po040 manejo de cambios

Procedimiento

“Manejo de Cambios” PO.040 Revisión 2 Válido desde: 28.07.2015 Página: 2 / 12

YPFB Transporte S.A. FG.002 R6

1. OBJETIVO Y ALCANCE

Objetivo: Establecer los requisitos a seguir para identificar, proponer, evaluar, autorizar, controlar, ejecutar y cerrar los cambios que alteren y/o afecten al diseño del proceso operativo, ya sean éstos temporales o permanentes.

Asegurar que el cambio realizado sea analizado adecuadamente en cuanto al impacto a la Calidad, Seguridad, Salud, Medio Ambiente, de tal manera de mantener una óptima integridad de los activos, continuidad operativa, costos e imagen de YPFB Transporte S.A.

Alcance: El presente procedimiento es aplicable a las áreas de la Gerencia de Operaciones y a la Jefatura de Administración, en los siguientes procesos:

Operaciones Líquidos y Gas Proyectos y Construcciones Mantenimiento de Equipos en Estaciones Mantenimiento de Líneas Sistema de Gestión de Mediciones (SGM) Mantenimiento de Instrumentos y Sistemas de Control Mantenimiento Automotriz Control del Sistema Servicios Generales

El Procedimiento PO.040 Manejo de Cambios no se aplica en:

Trabajos de reemplazo (substitución). Trabajos que después de hacer un análisis preliminar y completando el formulario LO.021

Análisis para Determinar un Cambio se determina que no aplica un manejo de cambio. ElJefe Operativo con el proponente determinan que no aplica un MDC.

Trabajos relacionados con mantenimientos programados de equipos MP1, MP2, MP3,MP4, MP5.

Trabajos bajo el mantenimiento predictivo.2. DESARROLLO

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2.1

2.1.1 Completar la LO.021Análisis para Determinar un Cambio e identificar si el trabajo propuesto es un cambio o no es un cambio.En caso de que el trabajo propuesto cambie el diseño del equipo, pero no altere al proceso ni afecte la seguridad del sistema, no es necesario seguir el procedimiento del MDC sino el de una Orden de Trabajo.

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2.1.2 Elaborar el requerimiento escrito para proponer un cambio a través del formulario FO.190 Manejo de Cambios Parte I (Antecedentes), adjuntando los documentos de respaldo y llenando en forma clara y objetiva todos los campos de la información requerida.

R A

2.1.3 Identificar claramente sí el cambio es “Permanente” o “Temporal”, en este último se deberá llenar la fecha de inicio y de fin para continuar con el proceso.

R A

2.1.4 Identificar si el cambio genera; Entrenamiento adicional, Cambios en la documentación del SGN y/o la Actualización de datos técnicos de equipos. En el caso de actualizar planos o mapas se deben detallar los números y los tipos de planos o mapas a actualizar.

R A

2.1.5 Elaborar un Análisis de Riesgo bajo el concepto de “Antes” en las condiciones actuales, usar las herramientas aprobadas (Hazop o What If para proyectos con ingeniería o FO.191 Análisis de Riesgos "Antes" y "Después" para proyectos sin ingeniería).

R A

2.1.6 Para el caso de Proyectos adjuntar, como parte de la documentación del cambio el informe final del análisis Hazop o What If.

R I

2.1.7 Elaborar un Análisis de Riesgo bajo el concepto de “Después” y con la inclusión del cambio propuesto (como si el cambio ya hubiese sido ejecutado). Este ejercicio ayudará a encontrar, si lo hubiera, riesgos adicionales. Usar para los proyectos con ingeniería el Hazop o What If, o el FO.191 Análisis de Riesgos "Antes" y "Después" para los proyectos que no tienen ingeniería.

R A

2.1.8 Realizar el análisis interno y autorizar para proseguir con el cambio.

I R A

2.1.9 Nominar al Especialista encargado de analizar el cambio. Parte II (verificación) del FO.190 Manejo de Cambios.

I R CR

2.1.10 Determinar la necesidad de un Especialista Externo. I I R

2.1.11 Generar la OTG y asignar numeración correlativa al formulario FO.190 Manejo de Cambios y registrar el mismo para su posterior seguimiento.

