Planificación Estratégica

¿Un instrumento para Construir el futuro?

DONDE SE ORIGINA? Hablar del planeamiento estratégico hoy en el Perú, aparece como una cosa moderna y actual. Todos hablan de que es necesario hacer planes estratégicos. Sin embargo pocos saben de que esto no es nuevo, que hace ya muchos años (1950) en el mundo se hacen planes estratégicos, (al inicio se llamaban planes de largo plazo), pero pocos se han preocupado en investigar de donde viene, qué es, si es solo una herramienta o una teoría, es un pensamiento administrativo.......

ADMINISTRAR ES UN PROBLEMA ANTIGUO El problema de administrar las organizaciones o empresas constituye un problema viejo en la historia de la humanidad y así como han ido surgiendo un conjunto de ciencias para investigar y resolver problemas de la humanidad, el pensamiento del hombre dio origen a una ciencia para dirigir las organizaciones: La administración.

17 PENSAMIENTOS VIGENTES

 Dentro de esta ciencia existen 17 pensamientos (hasta la fecha) que a lo largo de la historia han venido surgiendo. Todos estos siguen siendo validos, ninguna ha pasado de moda y cada uno de ellos puede ser aplicado en distintos momentos y tiempos en las organizaciones. Uno de estos, es justamente la Administración Estratégica y dentro de esta, el Planeamiento Estratégico es un aspecto central que facilitara administrar una organización.

CUALES SON?1.    Administración científica (1900-1925)2.      Administración clásica (1900-1925)3.      Administración humanística (1925-1940)4.      Administración Neoclásica (1925-1945)5.      Administración por objetivos (1945-1960)6.      Administración de la Burocracia (1945-1950)7.      Administración estructuralista (1945-1950)8.      Administración behaviorista (1950-1960)9.      Administración del cambio organizacional (1960-1970)10.  Administración cuantitativa (1960-1970)11.  Administración de sistemas (1960-1970)12.  Administración Contingencial (1960-1970)13.  Administración Estratégica (1970-1980)14.  Administración para la excelencia (1980-1985)15.  Administración de la calidad total (1980-1990)16.  Administración de la reinvención (1990-2000)17.  Administración de clase mundial (1995-2002)

 

Escuela Mayorde Gestión Municipal

JPR/peh

CientíficaCientífica A través de la organización racional del trabajo del operario, se logra aumentar la eficiencia de la fábrica.

ClásicaClásica A través de la racionalización de la estructura de la organización, se aumenta la eficiencia.

HumanistaHumanistaA través de una adecuada satisfacción de las necesidades sicológicas y sociales del trabajador y de condiciones favorables de trabajo se logra aumentar la eficiencia de la empresa.

NeoclásicaNeoclásica A través del desarrollo eficiente de las funciones administrativas se aumenta la eficacia y eficiencia de la organización.

Por Por ObjetivosObjetivos

A través del énfasis en los objetivos de la organización y en los resultados a ser alcanzados se logra aumentar la eficacia.

Burocrá-Burocrá-ticatica

La forma de organización burocrática es la organización eficiente por excelencia.

Estructu-Estructu-ralistaralista

El mejor estudio de las organizaciones es a través de un análisis organizacional que se hace a partir de un enfoque múltiple:

1. T. Clásica 2. T. Humanística 3. T. Burocrática

Escuela Mayorde Gestión Municipal

JPR/peh

Behavio-Behavio-ristarista

El comportamiento organizacional se fundamenta en el comportamiento humano. Explican dicho comportamiento - Motivación humana; - Estilos administrativos; - Proceso de decisión.

CambioCambioOrganizac.Organizac.

A través del cambio planeado de la organización se logra aumentar su eficiencia y eficacia.

Cuantita-Cuantita-tivativa

A través de la aplicación de técnicas matemáticas en la toma de decisiones se logra la eficiencia.

SistemasSistemas El enfoque sistémico es el que mejor permite un análisis al mismo tiempo profundo y amplio de las organizaciones.

Contin-Contin-genciasgencias

Que no hay ninguna técnica que sirva para todas las situaciones. De todas las técnicas, sólo una de ellas es válida o adecuada para determinada situación. La que manda es la situación.

Estraté-Estraté-gicagica

Que una estrategia adecuada, flexible y entendida por todos los miembros de la organización, llevará a esta a un éxito seguro.

Escuela Mayorde Gestión Municipal

JPR/peh

De laDe laReinven-Reinven-

ciónción

Las organizaciones de hoy necesitan volver a reinventar la manera de hacer las cosas a fin de competir en este mundo nuevo.

