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INFORME AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL CON MIRAS AL MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS

PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

MEDELLIN

2017

2

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 3 METODOLOGÍA 4 1. RESULTADOS AUTOEVALUACIÓN POR COMPONENTE Y/O

PROCESO 2017 6

2. RESULTADOS POR COMPONENTES

3.1 Componente General 7 3.2 Planeación Institucional 8 3.3 Gestión de Comunicaciones 13 3.4 Control Interno 18 3.5 Gestión de la Mejora 23 3.6 Gestión Ambiental 29 3.7 Salud y Seguridad en el Trabajo - SST 35 3.8 Aseguramiento de la Calidad Académica 39 3.9 Apoyos Educativos 41 3.10 Bienestar Institucional 43 3.11 Gestión Documental 47 3.12 Gestión Administrativa y Financiera 52 3.13 Gestión de Infraestructura 57 3.14 Gestión del Talento Humano 63 3.15 Gestión de Tecnología e Informática 70 3.16 Permanencia 77 3.17 Virtualidad 79 3.18 Código de Ética y Buen Gobierno 83 4. COMPARATIVO RESULTADOS DE LA AUTOEVALUACION POR

COMPONENTE Y/O PROCESO 2015-2016-2017 88

CONCLUSIONES 90

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INTRODUCCIÓN

Dentro del proceso de mejoramiento continuo en la entidad, la estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI, contempla en el módulo Control de Evaluación y Seguimiento, el componente Autoevaluación Institucional, “que le permite a cada responsable del proceso, programas y/o proyectos y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad”. La Institución, adoptando esta directriz, implementa el proceso de Autoevaluación con miras al mejoramiento de los procesos institucionales, mediante la Resolución 1308 del 19 de noviembre de 2014, donde considera: “Que el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, por el cual se adopta la actualización del Modelo Estándar de Control Interno, MECI, establece la necesidad de implementar el proceso de Autoevaluación Institucional; que en sus objetivos de desarrollo institucional, la entidad tiene previsto el ejercicio de Autoevaluación Institucional, como medio para asegurar la calidad administrativa, académica y organizacional de todos sus procesos: que es deber del Rector orientar e impulsar el desarrollo de la Institución en todos sus campos. La Autoevaluación con miras al mejoramiento de los procesos, es un proceso de análisis interno para evaluar el cumplimiento de las actividades, los servicios e identificar las fortalezas y debilidades, buscando el mejoramiento continuo. Este proceso tiene como objetivo establecer el nivel de desarrollo y el grado de efectividad de los Sistemas de Control Interno en cumplimiento de los objetivos institucionales. Además, valorar en forma permanente la efectividad del control interno; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes, programas y proyectos; los resultados de la gestión. Con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento.

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1. METODOLOGÍA

La metodología utilizada para realizar la autoevaluación de los procesos correspondió a la aplicación de una encuesta, con preguntas cerradas, la cual fue diligenciada en línea en una sala de cómputo el día 24 de abril, en el horario establecido para cada proceso. El personal convocado para el diligenciamiento correspondió a personal administrativo, docentes y contratistas (que apoyan funciones administrativas). Características del instrumento El cuestionario estuvo conformado por 18 componentes y/o procesos: un Componente General, una encuesta para evaluar el Código de Ética y Buen Gobierno y las encuestas para los procesos Planeación Institucional, Gestión de Comunicación, Control Interno, Gestión de la Mejora, Gestión Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, Aseguramiento de la Calidad Académica, Apoyos Educativos, Bienestar Institucional, Gestión Administrativa y Financiera, Gestión de Infraestructura, Gestión del Talento Humano, Gestión de Tecnología e Informática, y los subprocesos Gestión Documental, Permanencia y Virtualidad. La calificación de las preguntas se conformó en una escala de 1 a 5 (donde 1 representa la calificación más baja y 5 la más alta), como se muestra a continuación: 5. Totalmente de acuerdo 4. De acuerdo 3. Medianamente de acuerdo 2. En desacuerdo 1. Totalmente en desacuerdo Distribución de la población encuestada por componente El componente general y la encuesta para evaluar el Código de Buen Gobierno, fueron aplicados a todo el personal convocado, el cuestionario sobre Aseguramiento de la Calidad Académica, fue diligenciado por los integrantes del proceso y los docentes, y los demás componentes fueron diligenciados por el personal integrante de cada proceso. Para esta vigencia, se incluyeron otros procesos que no habían sido tenidos en cuenta en las autoevaluaciones anteriores, como: Gestión Ambiental, Seguridad y

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Salud en el Trabajo, Aseguramiento de la Calidad Académica, los subprocesos de Permanencia y Virtualidad y se incluyó el Código de Ética y Buen Gobierno de la Institución. A continuación, se muestra la tabla con la distribución de la población encuestada: Tabla 1. Distribución de la población encuestada por componente.

DISTRIBUCIÓN DE LA POBLACION ENCUESTADA POR COMPONENTE

No. Proceso No. Personas encuestadas

No. De preguntas

1 Componente General 163 47

2 Código de Ética y Buen Gobierno 158 17

3 Planeación Institucional 6 18

4 G. de Comunicación 5 17

5 Control Interno 3 18

6 G. de la Mejora 2 20

7 G. Ambiental 1 20

8 Seguridad y Salud en el Trabajo 4 17

9 Aseguramiento de la Calidad Académica 41 3

10 Apoyos Educativos 5 6

11 Bienestar Institucional 5 13

12 G. Documental 4 14

13 G. Administrativa y Financiera 18 19

14 G. Infraestructura 8 20

15 G. del Talento Humano 5 22

16 G. de Tecnología e Informática 7 25

17 Permanencia 2 9

18 Virtualidad 2 8

Fuente: Oficina de Planeación Institucional

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2. RESULTADOS AUTOEVALUACIÓN POR COMPONENTE Y/O PROCESO 2017

Los resultados de la autoevaluación corresponden al promedio de la calificación asignada a cada pregunta del cuestionario, teniendo en cuenta la escala de calificación y la cantidad de preguntas por cuestionario. La siguiente tabla muestra los promedios de respuesta de cada uno de los componentes y/o proceso. Tabla 2. Resultados de la Autoevaluación por Componente y/o Proceso


No. ProcesoTotalmente

de AcuerdoDe acuerdo

Medianamente

de acuerdo

En

desacuerdo

Totalmente

en

desacuerdo

1 Componente General 35% 48% 13% 3% 1%

2 Código de Ética y Buen Gobierno 28% 51% 17% 3% 1%

3 Planeación Institucional 43% 56% 1% 0% 0%

4 G. de Comunicación 61% 31% 7% 1% 0%

5 Control Interno 90% 6% 4% 0% 0%

6 G. de la Mejora 92% 8% 0% 0% 0%

7 G. Ambiental 90% 10% 0% 0% 0%

8 Seguridad y Salud en el Trabajo 52% 44% 4% 0% 0%

9Aseguramiento de la Calidad

Académica25% 39% 29% 6% 1%

10 Apoyos Educativos 93% 0% 7% 0% 0%

11 Bienestar Institucional 55% 34% 11% 0% 0%

12 G. Documental 73% 20% 7% 0% 0%

13 G. Administrativa y Financiera 82% 16% 2% 0% 0%

14 G. Infraestructura 65% 32% 1% 1% 1%

15 G. del Talento Humano 35% 32% 25% 6% 2%

16 G. de Tecnología e Informática 35% 60% 3% 1% 1%

17 Permanencia 94% 6% 0% 0% 0%

18 Virtualidad 56% 13% 31% 0% 0%

61% 28% 9% 1,2% 0,4%

RESULTADOS DE LA AUTOEVALUACIÓN POR PROCESO

PROMEDIO

7

3. RESULTADOS POR COMPONENTES

3.1 Componente General

PROCESO CANTIDAD PERSONAS CANTIDAD PREGUNTAS

General 163 47

OPCIÓN PORCENTAJE PORCENTAJE

Totalmente de acuerdo 35% 83%

De acuerdo 48% Medianamente de acuerdo 13% 13% En desacuerdo 3%

4% Totalmente en desacuerdo 1%

Totales 100% 100%

Resultado encuesta detallado:

1) 1. Conozco la misión de la Institución y la entiendo plenamente. (*) (Pregunta con lista)

Opción Conteo Porcentaje

5. Totalmente de acuerdo 86 53%

4. De acuerdo 65 40%

3. Medianamente de acuerdo 10 6%

2. En desacuerdo 2 1%

1. Totalmente en desacuerdo 0 0%

Total Respuestas: 163

2) 2. Conozco la visión de la Institución y entiendo su articulación con la Planeación Estratégica. (*) (Pregunta con lista)








3) 3. Conozco el Proyecto Educativo Institucional – PEI. (*) (Pregunta con lista)

8








4) 4. Conozco el Plan de Desarrollo Institucional y sé en qué línea está ubicado el proceso que integro. (*) (Pregunta con lista)








5) 5. Conozco el CODIGO DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO, reconozco en mi labor y en la de otros, los valores y principios de la Institución. (*) (Pregunta con lista)








6) 6. Conozco la estructura organizacional de la Institución y la planta de cargos que la compone. (*) (Pregunta con lista)








9

7) 7. Conozco los valores y principios institucionales. (*) (Pregunta con lista)








8) 8. Entiendo que actuaciones de la alta dirección tienen en cuenta la participación de los servidores en los diferentes procesos de la Institución. (*) (Pregunta con lista)








9) 9. Identifico claramente en el estilo de dirección, la intención de promover la participación de los servidores en los diferentes procesos de la Institución. (*) (Pregunta con lista)








10) 10. Considero que las políticas trazadas por la alta dirección fortalecen el desarrollo del talento humano de la Institución. (*) (Pregunta con lista)



10






11) 11. Considero que la asignación y el uso de los recursos de mi proceso han sido transparentes y eficientes. (*) (Pregunta con lista)








12) 12. Puedo afirmar que existe respaldo y liderazgo de la alta dirección con las políticas y objetivos institucionales. (*) (Pregunta con lista)








13) 13. La alta dirección lidera el cumplimiento de las acciones del mejoramiento y compromisos adquiridos con los diferentes entes de control interno y externo. (*) (Pregunta con lista)








11

14) 14. La alta dirección fomenta la comunicación y retroalimentación en todos los niveles de la organización. (*) (Pregunta con lista)








15) 15. Conozco las competencias y funciones asignadas a la entidad por la Constitución y la Ley. (*) (Pregunta con lista)








16) 16. El Plan de Desarrollo Institucional es evaluado periódicamente (*) (Pregunta con lista)








17) 17. Los logros obtenidos a nivel Institucional y su evaluación, son publicados y difundidos para el conocimiento de la comunidad (*) (Pregunta con lista)





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18) 18. Los planes y programas del Plan de Desarrollo se ejecutaron con base en los lineamientos estratégicos (planes indicativos y de procesos) (*) (Pregunta con lista)








19) 19. Conozco los planes de Acción anuales de la Institución (*) (Pregunta con lista)








20) 20. Se realiza seguimiento a los planes de acción anuales y se ajustan con base en los resultados del seguimiento (*) (Pregunta con lista)








21) 21. Se realiza seguimiento a los planes de Acción anuales y se ajustan con base en los resultados del seguimiento? (*) (Pregunta con lista)

