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PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS PONENTE:
Patricia Ríos García
Universidad de Sonora
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
La planeación estratégica es una filosofía, una metodología y un potente recurso para inventar el futuro deseado, así como los medios necesarios para alcanzarlo.
Se distingue de la planeación tradicional por ser una metodología proactiva que privilegia la construcción de utopías que potencian del diseño de estrategias para alcanzarlas.
MODELO DE PLANEACIÓN ESTRATEGICA
VISIÓN
MISIÓN
ANÁLISIS EXTERNO
(O-A)
ANÁLISIS INTERNO
(F-D) ESTRATEGIAS
PLANES
PROGRAMAS
PROYECTOS
ACCIONES
DOFA
¿Qué es Archivo Universitario?
Se entiende por archivo universitario el conjunto de documentos de cualquier fecha, forma o soporte material, producidos o reunidos en el desarrollo de las funciones y actividades de los diferentes miembros y órganos universitarios, organizados y conservados para la información y gestión administrativa, para la investigación y para la cultura.
José Bernal Rivas Fernández
Gestión documental
Archivo de Trámite
Archivo de concentración
Archivo histórico
OFICINAS:
PRODUCCIÓN
DESPACHO
RECEPCIÓN
RESGUARDO TEMPORAL
RESGUARDO DEFINITIVO
Transferencia
Primaria
Transferencia
Secundaria
Control de flujo documental
Conformación y manejo de expedientes
¿Qué es la organización de archivos?
Es una de las funciones del archivo, que implica la clasificación y la ordenación de los documentos para el acceso expedito y oportuno a la información. Se lleva a cabo mediante el cuadro clasificador, que es la estructura jerárquica y lógica, que refleja el quehacer de una institución, es decir sus funciones y atribuciones.
N IV E L E S D E C L A S IF IC A C IO N Y O R D E N A C IO N D E U N F O N D O
PIEZ A DO CUMENTAL
SERIE
SUBSECCIO N
SECCIO N
PIEZ A DO CUMENTAL
SERIE
EXPEDIENTE
PIEZ A DO CUMENTAL
EXPEDIENTE
SERIE
SECCIO N
EXPEDIENTE
SERIE
F O NDO
¿Qué es el cuadro clasificador?
Es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad.
Lineamientos generales para la organización y descripción de los archivos de las dependencias o entidades de la administración pública
federal (DOF, 20 de febrero de 2004)
CODIGOCODIGO SECCIONESSECCIONES
1C1C LEGISLACIONLEGISLACION
2C2C ASUNTOS JURIDICOSASUNTOS JURIDICOS
3C3C PROGRAMACION, ORGANIZACION Y PRESUPUESTACIONPROGRAMACION, ORGANIZACION Y PRESUPUESTACION
4C4C RECURSOS HUMANOSRECURSOS HUMANOS
5C5C RECURSOS FINANCIEROSRECURSOS FINANCIEROS
6C6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PUBLICARECURSOS MATERIALES Y OBRA PUBLICA
7C7C SERVICIOS GENERALESSERVICIOS GENERALES
8C8C TECNOLOGIAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIONTECNOLOGIAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACION
9C9C COMUNICACION SOCIALCOMUNICACION SOCIAL
10C10C CONTROL DE AUDITORIA DE ACTIVIDADES PUBLICASCONTROL DE AUDITORIA DE ACTIVIDADES PUBLICAS
11C11C PLANEACION, INFORMACION, EVALUACION Y POLITICAS PLANEACION, INFORMACION, EVALUACION Y POLITICAS
12C12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIONTRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION
CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - MÉXICO
A 100 Administración general y organizaciónB 100 Gestión de la información y de las comunicacionesC 100 Representación y relaciones públicasD 100 Gestión de los recursos humanosF 100 Gestión de los recursos económicosG 100 Gestión de los bienes mueblesH 100 Gestión de los bienes inmueblesI 100 Normativa y asuntos jurídicos J 100 Gestión de los recursos académicosK 100 Gestión de la docenciaL 100 Gestión de la InvestigaciónM 100 Gestión de los servicios ofrecidos a la Comunidad Universitaria
CUADRO DE CLASIFICACIÓN UNIVERSIDAD PÚBLICA DE NAVARRA
Primera etapa◦ Identificación◦ Jerarquización
Fondo - sección – serie◦ Codificación
Segunda etapa◦ Validación◦ Formalización◦ Supervisión y asesoría◦ Capacitación
Gestión Es un conjunto de tramites que se llevan a cabo para resolver un asunto, también se le puede llamar: administración o gerencia.
La gestión, administración o gerencia se refieren a un proceso de "planear, organizar, dirigir, evaluar y controlar" ...
H. Fayol al principio del siglo
El conjunto de diligencias que se realizan para desarrollar un proceso o para lograr un producto determinado".
GESTION UNIVERSITARIA Y DE LAS IES
IES
GESTION ADMINISTRATIVA
GESTION ACADEMICA
FUNCIONES SUSTANTIVAS
DOCENCIA
INVESTIGACION EXTENSION
GESTIÓN UNIVERSITARIA
GOBIERNO Y ÓRGANOS DE
APOYO
COMISIONES ACADÉMICAS INTEGRADAS EN ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS (DCEA),
UNIDAD REGIONAL CENTRO DE SONORA.
