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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO DE REPROGRAFÍA Y TRATAMIENTO DOCUMENTAL EN EL CENTRO INTEGRAL DE FORMACIÓN DE SEGURIDAD Y EMERGENCIAS (CIFSE)

CLÁUSULA 1: OBJETO

El contrato que se propone tiene por objeto la prestación del servicio de reprografía y tratamiento documental del Centro Integral de Formación de Seguridad y Emergencias (CIFSE), situado en la calle Sepúlveda 153, adscrito al Área Delegada de Seguridad y Emergencias, que se encuentra en la calle Sepúlveda 153.

La propuesta de este contrato se justifica en virtud del servicio público que se le ha encomendado al CIFSE, en materia de cualificación y formación integral (a diario se desarrollan en CIFSE actividades de formación para todos los Cuerpos de Seguridad, Emergencias y Movilidad del Ayuntamiento de Madrid). Por tanto, para ofrecer ese servicio público resulta imprescindible disponer de una infraestructura de medios personales y materiales que posibilite la realización de todos los trabajos propios de reprografía y tratamiento documental necesarios en un Centro de estas características. Por todo lo anterior, el servicio de tratamiento documental que se contrate en CIFSE deberá dar cobertura a todas las necesidades derivadas de la formación transversal que allí se imparte a los Cuerpos de Seguridad, Emergencias y Movilidad, así como, a las necesidades de información para su capacitación y entrenamiento.

Conviene resaltar aquí que los materiales docentes empleados en las acciones formativas que se imparten en CIFSE se encuentran en diferentes tipos de formatos, soportes y estaciones de trabajo. Además, muchos de los contenidos a tratar documentalmente son de tipo audiovisual y multimedia, que implica una complejidad técnica que no puede ser encomendada al personal adscrito al Centro, lo que justifica la tramitación del presente contrato de servicios.

CLÁUSULA 2: CONDICIONES GENERALES DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE REPROGRAFÍA Y TRATAMIENTO DOCUMENTAL

2.1. Consideraciones generales

El contrato que se propone en este Pliego, implica que la empresa licitadora se responsabiliza, por sí misma y ante la administración municipal contratante, del cumplimiento íntegro y satisfactorio de la totalidad de las prestaciones que son objeto del contrato.

Por ello, la empresa licitadora debe disponer de la organización y de los medios técnicos, materiales y humanos suficientes que permitan acometer y realizar perfectamente la totalidad del servicio que constituye el objeto del presente contrato.

Por tanto, la organización y la estructura empresarial del licitador deberán estar preparadas para la naturaleza y características del objeto del contrato y de sus diferentes prestaciones.

La prestación del servicio de reprografía y tratamiento documental, requerirá la estricta sujeción a las disposiciones del Real Decreto 1/1996, del 12 de abril, que aprueba el texto de la Ley de la Propiedad Intelectual y cualquier otra legislación aplicable que afecte directa o indirectamente a la reproducción por cualquier medio de publicaciones. Serán responsabilidad del adjudicatario todas las obligaciones demandantes de la protección de los derechos de autor que se deriven de la ejecución del objeto de este procedimiento abierto.

2.2. Prestación del Servicio de Reprografía y Tratamiento Documental

Centro Integral de Formación de Seguridad y Emergencias 1C/ Sepúlveda, 153; 28011 – Madrid

Telf.: 91 480 0714 - Fax: 91 480 0977

Firmado por: LORENZO MATHEU RAMOSFecha: 19-11-2012 10:30:18

La autenticidad de este documento puede ser comprobada incluyendo el código de verificación que figura en el margen en la dirección http://www-2.munimadrid.es/VerificacionCove/CotejoCOVE.jsp

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Este Servicio que CIFSE necesita contratar implica un tratamiento digital e informatizado de toda la documentación docente empleada en las acciones formativas y en cualquier otra documentación generada por el Centro.

Los trabajos y servicios solicitados incluyen el diseño y maquetación de materiales formativos, el manejo del Gestor Documental propiedad del CIFSE (“DocuShare”), la impresión y encuadernación de documentos, grabación de CDs y DVDs y cualquier otro trabajo relacionado con el tratamiento documental.

El objetivo de este sistema es mejorar el acceso a la información a través del gestor documental “DocuShare” implantado en el Centro, que permita una gestión eficaz y eficiente de la documentación docente y de tipo general y en el cual los usuarios puedan canalizar su propia demanda.

La empresa adjudicataria deberá utilizar el sistema de gestión de trabajos implantado a través del propio gestor documental, que permite realizar por esa vía la solicitud, la gestión y el control de los trabajos documentales que los usuarios del CIFSE encarguen al servicio de reprografía y tratamiento documental a través de dicho sistema.

Además, deberán encargarse del soporte de dicha aplicación, incluyendo: Realización de cambios en la configuración de la herramienta: nuevos usuarios,

modificación de los servicios del centro, etc. Formación a nuevos usuarios. Gestión de Incidencias, comunicando dichas incidencias a la empresa que realice el

mantenimiento de esta aplicación y encargándose del seguimiento de las mismas hasta su resolución.

Por último, la empresa adjudicataria garantizará la formación profesional permanente de su personal para poder realizar las actividades del servicio contratado con total eficacia.

