planeacion

KFJ CONSULTORES SAS “Confianza y Seguridad”

Santiago de Cali, Noviembre 1 de 2012

MEMORANDO DE PLANEACION DE AUDITORIA SOLUCIONES INMEDIATAS

S.A.S

PLAN DE TRABAJO

Con el fin de establecer los parámetros que permitan realizar una auditoria acorde con las necesidades de nuestro cliente sobre la conformación de la sociedad SOLUCIONES INMEDIATAS S.A.S, con el detalle de los requisitos legales necesarios para dicha conformación y el manejo de los procesos de selección de personal, contratación de personal, capacitación de personal , liquidación de nomina, prestaciones sociales, parafiscales y el proceso de compras , verificando las funciones desarrolladas por el contador publico; se resuelve auditar estos procesos para evaluar el resultado de las mismos, y validar la información suministrada por la compañía.

Objetivo general:

AUDITORES KFJ CONSULTORES S.A.S., tiene como objetivo determinar mediante pruebas de cumplimiento, el nivel de control interno que posee la sociedad objeto de análisis, de acuerdo a su objeto social y los métodos de revisión, registro y control utilizados para lograr este fin.

Objetivos específicos:

1. Evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno verificando que se están aplicando los procedimientos y políticas dados por la administración y con base en dicha evaluación:

• Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplicables de acuerdo a las circunstancias. • Preparar informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones.


Alcance De La Auditoria

Nuestra auditoria se efectuará de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas, aplicando técnicas de interventoría de cuentas –como lo estipula el artículo 208 del Código de Comercio y en consecuencia, incluirá todas las pruebas sustantivas y de cumplimiento, de acuerdo con el volumen y complejidad propios de las operaciones de la compañía Dichas pruebas son de carácter selectivo y no necesariamente servirán para detectar todas las irregularidades que pueda existir en las Compañía sin embargo, tendríamos en mente esa posibilidad, que de presentarse las haríamos de su conocimiento inmediatamente. Nuestra opinión en su conjunto, se emitirá con plena independencia será el resultado de la aplicación de las normas de auditoría antes mencionadas.

Metodología

➢ Visita preliminar: Reconocimiento del proceso y los procedimientos utilizados para la selección de personal, contratación de personal, capacitación del personal, liquidación de nómina , prestaciones sociales, parafiscales y compras, en busca de la consecución de cifras razonables para la elaboración de los estados financieros.

➢ Desarrollo de la auditoria:

• Evaluación del sistema de control interno de los procesos anteriormente enunciados.• Verificación de operaciones.

➢ Dictamen y sugerencias de actividades de mejoramiento para los procesos anteriores.

➢ Puesta en marcha de actividades de mejoramiento sugeridas y verificación de su efectividad en el desarrollo del proceso financiero y operativo.

Y demás procesos que intervienen.

EQUIPO DE TRABAJO

Profesionales especializados para la ejecución de las actividades propuestas.


Para la realización de este servicio de asignaran profesionales con experiencia en la especialidad y con conocimientos específicos en auditoría y control interno. El grupo está conformado por 6 consultores quienes participaran en las diferentes etapas de la auditoria.

Por la naturaleza propia del servicio de auditoria a prestar, se establecen las siguientes responsabilidades para las partes:

POR AUDITORES

✓ Proveer los recursos humanos necesarios para llevar a cabo el servicio

✓ Cumplir con la entrega de los informes y respectiva carta de recomendaciones

✓ Ofrecer un acuerdo de confidencialidad al cliente con respecto a la información obtenida por Auditores CSV en su auditoria

POR EL CLIENTE

✓ Facilitar el acceso a la documentación

✓ Mantener confidencialidad sobre las practicas, métodos y demás.

Las siguientes son las funciones asignadas para cada miembro del equipo de auditoria:

GERENTE:

Encargado de rendir el informe final de la auditoria, así como de la toma de decisiones relacionadas con la eficiente y oportuna consecución de los procesos

RESPONSABLE :ALEXANDER LONDOÑO POLO

FECHA TRABAJO HORAS PERSONALNOV 3/2012 Elaboración de Contrato y correspondencia 3H ASISTENTE 2NOV 3/2012NOV 3/2012NOV6/2012

Recepción de informaciónToma de muestras para la AuditoriaElaboración de planeación auditoria

1H2H8H

ASISTENTE 1AUDITOR SENIOR 2SUDITOR SENIOR1


NOV 7 Y 8 DE 2012NOV9 Y 13 DE 2012

Estudio y análisis de los papeles de constitución.Evaluación del sistema de control Interno

16H

40H

AUDITOR SENIOR 3

AUDITOR SENIOR 1 Y 2.

