políticas para la administración de activos fijos - inventario inicial

7/25/2019 Polticas Para La Administracin de Activos Fijos - Inventario Inicial

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TABLA DE CONTENIDO

1. DEFINICIONES...........................................................................41.1 Activo Fijo...........................................................................4

1.1.1 Activo Fijo Mueble.......................................................4

1.2 Caractersticas de los Activos Fijos......................................41.2.1 Activo Fijo Controlado.................................................41.2.2 Activo Fijo No Controlado............................................4

1. Estado !sico del activo "jo..................................................41..1 Adecuado...................................................................41..2 No adecuado..............................................................4

1.4 Novedades de Activos Fijos.................................................41.4.1 #raslado......................................................................41.4.2 Ca$bio de res%onsable..............................................41.4. &einte'ro....................................................................41.4.4 &eutili(aci)n...............................................................*1.4.* +aja de un activo "jo..................................................*

1.* C)di'o de +arras................................................................*

1., Es%acios cerrados...............................................................*1.- Es%acios abiertos de una sola nidad.................................*1./ Es%acios abiertos de varias unidades.................................*1.0 Es%acios %blicos................................................................*

2. O3#ICAS 5ENE&A3ES..............................................................*2.1 Co$%ra de Activos Fijos......................................................*2.2 6alor $ni$o establecido %ara re'istrar Activos Fijos....... ..*2. Identi"caci)n de Activos Fijos Muebles...............................*2.4 &e'istro 7 control ad$inistrativo de Activos Fijos...............*2.* &es%onsables de Activos Fijos.............................................,2., Entre'a de Activos Fijos en Donaci)n..................................,2.- Ase'ura$iento de Activos Fijos..........................................,

. O3#ICAS DE IN6EN#A&IOS......................................................,

.1 Inventarios..........................................................................,.1.1 Inventario Inicial.........................................................-.1.2 Inventarios de 6eri"caci)n..........................................-.1. Inventario %or desvinculaci)n.....................................-

.2 Novedades de Activos Fijos.................................................-.2.1 &e%orte de activos construidos.................................../.2.2 #raslado activos %or ca$bio de ubicaci)n 7 8 o centro de costo /.2. &e%orte %or %9rdida: ;urto o robo de Activos............./.2.4 &einte'ro de Activos.................................................../.2.* &eutili(aci)n de Activos Fijos....................................../

4. &ESONSA+I3IDADES................................................................/

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Vicerrectora Asuntos Administrativos y Financieros

Direccin Administrativa

Tel: 33999 !"ts: 22#3 $ 2293

%ogot D&'&( 'olom)ia

A)ril de 2##9


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4.1 &es%onsabilidades 5enerales............................................./4.2 &es%onsabilidades es%ec"cas............................................0

4.2.1 6icerrectora Ad$inistrativa 7 Financiera....................04.2.2 Direcci)n Ad$inistrativa.............................................04.2.


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INTRODUCCION

El %resente docu$ento contiene las %olticas establecidas %or la

niversidad %ara ad$inistrar 7 controlar los Activos Fijos Muebles:co$o %arte de ellas: de"ne las res%onsabilidades de %ro!esores 7e$%leados sobre los activos asi'nados %ara el cu$%li$iento desus actividades.

Dentro de los objetivos =ue se buscan con este docu$ento: seencuentran los si'uientes

Dar a conocer de !or$a clara las %olticas ado%tadas %or laniversidad %ara la Ad$inistraci)n de los Activos Fijos.

De"nir las res%onsabilidades de %ro!esores 7 e$%leados

res%ecto de la ad$inistraci)n de los activos "jos a su car'o.

Establecer las %olticas 7 %rocedi$ientos %ara $antener unadecuado re'istro 7 control de los activos "jos $uebles.

Orientar a los %ro!esores 7 e$%leados: sobre el %er$anentecu$%li$iento de las %olticas establecidas relacionadas con laAd$inistraci)n de Activos Fijos.

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1. DEFINICIONES

ara e!ectos de esta %oltica se de"ne

1.1 Activo Fijo

Se considera Activo Fijo el bien $ueble

a. Cu7a vida til es $a7or a un ao.b. No est destinado %ara la venta dentro del 'iro nor$al de la actividad

econ)$ica de la niversidad.c. Se usa con la intenci)n de e$%learlo en !or$a %er$anente en la

%restaci)n de servicios o en el desarrollo de labores de la niversidad.d. Cu7o valor de ad=uisici)n: donaci)n o construcci)n sea su%erior a 2.*

SMM36.

3os activos "jos con un valor in!erior al establecido: se re'istraran co$o

activos "jos $enores %ara e!ectos contables.