De CalidadDe CalidadTotalTotal

Para que las organizaciones tengan éxito deben prestar mucha atención a la calidad y a la satisfacción del cliente. Calidad significa lograr productos y servicios cada vez mejores.

De ClaseDe ClaseMundialMundial

Que tres factores determinan la excelencia organizacional.

• Prácticas gerenciales exitosas

• Alineamiento organizacional interno

• Alineamiento organizacional externo

De laDe laExcelenciaExcelencia

Que son 8 claves para obtener la excelencia y el éxito empresarial:1. Predisposición a la acción2. Compromiso con el consumidor3. Autonomía y decisión empresarial4. Productividad a través de las personas.5. Sistema de valores compartidos6. Diversificación en lo conocido7. Estructura simple8. Conducción flexible

¿QUÉ ES LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA?La planificación estratégica es un enfoque de sistemas para guiar una empresa durante un tiempo a través de su medio ambiente, para lograr las metas dictadas,expresadas en una visión y objetivos. (George A. Steiner).

 

VEAMOSLO DESDE 4 PUNTOS DIFERENTES:1-      EL PORVENIR DE LAS DECISIONES ACTUALES.- es una identificación sistemática de las oportunidades y peligros que surgen en el futuro, los cuales combinados con otros datos importantes proporcionan la base para que una empresa tome mejores decisiones en el presente para explotar las oportunidades y evitar los peligros.2-      PROCESO.- Ya que se inicia con el establecimiento de una visión, metas organizacionales, define estrategias y políticas para lograr esas metas, y desarrolla planes detallados para asegurar la implantación de las estrategias y así obtener los fines buscados.3-      FILOSOFIA.- Es una actitud, una forma de vida; requiere de dedicación para actuar con base en la observación del futuro, y una determinación para planear constante y sistemáticamente como una parte integral de la dirección.4-      ESTRUCTURA.- un sistema de planeación estratégica formal une tres tipos de planes fundamentales, que son: planes estratégicos, programas a mediano plazo, presupuestos a corto plazo y planes operativos

¿QUE ES UN PLAN ESTRATÉGICO? El plan estratégico es un instrumento, un documento guía, orientador para hacer gestión, que es formulado teniendo como horizonte de tiempo el largo plazo, este documento enuncia la misión, la visión, los objetivos estratégicos y las metas estratégicas de una organización privada, publica con fines o sin fines de lucro.

 

CUALES SON SUS CARACTERÍSTICAS MÁS IMPORTANTES?

 1. ES UN DOCUMENTO QUE VA MAS HALLA DEL

CORTO PLAZO.- ya que va abarca un horizonte de tiempo mayor de los 5 años hoy se habla de que no más de 10 años, debido a los cambios que se producen el mundo a una velocidad extraordinaria.

2. RECOGE LOS FINES DE CREACIÓN DE LA INSTITUCIÓN.- toda institución cuando se crea tiene un fin en la sociedad, pretende satisfacer algo, resolver algo y obtener a cambio algo, pero esto no es estático, la sociedad se mueve y la organización tiene que estar permanentemente revisando sus fines y adecuarlos. En el caso de las empresas estos están claramente definidos en la escritura de constitución.

3. SURGE DEL CONCENSO.- la elaboración de este plan supone un proceso previo de participación colectiva de personas de toda la organización o institución. Implica un compromiso proactivo de todos.

4. NO ES UN DOCUMENTO RIGIDO SINO PERFECTIBLE.- se debe ajustar constantemente, producto del análisis de los resultados obtenidos en la ejecución del plan.

CONCEPTOS BASICOS: Visión.- es la imagen futura (que de sí misma; una ciudad, una organización) que se desea alcanzar en un tiempo que supera el corto y mediano plazo.Misión.- es la imagen actual que enfoca los esfuerzos que realiza una determinada organización para perseguir sus fines.Objetivo estratégico.- es la expresión cualitativa de un logro que se quiere alcanzar a fin de realizar la visión.Meta estratégica.- es la expresión cuantitativa de los resultados estratégicos que se esperan alcanzar

1

CONCEPTOS BÁSICOS:Estrategia.- es una línea maestra de acción, un curso que se define a seguir que permitirá desde el presente alcanzar la imagen futura definida en la visiónPlaneamiento estratégico.- es un proceso (conjunto de acciones que comprometen a las personas en la búsqueda de claridades respecto a las estrategias a seguir para llegar a definir la visión) y un instrumento (marco conceptual que orienta la gestión institucional con el objeto de llegar a realizar la visión.Gestión institucional.- es la capacidad que se tiene de combinar y utilizar todos los recursos institucionales para implementar y ejecutar el plan estratégico. Se concreta en un presupuesto y planes operativos anuales.