I I R

2.1.12 Realizar el análisis y determinar si el cambio propuesto es procedente o no procedente. Nota: Para los equipos del SGM, se debe asegurar que las características metrológicas del equipo propuesto son iguales o mejores que las del equipo anterior.

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2.1.13 Realizar el registro de la parte II (verificación) del proceso.

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2.1.14 Autorizar ejecución del cambio propuesto, Parte III (Autorización) del FO.190 Manejo de Cambios.

R

2.1.15 Ejecutar el (los) trabajo(s) que implica(n) el cambio. Ver punto 2.5

I I I R

2.1.16 Realizar el registro de la parte III (autorización) del proceso.

I I I R

2.1.17 Realizar el seguimiento y control del proceso de MDC asegurando el cumplimiento de los requerimientos de cada una de las etapas.

I R CR

2.1.18 Asegurar que las recomendaciones emitidas en los análisis de riesgos Hazop o What If hayan sido ejecutadas.

R I A

2.1.19 En caso que el cambio afecte la documentación del Sistema de Gestión de Negocios, notificar al responsable del documento para su análisis y actualización. Cuando se trate de documentación propia de estaciones, se deben canalizar los cambios a estos a través de los Jefes Operativos.

R CR A

2.1.20 Elaborar el listado de los nuevos equipos con todos los datos técnicos requeridos (marca, serie, modelo, datos técnicos, etc.) y enviar a Control Financiero – Activo Fijo.

R I I I

2.1.21 Dar de alta los nuevos y/o transferencia de activos fijos en la Jefatura de Activo Fijo y Costos (según PF.022 Gestión de Activos Fijos), Parte IV (Actualización Información Técnica) del FO.190 Manejo de Cambios. Ver punto 2.6

I I I R

2.1.22 Colocar el etiquetado a los equipos nuevos, tomando encuenta el color correspondiente de los equipos del SGM.

C C C I R

2.1.23 Gestionar una nueva confirmación metrológica, en caso de que el cambio realizado sea a un instrumento o equipo del Sistema de Gestión de Mediciones.

R I

2.1.24 Actualizar los datos técnicos de los equipos nuevos emergentes del MDC, Parte IV (Actualización Información Técnica) del FO.190 Manejo de Cambios. Ver punto 2.6.

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2.1.25 Actualizar planos como resultado del cambio realizado. (Actualizar significa integrar los cambios a los planos y/o mapas relacionados, generando la última revisión), Parte IV (Actualización Información Técnica) del FO.190 Manejo de Cambios . Subir los planos a la intranet de la Empresa, en el sitio “Biblioteca Virtual”, para que se encuentre disponible a los usuarios correspondientes. Ver punto 2.6

I I I I R

2.1.26 Dar conformidad del cambio ya ejecutado (previa verificación de: la ejecución de los trabajos y si están de acuerdo a lo autorizado, la actualización de los planos y/o mapas, de los datos técnicos y documentos relacionados), Parte V (Conformidad) del FO.190 Manejo de Cambios. Ver punto 2.7

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2.1.27 Validar las actualizaciones de los planos que fueron cargados en Intranet - Biblioteca Virtual.

R

2.1.28 Registrar y archivar el formulario FO.190 Manejo de Cambios una vez se haya ejecutado el cambio (incluidos los documentos originales y los complementarios).

I R

2.1.29 Enviar los planos y/o mapas actualizados y aprobados a la biblioteca.

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R: Responsable A: Aprueba I: Informado CR: Corresponsable C: En Coordinación con

2.1. Directrices

El manejo de cambio establece un proceso ordenado que permite un adecuado análisis y control de los cambios generados, a través del formulario FO.190 Manejo de Cambios, sean estos permanentes o temporales.

En todo proceso de MDC se deben aplicar los siguientes conceptos:

Todo cambio debe ser propuesto por personas con amplio conocimiento en la especialidaddel cambio, quienes deben identificar claramente todas las tareas incluidas en el cambiopropuesto.

El periodo de duración de los cambios temporales debe ser claramente definido. Todo cambio debe ser revisado y declarado procedente o no procedente por especialistas,

quienes deberán ser nominados por los Subgerentes de la Gerencia de Operaciones ydeberán ser profesionales con amplio conocimiento en la especialidad, motivo del MDC.

