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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE IMPRESIÓN,

ESCANEO Y COPIA

Versión: 1.0

EraberritzeSaila / Área de Modernización B BasaurikoUdala / Ayuntamiento de Basauri

1 ANTECEDENTES .................................................................................................. 4

2 OBJETO................................................................................................................... 6

2.1 CRITERIOS GENERALES .............................................................................. 7 2.2 CRITERIOS ESPECIFICOS................................................................................. 8

2.2.1 Provisión de nuevos puntos.......................................................................... 8

3 DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS ................................................................ 9

3.1 IMPRESIÓN, COPIA Y ESCANEO........................................................................... 9 3.1.1 Tipología, número y requisitos de dispositivos .......................................... 10 3.1.2 Requisitos Técnicos de Impresión y Copia................................................. 11 3.1.3 Requisitos Técnicos de Escaneo................................................................. 12

3.2 GESTIÓN DE CONSUMIBLES............................................................................. 12 3.3 AUDITORIA , CONTROL DE PRODUCCION.......................................................... 12 3.4 SISTEMAS DE CONTROL Y GESTIÓN REMOTA..................................... 13 3.5 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO............................................. 13 3.6 FORMACIÓN ..................................................................................................... 14 3.7 MEJORAS......................................................................................................... 14

4 PROTECCIÓN DE DATOS DE CARACTER PERSONAL............................ 16

4.1 CUMPLIMIENTO DE NORMATIVA........................................................... 16 4.2 PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL.......................................... 16 4.3 CONFIDENCIALIDAD ........................................................................................ 18

5 METODOLOGIA Y ORGANIZACIÓN ......................... ................................... 19

5.1 DIRECCIÓN DEL CONTRATO ............................................................................ 19 5.2 OBLIGACIONES DEL ADJUDICATARIO ............................................................. 19

6 EQUIPO DE TRABAJO Y DEDICACIÓN ....................................................... 21

7 CONTROL Y SEGUIMIENTO........................................................................... 22

8 TERMINOS Y CONDICIONES DEL PROCEDIMIENTO ........... ................. 23

8.1 GENERALES: ................................................................................................ 23 8.2 ESPECIFICOS: ............................................................................................... 23

8.2.1 Plazo de realización del contrato............................................................... 23

9 PROPIEDAD DE LOS TRABAJOS ................................................................... 24

10 NOTAS ACLARATORIAS.............................................................................. 25

11 ANEXOS ............................................................................................................ 26


Pliego de Condiciones Tecnicas 13 17.docx 24/05/2017 Página 3 de 26

CONFIDENCIALIDAD Restricciones de uso y revelación de los datos contenidos en este documento. La información y datos contenidos en este documento elaborado por

Ayuntamiento de Basauri para este proyecto es confidencial y privilegiada. Esta información se facilita a terceros bajo las más estrictas obligaciones de confidencialidad, en el bien entendido de que éste no revelará la misma a ningún tercero ni hará uso de ella, sin permiso expreso del Ayuntamiento, para propósito distinto del de generación.

Se prohíbe la reproducción total o parcial para otros fines que los anteriormente

indicados sin la autorización expresa de Ayuntamiento de Basauri. La información a tratar puede contener datos personales sometidos a las

disposiciones de la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de Protección Civil del Derecho al Honor, a la Intimidad Personal y Familiar y a la propia Imagen, de la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública, del real decreto 994/1999 de 11 de junio de reglamento de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal, de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de Diciembre de protección de Datos de Carácter Personal, normas que el adjudicatario conoce y se obliga a respetar, en su propio nombre y en el de todo el personal que contrate o dependa de él para la ejecución de los trabajos objeto del contrato, suscribiéndose al efecto, y por lo que respecta a dicho personal, las oportunas cláusulas de confidencialidad en los correspondientes contratos.

El adjudicatario se compromete a no dar a la información y datos proporcionados

por la Administración, cualquier uso no previsto en el presente Pliego.



1 ANTECEDENTES Actualmente, el Ayuntamiento de Basauri dispone de un parque de impresión que

ha ido creciendo a lo largo del tiempo en la medida que se ha ido mecanizando sus diferentes departamentos, tanto en el Ayuntamiento como en sus Organismos Autónomos, en adelante OO.AA.

A lo largo del tiempo también se han ido introduciendo transformaciones físicas en los edificios que han generado duplicidades y sobredimensionamiento del parque.

Este crecimiento descontrolado del parque de impresión ha generado una serie de deficiencias que podemos enumerar de la siguiente manera:

� Parque de impresión sobredimensionado, en número y tipos de dispositivos.

� Duplicidad de equipos de impresión. � Equipos obsoletos, con altos costes de impresión, de mantenimiento y

energéticos y ausencia de funcionalidades como escáner, color, dúplex y velocidades lentas.

� Necesidades de usuarios/departamentos insuficientemente cubiertas. � Bajo control sobre dispositivos, usos, incidencias, ausencia de reporting,etc. � Alto impacto medioambiental (residuos). � Elevados costes indirectos (consumibles, reparación y gestión) � Alto coste operativo (TCO) � Disparidad de modelos y � Ausencia de balance entre los equipos y volúmenes de impresión.

En la actualidad y cómo podemos ver en el Anexo al presente pliego, el

Ayuntamiento ha calculado en que se realizan en sus dependencias 1.260.000 impresiones aproximadamente anuales, repartidas de la siguiente manera, 8,00 % impresiones en color y el resto 92,00 % en impresiones en blanco y negro, en adelante B/N.

En el Ayuntamiento se dispone de un total de 41 modelos diferentes de dispositivos sobre un parque de 90 unidades.

El desglose de equipos en es el siguiente:

Tipo Cantidad %

Fotocopiadoras: 6 6,7%

Multifunción BN : 15 16,7%

Impresoras Láser : 62 68,9%

Impresoras Inyección: 7 7,8%

Total 90

En las dependencias de los OO.AA se imprimen 240.000 páginas anuales aproximadamente, de las que el porcentaje correspondiente a impresiones en color es del 23, % y el resto 77,00% a impresiones en B/N.