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22) 22. Reconozco los objetivos institucionales y considero que mi proceso se mide en función de ellos. (*) (Pregunta con lista)








23) 23. Los indicadores de mi proceso miden el cumplimiento de los objetivos planteados. (*) (Pregunta con lista)








24) 24. Su proceso tiene claramente establecida la interrelación con los demás procesos Institucionales. (*) (Pregunta con lista)







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25) 25. Conozco a qué proceso de la entidad corresponden las labores que ejecuto. (*) (Pregunta con lista)








26) 26. Considero que los procesos de la Institución están consignados en un documento que les permita a los responsables de los mismos conocer cómo se ejecutan. (*) (Pregunta con lista)








27) 27. Los procesos de la Institución cuentan con controles que aseguran su eficiencia y eficacia. (*) (Pregunta con lista)








28) 28. Considero que están definidos claramente los niveles de responsabilidad y autoridad en su proceso para la toma de decisiones. (*) (Pregunta con lista)



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29) 29. La entidad tiene capacidad para ajustarse a los cambios del entorno. (*) (Pregunta con lista)








30) 30. La estructura organizacional diseñada contribuye al cumplimiento de los objetivos institucionales. (*) (Pregunta con lista)








31) 31. El diseño de la estructura organizacional y de los cargos está de acuerdo a los requerimientos de su proceso y de los procedimientos. (*) (Pregunta con lista)








32) 32. La asignación y distribución de cargos responde a los requerimientos de los procesos. (*) (Pregunta con lista)

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33) 33. Conozco los manuales de funciones y competencias de todos los cargos que hacen parte de mi proceso y reconozco plenamente los roles y responsabilidades de los contratistas. (*) (Pregunta con lista)








34) 34. Considero que los manuales de funciones y competencias de mi proceso reflejan la realidad del quehacer institucional y las necesidades del servicio. (*) (Pregunta con lista)








35) 35. La estructura organizacional facilita la comunicación entre los diferentes niveles y facilita el entendimiento de los niveles de autoridad y responsabilidad existentes en la Institución. (*) (Pregunta con lista)




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36) 36. Mi proceso mide y cumple con el objetivo descrito en la caracterización. (*) (Pregunta con lista)








37) 37. Entiendo el ciclo PHVA de la caracterización y considero que mi proceso mejora con su cumplimiento. (*) (Pregunta con lista)








38) 38. Mi proceso tiene identificados a los proveedores y clientes que interactúan transversalmente con su desarrollo misional y entiendo el propósito de ello. (*) (Pregunta con lista)








18

39) 39. Mi proceso conoce y aplica la normatividad que lo regula. (*) (Pregunta con lista)








40) 40. Conozco los indicadores del proceso y considero que éstos miden el objetivo. (*) (Pregunta con lista)








41) 41. Participo en la medición de los indicadores del proceso. (*) (Pregunta con lista)








42) 42. Participo en el análisis de la medición de los indicadores del proceso. (*) (Pregunta con lista)






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43) 43. Participo en la construcción de la matriz de riesgos de mi proceso y entiendo el control frente al riesgo, definido en mis actividades. (*) (Pregunta con lista)








44) 44. Conozco y comprendo la matriz de riesgos de mi proceso. (*) (Pregunta con lista)








45) 45. Conozco y utilizo los sistemas de información dispuestos por la Institución para el desarrollo de mi proceso. (*) (Pregunta con lista)








46) 46. Considero que la toma de decisiones se hace con base en los sistemas de información. (*) (Pregunta con lista)


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47) 47. Considero que la información generada por mi proceso cumple con condiciones de calidad, cantidad, oportunidad y forma de presentación. (*) (Pregunta con lista)








La encuesta general contiene 47 preguntas, relacionadas con el conocimiento que tienen los funcionarios administrativos y contratistas que apoyan labores administrativas, sobre aspectos generales de la Institución, como: Misión, Visión, PEI, Plan de Desarrollo, Valores Institucionales, Objetivos, Indicadores, etc. Fue diligenciada por 163 funcionarios que manifiestan lo siguiente, teniendo en cuenta las opciones de respuesta totalmente de acuerdo (5) y de acuerdo (4): conocimiento de la misión de la Institución (93%), de la visión (89%), el código de ética y buen gobierno (80%), los valores y principios institucionales (94%), los indicadores miden el cumplimiento de los objetivos (94%), interrelación de los procesos (92%), conocimiento y utilización de los sistemas de información dispuestos por la Institución (92%). Teniendo en cuenta las opciones de respuesta, medianamente de acuerdo (3), en desacuerdo (2) y totalmente en desacuerdo (1), se observa que de la población encuestada, el 20% no consideran que la toma de decisiones se hace con base en los sistemas de información, el 24% no conoce ni comprende la matriz de riesgos del proceso, el 27% consideran que no tienen participación en la construcción de la matriz de riesgos del proceso, el 30% en el análisis de la medición de los indicadores del proceso, el 24% en conocimiento del manual de funciones y roles y responsabilidades, el 23% considera que la Institución no tiene capacidad para adaptarse a los cambios del entorno, el 38% no conocen los planes de acción anuales de la Institución y el 29% no conoce el seguimiento a estos planes de acción y el 30% no tiene conocimiento del PEI.

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Conclusión Componente General: De manera general concluimos que el 83% del personal administrativo y contratistas que apoyan funciones administrativas, afirman estar “Totalmente de acuerdo y De acuerdo” con las preguntas formuladas a cerca de la Planeación estratégica, Código de Ética y Buen Gobierno, Estructura organizacional, Compromiso de la Alta Dirección y Estructura de procesos. De acuerdo con estos resultados, se aprecia un buen conocimiento del personal sobre estos aspectos Institucionales. Y en atención a los demás criterios, que en total suman 17% (el 13% “Medianamente de acuerdo” y el 4% “En desacuerdo y Totalmente en desacuerdo”), se considera necesario, darle participación al equipo de trabajo en la construcción de la matriz de riesgos y en el análisis de los indicadores de los procesos, dar mayor difusión a los planes de acción que adelanta la Institución y el seguimiento que periódicamente se realiza. De igual manera divulgar y promover la consulta del manual de funciones y los roles y responsabilidades establecidos en la Institución, así como el documento Proyecto Educativo Institucional PEI.

3.2 Componente Planeación Institucional


Planeación Institucional 6 18

Resultado encuesta consolidado:





Totales 100% 100%

Resultado encuesta detallado: 1) 48. La Institución cuenta con una política de Administración del Riesgo (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 17%


22



Total Respuestas: 6

2) 49. La Institución cuenta con un Manual de Gestión del Riesgo (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 17%




Total Respuestas: 6

3) 50. La entidad tiene identificados los eventos de riesgo tanto internos como externos que pueden afectar negativa o positivamente el logro de los objetivos institucionales. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 33%




Total Respuestas: 6

4) 51. Se han identificado los riesgos que afectan el cumplimiento de los planes y programas de la entidad. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 4 67%




Total Respuestas: 6

5) 52. Se han identificado los riesgos que afectan el desarrollo de los procesos de la entidad, sus causas y sus efectos. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 50%




Total Respuestas: 6

23

6) 53. Los riesgos de corrupción están claramente identificados, calificados y evaluados en cada proceso. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 4 67%




Total Respuestas: 6

7) 54. La entidad tiene priorizados, clasificados y evaluados los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 4 67%




Total Respuestas: 6

8) 55. La entidad está aplicando acciones con el fin de evitar, reducir, transferir o asumir los riesgos. (*) (Pregunta con lista)

Limpieza de plantas de las lozas de cemento



4. De acuerdo 4 67%




Total Respuestas: 6

9) 56. La entidad cuenta con los recursos para administrar los riesgos. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 5 83%




Total Respuestas: 6

10) 57. Existe compromiso de la alta dirección para que se implementen acciones que garanticen la efectividad de la administración del riesgo. (*) (Pregunta con lista)


24


4. De acuerdo 5 83%




Total Respuestas: 6

11) 58. Los responsables de los procesos realizan periódicamente evaluaciones de riesgos en sus actividades. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 4 67%




Total Respuestas: 6

12) 59. La entidad cuenta con un Plan de Acción, para monitorear y hacerle seguimiento a los riesgos (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 33%




Total Respuestas: 6

13) 60. La entidad cuenta con políticas y procedimientos efectivos para detectar / prevenir los riesgos. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 4 67%




Total Respuestas: 6

14) 61. Los procesos tienen definidos controles en las actividades críticas para prevenir situaciones de riesgo. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 5 83%


25



Total Respuestas: 6

15) 62. La Institución cuenta con indicadores actualizados en todos sus procesos. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 5 83%




Total Respuestas: 6

16) 63. Los responsables de los procesos realizan periódicamente evaluaciones y seguimientos a los indicadores. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 4 67%




Total Respuestas: 6

17) 64. La entidad cuenta con un Plan Operativo Anual de Inversiones-POAI- como un instrumento de programación de la inversión anual, en el cual se relacionan los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y programas. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 33%




Total Respuestas: 6

18) 65. Los Planes operativos se formulan en concordancia con el Plan de Desarrollo Institucional. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 33%




Total Respuestas: 6

26

Conclusión Proceso Planeación Institucional: Los resultados arrojados en la aplicación del instrumento, para el proceso de Planeación Institucional, muestran un conocimiento amplio de sus integrantes, sobre las actividades que realizan, las respuestas están concentradas en las opciones “Totalmente de acuerdo” y “De acuerdo” con un 99%, solo se encuentra una respuesta Medianamente de acuerdo para la pregunta si “la entidad cuenta con un Plan Operativo Anual de Inversiones como un instrumento de programación de la inversión anual, en el cual se relacionan los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y programas”. El personal administrativo y contratistas que apoyan funciones administrativas afirman estar Totalmente de acuerdo - 83% frente a las preguntas relacionadas con: “la Institución cuenta una política de administración del riesgo y con un Manual de gestión del riesgo” y 17% para este mismo criterio, en preguntas relacionadas con: “la entidad cuenta con los recursos para administrar los riesgos, existe compromiso de la alta dirección para que se implementen acciones que garanticen la efectividad de la administración del riesgo, los procesos tienen definidos controles en las actividades críticas para prevenir situaciones de riesgo, la Institución cuenta con indicadores actualizados en todos sus procesos”. No hubo respuestas ubicadas en los criterios “En desacuerdo y Totalmente en desacuerdo”.