2.3. Equipamiento del Servicio de Reprografía y Tratamiento Documental

La empresa adjudicataria, para realizar una correcta prestación del servicio de reprografía y tratamiento documental, deberá dotar al CIFSE de los siguientes medios materiales, indicándose para cada uno de ellos las características técnicas mínimas que deben tener:

2.3.1. Equipo de impresión y copia en B/N.

Este equipo soportará la carga principal del centro y deberá ofrecer, como mínimo, las siguientes características técnicas:

Velocidad mínima de 115 ppm. Capacidad de alimentación de papel 5800 hojas. Bandejas post-fusor para inserciones Encuadernadora térmica en línea con capacidad para encuadernar libros entre 15-120 hojas Procesador de 2,5 GHz y 2 Gb de memoria RAM Flujos de datos TIFF PCL6 Memoria de almacenamiento de 2 Gb y disco duro de 160 Gb Resolución de impresión de 4800 x 600 ppp Escáner con alimentador de originales de 300 hojas Registro imagen-hoja +- 65 mm y anverso reverso +-65mm. Resolución del procesador 1200 x 1200


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2.3.2. Equipo de impresión y copia en color.

Este equipo realizará los trabajos de copiado/impresión y escaneado en color y deberá ofrecer, como mínimo, las siguientes características técnicas:

Copiadora-impresora y escáner de red. Velocidad en color 40 ppm y 65 B/N. 2400 x 2400 ppp de resolución de copia e impresión. 5260 hojas de capacidad de papel, con gramajes de hasta 300 grs. Lenguajes de impresión PS3 y PCL 6 Controlador de color que permita la gestión de color avanzada, con perfilesde color

personalizados.

2.3.3. Estación de trabajo: maquetación y sistema de escaneo:

Los equipos informáticos que prepararán los trabajos de copiado, impresión, escaneado y maquetación deberán ofrecer, como mínimo, las siguientes características técnicas

2.3.3.1. Estación de trabajo (asociada al escáner y a los servicios de maquetación)

Incorporará un software de reconocimiento óptico de caracteres de alta gama, con licencia oficial, para poder gestionar y archivar adecuadamente los trabajos y documentos habituales del Centro de Reprografía que lo requieran, atendiendo a formatos diversos de archivo e imagen. Los requisitos mínimos de esta estación de trabajo deberán ser:

Procesador: 2.8 GHz Memoria: 2 GB Disco duro: 10 Gb de espacio. Tarjeta gráfica de 512 Mb dedicado. Ethernet: 10/100/1000 Mb/seg Monitor: 19 ‘’ LCD-TFT o LED 2 Grabadores de CD/DVDs

Esta estación de trabajo deberá estar dotada con las últimas versiones del siguiente software adicional de maquetación:

Freehand, QuarkXpress PhotoShop

2.3.3.2. Escáner (asociado a la estación de trabajo)

Realizará los trabajos necesarios de escaneado de documentos para el Centro de Reprografía y el Gestor documental. Deberá acompañar a la estación de trabajo e incorporará un software OCR profesional para la adecuada digitalización, manipulado y archivo de los documentos e imágenes (en múltiples formatos), que se trabajen en el servicio de tratamiento documental. Debe permitir la exportación de los documentos escaneados a formatos PDF, DOC y HTML.

Los requisitos mínimos de este escáner deberán ser:

Velocidades de escaneado: 55 ppm en B/N y 40 ppm en color Resoluciones de salida: 600x600 ppp en B/N y 400 x400 en color


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Alimentador automático de al menos 75 hojas Tamaños: Desde DIN A4 a DIN A3 Gramajes a admitir: entre 50 y 90 gr./m2

2.3.4. Equipo de fresado y encuadernación rústica.

Los requisitos mínimos de estos equipos deberán ser:

Encuadernadora en rústica , con una productividad de 500 ciclos/hora. Rebaje del lomo hasta 2,2 mm, para el fresado Estación automática de inserción de cubiertas con detección de pérdida y una altura de pila de

70 mm permite diferentes ajustes de tamaños. Ajuste automático de las estaciones del carro y mordaza para registrar la cubierta exactamente

de acuerdo al contador de páginas/grosor del libro Dimensiones del encuadernado MAX 45 mm MIN 2 hojas de 80 gr/m2 +/- 450 hojas (80 gsm) Dimension de forro MAX 685 mm x 385 mm MIN 200 mm x 100 mm Peso del forro 80-250 gsm

2.3.5. Guillotina

Los requisitos mínimos de estos equipos deberán ser:

Sistema electromecánico, para un movimiento preciso del tope trasero Presión del pisón ajustable de forma progresiva. Pedal mecánico para el pisón como línea indicadora del corte Luz indicadora de la línea de corte Profundidad de la cuchilla ajustable

2.3.6. Encuadernadora de wire-o

2.3.7. Herramienta vía web para la solicitud, gestión y control de los trabajos de Reprografía

El CIFSE cuenta con una herramienta de estas características implantada ya en el Centro: el Gestor Documental “DocuShare”. A través de esta herramienta, usuarios de CIFSE solicitan trabajos a realizar por el Centro de Reprografía siguiendo un flujo de trabajo ya implementado.

La empresa que resulte adjudicataria deberá encargarse del soporte y mantenimiento de dicho flujo de trabajo, abordando sus principales tareas:

Incluir cambios en la configuración de la herramienta: acceso de nuevos usuarios, cambios en los permisos de usuarios existentes, modificación de los servicios del centro, etc.

