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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

2017

VIRGINIA LÓPEZ FLÓREZ

Personera Municipal

Envigado

mailto:[email protected]





PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

1. INTRODUCIÓN La Personería Municipal de Envigado, como entidad encargada de la guarda y promoción de los derechos humanos de la comunidad envigadeña, está comprometida con la lucha contra la corrupción, por lo tanto, trabaja en la construcción de estrategias que permitan la gestión de riesgos, la racionalización de trámites, el fortalecimiento de la atención al ciudadano y la propiciación de espacios de participación ciudadana. En coherencia con lo anterior, se elaboró el Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011, el Decreto 1081 de 2015, el Decreto 124 del 26 de Enero de 2016 y versión 2 del documento de Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. El Plan diseñado por la Personería Municipal, incluye seis componentes: gestión del riesgo de corrupción – mapa de riesgo de corrupción; la racionalización de los trámites; Rendición de cuentas; a los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano; mecanismos para la transparencia y acceso a la información e iniciativas adicionales.

2. OBJETIVOS Y ALCANCE 2.1 OBJETIVO GENERAL Adoptar en la Personería de Envigado el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, de conformidad con el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, como estrategia de lucha contra la corrupción, para la correcta atención a la comunidad Envigadeña y como instrumento de tipo preventivo para el control de la gestión.






2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 2.2.1. Desarrollar una cultura de gestión del riesgo, mediante la identificación y prevención de toda aquella situación o acto de corrupción inaceptable e intolerable y que requiere de un tratamiento especial. 2.2.2. Diseñar e implementar estrategias o parámetros generales para la racionalización de trámites de forma tal que se puedan cerrar espacios propensos para la corrupción. 2.2.3. Fortalecer los espacios de participación ciudadana de rendición de cuentas, para que la ciudadanía participe, sea informada de la gestión de la Personería Municipal de Envigado y se comprometa en la vigilancia del quehacer de nuestras actuaciones, creando un ambiente de empoderamiento de lo público y de corresponsabilidad con la sociedad civil. 2.2.4. Diseñar e implementar estrategias de servicio al Ciudadano y de la gestión eficiente, eficaz y efectivo de las peticiones, quejas, sugerencias y reclamos. 2.2.5. Promover los requerimientos de la Ley de transparencia y acceso a la información. 2.3 ALCANCE: Las medidas, acciones y mecanismos contenidos en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, deberán ser aplicadas por todos los funcionarios de la Personería Municipal de Envigado.

3. FUNDAMENTO NORMATIVO La Personería Municipal de Envigado, implementará el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, con fundamento en la siguiente normatividad:

Constitución Política de Colombia.






Ley 1474 de 2011 (dictan normas para fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública).

Ley 1712 de 2014 (Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones).

Ley 1757 de 2015 (Promoción y protección al derecho a la Participación Ciudadana. Art.48 indica La estrategia de rendición de cuentas hace parte del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano)

Decreto 0019 de 2012 (Normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites).

Decreto 1081 de 2015 - Único del Sector de la Presidencia de la República

Decreto 1083 de 2015 - Único de la Función Pública.

Decreto 103 de 2015 (por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones).

Conpes 3654 de 2010, Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos.

Decreto 124 de 2016 (Por el cual se sustituye el Título 4 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015 relativo al “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”)

4. DIAGNÓSTICO

El Plan anticorrupción y atención al ciudadano, fue estructurado con base en los antecedentes de la entidad con relación a los hechos de corrupción materializados y el análisis de los que podrían presentarse desde los diferentes procesos que se desarrollan en la entidad. Este plan es un instrumento preventivo donde se establecen puntos de control y se definen actividades que promuevan la entidad hacia la transparencia, y que facilita un acercamiento con la comunidad y con los grupos de interés. Para su realización, además de lo enunciado se realizó un análisis de los riesgos de corrupción de la entidad, los trámites y sus requisitos, los antecedentes de rendición de cuentas, las políticas de atención al ciudadano y el avance relacionado con la ley de transparencia.