En cifras totales, se realizan 1.500.000 impresiones anuales aproximadamente,

repartidas de la siguiente manera, 10,00 % impresiones en color y el resto 90,00 % en impresiones en B/N.



El desglose de equipos en es el siguiente:

Tipo Cantidad %

Fotocopiadoras: 1 1,1%

Multifunción B/N : 6 6,7%

Multifunción Color : 4 4,4%

Impresoras Láser : 23 25,6%

Impresoras Inyección: 4 4,4%

Total 38

Consolidando los datos del Ayuntamiento y de los OO.AA resumimos que se imprimen el siguiente número de copias.

Mensual Anual

B/N Color B/N Color TOTAL

Ayuntamiento 96.667 8.333 1.160.000 100.000 1.260.000

OO.AA 15.500 4.500 186.000 54.000 240.000

1.500.000



2 OBJETO

El objeto del presente Pliego es establecer los criterios técnicos para dotar al Ayuntamiento de Basauri y sus OOAA de un servicio que cubra las necesidades de impresión, fotocopiado y escaneo de documentos mediante la habilitación de los puntos de impresión y escaneo de acuerdo a los niveles de servicio establecidos en este documento.

El contrato incluirá tanto el suministro inicial de dispositivos como la puesta en marcha del servicio (instalación y configuración de dispositivos y software de control) con los niveles de calidad y disponibilidad definidos, mantenimiento, sustitución de consumibles, asistencia técnica, seguimiento y medición del servicio.

En particular, incluirá los siguientes servicios: � Impresión color y B/N. � Fotocopiado color y B/N. � Escaneo departamental color. � Gestión, monitorización y control centralizado del servicio. La facturación se articulará a través del mecanismo de pago por uso (o pago por

página, ppp), discriminando los costes de las impresiones en B/N y las impresiones en color, así como los costes fijos derivados de la disponibilidad de dispositivos (el coste de tener habilitado un dispositivo independientemente de las copias realizadas por él).

Algunas características del nuevo servicio serán:

� Servicio sostenible, con costes previsibles y conocidos � Parque homogéneo y modernizado de equipos multifunción. � Equipos más productivos y eficientes (menor consumo e impacto

medioambiental). � Nuevas funcionalidades: impresión retenida, liberación de trabajos en

dispositivos alternativos, escaneo departamental con envío por correo,… � Optimización de número de dispositivos y reubicación de acuerdo a

políticas y criterios de eficiencia. � Disminución de impresoras personales de alto coste por página. � Monitorización y gestión de dispositivos a través de una plataforma

centralizada. � Posibilidad de conocer el estado de dispositivos de forma remota y realizar

mantenimientos preventivos. � Monitorización de consumo por dispositivo, usuario y departamento. � Generación de informes. Cada usuario podrá consultar el uso que hace del

servicio. � Posibilidad de establecer cuotas de consumo por usuario, departamento,

color, B/N… � Todos los equipos estarán en mantenimiento, incluyendo garantías,

reparaciones, piezas, fungibles, etc…. (reposición de todos los elementos de los equipos excepto el papel).

Con los datos contenidos en el presente pliego y sus anexos y, en su caso, con la

posibilidad de realizar inspecciones in situ, las empresas deberán de ofertar una propuesta de dotación de equipos distribuidos de manera racional por los espacios y departamentos



municipales descritos en los anexos, de manera que se cubran las necesidades de impresión, copia, fax y escáner de todas los departamentos y sus OO.AA.

2.1 CRITERIOS GENERALES El servicio de impresión se articulará en un coste de amortización de máquina

(alquiler), un coste por página en B/N y un coste por página en color, común a todos los dispositivos. El coste por página deberá incluir los equipos, garantía, el mantenimiento, el servicio y la gestión de servicios asociados a la producción de los equipos descritos en el presente pliego así como todos los consumibles necesarios para la producción de documentos.

En la oferta económica se especificarán claramente los siguientes costes:

� Cuota de alquiler de cada tipo de máquina para la totalidad del contrato , cuota que será fija mes a mes

� Precio de copia en B/N � Precio de copia en color

Según los estudios realizados por el propio departamento de modernización, la

propuesta mínima mejorable al alza debe contemplar una dotación de 32 máquinas, con desglose especificado en el apartado 3.1.1.

Las empresas propondrán un parque de dispositivos adecuado a las necesidades actuales y de los usuarios, junto con un plan de despliegue, adaptación de los equipos reutilizables y/o retirada en su caso de los equipos obsoletos.

Se requiere por tanto, la dotación, instalación, configuración, puesta en marcha, gestión y mantenimiento de todos los elementos, que constituyen estos servicios garantizando su plena operatividad durante todo el período de vigencia del presente Pliego.

Las ofertas deberán recoger de forma detallada las soluciones técnicas y organizativas a implantar así como el equipamiento y cualquier elemento necesario para la puesta en marcha del servicio.

Serán de cuenta de los adjudicatarios todos los gastos necesarios para la puesta en marcha del proyecto objeto de este Pliego con plena operatividad.

Para el cálculo del coste global de este servicio se ha estimado que el volumen anual de impresión total aproximado sería de 1.350.000 en B/N y 150.000 en Color y que esos volúmenes podrán aumentar o disminuir sin que el precio por hoja impresa se vea afectado.

El parque de dispositivos propuestos y el plan de despliegue deberán ser aprobados por los técnicos de los Servicios Informáticos del Ayuntamiento de Basauri antes de la ejecución del mismo.

Se deberá ofertar una cuota máxima mensual por máquina que incluya el alquiler de los equipos y los servicios objeto de pliego, un precio máximo por copia/impresión en B/N y un precio máximo por copia/impresión en color, todos ellos mejorables a la baja.

La propiedad de las máquinas instaladas será en todo momento del adjudicatario, sin que ello suponga coste alguno para el Ayuntamiento al margen de la cuota de amortización.