Formación a nuevos usuarios. Resolución de Incidencias.

2.4. Servicios especiales susceptibles de ser solicitados por CIFSE.

En el Anexo I de este pliego se relacionan una serie de servicios especiales que CIFSE podrá solicitar a la empresa adjudicataria, en cualquier momento que lo considere necesario, durante la vigencia del contrato.

Si se produjera dicha solicitud, la realización de los trabajos especiales en cualquiera de los soportes o materiales que se indican en el Anexo I antes mencionado, se realizará de acuerdo al precio de equivalencia establecido por el CIFSE. Este precio será el resultado de relacionar el precio de


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adjudicación por unidad/paquete que supone el trabajo solicitado y su equivalencia en nº de copias en color o blanco y negro según el precio de equivalencia establecido a continuación para este tipo de servicios especiales:

- Precio copia en B/N: 0,008 €- Precio copia en color: 0,059 €

La solicitud de los servicios especiales del Anexo I no supondrá facturación adicional alguna, sino que su valor económico será descontado del volumen total de copias comprometidas y no realizadas.

Una vez se adjudique el contrato, la empresa adjudicataria acordará con el CIFSE la forma de comunicar mensualmente el número de copias consumidas, teniendo en cuenta tanto el contador de las máquinas como el número de copias que hubiese que descontar por la realización de trabajos especiales.

Sobre la relación de servicios especiales indicados en el Anexo I

Las empresas que liciten en este procedimiento abierto deberán presentar en el sobre de criterios valorables en cifras o porcentajes, junto con la oferta económica, esta “Relación de servicios especiales con precio de adjudicación”.

En el caso de que CIFSE solicitara la prestación de este servicio, los precios de estos servicios especiales que haya presentado la empresa junto a su oferta económica no podrán sufrir posteriormente ninguna modificación.

2.5. Horario de prestación del servicio:

El horario ha de garantizar el desarrollo del servicio desde las 9:00 horas hasta las 17:00 horas, ininterrumpidamente, de lunes a viernes, durante 10 meses al año, con un solapamiento mínimo de 4 horas entre el personal adscrito al centro.

Durante los meses de verano, julio y agosto, el servicio se prestará con una sola persona, desde las 9:00 horas hasta las 15:00 horas de forma ininterrumpida. Este horario es perfectamente compatible con el desarrollo académico del Centro, al coincidir con el período vacacional principal de los Cuerpos de Seguridad y Emergencias y, por tanto, con un descenso importante de los cursos impartidos.

La empresa adjudicataria establecerá turnos de trabajo entre el personal adscrito al centro, de forma que el servicio este garantizado en todo momento.

El contratista está obligado a sustituir las bajas por enfermedad en un máximo de 24 horas,.

2.6. Protección del medio ambiente

El Ayuntamiento de Madrid es muy consciente de la importancia de la incorporación de criterios medioambientales en las contrataciones que realiza, de acuerdo con las pautas establecidas en la normativa española y comunitaria.

En consecuencia, como criterios de protección del medio ambiente, este pliego de prescripciones técnicas que regirá el procedimiento abierto para la contratación del servicio de reprografía y tratamiento documental del CIFSE, obliga a las empresas que concursen a presentar en el sobre de documentación administrativa un compromiso explícito atendiendo a las siguientes cuestiones:- Instalar en el CIFSE equipos de escaneado, impresión de copias en B/N y Color,

encuadernación, fresado y guillotina que cumplan con la protección del medio ambiente y la eficiencia energética.


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- Gestionar correctamente los residuos que genere su actividad en CIFSE, tal y como establezca la legislación vigente en esta materia; en concreto, la empresa adjudicataria deberá retirar, depositar en contenedor adecuado y trasladar fuera del CIFSE los cartuchos y el tóner usado en los equipos de impresión de copias en B/N y Color, para su posterior reciclado. Del mismo modo, deberá depositar en contenedores específicos cualquier otro residuo de papel, cartón, metal, cola, etc. proveniente del uso del equipamiento del Servicio de Reprografía.

CLÁUSULA 3: MEDIOS PERSONALES

3.1. Principios generales

La empresa contratista deberá disponer del personal que sea preciso para atender al cumplimiento de sus obligaciones, de conformidad con lo establecido en el objeto del contrato.

En ningún caso existirá vinculación laboral alguna entre el personal que la empresa contratista destine a los servicios contratados y el Ayuntamiento de Madrid, ya que dicho personal queda expresamente sometido al poder de dirección y de organización de aquélla en todo ámbito y orden legalmente establecido, siendo la empresa contratista, por lo tanto, la única responsable y la que está obligada al cumplimiento de cuantas disposiciones legales resulten aplicables con relación a su personal, en especial las referidas a su contratación, Seguridad Social, prevención de riesgos laborales y aspectos tributarios, y ello con independencia de las facultades de control e inspección que legal y/o contractualmente correspondan al Ayuntamiento de Madrid (artículo 43 del Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores).

En cualquier caso, la empresa contratista no podrá alegar como causa del retraso o imperfección de la ejecución de la prestación la insuficiencia de la plantilla.

3.2. Personal adscrito al Servicio

La dotación de personal que se precisa y sus funciones en la prestación de este servicio son los siguientes:

Personal mínimo adscrito: un coordinador y un operador.