5. COMPONENTES DEL PLAN Con el Propósito de dar cumplimiento a la normativa, en especial los establecidos en la Ley 1474 de 2011, los Decretos 1081 y 1083 de 2015, y los lineamientos técnicos impartidos en el documento Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano versión 2 formulado por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de República, se formuló para la vigencia 2017 el Plan Anticorrupción y atención al ciudadano, está compuesto por 6 componentes:

5.1. Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de

Corrupción. Este componente define las acciones para la identificación, análisis y control de los riesgos de corrupción, lo cual consiste en verificar situaciones susceptibles de ocurrir en la Personería Municipal de Envigado, y de allí tomar medidas de prevención, acorde con las actividades definidas para los procesos de la entidad. La Personería, como ente encargado de la guarda y promoción de los derechos de la comunidad envigadeña, tiene especial interés y compromiso en la lucha contra la corrupción, prestando importancia al control de los riesgos de corrupción, los cuales se están identificados y asociados a los procesos de la entidad en la matriz de riesgos de corrupción. En este orden de ideas, y conforme las directrices institucionales para la gestión y administración de riesgos de la entidad, que coadyuva a la toma de decisiones y a la mejora continua, se ha realizado el análisis de causas y las consecuencias de cada riesgo, se han establecido los controles para evitarlos o reducirlos y conforme su valoración, definir el tratamiento que debe dársele desde las estrategias de prevención. Para dar cumplimiento con lo planteado en este componente, se definen estrategias de rediseño de la política de gestión de riesgos de la entidad para la vigencia 2017, entre ellas revisar y actualizar la política de riesgos de la entidad y el mapa de riesgos de corrupción; adicionalmente, socializar a todos los niveles de la entidad el mapa de riesgos. (Ver anexo Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción)






5.2. Componente 2: Racionalización de trámites.

La estrategia de racionalización de trámites de la Personería, está dirigida a verificar la situación actual de los trámites de la entidad e identificar que las actividades o requisitos exigidos no son necesarios para así, agilizar la respuesta al cliente externo. A pesar de que los entes de control están exceptuados de la aplicación del SUIT, es también importante recordar que el artículo 1 del Decreto ley 019 de 2012, establece que el objetivo de estas disposiciones es que las actuaciones de la administración pública faciliten las relaciones de los ciudadanos con las entidades, en su calidad de usuarios o destinatarios de sus servicios, y así fortalecer la eficiencia y eficacia de los organismos públicos y estimular la confianza entre estos y los ciudadanos, a través del avance en la prestación de servicios. Así las cosas, la Personería Municipal de Envigado, conscientes de que la tramitología favorece la corrupción y en cumplimiento de funciones administrativas, ratifica el compromiso en su modelo de gestión, para que en los procedimientos internos donde se establezcan trámites y servicios a la comunidad se cumpla con la normatividad de racionalización de trámites. Para tales efectos, la Personería desarrollará en la vigencia 2017, con el fin de impactar este componente, se compromete a revisar los procesos de la entidad y los servicios que se prestan a la comunidad, para identificar que se no se exijan requisitos adicionales a los establecidos en la normatividad vigente. Adicionalmente, se verificarán los trámites que más tiempo demandan a los usuarios y se instituirán opciones de mejora para su optimización; para lograr la no ocurrencia de tardanzas injustificadas. (Ver anexo Componente 2. Racionalización de trámites)

5.3. Componente 3: Rendición de cuentas. De acuerdo con el artículo 48 de la Ley 1757 de 2015, “Por rendición de cuentas se entiende el proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, las entidades de la administración pública del nivel nacional y territorial y los servidores públicos informan,






explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control, a partir de la promoción del diálogo” además de ser “una expresión de control social que comprende acciones de petición de información y explicaciones, así como la evaluación de la gestión. Este proceso tiene como finalidad la búsqueda de la transparencia de la gestión de la administración pública y a partir de allí lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno, eficiencia, eficacia, transparencia y rendición de cuentas, en la cotidianidad del servidor público”. La estrategia de rendición de cuentas de la Personería Municipal, considera como componentes fundamentales: información y lenguaje comprensivo al ciudadano y diálogo con la comunidad y partes interesadas, los cuales fueron definidos en el Conpes 3654 de 2010 y que son tenidos en cuenta en la versión 2 de 2016 de las “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano versión 2”. En ese sentido, las acciones propuestas por la entidad en desarrollo de la estrategia de rendición de cuentas, están enfocadas en impactar los medios de comunicación de que dispone para suministrar información permanente a la ciudadanía y partes interesadas. Esta estrategia se creó no sólo para darle cumplimiento a la obligación como entidad pública, sino también, con el fin de mantener a la ciudadanía informada de las actuaciones de la entidad, para que puedan ejercer su control social. Adicionalmente, esta estrategia incluye el informe de gestión que la Personería Municipal rinde ante el Concejo Municipal, como órgano de control, dicho informe es publicado en la página web de la entidad para conocimiento de la comunidad. En 2017, trabajaremos en fortalecer la estrategia de comunicación efectiva en lenguaje comprensible para los ciudadanos y la actualización de la caracterización de los usuarios y grupos de interés con el fin de aumentar el número de ciudadanos que conocen y se interesan en la gestión de la entidad; dinamizar la divulgación de la información de la entidad tanto en medios virtuales como presenciales, generando espacios de diálogo entre la ciudadanía y la entidad para recibir retroalimentación de los usuarios. Estas actividades tendrán coherencia con el plan de acción y los planes de comunicación propuestos para la vigencia 2017 y en los objetivos estratégicos del periodo 2016-2020.






Objetivo general de la estrategia de rendición de cuentas: Fortalecer la rendición de cuentas como una actividad permanente, por medio de la cual se informe a la comunidad envigadeña, a los grupos de interés y a los órganos de control, sobre la gestión institucional: objetivos propuestos, que estamos haciendo, como lo estamos haciendo, cumplimiento de metas y las acciones de mejoramiento implementadas. Con el desarrollo de este objetivo buscamos fortalecer la participación ciudadana, ajustando la gestión de la entidad para el desarrollo de la estrategia de rendición de cuentas de forma eficiente y eficaz. (Ver anexo Componente 3. Rendición de cuentas)

5.4. Componente 4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. La Personería de Envigado, está comprometida en tomar acciones que garanticen el trato digno a los ciudadanos que a diario tienen interacción con la entidad, fortaleciendo los procesos internos para garantizar la satisfacción de necesidades de los usuarios. En cumplimiento de lo establecido en la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1755 de 2015 y la Carta de Trato Digno al usuario adoptada por la entidad, existe un compromiso por garantizar los derechos de los usuarios y a promover acciones de sensibilización sobre sus deberes para con la entidad, con el fin de optimizar la prestación de servicios. Actualmente, se cuenta con canales de atención al ciudadano para la realización de trámites y solicitud de servicios e información de la Entidad. Los canales de atención de uso más frecuente son el de atención presencial, telefónico, recepción documental y virtual a través del correo electrónico institucional y la página web. Para mejorar la calidad y el acceso a los trámites y servicios que oferta la entidad, y para cumplir con las disposiciones normativas establecidas en los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011, en los artículos 7 y 8 Ley 1437 de 2011, se define como actividades para la vigencia 2017 actividades encaminadas para prestar cada vez un servicio oportuno y calidad, en esto se incluye:

Realizar seguimiento periódico y efectivo a las respuestas dadas a las PQRSF.






Continuar con la medición de la satisfacción del usuario respecto a la prestación del servicio en nuestras sedes de atención al público.

Fortalecer la atención al ciudadano promoviendo procesos de capacitación a los funcionarios adscritos a la entidad con el fin de cualificar el servicio.

