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Universidad La Gran Colombia

Seccional Armenia

Departamento de Informática y Sistemas

PORTAL ACADEMICO

GUIA PARA ESTUDIANTES

El sistema de información académico es un sistema que permite a los estudiantes de una

manera fácil y eficiente el manejo de procesos académicos tales como consulta de notas y

control de asistencia entre otros.

En este documento se explica en forma breve las opciones que se pueden realizar a través del

portal académico.

1. ¿COMO INGRESAR AL PORTAL?

Se puede acceder al portal desde cualquier computador con acceso a Internet y que tenga

instalado el navegador Internet Explorer , con versión superior a la 4.0.

Seguidamente ingresa a la página de la Universidad digitando www.ugca.edu.co,

inmediatamente carga la página como se visualiza a continuación.

http://www.ugcarmen.edu.co/


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Estando allí se da clic en el recuadro que dice Portal Académico en esta forma

ingresa al sistema de información académico para estudiantes, se visualiza la siguiente

pantalla.


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Estando allí se da clic en el recuadro que dice Estudiante en esta forma ingresa al sistema de

información académico para estudiantes.

2. ¿COMO INTERACTUAR CON EL PORTAL?

Después de haber ingresado a la página de la Universidad y haber seleccionado el enlace al

Portal, y de haber seleccionado el primer botón rotulado Estudiante ubicado en la parte central

izquierda aparecerá:


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Esta pantalla es para validar el Control de Acceso al Sistema: los datos a ingresar en esta

pantalla son: Código y Contraseña. Estos datos se le suministran al estudiante en el programa

académico respectivo o en su defecto a la Oficina de Admisiones, Registro y Control

Académico.

Una vez ingresa los datos de Código y contraseña debe dar clic en el botón rotulado.

Una vez el sistema verifica los datos se despliega la siguiente pantalla.

Se recomienda a cada estudiante verificar la información allí registrada. Aquí se despliega la

información correspondiente a: Nombre completo, Programa, Documento de Identidad y Lugar

de Expedición, Dirección, Teléfono, Correo Electrónico, Fecha de ingreso, Semestre, Estado

Actual; en caso de requerir algún cambio favor reportarlo al programa académico respectivo o

en su defecto a la Oficina de Admisiones, Registro y Control Académico.

En la parte superior se visualizan algunas opciones como también se pueden observar en la

parte izquierda listadas dentro de un recuadro:

o Ficha Académica

o Plan de Estudios

o Clases Actual

o Selección Asignaturas

o Horarios Actuales

o Actualizar datos

o Cambiar Clave

o Salir


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Dar clic para ingresar a cada una de las anteriores opciones.

A continuación se describe la función de cada una.

Ficha Académica

Esta opción permite al estudiante ver las asignaturas que ha cursado en su carrera.

Esta pantalla muestra una tabla con las siguientes columnas (Código, Materia, Gr, Vez, Def,

Hab, Horas, Final, Hteo, HPra, Num_Reg)

A continuación se explican:

La columna Código, Materia, Grupo corresponden a la identificación de la asignatura; La

columna Vez significa las veces que el estudiante ha cursado una asignatura; La columna Def

corresponden a la nota definitiva de la asignatura; La columna Hab corresponde a la nota de

habilitación de la asignatura; HTeo corresponde a la cantidad de Horas Teóricas y HPra

corresponde a la cantidad de Horas Practicas; y la columna Num_Reg es el numero de registro

de la Materia.


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Clases Actual

Esta opción permite al estudiante ver las asignaturas que está cursando en el periodo vigente,

con las respectivas notas parciales y fallas durante el semestre, también puede observar el aula

y los horarios de cada materia.

En la columna Aula podemos dar clic en “ ” en cualquiera de las filas que le

corresponden a las asignaturas a la cual desee consultar, con lo cual se debe desplegar la

siguiente pagina, con información de la asignatura y algunas opciones para consultar datos y

contenidos de la materia.


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Al dar clic en la opción te llevara de regreso a la pagina principal de los datos del

estudiante.

Al presionar clic la opción se despliega la siguiente página.

En esta página se puede observar los nombres y correos electrónicos de cada uno de los

compañeros que cursan la asignatura.

