Plan de Acción-Trabajo

Práctica Empresarial

Leyda Duarte Barrero

¿QUÉ?¿Qué estamos haciendo?

En vista que en la Regional Santander-ICBF no existen archivos organizados y el PGD-Programa de Gestión Documental no se ha implementado se realizarán capacitaciones y seguimiento sobre la organización de archivos y el inicio de los documentos digitales-.

Documentos Digitales que sustituyen a los documentos físicos.

¿CUÁNDO?¿En que momento del proceso se realizó?

Al inicio de la practica empresarial se estimo que este proyecto debe ser aplicado por lo menos durante 12 meses, para poder implementar definitivamente el PGD, por lo tanto es paso a paso que deberá irse aplicando pues ante la negación de los funcionarios para recibir los cambios, es necesario hacerlo lento pero seguro.

Fondos Acumulados (Archivos Desorganizados) a

Fondos Documentales (Archivos Organizados).

¿DÓNDE?¿Dónde estoy viendo los problemas?

Los archivos de la Regional Santander-ICBF están en desorden.

No aplican la normatividad vigente para la Gestión Documental.

Desconocimiento sobre las TRD, FUID y AFUERA. En todas las dependencias, incluyendo los Centros

Zonales se evidencia desconocimiento en el tema. Nunca se han realizado transferencias

documentales.

Es necesario que todos los funcionarios de la Regional Santander-ICBF apliquen la normatividad vigente para la Gestión Documental.

¿QUIÉN?¿Qué relación tiene el Plan con mis habilidades?

Teniendo en cuenta que durante mi proceso formativo tuve la oportunidad de ver materias tales como: Administración Básica y Documental. Realización, Administración y Control de Inventarios. Procesamiento de la Información. Organización Documental Fundamentación de un Sistema de Gestión de Calidad.

Durante este proyecto pude aplicar mis conocimientos y mostrar que poseo el perfil como Administradora de Empresas.

Poseo conocimientos que me permiten tener la habilidad de llevar a cabo este proyecto.

¿CÓMO?¿Cómo se diferencia del estado anterior?

Desde que inicie mi Práctica Empresarial se puede evidenciar el avance de los logros propuestos, se han logrado organizar 300 ML. aplicando todos los pasos necesarios para lograr un Sistema de Gestión Documental aprobado por el Ministerio de las TIC y por la normatividad generada por AGN-Archivo General de la Nación.

Por lo tanto la diferencia desde que inicie mi práctica a la actualidad ha dado sus frutos.

Antes Archivos Desorganizados (Fondos Acumulados)…Hoy Archivos

Organizados.

¿CUÁNTO?¿En cuánto tiempo se podrá lograr el objetivo?

Teniendo en cuenta que existen en promedio 3.500 ML de archivos por organizar y que en dos meses se han logrado organizar 300 ML, podemos calcular un aproximado de 24 meses como meta para lograr organizar todos los archivos que nunca han recibido intervención documental.

Esto podemos determinarlo si el proceso continua al mismo ritmo y con el mismo personal que actualmente interviene los archivos.

Promedio del tiempo que se necesita para completar la organización documental.

Archivos Organizados en la Regional Santander-ICBF

Promedio dado a dos años para 3500 ML.

¿POR QUÉ?¿Cuáles son las posibles causas para lograr el plan?

La sede nacional autorizó para la Regional Santander-ICBF un total de 3.800 ML, por lo que hay presupuesto y existe la materia prima para trabajar en búsqueda de la meta final que es lograr intervenir todos los archivos para conseguir un Fondo Documental aprobado por el AGN-Archivo General de la Nación.

La Gestión Documental es la meta para que la Historia de la Empresa se conserve.