3.3 Componente Proceso Gestión de Comunicación


Gestión de Comunicación 5 17






Totales 100% 100%


27

1) 66. Se cuenta con información sobre la satisfacción de los usuarios frente a la calidad en la prestación de los servicios. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 40%




Total Respuestas: 5

2) 67. El proceso de PQRSF es insumo para el mejoramiento continuo. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 5

3) 68. Se han tenido en cuenta las sugerencias realizadas por los servidores de la entidad para el mejoramiento continuo. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 40%




Total Respuestas: 5

4) 69. La comunicación interna ha contribuido al fortalecimiento de los resultados de los procesos de la entidad. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 5

5) 70. Los mecanismos internos de comunicación han contribuido al logro de los objetivos institucionales. (*) (Pregunta con lista)

28



4. De acuerdo 2 40%




Total Respuestas: 5

6) 71. Los servidores de la entidad han recibido capacitación sobre mecanismos de participación ciudadana y estrategias para informar a la ciudadanía sobre la gestión de la entidad. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 40%




Total Respuestas: 5

7) 72. Los procesos de rendición de cuentas se han constituido en un mecanismo de comunicación e intercambio de información entre la entidad y la ciudadanía. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 5

8) 73. Se informa a la ciudadanía acerca de los mecanismos de participación que pueden utilizar frente a la entidad. (*) (Pregunta con lista)




4. De acuerdo 1 20%




Total Respuestas: 5

9) 74. La información de la entidad relacionada con los programas, servicios, obras, contratos o administración de recursos se han puesto a disposición permanente de la ciudadanía. (*) (Pregunta con lista)

29



4. De acuerdo 4 80%




Total Respuestas: 5

10) 75. Los medios de comunicación contribuyen a la retroalimentación para el mejoramiento continuo. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 20%




Total Respuestas: 5

11) 76. La Institución cuenta con diferentes medios para dar a conocer oportunamente la información importante de la Entidad. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 40%




Total Respuestas: 5

12) 77. Los medios que utiliza la institución para comunicarse con la comunidad universitaria son adecuados. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 60%




Total Respuestas: 5

13) 78. El correo electrónico institucional es un medio útil para que fluya la información en la institución. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 20%

30




Total Respuestas: 5

14) 79. El correo electrónico institucional es una herramienta para que la comunidad en general obtenga información oportuna y suficiente. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 20%




Total Respuestas: 5

15) 80. La página web es un medio eficaz para conocer acerca de la dinámica institucional. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 20%




Total Respuestas: 5

16) 81. En la página web se encuentra información clave de la Institución. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 60%




Total Respuestas: 5

17) 82. A través de la página web de la Institución se desarrollan procesos académicos y administrativos de manera eficiente. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 20%




31

Total Respuestas: 5

Conclusión Proceso Gestión de Comunicación: Los resultados de la encuesta, muestran que el 92% del personal de Gestión de Comunicación, están “Totalmente de acuerdo y De acuerdo” con las preguntas formuladas, se destacan aspectos como “el proceso de PQRSF es insumo para el mejoramiento continuo, la comunicación interna ha contribuido al fortalecimiento de los resultados de los procesos de la entidad con un 100%. Arrojó concepto “Medianamente de acuerdo” para preguntas como, “los procesos de rendición de cuentas se han constituido en un mecanismo de comunicación e intercambio de información entre la entidad y la ciudadanía, los medios de comunicación contribuyen a la retroalimentación para el mejoramiento continuo” y un concepto en “Desacuerdo” para la pregunta sobre “los servidores de la entidad han recibido capacitación sobre mecanismos de participación ciudadana y estrategias para informar a la ciudadanía sobre la gestión de la entidad”, aspectos que deben ser fortalecidos en la Institución.

3.4 Componente Control Interno


Control Interno 3 18






Totales 100% 100%


1) 83. ¿El programa de auditoría se socializo en el comité coordinador del Sistema de Gestión integrado y fue construido de acuerdo con lineamientos establecidos en el Acuerdo 014 de 2015? (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%


32



Total Respuestas: 3

2) 84. Los procedimientos requeridos y desarrollados en la oficina se encuentran diseñados, documentados y comprendidos. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 3

3) 85. Los procedimientos aprobados son efectivos para desarrollar las funciones y alcanzar los objetivos y metas. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 3

4) 86. El proceso realiza difusión de los principios MECI (Autocontrol, autorregulación y autogestión). (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 33%




Total Respuestas: 3

5) 87. El proceso tiene definidos controles en las actividades críticas para prevenir situaciones de riesgo. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 33%




Total Respuestas: 3

33

6) 88. Los controles definidos por el proceso han contribuido a reducir los riesgos. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 33%




Total Respuestas: 3

7) 89. Existen indicadores para medir la efectividad del proceso y se realizan mediciones periódicas para tomar los correctivos necesarios. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 3

8) 90. El proceso socializa los informes de auditoría con los líderes de proceso y subproceso auditados. (*) (Pregunta con lista)




4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 3

9) 91. Se discuten todos los asuntos evidenciados en el desarrollo de la auditoria con el líder del proceso auditado, antes de emitir el informe final. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 3

10) 92. El proceso socializa con la alta dirección los informes de auditoría interna y hace énfasis en las debilidades que ponen el riesgo el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales. (*) (Pregunta con lista)

34



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 3

11) 93. Los informes son emitidos en forma electrónica a las partes interesadas. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 3

12) 94. El proceso registra el plan de mejoramiento institucional que da respuesta a las observaciones de los órganos de control, a las recomendaciones de la Oficina de Control Interno y a las acciones de mejora de las auditorías, tanto internas como externas y de los demás ejercicios de evaluación, aut (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 3

13) 95. El cumplimiento de los planes de mejoramiento ha contribuido al fenecimiento de la cuenta o a mejorar la calificación obtenida por parte de los órganos de control. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 3

14) 96. Conoce el resultado frente al fenecimiento de la cuenta para la última vigencia evaluada por la Contraloría General. (*) (Pregunta con lista)


35


4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 3

15) 97. Conoce los planes de mejoramiento por proceso que la Institución tiene definidos. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 3

16) 98. La Oficina de Control interno realiza recomendaciones a los planes de mejoramiento de los procesos. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 3

17) 99. La oficina de Control Interno realiza seguimiento a las acciones determinadas en los planes de mejoramiento. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 3

18) 100. El proceso de seguimiento a los planes de mejoramiento esta formalizado e inmerso en el proceso de Control Interno para fortalecer los mecanismos en búsqueda del cumplimiento de las acciones de mejora acordadas. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%

36




Total Respuestas: 3

Conclusión Proceso Control Interno: El 96% del personal de Control Interno, afirman estar “Totalmente de acuerdo y De acuerdo” con los temas evaluados en la encuesta, relacionados con: Socialización del programa de auditoria, los procedimientos requeridos y desarrollados en la oficina están documentados y comprendidos, son efectivos para desarrollar las funciones y alcanzar objetivos y metas, existen indicadores para medir la efectividad del proceso, socialización de los informes de auditoría, se discuten todos los asuntos evidenciados en el desarrollo de la auditoria con el líder del proceso antes de emitir el informe final, el proceso socializa con la alta dirección los informes de auditoría y hace énfasis en las debilidades que ponen en riesgo el cumplimiento de la misión y objetivos, los informes son enviados de manera electrónica a las partes interesadas, registra el plan de mejoramiento institucional que da respuesta a las observaciones de los órganos de control, a las recomendaciones de la Oficina de Control Interno y a las acciones de mejora de las auditorías tanto internas como externas, el cumplimiento de los planes de mejoramiento ha contribuido al fenecimiento de la cuenta o a mejorar la calificación obtenida por parte de los órganos de control, conoce el resultado frente al fenecimiento de la cuenta para la última vigencia por la Contraloría General, la oficina de Control Interno, realiza seguimiento a las acciones determinadas en los planes de mejoramiento y este está formalizado e inmerso en el proceso para fortalecer los mecanismos en búsqueda del cumplimiento de las acciones de mejora acordadas. Otros aspectos como: conocimientos de los planes de mejoramiento por proceso que la Institución tiene definidos y la Oficina de Control Interno realiza recomendaciones a los planes de mejoramiento de los procesos, fueron calificados en “Medianamente de acuerdo” y deben ser tenidos en cuenta para el análisis por los integrantes del proceso.

3.5 Componente Gestión de la Mejora


Gestión de la Mejora 2 20




De acuerdo 8%

37

Medianamente de acuerdo 0% 0% En desacuerdo 0%


Totales 100% 100%

Resultado encuesta detallado: 1) 119. El proceso administra la documentación del Sistema de Gestión Integrado. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

2) 120. El proceso capacita permanentemente en el manejo del software ISOLUCION y en temas relacionados con el Sistema de Gestión. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

3) 121. El programa de auditoría es socializado en el Comité Coordinador del Sistema de Gestión Integrado y es aprobado por el mismo. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

4) 122. El proceso planea y realiza en la vigencia las auditorías internas del Sistema de Gestión. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%

38




Total Respuestas: 2

5) 123. El proceso cuenta con indicadores de Gestión adecuados y pertinentes. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 50%




Total Respuestas: 2

6) 124. El proceso realiza seguimiento periódico al desempeño del Sistema de Gestión. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

7) 125. El proceso utiliza métodos para establecer, implementar y mantener el Sistema de Gestión de Calidad. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 50%




Total Respuestas: 2

8) 126. El proceso promociona dentro de la Institución una cultura de la Excelencia. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 50%




39

Total Respuestas: 2

9) 127. Se implantan las acciones necesarias para lograr resultados planificados y mejora continua del proceso. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

10) 128. La alta dirección proporciona evidencia de su compromiso con el Sistema de Gestión. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

11) 129. Se determinan y proporcionan los recursos necesarios para mantener el Sistema de Gestión de la Calidad y mejorar su eficacia. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

12) 130. El proceso participa en la Revisión por la Dirección para asegurar que el Sistema de gestión se mantiene y mejora. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

13) 131. La política integral de la entidad está acorde con los objetivos institucionales. (*) (Pregunta con lista)

40



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

14) 132. La política integral incluye el compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente el Sistema de Gestión de Calidad. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

15) 133. Son los objetivos integrales medibles y coherentes con la política integral. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

16) 134. El proceso implementa planes de mejoramiento o acciones correctivas y preventivas para dar respuesta a los órganos de control internos y externos. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

17) 135. Las acciones correctivas y preventivas planteadas son pertinentes para el cumplimiento del objetivo del proceso. (*) (Pregunta con lista)



41

4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

18) 136. Realizan seguimiento a las actividades implementadas en las acciones correctivas y preventivas de los demás procesos de la Institución. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

19) 137. El representante de la dirección cumple con las responsabilidades asignadas y que están relacionadas con el Sistema de Gestión. (*) (Pregunta con lista)

Para finalizar el diligenciamiento, haga click en el boton Enviar Encuesta



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

20) 138. El Sistema de Gestión tiene en cuenta las necesidades y requisitos del cliente. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

Conclusión Proceso Gestión de la Mejora: De acuerdo con los resultados de la encuesta, el personal contratista que apoya funciones administrativas en este proceso, afirma estar “Totalmente de acuerdo (92)%”, con los conceptos expresados como: el proceso administra la documentación del Sistema de Gestión Integrado, capacita permanentemente en

42

el manejo del software Isolucion y en temas relacionados con el Sistema de Gestión, el programa de auditoria es socializado en el Comité Coordinador del Sistema de Gestión, planea y realiza en la vigencia las auditorías internas del Sistema de Gestión, realiza seguimiento periódico al desempeño del Sistema de Gestión, se implantan las acciones necesarias para lograr resultados planificados y mejora continua, la alta dirección proporciona evidencia de su compromiso con el Sistema de Gestión, se determinan y proporcionan los recursos necesarios para mantener el Sistema de Gestión y mejorar su eficacia, el proceso participa en la revisión por la dirección para asegurar que el Sistema de Gestión se mantiene y mejora, la política integral de la entidad está acorde con los objetivos institucionales, la política integral incluye el compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente el Sistema de Gestión de Calidad, los objetivos integrales son medibles y coherentes con la política integral, el proceso implementa planes de mejoramiento o acciones correctivas y preventivas para dar respuesta a los órganos de control internos y externos. De acuerdo (8%) se evidencia para aspectos como: el proceso cuenta con indicadores de Gestión adecuados y pertinentes, el proceso utiliza métodos para establecer, implementar y mantener el Sistema de Gestión de Calidad y el proceso promociona dentro de la Institución una cultura de la excelencia. No se registran resultados para los criterios medianamente de acuerdo, en desacuerdo y totalmente en desacuerdo.