COMISIONES FUNCIONES BASE LEGAL ORGANO
COMISIONES PERMANENTES:
Comisiones dictaminadoras:Comisión dictaminadora de la División de Ciencias Económicas y Administrativas.
Asignar el nivel de ingreso y decidir acerca de la promoción del personal académico.
Estatuto General, Artículo 21, Fracción VIII: EPA, Capítulo II.
Consejo Divisional
Comisiones del H. Consejo Divisional:Comisión de asuntos académicos de la DCEA.Comisión de asuntos estudiantiles de la DCEA.
Evaluar y dictaminar asuntos académicos presentados para su acuerdo al H. Consejo Divisional.
Estatuto General, Artículo 121.
Consejo Divisional
Comisiones para la evaluación de los proyectos de investigación de la División:Comisión de evaluación de proyectos de investigación de la DCEA.
Evaluar y dictaminar los proyectos de investigación propuestos para su aprobación y registro al Consejo Divisional.
Estatuto General, Artículo 21, Fracción I.
Consejo Divisional
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
GESTIÓN ACADÉMICA
Proyectos de normatividad administrativaProyectos de normatividad académica
LeyesEstatutos ReglamentosAcuerdos generalesLineamientosPolíticasProcedimientosCriterios
NORMATIVIDAD Y ASUNTOS JURÍDICOS
PLANEACION, PROGRAMACION, PRESUPUESTACION Y EVALUACION
ADMINISTRACION INSTITUCIONAL
SERV ICIOS GENERALES Y CONSERVACION Y MANTENIMIENTO
TECNOLOGIAS Y SERVICIOS DE INFORMACION
COMUNICACIÓN,
AUDITORIAS Y
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION
• PROGRAMAS ESPECÍFICOS
DOCENCIA, INVESTIGACION Y EXTENSION
PROGRAMAS INSTITUCIONALES DE APOYO ADMINISTRATIVO
EJES DE ORGANIZACION
RECURSOS HUMANOS, FINANCIEROS Y MATERIALES
• EVALUACION
SUSTANTIVAS
COMUNES
• INNOVACION Y DESARROLLO
1. NORMATIVIDAD Programas y proyectos normativos Normatividad institucional
LeyesEstatutos ReglamentosAcuerdos generalesPolíticasLineamientosProcedimientosCirculares
Normatividad aplicable a la Universidad (APOYO INFORMATIVO)
Disposiciones legales en la materiaProgramas y proyectos externos
legislativosLegislación internacionalLegislación federalLegislación estatalLegislación local
2 . ASUNTOS JURIDICOS Juicios contra la dependencia Juicios de la dependencia Inscripciones en registros oficiales
Registro de la propiedadRegistro de la propiedad intelectualRegistro de patentes y marcasRegistro mercantil
Registro y certificación de firmas
Representación legalRegistro y certificación de firmas acreditadas ante la
Universidad
Convenios Convenios generales de colaboraciónConvenios específicos de colaboraciónEducación continua y capacitaciónPrácticas profesionalesServicio socialServicios profesionales Movilidad académicaCoedición de libros con entidades no comercialesIncubación y transferencia tecnológicaConvenios interinstitucionalesConvenios intrainstitucionales
Contratos
Servicios profesionalesCoedición de libros con entidades comercialesComodatoDerechos de autor
Derechos universitariosReclamos e inconformidades de estudiantes, trabajadores y académicos
4. RECURSOS HUMANOSSelección de personal
Evaluaciones psicométricas
Comisiones dictaminadoras para ingreso de personal académico
Banco de juradosNombramiento de jurados
Asignaciones de categoría y nivel académicoPromociones de categoría y nivel académico
Expediente de personal
Identificación y acreditación de personal (credenciales, constancias,..)