Es obligación elaborar los análisis de riesgo en el momento de apertura del MDCutilizando los siguientes conceptos:

Procedimiento



o Antes: Se obtiene utilizando las metodologías: Hazop, What If para proyectos coningeniería o el formulario FO.191 Análisis de Riesgos "Antes" y "Después" para losproyectos que no tienen ingeniería. Estos deben hacerse antes de emitir el FO.190Manejo de Cambios. La(s) recomendación(es) permitirá(n) usarse comojustificación del cambio propuesto. En esta etapa es importante recordar que elproponente debe analizar los riesgos de todas las tareas que el cambio incluye (ej.pruebas hidráulicas, conexiones temporales o permanentes, trampas de chancho,instalación temporal de espacios de acopio de agua, hot taps, entre otros.)

o Después: Se obtiene a través de un análisis del riesgo adicional, considerando elcambio propuesto como si este ya se hubiese ejecutado. Usar para los proyectos coningeniería el Hazop o What If, o el FO.191 para los proyectos que no tieneningeniería. En esta etapa es importante recordar que el proponente debe analizar losriesgos de todas las tareas que el cambio incluye (ej. pruebas hidráulicas,conexiones temporales o permanentes, trampas de chancho, instalación temporal deespacios de acopio de agua, hot taps entre otros.)

Los cambios temporales deben tener claramente establecidos su periodo de duración (inicioy fin).

Los trabajos relacionados a un cambio no pueden ser ejecutados sin previa aprobación delFO.190 Manejo de Cambios, SALVO LOS CASOS DE EMERGENCIA.

En caso de emergencia, una vez que esta se haya concluido, el responsable del trabajo y/odepartamento afectado, debe generar el MDC correspondiente y realizar el procesocompleto (apertura, análisis de riesgo, actualizaciones y cierre).

El formulario FO.190 Manejo de Cambios debe estar con todas las firmas autorizadas yregistros de los puntos focales.

Los roles de los involucrados en cada MDC están claramente definidos y todos debencumplir con lo establecido en el presente procedimiento.

El responsable del área ya sea este Jefe Operativo o Jefe Administrativo, es responsable delmonitoreo del MDC desde su inicio hasta el cierre, exigiendo en cada etapa elcumplimiento de los requerimientos.

Los puntos focales son los responsables de registrar las OTG´s y OTC´s, monitorear elestado del trámite, las fechas de finalización, enviar notificaciones al proponente, alSupervisor del Proponente y Jefe Operativo de los MDC si los plazos están vencidos eidentificar las causas por que no se cierran los MDC.

La Jefatura de Activo Fijo es la responsable de dar de alta los activos nuevos, de registrarlos equipos transferidos y de colocar los TAGs correspondientes previa verificación encampo. según PF.022 Gestión de Activos Fijos.

Los puntos focales de la Subgerencia de Mantenimiento (Equipos, Instrumentación,Líneas) son los responsables de actualizar los datos técnicos en el Sistema JDEdwards.

Es responsabilidad del Supervisor del Proponente, informarle al mismo en un máximo de10 días hábiles, la aceptación o negación del cambio propuesto, en caso de una negativa, sedeberán incluir los argumentos técnicos/administrativos/de seguridad del por qué no seacepta el cambio.

Adjuntar al formulario FO.190 Manejo de Cambios los siguientes documentos:

Apertura: Proyectos con Ingeniería

Ingeniería de detalle y planos aprobados para la construcción Los análisis de riesgo del ANTES y del DESPUÉS.

Procedimiento



Otra documentación inherente al cambio (procedimientos, instrucciones, manuales,certificados, fotos, u otros que se consideren importantes incluir para facilitar elanálisis del especialista).

Proyectos sin Ingeniería

Croquis, fotos, memorias de cálculo, manuales, especificaciones u otros documentosque se consideren importantes.

