LINEAMIENTOS FORMULACIÓN DEL PLAN

OPERATIVO ANUAL2010

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓNGERENCIA DE PLANIFICACIÓN ESTÁTEGICA

Constituye el marco de referencia u orientación que las Direcciones de Staff, Nacionales y Departamentales del MINED deben considerar en el proceso de formulación de sus correspondientes Planes Operativos Anuales.

Facilitan la formulación del Presupuesto.

Proporcionan formatos estandarizados para la estructura del POA.

IMPORTANCIA DE LOS LINEAMIENTOS

. Normas Técnicas de control Interno Específicas del Ministerio de Educación y del Consejo Nacional para la Cultura y el Arte.

Art. 36: Todas las Unidades Organizativas elaborarán sus planes operativos anuales que contendrán sus propios objetivos y metas orientados al logro de los objetivos institucionales.

Dichos planes deben considerar los indicadores de resultados o desempeño que permitan la evaluación de los mismos”.

Art. 38: “La Dirección de Planificación Educativa emitirá oportunamente a nivel institucional los lineamientos necesarios para la elaboración de los Planes Operativos Anuales y brindará la asistencia técnica, con el propósito de que éstos sean coherentes y congruentes con los objetivos y metas institucionales”.

Art. 39: “La dirección de Planificación Educativa, en coordinación con la Dirección General, Directores Nacionales, Directores de Staff, Directores Departamentales de Educación y los Gerentes de componentes de diferentes proyectos serán los responsables de integrarlos al plan operativo institucional”.

BASE PARA LA FORMULACIÓN DEL POA

Plan Estratégico institucional es el marco referencial de la institución en su conjunto que contiene las políticas y líneas estratégicas a seguir para la consecución de los objetivos generales y específicos que se proyecta alcanzar en el mediano o largo plazo.

Plan Operativo Anual (POA): es el documento que contiene los distintos objetivos operativos, metas y actividades que una dirección específica proyecta desarrollar durante el año en referencia.

Matriz del Plan Operativo Anual: tabla diseñada para estandarizar la presentación de los elementos que conforman el Plan Operativo Anual.

CONCEPTOS BÁSICOS - POA

La formulación del Plan Operativo Anual de cada una de las Direcciones debe desarrollarse de forma participativa involucrando activamente al Director, a los responsables de las distintas unidades técnicas y a otros actores internos o externos que puedan contribuir favorablemente en el proceso de formulación y ejecución del Plan.

La Gerencia de Planificación Estratégica brindará asistencia técnica a las distintas Direcciones en la formulación de los planes operativos anuales, como asesoramiento, acompañamiento, revisión de productos y retroalimentación.

Los objetivos específicos de cada Dirección deben estar articulados con las líneas estratégicas del Ministerio de Educación

CONSIDERACIONES GENERALES

PARTE I. Diseño conceptual del plan de trabajo: ésta deberá detallar los aspectos descriptivos de la Dirección en relación a:

o Misión: Se refiere al compromiso que asumen los miembros de la unidad, su razón de ser, lo cual justifica su existencia. Esta debe responder a las preguntas: ¿Quiénes somos?, ¿Qué hacemos?, ¿Para quién lo hacemos? Y ¿Cómo lo hacemos?

o Visión: Su imagen futura, es decir, la máxima aspiración de transformación que tiene. Muestra un estado futuro ideal al cual se aspira a llegar o el cual se quiere construir y responde a las preguntas: ¿Qué queremos ser?, ¿Hacia donde vamos? y ¿Cómo vemos a los usuarios para los que trabajamos?

o Una visión bien diseñada integra a las personas y marca el rumbo de desarrollo.

ESTRUCTURA DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

Objetivo General: Declaración concreta en que se detallan los logros o resultados que se desean alcanzar de un proyecto a diferentes niveles (de corto a largo plazo).

Objetivos Específicos: Es la especificación de una Parte del objetivo general. Es la contribución que cada unidad hace al logro de los objetivos generales.

Líneas Estratégicas a que responde: La adaptación de los recursos y habilidades de la organización al entorno cambiante, aprovechando oportunidades y evaluando riesgos en función de objetivos y metas.

Áreas de Efectividad (Resultados Esperados) Representan los resultados que se esperan de cualquier estructura o

puesto de trabajo, por lo tanto son elementos estratégicos que responden a la misión del Ministerio. No son las actividades que se hacen, sino los logros que se buscan.

ESTRUCTURA DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

REGLAS PARA DEFINIR LAS ÁREAS DE EFECTIVIDAD

a) Use de una a cinco palabras.b) Elimine indicadores direccionales como son: “incremento”,

“optimizar”, “satisfacer”.c) Evite tanto cantidad o tiempos límites.

TIPS PARA DESARROLLAR LAS ACTIVIDADES

d) Piense en el Área de Efectividad como un pastel y en las actividades como en los ingredientes del pastel.

e) Comenzar con un verbo con terminación “ar”, “er”, “ir”.f) Que nada importante se quede fuera de las actividades. Para

que el pastel guarde la calidad no debe faltar ningún ingrediente de la receta.