Funciones del Coordinador:

Interlocutor de primer nivel entre CIFSE y el contratista. Responsable de calidad, recepción y registro de las peticiones llegadas al servicio de

tratamiento documental. Coordinación del equipo de trabajo, planificación y cumplimiento de los objetivos y

responsable de los componentes físicos que integren el servicio de tratamiento documental.

Diseño de documentos corporativos, diseño gráfico y maquetación. Uso del sistema de solicitud, control y gestión del servicio de tratamiento documental. Administración del Gestor Documental existente en CIFSE (“DocuShare”): Escaneado,

maquetación, indexación, subida de documentos a la herramienta de tratamiento documental (con sus actuaciones correspondientes, como gestión de permisos de acceso y licencias).

Elaboración y supervisión de procedimientos e informes del servicio de tratamiento documental.


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Para desarrollar estas funciones el Coordinador deberá disponer de la titulación de Bachillerato o FP II con módulo superior y poseer experiencia y conocimientos informáticos en los siguientes programas:

QuarK XPress Macromedia Flash FreeHand Photoshop Paquete de programas “Office” Gestor documental “DOCUSHARE”

Las empresas licitadoras deberán acreditar documentalmente que la persona que proponen como Coordinador posée estos conocimientos informáticos, y una experiencia de, al menos, 5 años como responsable/coordinador de un servicio de reprografía y tratamiento documental de similares características. Dicha acreditación será realizada mediante la presentación de los diplomas de cursos y certificaciones que correspondan en el sobre de Documentación Administrativa.

Funciones del Operador:

Diseño de documentos corporativos, diseño gráfico y maquetación. Escaneados con OCR Preparación de documentos Grabaciones de CD/DVD Impresión, reprografía en color y B/N Encuadernados, en espiral, rustica, etc. Manipulado de los documentos (montaje a mano)

Para desarrollar estas funciones el operador debe acreditar tener experiencia y conocimientos informáticos en:

FreeHand QuarK XPress Paquete de programas “Office” Gestor documental “DOCUSHARE”

Además, el operador ha de estar certificado, por la empresa adjudicataria, en el manejo de los dispositivos de impresión de alto volumen y en los equipos de acabado, debiendo acreditar una experiencia en estos trabajos de al menos 3 años. Dicha acreditación será realizada mediante la presentación de los diplomas de cursos y certificaciones que correspondan en el sobre de Documentación Administrativa.

3.3. Obligaciones formales

En el supuesto de que la empresa contratista considere oportuna la sustitución de su personal deberá notificarlo al responsable del contrato con una antelación mínima de cinco días naturales. Las sustituciones que tengan su causa en la cobertura de bajas por enfermedad u otros motivos de carácter imprevisible y que no hayan podido ser comunicadas en el plazo anteriormente fijado, le serán notificadas en el momento de la incorporación del sustituto. En dichas notificaciones se expresarán las circunstancias que obligan a la sustitución y los demás datos personales del trabajador que se incorpora.

Todo el personal de la empresa contratista adscrito al servicio objeto del contrato deberá disponer de una tarjeta de identificación plastificada. En ella se hará constar: nombre y apellidos del trabajador, la empresa a la que pertenece y la categoría profesional. Dicha tarjeta irá validada


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por el responsable del contrato y por el representante de la empresa contratista ante el Ayuntamiento de Madrid o responsable máximo. Todo el personal la llevará siempre visible en los lugares donde esté desarrollando su labor profesional. En cualquier caso deberá mostrar su tarjeta de identificación cuando le sea requerida por el responsable de la dependencia de que se trate.

En los casos de sustituciones o incorporaciones de última hora, dependiendo de la urgencia de que se trate, el responsable del contrato validará las mismas a la mayor brevedad posible. A este personal, la Empresa facilitará una acreditación temporal.

Todos los accidentes sufridos por los trabajadores con ocasión del ejercicio de sus cometidos en el CIFSE serán imputables al contratista, en caso de que deriven de incumplimientos de la normativa de Seguridad Social y Salud Laboral que les sean imputables.

La empresa contratista deberá indicar de forma previa al inicio de la prestación una dirección de correo electrónico y un número de fax, a efectos de notificaciones, lo que supone la aceptación del sistema como medio válido de notificación.

3.4. Huelga

En el eventual supuesto de huelga legal de los trabajadores adscritos al servicio objeto del contrato, la empresa contratista deberá informar con la antelación necesaria al responsable del contrato, ya sea por carta, correo electrónico, fax, o cualquier otro medio que permita dejar constancia de dicha comunicación, sobre los servicios mínimos que se vayan a prestar.

Una vez finalizada la huelga, la empresa contratista deberá presentar un Informe, obligatoriamente en el plazo máximo de una semana, que deberá contar con la conformidad del responsable del contrato, en el que se informará del desarrollo de la huelga y en el que se indicará cuales son los servicios mínimos efectivamente prestados, el número de horas que, en su caso, se haya dejado de prestar y las dependencias en las que se haya producido el incumplimiento.