Análisis de riesgo “ANTES” y ”DESPUÉS”.Cierre:

El Jefe Operativo/Administrativo debe asegurarse antes del cierre del MDC que se tenga:

Registro de los cambios debidamente firmado por los responsables, donde se evidenciede que todas las recomendaciones emitidas por el Hazop, What If o el formularioFO.191 Análisis de Riesgos "Antes" y "Después" y las sugerencias de correcciónemitidas durante el proceso de revisión de la ingeniería básica, hayan sido incorporadasen la ingeniería de detalle.

Todos los datos técnicos de los equipos nuevos o transferidos emergentes del MDChayan sido actualizados en el sistema JDEdwards.

Todos los cambios ejecutados en el MDC estén integrados en los diferentes planos dela estación y/o mapas de ductos (se generará con esto la última revisión).

Casos Especiales: Cuando se presenten cambios menores en la Ingeniería aprobada para construcción durante

la ejecución de las obras derivados de mejores oportunidades constructivas, no es necesariohacer un nuevo manejo de cambio, estos cambios son aprobados y registrados por lasupervisión en coordinación con el Jefe Senior de Proyectos y Jefe de área y quedanplasmados en la documentación Conforme a Obra (Data Book y Planos As Built) delproyecto que es preparada por la Contratista y transferida a la Subgerencia del Proyecto a laconclusión del mismo.

En caso de que el cambio menor implique un cambio en la operación (estaciones) o salir delderecho de vía aprobado (líneas), se debe llenar el formulario FO.193 Registro de Cambiosen el Diseño.

Si durante la ejecución del proyecto existieran cambios en el alcance descrito en el MDC, elJefe Senior de Proyecto debe emitir un nuevo MDC, de tal manera que el Especialistapueda validar los cambios y dar continuidad al proyecto.

Se deberán realizar Manejos de Cambios en casos de instalaciones temporales en áreas deestaciones, ductos, vecindario y áreas de influencia de estaciones como ser: piscinas, fosas,cámaras, piletas, diques, muros, áreas de acopio de hidrocarburos, u otra construcciónaunque estos cambios no afecten de manera directa un determinado proceso.

2.2 Antecedentes (Parte I del formulario MDC FO.190 Manejo de Cambios

El Proponente del cambio debe dar estricto cumplimiento a los siguientes requisitos y adjuntar los documentos citados a continuación:

Llenar la Lista de Verificación LO.021 Análisis para Determinar un Cambio paradeterminar si la tarea propuesta es o no un “Cambio”. Esta lista no es limitativa y esresponsabilidad del Proponente y del Supervisor del proponente identificar lasnecesidades de un cambio aun cuando la afectación por el trabajo propuesto no seencuentre mencionada en esta lista. Incluir en el ítem Otros de la LO.021 Análisis paraDeterminar un Cambio.

Datos del Proponente y del Cambio.

Procedimiento



Indicar si el cambio propuesto es permanente o temporal (fecha inicio y fin). Descripción del cambio, que incluya la situación original o actual (antes del cambio), la

base conceptual y objetivo del cambio como elemento primordial para la ejecución delmismo.

Listar todos los documentos que involucren al cambio propuesto; ingenierías, análisis deriesgos, procedimientos, instrucciones, normas, política, estándares, especificacionestécnicas, planos y/o mapas, memorias de cálculo, fotos, dibujos. etc.

Impacto del cambio en salud, seguridad, medio ambiente y social, asimismo las ventajasoperativas y/o económicas y/o de calidad.

Análisis de riesgo:o Relacionado al riesgo antes del cambio.o Relacionado al riesgo después del cambio (como sí el cambio ya hubiese sido

implementado). El (los) entrenamiento(s) que sean requeridos para el personal de cualquier área y que esté

involucrado en el cambio. Modificaciones necesarias en algún documento del SGN, área involucrada o de la

Instalación. Modificaciones a la Información Técnica (activos fijos, tags, datos técnicos, planos y/o

mapas). Conformidad del Supervisor del Proponente con relación a la procedencia del cambio

propuesto verificando que todos los aspectos precedentes hayan sido cumplidos.

El Proponente debe firmar la Parte I del formulario FO.190 Manejo de Cambios y posteriormente derivarlo a su Supervisor, adjuntando toda la documentación de respaldo para su revisión y aprobación respectiva.

