planificación de personal wfm
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HRP Visión GlobalTRANSCRIPT
Workforce Productivity con SP-EXPERT
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En la vanguardia.
Con SP-EXPERT de Interflex ha comenzado
una nueva era. Esta solución de software
constituye uno de los sistemas de planifica-
ción del personal con gestión de tiempos más
amplios y eficaces. Gracias a varias décadas
de experiencia, el fomento continuo de la
innovación y el estrecho contacto con nues-
tros clientes, hemos podido desarrollar un
sistema líder capaz de marcar las pautas y de
utilizarse en los sectores más diferentes. Con
SP-EXPERT, nuestros clientes tendrán pleno
control de su negocio, independientemente
de si son empresas de producción y logística,
centralitas telefónicas, organismos públicos o
empresas de servicios.
Todo lo que se puede planificar es posible.
Gracias a su estructura modular, SP-EXPERT
puede trabajar como un sistema independien-
te o como una solución global integrada en los
procesos de la empresa. Cada cliente puede
personalizar el sistema decidiendo qué módu-
los y funciones son más importantes para su
empresa. La flexibilidad juega uno de los pa-
peles más importantes en todas las empresas.
Por este motivo, SP-EXPERT se puede ajustar
y ampliar en todo momento.
En las siguientes páginas podrá conocer mejor
las funciones y los módulos de SP-EXPERT.
Nuestros expertos asesores estarán encanta-
dos de ayudarle a configurar la solución más
apropiada para usted.
Planificación Inteligente de Personal Workforce Productivity
con SP-EXPERT
Workforce Productivity con SP-EXPERT
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Contenido
El plan básico de turnos – una buena base 4-5
La gestión de tiempos 6-7
El terminal Web 8-9
El esquema de destinos 10-11
El control de tiempos 12-13
El plan anual 14-15
El Forecast Management 16-19
El registro de productos 20-21
El plan maestro 22-23
El plan de disposición 24-25
Workforce Productivity con SP-EXPERT
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SP-EXPERT • El plan básico
¿Quién está presente y quién no? El plan
básico de turnos de SP-EXPERT constituye la
base para la planificación de personal. Permite
organizar de manera óptima las presencias y
ausencias de los empleados a lo largo de un
periodo cualquiera. El tiempo de trabajo dia-
rio y los puestos de trabajo se pueden asignar
fácilmente a los empleados teniendo en cuen-
ta sus contratos, cualificaciones y funciones.
El plan básico se puede configurar libremente
en función de las exigencias de cada empresa
(por ejemplo según los distintos contratos o
convenios). Además, los derechos de acceso
y autorización están regulados mediante un
concepto de perfil de usuario.
El plan básico está vinculado con un sistema
de gestión de tiempos online que supone una
aportación determinante para una planifica-
ción de calidad. Hay disponibles cuentas de
tiempo de trabajo objetivo y real, de diferen-
cia entre el tiempo de trabajo objetivo y el
real, de vacaciones, de vacaciones pendientes
y de horas extra. Los efectos de los cambios
realizados en la planificación se reflejan in-
mediatamente en las cuentas. No obstante, el
número de cuentas es libre y se adapta a las
necesidades de cada empresa.
Además de la función de edición manual,
el plan básico también dispone de distintas
funciones de planificación automática con
distintos grados de complejidad y que se
adaptan a las exigencias de cada empresa.
Algunos ejemplos serían el desarrollo automá-
tico de programas de turnos en función de las
condiciones almacenadas o la planificación de
los empleados para las necesidades intradia-
rias utilizando algoritmos genéticos.
Además, el plan básico dispone de múltiples
asistentes de planificación para simplificarlo
todavía más. Ofrecen ayuda, por ejemplo,
• para reducir los excesos y déficits de
personal
- mediante listas de recomendaciones
- calculando y mostrando los tiempos sus-
ceptibles de complementos y pluses
- procurando que la planificación sea
imparcial
• para comprobar automáticamente la plani-
ficación de acuerdo con las disposiciones
de los convenios colectivos, normativa
y tiempos; las infracciones de las reglas
se muestran de forma inmediata. De esta
forma se garantiza la seguridad del plan a la
hora de realizar sustituciones.
¿Cuáles son las ventajas del plan básico de
turnos y los asistentes de planificación?
· Normalización de la planificación y mejora
de la transparencia
- Proceso de planificación continuo, unita-
rio y lógico para todos los implicados
- Toda la información relevante para la
planificación está disponible y se puede
consultar rápidamente (p.ej. listado de
turnos ordenados por categoría, emplea-
do, periodos de tiempo, etc.)
Planificación Inteligente de Personal con SP-EXPERT El plan básico de turnos –
una buena base
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· Descenso considerable de los costes en
el salario bruto sin que la calidad se vea
afectada
- Sincronización óptima de la planificación de
personal con las necesidades operativas
- Prevención de los excesos y déficits de
personal y del impacto negativo en la
calidad del servicio que ello conlleva.
· Aumento de la motivación de los emplea-
dos, descenso de los índices de absentismo
y de las fluctuaciones
- Imparcialidad de planificación óptima
y participación de todos los miembros
gracias a la posibilidad de introducir
preferencias de turnos
- Comprobación automática de la planifi-
cación de acuerdo con las reglas contrac-
tuales y legales
- Gracias a que la planificación tiene en
cuenta la cualificación de los empleados,
éstos trabajan en función de su forma-
ción y experiencia.
· Alivio en el trabajo de los encargados del
personal
- El ahorro de tiempo en la planificación
del personal permite dedicarse a otras
tareas importantes, como por ejemplo la
formación del personal.