Una vez comprobado el trabajo que efectivamente no se ejecutó en la prestación de los servicios contratados se procederá al cálculo de la correspondiente deducción en la factura del mes en que se no se haya ejecutado dicho trabajo. El importe de la deducción calculada se comunicará por escrito a la empresa contratista, dando paso al trámite de audiencia para que la empresa pueda hacer las alegaciones que considere. Una vez concluido dicho trámite, si la parte contratante sigue considerando que ha habido una no ejecución efectiva del trabajo contratado, se solicitará a la empresa que proceda a efectuar la deducción en la factura del mes que corresponda o, en su defecto, en la del siguiente.

CLÁUSULA 4: SUMINISTRO DE ENERGÍA ELÉCTRICA

Será por cuenta de la Administración contratante el suministro de energía eléctrica necesario para el desarrollo del servicio contratado, comprometiéndose la empresa contratista a instruir a su personal y hacer cumplir las medidas de ahorro energético y protección del Medio Ambiente establecidas en CIFSE, adecuadas a estos suministros, no permitiéndose el uso indebido y/o abusivo de estos elementos.


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CLÁUSULA 5: FACULTAD DE INSPECCIÓN Y CONTROL DE LOS TRABAJOS

El responsable del contrato podrá inspeccionar tanto al personal de la empresa contratista, como su trabajo en todo lo establecido en el presente Pliego y sus Anexos, así como comprobar el servicio realizado cuando lo considere oportuno.

En caso de incumplimiento de las estipulaciones establecidas en los Pliegos de Prescripciones Técnicas y de Cláusulas Administrativas Particulares, se comunicará por escrito a la empresa contratista haciendo constar la anomalía detectada.

La empresa contratista estará obligada a corregir las irregularidades o alteraciones que se produzcan en el servicio, so pena de imposición de penalidades o de resolución del contrato en los términos previstos en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares.

La Subdirección General de Coordinación, de quien depende orgánicamente el CIFSE, podrá requerir a la empresa contratista, en el momento que lo considere necesario, la documentación relativa al cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y sus Reglamentos de desarrollo.

CLÁUSULA 6: PENALIDADES

Como una derivación de las actividades de inspección y control de los trabajos que se efectúen, se han contemplado las siguientes penalidades:

Por incumplimiento de plazos: de conformidad con lo establecido en el artículo 212 del TRLCSP.

Por ejecución defectuosa:

a) Incumplimientos leves:- El trato incorrecto, esporádico, del personal del contratista hacia los usuarios del CIFSE.- Que el contratista no justifique los retrasos de su personal en más de 30 minutos respecto de los horarios establecidos.- Que el contratista no sustituya a su personal en caso de ausencia en un plazo superior a tres horas e inferior a ocho.- No realizar puntualmente la correcta gestión de los residuos generados.

b) Incumplimientos graves:- La reiteración del mismo incumplimiento leve en al menos tres ocasiones en el periodo de un trimestre, o la comisión de seis incumplimientos leves en el periodo de vigencia del contrato.- Que el contratista no sustituya a su personal en caso de ausencia en un plazo superior a ocho horas y hasta los tres días laborables siguientes.- El uso no autorizado o indebido por parte del personal del contratista de locales, instalaciones, equipos, mobiliario, medios técnicos, telefonía, etc. que se encuentren en las dependencias del CIFSE.

c) Incumplimientos muy graves:- La comisión de dos incumplimientos graves en el periodo de un trimestre o cinco incumplimientos graves en el periodo de vigencia del contrato.- Que el contratista no sustituya a su personal superados tres días laborables desde que se produzca la ausencia.- Todo aquel defecto no corregido por la empresa adjudicataria que pueda ocasionarle al CIFSE la no entrega, en tiempo y forma, de la documentación necesaria para la impartición de un curso ya programado.- Que el servicio no se ajuste a lo establecido en el PPT.


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El importe económico de las penalidades será el siguiente, valorando las circunstancias de cada incumplimiento y descontando de la factura del servicio el porcentaje indicado el mes o meses en que se produzca:a) 3 INCUMPLIMIENTOS LEVES: un 1% de la factura mensual.b) 2 INCUMPLIMIENTOS GRAVES: un 3% de la factura mensual.c) 2 INCUMPLIMIENTOS MUY GRAVES: un 5% de la factura mensual.

CLÁUSULA 7: CONTROL DE CALIDAD

La supervisión y control de la calidad del servicio que se preste correrán a cargo de:

- El supervisor de la empresa adjudicataria encargado del control y seguimiento de la ejecución del Servicio de Reprografía y Tratamiento Documental.

- El Responsable del Contrato en CIFSE, y en su caso, de los Servicios de Calidad, Salud Laboral y/o Prevención de Riesgos del Ayuntamiento de Madrid.

Será responsabilidad de la empresa adjudicataria establecer un programa de control de la calidad del servicio que es objeto de este contrato, a través del cual vigilará la buena ejecución del servicio que se presta. Dicho programa de control de la calidad del servicio estará a disposición de la Administración contratante, de modo que el responsable del contrato en CIFSE pueda conocer, en todo momento, el estado de ejecución del servicio contratado.

La información proporcionada por dicho programa deberá ser suficiente (altas y bajas, distribución del personal, horario efectivo de los servicios, mecanismos de supervisión técnica, etc.) y se emitirá un informe trimestral de ejecución del servicio prestado, debiendo la empresa contratista facilitar las características del soporte informático o de los procedimientos por los cuáles la Administración contratante podrá tener acceso a dicha información.

La empresa adjudicataria seguirá en todo momento:

- Lo establecido en los Pliegos de Prescripciones Técnicas Particulares y de Cláusulas Administrativas Particulares por las que se rige el contrato.