2.3 Verificación (Parte II del formulario FO.190 Manejo de Cambios)

El Supervisor del Proponente junto con el Jefe de Área nominan al Especialista para la revisión, análisis y sugerencia de ser (o no) procedente el cambio. Se debe comprobar que toda la documentación de respaldo esté adjunta al formulario correspondiente.

Una vez definido el Especialista, el Proponente, envía el formulario al Punto Focal, para registro, emisión de la OTG y asignación de un número correlativo interno tal como se menciona en la nota.

Nota:

Asegurarse de que el formulario FO.190 Manejo de Cambios tenga el Número Correlativo asignado por el Punto Focal de la

unidad de origen (que incluye las siglas de la Subgerencia, número correlativo del cambio y el año).

Para un mejor análisis del cambio propuesto, el Especialista, puede involucrar a otros empleados. En este caso debe coordinar la participación de los involucrados conformando un equipo de análisis del cambio.

Asimismo, dependiendo de la complejidad del cambio propuesto, el Especialista puede recomendar que el cambio amerite la generación de una ingeniería, en tal caso, puede sugerir la contratación de un Especialista Externo, debiendo coordinar y monitorear el trabajo contratado. El especialista puede devolver el formulario FO.190 Manejo de Cambios al proponente las veces que estime necesario, solicitando que la información técnica de respaldo esté completa y que se cuente principalmente con los análisis de riesgo del antes y después, estos últimos son documentos indispensables para que el especialista inicie su análisis.

Procedimiento



Cuando el Especialista concluya su análisis técnico, debe realizar los siguientes pasos:

Llenar la casilla correspondiente del formulario FO.190 Manejo de Cambios recomendandosi el cambio es procedente o no, en caso de no ser procedente, debe insertar sus comentarios técnicos del por qué no es procedente. Este formulario debe llevar solo la firma del Especialista oficialmente nominado.

Enviar el formulario FO.190 Manejo de Cambios, conjuntamente con el formulario OTG ytodos los documentos recibidos al Punto Focal para su respectivo registro y continuación del proceso.

2.4 Autorización (Parte III del formulario FO.190 Manejo de Cambios)

El Jefe de Área, recibe toda la documentación que acompaña el FO.190 Manejo de Cambios, verifica que todos estén debidamente firmados, verifica el cumplimiento de todas las instancias, analiza los resultados de las partes I y II (antecedentes y verificación) y en función de ello, toma la determinación de autorizar o no autorizar el cambio propuesto.

Nota: Para continuar con el proceso del MDC este paso debe ser

necesariamente aprobado por el Jefe de Área

Posteriormente verifica el presupuesto que se utilizará, quién será el responsable, el contratista de la ejecución, las fechas de inicio y fin, si el cambio es temporal o indefinido y luego procede a la autorización del cambio o no.

Si el cambio no es autorizado, se concluye el proceso y el punto focal archiva el documento.

Si el Jefe de área firma el formulario FO.190 Manejo de Cambios autorizando el cambio, envía el mismo al Punto Focal del JDE del área que propuso el cambio para su registro y emisión de la OTC.

El punto focal una vez identifique la autorización del cambio, emite la OTC y continúa con el proceso de difusión vía mail al ejecutor/contratista y a todos los involucrados en el cambio a ejecutarse.

Es responsabilidad del Jefe de Área hacer el monitoreo del proceso MDC en todas sus etapas, desde su aprobación hasta el cierre, asegurándose que se cumplan todos los requisitos establecidos en cada etapa.

El punto focal es responsable del monitoreo del proceso en general y debe mantener informado sobre el avance al Jefe Operativo y/o Proponente.

El Punto Focal es responsable de archivar temporalmente la documentación original hasta el cierre del MDC, posteriormente la debe enviar a la Biblioteca para su archivo.

2.5 Ejecución de un cambio

Una vez autorizado el cambio, se debe proceder con la ejecución de trabajos de acuerdo a los siguientes requisitos cuando aplique:

Orden de Trabajo. FS.059 Permiso para Trabajos No Rutinarios. Permisos de Trabajo Específicos a requerimiento. Documentación del SGN y Documentación Propia de la instalación o área involucrada. Actualización de datos técnicos para instalaciones existentes y nuevas. Etiquetado (TAG) del (los) nuevo(s) elemento(s) en la instalación existente o nueva.