(Ver anexo Componente 4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano)

5.5. Componente 5. Mecanismos para la transparencia y acceso a la información.

Conforme lo establecido en el documento “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano versión 2”, y en coherencia con la Ley 1712 de 2014, que regula el derecho fundamental de acceso de la información pública, la Personería de Envigado ha venido implementando los postulados normativos para garantizar el desarrollo efectivo de este derecho. (Ver anexo Componente 5. Mecanismos para la transparencia y acceso a la información)

5.6. Componente 6. Iniciativas adicionales. La Personería, consciente de la necesidad de prevenir los hechos de corrupción con cada funcionario adscrito a la entidad, propone como iniciativa adicional del plan anticorrupción, continuar con la promoción de la gestión ética, socializando en diferentes espacios los principios y valores institucionales, adoptados en el Código de Ética y Buen Gobierno. Lo anterior, con el fin de reafirmar los lineamientos comportamentales en la actuación de cada servidor público. Adicionalmente, se socializaran con los funcionarios temas como el conflicto de interés, denuncias de hechos de corrupción y los medios para realizarlas, entre otras.

6. CONSOLIDACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO

El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Personería de Envigado, está propuesto para ejecutarlo en la vigencia 2017, con el compromiso de la Alta Dirección






para que sea un instrumento preventivo que se articule con los planes estratégicos y los objetivos de la entidad.

6.1. Ajustes y modificación. Después de la publicación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, durante el respectivo año de vigencia, se podrán realizar los ajustes y las modificaciones necesarias orientadas a mejorarlo. Los cambios introducidos deberán ser motivados, justificados e informados a la Asesora de Control Interno y se aprobarán en el Comité Directivo.

6.2. Publicación. El Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, será publicado en la página web de la Personería de Envigado www.personeriaenvigado.gov.co a más tardar el 31 de enero del presente año. Cuatrimestralmente, la asesora de control interno remitirá los informes de seguimiento para su publicación.

6.3. Socialización.

La entidad dio a conocer el proyecto del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, antes de su publicación definitiva para recibir observaciones de la ciudadanía. Igualmente, se socializó con los funcionarios, contratistas y el Comité Directivo, para que conocieran el contenido del mismo. En el periodo de socialización no se presentaron observaciones para ser tenidas en cuenta en el plan definitivo.

6.4. Seguimiento. El seguimiento al Plan lo realiza la Asesora de Control Interno, verificando los avances de las actividades consignadas en cada una de las estrategias que conforman el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Fechas de seguimientos y publicación: La Asesora de Control Interno realizará seguimiento tres 3 veces al año, conforme las fechas establecidas, así: Primer seguimiento: Con corte al 30 de abril. En esa medida, la publicación deberá surtirse dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de mayo.


http://www.personeriaenvigado.gov.co/





Segundo seguimiento: Con corte al 31 de agosto. La publicación deberá surtirse dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de septiembre. Tercer seguimiento: Con corte al 31 de diciembre. La publicación deberá surtirse dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de enero. El seguimiento se realizará en los formatos establecidos en el documento “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano versión 2.

6.5. Indicador. Para la medición objetiva del cumplimiento de las actividades propuestas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, se calculará el porcentaje de las actividades cumplidas sobre las actividades programadas. Lo anterior, teniendo en cuenta que todas las actividades tienen unas metas relacionadas. (Original Firmado) VIRGINIA LÓPEZ FLÓREZ Personera Municipal de Envigado






ANEXO: POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

1. PRESENTACIÓN La Personería Municipal desarrolla este como una herramienta de gestión, pues tiene como fin definir como se realiza la administración de riesgos de corrupción, los cuales pueden afectar el normal desarrollo de la labor misional e impedir el cumplimiento de los fines esenciales del estado y los objetivos institucionales.

2. OBJETIVOS

2.1. Objetivo General. Establecer las políticas de administración del riesgos relacionados a los procesos de la Personería Municipal, que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos institucionales que permitan a los funcionarios de la entidad seguir los criterios fijados para identificar, analizar y valorar los riesgos, que crean incertidumbre en el logro de los objetivos propuestos en cada proceso y los definidos a nivel institucional; a su vez proporcionar las directrices para la gestión de los riesgos identificados y las pautas para definir las alternativas de acción encaminadas a reducirlos, mitigarlos o eliminarlos.

2.2. Objetivos específicos. Constituir los instrumentos para la identificación, análisis y evaluación de riesgos, documentándolos en los respectivos procesos y el mapa de riesgos de corrupción. Socializar con los funcionarios de todos los niveles la necesidad de identificar y tratar los riesgos en los procesos de la entidad, con el fin de prevenir y detectar desviaciones. Monitorear permanentemente las variables internas y/o externas que puedan generar riesgos de corrupción que afecten el cumplimiento de los objetivos institucionales, con el fin de fortalecer la toma de decisiones acciones preventivas y correctivas.