- Las prioridades que, en situaciones determinadas, puedan establecerse por la Dirección del CIFSE o por el Departamento de Planificación y Medios.

El supervisor de la empresa contratista deberá controlar el buen rendimiento del personal adscrito al servicio y el resultado final de sus actuaciones, siendo además el interlocutor inmediato con el responsable del contrato en CIFSE, para resolver los problemas cotidianos que plantee la prestación del servicio.

La identidad de esta persona, juntamente con los datos necesarios para su fácil localización (número de teléfono, dirección de correo electrónico) deberá aparecer mencionado en la correspondiente oferta.

Por otro lado y con independencia de lo anterior, el responsable del contrato en CIFSE podrá realizar inspecciones periódicas para comprobar el cumplimiento del contrato.

CLÁUSULA 8: PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

La empresa contratista y el personal a su servicio en la prestación del contrato, tal y como se define en la letra g) del artículo 3 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), están obligados en su calidad de encargados de


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tratamiento de datos personales (por cuenta del Órgano de contratación) al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, la Ley 8/2001, de 13 de julio, de Protección de Datos de Carácter Personal de la Comunidad de Madrid, el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, así como de las disposiciones que en materia de protección de datos se encuentren en vigor a la adjudicación del contrato o que puedan estarlo durante su vigencia.

La información y documentación obtenidas por el contratista con ocasión de la ejecución del contrato, aún no tratándose de documentación e información clasificada, son propiedad exclusiva del Ayuntamiento de Madrid. Por tanto, queda prohibido todo uso y reproducción no autorizada expresamente por la administración contratante.

La empresa contratista se obliga, especialmente, a lo siguiente:

1º) Deberá guardar la debida confidencialidad y secreto sobre los hechos, informaciones, conocimientos, documentos y otros elementos a los que tenga acceso con motivo de la prestación del servicio (artículo 10 LOPD), sin que pueda conservar copia o utilizarlos para cualquier finalidad distinta a las expresamente recogidas en el presente Pliego, incurriendo en caso contrario en las responsabilidades previstas en la legislación vigente (artículo 12.4 LOPD). Igualmente, deberá informar a sus empleados de que sólo pueden tratar la información del Ayuntamiento de Madrid para cumplir los servicios objeto de este Pliego y también de la obligación de no hacer públicos, ceder o enajenar cuantos datos conozcan (artículo 9 LOPD). Esta obligación subsistirá aún después de la finalización del contrato.

2º) Asimismo, deberá incluir una cláusula de confidencialidad y secreto en los términos descritos (artículo 10 LOPD) en los contratos laborales que suscriban los trabajadores destinados a la prestación del servicio objeto del presente Pliego. La empresa contratista, al igual que su personal, se someterán a los documentos de seguridad vigentes en el Ayuntamiento de Madrid para cada uno de los ficheros a los que tengan acceso, e igualmente a las especificaciones e instrucciones de los responsables de seguridad en materia de protección de datos de cada una de las dependencias municipales afectadas.

3º) Dicho compromiso afecta tanto a la empresa contratista, como a los participantes y colaboradores en el proyecto y se entiende circunscrito tanto al ámbito interno de la empresa como al ámbito externo de la misma. El Ayuntamiento de Madrid se reserva el derecho al ejercicio de las acciones legales oportunas en caso de que bajo su criterio se produzca un incumplimiento de dicho compromiso.

4º) Únicamente tratará los datos personales a los que tenga acceso para la prestación del contrato conforme al contenido de este Pliego y a las instrucciones que el Órgano de contratación le pueda especificar en concreto y que se incluirían como una Adenda al presente contrato. No aplicará o utilizará los datos personales indicados con fin distinto al previsto en el contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas salvo autorización expresa por parte del responsable del fichero en los términos previstos en el artículo 21 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

5º) Cumplirá todas y cada una de las medidas de seguridad (nivel básico, medio o alto) que sean de aplicación en función de la tipología de datos que se utilicen y traten para la prestación del servicio objeto del presente contrato y que vienen previstas en el Título VIII del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. A este respecto no se registrarán datos de carácter personal en ficheros que no reúnan las condiciones


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determinadas en el referido Titulo VIII respecto a su integridad y seguridad y a las de los Centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas y programas. (Artículo 9.2. LOPD).

6º) Los diseños, desarrollos o mantenimientos de software deberán, con carácter general, observar los estándares que se deriven de la normativa de seguridad de la información y de protección de datos, y en concreto lo relativo a la identificación y autenticación de usuarios, estableciendo un mecanismo que permita la identificación de forma inequívoca y personalizada de todo aquel usuario que intente acceder al sistema de información y la verificación de que está autorizado, limitando la posibilidad de intentar reiteradamente el acceso no autorizado al sistema de información.

7º) El Ayuntamiento de Madrid se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento los controles y auditorias que estime oportunos para comprobar el correcto cumplimiento por parte de la empresa adjudicataria de sus obligaciones, la cual está obligada a facilitarle cuantos datos o documentos le requiera para ello.

8º) Todos los datos personales que se traten o elaboren por la empresa adjudicataria como consecuencia de la prestación del contrato, así como los soportes del tipo que sean en los que se contengan son propiedad del Ayuntamiento de Madrid.