3.6 Componente Gestión Ambiental


Gestión Ambiental 1 20






Totales 100% 100%

Resultado encuesta detallado: 1) 256. Ha realizado la entidad una evaluación ambiental inicial con el fin de conocer a priori cuáles son los principales aspectos ambientales asociados a sus actividades y servicios. (*) (Pregunta con lista)


43


4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 1

2) 257. La política ambiental es adecuada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades y servicios. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 1

3) 258. La política ambiental incluye un compromiso de mejora continua y prevención de la contaminación. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 1

4) 259. La política ambiental incluye un compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización suscriba. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 1

5) 260. La política ambiental proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y las metas ambientales. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%


44



Total Respuestas: 1

6) 261. La política ambiental es ampliamente difundida. (*) (Pregunta con lista)







Total Respuestas: 1

7) 262. Se revisa periódicamente la política ambiental para adecuarla a los cambios que se puedan producir en las actividades, productos, servicios, procesos, aspectos ambientales significativos y/o legislación aplicable que, en definitiva, afectan a los objetivos y metas ambientales en vigor. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 1

8) 263. Se miden y actualizan los indicadores del proceso periódicamente. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 1

9) 264. Se tienen establecidos programas ambientales que ayuden a mitigar los impactos ambientales dentro de la Institución. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




45

Total Respuestas: 1

10) 265. Se tienen identificados los requisitos legales aplicables a la Institución. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 1

11) 266. Se tienen identificados los riesgos desde el proceso de Gestión Ambiental. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 1

12) 267. Se atienden oportunamente las peticiones, quejas y reclamos que se canalizan desde el proceso de Gestión Ambiental. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 1

13) 268. Se realizan campañas y/o capacitaciones que ayudan a difundir el SGA y el compromiso con la prevención de la contaminación (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 1

14) 269. Se realiza evaluación periódica del cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos que la organización ha suscrito. (*) (Pregunta con lista)

46



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 1

15) 270. Se ha comunicado interna y externamente a las partes interesadas de la institución el desempeño del sistema de gestión ambiental (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 1

16) 271. Se realizan auditorías internas en intervalos planificados al sistema de gestión ambiental (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 1

17) 272. Se realiza seguimiento a las no conformidades y acciones correctivas identificadas al sistema de gestión ambiental (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 1

18) 273. Se realiza periódicamente revisión por la dirección al sistema de gestión ambiental (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%

47




Total Respuestas: 1

19) 274. Se lleva a cabo control a la información documentada que se genera desde el Sistema de Gestión Ambiental. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 1

20) 275. Al Sistema de Gestión Ambiental se le asignan los recursos necesarios que permitan el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del SGA. (*) (Pregunta con lista)







Total Respuestas: 1

Conclusión Proceso Gestión Ambiental: Este componente fue contestado por una persona, que afirma estar “Totalmente de acuerdo” en un 90% con aspectos como: la entidad ha realizado una evaluación ambiental inicial con el fin de conocer los aspectos ambientales asociados, la política ambiental es adecuada, incluye el compromiso de mejora continua y de cumplir con los requisitos legales y otros requisitos, es revisada periódicamente, se miden indicadores y se mantienen actualizados, se tienen establecidos programas ambientales que mitiguen los aspectos ambientales, se tienen identificados los requisitos legales y los riesgos, se atienden oportunamente las PQRSF, se realizan campañas que ayuden a difundir el SGA, se realizan auditorias y se hace seguimiento a los acciones correctivas, se realiza periódicamente la revisión por la dirección y se controla la información documentada del SGA. La opción “De acuerdo” que arrojó el 10% corresponde a los siguientes conceptos: la política ambiental es ampliamente difundida y se asignan los recursos necesarios que permitan el establecimiento, implementación mantenimiento y

48

mejora continua del SGA, estos se convierten en aspectos a mejorar dentro del proceso.

3.7 Componente Proceso Seguridad y Salud en el Trabajo


Seguridad y Salud en el Trabajo

4 17






Totales 100% 100%

Resultado encuesta detallado: 1) 239. Tiene la Institución un botiquín de primeros auxilios para brindar la atención en caso de emergencias. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 4

2) 240. El botiquín está establecido de acuerdo con las normas de salud. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 4

49

3) 241. El botiquín es accesible a la Comunidad Universitaria. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 25%




Total Respuestas: 4

4) 242. Cuenta la Institución con servicio médico a disposición de la Comunidad Universitaria. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 25%




Total Respuestas: 4

5) 243. Se ha dado a conocer el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en la Institución Universitaria. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 25%




Total Respuestas: 4

6) 244. En caso de algún accidente de trabajo, la comunidad universitaria sabe dónde dirigirse. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 50%




Total Respuestas: 4

7) 245. La comunidad universitaria ha recibido información sobre el plan de evacuación de la institución. (*) (Pregunta con lista)


50


4. De acuerdo 2 50%




Total Respuestas: 4

8) 246. La comunidad universitaria tiene conocimiento de la existencia del COPASST. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 50%




Total Respuestas: 4

9) 247. La Institución Universitaria ha definido y socializado el plan de emergencias. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 50%




Total Respuestas: 4

10) 248. Existen extintores, red contra incendio y demás dispositivos contra incendio, situados adecuadamente en las instalaciones de la institución y el número es suficiente. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 75%




Total Respuestas: 4

11) 249. Se ha realizado en la Institución Universitaria simulacros de emergencia durante los últimos 24 meses. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 25%


51



Total Respuestas: 4

12) 250. La Institución Universitaria se encuentra implementando el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, basado en el Decreto 1072 de 2015. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 50%




Total Respuestas: 4

13) 251. Cree que los medios aportados por la Institución Universitaria para la prevención de riesgos son apropiados y suficientes. (*) (Pregunta con lista)







Total Respuestas: 4

14) 252. La Institución constantemente recuerda las normas de seguridad. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 75%




Total Respuestas: 4

15) 253. La Institución evalúa que los trabajadores usen los elementos de protección personal o equipos de seguridad adecuada para el desarrollo de sus actividades. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 50%




Total Respuestas: 4

52

16) 254. La Institución cuenta con los equipos de seguridad y elementos de protección personal adecuados a las actividades desarrolladas al interior de la Institución. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 75%




Total Respuestas: 4

17) 255. La Institución otorga la importancia suficiente a los temas de Seguridad y Salud en el Trabajo. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 25%




Total Respuestas: 4

Conclusión Proceso Seguridad y Salud en el Trabajo: El personal contratista que apoya funciones administrativas afirma estar “Totalmente de acuerdo” y “De acuerdo” (96%) con la disposición de un botiquín de primeros auxilios que cumple con las normas de salud y es accesible a la comunidad universitaria, además la Institución cuenta con servicio médico, se ha dado a conocer el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y la comunidad sabe a dónde dirigirse en caso de un accidente de trabajo, han recibido información sobre el plan de evacuación de la Institución, tienen conocimiento de la existencia del COPASST, conocen de la existencia de extintores, red contra incendio y demás dispositivos en cantidad suficiente y ubicados adecuadamente, en la Institución se está implementando el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, los medios aportados por la Institución para la prevención de riesgos son apropiados y suficientes, constantemente recuerdan las normas de seguridad y se evalúa que los trabajadores usen los elementos de protección personal y estos son adecuados a las actividades desarrolladas. Se encuentran “Medianamente de acuerdo” (4%), con la definición y socialización del Plan de Emergencias, la realización de simulacros de emergencia y la importancia suficiente que se otorga a los temas de Seguridad y Salud en el Trabajo.

53

3.8 Componente Proceso Aseguramiento de la Calidad Académica


Aseguramiento de la Calidad Académica

41 3






Totales 100% 100%

Resultado encuesta detallado: 1) 276. Los recursos (económicos, humanos, técnicos) asignados para el proceso de Aseguramiento de la Calidad Académica son suficientes para gestionar adecuadamente el proceso (*) (Pregunta con lista)








2) 277. El proceso de Aseguramiento de la Calidad Académica asesora oportunamente a los Comités de Autoevaluación y Acreditación de las facultades e institucional. (*) (Pregunta con lista)








3) 278. El proceso socializa a la comunidad institucional (Comités, Estamentos y Órganos de Dirección), los resultados de los procesos de autoevaluación de programas e institucional, que permitan la incorporación de acciones de mejora dentro de sus respectivos planes de mejoramiento o acción. (*) (Pregunta con lista)

54








Conclusión Proceso Aseguramiento de la Calidad Académica: Esta encuesta fue diligenciada por el personal de Aseguramiento de la Calidad Académica y el personal docente de la Institución, quienes evaluaron si los recursos asignados para el proceso son suficientes para la gestión adecuada, 48% afirmaron estar “Totalmente de acuerdo” y “De acuerdo”, 41% “Medianamente de acuerdo” y 10% “En desacuerdo”. Este aspecto se evidencia como el de más débil calificación en la encuesta, aspecto que debe ser tenido en cuenta para el mejoramiento del proceso. El 64% afirmaron estar “Totalmente de acuerdo” y “De acuerdo”, con la asesoría oportuna a los comités de autoevaluación y acreditación de las facultades e institucional, 27% “Medianamente de acuerdo” y 7% “En desacuerdo”. Sobre la socialización a la comunidad institucional de los resultados de los procesos de autoevaluación de programas e institucional, que permitan la incorporación de acciones de mejora dentro de sus respectivos planes de mejoramientos, el 78% afirman estar “Totalmente de acuerdo y “De acuerdo”, 20% “Medianamente de acuerdo” y 2% “Totalmente en desacuerdo”,

3.9 Componente Proceso Apoyos Educativos


Apoyos educativos 5 6






Totales 100% 100%


55

1) 161. La Institución dispone de recursos bibliográficos (libros, revistas, bases de datos, entre otros) pertinentes que respondan a las necesidades de la comunidad académica a la cual sirven (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 5

2) 162. La Institución dispone de recursos bibliográficos (libros, revistas, bases de datos, entre otros) suficientes que respondan a las necesidades de la comunidad académica a la cual sirven? (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 5

3) 163. La comunidad académica accede fácilmente al material bibliográfico con que cuenta el proceso de apoyos educativos. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 5

4) 164. La atención que presta el personal del proceso de Apoyos Educativos es oportuna, amable e integral. (Pregunta con lista)

Para finalizar el diligenciamiento, haga click en el boton Enviar Encuesta



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 5

56

5) 165. La biblioteca oferta servicios que satisfacen las necesidades de información de la comunidad académica a la cual sirve. (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 5

6) 166. Las colecciones de la biblioteca se encuentran disponibles a la comunidad académica a la cual sirve. (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 5

Conclusión Proceso Apoyos Educativos: De acuerdo con los resultados de la encuesta, el personal administrativo y contratistas que apoyan funciones administrativas están “Totalmente de acuerdo” (93%) con los enunciados: la Institución se dispone de los recursos bibliográficos pertinentes, suficientes y que responden a las necesidades de la comunidad académica y la biblioteca oferta servicios que satisfacen las necesidades de información de la comunidad académica y se encuentran disponibles. Están “Medianamente de acuerdo” (7%) con aspectos como la comunidad académica accede fácilmente al material bibliográfico y la atención que presta el personal del proceso es oportuna, amable e integral. Estos aspectos deben ser revisados.

