planeacion de actividades y recursos
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Material de apoyo Introduccion a la Ingeniería 1TRANSCRIPT
511204 - Introducción a la Ingeniería 1/-\\ 2015-01. Material didáctico de Apoyo – Ing. Alexander Aragón Ch. (www.alexanderaragon.tk) – Universidad Autónoma de Occidente137
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La Planeación – 138La Evaluación – 144
Loa Ajustes al Plan – 146La gestión en Equipos Colaborativos – 147
Referencias sesión 7 – 148Notas/Apuntes complementarios – 149
Sesión 7Planificación de recursos y actividades
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7La Planeación
La mayoría de las personas se desempeñan mejor cuando entienden bien lo que están o deben hacer. La planeación y gestión de procesos junto con una constante evaluación de los mismos, permite la oportunidad de mejorarlos.
En todas las actividades, aplicar un enfoque de Planear, Evaluar y Ajustar garantiza su adecuado desarrollo.
Act
ivid
ades
Tiempo
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7La Planeación
La Planeación involucra pensar en las actividades a realizar, los recursos disponibles y el plazo o tiempo límite.
Gestionar dichos aspectos es saber distribuir quién hará las cosas, en qué actividades, con qué materiales y cuando.
Act
ivid
ades
Tiempo
Que? ActividadesQuién? ResponsablesCon qué? RecursosCuando? Tiempo
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7La Planeación
La herramienta más utilizada para especificar y hacer seguimiento de las actividades necesarias para un proyecto, es el Diagrama de Gantt que muestra el progreso del trabajo a lo largo del tiempo facilitando el observar cuales actividades se han planeado para cierto período de tiempo.
Para la construcción de los Diagramas de Gantt, se empleará la herramienta de software libre GanttProject disponible en:http://www.ganttproject.biz/
Accede a un tutorial sobre el uso de GanttProject disponible en YouTube por el Dr. José Luis Escobedo Sagaz (Universidad Autónoma de Coahuila, México):
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7La Planeación
Junto al Diagrama de Gantt, es conveniente utilizar también el Diagrama PERT (Program Evaluation and Review Technique) que muestra no solo el tiempo destinado para cada actividad sino también, las relaciones de dependencia entre ellas de una manera más clara.
La experiencia reduce la incertidumbre en la estimación de los riesgos y del tiempo requerido para ejecutar actividades, sin embargo, aún los más experimentados suelen aumentar un poco el tiempo para prever situaciones inesperadas.
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7La Planeación
Es aconsejable documentar diferentes aspectos asociados a cada actividad:
• Una breve descripción de la actividad• El Talento Humano responsable de la misma• Fechas previstas para su inicio y finalización• Una visión general de las dependencias que la
afectan• Costo estimado• Estimación de las consecuencias originadas por
su retraso.
1. Pencil (Julian Hubbard)
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7La Planeación
Un plan debe ser comunicado a todos los miembros del equipo a través del líder del equipo que presenta y supervisa el plan. Otro método consiste en publicar el plan en un lugar accesible donde los miembros del equipo pueden verificar periódicamente su avance, realizar anotaciones o incluso indicar que ciertas tareas se han completado. El uso de herramientas colaborativas es clave en este aspecto.
2. cuboid series 1, 6 (Zeus Media)
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7La Evaluación
Los planes son sólo eso: planes; las programaciones y plazos parecen estar hechas para ser violadas. Por lo tanto, es conveniente evaluar periódicamente los avances del proyecto para confirmar que en realidad coincide con el plan; igualmente los costos estimados se comparan con los costos reales.
Cuando el plan y el proceso ya no están en sincronía, la incertidumbre para el resto del proceso aumenta. Para llevar esta incertidumbre de vuelta dentro de límites manejables, el plan debe ser modificado,
3. magnifying glass (Micah Burke)
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7La Evaluación
Los informes periódicos de progreso mantienen al equipo y a sus clientes informados sobre el estado del proyecto. Debe reportarse a intervalos regulares el estado de las tareas y el estado general del plan representado en los diagramas Gantt o PERT. Incluir en cada tarea la siguiente información:
• Fechas reales y planeadas de inicio y final.• Una breve explicación sobre las diferencias
presentadas en dichas fechas.• Un breve resumen sobre los gastos o
ahorros como consecuencia en la variación de fechas.
• Una breve explicación sobre las dependencias entre personas para justificar las variaciones.
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7Ajustes al Plan inicial
Si las variaciones entre lo ejecutado vs. lo planificado no son grandes, podría no requerirse la modificación del plan. Para variaciones importantes, debe ajustarse la planeación restante.
Las variaciones presentadas son importantes para evaluar nuestra propia capacidad de estimar las verdaderas necesidades tanto de recursos como de tiempo así como para aprender a balancear su utilización.
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7Gestión en equipo
"Liderazgo" y "gestión" no son la misma cosa. Una buena gestión implica un buen liderazgo, pero también necesita procesos estructurados y predecibles, medición y un análisis crítico.
Es fundamental que un equipo de ingeniería esté abierto a la crítica y reconozca que en una buena gestión de procesos, hay roles y tareas de muchos estilos y enfoques.
4. wood texture ([email protected])
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Material compilado por Alexander Aragón Ch. para uso académico exclusivamente.
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Referencias Sesión 7:
ABARCA, Javier; BEDAR, Al; CARLSON, Denise, et al. Introductory Engineering Design: A Projects-Based Approach. University of Colorado. 2000.RECALDE, Darío Esteban & VEGA, Carlos Fernando. Contenido programático Introducción a la Ingeniería 1. Facultad de Ingeniería, Centro de Innovación Educativa en
Ingeniería. Universidad Autónoma de Occidente. Cali. 2013.
Para acceso al Reglamento Estudiantil, Código de Ética, Reglamento de Propiedad Intelectual y otros documentos y resoluciones:
http://www.uao.edu.co/informacion/documentos-institucionales-estudiantes
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7Notas/Apuntes complementarios
1, Demostración de Gantt Project2, Actividad en Laboratorio: Helicóptero de papel