De forma adicional, los licitadores podrán presentar mejoras, siempre que queden suficientemente justificadas y sean compatibles con las especificaciones de este pliego, mejoras que, en todo caso, serán valoradas dentro del apartado de características técnicas del pliego.



2.2 CRITERIOS ESPECIFICOS

2.2.1 Provisión de nuevos puntos Durante el periodo de vigencia del contrato, el Ayuntamiento podrá solicitar la

habilitación de nuevos puntos de impresión, derivados de nuevas necesidades tanto en el Ayuntamiento como en cualquier empresa u organismo dependiente. El licitador deberá prever el posible aumento de puntos de impresión, aplicando el mismo precio por copia y en las mismas condiciones que los puntos de impresión iniciales, con la excepción de que, trascurridos dos años de contrato, los dispositivos no tendrán que ser necesariamente nuevos.

El licitador podrá proponer cambios en la distribución de puntos de impresión y en sus características, de cara a optimizar el rendimiento y utilización de los mismos. Dichos cambios deberán ser validados por el Ayuntamiento a través de su departamento de modernización.



3 DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS De cara a la prestación de los servicios, las empresas licitadoras deben cumplir los

siguientes criterios básicos: 1. Impresión, Copia y Escaneo 2. Gestión de consumibles 3. Auditoría y Control de Producción 4. Sistemas de Control y Gestión Remota 5. Mantenimiento Preventivo y Correctivo 6. Formación 7. Mejoras

3.1 IMPRESIÓN, COPIA Y ESCANEO El adjudicatario dotará de los equipos necesarios en adelante denominados como

PUNTOS DE IMPRESIÓN para abordar las necesidades de impresión, copia y escaneo de los diferentes departamentos del Ayuntamiento y sus OO.AA.

Definimos el punto de impresión como un dispositivo destinado para proporcionar los servicios de impresión, fotocopiado y escaneo requeridos por los usuarios. Un punto de impresión será dispositivo tipo multifunción (equipo con funcionalidad de fotocopiadora, impresora, escáner) o una impresora. Cada edificio estará dotado de uno o varios puntos de impresión de forma que cubra las necesidades de dicha sede.

En el fichero especificado en el Anexo se describen los puntos de impresión actúale y en el apartado 3.1.1 se especifican los mínimos propuestos definidos inicialmente para cada departamento/ubicación, siendo esta una descripción aproximada.

Las empresas oferentes pueden proponer cualquier otra configuración siempre y cuando se mantengan los mínimos solicitados en cuanto a número de máquinas y se cumplan la necesidades desde los puntos de vista técnico y organizativo de todas las secciones.

Las empresas deben presentar en su oferta como mínimo los siguientes apartados: � Estado Actual � Estado propuesto conteniendo como mínimo la siguiente información:

o Nº de unidades propuestas o Tipología del punto de impresión o Nº de personas a las que da servicio el punto de impresión o Medidas a implantar en cada punto de control en materia de:

� Acceso al papel (Pin, Tarjeta de proximidad, etc) � Control de impresión � Otras que se consideren.

o Características funcionales del Punto La ubicación concreta de los dispositivos deberá ser acordada con el departamento

de modernización. Los dispositivos propuestos por el licitador en su oferta para atender las

necesidades iniciales descritas en el anexo I deberán ser nuevos. El número de puntos de impresión podrá incrementarse durante la vigencia del

contrato, estando el adjudicatario obligado a proporcionar los dispositivos necesarios, al mismo precio por copia y máquina, y en las mismas condiciones que los puntos de impresión iniciales, con la excepción de que trascurridos dos años desde el inicio del contrato los dispositivos no tendrán que ser necesariamente nuevos.



Durante la ejecución del contrato, el adjudicatario podrá proponer modificaciones a los puntos de impresión inciales, proponiendo modelos de mayores o menores prestaciones con el fin de adecuar las características de los dispositivos al uso real que se esté haciendo de los mismos, siempre con el objetivo de optimizar el coste.

3.1.1 Tipología, número y requisitos de dispositivos Se establece la siguiente tipología de puntos de impresión, en función del volumen

anual de copias previsto y sus características básicas: Se definen tres tipos de tipos de puntos de impresión.

� Modelo A: Multifunción Color A4 � Modelo B: Multifunción Color A3 � Modelo C: Impresora BN A4

El número mínimo de puntos de impresión y su destino es el siguiente.

Ubicaciones Modelo A Modelo B Modelo C

Bidearte 3

Planta 0

Planta 1 1

Planta 2 1

Planta 3 1

Brigada 1 2

Planta 0 1

Planta 1 1 1

Juzgado 1 2

Planta 1 1 1

Planta 2 1

Marienea 1

Planta 1 1

Policía Local 2 1

Planta 0 1

Planta 1 1 1

Udala 9 1 9

Planta 0 2 6

Planta 1 1 2

Planta 2 4 1

Planta 3 2 1

Total general 16 2 14 Por lo tanto el número mínimo es de 16 máquinas de modelo A, 2 máquinas de

modelo B y 14 máquinas de modelo C.



No obstante las empresas licitadoras pueden proponer número y modelos diferentes en función de las necesidades de los usuarios y funcionalidad de los puntos propuestos, siempre y cuando presenten conjuntamente con su propuesta técnica una propuesta de viabilidad económica.

3.1.2 Requisitos Técnicos de Impresión y Copia Las empresas licitadoras deberán de rellenar en su propuesta una tabla resumen

indicando los modelos y sus características relacionadas a continuación, además de su grado de cumplimiento :

1. Velocidad B/N (ppm): Indicar la velocidad mínima de impresión A4 en blanco y negro a una cara, expresada en páginas por minuto, mínimo 30 páginas por minuto.

