entra o sale del Subsistema, ointernos, cuando el Bien cambia de Microsistema en el mismo Subsistema. Encualquier caso, stos debern ser reportados a la Subdireccin de Inventarios porel Titular o su Coordinador Administrativo dentro de los diez das hbilessiguientes, contados a partir de la fecha del movimiento.

3. Las Altas en el Subsistema sern las asignaciones de Bienes ya registrados en elSistema, a servidores pblicos adscritos al propio Subsistema. Dichos Bienes, quepueden ser nuevos o usados, provienen directamente del proveedor, del Almacnde Activo Fijo o de otro Subsistema.

4. El control de las asignaciones de los bienes se efectuar a travs de la emisin deresguardos de la siguiente forma:a) En el Conjunto Interior por Coordinaciones Administrativas, emitindose dostantos por bien, conservando uno Inventarios y otro el Administrativo (el cualproporcionar copia fotosttica al trabajador). En cualquier caso, debern de estarfirmados por el trabajador y por el Administrativob) En el Conjunto Forneo, emitindose dos tantos por bien, conservando unoInventarios y otro el Administrativo (el cual proporcionar copia fotosttica altrabajador). En cualquier caso, debern de estar firmados por el trabajador y por elAdministrativo.


Unidad Administrativa: Direccin General de Bienes Inmuebles yRecursos Materiales. rea Responsable: Direccin General Adjunta de Control deBienesPolticas y Lineamientos5. El Subsistema Almacn de activo fijo constituido por el inmueble destinadoespecficamente para ello as como por los recintos y espacios, bajo laresponsabilidad de Inventarios, que se habiliten definitiva o temporalmente para elmismo fin, es el Subsistema encargado de guardar y custodiar los bienes que noestn asignados al personal. Para dichos bienes no se emitir resguardo alguno,pero se considerarn bajo responsabilidad del Director General de BienesInmuebles y Recursos Materiales como Titular y de Inventarios comoAdministrativo.


Unidad Administrativa: Direccin General de Bienes Inmuebles yRecursos Materiales. rea Responsable: Direccin General Adjunta de Control deBienesDescripcin de ActividadesPaso Responsable Actividad Documentode Trabajo(Clave)1 UnidadAdministrativa y/odelegacin

Remite pedido-remisin a la Subdireccin deInventarios debidamente rubricado. -Pedido -remisin2 Archiva acuse de recibo en el expediente.

3 Subdireccin deInventarios Recibe el Pedido-Remisin de solicitud de bienesmuebles en original y copia. -Pedido -remisin4 Turna para su atencin el pedido-remisin alAlmacn de activo fijo. -Pedido -remisin5 Almacn deactivo fijo Verifica en el almacn la existencia del bien mueblesolicitado.6 Hay en existencia el bien mueble solicitado?

NO7 Anota la leyenda no existencia en el formatopedido-remisin. -Pedido -remisin8 Informa por oficio, o por va telefnica al solicitantede la no existencia del bien requerido.Trmino de procedimiento.

-Oficio

SI9 Entrega el bien mueble al rea solicitante.10 Reasigna el bien mueble en el sistema deinventarios, elabora tarjeta de resguardo y remite alsolicitante.

-Tarjeta deresguardo


Unidad Administrativa: Direccin General de Bienes Inmuebles yRecursos Materiales. rea Responsable: Direccin General Adjunta de Control deBienesDescripcin de ActividadesPaso Responsable Actividad Documentode Trabajo(Clave)11 UnidadAdministrativa y/odelegacin

Recibe el bien y las tarjetas de resguardo. -Tarjeta deresguardo12 Regresa a la Subdireccin de Inventarios, medianteoficio las tarjetas de resguardo debidamentefirmadas por el Coordinador Administrativo o por eltitular y el personal a quien se le asign el bien.

-Oficio-Tarjeta deresguardo

13 Subdireccin deInventarios Recibe mediante oficio tarjetas de resguardodebidamente firmadas y archiva. -Oficio-Tarjeta deresguardo

FIN DE PROCEDIMIENTO


Unidad Administrativa: Direccin General de Bienes Inmuebles yRecursos Materiales. rea Responsable: Direccin General Adjunta de Control deBienesDiagrama de Flujo

IN IC IO

1

A rc h iv a r a cu s e d e re c ib o e ne xp ed ie n te .