1.1.1 Activo Fijo Mueble

+ien tan'ible $)vil: usado %ara el desarrollo de la actividad econ)$ica dela niversidad: entre otros se encuentran

a. E=ui%os de c)$%utob. Ma=uinaria 7 e=ui%oc. E=ui%os de o"cinad. E=ui%os de laboratorioe. E=ui%os de teleco$unicaciones!. E=ui%os de radio 7 sonido'. 6e;culos

;. Obras de artei. E=ui%os de %ro7ecci)n 7 "l$aci)nj. Muebles 7 enseresG. Activos construidos1en la niversidad

1 +ien !abricado %or %artes ad=uiridas inde%endiente$ente cu7o ori'en se %uede dar%or un %ro7ecto acad9$ico o de investi'aci)n.

1.2 Caracter!tica! "e lo! Activo! Fijo!

1.2.1 Activo Fijo Co#trola"o

+ien sobre el cual se reali(a se'ui$iento ad$inistrativo Hre'istro: se'ui$iento7 control %or %arte del


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1.'.$ Rei#te*ro

Devoluci)n de un activo "jo al Al$ac9n del De%arta$ento de Ad=uisiciones7 Su$inistros. .

1.'.' Reutili+aci,#

so de un activo "jo %revia$ente reinte'rado.

1.'.- Baja "e u# activo &jo

&etiro de"nitivo: ad$inistrativo 7 contable de un activo "jo de laniversidad.

1.- C,"i*o "e Barra!

C)di'o nu$9rico unvoco en !or$ato de barras: con el =ue se identi"ca unactivo "jo.

1. E!)acio! cerra"o!


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2.- Re!)o#!able! "e Activo! Fijo!

3os %ro!esores H%lanta o ctedra: e$%leados H%lanta o te$%orales 7estudiantes vinculados con la niversidad bajo cual=uier $odalidad decontrataci)n: sern res%onsables de los activos "jos a su car'o: los cuales

le sern entre'ados con LActa de Entre'a de Activos Fijos HAF?1 o LActa deCierre de Inventario HAF?2.

ara e!ectos ilustrativos: en el si'uiente cuadro se $uestra de !or$a'eneral: los activos a car'o %or ti%o de res%onsable: los cuales se detallanen los nu$erales si'uientes.

Re!)o#!able

Ti)o "eRe!)o#!able

Ti)o "e Activo!

ro!esor lanta

Ctedra

1. Activos de la o"cina o %uesto detrabajo asi'nado.

2. Activos de taller 78o laboratorio%ara uso %ersonal.

. Activos asi'nados %or el Decano.E$%leado Coordinador #aller

o 3aboratorio

1 Activos de la o"cina o %uesto de

trabajo asi'nado.2 Activos de taller 78o laboratorio a

car'o.#9cnico #aller o3aboratorio

1 Activos de la o"cina o %uesto detrabajo asi'nado.

2 Activos de taller 78o laboratorio acar'o.

E$%leado Otros car'osad$inistrativos


2 Activos asi'nados %or el Decanode Facultad o Director deDirecci)n.

#e$%orales 1 Activos de la o"cina o %uesto detrabajo asi'nado.


6inculadosconcontratosciviles



Estudiante 1 Activos de la o"cina o %uesto detrabajo asi'nado.

2 Activos de taller 78o laboratorio%ara uso %ersonal.

Activos asi'nados %or el Decanode Facultad o Director deDirecci)n.

2. E#tre*a "e Activo! Fijo! e# Do#aci,#3a 6icerrectora Ad$inistrativa 7 Financiera ser la unidad autori(ada en laniversidad %ara donar Activos: en cu$%li$iento de las dele'acionesautori(adas %or el Co$it9 Directivo: contando con el aval 78o su'erencia de lanidad corres%ondiente.

3os Activos no %odrn ser vendidos o donados %or la nidad o %or la %ersonares%onsable de los $is$os.

2./ A!e*ura(ie#to "e Activo! Fijo!

3a Direcci)n Ad$inistrativa ase'urar los bienes de la niversidad 7 tra$itarel %a'o de la %ri$a %or ;urto: dao o %9rdida. As $is$o: ser la =ue decida

cuando se ;ace recla$aci)n ante la co$%aa de se'uros: de acuerdo con laconveniencia institucional.

El valor recibido co$o inde$ni(aci)n %or la recla$aci)n de bienes ante laco$%aa de se'uros: ser consi'nado en el centro de costo al cual estaasi'nado el activo "jo.

