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Planificación Estratégica de TI en Sanidad

Salud Basada en la Información y el ConocimientoSalud Basada en la Información y el Conocimiento

Víctor Osorio Poblete :: 2011 – http://www.isalud.org.es ®Víctor Osorio Poblete :: 2011 – http://www.isalud.org.es ®


Objetivo

• Describir brevemente la situación actual del sistema sanitario en materia de gestión en salud, el presupuesto asociado a las TIC y la importancia de una Planificación Estratégica de TI que acompañe a los objetivos macros del sistema sanitario y asegure la mejor inversión en TI.

• Describir las fases de la planificación, la secuencia de las mismas y lo fundamental que es una Oficina de Gestión de Proyectos que garantice la consecución de los objetivos estratégicos y la gestión efectiva de los proyectos emanados del plan


Contenido

1. Introducción

2. Dirigiendo y Planificando el escenario actual

3. Niveles de Planificación Estratégica

4. Planificación Estratégica de TI

5. Componentes del plan estratégico

6. Secuencia para desarrollar el plan

7. Las 4 fases

8. Contenido del Plan Estratégico de TI

9. Visión Operativa

10. Equipo de trabajo

11. Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

12. Evaluación de Proyectos

13. Conclusiones


Introducción

Contexto• El escenario actual, en materia de gestión en salud, impone nuevos desafíos

para el hoy y el mañana. Desafíos que se traducen en nuevas formas de gobierno y modelos de gestión sanitaria que tienen como objetivo, entre otros, la eficiencia en el uso de los recursos, la eficacia y efectividad en las prestaciones, el análisis de los resultados, el desarrollo profesional, la madurez organizacional, la calidad en la atención y seguridad del paciente. Tales objetivos se apoyan mayoritariamente sobre una base tecnológica para la gestión operativa en los centros e instituciones sanitarias.

• La inversión y gasto de TI en Sanidad ha requerido hasta hoy una cifra cercana al 0,9% del presupuesto sanitario total de las Comunidades Autónomas.

• Dado lo anterior, la Planificación Estratégica de TI juega un rol de suma importancia en la consecución de los objetivos del negocio. Es un proceso en el cual las directrices y requerimientos del negocio orientan la dirección de TI y la definición de la arquitectura tecnológica que acompañará la opción de futuro elegida.


Dirigiendo y Planificando el escenario actual

• En estricto apego a los desafíos que nos impone este nuevo escenario, es indispensable que el proceso de Planificación Estratégica de TI asegure, a todos los niveles, una correcta operación de los procesos de negocio para favorecer la:

• Eficiencia en el uso de los recursos

• Eficacia y calidad en las prestaciones

• Efectividad en los resultados

• Seguridad del paciente

• Desarrollo profesional

• Madurez organizacional y

• Rentabilidad social


Niveles de Planificación Estratégica

• Nivel de Negocio

• A nivel corporativo residen la decisiones que han de ser enfrentadas considerando a la institución como un todo, en este caso a nivel de Consejería o Servicio de Salud. Estas decisiones no pueden estar descentralizadas, pero si consensuadas, dado que aquellos que integran la red asistencial no tienen la visión del conjunto, en razón a su rol y misión dentro de ésta, pero sí una noción de la realidad que es indispensable recoger en los planes corporativos..

• Nivel de Negocio

• En el nivel de negocio, en este caso los establecimientos, se centran los principales esfuerzos en asegurar la posición de largo plazo en cada una de las áreas de actividad en que participa la organización, para lo cual deben ser consideradas las directrices corporativas generales y los recursos asignados a cada organización.

• Nivel Funcional

• A nivel funcional se consolidan los requerimientos funcionales, como gestión de los procesos clínicos, asistenciales y de apoyo, gestión de satisfacción de usuarios, gestión y desarrollo de los recursos humanos, gestión financiera, gestión de los recursos físicos e inversiones exigidas por las actividades de la red asistencial y del establecimiento.


Planificación Estratégica de TI

• La Planificación Estratégica de TI es un esfuerzo continuo y sistemático, orientado a determinar la dirección y naturaleza de los recursos que se invierten en TI. Es una responsabilidad de la alta dirección, orientada a mantener alineados los sistemas de información con los objetivos y estrategias corporativas.