- Planificación previsora y comprobación
automática de alternativas
- Múltiples etapas de planificación y opcio-
nes de acceso en función de los roles
· Compatibilidad con el control de personal
(Controlling)
- Disponibilidad inmediata de los datos de
planificaciones anteriores
- Previsión de los efectos futuros de un
cambio en el plan
- La planificación tiene en cuenta los
límites salariales (p.ej. para controlar los
costes del personal)
- Resumen inmediato de todos los índices
característicos relevantes de la planifica-
ción y el personal
- Comparación de datos objetivos / reales
e identificación origen de las desviaciones
· Optimización de los procesos y las estructu-
ras de la empresa
- Simplificación gracias a la implementa-
ción de modelos de tiempo de trabajo
flexibles
- Disponibilidad inmediata de los datos
para el comité de personal
- La planificación de personal deja de ser
una simple “gestión del trabajo” para con-
vertirse en un sistema activo y consciente
de gestión de la calidad y los costes. Vista de la comparación de
datos objetivos / reales en el
plan básico con señalización
en color de los empleados y los
valores críticos de las cuentas
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SP-EXPERT • La gestión de tiempos
El paso del tiempo es algo que no se puede
detener ni mucho menos evitar. La gestión de
tiempos de SP-EXPERT ayuda a administrar
con sentido el tiempo limitado de los recursos
humanos.
Este módulo constituye una ampliación del
plan básico, que de por sí ya contiene varias
cuentas de tiempo preconfeccionadas y de
gran importancia. La gestión de tiempos per-
mite ampliarlas a un número libre de cuentas
personalizadas (p.ej. para el cálculo de costes
y prestaciones de servicio).
Una de las características especiales de
SP-EXPERT es la integración en una misma
solución de la gestión de tiempos y la planifi-
cación de personal. Gracias a esto, al planificar
los turnos se calculan directamente online las
consecuencias para la empresa y los horarios
y ello se refleja en el plan. El encargado de
planificar la ocupación de los empleados pue-
de ver inmediatamente cómo se ven afectadas
las cuentas de tiempo.
¿Control de costes de personal en la
planificación? – ¡Sí, por favor!
SP-EXPERT permite asignar los empleos de
trabajo y las actividades a distintos proyec-
tos y centros presupuestarios y, además,
permite evaluarlos de forma individual en
caso de necesidad. Los índices característicos
personalizables (p.ej. costes variables, gastos
generales, gastos derivados del aplazamiento
de vacaciones pendientes y comparación de
los datos reales con la planificación) permiten
controlar los costes y el personal con gran
eficacia. De esta forma se puede gestionar la
ocupación de los empleados desde la planifi-
cación del personal y respetando los costes.
Otro aspecto de gran importancia para la
planificación y el control de proyectos es la
simulación de los costes generados mediante
escenarios “Qué pasaría si”. Esta función
permite ver los efectos de la planificación en
la gestión de tiempos de forma retrospectiva
y también por adelantado.
Las vistas personalizadas adicionales permi-
ten ver simultáneamente toda la información
relevante. Además, SP-EXPERT Reporting
permite analizar toda la información rela-
cionada con los planes y los tiempos de una
manera personalizada y en el formato elegido
por el cliente. Todo ello con un nivel máximo
de protección de datos, puesto que el siste-
ma trabaja con derechos de acceso también
personalizados.
Asimismo, la gestión de tiempos online inte-
grada, además de comprobar automáticamen-
te las reglas durante la planificación automá-
tica, también permite hacerlo al modificar el
plan manualmente: el sistema comprueba las
condiciones de la reglamentación de tiempos
de trabajo, los acuerdos de la empresa y las
disposiciones del Convenio (p.ej. descanso
mínimo, ergonomía laboral) y, en caso de
detectar una violación de las reglas, ésta se
visualiza y se documenta.
¿Qué ventajas tiene la gestión de
tiempos?
• Operación de procesos y procedimientos
- Reducción drástica del trabajo adminis-
trativo gracias al soporte de procesos
continuos desde la planificación hasta la
facturación
Planificación Inteligente de Personal con SP-EXPERT La gestión de tiempos – Ahorrar tiempo teniéndolo en cuenta
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- La gestión de tiempos convencional sólo
funciona de forma retrospectiva. Por el
contrario, SP-EXPERT agrupa los procesos
de planificación y gestión de tiempos. De
esta forma es posible prever y prevenir los
causantes de gastos innecesarios. Además,
también se ofrecen alternativas de gran
utilidad.
- La gestión de tiempos de SP-EXPERT per-
mite implementar complejas regulaciones
de gratificación que, gracias a su libertad
a la hora de configurar los parámetros, se
pueden reajustar más adelante en caso de
introducir algún cambio.
• Mejora de la transparencia
- Disponibilidad inmediata de los datos de
tiempo y función de cálculo retrospectivo
- Los datos de tiempo anteriores permiten
mejorar la planificación del futuro median-
te el cálculo de alternativas de planifica-
ción
- Multitud de opciones de análisis y expor-
tación a MS Excel utilizando los asistentes
de evaluación
- Localización de los causantes de gastos
mediante el desglose por centros presu-
puestarios
· Control óptimo de los costes y del personal
- Cumplimiento de los objetivos de control
y las normas presupuestarias mediante la
comprobación automática de los límites de
cuentas y gastos
- Simplificación del control de proyectos
mediante la simulación de gastos y la com-
paración de datos objetivos / reales utili-
zando el control de tiempos del proyecto.