2. Tamaños de impresión: Describir el tamaño del papel que puede usar el dispositivo (A3+, A3, A4,…).

3. Número de bandejas. Mínimo 2 4. Bandeja alimentador automático. Este requisito hace mención al número

de originales (folios) que puede admitir de forma simultánea el dispositivo a la hora de hacer copias. Dicho alimentador debe ser dúplex .

5. Capacidad bandejas papel: Indicar la cantidad total de hojas de papel que debe poder almacenar el dispositivo, sumando todas las bandejas. En el caso de requerir copias A3, el dispositivo deberá tener una bandeja dedicada a dicho formato. Capacidad total mínima 500 hojas

6. Resolución mínima 600x600 dpi. 7. Memoria mínima 512 Mgb. 8. Zoom 25% a 400%. 9. Lenguajes de impresión: Indicar los lenguajes que debe reconocer el

dispositivo, normalmente PCL5, PCL6 y opcionalmente Postscript 10. Autenticación sincronizada LDAP: El Ayuntamiento de Basauri dispone de

un directorio corporativo donde están registrados todos los usuarios de la Administración. El nuevo sistema de impresión y fotocopiado (y los dispositivos que requieran autenticación), deberá estar sincronizado con dicho directorio, de forma que las altas/bajas de usuarios y los cambios de credenciales se propaguen automáticamente a todo el sistema cuando se produzcan estas modificaciones en el directorio principal. Este requisito sólo sería de aplicación en los equipos multifunción.

11. Impresión retenida: Posibilidad de elegir la opción de que el listado no se imprima hasta que acuda al dispositivo, se identifique, seleccione el trabajo y lo libere. Los trabajos no liberados serán borrados tras 24 horas (parametrizable). Igualmente, el usuario podrá borrar manualmente un trabajo bien desde el propio dispositivo o desde su PC. Este requisito sólo sería de aplicación en equipos multifunción.

12. Impresión por dispositivos alternativos: Posibilidad de liberar un trabajo por dispositivos alternativos sin necesidad de reimprimir el listado en el caso de que el dispositivo no esté disponible por avería, atasco o utilizado por otro. Entonces, el usuario podría dirigirse a otro dispositivo, identificarse y liberar su trabajo.

13. Obligatorio en todas las máquinas interface de red Ethernet. 14. Obligatorio en todas las máquinas impresión dúplex.



3.1.3 Requisitos Técnicos de Escaneo 1. Formato de salida del escáner: Indicar los formatos de salida que generará

el dispositivo al escanear. 2. Escaneo a e-mail: El dispositivo deberá poder enviar por correo el

documento escaneado. 3. Escaneo a carpeta: El dispositivo podrá almacenar el documento

escaneado en una carpeta de red o servidor FTP. 4. Obligatorio en todas las máquinas multifunción bandeja escaneo múltiple y

dúplex.

3.2 GESTIÓN DE CONSUMIBLES La empresa adjudicataria prestará el servicio de reposición de todos los

consumibles que se realizará por parte de la empresa adjudicataria en la ubicación donde se encuentra instalado el equipo y correrá a cargo del licitante durante la vigencia del contrato. Esto incluye cualquier material necesario para el correcto funcionamiento de los equipos.

La reposición de estos materiales se realizará de forma proactiva antes de que el equipo quede fuera de servicio, esto hace necesario la monitorización de los equipos de forma remota utilizando una aplicación de gestión que deberá de detectar el nivel de consumibles.

El departamento de modernización dispondrá de un acceso a la herramienta de monitorización con el fin de poder disponer de la información que permita hacer un seguimiento de grado de cumplimiento y calidad de servicio.

El licitante deberá incluir en su propuesta el servicio de recogida y gestión certificada de los consumibles.

3.3 AUDITORIA, CONTROL DE PRODUCCION La empresa adjudicataria prestará un servicio de control de producción a través de

una solución que permita realizar auditorías, control de producción y configuración de todos los equipos instalados.

Asimismo deberá de dotar de herramientas que posibiliten al Ayuntamiento. � Obtener informes, como mínimo:

o Impresiones/fotocopiados realizados por un determinado usuario y/o Departamentos completos, ya sean trabajos en B/N o color. La información que se mostrará será, al menos: nombre de usuario, nombre del equipo donde ha impreso, nombre del fichero impreso, cantidad de páginas, cantidad de páginas en color, cantidad de páginas en B/N, páginas a doble cara, coste del trabajo. Para los Departamentos se agruparán los usuarios en Departamentos.

o Nº de Copias realizadas en un equipo indicando los usuarios que las han realizado

o Coste de los trabajos realizados en cada equipo o Top 10 de:

� Usuarios que más imprimen � Máquinas que más uso reciben

o Se valorará como mejora un envío automático, a cada usuario del Directorio Activo, de un informe mensual con las copias/fotocopias



realizadas por dicho usuario así como el coste económico de las mismas. Dicho informe se enviará por correo electrónico a la cuenta de correo del usuario correspondiente. En el caso de los informes Departamentales, se enviaría al responsable de dicho Departamento

o El periodo de tiempo sobre el que se realizará el informe se acotará a la hora de la realización del mismo (último mes, último año, entre fechas, etc…)

� Obtener datos en tiempo real del estado de los equipos, emitiendo alertas

parametrizables � Gestión automatizada de reposición de consumible y alerta de errores � Administración y configuración remota de los equipos

La oferta incluirá con detalle la funcionalidad y requerimientos técnicos de la

solución, como mínimo la solución debe disponer de la siguiente funcionalidad:

� Cuotas de impresión/fotocopiados por usuario y/o Departamento. En este último caso, la cuota se establecería por el total de usuario del Departamento, es decir, si un Departamento dispone de una cuota de 100 copias al mes y existen 5 usuarios en ese Departamento, la cuota se repartiría entre los 5 usuarios (no tendría por qué ser en la misma medida).

� Bloqueo de trabajos en color � Conversión automática de trabajos en color a trabajos en B/N � Forzar impresión automática a doble cara, excepto para ciertos usuarios del

Directorio Activo � Bloqueo de impresiones con un número de páginas superior a uno permitido

En la oferta deberán estar incluidas las actualizaciones de la herramienta durante la

duración del contrato así como el soporte directo para cualquier duda o incidencia.