NOV14/2012

NOV15 Y 16 DE 2012NOV 24 DE 2012

Visita a sede Jamundí, para toma de fotografías, y solicitud de documentos.Montaje y elaboración de informe de auditoría.Revisión, y entrega de nuestro informe final, observaciones y sugerencias.

8H

16H

8

ASISTENTE 1

AUDITOR SENIOR 1

GERENTE KFJ

TOTALES 102 Horas

Al momento de efectuar la visita al domicilio del cliente el horario estipulado es de 8 am a 12 m y de 1 pm a 5 pm. Esto será controlado a través de planillas.

El costo por elaboración de tareas y cargos tal y como se estipuló en la contrato es el siguiente:

CARGO No Horas Valor Hora Valor Total

Asistente KFJ 12 $ 28.000 $ 336.000

Auditor KFJ 82 $ 35.000 $ 2.870.000

Gerente KFJ 8 $ 42.000 $ 336.000

Totales 102 - $ 3.542.000

Nota: Este valor es sin incluir el impuesto a las ventas.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO QUE PERMITAN EVALUAR EL

CONTROL INTERNO

1.- Efectuar la verificación de los documentos considerados por la legislación Colombiana como Requisitos legales según la Ley 232 de 1995, por medio de la


cual se dictan las normas para los establecimientos de comercio definidos en el articulo 515 del código de comercio como son:

a) Cumplir con todas las normas referentes al uso del suelo, intensidad auditiva, horario, ubicación y destinación expedida por la autoridad competente del respectivo municipio. Las personas interesadas podrán solicitar la expedición del concepto de las mismas a la entidad de planeación o quien haga sus veces en la jurisdicción municipal o distrital respectiva; (CERTIFICADO DE USO DE SUELO)*.

b) Cumplir con las condiciones sanitarias descritas por la Ley 9a de 1979 y demás normas vigentes sobre la materia; (CERTIFICADO DE SANIDAD)

c) Para aquellos establecimientos donde se ejecuten públicamente obras musicales causante de pago por derechos de autor, se les exigirá los comprobantes de pago expedidos por la autoridad legalmente reconocida, de acuerdo con lo dispuesto por la Ley 23 de 1982 y demás normas complementarias (SAYCO ACINPRO) y a los que no el certificado de No usuario.

d) Tener matrícula mercantil vigente de la Cámara de Comercio de la respectiva jurisdicción; (CERTIFICADO DE MATRICULA MERCANTIL), que debe tener la misma información de los estatutos de la sociedad.

e) Comunicar en las respectivas oficinas de planeación o. quien haga sus veces de la entidad territorial correspondiente, la apertura del establecimiento. (ESTO DERIVA EN LA INSCRIPCIÓN Y PORTERIOR GENERACIÓN DE PAGO DE INDUSTRIA Y COMERCIO)

2.- Determinación de los programas, basados en preguntas de la cual se esperan obtener resultados positivos para poder tabularlos. Lo anterior se detalla:

A) SELECCIÓN DE PERSONAL

1 SELECCIÓN DE PERSONAL1,01 Existe un flujograma que guíe el proceso?

1,1Se encuentran establecidos criterios y objetivos de razonable prioridad que impidan preferencias subjetivas al momento de seleccionar al personal?

1,2Se verifican los documentos requeridos para la selección del personal, incluidas las evaluaciones y /o entrevistas del aspirante?

1,3El Proceso de seleccion tiene en cuenta el presupuesto asignado de gastos para el periodo?


1,4En el proceso se tiene en cuenta la valoracion de la parte psicologica del aspirante (entrevista con el psicologo)

1,5Las evaluaciones y/o entrevistas han sido tenidas en cuenta como soporte de la seleccion?