CONCEPTOS BASICOS.Fortalezas.- se encuentran en el ambiente interno, son las capacidades con que cuenta la organización, la ciudad para adaptarse y aprovecharse al máximo las ventajas que ofrece el entorno y enfrentar con mayores posibilidades las amenazas que este presenta.Debilidades.- se encuentra en el ambiente interno, son las limitaciones o carencias que padece la entidad o la ciudad, que no le permiten el aprovechamiento de las oportunidades que se consideran ventajosas en el entorno, impidiéndole defenderse de las amenazas. 

 

CONCEPTOS BASICOS.Oportunidades.- se encuentran en el ambiente externo, son situaciones y/o factores externos no controlables por la entidad, o la ciudad que son factibles de ser aprovechados si se cumplen determinadas condiciones a nivel de la entidad.Amenazas.- se encuentran en el ambiente externo, son situaciones y/o factores externos, no controlables por la entidad o la ciudad, que podrían perjudicar y/o limitar el desarrollo de la misma. 

 

¿Por qué planificar el futuro?

• Es necesario tener claro el horizonte al que queremos llegar como Empresa, institución, persona en los próximos años.

• Debemos orientar y aprovechar todos los recursos que tenemos para alcanzar el horizonte que queremos.

• Es necesario elaborar las estrategias indispensables para que el futuro no quede librado a los caprichos del azar o las veleidades de la improvisación.

Planificar el futuro

PROCESO PARTICIPATIVO

Plan

(documento)

Compromisoinstitucional

Productos

Planificar el futuro

Planificar el futuro

PROCESO AUTORITARIO

PROCESO Con iluminados

desde arriba

Y por que hacerlo de manera participativa?

•Hoy una sola persona no dirige sola la empresa, y no es toda la empresa.

•Debemos tener en consideración la opinión de todos los que integran la empresa, pues si hablamos de desarrrollo todos estamos involucrados

• Se necesita Desarrollar un tejido interno sólido y fuerte para poder sostener el proceso de desarrollo y el ritmo que nos permita alcanzar los objetivos.

CONSTRUIR EL FUTURO REQUIERE DEL ESFUERZO DE TODOS

METODOLOGIA DE TRABAJO

CONSTRUYENDO LA VISION DE FUTURO DE MI INSTITUCIONCONSTRUYENDO LA VISION DE FUTURO DE MI INSTITUCION

NEGATIVAS

POSITIVAS

Escenarioprobable

Escenarioposible

Escenariodeseable

La instituciónque soñamos

Como desea que seala institución a la cual usted

pertenece?

Identificación de Tendencias

Proceso de la

realidad quese repite e

influye en elfuturo.

Formulaciónde la visiónInstitucional

Descripción delretrato de lo

que queremos alcanzar

Plan

Ejecucióndel

PlanAño 1,2,3….10OrganizaciónVisión concertada

VisiónConcertada

VISIONVISION

Es el horizonte al cual aspiramos llegar.

Es el sueño al cual apostamos y que deseamos hacer realidad..

Es como la fotografía futura de la ciudad que queremos.

Definir la Visión

LA VISIONLA VISION

Conociendo los nuevos roles que podría tener la

organización, es posible proyectar una visión de

largo plazo del desarrollo de la empresa.

Esa Visión debe ser una expresión de la imagen

futura que se quiere alcanzar, debe ser al mismo

tiempo altamente motivadora y también viable.

COMO REDACTAR LA COMO REDACTAR LA VISIONVISION

Debe responder a las siguientes preguntas:

1. Cómo nos vemos en el futuro?

2. Qué queremos hacer en el futuro?

3. Cómo vemos a la población objetivo en el

futuro?

AL REDACTARLO DEBEMOS HACERLO COMO

SI YA FUESE REALIDAD, O COMO SI

ESTUVIESEMOS EN ESE TIEMPO

MISION INSTITUCIONALMISION INSTITUCIONAL

Definición breve del sentido, rol y quehacer de una institución.

Formulación de los propósitos de una organización, sus

principios, sus valores, sus dueños, sus colaboradores, su ámbito

de acción.