9º) Una vez cumplida la prestación contractual, la documentación física o en archivo informático en poder del adjudicatario se pondrá a disposición de la Dirección del CIFSE y los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al Ayuntamiento de Madrid conforme a las instrucciones que haya dado, al igual que cualquier soporte o documento que contenga algún dato de carácter personal objeto del tratamiento.

10º) De conformidad con lo que establece el artículo 12.4 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, en relación con el artículo 9.4 de la Ley 8/2001, de 13 de julio de Protección de Datos de Carácter Personal de la Comunidad de Madrid, el incumplimiento por parte de la empresa adjudicataria de las estipulaciones del presente contrato lo convierten en responsable del tratamiento, respondiendo directamente de las infracciones en que hubiera incurrido, así como del pago del importe íntegro de cualquier sanción que, en materia de protección de datos de carácter personal, pudiera ser impuesta al Ayuntamiento de Madrid, así como de la totalidad de los gastos, daños y perjuicios que sufra el Ayuntamiento de Madrid como consecuencia de dicho incumplimiento.

11º) Aportará una memoria descriptiva de las medidas que adoptará para asegurar la confidencialidad e integridad de los datos manejados y de la documentación facilitada, en el plazo de siete días a contar desde la fecha de comunicación de la adjudicación del contrato.

Asimismo, la empresa adjudicataria deberá comunicar al organismo contratante en el plazo de siete días a contar desde la fecha de comunicación de la adjudicación del contrato, la persona que será directamente responsable de la puesta en práctica y de la inspección de dichas medidas de seguridad, adjuntando su perfil profesional.

CLÁUSULA 9: RELACIONES INSTITUCIONALES.

La empresa contratista no podrá mantener relación institucional, hacer declaraciones a medios de comunicación o entregar documentación o datos, sobre temas concernientes al contrato, sin la autorización de la Dirección del CIFSE o, en su caso, de la Subdirección General de Coordinación del Área Delegada de Seguridad y Emergencias, de quien aquélla depende orgánicamente.


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Ni la empresa ni sus trabajadores afectos a la ejecución del servicio podrán, en ningún caso, mantener relación alguna con instancias oficiales, públicas o privadas, ni con medios de comunicación o publicaciones, sin permiso expreso y previo de la Dirección del CIFSE, sobre materias relacionadas con la prestación del servicio. Esta prohibición persistirá aún cuando haya finalizado la ejecución del contrato.

CLÁUSULA 10: FORMA DE PAGO.

Se expedirá una certificación mensual vinculada al servicio prestado, previa presentación de la correspondiente factura conformada por el responsable competente del contrato, por el importe que resulte de dividir el importe total del servicio contratado, según se indique en la oferta económica de la empresa que resulte adjudicataria, entre el número de meses de duración del contrato, para meses completos, o el prorrateo correspondiente en meses incompletos, si así sucediera por no empezar el 1 de enero de 2013.

CLÁUSULA 11: DURACIÓN DEL CONTRATO.

La vigencia del presente contrato tendrá una duración de dos años desde el inicio previsto de la prestación, o a contar desde la fecha de formalización del contrato, si dicha fecha fuese posterior a la prevista.

La efectividad de todas las prestaciones especificadas en el presente Pliego y sus Anexos tendrá lugar a partir de dicho comienzo.

El presente contrato podrá prorrogarse de forma expresa por mutuo acuerdo de las partes antes de su finalización y por un período que no supere aislada o conjuntamente la duración inicial del contrato; por tanto, la prórroga no podrá exceder, en su caso, de dos años, todo ello de conformidad con lo dispuesto en los artículos 23.2 y 303 del TRLCSP.

CLÁUSULA 12: MODIFICACIÓN DEL CONTRATO.

Para el desarrollo adecuado de las actividades de formación que se realizan diariamente en el CIFSE, es necesario que el contrato prevea cualquier causa de modificación que pueda acontecer durante su ejecución debido a causas objetivas y comprobables, actuando siempre de conformidad con los artículos 106, 107 c y 108 del TRLCSP, de forma que el contrato pueda adaptarse a nuevas necesidades derivadas de cambios producidos en las dependencias del Centro.

Si durante el desarrollo del contrato el CIFSE se viera obligado a tener que reducir el volumen de cursos planificados para impartir al año siguiente respecto de los impartidos en el año en curso, si esta reducción fuese superior al 20 % esta nueva situación obligaría a modificar a la baja el precio establecido y, en consecuencia, a reajustar también a la baja, en la misma proporción, el alcance del servicio de reprografía y tratamiento documental que en su día fuera contratado, creándose a partir de ese momento una nueva situación de prestación de servicios. Ello obligaría a reajustar a la baja, bien el nº de copias a realizar, bien el nº de personas adscritas al servicio, bien el nº de horas de prestación de dicho servicio, todo ello, siempre en consonancia proporcional con el reajuste del precio contratado que fuera imprescindible practicar.

Se establece como límite para la modificación del contrato un reajuste máximo del -20 % de su precio de adjudicación. En el caso de que se produjeran modificaciones sucesivas, el conjunto de ellas nunca podrá superar este límite máximo porcentual. Igualmente, la modificación producida en el contrato nunca podrá determinar una ampliación del plazo del mismo.