3. ALCANCE

La Administración de Riesgos de la Entidad está fundamentado en lo establecido en Modelo Estándar de Control Interno - MECI:2014 – y en la Guía para la Gestión del Riesgo Público de Corrupción, por lo tanto el contenido de este documento debe ser aplicado a los procesos de la entidad y ser desarrollado por todos los funcionarios adscritos y contratistas que apoyen la gestión de la entidad.

4. RESPONSABLES

El responsable de la definición de la Política de Administración de Riesgos es el Comité Directivo de la Personería de Envigado.

5. NORMATIVIDAD

Ley 87 de 1993.

Ley 872 de 2003.

Ley 1474 de 2011.

Decreto 943 de 2014.

Decreto 1083 de 2015.

Guía para la Gestión del Riesgo Público de Corrupción del DAFP.

Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno- MECÍ: 2014. 6. ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES

La Personería de Envigado conforme sus funciones constitucionales y legales, y con base en lo señalado en Direccionamiento Estratégico 2016 – 2020, establece el tratamiento a los riesgos identificados para cada uno de los procesos de la entidad, por lo tanto se analizan las amenazas, debilidades y causas que podrían generar situaciones de riesgo. En coherencia con esto se realizarán las gestiones que permitan:

Identificar los riesgos: Posibilidad de que suceda algún evento que pueda impactar el cumplimiento de los objetivos de la entidad, pudiendo entorpecer el desarrollo de sus funciones.






Analizar los riesgos: Determinar la probabilidad de ocurrencia, las consecuencias y el impacto del mismo.

Valorar los riesgos: Identificar los controles asociados a cada riesgo y la efectividad de los mismos, proponiendo acciones orientadas a reducir o evitar el riesgo.

Evaluación: Seguimiento permanente de la operatividad de los controles en la gestión de riesgos de la entidad.

7. ACCIONES

Con el fin de ejercer una correcta administración del riesgo, se tendrá como referente el contenido de las “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano versión 2”, el Decreto 2641 de 2012 y la Guía para la Gestión de Riesgo de Corrupción. La Entidad realizará: - Cronograma plan anticorrupción y de atención al ciudadano, el cual indica el tiempo

máximo para ejecutar las acciones en cada vigencia por cada componente e indica quienes son los responsables de cada acción.

- Mapa de riesgos de corrupción por procesos establecido para cada vigencia. - Socialización de las directrices de administración del riesgo en la entidad y en los

procesos del SGI.

- Seguimiento al mapa de riesgos de corrupción periódicamente.

En la ejecución de las etapas de administración de riesgos se dispondrán los recursos técnicos, financieros y de talento humano necesarios para garantizar la efectividad de las acciones propuestas para lograr un adecuado ejercicio.


PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATANCIÓN AL CIUDADANO - Anexo 1 2017

Componente 1: Gestión de Riesgos de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción

Subcomponente Actividades Meta o Producto Responsable Fecha Programada

Política de Administración de Riesgos

1.1.

Revisar, ajustar y aprobar la política de Administración del Riesgo establecida en la Personería de Envigado y socializar la Política de Riesgos actualizada a los funcionarios y contratistas adscritos a la entidad.

Política de Riesgos actualizada / Política socializada

Comité Directivo 31-ene-17

Construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción

2.1. Revisar y actualizar el Mapa de Riesgos de Corrupción, conforme los procesos establecidos en el SGI.

Mapa de Riesgos de Corrupción

Asesores / Comité Directivo

31-ene-17

Consulta y divulgación 3.1. Publicar del Mapa de Riesgos de Corrupción en la Página Web Institucional.

Mapa de Riesgos de Corrupción publicado

Asesores / Profesional Universitaria

31-ene-17

Monitoreo y Revisión 4.1.

Realizar cada cuatro meses, revisión de los Riesgos de corrupción identificados, aplicando ajustes, en caso que se requieran.