R em itir fo rm a to d e p e d id o -rem is i n .

2

R e c ib ir m e d ia n te o fic iofo rm a to d e pe d id o - rem is i nde b ie n e s m ue b le s .3

T u rn a r fo rm a to d e p e d id o -rem is i n pa ra s u a te n c i n a la lm a c n d e a c tiv o fijo .4

9

H a y en ex is te n c ia e l b ie nm u eb le s o lic i ta d o ?N O

6

S I

A no ta r la le ye nd a n oe x is te n c ia e n e l fo rm a top e d id o .rem is i n .7

O fic ioP ed id o - rem is i n

P e d id o - rem is i n

V e rif ic a r e x is te n c ia d e l b ie nm ue b le s o lic ita d o .5

8


Unidad Administrativa: Direccin General de Bienes Inmuebles yRecursos Materiales. rea Responsable: Direccin General Adjunta de Control deBienesDiagrama de Flujo

Tarjeta de resguardo

9

Informar por oficio o vatelefnica la no existencia delbien.. 8

10

Reasignar el bien mueble enel sistema de inventarios.

Oficio

Reasigna el bien mueble,elaborar tarjeta de resguardoy remitir al solicitante .

11

Entregar el bien mueble alsolicitante.

12

Recibir el bien mueble ytarjeta de resguardo.

13

Enviar mediante oficio tarjetade resguardo debidamentefirmada.Oficio

OficioTarjeta deresguardo

Tarjeta deresguardo

Termina procedimiento

Tarjeta deresguardo

Recibir mediante oficio tarjetade resguardo debidamentefirmada y archivarla.

FIN



Formatos e instructivos



Instructivo de Llenado del Formato de Pedido-Remisin

1. Nmero: Nmero consecutivo asignado por la Subdireccin deInventarios.2. Fecha: Da, Mes y Ao en que se presenta el documento.3. Nombre de la OficinaSolicitante: Nombre del rea solicitante.4. Fecha: Da, Mes y Ao en que se entrega el mobiliario y/oequipo solicitado.5. Autorizado por: Rubrica del titular de la Subdireccin de Inventarios.6. Cantidad Solicitada: Nmero de bienes que requiere.7. Descripcin: Se anotar una breve descripcin con las principalescaractersticas del Bien.8. Cantidad Servida: Nmero de bienes que fueron entregados fsicamente.9. Nmero de inventario: La Subdireccin de Inventarios anotar el nmero deinventario que le corresponda.10. Observaciones: No aplica para este procedimiento.11. CoordinadorAdministrativo: Servidor pblico facultado para controlar fsicamente losbienes de las unidades administrativas.12. Firma Firma del Coordinador Administrativo solicitante.13. Fecha de Recepcin: Da, Mes y Ao en que se entrega el mobiliario y/oequipo de conformidad.14. Nombre y firma: Nombre y firma del personal que recibe el mobiliario.



TARJETA DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES SISTEMA DE INVENTARIOS

NMERO DE INVENTARIO 1 NMERO DE SERIE 2 NMERO DE RESGUARDO 3

DENOMINACIN SEGN CATLOGO 4DESCRIPCIN CORTA DEL BIEN 5CATEGORA 6 7

UNIDAD DE ADSCRIPCIN 8 9

RESPONSABLE DEL BIEN 10 11

12FIRMA R.F.C. 13 FIRMA 14

ORIGINAL SUBDIRECCIN DE INVENTARIOS

TARJETA DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES SISTEMA DE INVENTARIOS

NMERO DE INVENTARIO NMERO DE SERIE NMERO DE RESGUARDO

DENOMINACIN SEGN CATLOGO

DESCRIPCIN CORTA DEL BIEN

CATEGORA

UNIDAD DE ADSCRIPCIN

RESPONSABLE DEL BIEN

FIRMA R.F.C. FIRMACOPIA COORDINACIN ADMINISTRATIVA

SUBDIRECCIN DE INVENTARIOS

VALOR DE ADQUISICIN O INVENTARIO

FECHA DE ALTA

COORDINADOR ADMINISTRATIVO /TITULAR

SECRETARA DE RELACIONES EXTERIORESOFICIALA MAYORDIRECCIN GENERAL DE BIENES INMUEBLES Y RECURSOS MATERIALESDIRECCIN GENERAL ADJUNTA DE CONTROL DE BIENES