1,6Se realizan pruebas de conocimiento del cargo al que se postula el candidato?

1,7Se investigan el carácter y las referencias de la hoja de vida de los candidatos a cargos de responsabilidad, especialmente en cargos de confianza y manejo?

1,8 Hay segregacion de funciones para la ejecucion de este proceso

1,9Se requiere la entrevista de la persona que realiza el requerimiento del cargo'

1,10Solo se incorporarán al proceso de selección aquellos candidatos que cumplan con los perfiles, en términos de conocimientos, habilidades y capacidades para desempeñarlos de manera adecuada

1,11La selección de los candidatos se hará utilizando diversas técnicas como entrevistas, pruebas de conocimiento, pruebas psicométricas, pruebas de personalidad, y técnicas de simulación entre otras

1,12

En cualquier caso, para la evaluación de los candidatos se deberá considerar como factores a evaluar: Preparación académica, evaluación de competencias, prueba de conocimientos, evaluación de la experiencia laboral y evaluación del desempeño, test de personalidad entre otras

1,13Para los candidatos de fuente externa, se investigarán las referencias laborales

1,14Serán considerados “elegibles” para cubrir determinado puesto, los candidatos que obtengan resultados satisfactorios en todas las pruebas de selección que se determinen.

1,15

El responsable de Recursos Humanos o los terceros contratados para tal efecto, prepararan el informe respectivo con la recomendación de la selección respectiva, para ser sometido a consideración de la autoridad competente para su aprobación

1,16

En caso de que halla más de tres candidatos elegibles, el responsable de Recursos Humanos presentará al Órgano de Dirección respectivo en su caso, la terna de los candidatos que hayan obtenido los mayores puntajes

1,17

Cada unidad que requiera contratar personal para cubrir los puestos vacantes y los nuevos puestos creados deberá solicitarle al responsable de la función de Recursos Humanos que inicie las actividades respectivas para contratar a la persona que cumpla los requerimientos del puesto

1,18se verifica la documentacion entregada por las personas que aspiran a los cargos promocionados (hojas de vida,cedula,antecedentes penales)

TOTAL SELECCIÓN 0 0 0


B) CONTRATACION DE PERSONAL

CONTRATACION DE PERSONAL2,10 Existe un flujograma que guíe el proceso?

2,20se verifica la documentacion entregada por las personas que aspiran a los cargos promocionados

2,30Inducción a los empleados nuevos respecto de sus atribuciones y responsabilidades?

2,40 Hay Vigilancia y acatamiento de las disposiciones legales aplicables?

2,50Se investigan el carácter y las referencias de la hoja de vida de los candidatos a cargos de responsabilidad, especialmente en cargos de confianza y manejo?

2,60 Hay segregacion de funciones para la ejecucion de este proceso

2,70Se verifica por parte de Auditoria los ingresos realizados por contratacion de personal

2,80 El contrato de trabajo es firmado por el Gerente (Representante legal)

2,90

Con la decisión en firme de la autoridad correspondiente, el responsable de Recursos Humanos, convoca al candidato seleccionado para la entrevista final y acordar las condiciones de la contratación

2,10Al ser seleccionado un candidato se le solicita para la contratacion: fotocopias de titulos, referencias laborales, examenes medicos, fotocopia de la cedula

2,11El responsable de Recursos Humanos podrá agregar o eliminar documentos de acuerdo a la naturaleza del puesto y que permitan determinar el cumplimiento de los requisitos del mismo.

2,12Los empleados de nuevo ingreso estarán en período de prueba de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Trabajo.

2,12 Se verifica la documentacion entregada por la persona seleccionada

2,13Se registra en el sistema inmediatamente el ingreso del personal nuevo

2,14Expedientes de personal con documentacion completa al momento de efectuar la contratacion?

2,15Se realiza presentacion del personal nuevo al interior de la organización

TOTAL CONTRATACION DE PERSONAL 0 0 0

C) CAPACITACION DE PERSONAL

3 CAPACITACION DE PERSONAL SI NO NA3,1 Existe un flujograma que guíe el proceso?

3,2Existe un entrenamiento laboral en coordinación con los supervisores responsables de la operación?