Objetivos:

• Administrar efectivamente un recurso crítico y costoso para la organización

• Mejorar la comunicación del negocio con el área de informática

• Alinear los objetivos de informática con los del negocio

• Planificar los procesos y flujos de información

• Utilizar los recursos de informática en forma eficaz y eficiente

• Reducir los tiempos y costes del ciclo de vida de los sistemas de información

• Determinar las oportunidades y desafíos competitivos generados por nuevas tecnologías


Componentes del Plan Estratégico de TI


Secuencia para el desarrollo del plan


Las 4 Fases

• Fase 1: Nivel conceptual del negocio

• Esta fase tiene como objetivo comprender la dirección estratégica y metas de largo plazo de la organización mediante un trabajo con la alta dirección.

• Fase 2: Análisis detallado del negocio

• En esta fase documentamos la dirección del negocio a nivel de detalle. Comprender las metas, objetivos y requerimientos específicos para los próximos años. Necesidades de información, procesos de negocio, requerimientos del negocio.

• Esta información mide el pulso de la organización para determinar su salud o tendencias. Identificamos y documentamos los procesos de negocio e iniciamos los esfuerzos de mejoramiento. Finalmente definiremos los requerimientos detallados del negocio para el futuro.


Las 4 Fases

• Fase 3: Visión y plan conceptual de TI

• En esta fase es donde se comienza a centrar nuestra atención en los SS.II., documentamos el ambiente actual de TI, identificamos la organización informática como individuos, roles, responsabilidades y destreza del grupo. Revisamos los gastos en TI, tendencias y comparamos los gastos con la industria. Identificamos el backlog de proyectos que han sido requeridos.

• También miramos la situación externa de TI. Esto incluye las tendencias en la industria de las TI y cómo afectan nuestro ambiente y futuro. Una parte interesante del proceso de planificación es mirar a nuestros “competidores” para determinar cómo utilizan los sistemas de información.


Las 4 Fases

• Fase 4: Recomendaciones destalladas para TI

• En esta fase determinamos la brecha existente entre la situación actual de TI y la deseada en el futuro. Esto incluye evaluar la visión operativa del negocio, requerimientos ambientales, necesidades de información, requerimientos externos, aplicaciones de negocio, requerimiento del negocio y arquitectura computacional.

• Una vez determinada la brecha, formulamos recomendaciones para cerrarla. Esto incluye la identificación de las opciones disponibles, incluyendo coste estimado, tiempo y recursos requeridos. Datos de benchmarking son de utilidad para validar las estimaciones. Identificamos ventajas y desventajas para cada opción. Finalmente determinamos, por ejemplo, recomendaciones apropiadas con un análisis detallado del Retorno de Inversión (ROI) y de Coste Total de Propiedad (TCO).


Contenido del Plan Estratégico de TI


Visión Operativa

• La visión operativa es traducida desde la información que proporciona la dirección del negocio, e impacta directamente los requerimientos y dirección estratégica de TI. ¿Cómo realmente va a verse y a funcionar la organización en el futuro?, ¿Cuáles son los factores críticos de éxito en el entorno?. Estas son algunas preguntas claves que se responden con la visión operativa. A continuación describimos un ejemplo:

• Visión operativa relacionada con los pacientes

• Los pacientes podrán acceder a su historia clínica y antecedentes de salud relevantes, en condiciones de seguridad y confidencialidad establecidas en normativas específicas.

• Se pondrán medios a disposición de los pacientes para que obtengan información acerca del problema de salud que lo afecta. Habrá mayor y mejor acercamiento a los pacientes y familiares a través de herramienta de comunicación e interacción, lo que ayudará a mejorar la percepción del servicio.

• Lo centros de atención telefónica y los sitios web permitirán entregar información y orientación a los pacientes, citas médicas, trámites y reclamos, y otras interacciones en forma remota y durante las 24 horas.

• Las familias de los pacientes dispondrán de medios para informarse acerca de la eficacia del equipo tratante.