- Control óptimo del personal mediante
informes detallados sobre las presencias
y las ausencias
· Optimización de la ergonomía laboral y la
imparcialidad de la planificación
- Cumplimiento de las disposiciones legales
y contractuales durante la planificación.
El resultado es un aumento en la motiva-
ción de los empleados y una reducción en
los índices de absentismo.
- Mejora de la imparcialidad de la planifi-
cación mediante una distribución óptima
del trabajo.
· Integración y racionalización de los
procesos de TI
- Preparación y transferencia automáticas
de los datos de la gestión de tiempos
- Reducción del número de errores provo-
cados por la transferencia manual
- Simplificación del flujo de trabajo desde
la planificación hasta la contabilización
Vista de cuentas personaliza-
bles con señalización en color
de los valores, p.ej. para crear
cuentas de compensación
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SP-EXPERT • El terminal Web
SP-EXPERT permite trabajar con flexibilidad.
Gracias a la integración de un terminal Web,
los empleados pueden utilizar Intranet o
Internet para mantener sus datos maestros,
añadir preferencias de turnos, registrar tiem-
pos de trabajo y analizar cuentas de tiempo,
todo ello personalmente e independientemen-
te de su ubicación. Además, también se hacen
realidad varios conceptos de autoservicio
que ayudan a aumentar la motivación de los
empleados.
Con la función de planificación anual, los em-
pleados pueden introducir sus días de vaca-
ciones, libres y de baja por enfermedad en un
periodo determinado. Un contingente permite
controlar el número máximo de preferencias
de días (equivalentes a tiempo completo)
que se pueden introducir. El empleado puede
consultar el estado de sus preferencias en
cualquier momento.
Otra función del terminal Web que resulta de
gran utilidad para el control son sus múltiples
opciones de análisis y generación de informes.
Estas opciones incluyen, entre otras cosas, las
hojas de horas por día o mes, los programas
de vacaciones y de turnos, y las cuentas de
tiempo.
El terminal Web reproduce distintas jerarquías
de acceso que reflejan la estructura organiza-
tiva y los procesos de la empresa. Además, el
flujo de trabajo de la empresa se digitaliza y
descentraliza con el fin de mejorar su eficien-
cia y la ergonomía de los procedimientos.
El terminal Web permite tener en cuenta
la identidad corporativa de la empresa que
lo está utilizando. Con este fin, se pueden
agregar logotipos y modificar los colores y el
tipo y el tamaño de la fuente para ajustarla al
diseño corporativo de la empresa.
¿Qué ventajas tiene el terminal Web?
• Motivación de los empleados
- Las opciones de colaboración y de ex-
presión de preferencias personales del
terminal Web suponen una motivación
para los empleados: el hecho de partici-
par de forma activa y de sentirse respon-
sable del proceso de planificación reduce
el descontento con los trabajos asignados.
- Alto nivel de transparencia en los datos
de los empleados gracias a múltiples
opciones de análisis, como por ejemplo el
análisis y la visualización de cuentas de
tiempo
• Reducción de los costes en el control de
tiempos
- Los propios empleados introducen sus
presencias a través de Internet o Intranet.
El trabajo del departamento de personal
disminuye.
- El terminal Web también simplifica el
control de tiempos de los proyectos y el
registro de los datos de servicio.
Planificación Inteligente de Personal con SP-EXPERT El terminal Web – Trabajo descen-
tralizado desde cualquier lugar
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• Reducción del trabajo de los planificadores
de personal
- Si los empleados introducen personal-
mente sus preferencias de turnos, de
vacaciones, etc. a través del terminal
Web, el trabajo del encargado del per-
sonal disminuye gracias a que la comu-
nicación está canalizada, normalizada y
digitalizada.
- Además, la opción de autoinformación de
los empleados (p.ej. sobre las vacaciones
pendientes) también reduce el trabajo del
departamento de personal.
• Soporte para las tareas de control y genera-
ción de informes
- El terminal Web proporciona importantes
índices característicos para las tareas de
control y ayuda a mejorar la transparen-
cia a nivel directivo.
Vista del control de tiempos en el terminal Web con opciones de apuntes de llegada/salida y salidas de
servicio
Vista del registro de productos en el terminal Web con visualización de las actividades relacionadas con
el proyecto
Vista del plan anual en el terminal
Web con visualización (filas 2 a 5) de
las normas presupuestarias, el presu-
puesto disponible, el turno
actual del día y las preferencias (verde:
concedido, amarillo: solicitado, rojo:
rechazado)
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SP-EXPERT • El esquema de destinos
Evitar las ocupaciones dobles y la subocupa-
ción de los puestos de trabajo: con el esquema
de destinos de SP-EXPERT es posible.
Mientras que el plan básico planifica las
presencias y las ausencias de los empleados
para cada día, el esquema de destinos define
las actividades y los puestos de trabajo dentro
de un día. Con este fin, para cada puesto
de trabajo se definen perfiles de ocupación
orientados a cubrir las necesidades. Todas
las planificaciones tienen en cuenta que las
necesidades pueden cambiar a lo largo del día.
El esquema de turnos utiliza varias estrategias
(p.ej. en función de los empleados disponi-
bles) y automatismos de planificación
(p.ej. los algoritmos genéticos) para com-
pensar las variaciones intradiarias en las
necesidades de la forma más óptima y con el
mínimo de gastos posible. Al contrario que el
plan básico, el esquema de destinos permite
planificar cuadrículas de tiempo muy preci-
sas, por ejemplo, en base a horas o incluso
minutos. Además, los empleados se asignan a
puestos de trabajo específicos (p.ej. la máqui-
na A o el almacén 1).