3.10 Componente Proceso Bienestar Institucional


Bienestar Institucional 5 13




De acuerdo 34%

57



Totales 100% 100%

Resultado encuesta detallado: 1) 167. El proceso de Bienestar Institucional planifica adecuadamente cada una de sus actividades. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 40%




Total Respuestas: 5

2) 168. El proceso de Bienestar Institucional dispone de personal suficiente e idóneo para el desarrollo adecuado de sus actividades. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 60%




Total Respuestas: 5

3) 169. El proceso de Bienestar Institucional difunde adecuadamente los servicios que presta a toda la comunidad universitaria. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 20%




Total Respuestas: 5 4) 170. El proceso de Bienestar Institucional dispone de suficientes recursos materiales (equipos, implementos deportivos) e infraestructura física para desarrollar sus actividades. (*) (Pregunta con lista)



58

4. De acuerdo 1 20%




Total Respuestas: 5

5) 171. La comunidad universitaria conoce los servicios que presta Bienestar Institucional. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 4 80%




Total Respuestas: 5

6) 172. La participación que lidera Bienestar Institucional en torneos deportivos y otros eventos es reconocida y valorada externa e internamente. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 60%




Total Respuestas: 5

7) 173. La participación que lidera Bienestar Institucional en eventos artísticos y culturales es reconocida y valorada externa e internamente. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 20%




Total Respuestas: 5

8) 174. La comunidad académica e institucional participa activamente en los programas y eventos que desarrolla Bienestar Institucional. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 60%



59


Total Respuestas: 5

9) 175. Posee Bienestar Institucional estrategias de permanencia con calidad para los estudiantes en alto riesgo de deserción por motivos académicos o socioeconómicos (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 5

10) 176. Bienestar Institucional ha diversificado su oferta y ha ampliado horarios del servicio para garantizar una mayor cobertura a estudiantes, empleados, graduados y núcleo familiar. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 20%




Total Respuestas: 5

11) 177. El proceso de Bienestar Institucional evalúa permanentemente los servicios que ofrece a la comunidad universitaria. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 20%




Total Respuestas: 5

12) 178. Los resultados de la evaluación de los servicios por parte de los usuarios de Bienestar Institucional se utilizan para implementar planes de mejoramiento. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 20%




Total Respuestas: 5

60

13) 179. El proceso de Bienestar Institucional presta una atención oportuna, amable e integral a la población institucional que lo requiere. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 20%




Total Respuestas: 5

Conclusión Proceso Bienestar Institucional: El personal administrativo y contratistas que apoyan funciones administrativas, se consideran (89%) “Totalmente de acuerdo” y “De acuerdo” con la planificación adecuada de las actividades del proceso, con personal suficiente e idóneo, donde se difunde adecuadamente los servicios que presta a la comunidad universitaria y esta a su vez los conoce, de igual manera ha diversificado la oferta y ampliado horarios de servicio para garantizar mayor cobertura a estudiantes, empleados, graduados y núcleo familiar, evalúa permanentemente lo servicios y los resultados de esta evaluación son utilizados para implementar planes de mejoramiento, además, consideran que en el proceso se presta atención oportuna, amable e integral a la población estudiantil que lo requiere. “Medianamente de acuerdo” (11%), consideran se dispone de los recursos suficientes e infraestructura física para desarrollar las actividades, son reconocidas y valoradas externa e internamente la participación en torneos deportivos y otros, lideradas por Bienestar Institucional, (esta pregunta se encuentra repetida y fue valorada de distinta manera), el proceso posee estrategias de permanencia con calidad para los estudiantes en alto riesgo de deserción por motivos académicos o socioeconómicos, estos aspectos deben ser tenidos en cuenta para el mejoramiento del proceso.

3.11 Componente Sub-Proceso Gestión Documental


Gestión Documental 4 14




De acuerdo 20% Medianamente de acuerdo 7% 7%

61

En desacuerdo 0% 0%

Totalmente en desacuerdo 0%

Totales 100% 100%

Resultado encuesta detallado: 1) 180. Existe en el proceso de Gestión Documental un cronograma de transferencia primaria anual aprobado en Comité de Archivo. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 4

2) 181. El proceso de Gestión Documental planea la creación y actualización de las Tablas de Retención Documental – T.R.D. según la necesidad de cada dependencia. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 4

3) 182. Las series documentales se están digitalizando en el software de Gestión Documental. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 4

4) 183. El proceso de Gestión Documental vela porque los documentos se conserven desde la creación del mismo y se preservan dentro del sistema documental. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 75%


62



Total Respuestas: 4

5) 184. El proceso de Gestión Documental verifica que las transferencias documentales primarias sean coherentes con las Tablas de Retención Documental – T.R.D. y con la organización de cada expediente. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 4

6) 185. El proceso de Gestión Documental verifica que las comunicaciones cumplen con el protocolo indicado en el manual de correspondencia. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 4

7) 186. El proceso de Gestión Documental verifica que exista un control de todas las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas tanto internas como externas, dando cumplimiento al acuerdo 060 del Archivo General de la Nación. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 4

8) 187. El proceso de Gestión Documental está revisando y actualizando periódicamente el archivo histórico de la Institución. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%



63


Total Respuestas: 4

9) 188. El proceso de Gestión Documental vela por la conservación de los documentos originales y digitaliza y envía por correo electrónico al destinatario. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 4

10) 189. El proceso de Gestión Documental, de acuerdo con el procedimiento establecido por la Tabla de Retención Documental, realiza las respectivas eliminaciones documentales. (*) (Pregunta con lista)







Total Respuestas: 4

11) 190. Se cuenta con espacio suficiente para custodiar el archivo central e histórico de la Institución. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 4

12) 191. La entidad cumple con los parámetros normativos establecidos para la gestión documental. (Ley General de Archivos y reglamentarios). (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 4

64

13) 192. Desde el proceso de Gestión Documental se imparte capacitación en cuanto a la actividad de organización de archivos para realizar la transferencia documental primaria. (*) (Pregunta con lista)

Conteo Porcentaje






Total Respuestas: 4

14) 193. El personal de apoyo de la dependencia es instruido en las actividades propias del cargo y de la sección con el objetivo que puedan realizar todas las funciones en caso de que se requiera. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 4

Conclusión Proceso Gestión Documental: Los resultados que arrojan la encuesta, muestran al personal del proceso “Totalmente de acuerdo” y “De acuerdo” (93%) con la existencia de un cronograma de transferencia primaria anual aprobado por el Comité de archivo, se planea la creación y actualización de las Tablas de Retención Documental TRD, según la necesidad de cada dependencia, las series documentales se digitalizan, ven porque los documentos se conserven y se preserven, verifican que las transferencias documentales primarias sean coherentes con las Tablas de Retención Documental TRD, y con la organización de cada expediente, verifican que las comunicaciones cumplen con el protocolo indicado en el manual de correspondencia, que exista un control de todas las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas tanto internas como externas, se revisa y actualiza periódicamente el archivo histórico de la Institución, vela por la conservación de los documentos originales y digitaliza y envía por correo electrónico al destinatario, realiza las eliminaciones documentales de acuerdo con el procedimiento establecido por la Tabla de Retención Documental, la entidad cumple con los parámetros normativos establecidos por la gestión documental, capacitan a los usuarios en la organización de archivos para realizar la transferencia documental primaria y el personal de apoyo de la dependencia es capacitado en todas las actividades con el objetivo que puedan realizar todas las funciones en caso de requerirse.

65

La totalidad del personal del proceso consideran estar “Medianamente de acuerdo” con el espacio, con que cuentan para custodiar el archivo central e histórico en la Institución, aspecto que se debe mejorar.

3.12 Componente Proceso Gestión Administrativa y Financiera


Gestión Administrativa y Financiera

18 19






Totales 100% 100%

Resultado encuesta detallado: 1) 124. El presupuesto de la Institución está aprobado por el Consejo Directivo (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 17%





2) 101. La información contable, presupuestal y financiera generada se presenta de acuerdo con la normatividad vigente y se rinde de manera oportuna. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 6%



66



3) 102. Se prepara la información teniendo en cuenta los requerimientos de los diferentes entes de control. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%





4) 103. La entidad aplica el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP) y demás normas técnicas contables para el registro de sus operaciones. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 6%





5) 104. Se elabora y actualiza, por lo menos una vez al año, el inventario de bienes, muebles e inmuebles. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 17%





6) 105. La Institución cuenta con mecanismos de planificación financiera. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 11%





67

7) 106. Los recursos obtenidos, los intereses y dividendos, se aplican y registran en forma oportuna y en las cuentas apropiadas. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 11%





8) 107. Las actividades de contabilidad que son base para el cálculo de impuestos tienen controles para verificar que se realicen de forma correcta. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 6%





9) 108. Para los pagos electrónicos la entidad cuenta con mínimo dos claves para la transacción (preparador y ordenador). (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 6%




Total Respuestas: 18 10) 109. Se encuentran registrados todas las propiedades, planta y equipo. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 5 28%





11) 110. Se concilian las operaciones recíprocas con las entidades públicas que se efectuaron transacciones. (*) (Pregunta con lista)

68



4. De acuerdo 3 17%





12) 111. Los cheques para realizar pagos contemplan la obligatoriedad de dos firmas (preparador y ordenador). (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 6%





13) 112. Los valores recaudados diariamente son ingresados a caja (consignados). (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 4 22%





14) 113. Se evalúan los servicios prestados por los proveedores. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 6 33%





15) 114. El presupuesto de gasto es desagregado de acuerdo con prioridades institucionales. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 4 22%

69





16) 115. La elaboración del presupuesto se hace teniendo en cuenta las necesidades y tomando como referente el Plan de Desarrollo, Plan Operativo Anual de Inversiones, planes de mejoramiento institucional. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 4 22%





17) 116. La entidad utiliza el Marco Fiscal de Mediano Plazo (MFMP) como un instrumento de referencia para la elaboración del presupuesto anual. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 6 33%





18) 117. La entidad cuenta con políticas para la racionalización del gasto púbico. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 17%





19) 118. La entidad cuenta con un Plan Financiero, como un instrumento de planificación y Gestión Financiera, que tenga como base las operaciones efectivas, en consideración a las previsiones de ingresos y gastos, déficit y su financiación es compatible con el Programa Anual de Caja - PAC. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 4 22%

70





Conclusión Proceso Gestión Administrativa y Financiera: El personal administrativo y contratistas que apoyan las funciones administrativas, consideran estar “Totalmente de acuerdo” y De acuerdo” (98%) con aspectos como: el presupuesto de la Institución está aprobado por el Consejo Directivo, la información contable, presupuestal y financiera se presenta de acuerdo con la normatividad vigente y de manera oportuna, la entidad aplica el Plan General de Contabilidad Pública PGCP y demás normas técnicas contables para el registro de sus operaciones, el inventario de bienes muebles e inmuebles se elabora y actualiza por lo menos una vez al año, la Institución cuenta con mecanismos de planificación financiera, los recursos obtenidos, los intereses y dividendos se aplican y registran en forma oportuna y en las cuentas apropiadas, para los pagos electrónicos la entidad cuenta con mínimo dos claves para la transacción (preparador y ordenador) y los cheques para realizar pagos contemplan la obligatoriedad de dos firmas (preparador y ordenador), se encuentran registrados todas las propiedades, planta y equipo, la entidad cuenta con políticas para racionalización del gasto público. “Medianamente de acuerdo” (2%), con la información se prepara teniendo en cuenta los requerimientos de los diferentes entes de control, los valores recaudados diariamente son ingresados a caja (consignados), se evalúan los servicios prestados por los proveedores y la entidad utiliza el Marco Fiscal de Mediano Plazo (MFMP) como un instrumento de referencia para la elaboración del presupuesto anual. No se tienen apreciaciones para el criterio “En desacuerdo” y “Totalmente en desacuerdo”.