3,3Se han dado a conocer a los empleados de la entidad aspectos relacionados con:


3,4 Normas generales de operación?3,5 Derechos y obligaciones del personal?3,6 Políticas sobre salarios y prestaciones sociales?3,7 Medidas de seguridad industrial, higiene y profilaxis?3,8 Políticas de promoción?3,9 Políticas y normas disciplinarias?

3,10El personal de la compañía es capacitado constantemente sobre su labor, disposiciones legales y otros requerimientos necesarios

3,11Se solicita la capacitación de acuerdo a las necesidades de la organización

3,12 Hay segregación de funciones para la ejecución de este proceso

3,13Para autorizar las capacitaciones se tiene en cuenta el presupuesto asignado?

3,14 Hay procesos decisorios dentro del proceso de capacitación?3,15 Le dan a conecer el manual de funciones?3,16 El Gerente autoriza todas las capacitaciones

TOTAL CAPACITACION DE PERSONAL

D) LIQUIDACION DE PRESTACIONES SOCIALES

4 LIQUIDACIÓN NÓMINA - PRESTACIONES SOC - PARAFISCALES4,01 Existe un flujograma que guíe el proceso?4,02 Hay segregacion de funciones para la ejecucion de este proceso

4,03Existen formatos adecuados y específicos para los procedimientos relacionados con la liquidación de la nómina?

4,04 Existe claridad sobre la elaboración de los diferentes formatos?4,05 Está establecido el momento de diligenciamiento de los formatos?

4,06Existe un límite establecido para la recepción de los formatos correspondientes?

4,07 Está claramente definido el sitio donde se reciben estos formatos?

4,08Se cuenta con un control oportuno a la impresión de la nómina, debidamente confrontada contra los formatos exigidos?

4,09 Existe un mecanismo de corrección o complementación de formatos?

4,10el Departamento de Auditoria interna realiza verificacion sobre la liquidacion de la nomina, prestaciones sociales y/o parafiscales?

4,11El contador realiza verificacion sobre la liquidacion de la nomina, prestaciones sociales y/o parafiscales?

4,12El Gerente autoriza el pago de la nomina, liquidacion de prestaciones sociales y parafiscales?

4,13el pago de la nomina, prestaciones sociales y parafiscales se efectua con cheque?

4,14Se elaboran comprobantes de la liquidacion de pago de nomina, parafiscales y prestaciones sociales

4,15Se entrega copia de los comprobantes de la liquidacion de nomina, prestaciones sociales y parafiscales a los beneficiarios


4,16Se realiza la causacion de la nomina , parafiscales y prestaciones sociales inmediatamente despues de generado el pago?

4,17 Existe un formato adecuado y específico para la liquidación?4,18 La infraestructura asignada es adecuada para el procedimiento?4,19 Se cuenta con un programa sistematizado de liquidación de nómina?

4,20Están claramente definidos los responsables del diligenciamiento, la recolección, la revisión-verificación y la liquidación?

4,21se cumplen las politicas fijadas en cuanto a salarios, prestaciones sociales y parafiscales

4,22las nominas presentan evidencia de valoracion, revision y autorizacion?

4,23 Los salarios no reclamados son depositados con oportunidad?

4,24Las liquidaciones de prestaciones sociales son entregadas oportunamente

4,25Para realizar las liquidaciones se examinan los controles sobre el cumplimiento de las funciones?

4,26Son las liquidaciones aprobadas por personas que no tienen ingerencia en su preparacion y pago?

4,27Las planillas son revisadas por auditoria en cuanto a horas, sueldo, deducciones y asignaciones?

4,28 Los salarios no reclamados son mantenidos en caja?

4,29Se realizan los pagos dentro de los limites establecidos en el contrato (quincenal, mensual,semanal)

4,30Existen manuales que determinen las funciones de las personas involucradas en el procedimiento de liquidación de nómina?

TOTAL LIQUIDACION DE PERSONAL DE PERSONAL 0 0 0

E) COMPRAS

CRITERIOS DE EVALUACIÓN SI NO NA1 COMPRAS

1,01 Está centralizada la función de compras?1,02 Existe control presupuestario de las compras?

1,03Están autorizadas las compras previamente a su solicitud? (Se debe verificar la suficiencia presupuestaria).