Mapa de Riesgos de Corrupción publicado

Comité Directivo 30-abr-17 31-ago-17 30-dic-17

Seguimiento 5.1. Realizar el seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupción.

Informe de Seguimiento

Comité Directivo 31-ago-17 31-dic-17

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO - Anexo 2 2017

Componente 2. Racionalización de trámites.

Actividades Meta o Producto Responsable Fecha

Programada

Estrategia de

racionalización de

trámites

1.1 Revisar el inventario de trámites actuales

de la entidad.

Actas de Comité

Administrativo Comité Administrativo

30-jun-17

31-dic-17

1.2

Realizar un análisis de los trámites más

solicitados por los usuarios y se verificarán

los que más tiempo demandan a los

usuarios y se tomaran acciones de mejora

para su optimización.

Actas de Comité

Administrativo Comité Administrativo

30-abr-17

31-ago-17

31-dic-17

1.3

Seguimiento permanente de los

indicadores y el respectivo análisis de

resultados.

Actas de Comité Directivo Actas de Comité

Directivo

31-ago-17

31-dic-17

1.4

Continuar con las encuestas al usuario

como un medio para que los usuarios

manifiesten su percepción o criterio sobre

la calidad y oportunidad de los trámites.

Encuestas realizadas y

análisis de resultados.

Comité Directivo /

Comité Coordinador de

Control Interno

30-abr-17

31-ago-17

31-dic-17

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO - Anexo 3 2017

Componente 3. Rendición de cuentas.

Subcomponente Actividades Meta o Producto Responsable Fecha

Programada

Información de calidad y en lenguaje

comprensible

1.1 Publicar el informe de gestión, los planes institucionales, plan de adquisiciones y las ejecuciones presupuestales de la entidad.

Información publicada. Personero/a Delegado/a

30-jun-17 31-dic-17

1.2

Publicar boletines de prensa y piezas informativas con información relevante de la Personería. Actualizar constantemente la página Web de la entidad y las redes sociales con información de interés relacionada con la gestión de la Personería.

Registros página web y redes sociales.

Profesional Universitaria / Comunicaciones

30-abr-17 31-ago-17 31-dic-17

1.3 Socializar el informe anual sobre la situación de los DDHH en el municipio de Envigado.

Registros de la socialización.

Personero/a Delegado/a

31-dic-17

1.4

Publicaciones en espacios de comunicación masiva o con productos audiovisuales, en los cuales se informe sobre la gestión de la Personería.

Publicaciones realizadas con la información de la Personería.

Personero/a Delegado/a

30-abr-17 31-ago-17 31-dic-17

Diálogo de doble vía con la ciudadanía y sus

organizaciones

2.1 Actualizar la caracterización de los usuarios, ciudadanos y grupos de interés.

Caracterización de usuarios realizada.


30-dic-17

2.2

Generar espacios en los cuales se descentralicen los servicios de la Personería, impactando a la comunidad con información sobre nuestras funciones, trámites y servicios.

Registro de las brigadas jurídicas en las cuales informemos sobre el portafolio de servicios de la entidad.

Personeros Delegados / Asesores

30-abr-17 31-ago-17 31-dic-17

2.3

Generar espacios de conversación con la comunidad, en los cuales la entidad exponga su gestión y se reciban comentarios de la ciudadanía.

Audiencia de rendición de cuentas realizada.

Asesores / Comunicaciones

31-dic-17

Incentivos para motivar la cultura de la

rendición y petición de cuentas

3.1 Socializar con los funcionarios en temas de ética, rendición de cuentas y transparencia.

Socializaciones realizadas.


31-dic-17

3.2

Analizar los resultados de las encuestas de percepción que se realizan en la entidad, para verificar que acciones de mejoramiento se pueden tomar que alimenten la estrategia de rendición de cuentas.

Acta de reunión Comité Directivo.

Personeros Delegados / Asesores /Comunicaciones.

31-dic-17

Evaluación y retroalimentación a la gestión institucional

4.1 Seguimiento a las actividades programas para rendición de cuentas en la vigencia 2017.

Acta de reunión Comité Directivo.