3a Direcci)n Ad$inistrativa deber avisar a la co$%aa de se'uros laocurrencia de cual=uier ;ec;o =ue %ueda lle'ar a constituir siniestro: dentrode los die( H1? das si'uientes a la ocurrencia del $is$o.

$. 3OL4TICAS DE IN7ENTARIOS

A continuaci)n se relacionan las %olticas contenidas en cada uno de los

%rocesos %ara la ad$inistraci)n de activos "jos.

$.1 I#ve#tario!

ara todos los casos: I#ve#tariose entiende co$o la relaci)n ordenada 7detallada del conjunto de activos asi'nados a una %ersona.

a. 3as unidades debern %restar toda la colaboraci)n 7 su$inistrar lain!or$aci)n re=uerida: %ara =ue el


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b. #odos los activos "jos controlados encontrados en el rea donde serealice la to$a !sica: sern to$ados en cuenta en el inventario.

c. Cuando se encuentren bienes de terceros en %oder de la niversidad:la nidad deber de$ostrar la %ro%iedad del bien en cabe(a del tercero

%or $edio de un docu$ento =ue lo so%orteJ en caso contrario en el%roceso de conciliaci)n de in!or$aci)n: se veri"car la %ertenencia delbien.

$.1.1 I#ve#tario I#icial

Corres%onde al inventario =ue reali(a la Direcci)n Ad$inistrativa enco$%aa de la %ersona res%onsable de los activos "jos inventariados H6ernu$eral 4 &es%onsabilidades: con el "n de ;acerle su entre'a !or$al conel LActa de Cierre de Inventario HAF ?2: de los activos a su car'o. Esteinventario: se ver a!ectado %or las di!erentes novedades =ue %resenten enel !uturo los activos "jos Hco$%ras: bajas: traslados: retiros: entre otros..

$.1.2 I#ve#tario! "e 7eri&caci,#

Corres%onden a los inventarios =ue tienen co$o "n con!rontar la eKistencia!sica de los activos "jos inventariados: contra los re'istros de controlestablecidos %or la niversidad. Estos inventarios %ueden ser solicitados ala Direcci)n Ad$inistrativa %or el Director de la nidad.

a. El


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>u$ana %ara =ue dentro del %roceso de retiro solicite aclaraci)n delas di!erencias encontradas al res%onsable.

$.2 Nove"a"e! "e Activo! Fijo!

a. 3as novedades =ue %resenten los Activos Fijos: tales co$o traslado decentro de costo: ca$bio de res%onsable: reinte'ro de ele$entos alAl$ac9n: %9rdida: no uso %er$anente: dao %er$anente: entre otros.:debern ser re%ortadas %or %arte del res%onsable del activo al


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=uien este desi'ne: a trav9s de un Inventario %or Desvinculaci)n: losactivos a su car'o.

d. In!or$ar o%ortuna$ente al De%arta$ento de Ad=uisiciones 7Su$inistros sobre daos en e=ui%os co$%rados =ue ten'an 'aranta

vi'ente: con el "n de ;acerla e!ectiva.e. &e%ortar in$ediata$ente la %9rdida o robo de los activos a su car'o al

De%arta$ento de Se'uridad 7 Servicios 5enerales %ara los tr$itescorres%ondientes a investi'aci)n: denuncia: re%orte a la Direcci)n de5esti)n >u$ana 7 de ser %ertinente: recla$aci)n a la co$%aa dese'uros.

!. 3os e=ui%os asi'nados a %ro!esores 7 e$%leados son %ara uso dentrode las instalaciones de la niversidadJ si %or ra()n de la labor debenser utili(ados !uera de ellas: se debe contar con a%robaci)n escrita delDirector del rea o de a =uien est9 ;a7a desi'nado.

'.2 Re!)o#!abili"a"e! e!)ec&ca!

'.2.1 7icerrectora A"(i#i!trativa 6 Fi#a#ciera

a. A%robar las %olticas 7 %rocesos re=ueridos %ara la asi'naci)n deres%onsabilidades 7 $anejo ad$inistrativo de los Activos Fijos de laniversidad.

b. Autori(ar donaciones de Activos Fijos de la niversidad.

'.2.2 Direcci,# A"(i#i!trativa.

a. A%robar el crono'ra$a se$estral de inventario.

b. A%robar el re'istro de los ajustes %or !altantes o sobrantes derivadosde la to$a !sica de inventario: se'n el valor =ue se estable(ca %or elCo$it9 de Activos Fijos.

c. E$itir los a( 7 Salvos de Activos Fijos de acuerdo con los resultados delos %rocesos de inventario %or desvinculaci)n.

d. A%robar las %ro%uestas %resentadas %or los o!erentes corres%ondientesa la venta de Activos Fijos reinte'rados al De%arta$ento deAd=uisiciones 7 Su$inistros.