3.13 Componente Proceso Gestión de Infraestructura


Gestión de Infraestructura 8 20




De acuerdo 32%

71



Totales 100% 100%

Resultado encuesta detallado: 1) 219. Los espacios de la Institución son suficientes para el esparcimiento. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 4 50%




Total Respuestas: 8

2) 220. El tamaño de la planta física de la Entidad (oficinas, aulas, laboratorios, espacios deportivos, baños, entre otros) es adecuado para el desarrollo de los diferentes Programas Académicos. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 4 50%




Total Respuestas: 8

3) 221. Las aulas cuentan con el equipamiento adecuado. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 25%




Total Respuestas: 8

4) 222. La Institución dispone de mecanismos adecuados para el desplazamiento de la población con movilidad reducida. (*) (Pregunta con lista)

72



4. De acuerdo 3 38%




Total Respuestas: 8 5) 223. Los espacios institucionales (oficinas, aulas, laboratorios, espacios deportivos, baños, entre otros) cuentan con iluminación, ventilación, seguridad e higiene adecuada (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 13%




Total Respuestas: 8

6) 224. El aseo y limpieza de la Institución son adecuados y satisfacen las necesidades de la comunidad en general. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 38%




Total Respuestas: 8

7) 225. La vigilancia física y la seguridad en la Entidad son pertinentes (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 25%




Total Respuestas: 8

8) 226. Para todos los miembros de la comunidad, es fácil acceder a todos los espacios institucionales (*) (Pregunta con lista)



73

4. De acuerdo 2 25%




Total Respuestas: 8

9) 227. La institución ha evolucionado positivamente en lo referente a la infraestructura (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 13%




Total Respuestas: 8

10) 228. La institución tiene programación de mantenimiento suficiente para la planta física. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 25%




Total Respuestas: 8

11) 229. Las solicitudes dirigidas al proceso de gestión de infraestructura son atendidas oportunamente (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 38%




Total Respuestas: 8

12) 230. El personal de mantenimiento de la planta física suple las necesidades en número y eficiencia (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 38%



74


Total Respuestas: 8

13) 231. Aplica la Institución para sus diferentes proyectos de infraestructura lo contenido en la norma NTC4595 para ambientes educativos (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 13%




Total Respuestas: 8

14) 232. La seguridad dentro de las Instalaciones es adecuada y pertinente. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 4 50%




Total Respuestas: 8

15) 233. El personal de mantenimiento y servicios generales es amable y cordial al momento de prestar un servicio. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 38%




Total Respuestas: 8

16) 234. El estado de las zonas verdes y arboles existentes, favorecen la imagen institucional. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 38%




Total Respuestas: 8

75

17) 235. La infraestructura de la Institución cumple con las necesidades de la comunidad institucional. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 4 50%




Total Respuestas: 8

18) 236. La Institución tiene dentro de sus proyecciones mejorar su infraestructura física. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 25%




Total Respuestas: 8

19) 237. Las adecuaciones y mejoramientos en la planta física son suficientes e impactan en el desarrollo de las actividades académicas y recreativas de la comunidad institucional (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 25%




Total Respuestas: 8

20) 238. El edificio de borde contribuirá complementando los espacios para el bienestar y el esparcimiento de la comunidad institucional. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 38%




Total Respuestas: 8

76

Conclusión Proceso Gestión de Infraestructura: De acuerdo con los resultados de la encuesta, el personal contratista que apoya el proceso, afirma estar “Totalmente de acuerdo” y “De acuerdo” (97%) con los espacios de la Institución son suficientes para el esparcimiento, el tamaño de la planta física de la Entidad es adecuado para el desarrollo de los diferentes programas académicos, las aulas cuentas con el equipamiento adecuado, la Institución dispone de mecanismos adecuados para el desplazamiento de la población con movilidad reducida, el aseo y limpieza de la Institución son adecuados y satisfacen las necesidades de la comunidad en general, la vigilancia física y la seguridad en la Entidad son pertinentes, para los miembros de la comunidad es fácil acceder a todos los espacios institucionales, la Institución tiene programación de mantenimiento suficiente para la planta física, las solicitudes son atendidas oportunamente, la seguridad dentro de las instalaciones es adecuada y pertinente, el personal de mantenimiento y servicios generales es amable y cordial, el estado de las zonas verdes y árboles existentes favorecen la imagen institucional, la Institución tiene dentro de sus proyecciones mejorar su infraestructura física, las adecuaciones y mejoramientos en la planta física son suficientes e impactan en el desarrollo de las actividades académicas y recreativas de la comunidad institucional y el edificio de borde contribuirá complementando los espacios para el bienestar y el esparcimiento de la comunidad institucional. El 2% están “En desacuerdo y Totalmente de acuerdo” con aspectos como la Institución aplica para sus diferentes proyectos de infraestructura la norma NTC4595 para ambientes educativos, esto debe ser tenido en cuenta como mejoramiento del proceso.

3.14 Componente Proceso Gestión del Talento Humano


Gestión del Talento Humano

5 22






Totales 100% 100%


77

1) 139. El proceso de Gestión del Talento Humano identifica de manera sistemática las capacidades del personal (conocimientos y comportamientos requeridos) que son indispensables para el desarrollo de las labores en el área encargada. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 20%




Total Respuestas: 5

2) 140. El proceso de Gestión del Talento Humano contrasta los conocimientos y competencias del personal con los necesarios para el desarrollo de la gestión de los procesos, y se diseñan, desarrollan y fomentan, las actividades de formación para el personal. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 40%




Total Respuestas: 5

3) 141. Se imparten actividades de formación y se trasladan las necesidades a la Oficina de Talento Humano. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 20%




Total Respuestas: 5

4) 142. El proceso de Gestión del Talento Humano evalúa el impacto que la formación ha tenido en la mejora de la capacitación de las personas en el desarrollo de su trabajo. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 40%




Total Respuestas: 5

78

5) 143. Los diferentes procesos promueven actuaciones que fomenten la participación del personal, en acciones de mejora, y proporciona la suficiente autonomía para llevarlos a cabo. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 40%




Total Respuestas: 5 6) 144. El proceso de Gestión del Talento Humano, hace seguimiento al cumplimiento de las evaluaciones exigidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 5

7) 145. El diseño de los perfiles corresponde a la razón de ser de los cargos o empleos de la entidad. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 60%




Total Respuestas: 5

8) 146. Los procesos de inducción permiten que el nuevo servidor conozca la cultura de la entidad y todo lo relacionado con el ejercicio y sus funciones. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 20%




Total Respuestas: 5

9) 147. El proceso de Gestión del Talento Humano realiza diagnóstico sobre los requerimientos de personal para el desarrollo de sus planes, programas, proyectos o procesos. (*) (Pregunta con lista)

79



4. De acuerdo 1 20%




Total Respuestas: 5

10) 148. Los procesos de re-inducción permiten la actualización de todos los servidores en las nuevas orientaciones técnicas y normativas que afectan el que hacer institucional de la entidad. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 40%




Total Respuestas: 5

11) 149. El proceso de Gestión del Talento Humano, vela por el cumplimiento de la adopción de un plan anual institucional de formación y capacitación. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 60%




Total Respuestas: 5

12) 150. El proceso de Gestión del Talento Humano consulta a los servidores sobre sus necesidades de capacitación, a través de encuestas o reuniones de trabajo. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 40%




Total Respuestas: 5

13) 151. El proceso de Gestión del Talento Humano evalúa el impacto de la capacitación en el cumplimiento y mejoramiento de las funciones asignadas o actividades desarrolladas por el servidor público. (*) (Pregunta con lista)

80



4. De acuerdo 3 60%




Total Respuestas: 5

14) 152. El proceso de Gestión del Talento Humano adopta y ejecuta programas de bienestar social laboral. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 20%




Total Respuestas: 5

15) 153. El proceso de Gestión del Talento Humano adopta un plan de incentivos pecuniarios y no pecuniarios. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 40%




Total Respuestas: 5

16) 154. El proceso de Gestión del Talento Humano tiene o está diseñando un sistema institucional de evaluación del desempeño que cumpla las orientaciones legales y criterios dados por la Comisión Nacional del Servicio Civil. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 60%




Total Respuestas: 5

17) 155. Los resultados de las evaluaciones del desempeño sirven de insumo para programar acciones de capacitaciones y desarrollo de los servidores. (*) (Pregunta con lista)



81

4. De acuerdo 2 40%




Total Respuestas: 5

18) 156. La entidad cuenta con mecanismos internos y/o externos para la selección de servidores del nivel gerencial. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 20%




Total Respuestas: 5

19) 157. Los manuales de funciones orientan los procesos académicos y administrativos. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 5

20) 158. Los procesos de inducción facilitan a los nuevos servidores conocer la cultura organizacional de la entidad y el ejercicio de sus funciones. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 5

21) 159. La vinculación de los servidores responde a los requerimientos de los empleos. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%



82


Total Respuestas: 5

22) 160. Los servidores de la Institución fueron consultados sobre sus necesidades de capacitación y formación (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 60%




Total Respuestas: 5

Conclusión Proceso Gestión del Talento Humano: De acuerdo con los resultados de la encuesta, el 67% del personal administrativo y contratistas que apoyan funciones administrativas, afirman estar “Totalmente de acuerdo” y “De acuerdo” frente a los enunciados relacionados con el diseño de los perfiles corresponde a la razón de ser de los cargos o empleos de la entidad, el proceso consulta a los servidores sobre sus necesidades de capacitación, a través de encuestas o reuniones de trabajo, evalúa el impacto de la capacitación en el cumplimiento y mejoramiento de las funciones asignadas o actividades desarrolladas por el servidor, en el proceso está diseñado un sistema institucional de evaluación de desempeño que cumple las orientaciones legales y criterios dados por la Comisión Nacional del Servicio Civil, los resultados de estas evaluaciones sirven de insumo para programar acciones de capacitaciones y desarrollo de los servidores, los servidores de la Institución fueron consultados sobre sus necesidades de capacitación y formación. “Medianamente de acuerdo” (25%) con actividades como el proceso identifica de manera sistemática las capacidades del personal (conocimientos y comportamientos requeridos) que son indispensables para el desarrollo de las labores en el área encargada, se imparten actividades de formación y se trasladan las necesidades a la Oficina de Talento Humano, los diferentes procesos promueven actuaciones que fomenten la participación del personal, en acciones de mejora y proporciona la suficiente autonomía para llevarlos a cabo, el proceso realiza diagnóstico sobre los requerimientos de personal para el desarrollo de sus planes, programas, proyectos o procesos, el proceso adopta y ejecuta programas de bienestar social laboral, la entidad cuenta con mecanismos internos y/o externos para la selección de servidores del nivel gerencial, los manuales de funciones orientan los procesos académicos y administrativos, los procesos de inducción facilitan a los nuevos servidores conocer la cultura organizacional de la entidad y el ejercicio de sus funciones, la vinculación de los servidores responde a los requerimientos de los empleos.