La Misión de una Institución, es un enunciado que la identifica

como tal y la diferencia de los otros.

LAMISION

LAMISION

¿Cómo Construimos la Misión?

¿Quiénes Somos?

¿Qué hacemos?

¿Cuáles sonnuestros

Objetivos?

¿Qué Valorestenemos?

¿Qué nosdiferencia de

otros?

¿Con quieneslo hacemos?

(Clientes y Proveedores)

COMO REDACTAR LA COMO REDACTAR LA MISIONMISION

Debe responder a las siguientes preguntas:

1.      Quienes somos?

2.      Qué buscamos?

3.      Porque lo hacemos?

4.      Para quienes trabajamos?

5.      Cuales son nuestros valores?

 DEBEMOS RESUMIRLO EN UN LEMA

Análisis Estratégico

Interno

Fortalezas

Debilidades

Entorno

Oportunidades

Amenazas

Son las situaciones externas creadas por terceros que pueden ser aprovechadas para el logro de un fin u objetivo.

Una misma situación que es un problema para un actor, puede ser una oportunidad para otro.

Ejem.: Oportunidades

•Oferta de programas de capacitación y asistencia técnica

•Demanda de turismo insatisfecha en Tumbes

Son fuerzas externas a la organización que operan en contra de su desarrollo. Se caracterizan por ser:

Fuerzas que se originan por factores que están fuera del control de la institución.

Fuentes externas de riesgo y fracaso.

Ejem.:

•Persistencia del centralismo y asistencialismo

•Fenómenos Naturales.

Son aquellas características inherentes de su ambiente interno y/o desarrolladas por una ciudad, institución, empresa, etc. que son útiles para lograr sus objetivos o aprovechar oportunidades.

Ejem.: Fortalezas

• 25 mil tierras de primera calidad aptas para cultivo de frutales.

• Personal dinamico y altamente capacitado.

Son aquellas características de una persona, empresa, ciudad, etc, que le exponen a la acción de las amenazas y que le hacen más difícil lograr sus objetivos y aprovechar las oportunidades.

!OJO! Las debilidades No son Fortalezas que faltan!OJO! Las debilidades No son Fortalezas que faltan, sino características negativas que existen.

Ejem.: Debilidades

• Inadecuado manejo de Recursos Naturales y deterioro del medio ambiente.

• Débil organización interna, indisciplina.

El análisis estratégico nos permite relacionar los diferentes factores e identificar:

Debilidades Amenazas

Interno Entorno

FORTALEZA Oportunidades

Las FortalezasQue nos permitan aprovechar

las Oportunidades

Que nos ayuden a neutralizar Amenazas.

Interno Entorno

Fortaleza Oportunidades

DEBILIDADES Amenazas

Las Debilidades

Que nos impiden aprovechar las Oportunidades.

Que nos hacen más vulnerables a las amenazas.

O6

F6

F5

F4

F3

F2

F1

TOTALO5O4O3O2O1

OPORTUNIDADES

FORTALEZAS

¿Que fortalezas me permiten aprovechar las oportunidades?

A6

F6

F5

F4

F3

F2

F1

TOTALA5A4A3A2A1

AMENAZAS

FORTALEZAS

¿Que fortalezas me permiten neutralizar a las Amenazas?

O6

D6

D5

D4

D3

D2

D1

TOTALO5O4O3O2O1

OPORTUNIDADES

DEBILIDADES

Que Debilidades me impiden aprovechar las oportunidades??

A6

D6

D5

D4

D3

D2

D1

TOTALA5A4A3A2A1

AMENAZAS

DEBILIDADES

¿Que Debilidades me hacen mas vulnerable a las Amenazas?

PARA LOGRAR LA VISION DE FUTURO ES NECESARIO:

INTERNO ENTORNO

DesarrollarFortalezas

AprovecharOportunidades

SuperarDebilidades

NeutralizarAmenazas

PARA LOGRAR LA VISION DE FUTURO ES NECESARIO:

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Qué fortalezas me permiten aprovechar

las oportunidades?

(Potencialidades)

Qué fortalezas me permiten neutralizar

las amenazas? 

(Riesgos)

Qué debilidades me impiden aprovechar las oportunidades?

(Desafíos)

Qué debilidades pueden ser aprovechadas por

las amenazas?

(Limitaciones)

Fortalezas

Debilidades

Entonces, desde la Organización o Empresa, ¿Que pasos debemos dar?.

• Hacer del presupuesto anual la “varita mágica” para hacer realidad el Plan Estrategico.