Control de asistencia (vacaciones, descansos, permisos sindicales, licencias e incapacidades)
Seguridad e higiene
Condiciones de trabajo (calendario laboral, jornada laboral y horarios…)
Relaciones laborales (Ver gestión administrativa)
Prestaciones económicasGuarderíaOrtopédicosCanastillaDote matrimonialApoyo funeralAccidentes de tránsitoRecibos de pago de servicios a los trabajadoresExenciones de pago de servicios universitariosVales de despensa
Prestaciones socialesExpediente de servicio médico (altas, bajas ISSSTESON)Expediente de pensiones y jubilacionesExpediente de becas a hijos de trabajadoresCentro de Desarrollo Infantil
Prestaciones de saludGestión del consultorio médicoSeguro de gastos médicos mayoresSeguro de vida
Asuntos laboralesBajasFiniquitos Investigaciones administrativasSolicitudes JuzgadosApoyo legal en accidentes de tránsitoAccidentes de trabajoSupervisión control disciplinario
Capacitación continua y desarrollo humanoAnálisis de necesidades de capacitaciónPrograma de capacitación y actualización administrativaFormación y actualización Académica
BecasComisión mixta PROMEP
Sistema de remuneraciones y pagos al personal
Tabulador de sueldos y salariosRegistro y control de puestos y plazasDescuentosNóminas quincenalesNóminas semanalesNóminas eventualesNóminas especiales
ComisionesComisiones mixtas permanentesComisiones mixtas temporales
Estímulos y recompensasProductividad en el trabajoEvaluación del desempeño
13 ÓRGANOS Y AUTORIDADES
Gestión de la Junta Universitaria
Sesiones Junta Universitaria (convocatorias, actas, acuerdos y comisiones)Proceso de elección de rector (convocatoria, auscultación, comisiones…)Proceso de elección vicerrectorDesignación de los miembros del Consejo JurídicoResolución de conflictos de autoridad entre órganos (análisis, revisión y resol) Integración de ternas para la renovación de los miembros de la junta universitaria (para enviarse a Colegio Académico)Integración de ternas para la renovación de auditor interno y externo (para enviarse a Colegio Académico)
Gestión de Colegio AcadémicoSesiones del Colegio Académico (convocatorias, actas y acuerdos)Planes de organización académica y planes y programas de estudio (Comisión de asuntos académicos, proyectos curriculares)Normas y disposiciones reglamentarias (Comisión de asuntos normativos)Presupuesto anual de ingresos y egresos (Comisión de asuntos presupuestales)Renovación de miembros del Colegio AcadémicoDesignación de miembros de la Junta UniversitariaDesignación de auditor interno y externoComisiones especiales
Gestión de Rectoría
Representación legalSeguimiento a la gestión de la Junta UniversitariaSeguimiento a la gestión del Colegio Académico Seguimiento a la gestión de Consejo Académico (unidad regional)Control de gestión de Vicerrectorías (por unidades regionales)Control de gestión de Consejo Divisional (por área de conocimiento y U.R.)Control de gestión de Direcciones de división (por área de conoc. y U.R.)Control de gestión de Jefaturas depart. (Academias por ramas de la disciplina)Control y seguimiento de la gestión administrativa (todo lo que abarca la función)Control y seguimiento de la gestión académica
Gestión del Consejo Académico (por unidad regional)
Sesiones del Consejo Académico (convocatorias, actas y acuerdos)Planes y programas de estudio de la unidad (Comisión de asuntos académicos, proyectos curriculares de licenciatura y posgrado)Normas y disposiciones reglamentarias de la unidad (Comisión de asuntos normativos)Proyecto Presupuesto anual de la unidad (Comisión de asuntos presupuestales)Renovación de miembros del Consejo Académico (comisiones especiales)Proceso de elección de Directores de División Comisiones especiales
Consejo Académico de U.R.C. (ver órganos y autoridades)Gestión de la Vicerrectoría U. R. C.
Secretaría de Unidad RegionalDivisión de Ciencias Biológicas y de la SaludDivisión de Ciencias Económico
AdministrativoDivisión de Ciencias Exactas y NaturalesDivisión de IngenieríaDivisión de Ciencias SocialesDivisión de Humanidades y Bellas Artes
14. ORGANIZACIÓN ACADEMICA
Diseño, desarrollo, control y evaluación de planes y programas de estudioOferta educativaProgramación y evaluación educativaPlanes y programas de estudioInnovación educativaAcreditación y certificación de programas educativosDifusión y divulgación (VER EXTENSION)Evaluación de la docencia
Organización de la investigaciónUnidad integral de servicio a la investigación y posgradosInvestigación básicaInvestigación aplicadaInvestigación conjuntaDesarrollo tecnológicoTransferencia de tecnologíaCreación de parques tecnológicos y científicos
PROGRAMA DE POSGRADOPlanes y programas de estudio de posgradoMejoramiento de la calidad de los programas educativos de posgrado
Padrón Nacional de Posgrados (PNP)Programa Integral de Fortalecimiento
del posgrado (PIFOP)Programa de becas de posgradoProyectos específicos de investigación
Planes, programas y proyectos para el fomento a la investigación
Programa de impulso y orientación de la investigación (PRIORI)
Programa de apoyo a proyectos de investigación internosPlanta de investigadores
Registro de cuerpos académicosGrupos de investigación
Líneas de generación y aplicación del conocimientoProyectos de investigación científica (seguimiento y evaluación)Producción científica y tecnológicaDesarrollo tecnológico de cómputo de alto rendimientoDifusión y divulgación de resultados de la investigación (ver extensión)Evaluación de la Investigación
Organización de la extensiónDifusión y divulgación de los conocimientos y la culturaDifusión y divulgación científica y tecnológicaDifusión y divulgación artística y humanística
VinculaciónEducación continua, presencial y a distanciaConsultoría y asesoríaDifusión de innovaciones y transferencia de tecnologíaEgresados
Patrimonio cultural Patrimonio arquitectónico histórico, mural y monumental Patrimonio documental y bibliográfico Patrimonio museográfico y arqueológico Patrimonio artístico e iconográfico
Extensión de los servicios Culturales, deportivos y de salud Servicio social, prácticas profesionales y residencias Escuelas incorporadas
Medios de difusión Radio, televisión e Internet Publicaciones
Gracias por su atención