3.4 SISTEMAS DE CONTROL Y GESTIÓN REMOTA La empresa adjudicataria implementará un sistema de control y gestión remota

para la supervisión de alertas y gestión de pedidos de forma automática de consumibles sin la intervención del usuario, permitiendo:

� Visualizar los equipos conectados a la red y consultar parámetros generales del dispositivo como modelo, serie, direcciones IP, contadores, etc…

� Clasificación de los dispositivos en grupos según criterios a determinar � Modificación del estado de los dispositivos � Control del parque de dispositivos � Monitorización de los dispositivos, gestionando las alertas y condiciones de

error � Monitorización proactiva de atascos, averías, falta de tóner y/o papel y otras

anomalías � Gestión de alertas de servicio y situación de consumibles � Recogida automática de contadores.

3.5 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO La empresa adjudicataria será la responsable del mantenimiento y buen

funcionamiento de los equipos, por lo que llevará a cabo los mantenimientos correctivos y preventivos necesarios.



Mantenimiento Preventivo: Se entiende por mantenimiento preventivo todas aquellas acciones encaminadas a conseguir minimizar averías, reducir tiempos de intervenciones técnicas, funcionamiento estable y continuo asegurando la calidad de impresión al objeto de evitar la degradación y obsolescencia de los equipos. La empresa adjudicataria realizará el mantenimiento preventivo y suministrará e instalará recambios originales preventivos en función del modelo y los niveles de producción de cada dispositivo. La oferta deberá de incluir el plan de mantenimiento preventivo.

Mantenimiento Correctivo: Se entiende por mantenimiento correctivo, todas aquellas acciones encaminadas a solucionar o reparar incidencias que hayan sido comunicadas por el Ayuntamiento o en su caso detectadas de forma proactiva con la herramienta de gestión y monitorización, proporcionado asistencia in-situ cuando la resolución de la incidencia lo requiera.

La empresa adjudicataria será responsable de todos los gastos que se deriven de

estos mantenimientos, tales como desplazamientos , mano de obra, piezas, asesoramiento a usuarios, etc. .

El servicio deberá garantizar la asistencia y soporte al menos en modalidad 9x5, es

decir, de lunes a viernes en horario laboral de 8 a 17 horas, todos los meses del año, excepto en las unidades administrativas operativas durante todos los días del año, entre las que se encuentran Policía Municipal, Teatro Municipal, Basauri Kirolak, Euskaltegi Municipal y Centros Cívicos, en los que el horario laboral será de 8 a 22 horas.

El tiempo de respuesta para la atención de averías “in situ” será de un máximo de 4 horas.

No se facturarán en ningún caso las impresiones realizadas con una calidad deficiente de impresión. En estos casos el Ayuntamiento de Basauri deberá proporcionar a la empresa adjudicataria las páginas impresas defectuosas.

3.6 FORMACIÓN La empresa adjudicataria formará a los técnicos y usuarios municipales El plan de

formación deberá contemplar al menos los siguientes aspectos: � Familiarización con el equipo: uso del panel de control, bandejas de entrada

y salida, etc. � Mantenimiento básico de usuario: carga de papel, tóner, grapas, atascos de

papel, limpieza del cristal de exposición, etc. � Conocimiento de las funcionalidades del equipo: impresión en B/N y color,

impresión confidencial, uso del fax, copiado, escaneado, envío de documentos al correo electrónico, etc.

3.7 MEJORAS Se detallan a continuación las mejoras que se valorarán en función de la oferta

recibida: � Recuperación de los trabajos de impresión de cada usuario en cualquier

máquina multifuncional del Ayuntamiento (sistema “Follow Me” o similar) � Envío de informes personalizados a la cuenta de correo electrónico de cada

usuario del Directorio Activo indicando el número de copias realizadas durante el último mes. Este mismo envío a los responsables de cada Departamento con las copias realizadas por el personal a su cargo.

� Portal del empleado para comprobar las impresiones realizadas por usuario



� Menor tiempo de impresión de la primera página para el modelo A � Impresión retenida a petición. � Control de copias de documentos (artículo 112 “Control de Copia o

Reproducción” de la LOPD): incluir una funcionalidad que por un lado, permita el etiquetado de documentos, mediante la inclusión de un marca de agua o similar no visible para el usuario. Y por otro, que impida la impresión, escaneado y/o fax de los documentos que la incluyan.

� Identificación de usuarios en el dispositivo multifunción mediante tarjetas de proximidad antes de recoger sus trabajos, teniendo en cuenta la posibilidad adicional de utilizar la tarjeta criptográfica del ayuntamiento como mecanismo de autenticación. El modelo actual de tarjeta es IZENPE con chip de proximidad Mifare. Si no fuese posible esta opción, y en el caso de ofertar esta mejora, serían necesarias unas 200 tarjetas de proximidad

� Se valorara la disponibilidad de software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

� Se valorará disponer de herramientas que permitan el escaneado y firmado digital de documentos mediante certificados electrónicos reconocidos.

� Funcionalidad de copia original En ningún caso se considerará como mejora un incremento de velocidad de

impresión en las máquinas solicitadas. El parque de dispositivos propuestos y el plan de despliegue deberán ser aprobados

por los técnicos de los Servicios Informáticos del Ayuntamiento de Basauri antes de la ejecución del mismo.

Todo el equipamiento que se instale destinado al servicio de impresión , tanto en la

fase de implantación como durante todo el periodo de vigencia del contrato, no deberá ser reutilizado de otra instalación.

La propiedad de las máquinas instaladas será en todo momento del adjudicatario,

sin que ello suponga coste alguno para el Ayuntamiento. La retirada y reciclado en su caso de los equipos sustituidos, será por cuenta del

adjudicatario. La instalación de las máquinas incluirá la correcta conexión a la red de datos de los

edificios en los que se encuentren ubicadas, según las directrices establecidas por el Departamento de Tecnologías de la Información del Ayuntamiento de Basauri.