31-dic-17

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO - Anexo 4

Componente 4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

Subcomponente Actividades Meta / Producto Responsable Fecha Programada

Estructura administrativa y direccionamiento

estratégico 1.1

Fortalecer la comunicación entre los funcionarios del proceso de atención y reparto (servicio al ciudadano) y la Alta Dirección para facilitar la toma de decisiones y el desarrollo de iniciativas de mejora.

Actas del Comité Administrativo.

Comité Administrativo / Profesional Universitaria

30-abr-17 31-ago-17 31-dic-17

Fortalecimiento de los canales de atención

2.1 Analizar los espacios físicos para identificar los ajustes que sean requeridos para mejorar la prestación del servicio.

Actas de Comité Administrativo.

Comité Administrativo

31-dic-17

2.2

Analizar y evaluar los requerimientos técnicos y presupuestales, que permitan a la entidad implementar instrumentos y herramientas para garantizar los criterios de accesibilidad.

Acta de Comité Directivo.

Comité Directivo 31-dic-17

2.3 Seguimiento permanente a las PQRSF y de las encuestas a los usuarios visitantes.

Actas de Comité Coordinador de Control Interno y Comité Administrativo.

Comités de trabajo.

31-dic-17

Talento Humano

3.1 Realizar capacitaciones y sensibilizaciones a los servidores públicos que interactúan principalmente con el ciudadano.

Capacitaciones realizadas / Socializaciones en Personería al día.


31-dic-17

3.2 Realizar una campaña de sensibilización enfocada en fortalecer la cultura del servicio al usuario.

Campaña Ejecutada.

Personera Delegada

31-dic-17

Normativo y procedimental

4.1 Optimizar los procesos internos para la gestión de las peticiones, quejas y reclamos.

Actas de Comité Administrativo.

Comité Administrativo.

31-dic-17

4.2 Elaborar periódicamente informes de PQRSD para identificar oportunidades de mejora en la prestación de los servicios.

Informe de seguimiento de PQRSF.

Asesora de Control Interno.

31-dic-17

Relacionamiento con el ciudadano

5.1

Realizar periódicamente mediciones de percepción de los ciudadanos respecto a la calidad y accesibilidad y el servicio recibido, e informar los resultados al nivel directivo con el fin de identificar oportunidades y acciones de mejora.

Actas de Comité Directivo / Actas de Comité Coordinador de Control Interno

Profesional Universitaria / Comité Directivo y de Control Interno.

30-abr-17 31-ago-17 31-dic-17

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO - Anexo 5

Componente 5. Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información

Subcomponente Actividades Meta / Producto Indicadores Responsable Fecha

Programada

Lineamientos Transparencia

Activa

1.1

Mantener actualizada la información mínima obligatoria sobre la estructura, procedimientos, servicios y funcionamiento. Publicación de información sobre contratación pública.

Página web actualizada.

Información requerida / información publicada.

Profesional Universitaria

31-dic-17

1.2 Actualizar los requisitos de que tratan los artículos 9, 10 y 11 de la Ley 1712 de 2014.

Página web actualizada.

Información requerida / información publicada.

Profesional Universitaria

31-dic-17

Lineamientos Transparencia

Pasiva 2.1

Divulgar en el sitio web de la entidad y en medios de comunicación habilitados, los números telefónicos y las direcciones físicas y electrónicas destinadas para la recepción de solicitudes de información pública.

Información publicada.

Información publicada.


/Técnica Operativa

31-abr-17

Elaboración de los Instrumentos de

Gestión de la Información

3.1

Definición y aprobación de los instrumentos para apoyar el proceso de gestión de información de las entidades en coherencia con el programa de gestión documental.

Actas de comité de archivo

Comité de Archivo Asesores / Profesional Universitaria

31-dic-17

Criterio diferencial de accesibilidad

4.1

Hacer seguimiento a los informes de solicitud de información y la recepción de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias. Seguimiento a la evaluación de satisfacción de usuarios.

Seguimientos y análisis.

Actas de Comités. Asesores / Profesional Universitaria

31-dic-17

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