Procedimiento



Nota: No se cierra la OTC hasta que no se haya dado de alta y/o

registrado la transferencia de activos, actualizado los datos técnicos y realizado el etiquetado (TAG) en campo de la nueva instalación.

2.6 Actualización de Planos e Información Técnica (si el cambio corresponde a una instalación operativa) (Parte IV del formulario FO.190 Manejo de Cambios)

2.6.1 Planos y Base de Datos

Si el (los) cambio(s) es/son ejecutado(s) por un contratista en una estación o ducto, el proponente debe asegurarse que se incluya el “Anexo G ” del PO.007 Ejecución de Proyectos Estándar para la Elaboración de Planos, Mapas y Geodatabase para que forme parte del pliego de especificaciones técnicas, y para que las empresas contratistas elaboren, organicen y entreguen los planos y mapas, ya sea en formato duro y/o digital, así como también la nueva base de datos de acuerdo a los requerimientos de YPFB Transporte S.A

En caso de que el (los) cambio(s) sea(n) ejecutado(s) por personal de YPFB Transporte S.A., el departamento responsable de actualizar planos de la Subgerencia de Proyectos y Construcciones, debe actualizar o elaborar el (los) plano(s) correspondiente(s).

Las actualizaciones de planos, como consecuencia de modificaciones efectuadas en las instalaciones de YPFB Transporte S.A., deben canalizarse mediante:

a. La Unidad de AIT (Actualización Información Técnica) es el responsable de actualizar planosen la Subgerencia de Proyectos y Construcciones de YPFB Transporte S.A. Esta Unidad actualiza cambios menores en planos por modificaciones generadas con recursos propios o mediante empresas contratistas de SGOG, SGOL, SGMN u otras áreas, se entiende por cambio menor a planos; aquellas tareas que no requieran de un tiempo mayor a 1 día para la actualización de planos.

b. Las Empresas Contratistas quienes acorde a los requerimientos entregados al inicio de la obra,deben actualizar los planos / mapas del sistema afectado con el cambio, integrándolos a los planos / mapas generales de la estación / ducto vigentes. Son cambios mayores los generados a través de proyectos ejecutados por SGPC y SGMN.

Los planos deben ser elaborados de acuerdo al “Anexo G” del PO.007 Ejecución de Proyectos y posteriormente presentados al Responsable de Proyecto para su revisión y aprobación. Finalmente, los planos actualizados e integrados en una versión final, deben ser cargados en la intranet de la Empresa, en el sitio “Biblioteca Virtual” , para que se encuentre disponible a los usuarios correspondientes.

El responsable del Área a la cual se aplicó el cambio, tiene la obligación de validar las actualizaciones que se incluyen en la Biblioteca Virtual.

Las estaciones deben tener obligatoriamente los siguientes tipos de planos llave: 1. Plano Integral P&ID / PF2. Plano Mecánico3. Plano Eléctrico4. Plano Instrumentación5. Plano Civil6. Plano Catastral7. Plano SCI

Procedimiento



8. Plano Atmósferas Explosivas9. Plano Monitoreo de Ruidos10. Plano de los Sistemas de Medición del SGM.

Las estaciones pueden mantener, adicionalmente, la penúltima revisión de planos como información de respaldo con un sello de “OBSOLETO” y por un tiempo no mayor a un año.

Nota:

Toda documentación técnica referida a planos y/o mapas de propiedad de YPFB Transporte S.A. requerida por Contratistas para fines de un

determinado proyecto, ya sea en formato duro o digital, podrá ser entregada al requirente por la Unidad AIT en formato duro (papel) como copia

controlada (sellada) o en formato PDF bajo responsabilidad del Subgerente de Proyecto. En caso de que se deba entregar la documentación técnica en

formato editable, esta debe ser solicitada a la Unidad AIT para su análisis y determinación de los archivos a entregar de acuerdo a las necesidades.

Para la entrega de cualquier información técnica se requerirá la firma de un acuerdo de confidencialidad con el requirente.