'.2.$


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b. &eali(ar cuando sea %ertinente: las investi'aciones %or %9rdida o robode activos "jos 7 co$unicar su resultado al Director de nidad o e!e deDe%arta$ento: a Direcci)n de 5esti)n >u$ana: al De%arta$ento deAd=uisiciones 7 Su$inistros 7 a Auditora Interna.

'.2./ Direcci,# "e 5e!ti,# >u(a#a

a. &e%ortar o%ortuna$ente al


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I. Al $o$ento de ca$bio de turno se debern entre'ar los activos conacta 78o inventario.

II. El Acta de Entre'a de Activos Fijos HAF?1 deber ser "r$ada %or

todos los usuarios $lti%les.

-.- Bie#e! "e la U#iver!i"a" e# )o"er "e tercero!

a. El Director de la nidad %resta$ista del bien: asi'nar una %ersona desu unidad %ara =ue lleve un re'istro de los activos %restados a terceros7 'arantice el adecuado uso: cuidado 7 conservaci)n %or %arte del%restario.

b. El Director de la nidad re%ortar de !or$a in$ediata al De%arta$ento

de Ad=uisiciones 7 Su$inistros: la salida 7 entrada a las instalacionesde la niversidad de estos bienes: %ara e!ectos de re%ortar a laase'uradora.

c. El Director de la nidad debe 'aranti(ar =ue la nidad %resta$ista delbien dar buen uso 7 %rotecci)n de los $is$os durante el tie$%o =ueest9 en su %osesi)n.

-. Bie#e! "e tercero! e# )o"er "e la U#iver!i"a"

a. Cada nidad llevar un re'istro de los bienes de terceros en su %oder:identi"cando la descri%ci)n del ele$ento: in!or$aci)n del %ro%ietariodel bien: !ec;a de in'reso: condiciones de uso 7 %er$anenciaconvenidas.

b. ara e!ectos de inventario: debe %oseer una co%ia del docu$ento conel =ue el bien le !ue entre'ado %or su %ro%ietario a la niversidad.

c. 3a nidad deber 'aranti(ar =ue los bienes de terceros en su %oderest9n ase'urados.

. ACTI7OS FI@OS DESTINADOS 3ARA 3RSTAMO AESTUDIANTES: 3ROFESORES 8O EM3LEADOS

a. El tie$%o de %r9sta$o a estudiantes: %ro!esores 78o e$%leados: nodeber eKceder la !ec;a de ter$inaci)n de su vnculo con laniversidad.

b. Cada nidad asi'nar un %ro!esor o e$%leado res%onsable de estosbienes e i$%le$entar controles =ue 'aranticen la adecuada custodia delactivo %or %arte del %restatario.

c. Cuando %ara la actividad de %r9sta$o se re=uieran varios coordinadores oauKiliares =ue o%eran %or turnos: se deber tener en cuenta =ue

I. El Acta de Entre'a de Activos Fijos HAF?1 deber ser "r$ada %or todoslos coordinadores o auKiliares =ue estn a car'o del %r9sta$o deactivos.

d. 3as unidades %odrn i$%le$entar los controles =ue consideren%ertinentes %ara el cuidado de sus activos dis%onibles %ara %r9sta$o:teniendo en cuenta =ue los $ni$os a establecer son

I. Mantener un inventario de activos dis%onibles %ara %r9sta$o:discri$inando los de %r9sta$o en sitio HE=ui%os dis%onibles %ara%r9sta$o =ue no %ueden ser retirados de los laboratorios: talleres o

salas acondicionadas %ara estos 7 los de %r9sta$o !uera del sitioHE=ui%os dis%onibles %ara %r9sta$o: =ue %ueden ser usados dentro o!uera del ca$%us de la niversidad.

II. 3levar control detallado sobre

Fec;a 7 ;ora de %r9sta$o: !ec;a 7 ;ora li$ite de %r9sta$o 7 !ec;a 7;ora de devoluci)n del activo.

No$bre: docu$ento de identidad o carn9 7 relaci)n =ue tiene el%restatario con la niversidad.

bicaci)n !sica del bien durante el tie$%o de %r9sta$o: si es %r9sta$o!uera del sitio.

Finalidad de uso del e=ui%o Hdescri%ci)n del trabajo a reali(ar.

III. Cuando el activo "jo va7a a ser utili(ado !uera de las instalaciones de

las instalaciones de la niversidad: deber ;acerse "r$ar el res%ectivodocu$ento de salida utili(ado %or la nidad.

+o'ot: D.C.: unio 2??0

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