SUBDIRECCIN DE INVENTARIOS

VALOR DE ADQUISICIN O INVENTARIO

FECHA DE ALTA

COORDINADOR ADMINISTRATIVO /TITULAR

SECRETARA DE RELACIONES EXTERIORESOFICIALA MAYORDIRECCIN GENERAL DE BIENES INMUEBLES Y RECURSOS MATERIALESDIRECCIN GENERAL ADJUNTA DE CONTROL DE BIENESSECRETARA DERELACIONES EXTERIORES

SECRETARA DERELACIONES EXTERIORES



INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA TARJETA DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES1. Nmero de inventario: El Nmero de Inventario se compondr de 21 dgitosdistribuidos de la siguiente manera:

a) Dos dgitos numricos vinculados a la clavepresupuestal asignada a la Secretara deRelaciones Exteriores, por lo queinvariablemente ser 05;b) Diez dgitos alfanumricos quecorrespondern a la clave que en el CABM sele asigne al Bien de que se trate;c) Cuatro dgitos numricos que sealarn elao de adquisicin del Bien;d) Cuatro dgitos numricos que determinarnel nmero progresivo del Bien; ye) Un dgito para determinar caractersticasespecficas del bien, que podr ser letra osmbolo. Si el Bien consta de una sola parte, seutilizar el smbolo @, o si consta de varias, seutilizar el alfabeto para numerar dichaspartes;f) Para los Bienes a disposicin y bajoresponsabilidad de la Secretara que sin tenersu propiedad y se considere pertinentecontrolar, la Subdireccin de Inventariosdeterminar que el smbolo a utilizarse en esteespacio para su identificacin ser "F".

2. Nmero de serie: Nmero de serie que el fabricante hayadeterminado para el bien.3. Nmero de resguardo: El resguardo es el documento con el cual secontrola la asignacin de los Bienes. Estenmero ser asignado por la Subdireccin deInventarios.



4. Denominacin segnCatlogo: Se deber anotar el nombre del bien asignadoen el Catlogo de Bienes Muebles (CABM) dela Secretara de la Funcin Pblica.5. Descripcin corta del bien: Breve descripcin con las principalescaractersticas del bien.6. Categora: General.7. Valor de adquisicin oinventario: La Subdireccin de Inventarios efectuar elregistro del valor de los bienes de la siguienteforma:

a. De acuerdo con la factura en el caso deadquisicin.b. Determinando el valor comercial al momentode que la Secretara asuma la propiedad delBien, tratndose de casos en quejustificadamente no se cuente con la factura.c. En ceros, cuando la Secretara tenga laposesin del Bien sin su propiedad.d. Para Bienes adquiridos en el exterior, suprecio se determinar primero en dlares delos Estados Unidos de Amrica yposteriormente se convertir a pesosmexicanos de acuerdo con el tipo de cambiodeterminado por la Direccin General deProgramacin, Organizacin y Presupuesto.e. El valor del Bien se registra para efectoscontables y no necesariamente representa suvaluacin para efectos de recuperacin oreposicin.8. Unidad o Adscripcin: Nombre de la Unidad Administrativa, rganoDesconcentrado o Representacin de Mxicoen el Exterior, a la que haya sido asignado elbien.9. Fecha de Alta: Da, Mes y Ao en que cause alta en elsistema.



10. Responsable del Bien: Nombre del Servidor Pblico a quien se leasigna el bien.11. Coordinador Administrativo/Titular: Nombre del Coordinador Administrativo o delTitular de la Unidad Responsable.12. Firma: Firma del Servidor Pblico a quien se le asignael bien.13. Firma: Firma del Coordinador Administrativo. Para losconjuntos forneo y exterior la firma es delTitular.14. R.F.C: Registro Federal de Causantes del ServidorPblico a quien se le asigna el bien.

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