Todos los equipos deberán ser compatibles con siguientes sistemas operativos,

tanto en la versión de 32 bits como en la de 64 bits.

� Windows Server2008 ó superior � Windows 7 ó superior � Ubuntu 12.04 ó superior � Red HatEntrepise Linux ó superior

Cada equipo del sistema deberá disponer, en su ubicación de instalación, al menos

de una unidad de repuesto de cada tipo de consumible que necesite, para evitar interrupciones del servicio por falta de los mismos.



4 PROTECCIÓN DE DATOS DE CARACTER PERSONAL Con objeto de de dar cumplimiento a las obligaciones impuestas por el Real

Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, el adjudicatario deberá cumplir en la oferta de equipos y servicios los siguientes conceptos :

� Cumplimiento de Normativa � Protección de datos de carácter personal � Confidencialidad

4.1 CUMPLIMIENTO DE NORMATIVA Los servicios ofertados deberán de disponer soluciones en relación al cumplimiento

de la normativa LOPD.

� Control de acceso a los documentos (artículo 91 Control de acceso): incluir una funcionalidad que permita retener las hojas impresas en la cola de impresión, hasta que se introduzca en el equipo de impresión la clave de usuario.

� Cifrado y desecho de los discos duros (artículo 101 “Gestión y distribución de soportes”): o Implementar un mecanismo de cifrado a los discos duros al objeto de

garantizar que la información no es accesible o manipulada. o En la retirada de los equipos de impresión, los discos duros de los mismos,

pasarán a ser propiedad del Ayuntamiento. O bien se procederá a la destrucción segura de los mismos, aportando el certificado correspondiente de destrucción segura.

� Gestión de ficheros temporales (artículo 87 “Ficheros temporales”): implementar una funcionalidad que permita limpiar la cola de impresión y los archivos temporales.

4.2 PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL Para la prestación de los servicios objeto del presente pliego, el contratista que

resulte adjudicatario necesitará acceder a datos de carácter personal incluidos en los ficheros que se encuentran bajo la responsabilidad del Ayuntamiento de Basauri, se convierte en “Encargado del Tratamiento” debiendo cumplir las siguientes obligaciones respecto de los mismos:

� Tratarlos únicamente conforme a las instrucciones del Ayuntamiento de Basauri.

� No aplicarlos ni utilizarlos con fines distintos a la prestación de los servicios contratados.

� No comunicarlos, ni siquiera para su conservación, a otras personas, a excepción de los organismos públicos o entidades privadas a las que deba dirigirse en estricto cumplimiento de la Ley o de las funciones encomendadas por el Ayuntamiento de Basauri.

� Garantizar la adopción e implementación de las medidas de seguridad que en virtud de lo establecido en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por



el que se aprueba el Reglamento de Desarrollo de la LOPD (RLOPD)correspondan en función de los datos personales titularidad del Ayuntamiento de Basauri tratados.

� El contratista acepta formalizar con el órgano contratante un contrato en el que se especifiquen las medidas de seguridad que deben ser adoptadas en el tratamiento de los datos personales según establece el artículo 12 de la LOPD.

� El contratista garantizará que las aplicaciones informáticas utilizadas para el tratamiento de los datos personales reúnen las medidas de seguridad establecidas en el RLOPD y confeccionará el documento de seguridad con el contenido mínimo establecido en el mencionado RLOPD. Igualmente, elaborará una Política de Seguridad de Protección de Datos que pondrá a disposición del personal a su cargo que ostente la condición de “usuario” de las mismas.

� El contratista aportará una memoria descriptiva de las medidas de seguridad implementadas tal y como establece la Disposición Adicional Única de Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (LOPD).

� Observar el deber de secreto profesional respecto de los datos personales objeto de tratamiento, manteniendo absoluta confidencialidad y reserva sobre ellos. Asimismo, el contratista se compromete a dar traslado al personal que intervenga en el tratamiento de tales datos, de su obligación de mantener secreto profesional respecto de los mismos y su deber de guardarlos. Estas obligaciones, que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones con el Ayuntamiento de Basauri, se cumplirán en los términos señalados en el apartado 3 de esta cláusula.

� Una vez concluida la prestación de servicios, el contratista deberá devolver al Ayuntamiento de Basauri los datos de carácter personal objeto de tratamiento almacenados en sus equipos y/o soportes, al igual que cualquier soporte o documento en que consten, en el formato y condiciones en los que se encuentren en la fecha de dicha resolución, procediendo, acto seguido, a su eliminación. No obstante, en caso de existir obligación legal de custodia de la información o ser necesaria su conservación para hacer frente a posibles responsabilidades legales, el contratista no procederá a su destrucción sino que conservará copia de los mismos hasta que finalice el periodo correspondiente.

� Si el contratista incumpliese alguna de estas obligaciones, será considerado Responsable del Tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente. El contratista indemnizará al Ayuntamiento de Basauri por las pérdidas, reclamaciones, responsabilidades o procedimientos, incluyendo multas y penalizaciones, que éste pueda sufrir como resultado del incumplimiento de la normativa de protección de datos de carácter personal por parte de aquél.

� Se prohíbe expresamente al contratista salvo autorización expresa del Ayuntamiento de Basauri a tratar los datos personales que sean facilitados o generados durante la prestación del servicio en equipos o sistemas que se encuentre ubicados fuera del Espacio Económico Europeo (EEE), lo que constituye una transferencia internacional de datos.

� El Ayuntamiento de Basauri se reserva el derecho de poder solicitar al contratista el cumplimiento de la normativa de Protección de Datos, mediante la aportación de la documentación que acredite el cumplimiento de lo



anteriormente expuesto o mediante la realización de auditorías y controles por parte del Ayuntamiento de Basauri.