83

“En desacuerdo” y “Totalmente en desacuerdo” (8%), con enunciados como los procesos de inducción permiten que el nuevo servidor conozca la cultura de la entidad y todo lo relacionado con el ejercicio de sus funciones, el proceso adopta un plan de incentivos pecuniarios y no pecuniarios, los servidores de la Institución fueron consultados sobre sus necesidades de capacitación y formación. Estos aspectos deben ser considerados parte del mejoramiento del proceso.

3.15 Componente Proceso Gestión de Tecnología e Informática


Gestión de Tecnología e Informática

7 25






Totales 100% 100%

Resultado encuesta consolidado: 1) 194. Los sistemas de información de la Institución permiten el cruce de información y servicios entre los procesos. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 43%




Total Respuestas: 7

2) 195. El proceso de Tecnología fomenta la innovación y la utilización de nuevas herramientas informáticas para mejorar los procesos institucionales. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 43%




84

Total Respuestas: 7

3) 196. El proceso de Tecnología informa a todos los implicados en los cambios de los procesos con tiempo suficiente. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 5 71%




Total Respuestas: 7

4) 197. Los software adquiridos por la Institución están debidamente instalados y cuentan con las licencias respectivas. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 2 29%




Total Respuestas: 7

5) 198. El proceso de Tecnología e Informática ha elaborado un plan de contingencia para garantizar la continuidad de las operaciones de los sistemas de información en el caso de que se presente algún evento. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 5 71%




Total Respuestas: 7 6) 199. En el proceso de Tecnología e Informática existe un procedimiento para el respaldo y recuperación de la información que se encuentra almacenada en los servidores. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 14%




Total Respuestas: 7

85

7) 200. El proceso de Tecnología e Informática verifica previamente que los nuevos desarrollos de los sistemas de información y modificaciones a los existentes son compatibles, escalables e interoperables con los existentes. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 4 57%




Total Respuestas: 7 8) 201. El proceso de Tecnología e Informática verifica que haya seguridad de acceso al personal autorizado que comprenda registro de altas, actualizaciones y bajas de usuarios. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 5 71%




Total Respuestas: 7

9) 202. El proceso de Tecnología e Informática cumple con los tiempos establecidos para la atención a los requerimientos de los usuarios de la Institución. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 4 57%




Total Respuestas: 7

10) 203. El proceso de Tecnología e Informática participa constantemente en actividades de actualización o innovación de herramientas o aplicativos tecnológicos. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 5 71%




Total Respuestas: 7

86

11) 204. El proceso de Tecnología e Informática cuenta con políticas de actualización y mantenimiento de los equipos tecnológicos y aplicaciones y realiza divulgación de los mismos. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 5 71%




Total Respuestas: 7

12) 205. El proceso de Tecnología e Informática está mejorando sus procesos con el fin de optimizar los tiempos de respuesta en la prestación del servicio. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 5 71%




Total Respuestas: 7

13) 206. El proceso de Tecnología e Informática mediante el Área de Medios Educativos atiende oportunamente los requerimientos de los usuarios de la Institución. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 5 71%




Total Respuestas: 7

14) 207. El Área de Medios Educativos hace cumplir las directrices y políticas establecidas por la alta dirección y tiene soporte de ello. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 4 57%




Total Respuestas: 7

15) 208. Conoce el proceso de Tecnología e Informática las medidas a tomar respecto a la seguridad y posibles desastres. (*) (Pregunta con lista)

87



4. De acuerdo 5 71%




Total Respuestas: 7

16) 209. El proceso de Tecnología e Informática tiene por escrito planes de contingencia para la seguridad de la información y se divulgan a los usuarios de la organización. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 4 57%




Total Respuestas: 7

17) 210. El proceso de Tecnología e Informática tiene implementada por escrito una política sobre derechos de propiedad intelectual para el software desarrollado en la entidad. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 4 57%




Total Respuestas: 7

18) 211. Ha elaborado el proceso de Tecnología e Informática una estructura para controlar formalmente los propietarios de los datos. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 4 57%




Total Respuestas: 7

19) 212. El proceso de Tecnología e Informática, ha elaborado un procedimiento mediante el cual los usuarios son identificados en la red de datos. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 43%

88




Total Respuestas: 7

20) 213. El proceso de Tecnología e Informática ha documentado los cambios que se realizan en los Sistemas de Información en los cuales afecte las funcionalidades del mismo y los implicados en ellos. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 5 71%




Total Respuestas: 7

21) 214. El proceso de Tecnología e Informática, ha documentado los procedimientos necesarios sobre la seguridad de la base de datos (protección de las base de datos contra destrucción accidental o deliberada, y de acceso no autorizados) (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 6 86%




Total Respuestas: 7

22) 215. El proceso de Tecnología e Informática bloquea el acceso de los usuarios no autorizados a las Bases de Datos. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 5 71%




Total Respuestas: 7

23) 216. El proceso de Tecnología e Informática realiza mediciones de su gestión a través de indicadores. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 5 71%


89



Total Respuestas: 7

24) 217. El proceso de Tecnología e Informática tiene una caracterización definida donde se mencionan los principales procedimientos y aspectos involucrados en el quehacer diario de su gestión. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 5 71%




Total Respuestas: 7

25) 218. El proceso de Tecnología e Informática tiene definido un procedimiento o sistema donde se realice la gestión de requerimientos y/o necesidades de los usuarios. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 3 43%




Total Respuestas: 7

Conclusión Proceso Gestión de Tecnología e Informática: De acuerdo con los resultados de la encuesta aplicada, el 95% de los contratistas que apoyan funciones administrativas en el proceso consideran estar “Totalmente de acuerdo” y “De acuerdo” con el proceso de Tecnología fomenta la innovación y la utilización de nuevas herramientas informáticas para mejorar los procesos institucionales, informa a todos los implicados en los cambios de los procesos con tiempo suficiente, los software adquiridos por la Institución están debidamente instalados y cuentan con las licencias respectivas, han elaborado un plan de contingencia para garantizar la continuidad de las operaciones de los sistemas de información en el caso de que se presente algún evento, existe un procedimiento para el respaldo y recuperación de la información que se encuentra almacenada en los servidores, verifica que haya seguridad de acceso al personal autorizado que comprenda registro de altas, actualizaciones y bajas de usuarios, participan constantemente en actividades de actualización o innovación de herramientas o aplicativos tecnológicos, cuenta con políticas de actualización y mantenimiento de los equipos tecnológicos y aplicaciones y realiza divulgación de los mismos, el proceso está mejorando sus procesos con el fin de optimizar los tiempos de respuesta en la prestación del servicio, atiende oportunamente los requerimientos mediante el área de medios educativos y estos hacen cumplir las directrices y

90

políticas establecidas por la alta dirección, el proceso conoce las medidas a tomar respecto a la seguridad y posibles desastres y tiene por escrito planes de contingencia para la seguridad de la información y se divulga a los usuarios, además tiene implementada una política sobre derechos de propiedad intelectual para el software desarrollado en la entidad, el proceso tiene documentados los cambios en los sistemas de información y los procedimientos necesarios sobre la seguridad de la base de datos, tiene mediciones de su gestión a través de indicadores y tiene definido un procedimiento o sistema de realice la gestión de requerimientos de los usuarios. El (3%) afirman estar “Medianamente de acuerdo” con los sistemas de información permiten el cruce de información y servicios entre los procesos y el proceso de tecnología cumple con los tiempos establecidos para la atención a los requerimientos de los usuarios de la Institución y (2%) afirman estar “En desacuerdo” y “Totalmente en desacuerdo” con el proceso ha elaborado una estructura para controlar formalmente a los propietarios de los datos y dispone de un procedimiento mediante el cual los usuarios son identificados en la red de datos, estos aspectos deben ser tenidos en cuenta para el mejoramiento del proceso.

3.16 Componente Sub-Proceso Permanencia


Permanencia 2 9






Totales 100% 100%

Resultado encuesta consolidado: 1) 287. El subproceso responde a las necesidades y requerimientos planteados por los estudiantes. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%

91




Total Respuestas: 2

2) 288. Los recursos asignados al subproceso (Recurso Humano, infraestructura física y tecnológica) son suficientes para la gestión adecuada del subproceso. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 50%




Total Respuestas: 2

3) 289. El subproceso asesora y responde a cada una de las inquietudes de los estudiantes que hacen uso de las estrategias virtuales del programa. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

4) 290. El subproceso interviene de manera oportuna a través del acompañamiento psico-educativo a los estudiantes con dificultades académicas. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

5) 291. El subproceso se articula con docentes para trabajar de manera grupal con los estudiantes que no poseen estrategias de aprendizaje. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




92

Total Respuestas: 2

6) 292. El subproceso evalúa la pertinencia del banco de preguntas del examen de admisión. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

7) 293. El subproceso cuenta con asesorías académicas relacionadas a las asignaturas con mayor perdida en los tres primeros semestres. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

8) 294. El subproceso cuenta con estrategias integrales que fomentan la permanencia. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

9) 295. El subproceso cuenta con los recursos académicos como cartillas, hojas de trabajo, material educativo con distintas estrategias didácticas para los estudiantes y/o docentes que asisten a permanencia. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

93

Conclusión Sub-Proceso Permanencia: El (100%) del personal contratista que apoya funciones administrativas de Permanencia, están “Totalmente de acuerdo” y “De acuerdo” con todos los ítems evaluados en la encuesta, relacionados con el subproceso responde a las necesidades y requerimientos planteados por los estudiantes, los recursos asignados son suficientes para la adecuada gestión, asesora y responde a cada una de las inquietudes de los estudiantes, interviene de manera oportuna a través del acompañamiento psico-educativo a los estudiantes con dificultades académicas, se articula con docentes para trabajar de manera grupal con los estudiantes que no poseen estrategias de aprendizaje, evalúa la pertinencia del banco de preguntas del examen de admisión, cuenta estrategias integrales que fomentan la permanencia y los recursos académicos para estudiantes y/o docentes que asisten. No se consideran aspectos por mejorar, en este ciclo de autoevaluación.

