PMO activa y eficaz estrategia de Administración

Link artículo original (En Portugués): http://cio.uol.com.br/gestao/2008/06/26/pmo-ativo-e-eficiente-uma-estrategia/

Ejecutivo de Cuenta en detalle la experiencia de establecer una oficina de gestión de proyectos y asesoramiento para aquellos que quieren hacer lo mismoCIO (EE.UU.)

¿Cuál es el secreto de un exitoso equipo de TI, respetado por área de negocio? A Phil Bertolini, director de información del condado de Oakland, EE.UU., la respuesta es una buena gestión del proyecto.

prácticas de gestión de proyectos han ayudado a la zona del proyecto, responsable de TI en ganarse la confianza de la empresa. Cuando Bertolini fue nombrado director en 2001, el área fue visto como un agujero negro, y algunos de la junta a que se refiere Bertolini como "Mr. El dinero "porque siempre estaba haciendo por los recursos.

Desde entonces, el CIO ha mejorado el trabajo del departamento de gestión de proyectos con más personal, formación y nuevas herramientas. El movimiento ha dado una visibilidad a la interesante obra de TI y reducir los costos. Y las mejoras han hecho la gestión del proyecto más estratégico para el gobierno del estado.

La gestión de proyectos software (Claridad, CA), Bertolini da la información que necesita para explicar a la Junta que la necesidades de TI de tantos recursos (lo que gasta el 6% del presupuesto de los EE.UU. 700 millones dólares del condado), que proyecta el dinero es posible y la situación de cada uno. Además, el CIO es capaz de mostrar el tablero exactamente donde cada persona en el departamento de TI ha estado trabajando todos los días durante los últimos dos años. El software proporciona todo detalle y la visibilidad.

Ahora la gestión del proyecto es ayudar a los condados y estatales para hacer frente a una economía en recesión, que se ha traducido en mayores niveles de desempleo en los Estados Unidos.

"Hemos mantenido el apretado presupuesto de TI, reduciendo en los últimos siete años. Ahora estamos ahorrando EE.UU. 1,5 millones dólares en las operaciones y $ 4 millones en nuestro plan de capital, y todavía podemos servir a nuestros clientes ", dice Bertolini."Podemos ser estratégica porque efectivamente puede planificar, gestionar y medir expectativas de los clientes y debido a que el uso de buenas herramientas para hacerlo."

Aquí Bertolini ofrece asesoramiento para la creación de un área de gestión de

proyectos y para seleccionar el mejor software para tal fin de conformidad con las necesidades de su organización.

Cinco consejos para una oficina de gestión de proyectos

1 - ¿Sabe lo que quiere lograrCuando el departamento de TI del condado de Oakland se estableció la oficina de gestión de proyectos en 1997, tenía metas estratégicas y tácticas muy claro: optimizar los diseños con los socios y hacer el negocio del gobierno más eficiente mediante la tecnología.

Bertolini dice que es importante tener motivos fundados para crear una oficina de gestión de proyectos para una serie de razones. Solo para decir una, que no siempre son necesarias - o incluso adecuada - para las organizaciones. Si simplemente desea realizar un seguimiento de proyectos, puede obtener un mejor resultado con una aplicación con esta funcionalidad. Pero si usted desea mejorar los proyectos de la manera en que se llevó a cabo y tener mayor control de los procesos de establecimiento de prioridades, una PMO (Project Management Office, en subtítulos en Inglés) y estructurada puede ayudar en ambos.

"Si quieres cambiar la cultura y la forma de hacer negocios, el establecimiento de una PMO", dice Bertolini.

Por otra parte, pocas personas dentro y fuera de él no le gustará la idea de un organismo central encargado de aprobar y rechazar los proyectos, informes y métricas manteniendo el pie de los administradores para mantener el proyecto en línea. El personal de TI y clientes internos pondrá a prueba tu esfuerzo en la creación de una PMO. Por su apoyo, que es evidente la necesidad de una justificación clara para su construcción que no incluía el deseo de elevar el nivel de burocracia.