ESTRUCTURA DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

PARTE II. Matriz del Plan Operativo Anual:

o Matriz de POA: específica el Objetivo General de la Dirección: Línea estratégica seleccionada, los objetivos específicos, meta trazada, las actividades necesarias para su consecución, los medios de verificación de la realización de la actividad, los tiempos de ejecución, el presupuesto y la unidad técnica y funcionario respectivo.

o Objetivo: Describen los resultados que se desean alcanzar en aquellas áreas de reto o desafío que llevan la estructura organizativa a un proceso de desarrollo.

o Los objetivos específicos: son aquellos definidos a un nivel de unidades técnicas y se expresan en términos de ejecuciones.

o Meta: es la traducción de los resultados en términos cuantitativos que se desea concretar en la realización de los objetivos específicos. Cada meta conlleva responsable y tiempo asignado.

ESTRUCTURA DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

o Actividad (es): Son las principales acción (es) operativa necesaria (s) que permiten alcanzar el cumplimiento de la meta.

o Medios de Verificación: Son instrumentos que permiten validar, documentar las acciones que se han realizados por el cumplimiento de las metas y objetivos trazados en el POA.

PARTE III. Plan de Acción (Consolidado de Actividades)

o Es la programación de las tareas de una actividad específica que se realizará en determinado período de tiempo, las cuales deben ser coordinadas con las diferentes unidades involucradas. En el caso del Ministerio de Educación ha sido el ejercicio denominado: Consolidado de actividades.

MATRIZ DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

PLAN OPERATIVO ANUAL 2010(1) DIRECCIÓN___________________________________________

(2) Objetivo General de la Dirección:

(3) Línea Estratégica:

(4) Indicador Plan de Gobierno:

(5) Objetivo (6) Meta (7) Actividades (8) Medios de Verificación

(9) Tiempo(10) Fuente de Financiamiento

(11) FuncionarioUnidad

responsableCDESDonaciones Otras fuentes

(fideicomiso, préstamo)Inicio Fin Monto Donante

Totales

1. Dirección: escribir el nombre completo de la Dirección de Staff, Nacional o Departamental correspondiente.

2. Objetivo General de la Dirección: escribir la finalidad técnica de la Dirección de Staff, Nacional o Departamental correspondiente.

3. Línea Estratégica: anotar la línea estratégica del Plan Estratégico Institucional a la que contribuye la Dirección en referencia. Una determinada Dirección podrá contribuir a más de una línea estratégica.

4. Indicar del Plan de Gobierno y código del indicador: anotar el indicador y el código del plan de gobierno que se relaciona con los objetivos específicos operativos.

5. Objetivo Operativo: anotar el objetivo operativo de la Dirección en coherencia con la línea estratégica y el programa al que abona. Un objetivo operativo podrá no estar relacionado con ningún programa o línea estratégica.

INDICACIONES PARA EL LLENADO DE LA MATRIZ DEL POA

7. Actividades: listar las principales actividades que deben desarrollarse para la consecución de la meta.

8. Medios de Verificación de la actividad: instrumento que permite verificar la realización y el cumplimiento de la actividad programada.

9. Período de ejecución de la actividad: para cada actividad, indicar el mes en que se iniciará y en el mes que finalizará.

10. Fuente de Financiamiento: debe indicar para cada objetivo la fuente de financiamiento y el monto estipulado.

11. Unidad Técnica y funcionario responsable: indicar la unidad técnica t el nombre y cargo del funcionario responsable.

6. Meta Actual: registrar la traducción cuantitativa del objetivo operativo, en la cual se puntualiza “cuánto” de ese objetivo va a lograrse y “dónde” va a realizarse durante el año de ejercicio.

PLAN DE ACCIÓN (Consolidado de actividades)PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES CON (ACTOR)

PLAN 2010

MES Nº FECHA ACTIVIDAD PARTICIPANTES DIRECCIÓN RESPONSABLE

UNIDAD RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

OBJETIVO: Unificar los criterios para el completar el plan de acción (consolidad de actividades) por actores.

MES: Colocar nombre del mes en letras y completo, según como se envía en el formato.

FECHA: Colocar la fecha en términos numéricos Día/mes/año.

Ejemplo: Correcto: 10/09/2009 Incorrecto: 10/sep/09 ó 10/09/09

ACTIVIDAD: Detallar específicamente quienes son los participantes y únicamente en los actores que participarán.

DIRECCIÓN RESPONSABLE: Colocar en todas las casillas el mismo nombre, ya sea nombre completo o abreviatura de la Dirección responsable.

UNIDAD RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD: Colocar en las casillas correspondientes el nombre completo.

GUÍA LLENADODEL PLAN DE ACCIÓN

FIN DE PRESENTACIÓN