Mediante las funciones de control y gene-
ración de informes del esquema de destinos
se pueden identificar en todo momento las
actividades realizadas y pendientes, hecho
que mejora considerablemente el control en
función de las actividades.
¿Qué ventajas tiene el esquema de
destinos?
• Máxima sincronización entre las ne-
cesidades diarias, las actividades y los
puestos de trabajo necesarios
• Durante la planificación del esquema de
destinos intradiario se tienen en cuenta
las funciones y cualificaciones de los
empleados
• El tiempo de trabajo se utiliza y planifica
con eficacia y precisión de minutos
• Planificación y registro de actividades
en los centros de costes para facilitar la
contabilización.
Uso planificado del personal con SP-EXPERT El esquema de destinos – Precisión
garantizada en la coordinación
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Vista generalizada del esquema de destinos para dos días laborales
Vista del esquema de destinos con visualización detallada de las actividades y los puestos de trabajo dentro de un día
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SP-EXPERT • El control de tiempos
El control de tiempos de SP-EXPERT regis-
tra, analiza y en caso necesario corrige los
tiempos apuntados. Los registros de tiempo
pueden o bien importarse de un sistema de
control de tiempos conectado o bien regis-
trarse directamente mediante el terminal Web
de SP-EXPERT. Esta opción está disponible
en combinación con la función control de
tiempos (véase el documento correspondiente
al terminal Web y al control de tiempos). Con
Interflex, los clientes pueden recibir todos los
productos de un mismo proveedor: termi-
nales, gestión de tiempos y planificación de
personal. No obstante, también se pueden
conectar sistemas de terceros sin problemas.
Los datos registrados se comprueban automá-
ticamente para verificar que estén completos
y sean correctos. En caso de detectarse algún
tipo de imprecisión (p.ej. un marcaje múlti-
ple), ésta puede corregirse en una pantalla
muy clara. Este análisis permite comparar las
especificaciones originales de la planificación
del trabajo con los datos reales registrados.
Además, el uso de interfaces permite esta-
blecer una comunicación entre el control
de tiempos de SP-EXPERT y los procesos
económico-financieros (tales como el cálculo
de cuentas y salarios, el cálculo de costes
y prestaciones de servicio, facturas y otros
cálculos), gracias a lo cual las tareas de conta-
bilización disminuyen notablemente.
¿Qué ventajas tiene el control de tiempos?
• Ventajas para los administradores de
tiempos de trabajo y para los gestores de
planificación de personal
- Resumen de las diferencias entre los
registros de tiempo y la planificación del
trabajo
- Simplificación de las modificaciones
gracias a las correcciones automáticas y
a la visualización detallada de los errores
en el registro de tiempos (marcajes)
- Representación de los acuerdos indivi-
duales de la empresa
- Facilidad para corregir los errores me-
diante una pantalla muy práctica
- La conexión entre el control de tiempos
y la planificación del trabajo permite
identificar los tiempos productivos
• Ventajas para la dirección de la empresa:
- Simplificación de las tareas de control
del tiempo trabajado por empleado/a,
grupo de empleados, puesto de trabajo o
departamento
- Implementación del control de presencia
- Simplificación y soporte a los procesos de
toma de decisiones gracias a informes de
gran valor informativo y a la disponibili-
dad inmediata de los datos de tiempo
- Protección de la inversión y seguridad
para el futuro de la solución de control de
presencia
- Posibilidad de modificar los modelos de
tiempo de trabajo, p.ej. cambio al tiempo
de trabajo anual, modificación del tiempo
de trabajo semanal
Planificación Inteligente de Personal con SP-EXPERT El control de tiempos –
Ahorrar tiempo registrándolo
• Ventajas para los empleados y sus mandos:
- Simplicidad para registrar los datos
de tiempo gracias al uso de medios y
mecanismos adecuados (p.ej. marcajes
virtuales, teléfono o terminal Web)
- Garantía de la protección de los datos
almacenados gracias al uso del concepto
de perfil de usuario.
- Utilización del terminal Web para regis-
trar los datos de tiempo y para introducir
preferencias de los empleados, por ejem-
plo, en cuanto a turnos.
- Simplificación del flujo de información
(p.ej. para consultar y solicitar permiso
de las vacaciones pendientes, etc.)
- Garantía de un registro de tiempos exacto
y cumplimiento de los tiempos previstos
gracias a la reducción del número de
errores (p.ej. realizar un marcaje o intro-
ducir un tiempo, etc.)
- Posibilidad de contabilizar le tiempo de
trabajo real con una precisión de minutos
- Simplificación de las funciones de auto-
control para los empleados (p.ej. median-
te la impresión de listados de horas)
• Ventajas para la dirección técnica:
- Perfecta integración del control de tiem-
pos en otros procesos de IT, como p. ej.
el cálculo de cuentas y salarios mediante
interfaces estándar
- Integración de la apertura y el control de
accesos
- Rápida implementación y puesta en ser-
vicio del sistema de control de presencia.
- Control de presencia conforme a los
estándares de la industria
• Ventajas para la seguridad en la empresa:
- Aumento de la seguridad gracias al uso
de un control de acceso combinado. El
uso de soportes de almacenamiento de
información apropiados (p.ej. chips de
memoria, tarjetas, llaveros y/o biometría)
impide el acceso no autorizado.
- “Un único proveedor” – Software y hard-
ware de un único fabricante
• Ventajas para el departamento financiero.