Al presionar clic la opción se despliega la siguiente página.


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En esta página se puede observar notas o trabajos que el docente haya dejado.

También podemos observar los contenidos de la materia entrando en el link

que se muestra en la siguiente pantalla.

Este enlace nos muestra la siguiente página.


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En esta página podemos observar todo el contenido de la materia, dando clic en cada uno de las

opciones que se muestran en la lista de la parte izquierda dentro del recuadro amarillo

(Descripción, Justificación, Objetivos, Metodología, Capítulos, Bibliografía, Enlaces,

Impresión).

Selección Asignaturas

Esta opción permite al estudiante registrar las asignaturas en las fechas estipuladas por la

universidad.

Para iniciar la actualización de datos personales debe dar clic sobre el link Actualizar Datos

Personales.

Para realizar el registro en linea debe primero actualizar los datos personales, Siguiendo paso a

paso las indicaciones. Dar clic sobre el boton Siguiente.


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Verificar que los campos correspondan a sus datos. Si es correcto presione el boton siguiente

de lo contrario actualize y presione el boton siguiente.

Diligenciar los datos de residencia e información laboral y presione el boton siguiente.


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Verificar que los campos correspondan a su información familiar. Si es correcto presione el

boton siguiente de lo contrario actualize y presione el boton siguiente.

Verifique la jornada a la cual usted asiste y presione el boton siguiente.


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Si la información suministrada es correcta presione el boton siguiente.


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Posterior a la actualización de datos se podra efectuar la selección de asignaturas dandole clic

sobre generar y efectuar la selección de asignaturas; recuerde que el proceso de registro solo se

podra realizar una vez. Verifique los cursos seleccionados antes de registrarlos.

Se informan las fechas de inicio y finalización del registro en linea; dar clic sobre Selección de

asignaturas.

Dar clic sobre Selección de Asignaturas.


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Se debera seleccionar el grupo al cual desea inscribirse; luego debera dar clic sobre Tomar los

cursos seleccionados.

Se deberá imprimir esta pantalla para presentar a su facultad.


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Plan de Estudios

Esta opción permite al estudiante ver las asignaturas que se cursaran en el transcurso de la

carrera.

Esta pantalla muestra una tabla con las siguientes columnas (Código, Materia, Créditos,

Núcleo, H-T, H-P, Semestre, Tipo)

A continuación se explican:


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La columna Código, Materia corresponden a la identificación de la asignatura; La columna

Créditos corresponde a la cantidad de horas que le corresponde a la materia separadas en horas

de clase y extra clase (1 Crédito equivale a 48 horas); La columna Núcleo corresponde a los

núcleos de conocimiento en las mallas; La columna H-T corresponde la cantidad de Horas

Teóricas y La columna H-T a la cantidad de Horas Practicas; la columna Semestre corresponde

al semestre al que pertenece la materia; y la columna Tipo corresponde al tipo de materia sea

Cualitativa u Obligatoria.

Cambiar Clave

Esta es una de las opciones más importantes, ya que de esta depende la seguridad y la

privacidad de los datos del estudiante, se recomienda realizar el cambio de contraseña

periódicamente.

Procedimiento: Selecciona la opción Cambiar Clave; el sistema le solicita ingresar el código

del estudiante, la clave anterior (con la que ingreso al portal) luego le solicita colocar la nueva

clave, después volver a repetir la clave nueva para garantizar que no se presentaron errores. (La

clave nueva debe no ser inferior a cuatro caracteres y no superior a quince; puede contener

letras y números) Posteriormente deberá seleccionar el botón a

continuación se le mostrará el siguiente mensaje en caso

de no ser así deberá repetir el proceso anterior.


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Salir

Seleccionar esta opción para salir por completo de su portal de estudiante. (Por seguridad

siempre debe oprimir esta opción cuando termine de realizar su consulta o ingreso de

información.)

RECOMENDACIONES FINALES:

o Reporte su correo electrónico y los datos personales si es necesario al programa para

mantener actualizado el sistema.

o Cualquier dificultad o información errónea se debe reportar al programa para que esta sea

corregida.

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