PERTENENCIAS DE

INDICE:1. COMUNICACIONES ESCRITAS. 1.1 CIRCULACION INTERNA DE LA CORRESPONDENCIA ENTIDAD PRIVADAS 1.2 CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN. 2. EL SERVICIO DE CORREOS. 2.1 SERVICIOS OFERTADOS POR CORREOS. 2.2 MODALIDADES DE ENVIO. 2.3 REQUISITOS PARA EL EMVIO DE CORREPONDENCIA Y PAQUETERIA. 3. RECEPCION Y REGISTROS DE LA CORRESPONDENCIA. 3.1 ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA. 3.2 SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA. 4. MEDIOS TELEMATICOS: FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS. 4.1 FAX. 4.2 CORREO ELECTRONICO. 4.3 TRAMITACION DE DOCUMENTACION A TRAVES DE INTERNET. 5. CONCLUSIONES. 6. BIBLIOGRAFIA.

1. Comunicaciones escritas: comunicaciones en la que se utiliza el lenguaje escrito para intercambiar información dentro de la empresa y es su entorno.

• Las comunicaciones internas.• Las comunicaciones externas.

1.1 circulación interna de la correspondencia en entidades privadas:

se utiliza como medio de participación de los trabajadores. los trabajadores se tienen implicados en la toma de decisiones. Una buena comunicación interna ayuda a aumentar el rendimiento del

trabajo. mejora las relaciones de los propios trabajadores.

El tipo de organización que tiene la empresa condiciona los canales de comunicación a utilizar.

HORIZONTAL VERTICAL

ASCENDENTE DESCENDENTE

Entre trabajadores con la misma categoría profesional

Parte de los empleados y llega a los directivos.

Va de los niveles superiores de la organización a los empleados.

1.2 CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Las empresas disponen de una amplia relación de canales y medios para difundir la información en toda la organización.

Medios de comunicación Características.Manual del empleado Recoge la información que los empleados necesitan.

memorando Nota interior

Boletín informativo Publicaciones que informa sobre algo en la empresa.

Correo electrónico Mensajes electrónicos que se envían mediante un ordenador

reuniones Pueden ser individuales o en grupo.

Pág. web o intranet Atreves se utiliza como medio de comunicación interna.

Sistema de quejas. Esta diseñado para las ideas y las quejas de la empresa.

encuetas Permiten coger opiniones de los empleados.

Circulares internas. Comunicación escrita en la que la dirección de la empresa comunica algo.

Tablón de anuncios Colocados de forma , para ser leídos.

informes Documento donde se detalla dicha información.

Actas Documentos que resumen los acuerdos tomados en una reunión.

2. El servicio de correos.Cualquier empresa, necesita hacer llegar sus comunicaciones escritas externas. Para ello pueda adaptar entre utilizar:

• el servicio de correos. • medios propios. • Empresas de mensajería.

Se pude realizar diferentes tipos de envíos , que se caracterizan por:

• variedad de servicios. • Aumento de los servicios en poco tiempo. • Adaptación a las necesidades de los usuarios.

Al efectuar un envió, es resguardado aparece un código de barras numerado.

2.1 servicios ofertados por correos.

ENVIO DE CARTAS Y DOCUMENTOS: cartas, tarjetas postal, notificación administrativas.

PAQUETES: postal exprés, paquete postal. LIBROS Y PUBLICACIONES: libros, periódicos y publicaciones. EMVIO PUBLICITARIO: pulicorreo, publizum. EMVIOS TELEGRAFICOS: telegrama, burofax. GESTION DE BUZON: apartado postal.

2.2 MODALIDADES DE EMVIO.

Correos ofrece la posibilidad de realizar los envíos utilizados diferentes modalidades que pueden combinarse entre si. Algunas mas utilizadas por las empresas son el certificado , el correo urgente , el rembolso, el aviso de recibo y correo digital.

Modalidad envió características servicios

CERTIFICADO ENTREGAS en las que se garantiza la recepción por parte del destinatario mediante su firma

Cartas, paquetería, notificaciones administrativas.

CORREO URGENTE Los envíos emitidos bajo la modalidad garantizan la rapidez de llegada.

Cartas, paquetería, notificaciones administrativas.

REEMBOLSO El destinatario deberá dar x dinero a la empresa (correos).

Paquetería, carta, paquete exprés.

AVISO DE RECIBO Garantiza la recepción del envió al firmar Cartas, paquetería, paquete exprés, notificaciones administrativas.

CORREO DIGITAL Permite enviar una carta a través de internet. Carta, tarjeta postal, envíos publicitarios, etc….

CERTIFICADO:

CORREO URGENTE:

REEMBOLSO:

AVISO RECIVIDO

CORREO DIGITAL:

2.3 requisitos para el envió de correspondencia y paquetería:

Si los envíos cumplen con una serie de requisitos normalizados las tarifas aplicadas, a los envíos resultan rebajadas. • Formato: - Rectangular. - Correos admite distintos tamaños de sobres. - Los sobres de ventanilla deben permitir la lectura completa de la dirección. • color del sobre; blanco o colores (excepto el color azul). • grafía se debe evitar el uso de fuentes antiartísticas. • dimensiones de los envíos básicos:

DIMENSIONES CARTA (*)

Máxima 23,5* 12 cm

Mínima 14 * 9 cm

Espesor máximo 5 mm

Peso 20 g

DIMENSIONES PAQUETE (*)

Caja Tubo

Máxima 80*50*50 cm 80 cm

Mínima 14*9 cmlargo+ 2 veces el diámetro= 17 cm sin que la mayor dimensión sea inferior a 10 cm

Espesor máximo -- 15 cm ( diámetro)

peso -- --

3. Recepción y registros de la correspondencia:

En todas las empresas existe una persona o departamento ( dependiendo el tamaño de la empresa) encargada de la manipulación de la correspondencia externa que llega o sale de la organización a través de el servicio de correos o de empresas de mensajería.