- Simplificación de la transferencia de
información al sistema de Nómina.
- Reducción de las reclamaciones de
los empleados gracias a la detección y
corrección prematura de los errores en el
registro de tiempos
- Cálculo de los gastos de los proyectos
mediante el registro de tiempos con
cambio de centro de coste
- Simplificación de la transferencia de
datos para los sistemas de facturación
SP-EXPERT accede a los datos
registrados por los terminales
de Interflex y los trata de
manera óptima
Extracto de una hoja de horas
con apuntes de tiempo de un
empleado
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SP-EXPERT • El plan anual
El plan anual de SP-EXPERT permite registrar
las presencias y ausencias de cada empleado
a lo largo de todo el año. En una única vista
se agrupan de forma clara las ausencias (p.ej.
vacaciones o seminarios) y las presencias
(p.ej. turnos o plazos de proyectos). El plan
anual es la herramienta ideal para el departa-
mento de personal, que necesita poder con-
sultar la información de todos los empleados
de forma rápida y completa.
El plan anual permite realizar tareas de con-
trol por empleados. Todos los datos importan-
tes de un empleado se puede abrir inmedia-
tamente en la pantalla. El uso de cuentas
personalizables para las cuentas de salario y el
saldo anual (p.ej. horas de vacaciones, horas
de trabajo, preferencias de turnos aceptadas o
rechazadas) ayuda a mejorar la transparencia.
El plan anual de SP-EXPERT permite definir
libremente varios tipos de ausencias, tales
como días de baja por enfermedad y hospi-
talización, formación continuada, seminarios,
etc.
El plan anual dispone de distintas vistas que
se pueden configurar, modificando así la
visualización de la información. Esto significa
que el usuario puede elegir cómo se deben
agregar y visualizar los datos. La presencia de
varios modos de visualización (vista simple
de ausencias o vista doble de ausencias y
presencias) aumenta la claridad. Además, la
posibilidad de asignar marcas de color cuando
se sobrepasan los límites de las cuentas mejo-
ra más aún la claridad.
Gracias a un eficaz sistema de derechos de
usuario por perfil, determinadas personas sólo
pueden, por ejemplo, introducir vacaciones,
mientras que otros empleados también pue-
den editar otros tipos de información. Difere-
entes empleados pueden ser gestionados por
diferentes supervisores. Asimismo, también se
pueden configurar los tipos de ausencia que
se pueden introducir dependiendo del tipo de
usuario.
En la misma medida que la gerencia de la
empresa, el empleado también puede acceder
a una visualización clara de sus presencias y
ausencias, hecho que, además de mejorar la
transparencia, aumenta su responsabilidad y,
al mismo tiempo, su motivación.
¿Qué ventajas tiene el uso del plan anual?
• Visualización clara de las presencias y au-
sencias de cada empleado a lo largo del año
• Control de los empleados mediante valores
de cuentas anuales personalizables (p.ej.
vacaciones, vacaciones restantes, cuentas
de tiempo de trabajo anuales, cuentas de
compensación, etc.)
• Registro sencillo de las presencias y ausen-
cias mediante una interfaz estándar antes
del periodo planificado
• La transparencia del plan anual mejora la
motivación de los empleados
Planificación Inteligente de Personal con SP-EXPERT El plan anual –
Todo el año de un vistazo
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IF-6020-Time > Módulo de ampliación del software
Vista del plan anual con
presencias (p.ej. F: turno de
mañana o S: turno de tarde) y
ausencias (KR: enfermedad o
UR: vacaciones)
Vista del plan anual con filtro
de ausencias
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SP-EXPERT • El Forecast Management
Interflex simplifica considerablemente la
previsión de las necesidades operativas
futuras. El módulo Forecast Management de
SP-EXPERT es una herramienta que ayuda
a optimizar la planificación. Los cálculos de
previsión estratégicos, tácticos y por días de
las necesidades operativas son un elemento
fundamental para sincronizar de la mejor
forma posible las necesidades operativas con
el trabajo de los empleados. El objetivo del
módulo Forecast Management de SP-EXPERT
es pronosticar las necesidades con la máxima
precisión a fin de impedir que se produzcan
sobreocupaciones y subocupaciones en la
planificación del personal. De esta forma se
reducen al mínimo el tiempo no productivo
por falta de trabajo y la sobrecarga del perso-
nal derivada de los picos de trabajo.
Planificación Inteligente de Personal con SP-EXPERT El Forecast Management – Aumento
de la productividad mediante una planificación previsora
Los módulos del Forecast Management de SP-EXPERT
Módulo: Planificación táctica Módulo: Planificación operativaMódulo: Planificación estratégica
▪ Predicción anual Pronóstico para todos los servicios teniendo en cuenta la planificación de las necesidades operativas de personal para los proyectos actuales
▪ Cálculo de capacidades para elaborar presupuestos: recálculo y simulación de los recursos humanos en caso de modificarse el tiempo o el volumen de las necesidades
▪ Determinación y exportación de los contingentes de vacaciones
▪ Periodo de 1 a 4 años
▪ Importación y análisis de datos
▪ Pronóstico y cálculo de necesida-des operativas:
□ Índices de absentismo de productividad
□ Complementos y bonuses □ Eventos
▪ Periodo de 1 a 8 semanas
▪ Pronósticos a corto plazo en función de los datos de produc-ción actuales con base diaria, semanal o mensual para mejorar el control del personal (Intraday Management)
▪ Planificación de actividades de backoffice
▪ Periodo < 24 horas
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Planificación estratégica
La planificación estratégica de SP-EXPERT
permite realizar previsiones a largo plazo con
ayuda de la función de pronóstico anual, que
utiliza los datos históricos de varios años para
realizar pronósticos de hasta cuatro años. El
contraste de los equivalentes de tiempo com-
pleto del módulo Forecast y los equivalentes
de tiempo completo que hay disponibles en
SP-EXPERT (p.ej. por cualificación) permi-
te realizar una comparación previsora de la
capacidad del personal. De esta forma se pue-
den determinar los planes de formación y de
vacaciones y la necesidad de realizar nuevas
contrataciones.