Por último, establecer una PMO y otros procesos de gestión de proyectos requiere mucho tiempo y de inversión financiera. Pueden pasar algunos años para poner todo en su lugar. La gente se cansa debido al esfuerzo. Al preguntar el tiempo y dinero necesarios para establecer la PMO, necesita una respuesta en la punta de la lengua, dice Bertolini, o arriesgarse a ver a sus esfuerzos por gestionar mejor los proyectos desechados, cuando la compañía necesita reducir los costos.

2 - Tener un patrocinador ejecutivoBertolini fue el departamento de TI de un cliente en Oakland antes de hacerse cargo de su control, cuando se estableció el PMO en 1997. Dice que no le gusta luchar y hacer análisis de rentabilidad para proyectos de TI, me limito a llamar al departamento y resolver el asunto como lo hizo antes de la PMO.

"Como cliente, yo siempre estaba tratando de encontrar la manera de jugar con el sistema y hacer que mi proyecto de ley", dice. "Si pudiera volver sobre

el proceso e ir con alguien, lo haría."

La razón Bertolini nunca pudo vencer al sistema porque el ejecutivo está en la oficina lanzó su peso detrás de él. "Debido a que el oficial dijo que lo hará, y aquí es por qué no hay manera," él dice.

Sumado a esto, para que todos a seguir el nuevo proceso, Bertolini dice que el patrocinio de un ejecutivo también facilitará a los retos de gestión para cambiar la cultura interna. Debe cambiar la cultura de los clientes y socios a los que sirven. Se necesita tiempo y esfuerzo. Si su patrocinador ejecutivo no ve que vale la pena, no es llegar allí. "

3 - Crear un manual de relación para la PMOLa oficina de administración de TI del condado de Oakland reporta directamente al CIO. Bertolini dice el director de TI, que precedió a la PMO quería tener contacto con él directamente a grupos de fuera de ella no influencia. Esto crea un espacio real para la gestión de proyectos y asesoramiento. También asegura que las normas y los procesos se modifican sólo en los altos niveles de la organización.

4 - Poner a cargo de la OGP no processose medidas punitivasAl establecer una PMO, que desea tener cuidado de no crear una organización de "caza de brujas, que le dice al pueblo todo lo CIO están haciendo", dice Bertolini.

"El PMO debe ser responsable para el asesoramiento de personas de la organización. Tiene que ser gente que otros recurren en busca de ayuda ", dice el CIO. "Si yo soy un director de proyecto y me preocupa que el PMO me recogerá y decirle al CIO que cumplo con mis deberes, no voy a ir allí para pedir ayuda."

Así que se hace hincapié en que el área debe ser creado para ser un guardián de los casos y un mentor para los directores de proyectos, proporcionando herramientas y gráficas útiles para aprender lo que llega tarde, lo que es perfecto y donde lo necesite atención.

4 - Seleccionar el proyecto de Gestión de SoftwareLas juntas directivas de Bertolini para la creación de una PMO también la elección de software. Aquí también tendrás que tener objetivos claros para la compra de software que les llevará a la meta. Por ejemplo, desde el departamento de TI del condado de Oakland querían que sus clientes internos estaban más involucrados en proyectos de TI, la organización necesitaba una herramienta para fomentar una mejor comunicación y más rápida entre las dos partes.

Antes de la selección de software, Bertolini aconseja considerar los procesos de gestión del proyecto que busca establecer. "Si usted pone la tecnología sólo para la tecnología, es una pérdida de tiempo. Sólo tiene una lista y no

conseguirán nada ".

Al examinar diferentes aplicaciones, asegurando que las características de satisfacer las necesidades de los procesos. Su PMO puede empezar poco a poco, añade, pero crecerán a fin de comprobar los beneficios que aporta a la organización. Así que no te olvides de mirar hacia el futuro en la selección de software, en lugar de ceñirnos sólo a dólares.

Otro factor a tener en cuenta es la integración. "Usted no quiere soluciones parciales que han de integrar. Buscamos empresas que pueden agregar otras características más tarde y en la que los datos que fluyen con normalidad ", dice.

Por último, elegir un proveedor que ofrece una gestión de proyecto real. Bertolini dice que los directores que le precedieron eligió el software de ABT (adquirida por Niku en 2000, y Niku fue adquirido por CA en 2005), ya que hizo hincapié en la importancia de la buena gestión del proyecto procesos para maximizar los resultados.

"Si usted no tiene buenos procesos, tendrá buenos resultados", dice.