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´XXXIV REUNIÓN NACIONAL DE ARCHIVOSMesa 10: Sistemas automatizados de gestión documental
POLÍTICA DE GESTIÓNDE DOCUMENTOS EN
LA UNIVERSIDADAUTÓNOMA DEL
ESTADO DE MÉXICO
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EL RETO
Las Universidades están enfrentando laproblemática de crecimiento documental, nosólo en soporte analógico sino en digital.
En este escenario deben existir políticas deinformación documental, que impulsendesde infraestructura, recursos, y un mediode acceso a la información garantizando a lasociedad en su conjunto, en sus distintosniveles estratos y contextos la informaciónque requieren.
RENDICIÓN DE CUENTAS, TRANSPARENCIA YACCESO A LA INFORMACIÓN
El derecho de acceso ala información es uninstrumento de latransparencia y ésta loes a su vez de unsistema de rendiciónde cuentas, lo quesupone un esquemaasí:
Rendición de cuentas
Transparencia
Acceso a la información
ACCESO A LA INFORMACIÓN
Es la facultad concedida porla ley, que tienen losciudadanos a la consulta dela información, considerandotres estados:
1. 1. ESTADO PASIVO: El Estadotiene la obligación de poner adisposición de la sociedad toda lainformación pública.
2. 2. ESTADO ACTIVO: El ciudadanosolicita expresamente determinadainformación.
3. 3. ESTADO COACTIVO: Es lafacultad que la legislación concede alos órganos de acceso a lainformación para establecer criteriosde clasificación de la informaciónpública.
Acceso a la información
3. Estado coactivo
2. Estado activo
1. Estado pasivo
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MÉXICO
Directrices de Desarrollo
Plan General de DesarrolloInstitucional 2009-2021
Plan Rector de DesarrolloInstitucional 2009-2013
DIRECTRICES
Tránsito de una administración convencional, apoyada enprocesos en papel, a una administración moderna digital
Diseñar y utilizar procesos electrónicos estandarizados
Procesos administrativos en el marco de transparencia,rendición de cuentas y aseguramiento de la calidad
EL RETO ARCHIVÍSTICO
Rendición de cuentas
Transparencia
Acceso a la información
ME
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DO
LO
GÍA
INVESTIGACIÓN = CONOCIMIENTO
Analizar cómo se esta abordando laadministración de los archivosuniversitarios dentro de la creación desistemas de información en diversasdependencias administrativas de laUAEMex.
METODOLOGÍA Investigación guiada por las propuestas
metodológicas diseñadas por InterPARES: Identificación del problema
Colección de datos que respondan a laspreguntas “Respecto de casos de estudiosobre políticas” y recolección de datos delcontexto archivístico de la UAEMex
Primeras iteraciones: Prueba de diferentessoluciones en contextos diferentes. Comparación de las primeras
iteraciones. Segunda iteración: refinar soluciones para
contextos particulares.Comparaciones de las segundas iteraciones.
Reflexión, Análisis y Síntesis.
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Transparencia
Sistema de Gestión de la Calidad
Rendición de cuentas
Normas que regulan procesos administrativos
NORMA DESCRIPCIÓNISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y
VocabularioISO 9001: 2008 Requisitos para un sistema de gestión de la calidad
con fines de certificación.ISO 9004: 2009 Gestión para el Éxito sostenido de una Organización”
Un enfoque de Gestión de calidad. Este ISOproporciona ocho principios de gestión de la calidadpara establecer directrices para la aplicación y uso deun sistema de gestión de la calidad. La normapretende mejorar el desempeño total de laorganización.
ISO 10002: 2004 ,Gestión de la Calidad - Satisfacción del Cliente.Directrices para el tratamiento de las quejas en lasorganizaciones.
ISO 10013:2001 Directrices para la documentación del SGC
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Archivo Universitario
Dirección de Organización y
Desarrollo Administrativo
Dirección de Tecnologías de la Información
y Comunicación
DIAGNÓSTICO
1. La UAEMex crea y controla los documentos en dinámicasoperativas basadas en criterios estandarizados de la Gestiónde la Calidad.
2. Los procesos documentales regulados por procedimientos deSGC no están homologados y estandarizados, prevalecen loscriterios administrativos.
3. El Plan Rector de Desarrollo Institucional no considera laimplementación de las normas o estándares archivísticos parala Gestión Documental.
4. No están definidas con claridad las funcionessustantivas y operativas de las Secretarias, Direcciones,Departamentos y Unidades administrativas.
5. No existe normalización de los procesos deadministración electrónica. La mayor parte de losprocesos del SGC y de la administración de la UAEMexfunciona en soporte papel.
6. El no contar con un sistema de gestión documentalconlleva riesgos de no cumplir con los criterios acceso ala información fiable, protección de datos personales,transparencia de acciones y riesgo de pérdida
7. El riego económico de invertir sólo en TIC es que nose garantice la conservación y preservación de losdocumentos de archivo.
8. La digitalización (scaneo de imágenes) se considerala estrategia de conservación de los documentos. No semenciona la preservación de documentos electrónicos.
9. En ningún documento, lineamiento o SGC seestablece la definición de metadatos.
CONCLUSIONES
La universidad crea documentos análogos y digitalescomo resultado de sus procesos de trabajo no haestablecido estos documentos como bienes o activosque permitan establecer criterios normalizados deconservación y preservación archivística. En estecontexto podemos señalar que:
La realidad archivística de la UAEMex es que no existe unsistema de gestión de documentos que garantice lacreación, la conservación y preservación de los documentosde archivo en un ambiente protegido y estable.
El Archivo Universitario y el Comité Técnico de laDocumentación no han elaborado el cuadro general declasificación, el catálogo de disposición documental y elinventario general.
PLAN ESTRATÉGICO
Elaborar normas de disposición Diseño de métodos de protección de los documentos
de archivo Contar con un plan de emergencia. Preservación de documentos digitales Construir un sistema de archivo digital enfocado a
la conservación a largo plazo. Complementar la aplicación de las normas ISO
9000 en los procesos documentales de la Universidad con normas basadas en criterios archivísticos que garanticen el acceso a la información documental de forma fiable resguardando la protección de datos personales y permitiendo la transparencia de acciones que permitan preservar la memoria de la UAEMex.