Las capacidades calculadas permiten pro-
nosticar la capacidad de producción (p.ej. el
número de llamadas que se pueden gestionar
al cabo de un mes en un call center) y con-
vertirla en previsiones de trabajo concretas.
Al mismo tiempo, las capacidades de personal
calculadas permiten planificar los presupues-
tos. El pronóstico anual se puede dividir por
días, semanas y meses y tiene en cuenta las
tendencias previstas y las variaciones en la
productividad de los empleados (p.ej. índices
de baja por enfermedad, perfiles de rendi-
miento por periodos, etc.).
Los resultados de estas simulaciones son
cálculos aproximados que se pueden utili-
zar como base para realizar programas de
turnos detallados en SP-EXPERT. El uso de
la previsión anual permite detectar de forma
anticipada las posibles dificultades y tomar las
medidas adecuadas para afrontarlas.
Planificación táctica
La planificación táctica permite planificar por
adelantado de una a ocho semanas. Después
de calcular la capacidad basándose en los
datos históricos, resulta fácil comprobar si el
personal necesario está realmente disponible.
A continuación, las necesidades determinadas
a partir del módulo Forecast se convierten
en SP-EXPERT en un programa de turnos
detallado.
La calidad del pronóstico juega un papel muy
importante. Este factor no afecta sólo a la
precisión de la planificación, sino también a
la fiabilidad del plan respecto a la necesidad
de cambios o ajustes temporales. Cuanto más
fiel sea la asignación de los empleados en
comparación con la planificación de personal
original, mayor será su aceptación entre los
empleados.
Planificación operativa
El mayor potencial de optimización de la
mayoría de las aplicaciones reside en la ges-
tión intra-diaria de las operaciones internas y
externas.
Para ello, SP-EXPERT puede leer los datos de
producción actualizados de cada día (llama-
das, correos, etc.) y realizar pronósticos me-
diante el análisis de tendencias de las necesi-
dades operativas (p.ej. para la siguiente hora).
Estos pronósticos se pueden comparar con la
planificación para determinar las sobreocupa-
ciones y subocupaciones actuales y tomar las
medidas adecuadas. Intraday-Management de
SP-EXPERT permite determinar rápidamente
el número de empleados que se necesitan en
un momento determinado. De esta forma se
pueden realizar propuestas de requerimientos
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SP-EXPERT • El Forecast Management
de personal de una forma rápida y sencilla.
Todo esto se traduce en un alto nivel de acep-
tación entre los empleados, especialmente
cuando, gracias a la gran fiabilidad de nuestro
módulo se les puede informar a su debido
tiempo (y no sólo unas horas antes) que el dia
siguiente tendrán que prolongar su jornada de
trabajo.
Asimismo, SP-EXPERT permite planificar de
forma óptima las actividades backoffice, como
por ejemplo responder los correos y las cartas.
Mientras que el call center determina los
momentos con más llamadas, el planificador
puede utilizar las estrategias de optimiza-
ción automática para repartir los trabajos de
backoffice. El desafío consiste en planificar
las actividades de backoffice de forma que se
realicen durante las horas con menos llama-
das. De esta forma, los tiempos que antes no
eran productivos se aprovechan de la mejor
forma posible. En call centers esto se rea-
liza manualmente y resulta muy laborioso.
En este caso SP-EXPERT ofrece modelos al
planificador y le muestra los picos de produc-
tividad para permitirle planificar óptimamente
el trabajo de backoffice.
Estructura modular y flexibilidad
El Forecast Management de SP-EXPERT tiene
una estructura modular que permite valorar
de forma óptima los requisitos individua-
les de una planificación de las necesidades
operativas.
La versión básica es el Forecast StartUp, que
resulta especialmente apropiado para peque-
ñas y medianas empresas.
El módulo basico se coloca por encima de la
versión básica y ofrece también una función
que permite tener en cuenta los suplementos
y eventos. El módulo básico de Forecast pue-
de ampliarse mediante otros componentes de
gran importancia, tales como la planificación
de presupuestos y capacidades, simulaciones,
planificación de actividades de backoffice y
análisis de tendencias. Los experimentados
asesores de Interflex estarán encantados de
ayudarle a seleccionar las funciones adecua-
das para sus necesidades.
Otro valor añadido del Forecast Management
de SP-EXPERT es que todos los módulos es-
tán basados en la misma lógica y están equi-
pados con la misma interfaz gráfica. Asimis-
mo, la edición de los distintos módulos sigue
una misma estructura, hecho que simplifica
considerablemente el trabajo del usuario. ¡Un
módulo distinto no significa una nueva forma
de navegar!
Una de las mayores ventajas del Forecast
Management de SP-EXPERT es su flexibili-
dad. El usuario puede configurar el sistema
de forma que se pueden reproducir desde
los procesos más complicados hasta los más
sencillos. Gracias a esto, los especialistas pue-
den desarrollar modelos de gran complejidad
generados mediante operadores matemáticos.