� El contratista reconoce y se somete a la competencia atribuida a la Agencia Española de Protección de Datos respondiendo de las sanciones administrativas y/o de los daños y perjuicios causados por el incumplimiento de las obligaciones de la legislación en materia de protección de datos.

4.3 CONFIDENCIALIDAD El contratista mantendrá absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato,

de carácter personal o no, que pudiera conocer con ocasión a la ejecución del contrato objeto del presente pliego.

El contratista no podrá utilizar para sí ni proporcionar a terceros información sobre los resultados de los trabajos contratados sin autorización escrita del Ayuntamiento de Basauri.

Las medidas que ha de adoptar el contratista para asegurar la confidencialidad e integridad de los datos y documentación proporcionada por el órgano contratante son, con carácter enunciativo y no limitativo, las que, a continuación, se detallan:

� No hacer públicas y mantener en la más absoluta confidencialidad las claves que se suministren a las personas del equipo de trabajo para acceso a los sistemas informáticos.

� Garantizar la custodia y la no utilización por terceros de los medios que se puedan facilitar al equipo de trabajo para el acceso a las dependencias del Ayuntamiento de Basauri.

� Mantener toda la documentación proporcionada por el Ayuntamiento de Basauri y generada en relación con el trabajo que se desarrolle guardada convenientemente en los lugares que se habiliten al efecto.

� Facilitar o realizar los procedimientos de salvaguardia de los productos que resulten del proyecto.

� Guardar secreto profesional sobre la información que se ponga a disposición del equipo de trabajo.

� No dar a la información facilitada un uso no previsto en el presente pliego. � Comunicar de forma inmediata a la persona designada como interlocutor

por el órgano contratante cualquier sospecha o anomalía que pueda observarse en relación con el acceso o uso por parte de terceros de la documentación o cuentas de acceso a los equipos informáticos que maneje el equipo de trabajo.

� Mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato que pudiera conocer con ocasión a la ejecución del contrato, especialmente los de carácter personal, que no podrá copiar o utilizar con fin distinto, ni ceder a otros ni siquiera a efectos de conservación.

� No podrá transferir información alguna sobre los trabajos a personas o entidades no explícitamente mencionados en este sentido en el contrato, sin el consentimiento, por escrito del Ayuntamiento de Basauri.

La obligación de confidencialidad tendrá una duración indefinida, con independencia de la ejecución del contrato objeto del presente Pliego.

El contratista será responsable de los daños y perjuicios que se deriven del incumplimiento de esa obligación



5 METODOLOGIA Y ORGANIZACIÓN En lo que se refiere a este contrato, el Ayuntamiento de Basauri ejercerá sus

competencias a través de un Comité Técnico. Corresponde a éste la supervisión de los trabajos para lograr los objetivos, sobre la base de las especificaciones del presente Pliego, proponer las modificaciones que convenga introducir o, en su caso, la suspensión de los trabajos si existiese causa suficiente motivada.

El Ayuntamiento de Basauri designará un Director del Contrato, con capacidad

adecuada y suficiente para las labores propias de este cargo, el cual podrá incorporar al proyecto, durante su realización, a las personas que estime necesarias para verificar y evaluar todas las actuaciones. El seguimiento y control se efectuará sobre las siguientes bases:

� Seguimiento continuo de la evaluación del proyecto entre el responsable

del equipo de trabajo por parte del adjudicatario y el Director del Contrato.

� Reuniones de seguimiento y revisiones técnicas, con periodicidad mensual, del responsable del equipo de trabajo, por parte del adjudicatario, y el Director del Contrato o persona en quien delegue, al objeto de revisar el grado de cumplimiento de los objetivos, los efectivos de personal dedicados al proyecto y la validación de las actividades realizadas.

Tras las revisiones técnicas, de las que se levantará acta, el Director del Contrato

podrá rechazar en todo o en parte los trabajos realizados, en la medida que no respondan a lo especificado o no superen los controles de calidad acordados.

5.1 DIRECCIÓN DEL CONTRATO El director del Contrato desempeñará las funciones de dirección, inspección y

coordinación, estableciendo los criterios y líneas generales de la actuación del adjudicatario. Asimismo, tendrá las siguientes funciones:

� Aprobar el plan de trabajo propuesto por el adjudicatario. � Facilitar credenciales y contactos al equipo de trabajo del adjudicatario. � Validar las certificaciones para el abono de los trabajos y preparar los

controles para su recepción y liquidación. � Rechazar cualquier trabajo, elemento o equipo que considere inadecuado

con el objeto del Pliego.

5.2 OBLIGACIONES DEL ADJUDICATARIO Serán las que tengan por objeto desarrollar las prescripciones del presente pliego. Para el ejercicio y desarrollo de sus funciones, el adjudicatario deberá:

� Informar a la Administración de la marcha de los trabajos encomendados. � Proponer un plan de trabajo (según aplicación MS-PROJECT o compatible) � Establecer servicios de inventario y archivo que contendrán la

documentación de todas las tareas realizadas. Estos archivos estarán permanentemente a disposición de la Administración.



� Aportar, para la realización del objeto del contrato, los medios propios de toda índole necesarios de cara al soporte técnico que puedan necesitar para llevar a efecto con éxito los trabajos necesarios para la puesta en marcha de los servicios descritos.

� Corregir y modificar los distintos trabajos/servicios si no fueran de conformidad del Director del Contrato.

El adjudicatario será responsable, enteramente, de la exactitud de los trabajos y en

general, de los resultados que proporcione a la Administración.