3.1 ENTRADA DE LA CORRESPONDENNCIA.La llegada de la correspondencia genera una serie de tares que podemos agrupar en: • recepción. • apertura y selección.• registro. • distribución. Algunas empresas, después de la apertura y selección, pueden realizar la tarea de digitalización de documentos.

RECEPCION Y CLASIFICACION: La correspondencia llega del exterior a través de los servicios de correos o de empresas especializados en mensajería. Al tener contratado un apartado de correos

APERTURA Y SELECCIÓN: No toda la correspondencia que llega a la empresa pude ser abierta por el personal encargado de ello. CONFIDENCIAL, A LA ANTENCIÓN PERSONAL DE Ó PERSONAL. UNA vez abierta el resto de la correspondencia, se comprobará que está incluida en el sobre toda la documentación que refleja

REGISTRO:La mayoría de la empresas, a pensar de no ser obligatorio ( sí lo es en los organismos oficiales) disponen de un libro para anotar la información de toda la documentación que les llega y localizar con mas rapidez cada documento.

Una vez asignado, se procede al registro de la correspondencia en el « libro de entrada de correspondencia».

REGISTRO DE ENTRADA DE CORRESPONDENCIADATOS DE ENTRADA REMITENTE CLASE DE

ENVIOANEXOS ASUNTO DEPARTA

MENTO DE DESTINO

OBSERVACIONES.

NÚM. MES DIA NOMBRE O RAZ. SOCIAL

LOCALIDAD

DISTIBUCION: Una vez seleccionada y registrada la correspondencia se distribuye entre los diferentes departamentos y personal a la que va dirigida.

• Reparto urgente. • documentación con la clasificación de « pernal». • correo ordinario.

Puede ocurrir que un mismo documento le interese a mas de una persona o departamento; en estos casos suelen hacerse las copias necesarias.

3.2 salida de la correspondencia:Recibidos los envíos por el departamento correspondiente, este se encargara de realizar una serie de tareas de los mismos;

• registros. • plegado y ensobrado. • franqueo y expedición.

REGISTRO: De la misma manera que ocurría para el registro de entrada, el registro de salida no es un libro obligatorio para las empresas y particulares y sigue siéndolo para los organismos oficiales.

Plegado y ensobrado: Una vez queden registrados, los documentos deberán ser plegados para poder introducirlos en los sobres correspondientes para su envió. La dirección podrá colocarse en el sobre utilizado diferentes técnicas:

• etiquetas adhesivas, en las que previamente se ha impreso la dirección. • sobres de ventanilla que dejan ver la dirección impresa en el documento que

contienen. • imprimiendo directamente la dirección en el sobre. • anotando a mano la dirección correspondiente.

FRANQUEO Y EXPEDICION: Si la correspondencia se va a enviar utilizando el servicio de correos, será necesaria para franquearla. También es posible realizar el franqueo utilizando;

• máquinas de franqueado. • sobres franqueados (previamente ha sido pagado el importe del franqueo y no

es necesario colocar sellos).

En el caso de que el envío se realice atreves de mensajería se entregara la documentación en sobre cerrando bien el identificado.El mensajero devolverá una copia del albarán de envío.

4. Medios telemáticos: funciones y procedimientos.

4.1 FAX:

Para muchos de los documentos que recibe y envía la empresa tanto interna como externarte, se utiliza como medio de envío el fax. Este tipo de comunicaciones se envía para adelantar información, y agilizar tramites.

REGISTRO DE ENTRADA DE FAXES AÑO:Nº fecha hora remitente Fax

origenDestinatario. Nº

pág.asunto Observacion

es.

REGISTRO DE SALIDA DE FAXES AÑO:fecha hora destinatario Fax destinatario Departament

o remitenteNºPág..

asunto Obcecaciones.

4.2 correo electrónico: Se trata de una comunicación electrónica tanto interna como externa (trabajadores, clientes, etc…), las comunicaciones se realizan atraves de los mensajes enviados a ordenadores conectados en red. El correo permite diferenciar las necesidades de cada destinatario. No se lleva riesgo especifico en el correo.

4.3 TRAMITACIÓN DE DOCUMENTACIÓN A TRAVÉS DE INTERNET; Sistema que se va imponiendo en la mayoría de administraciones públicas que permiten la tramitación, a través de internet, de procedimientos de distinta índole (tramite de la seguridad social etc…). El procedimiento garantiza la con fidelidad y seguridad de los datos y documentos guardados.

5. CONCLUSIONES: Es difícil establecer una tipología textual que se adecue a todas las formas que puede adoptar la correspondencia comercial: pedidos, reclamaciones, solicitudes de trabajo, pagos, informes, circulares, etc. En el caso en que los asuntos sean varios lo mejor es buscar el factor común y apelar a un concepto general: pagos, ventas, contabilidad o cualquier otro.

6. BIBLIOGRAFIA:

MEDIOS UTILIZADOS PARA REALIZAR EL TRABAJO; el libro de técnicas administrativas básicas y internet.

LAS FOTOGRAFIAS; mías y internet.

REALIZADO EL TRABAJO POR……..

MANUEL JESUS CONTRERAS PÉREZ. Del PCPI (ADMINISTRATIVO).

Decoración…… Fotografías…… Etc… .