Página 19
Por el contrario, aquellas empresas que sólo
trabajan con procesos estándar pueden limi-
tarse a los pasos más simples. De esta forma,
Forecast
Management de SP-EXPERT ofrece opciones
de configuración con un alto nivel de perso-
nalización.
¿Qué ventajas tiene el Forecast Manage-
ment?
• Mejora de la productividad mediante
análisis diarios de la ocupación, optimi-
zación de la asignación de los empleados
en entornos multimedia, que requieran
múltiples habilidades o que se desarrollen
en múltiples puestos, prevención de los
periodos no productivos y mejora del
nivel del servicio
• Aumento de la calidad gracias a un mayor
nivel de servicio mediante un sistema de
control intradiario y mensual
• Descenso de los costes gracias a la ocupa-
ción óptima de los recursos humanos
• Mayor aprovechamiento de las unida-
des de planificación mediante procesos
estructurados y automatizados
Vista de las curvas de necesi-
dades para distintas actividades
rellenando los “picos” de
trabajo con actividades “de
relleno”
Página 20
SP-EXPERT • El registro de productos
El registro de productos de SP-EXPERT se
muestra como un módulo extremadamente
flexible. Su función es registrar la distribución
del tiempo de trabajo de los empleados y de
los equipos en distintas actividades. El tiempo
de trabajo se puede formular por días o por
periodos de tiempo personalizados.
El registro de productos accede a los datos de
la planificación de personal de SP-EXPERT.
De esta forma se puede realizar una compa-
ración objetivo / real entre las actividades
planificadas y las que se han realizado en
realidad. De ser necesario, las actividades
registradas se pueden agrupar en proyectos
de ámbito superior.
El registro de productos y proyectos puede
analizarse en función de tres criterios: por
empleados, por actividades o por el periodo
seleccionado. El registro de productos indica
las actividades que ha desempeñado un em-
pleado o un grupo de empleados determinado
durante un periodo específico. Estos análisis
se elaboran en forma de informes, p.ej. como
hojas de horas o informes de horarios que se
almacenan en el sistema. Gracias a la docu-
mentación exacta de las actividades desem-
peñadas, el registro de productos constituye
una base ideal para realizar los cálculos y la
facturación.
El uso de interfaces apropiadas permite trans-
ferir los datos desde el registro de productos
a los procesos económico-financieros, es decir
al cálculo de cuentas y salarios o al cálculo de
costes y prestaciones de servicio.
¿Qué ventajas tiene el registro de produc-
tos?
• Soporte óptimo para el cálculo de costes
y prestaciones de servicios mediante la
asignación de actividades a los empleados y
grupos de empleados
• Registro transparente de las actividades y
asignación de las mismas a los empleados o
grupos de empleados
• Comparación detallada de las actividades
desempeñadas con la planificación
• Análisis claro y generación de informes so-
bre los proyectos registrados por empleado,
actividad o periodo de tiempo
• Transferencia sin problemas de los datos
registrados a los sistemas de contabilidad
Planificación Inteligente de Personal con SP-EXPERT El registro de productos –
Potencial sin límites
Página 21
Vista del registro de productos
con actividades del proyecto
Página 22
SP-EXPERT • El plan maestro
Cuando es necesario asignar los empleados
a los turnos en función de sus funciones,
el plan maestro consulta SP-EXPERT. La
implementación de este módulo es impor-
tante cuando la planificación de personal
necesita sobrepasar los límites del departa-
mento debido a las cualificaciones necesarias.
Generalmente, la programación de turnos
clásica trabaja dentro de un departamento
o área funcional. No obstante, a menudo se
planifican actividades cuya prestación afecta
a varias áreas, como por ejemplo las guardias
y las urgencias.
Para poder realizar estas tareas de planifica-
ción, el plan maestro trabaja con necesida-
des operativas diarias que incluyen varios
departamentos y que contienen exigencias
de calidad y de función y cualificación de los
empleados. Estas necesidades operativas se
pueden vincular con requisitos especiales para
los días laborales y también para periodos o
días especiales (p.ej. vacaciones).
Las empleadas se planifican por tipos de
servicio (como por ejemplo guardia) y/o por
funciones o puestos de trabajo. De esta for-
ma, a las empleadas de varios departamentos
se les pueden asignar varias actividades que
afectan a más de un departamento; esto se
muestra en el programa de turnos del depar-
tamento maestro.
El plan maestro se puede abrir como un plan
diario o semanal independientemente del
plan básico. Para ello deben seleccionarse el
grupo de planificación (p.ej. guardia en fin de
semana) y el periodo de planificación (en días
o semanas) pertinentes. La planificación de
las empleadas para los servicios correspon-
dientes puede realizarse de forma rápida y
sencilla con la función de arrastrar y soltar del
ratón. Las empleadas disponibles se muestran
en una ventana propia junto con sus cuentas
de tiempo, las cuales se pueden personalizar:
de esta forma, por ejemplo, se puede mostrar
cuantos días hace que no han trabajado en un
servicio en particular o cuantos servicios de
un tipo determinado han prestado. Asimismo,
en las cuentas también se pueden añadir pre-
cios por hora y el coste salarial para realizar
los cálculos de forma automática. De esta for-
ma, el planificador puede ver inmediatamente
las consecuencias económicas de la planifica-
ción y organizarla en función de los costes.
Con este fin, el plan dispone de distintas
vistas.
Durante la planificación, el sistema comprue-
ba automáticamente qué empleadas pueden
desempeñar las funciones requeridas o po-
seen las cualificaciones necesarias.