• Usar el Plan Estrategico como una carta de navegación que marca el rumbo

• Concientizarnos de las ideas trascienden a las personas y empezar a actuar y pensar en forma solidaria.

Un buen análisis estratégico debe permitirnos

fácilmente establecer cuales serán los ejes

orientadores del Plan Estratégico es decir los objetivos

estratégicos.

El momento de formulación de los OBJETIVOS

ESTRATEGICOS es sin duda, el momento mas exigente,

mas creativo y mas interesante de la elaboración de los

planes.

Es el momento de imaginar la orientación u

orientaciones principales que seguirá nuestro accionar

en los próximos años.

Un Plan no puede dar a la vez respuesta

a todas las debilidades, ni aprovechar

a la vez todas las oportunidades

existentes

Un análisis realizado nos indicará que

es lo mas conveniente y oportuno a

hacer en el marco temporal que nos

proponemos alcanzar la Visión (5 o mas

años).

Las personas deben enumerar y describir con claridad lo que desean alcanzar.

OBJETIVO:

• Es un cambio que se desea o necesita lograr, dentro de un

período específico.

• Es un valor esperado por un individuo u organización.

• Es un estado futuro deseado, en un lapso de tiempo

determinado.

• Su enunciado es cualitativo. Ejemplo: “Vamos a

incrementar la producción de arroz en el Valle con

respecto al año 1999”

Criterios para elaborar los objetivosCriterios para elaborar los objetivos• Su logro debe apoyar la

propuesta de visión y misión de la Institución.

• Debe guiar a la organización en la dirección identificada en la misión y visión.

• En el tiempo. Debe establecer en términos concretos lo que se espera que ocurra y cuando.

• No deben ser poco prácticos o irreales, deben ser posibles de lograr, debe tomar en cuenta los hechos reales con que se cuenta.

• Se pueden lograr más fácilmente si son aceptadas o asumidas por las personas de la organización.

• Pueden ser modificados cuando surjan contingencias.

• Debe ir más allá de lo posible, deben ser un reto y desafío.

• Expresado con palabras sencillas y entendibles.

• Tomado el acuerdo, ésta constituye una obligación.

• En su establecimiento deben participar aquellos que lo tienen que ejecutar, ya que se sentirán mas motivados.

• Los objetivos deben relacionarse en la misión y la visión (vertical) y debe relacionarse entre ellos (horizontal).

LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOSLOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Son enunciados que nos indican una orientación a seguir, o un cambio a lograr para:

1. Superar una Debilidad

2. Potenciar o Desarrollar una fortaleza.

3. Aprovechar una oportunidad.

Ejemplo:Ejemplo:

DEBILIDAD OBJETIVOS PARA SUPERARLA

Instituciones

Municipales

Debilitadas

1. Brindar capacitación y Asistencia Técnica a las autoridades y funcionarios municipales a fin de quecuenten con conocimientos e instrumentos que lespermita fortalecer sus Instituciones Municipales.

2. Promover relaciones de cooperación con Institucionesespecializadas en temas Municipales a fin de contarcon apoyo a los Programas de Capacitación de AMUNI.

FORTALEZA OBJETIVOS PARA POTENCIARLA

AMUNI cuenta

con un Plan

Estratégico

Institucional

1. Diseñar proyectos de Desarrollo Macro Regional, conincidencia en los ejes de turismo y medio ambiente, a fin de apoyar el proceso de desarrollo local.

2. Difundir el Plan Estratégico de AMUNI en el ámbitoRegional, Nacional e Internacional a fin de posicionarlainstitucionalmente.

COMO CONSTRUIR

UN OBJETIVO:

Todo objetivo contiene tres elementos en su formulación:

Es la persona u objetoQuíén, para quién, con quién, cuál?

El resultado que deseo lograrQué o Para qué?

condiciones en que deseo lograr el objetivoTiempo, magnitud, lugarCuando, cuanto, donde?

Sujeto

Verbo

Predicado

“La Universidad San Marcos, ha instalado el centro de computo que permite interconectar a todas las facultades”.

“Los alumnos de la Escuela han aprendido a elaborar planes estratégicos durante el primer semestre del año”.

Los Proyectos son un conjunto de actividades encaminadas al logro de un objetivo estratégico o parte de este, que fue identificado y formulado sistemáticamente en la visión.

Los objetivos estratégicos requieren de Proyectos para operativizarse en un periodo de tiempo determinado.

Trabajar en un Proyecto, es trabajar en una propuesta de cambio.