3.17 Componente Sub-Proceso Virtualidad


Virtualidad 2 8






Totales 100% 100%

Resultado encuesta consolidado: 1) 279. El subproceso responde a las necesidades planteadas por los docentes y estudiantes. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%

94




Total Respuestas: 2

2) 280. Los recursos asignados al subproceso (Recurso Humano, infraestructura física y tecnológica) son suficientes para la gestión adecuada del subproceso. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

3) 281. El subproceso brinda soporte oportuno a estudiantes y docentes en la gestión de la plataforma Campus Virtual. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

4) 282. El subproceso pública oportunamente los contenidos diseñados por los docentes a través de la plataforma Campus Virtual. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

5) 283. El subproceso brinda asesoría oportuna a los docentes en la gestión de los cursos en la plataforma Campus Virtual y derechos de autor. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 50%




95

Total Respuestas: 2

6) 284. El subproceso verifica el respeto por los derechos de autor en la información enviada por los docentes para la publicación en la plataforma Campus Virtual (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

7) 285. El subproceso tiene presente la normatividad sobre manejo de información y Hábeas data (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 1 50%




Total Respuestas: 2

8) 286. El subproceso brinda soporte adecuado en las fases previa, durante y posterior a la realización del examen de admisión. (*) (Pregunta con lista)



4. De acuerdo 0 0%




Total Respuestas: 2

Conclusión Sub-Proceso Virtualidad: Los resultados de la encuesta, muestran que el 69% del personal contratista que apoya funciones administrativas están “Totalmente de acuerdo y De acuerdo” con las preguntas formuladas, se destacan aspectos como, el subproceso brinda asesoría oportuna a los docentes en la gestión de los cursos en la plataforma virtual y derechos de autor, verifican el respeto por los derechos de autor en la información enviada por los docentes para la publicación en la plataforma Campus Virtual, tiene presente la normatividad sobre manejo de información y hábeas data, brinda soporte adecuado en las fases previa, durante y posterior a la realización del examen de admisión.

96

De igual manera afirman estar “Medianamente de acuerdo” (31%) frente a los recursos asignados (recurso humano, infraestructura física y tecnológica) son suficientes para la gestión adecuada y publica oportunamente los contenidos diseñados por los docentes a través de la plataforma Campus Virtual. Estos aspectos deben ser tenidos en cuenta para el mejoramiento del subproceso.

3.18 Componente Código de Ética y Buen Gobierno:


Código de Ética y Buen Gobierno

158 17






Totales 100% 100%

Resultado encuesta consolidado: 1) 296. Conozco el CÒDIGO DE ÈTICA Y BUEN GOBIERNO, reconozco en mi labor y en la de otros, los valores y principios de la Institución. (*) (Pregunta con lista)








2) 297. Conozco los valores y principios institucionales. (*) (Pregunta con lista)








97

3) 298. Considera importante el conocimiento y aplicación del Código de Ética y Buen Gobierno, para el desarrollo y cumplimiento de sus actividades en la Institución. (*) (Pregunta con lista)








4) 299. Considera usted que el Código de Ética y Buen Gobierno es conocido y aplicado por todo el personal de la Institución. (*) (Pregunta con lista)








5) 300. El Código de Ética y Buen Gobierno, es un código que fija normas que regulan el comportamiento de las personas dentro de la Institución, considera usted que se cumple este propósito. (*) (Pregunta con lista)








6) 301. Los servidores públicos, contratistas y estudiantes de la Institución actúan conforme a las disposiciones del Código de Ética y Buen Gobierno que los regula. (*) (Pregunta con lista)








7) 302. Considera que la Institución aplica el principio de Responsabilidad Social en la comunidad institucional. (*) (Pregunta con lista)

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8) 303. Las decisiones que se toman a nivel institucional evidencian tratamiento equitativo para la comunidad en general. (*) (Pregunta con lista)








9) 304. Considera que las normas y reglamentos son aplicados por todo el personal de la Institución. (*) (Pregunta con lista)








10) 305. Considera que el liderazgo es un principio observable en las actividades que realizan los miembros de la Institución. (*) (Pregunta con lista)








11) 306. Considera que los programas ofertados se definen de acuerdo con un análisis de pertinencia social. (*) (Pregunta con lista)



99






12) 307. Considera que es observable la formación integral que realiza la Institución a sus estudiantes. (*) (Pregunta con lista)








13) 308. Considera usted que el personal desarrolla sus funciones de manera responsable. (*) (Pregunta con lista)








14) 309. Las decisiones que se toman a nivel institucional evidencian respeto a la comunidad en general, reconociendo los deberes y derechos, diferencias culturales, sociales y de pensamiento. (*) (Pregunta con lista)








15) 310. La Institución da cumplimiento con la normatividad vigente. (*) (Pregunta con lista)






100



16) 311. Observa usted el compromiso de los directivos en sus actuaciones frente al comportamiento ético y responsable con las funciones esenciales del estado. (*) (Pregunta con lista)








17) 312. Considera que la transparencia es un valor introyectado en la cultura organizacional. (*) (Pregunta con lista)








Componente Código de Ética y Buen Gobierno: Este componente fue evaluado por 158 personas que respondieron 17 preguntas, de las cuales el (79%) afirman estar “Totalmente de acuerdo” y “De acuerdo” con los ítems evaluados, de los cuales se destacan: conozco los valores y principios institucionales, considera importante el conocimiento y aplicación del Código de Ética y Buen Gobierno para el desarrollo y cumplimiento de sus actividades en la Institución, considera que los programas ofertados se definen de acuerdo con un análisis de pertinencia social, la Institución da cumplimiento con la normatividad vigente, considera que es observable la formación integral que realiza la Institución a sus estudiantes, las decisiones que se toman a nivel institucional evidencian respeto a la comunidad en general, reconociendo los deberes y derechos, diferencias culturales sociales y de pensamiento, observa usted el compromiso de los directivos en sus actuaciones frente al comportamiento ético y responsable con las funciones esenciales del estado. Los encuestados también consideraron, el 17% estar “Medianamente de acuerdo” con los enunciados relacionados con los siguientes aspectos: conozco el código de ética y buen gobierno y reconozco en mi labor y en la de otros, los valores y principios de la Institución, se cumple el propósito en la Institución del código de ética, el cual es fijar normas que regulan el comportamiento de las personas

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dentro de la Institución, los servidores públicos, contratistas y estudiantes de la Institución actúan conforme a las disposiciones del Código de Ética y Buen Gobierno que los regula, considera que la Institución aplica el principio de Responsabilidad Social en la comunidad institucional, las normas y reglamentos son aplicados por todo el personal de la Institución, el liderazgo es un principio observable en las actividades que realizan los miembros de la Institución. Considera usted que el código de ética y buen gobierno es conocido y aplicado por todo el personal de la Institución, el 57% del personal encuestado, afirmaron estar “Medianamente de acuerdo, “En desacuerdo” y “Totalmente en desacuerdo”. Este aspecto debe ser considerado en los planes de mejoramiento, de igual manera, los evaluados como “En desacuerdo” y “Totalmente en desacuerdo” (4%) que corresponden a: las decisiones que se toman a nivel institucional evidencian tratamiento equitativo para la comunidad en general y considera que la transparencia es un valor introyectado en la cultura organizacional.

4. COMPARATIVO RESULTADOS DE LA AUTOEVALUACIÓN POR COMPONENTE Y/O PROCESO 2015-2016-2017

En la siguiente tabla, se muestra el comparativo de los resultados de la autoevaluación de los años 2015-2016-2017, agrupando los criterios de calificación. Este comparativo evidencia un mejoramiento en la calificación de los criterios “Totalmente de acuerdo y De acuerdo”, para el Componente General, procesos como Planeación Institucional, Gestión de Comunicación, Seguridad y Salud en el Trabajo, Bienestar Institucional, Gestión Administrativa y Financiera, Gestión de Infraestructura y subproceso de Gestión Documental, demostrando una mayor apropiación de las actividades que realizan los integrantes y un mayor conocimiento del proceso. Se mantiene igual para G. de la Mejora y Apoyos Educativos y disminuyó para Control Interno, G. del Talento Humano y G. de Tecnología e Informática. La evaluación del “Componente General”, ha mostrado un incremento a través de las vigencias comparadas, especialmente para 2017, donde aumentó en 4 puntos, demostrando un mayor conocimiento de los funcionarios sobre los aspectos estratégicos de la Institución y de cada proceso que integran.

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Tabla 3. Comparativo resultados Autoevaluación 2015-2016-2017

103


CONCLUSIONES Se realizó una campaña de sensibilización que incluyó aspectos normativos y difusión de documentos como el código de ética y buen gobierno, estructura organizacional y estructura por procesos, que invitaba a los funcionarios a documentarse para responder a la convocatoria.

104

Se incluyó en este proceso el componente Código de Ética y Buen Gobierno, que de acuerdo con los resultados obtenidos para la escala Totalmente de acuerdo y De acuerdo del 47% y 17% para Medianamente de acuerdo, se observa baja la calificación, lo que conlleva a realizar una mayor divulgación del documento para que sea introyectado y aplicado por todos los funcionarios de la Institución. La participación del personal administrativo y docentes y contratistas que apoyan funciones administrativas, en el proceso de Autoevaluación, para esta vigencia estuvo en el 83%, aspecto que se debe seguir fortaleciendo con campañas de concientización y sensibilización para lograr una mayor participación y lograr el mejoramiento continuo en la Institución, con la participación de todos. Se observó un cumplimiento en promedio del 89% de los procesos administrativos indicando un buen nivel de desarrollo del Sistema de Control Interno, apropiación de las actividades, conocimiento de la normatividad, y efectividad de los controles. Para esta vigencia, los procesos de Planeación Institucional, Gestión de Comunicación, Control Interno, Gestión de la Mejora, Gestión Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, Gestión Administrativa y Financiera, Gestión de Infraestructura, Gestión de Tecnología e Informática y los subprocesos de Permanencia y Gestión Documental, obtuvieron calificación por encima del 45% en promedio para la escala Totalmente de acuerdo y De acuerdo, evidenciando capacidad para cumplir las metas y apropiación del proceso de autoevaluación. Continúa siendo reiterativa la calificación entre Medianamente de acuerdo, En desacuerdo y Totalmente en desacuerdo, en la encuesta general, para aspectos como: mayor participación al equipo de trabajo en la construcción de la matriz de riesgos y en el análisis de los indicadores de los procesos; dar mayor difusión a los planes de acción que adelanta la Institución y el seguimiento que periódicamente se realiza; divulgar y promover la consulta del manual de funciones y los roles y responsabilidades establecidos en la Institución, así como el documento Proyecto Educativo Institucional PEI. De igual manera para el subproceso de Gestión Documental, el espacio con que cuentan para custodiar el archivo central e histórico en la Institución. Estos aspectos deben ser implementados como planes de mejoramiento por los líderes de proceso y responsables de la divulgación. Se registraron unos niveles bajos de calificación en la escala “Totalmente de acuerdo y De acuerdo” para los procesos de Aseguramiento de la Calidad, Gestión del Talento Humano y subproceso de Virtualidad: Para el proceso de Aseguramiento de la Calidad, el ítem de más baja calificación correspondió a la pregunta, si consideran que los recursos económicos, humanos y técnicos asignados al proceso, son suficientes para la gestión adecuada.

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Para Gestión del Talento Humano, es necesario tener en cuenta para la implementación de acciones mejoramiento, aspectos como: la identificación de manera sistemática de las capacidades del personal (conocimientos y comportamientos requeridos) indispensables para el desarrollo de las labores en el área encargada, la realización de un diagnóstico sobre los requerimientos de personal para el desarrollo de sus planes, programas, proyectos o procesos, los manuales de funciones orientan los procesos académicos y administrativos y la vinculación de los servidores responde a los requerimientos de los empleos. Para el subproceso de Virtualidad, el elemento que más impactó en la calificación es el relacionado con los recursos asignados: recurso humano, infraestructura física y tecnológica, son suficientes para la gestión adecuada.

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