Las empleadas se pueden asignar a distintos
centros presupuestarios para poder realizar
análisis detallados en función de las activida-
des desempeñadas y los servicios prestados.
Planificación Inteligente de Personal con SP-EXPERT El plan maestro –
Una ampliación importante
Página 23
¿Qué ventajas tiene el plan maestro?
• Planificación de empleados que afecta a
distintas áreas y visualización unitaria en
un plan
• Definición de las necesidades operativas
para distintas áreas
• Cálculo online de las cuentas de tiempo
en caso de modificar el plan (opción de
almacenar las cuentas de salario y calcular
automáticamente los costes laborales).
• Verificación automática de las funciones y
cualificaciones
• Visualización automática de las sobreocu-
paciones y subocupaciones funcionales
• Mejora de la transparencia y apoyo del
control durante la propia planificación
Vista del plan maestro con
visualización de cuentas de
apuntes
Página 24
SP-EXPERT • El plan de disposición
El plan de disposición permite controlar los
datos del programa de turnos en cuadrículas
de tiempo más precisas y en función de la
situación del día actual. La gran ventaja del
plan de disposición es la opción de acortar o
alargar los periodos de tiempo de los datos
del programa de turnos del plan maestro. Para
poderlo hacer, el plan maestro no puede estar
abierto. Si la necesidad de mano de obra varía
de forma considerable dentro de un mismo
día (p.ej. debido a un encargo de producción
urgente que dura poco tiempo, a un volumen
de llamadas elevado en call center o a un re-
traso en el programa de vuelos), el encargado
del personal puede utilizar el plan de disposi-
ción para alargar (o acortar en consecuencia)
las actuaciones de los empleados para cubrir
las necesidades del grupo de planificación. El
plan de disposición también permite insertar
y eliminar turnos, añadir observaciones y
modificar las asignaciones de funciones. Estas
optimizaciones se pueden realizar a través de
la ventana de edición, el menú contextual o
directamente en el plan.
¿Qué ventajas tiene el plan de disposición?
Un ejemplo de aplicación
En una imprenta de gran tamaño se utiliza
el plan de disposición de SP-EXPERT para
controlar con precisión el personal de forma
intradiaria. La empresa funciona con un
servicio de tres turnos y los empleados tienen
un tiempo de trabajo objetivo por contrato de
ocho horas. El modelo de tiempo de trabajo se
ha elaborado de forma que el día laboral está
dividido en una cuadrícula de tiempo de tres
horas y los empleados tienen asignado un tur-
no fijo planificado de seis horas. Dentro de un
mismo día (dependiendo de las necesidades),
este turno se puede alargar o acortar otras
dos horas. Las horas pendientes se apuntan
en una cuenta de disponibilidad. Entonces,
si durante un día se produce un incremento
en el volumen de pedidos, los turnos de los
empleados que se encuentran en la empresa
se podrán alargar en consecuencia para no
tener que rellenar estos huecos de necesidad
con empleados que deberían venir de forma
expresa.
Esto facilita enormemente el desarrollo del
día, puesto que resulta más sencillo que
permanezcan más tiempo los empleados que
ya están trabajando en la tarea que no llamar
a nuevos empleados cuyo turno se alarga-
ría para poder completar el pico de trabajo.
Además, también se eliminan los suplementos
caros, puesto que los empleados cuyos turnos
se ven alargados en el plan de disposición
no sobrepasan su tiempo de trabajo obje-
tivo. En el caso opuesto, es decir cuando el
volumen de trabajo disminuye y los emplea-
dos no trabajan a pleno rendimiento, el plan
de disposición permite acortar los turnos y
Planificación Inteligente de Personal con SP-EXPERT El plan de disposición –
Turnos rígidos, ¡No, gracias!
Página 25
guardar este tiempo de trabajo para situacio-
nes donde realmente sea necesario. El plan de
disposición también dispone de una función
de comprobación de reglas para asegurarse de
que en ningún momento se infrinjan las reglas
de tiempo de trabajo.
Existen multitud de ámbitos de aplicación
para el plan de disposición también en otros
sectores, especialmente en aquellos donde es
difícil prever las variaciones en el volumen de
trabajo dentro del día y no es posible aplazar
las tareas; un ejemplo serían los hospitales
(en los días cuando se acumulan las urgen-
cias), call centers, las comisarías de policía,
las empresas de seguridad y la industria de la
aviación.
Vista del plan de disposición de SP-EXPERT con columna de función (1),
indicación de las horas en la vista diaria (2) e indicación de las necesidades
operativas por funciones (3)
El plan de disposición con gestión de tiempos online integrada proporciona de forma inme-
diata una visión general de las cuentas de tiempo personalizables (1) y liquida el estado de
las cuentas con retrospectiva y por adelantado (2).
Página 26
Interflex ofrece soluciones completas combi-
nadas de sistemas de seguridad, controles de
acceso con producción de tarjetas, componen-
tes offline y biometría, así como soluciones
para la gestión de la fuerza de trabajo, gestión
de tiempos y planificación de personal.
Más de 14.000 instalaciones donde se gestio-
nan alrededor de 4,5 millones de empleados
convierten a Interflex en el líder del mercado
europeo.
Interflex lleva más de 30 años con presencia
en todo el mundo y trabaja con clientes desde
más de 35 centros en 12 países. Esta amplia
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Zettachring 16 • 70567 Stuttgart (Alemania)
Teléfono: +49 711 1322-0 • Fax: +49 711 1322-111
E-mail: [email protected] • www.interflex.de Not
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