2.6.2 Información Técnica

Una vez concluido(s) el (los) trabajo(s) de campo referido(s) al (los) cambio(s) y previo al cierre de la OTC en campo, el Proponente y Supervisor deben realizar las siguientes tareas:

Coordinar con la Jefatura de Activo Fijo y Costos para que se den de alta en el sistema losnuevos equipos y se les asigne un TAG.

Una vez completada la tarea anterior, entregar el listado de los nuevos equipos con toda lainformación técnica y operativa, para que el Jefe de Área coordine con el punto focal responsable de la actualización de esta información y se asegure de que sea introducida en el sistema de gestión (bases de datos y/o JDEdwards).

2.7 Conformidad (Parte V del formulario FO.190 Manejo de Cambios)

Una vez ejecutado(s) el (los) cambio(s) y para dar la conformidad respectiva, el Jefe de Área debe constatar:

Si el cambio ha sido temporal, que el sistema y/o equipo haya sido restituido a su diseñooriginal.

Si el cambio ha sido permanente, que éste haya sido ejecutado y que funcionará de acuerdoa lo previsto.

Si el cambio incluyó todas las tareas y si se realizó el análisis de riesgo para cada tarea. Si se identificaron y/o presentaron nuevos riesgos durante la ejecución, qué acciones se

tomaron para eliminarlos o minimizar los consecuencias. Que el cambio esté funcionando en cumplimiento con los requerimientos de calidad, salud,

seguridad, medio ambiente y social de la empresa. Si la empresa contratista ha cumplido con el envío de toda la información requerida por el

MDC. Que los planos y la información técnica se encuentren debidamente actualizados en el

sistema.Nota:

Los planos y la información técnica deben estar actualizados con el (los) cambio(s) realizado(s), caso contrario el Jefe de Área no

cerrará el formulario FO.190 Manejo de Cambios

Procedimiento



Solamente después de haber cumplido con todos los puntos mencionados arriba, el Jefe de Área puede firmar el formulario FO.190 Manejo de Cambios parte V y lo envía al Punto Focal JDE respectivo, para su registro final. Una vez concluido el proceso se debe archivar el formulario FO.190 Manejo de Cambios con todos los documentos de respaldo originales por los puntos focales, quienes a su vez cada fin de año entregarán con carta la documentación a la Biblioteca, previo llenado de las planillas de acuerdo al procedimiento PH.014 Administración del el Archivo Central.

2.8 Monitoreo

El registro y monitoreo del avance del proceso de manejo de cambios, es realizado por losPuntos Focales quienes deben informar al Jefe de Área.

El Jefe de Área es responsable del seguimiento del MDC en todas las etapas del cambiopropuesto, asimismo, es responsable por las justificaciones, ampliaciones e informes a los requerimientos del JDE.

3. REGISTROS DE CALIDAD

Responsable de Almacenamiento

Tipo de Almacenamiento

Tiempo de Almacenamiento

FO.190 Manejo de Cambios autorizado con documentación de respaldo

Puntos Focales Original: Papel /CDs Permanente

FO.190 Manejo de Cambios autorizado con documentación de respaldo

Biblioteca Original: Papel / CDs Permanente

4. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

4.1. Anexos Anexo 1: Lista de Especialistas Anexo 2: Modelo de OTG (Orden de Trabajo de Gabinete) Anexo 3: Modelo de OTC (Orden de Trabajo de Campo) Anexo 4: Terminología

4.2 Indicadores de Gestión

Responsable Frecuencia

Índices de cierre de Manejo de Cambios Topógrafo Cadista (Unidad de AIT) Mensual

4.3 Material de Referencia

Documentos co-vigentes:

A) Propios de este documento: FO.190 Manejo de Cambios FO.191 Análisis de Riesgo “Antes” y “Después” LO.021 Análisis para determinar un Cambio

B) Vinculados al proceso: PF.022 Gestión de Activos Fijos FG.011 Matriz de Riesgos PH.014 Administración del el Archivo Central PO.007 Ejecución de Proyectos

o Anexo G Estándar para la Elaboración de Planos, Mapas y Geodatabaseo FO.193 Registro de Cambios en el Diseño

po040 manejo de cambios

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