6 EQUIPO DE TRABAJO Y DEDICACIÓN El adjudicatario aportará el personal necesario para la óptima realización de los

trabajos objeto del contrato, incluyendo como mínimo los siguientes perfiles, repartidos a lo largo de las distintas fases de los trabajos:

� Director de Proyecto, que coordinará todas las actividades entre el la

empresa adjudicataria y el Ayuntamiento. Estará en contacto con el Director del Contrato asignado por el Ayuntamiento de Basauri. Se hace mención especial a las siguientes funciones:

i. Seguimiento del Plan de Trabajo propuesto en la oferta y aprobado por Ayuntamiento de Basauri, con estricto cumplimiento de plazos y calidad en las entregas de documentos previstos en dicho Plan.

ii. Comunicación inmediata a la Dirección del proyecto de cualquier previsible alteración de las condiciones contractuales en cualquiera de sus aspectos (personal, técnico, económico, etc.), originado por causas ajenas al propio adjudicatario.

iii. Comunicación inmediata a la Dirección del proyecto de las repercusiones y/o problemas que puedan plantearse en el desarrollo.

� Jefe de Proyecto, que coordinará y dirigirá las actividades del equipo

humano del adjudicatario y estará en contacto con el Jefe de Proyecto asignado por el Ayuntamiento de Basauri.

� Cualquier otro personal de apoyo, que necesitase para realizar, exclusivamente otras labores.

El adjudicatario dispondrá de todos aquellos medios materiales que sean

necesarios para la correcta ejecución de los trabajos, que deberán estar detallados en las ofertas e incluidos en los precios ofertados para la realización de cada actividad.

Para la correcta ejecución del proyecto el Ayuntamiento de Basauri aportará:

� Aclaraciones y precisiones a los objetivos del proyecto � Aprobación de la documentación realizada � Interlocución necesaria con los usuarios y responsables del Ayuntamiento. � Cumplimiento de las acciones de implantación según los planes previstos. � Participación en las pruebas de integración y su visto bueno. � Aprobación de la calidad de los servicios.



7 CONTROL Y SEGUIMIENTO Se establecerá un equipo multidisciplinar para llevar a cabo el control y seguimiento

del proyecto. El Equipo de Proyecto estará formado por representantes del Ayuntamiento de

Basauri (Contratación y Modernización) y la empresa adjudicataria. La empresa adjudicataria deberá presentar un Plan de Trabajo con la planificación

de las tareas y la dedicación, indicando la posible necesidad de participación de técnicos del Ayuntamiento de Basauri en el caso de que se requiriese su colaboración o aportación de información específica, y que deberá ser aprobado por la Dirección del Proyecto.

Si durante la ejecución del Plan de Trabajo sobreviniesen desviaciones necesarias

respecto al programa inicialmente establecido la empresa adjudicataria presentará una modificación del mismo y un presupuesto corregido o complementario que deberá ser, a su vez, aprobado y aceptado por la Dirección del Proyecto antes de iniciar dichas desviaciones o trabajos complementarios.

La Dirección del Proyecto podrá solicitar de la empresa adjudicataria en cualquier

momento informes sobre el estado y grado de cumplimiento del programa comprometido. Conforme se vayan realizando las fases completas previstas en el Plan de Trabajo, la

empresa adjudicataria presentará a la Dirección del Proyecto los productos de la actividad realizada junto con un informe de situación y dedicación del trabajo encargado.

El adjudicatario se responsabilizará del levantamiento de las actas de todas las reuniones que se lleven a cabo y que deberán ser remitidas al día siguiente de su celebración para su aprobación por la Dirección del Proyecto.

Junto con las convocatorias de reunión se acompañará el Orden del Día de la misma

que será remitido con antelación suficiente para su estudio previo y aprobación por parte de la Dirección del Proyecto.



8 TERMINOS Y CONDICIONES DEL PROCEDIMIENTO

8.1 GENERALES: El Ayuntamiento se reserva el derecho de realizar entrevistas, comprobar las

referencias a la empresa licitadora. El Ayuntamiento se reserva el derecho de declarar el concurso desierto. El Ayuntamiento no es responsable del coste en que incurra el licitador en la

preparación de la oferta.

8.2 ESPECIFICOS:

8.2.1 Plazo de realización del contrato Los trabajos serán realizados de acuerdo con el calendario propuesto, teniendo en

cuenta un límite de 2 meses desde la fecha de firma del contrato.



9 PROPIEDAD DE LOS TRABAJOS Todos los estudios y documentos, así como los productos y subproductos

elaborados por el contratista como consecuencia de la ejecución del presente contrato, serán propiedad del Ayuntamiento de Basauri, no pudiendo la empresa adjudicataria reproducirlos, publicarlos o divulgarlos sin autorización expresa del Ayuntamiento de Basauri.



10 NOTAS ACLARATORIAS Cualquier aclaración que se precise en la interpretación del presente pliego será

atendidas en el departamento de Modernización, por el responsable del proyecto. El mero hecho de presentar una proposición supone la asunción de los objetivos y

contenidos expresados en este pliego. No obstante, los concursantes podrán considerar aspectos no expresados en dichos

apartados y que estimen necesarios o convenientes para un mejor cumplimiento de los fines propuestos.

Basauri a miércoles, 24 de mayo de 2017

Fdo. Jesús Abrisketa Murga

Técnico Departamento de Modernización



11 ANEXOS Se adjunta un documento Excel, con el inventario de dispositivos de impresión y

copia del Ayuntamiento y sus OOAA. En el fichero viene información que permita a las empresas oferentes conocer la

situación actual. El fichero contiene la siguiente información:

ID Copias BN Inicio

Nombre Copias Color Inicio

Edificio Total Inicio

Ubicación Fecha Final

Ubicación2 Copias BN Final

Departamento Copias Color Final

Propiedad Total Final

Tipo Usuario Total Días

Contrato Total Copia

Función Copias Día

Número de Serie Copias Año

Localidad->Nombre % Uso Tóner

Planta Coste Tóner Modelo

Estatus Coste Mantenimiento

Marca->Nombre Coste Reparaciones

Modelo->Nombre Coste Impresión

Número Activo Coste Inversión

Fecha de Compra Coste Consumibles

Vencimiento de Garantía Coste Papel

Fecha Inicial Total Coste Actual

Precio X Página

pliego de condiciones tecnicas 13 17 - basauri · 2017. 5. 24. · eraberritzesaila / Área de...

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