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Como requisito procedimental y garantía de la objetiva concurrencia de causas que hacen necesaria la modificación del contrato se establece un Decreto de la Concejala del Área Delegada de Seguridad y Emergencias, de quien depende la Dirección del CIFSE, en la que quedará justificada esa necesidad de modificación y será concretado el alcance real que tendrá la reducción proporcional del servicio de reprografía y tratamiento documental en sus prestaciones al CIFSE. Ese Decreto motivado se remitirá a la empresa adjudicataria cuando concurran las circunstancias de la modificación, dándole un plazo de audiencia de diez días hábiles para que manifieste su opinión sobre el particular, tras el cual se procederá a iniciar los trámites para la modificación del contrato.

CLÁUSULA 13: GARANTÍA DE LOS TRABAJOS.

Será responsabilidad de la empresa contratista los daños o perjuicios que se puedan ocasionar a terceros durante la ejecución del contrato, con ocasión del funcionamiento anormal del servicio. Serán a cargo de la misma las indemnizaciones que deba satisfacer como consecuencia de las lesiones que aquéllos sufran en sus bienes y derechos, todo ello con arreglo a la legislación sobre contratos y responsabilidad patrimonial de las Administraciones Públicas.

La empresa adjudicataria cubrirá las responsabilidades a que hubiera lugar si se produjeran daños a terceros con una póliza de responsabilidad civil por un importe mínimo del 50% respecto del Presupuesto Base de Licitación. Dicha póliza de seguro no estará sometida a franquicia alguna, en ningún supuesto. Junto a la póliza que presente, deberá aportar, también, el recibo acreditativo de su pago.

En todo caso, será exigible a la empresa contratista el cumplimiento de la normativa vigente en materia de prevención de riesgos laborales.

EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN Y MEDIOSDEL CENTRO INTEGRAL DE FORMACIÓN DE SEGURIDAD Y EMERGENCIAS


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ANEXO I RELACIÓN DE SERVICIOS ESPECIALES CON PRECIO DE ADJUDICACIÓN


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SERVICIO ESPECIFICACIONES VOLUMEN

PRECIO MAXIMO DE ADJUDICA-CIÓN

PRECIO OFERTADO

CD´s En blanco (sin grabar)

Entre 0-199 0,23 € unidad

Entre 200-499 0,22 € unidadEntre 500-1000 0,21 € unidad

CD's Personalizados

CD-R WATER SHIELD WP+IMPRESIÓN INKJET A COLOR

Entre 100-199 1,66 € unidadEntre 200-299 1,46 € unidadEntre 300-500 1,40 € unidad

DVD-R WATER SHIELD WP+IMPRESIÓN INKJET A COLOR

Entre 100-199 2,60 € unidadEntre 200-299 2,06 € unidadEntre 300-500 1,66 € unidad

USB's Personalizados

1GbEntre 0-99 4,57 € unidadEntre 100-500 3,73 € unidadEntre 501-1000 3,58 € unidad

2GbEntre 0-99 4,72 € unidadEntre100-500 3,89 € unidadEntre 501-1000 3,72 € unidad

4GbEntre 0-99 5,06 € unidadEntre 100-500 4,24 € unidadEntre 501-1000 4,06 € unidad

Cartelería

Carteles de 140 x 100. Laminado mate, cartón pluma 5mm

De 5 a 10 carteles 48,50 € unidad

Carteles de 100 x 70 Laminado mate, cartón pluma 5mm

De 5 a 10 carteles 46,80 €unidad

Soportes específicos impresión digital

Soporte DIN A4 con tarjetas troqueladas para impresión en la tarjeta

1 Paquete 50 hojas A4

2,10 €

PolímerosNever Tear de 120 micras

1 Paquete 50 hojas A3

49,70 €

Dura Paper de 200 micras1 Paquete 100 hojas SRA3

199 €

Papeles específicos

Impresión en color de Silk - 150gr1 Paquete 250 hojas

9,80 €

Impresión en color de Silk - 250gr1 Paquete de 250 hojas

16,76 €

Impresión en color de Silk - 350gr1 Paquete 125 hojas

11,72 €

Film adhesivo transparente1 Paquete 50 hojas

78,04 €

Etiquetas tamaño DIN A41 Paquete 100 hojas

7,56 €

Polímeros magnéticos de 308mm x 463mm de tamaño

1 Paquete 50 hojas

74,82 €

Carpetas y archivadores

Carpetas personalizables. Polímero en A4. Lomo 20mm

1 Paquete 50 unidades

286,40 €

Archivador personalizable de 4 anillas. Lomo 25mm

1 Paquete 25 unidades

120,01 €

Aplicaciones

Soportes para nombre personalizables Paquete 50 200,08 €

Dispensador de folletos A4 Personalizable

Paquete 50 158,01 €

Regla personalizable 30 cmPaquete 100 unidades

141,94 €

Bolsas Bolsa personalizable GrandePaquete 50 unidades

103,82 €

Carpetillas CD,s

Carpetilla CD personalizable con punto de silicona

Paquete de 110 carpetillas

126,70 €

Carpetilla CD personalizable microperforada

Paquete de 110 carpetillas

126,70 €

Espiral metálico negro de 6 mm. 200 unidades 14,00 € (caja)



Espiral metálico negro de12 mm. 200 unidades 17,47 € (caja)





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ppt del contrato del servicio de reprografía y tratamiento … · pliego de prescripciones...

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