Equipo de trabajo

• Para que el Plan Estratégico de TI haga su aporte real al negocio, es necesario involucrar a la alta dirección y a los administradores del negocio. Es crítico que los administradores y toda la organización se sientan dueños del plan. El plan debe reflejar las ideas, estilos y objetivos de la dirección.

• La diferencia entre un plan que impacta a la organización y un plan que junta polvo en alguna estantería está en el involucramiento de la organización.

• De igual forma, no se puede afrontar una planificación sin un adecuado Gobierno de TI, tal que permita agregar valor al negocio a través del uso eficiente y eficaz de los recursos de tecnología de información, y asegurar que no se realicen inversiones de TI en proyectos poco factibles desde el punto de vista técnico y económico, y garantizar la existencia de mecanismos de control adecuados.

• Para conseguir el compromiso necesario, es importante involucrar a los distintos niveles de la organización en diferentes grupos de trabajo:


Equipo de trabajo

• Comité de Informática (Steering comité)

• Este es el grupo de mayor importancia en el proceso de planificación. El comité de informática le entrega a la organización las voces de todas las áreas del negocio.

• Formula las recomendaciones que tienen que ver con prioridades y recursos, también proporciona las directrices estratégicas para informática.

• Patrocina proyectos de rediseño de procesos de negocio.

• Revisa los procedimientos y estándares de informática que tengan impacto en las funciones del negocio.

• Comité Ejecutivo

• Este grupo aprobará los presupuestos asociados a los proyectos que recomiende el comité de informática. Aprueba los planes y directrices estratégicas de informática.

• Su participación desde el comienzo y a través de todo el proceso hará significativamente más sencillas las aprobaciones.


Equipo de trabajo

• Organización de Informática

• El gerente de informática será clave en involucrar al equipo de informática en el proceso de planificación. Luego de completar el análisis situacional del negocio en el proceso de planificación, es importante comunicar este a los miembros de informática.

• Grupo de Implementación

• Este grupo debe incorporar representantes de las distintas áreas de negocio y de informática. Este grupo trabajará en requerimientos detallados y en la revisión de paquetes de software, sistemas y tecnología.

• Este grupo será responsable de coordinar el rediseño de procesos de negocio y estándares de informática que tengan impacto en las funciones del negocio.


Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

• Los responsables de TI de las organizaciones están siendo continuamente bombardeados por una variedad de problemas tecnológicos y de administración, desde requerimientos de la alta dirección hasta “caídas de sistemas”.

• La implantación de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) se convierte en una pieza fundamental para la correcta coordinación de las expectativas de la empresa, consecución de los objetivos estratégicos y la gestión efectiva de los proyectos. Sus funciones principales van desde el control de los acuerdos con proveedores y la gestión del riesgo, hasta la distribución de roles y responsabilidades tanto de recursos internos como externos, asegurar la gestión efectiva de los proyectos y la comunicación, controlar su avance e identificar problemas y riesgos.

• Es imprescindible que el comité de informática disponga de un liderazgo efectivo de la estrategia corporativa que respalde la función de la Oficina de Gestión de Proyectos para garantizar su éxito.


Evaluación de Proyectos

• La preparación y evaluación de proyectos se puede definir como el conjunto de antecedentes que permiten juzgar cualitativa y cuantitativamente las ventajas y desventajas que presenta la asignación de recursos a una determinada iniciativa.

Etapa de la Evaluación de Proyectos


Conclusiones

• La información es el recurso más valioso de toda organización, pero éstas no siempre saben cómo optimizarlo. El éxito de la gestión de la información depende del contexto de TI de la organización, de cómo se trata, se utiliza, se gestiona y se comparte la información.

• La Planificación Estratégica de TI es el instrumento que puede y debe acompañar y apoyar a las instituciones sanitarias. Hoy por hoy, es crítico que las inversiones y objetivos de TI estén alineados más que nunca con los objetivos de la organización. Que se agregue valor al negocio a través de la uso eficiente y eficaz de las Tecnologías de la Información, asegurando a su vez que no se realicen inversiones de TI en proyectos poco factibles desde el punto de vista técnico y económico.


Salud Basada en la Información y el Conocimiento

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