1,04 Existe un flujograma que guíe los procedimientos?1,05 ¿Existen normas o procedimientos para comprar?a) ¿Son claros y precisos?b) Son adecuados?c) Están por escrito?

1,06Se usan técnicas que permitan determinar que adquisiciones presentan la mejor relación entre costo y utilidad?

1,07¿Se realizan las compras únicamente a base de solicitudes o peticiones firmadas por funcionarios autorizados?

1,08 ¿Se necesita la Solicitud de Compra para:a) Materias primas?b) Productos semielaborados?


c) Materiales de reventa?d) Materiales de construcción?e) Bienes de Uso?f) Suministros de fábrica?g) Papelería y útiles de escritorio?

1,09Son las cantidades requeridas determinadas en base a métodos cuantitativos adecuados?

1,10.Son establecidos en forma adecuada los momentos en los que se realizarán los pedidos por métodos adecuados?

1,11 Se solicitan cotizaciones de precios a los proveedores?

1,12Se mantiene un registro de cotizaciones realizadas y las recibidas?

1,13Se preparan Ordenes de Compra para todas las Adquisiciones?

a) Indique en qué casos no se haceb) Cuántas copias se preparan de la Orden de Compra?c) ¿Reciben copia:

1c) Producción (planeamiento -Almacenes)?2c) Recepción?3c) contabilidad4c) Compras?

1,14¿Depende la función de compras de un nivel jerárquico adecuado?

1,15¿Están las funciones de compra, debidamente separadas de las funciones de:

a) Recepción?b) Caja - Desembolsos - Tesoreria?c) Almacen-Bodega o Control de Existencias?d) Cuentas a pagar?

1,16Se verifican las existencias compradas en cuanto a número y calidad?

1,17Se cotejan en recepción las unidades registradas en BODEGA con las pedidas?

1,18Se cotejan en recepción las unidades recibidas con la Orden de compra?

1,19Se cotejan las unidades indicadas en factura con la Orden de compra

1,20.Se revisa la introducción de existencias y la valoración en el sistema de inventario permanente?

1,21 Se cotejan los precios con la plantilla pactada?

1,22Se autorizan las facturas y la fecha de pago antes de pasarlas a tesorería?

1,23Se comunica a contabilidad las facturas debidamente autorizadas?

1,24Se autoriza, suficientemente, la emisión de notas de cargo a los proveedores en caso de discrepancias?


1,25Se concilian las notas de cargo con la nota de abono emitida por el proveedor?

1,26Se verifica la entrada de existencias previamente a la autorización de una devolución?

1,27Al cierre, se registran las compras con facturas pendientes de recepción.

1,28Se analiza la obsolescencia de las existencias al cierre del ejercicio

1,29¿Las funciones de compra, pago y contabilidad están suficientemente segregadas o existen mecanismos de autorización que garanticen la independencia de funciones?

1,30Las compras y ventas de valores son autorizadas por un funcionario?

1,31 Están todos los valores a nombre de la compañía?

1,32Todas las compras son realizadas por medio de ordenes de compra, estan prenumeradas y debidamente autorizadas?

1,33 Las compras se basan en requisiciones?

1,34Para efectuar una compra siempre se requiere de tres cotizaciones

1,35

Son los precios de las compras revisados por un funcionario ajeno a las compras con el fin de determinar si las mismas fueron efectuadas a los precios y condiciones más favorables para la empresa?

a) Quién lo hace?b) Con qué frecuencia?

1,36¿Si se requieren aprobaciones especiales para ciertas compras debido a su clase, cantidad u otras limitaciones

1,37 Aseguran los procedimientos y normas vigentes:a) Un adecuado seguimiento de las compras?b) Un sistema de reclamos a proveedores?

c)Una información periódica de las Ordenes de Compra no cumplidas?

TOTALES

Con esto se dejan claros los procedimientos a seguir para adelantar la auditoria a la sociedad SOLUCIONES INMEDIATAS S.A,S. Dejando claro que estos cuestionarios pueden sufrir algunas modificaciones, de acuerdo a la ampliación o detección de errores en el sistema de control interno.


ALEXANDER LONDOÑOREPRESENTANTE LEGALKFJ CONSULTORES S.A.S

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