• Desarrollado por Shwhart y popularizado por Deming

• Es un ciclo dinámico que puede desarrollarse dentro de cada proceso como un todo

• Esta íntimamente asociado con la planificación, implementación y control y mejora continua tanto en la consecución de objetivos así como en la mejora de los proceso de la empresa u organización

7/11/2015 MBA. GLORIA JOYA GARCIA

La gestión basada en el Ciclo PHVA

(Deming)

Planear

Hacer Verificar

Actuar

7/11/2015 MBA. GLORIA JOYA GARCIA

Actuar: tomar decisiones para

mejorar el desempeño en los

proyectos o planes futuros;

basadas, en gran medida en los

medios de verificación e

indicadores

Planear: establecer los objetivos y

procesos necesarios para lograr

los resultados, de acuerdo con los

requisitos de las partes interesada

y de las políticas de la

organización, en esta etapa se

definen el QUÉ, EL COMO, EL

AQUIEN, EL CUANDO Y EL CON

QUE.

Verificar: monitorear y medir los

resultados obtenidos, respecto de

las políticas, objetivos y

requisitos de las partes

interesadas y presentar los

resultados

Hacer: Implementación de las

acciones determinadas en los

planes y proyectos

Eficiencia y eficacia de la gerencia

Decimos que el sistema es eficaz, en la medida en que se obtengan los resultados esperados en el entorno. El subsistema externo se focaliza en la eficacia (medida

del logro de los efectos deseados) y a la intervención gerencial que se preocupa por este ámbito, es Evaluación de Resultados.

La eficiencia se propone optimizar la relación producto/insumo. Es Control de Procesos.

Toda empresa es un gran sistema que interactúa con el medio (entorno)

Sistema de Inputs

• Recibe insumos, los procesa y entrega productos para atender las demandas de los clientes.

• Produce los bienes y/o servicios eficientemente.

• Se centra en los procesos (tránsito de insumo a producto)

• Se preocupa de verificar que los productos cumplan los procesos con una racional utilización de los insumos.

Sistema de Outputs

• Se nutre de los productos del sistema interno y su salida es la generación de los efectos en el medio externo (en la comunidad, en el ambiente).

Que implica el diseño de control interno • Comprender la cultura organizativa

• Evaluar bien los riesgos internos y externos

• Definir con claridad los procedimientos que pretenden asegurar el cumplimiento de los objetivos

Instrumentos Descripción

• Manuales organizativos y de

procedimientos

• Documentos operativos que incluyen responsabilidades y niveles de

autonomía en la toma de decisiones

• Intervención • Topes de autorización de gastos y pagos, niveles de decisión en aspectos

formales

• Inspección • Revisión posterior de actuaciones individuales

• Auditoria Interna • Acopio y revisión permanente de información y comprobación de

procedimientos, mediante personal de la propia empresa

• Contabilidad analítica • Información sobre costos, ingresos, responsabilidad en la toma de decisiones

de los centros de responsabilidad

• Control presupuestario • Estimaciones anuales de la operación de la empresa y su posterior

seguimiento por periodos de tiempo

• Análisis por ratios • Definición de set de indicadores adecuados para el diagnóstico financiero de

la empresa

• Cuadro de mando integral • Sistema de monitoreo de las acciones estratégicas propuestas, tipos de

indicadores distintos a los financieros

Los Centros de Responsabilidad (CR), como

mecanismo de control de gestión

Centro de

Inversión

Centro de gastos mesurables

Centro de gastos discrecionales Centro de Ingresos

Centros de utilidades

Centros de inversión

• Son unidades organizacionales a las cuales se les asigna un conjunto de actividades objetivos específicos, tendientes a tributar al cumplimiento de los propósitos generales de la empresa

• Pueden estar bajo la dirección de una persona o unidad, que deben responder por el curso de actividades tendientes a obtener los resultados esperados

• Son la calve para el proceso de control de gestión

Relación entre insumos producto

• La responsabilidad de los centros de responsabilidad es asegurar,

la óptima relación entre insumos y productos

• El control esta orientado a obtener el producto deseado con el

máximo de eficiencia y eficacia en el uso de los recursos.

TRABAJO

Insumos Productos

Recursos usados

medidos por costo

Bienes o servicio

Susceptibles de medidas de control

Preventivas insitu Correctivas

Las claves para medir el desempeño de un

CR

Eficiencia: se mide en relación a la

comparación; un centro de

responsabilidad es mas eficiente que

otro cuando, (1) CONSUME MENOS

RECURSOS U ARROJA LA MISMA

PRODUCCIÓN o (2) CONSUME LOS

MISMOS RECURSOS Y ARROJA

MAYOR PRODUCCIÓN

Eficacia: se mide e relación entre los

productos consumidos de un centro

de responsabilidad y los resultados

obtenidos

Relación entre insumos producto por tipo de

centro

TRABAJO

Insumos Productos

Unidades

monetarias Fisicos

Puede establecerse una relación óptima

Ejemplo:

función de

manufactura

TRABAJO

Insumos Productos

Unidades

monetarias Fisicos

No Puede establecerse una relación óptima

Ejemplo:

función de

investigación

y desarrollo

Relación entre insumos producto por tipo de

centro

TRABAJO

Insumos Productos

Unidades

monetarias Ingreso de

unidades

monetarias

Los insumos no se relacionan con productos

Ejemplo: función

de

comercialización

TRABAJO

Insumos Productos

Costo en

Unidades

monetarias

Utilidades en

unidades

monetarias

Los insumos se relacionan con productos

Ejemplo: Unidad

comercial

Relación entre insumos producto por tipo de

centro

TRABAJO

Insumos Productos

Costos en

Unidades

monetarias

Utilidades en

unidades

monetarias

Las utilidades se relacionan con el capital invertido

Ejemplo: Unidad

Comercial

El centro de ingresos

Centro de ingresos

• Un centro de ingresos es un centro en el cual el otput a medir es el

ingreso

• Se puede cumplir solo para ciertas actividades en la empresa que

generan ingresos

• Su contrastación se debe hacer frente a la estimación de los

ingresos proyectados

• El responsable debe encargarse de la planificación de los ingresos,

su responsabilidad recae sobre aquellas variables o factores que

determinan la obtención de la cifra de ingresos

Ejemplo: movistar y su servicio de llamadas para apoyo comercial y

técnico es un centro de ingreso

Centro de costos

Centro de costos

• Son centros en los que se miden en términos monetarios los insumos PERO NO LOS PRODUCTOS

• Se encarga de la planificación, control y proyección de la cantidad de costo de los recursos consumidos y su discriminación, en especial de los costos indirectos de fabricación

• Estas actividades deben considerar el tipo de costeo mas apropiado para el control

• Absorbente, tradicional fijos o variables

• Directos o indirectos

• Costo promedio ponderado

• Costeo por actividades

Centro de costos mensurables

Características

Sus insumos pueden medirse en términos

monetarios

Sus productos pueden medirse en términos físicos

Es posible determina e montos óptimos la cantidad

de insumo requerido

Tareas mas frecuentes

Tareas de manufactura, almacenamiento

distribución y transporte

Objetivo

Establecer los estándares óptimos

Hacer mediciones para identificar desviaciones y

brechas

Centro de costos discrecionales

Características

Sus insumos pueden medirse

en términos monetarios, mas

esta no es la medida de

eficiencia de este tipo de centros

Tareas mas frecuentes

Tareas de investigación y

desarrollo, mercadeo, y

administración en general

Objetivo

Establecer las medidas de control mas efectivas sin

frenar la productividad

Medidas de control para centros

de costo discrecional

Centros administrativos y

de apoyo

Centros de investigación y

desarrollo

Centros de marketing

Centros administrativos y de apoyo

Problemas de control

Dificultades para medir la producción

Imposibilidad de determinación de un

estándar

Falta de congruencia con las metas

Preparación del presupuesto

Discriminación por tipos de costos, aquellos con o

sin autorización previa

Justificación de actividades discrecionales

del centro, con tipo de aumento propuesto

Centros de investigación y

desarrollo

Dificultad para relacionar resultados con insumos

Aun si se puede relacionar los resultados con los

insumos el producto seria invendible

Divorcio entre el grupo de investigadores y los

propósitos de la investigación

Determinación de etapas del proyecto de desarrollo

y comparación de las brechas

Determinación de resultados por fase, que permitan suspender el

proyecto si no llega a los resultados esperados

Centros de marketing

Gastos mesurables en su gran mayoria

Corresponden a actividades previas a la

venta – logística de salida

Factor crucial, lograr la metas de venta

Actividades con controles previos, sujetas a plan de

mercadeo

Centro de beneficios utilidades

• Unidad organizacional que se evalúa con respecto a los beneficios que consigue

• Busca identificar el aporte de margen de cada uno de los centros de responsabilidad al margen total de la empresa

• Depende de los resultados financieros de la unidad

• Las unidades estratégicas de Negocios deben ser centros de beneficios

• Otras unidades también deben ser centros de beneficios como, marketing, producción

• El pilar fundamental de este centro es la descentralización de las funciones

Condiciones para delegar la responsabilidad

sobre las utilidades

El gerente debe tener acceso a información relevante

Establecimiento de medidas de eficacia del centro

Ventajas de los centros de

beneficios • La calidad de las decisiones puede mejorar, porque se delega este

proceso a los directores mas cercanos al problema

• La velocidad de las decisiones operativas pueden aumentar, dado que no tiene que ser consultadas con la dirección corporativa

• La alta dirección , relevada de tomar decisiones rutinarias puede concentrarse en asuntos de mayor importancia y proyección de la empresa

• Los directores de unidades organizativas, sujetos a restricciones corporativas, se encuentran libres para utilizar su imaginación e iniciativa

• Los centro de responsabilidad funcionan como empresas independientes, proporcionan un ámbito de formación excelente para la dirección general

Desventajas de los Centros de

Beneficios • Perdida de Control de las Unidades Estratégicas de

Negocios

• Reducción de la calidad de las decisiones tomadas

• Choque de autoridad entre las dependencias y el nivel central

• Competencia malsana entre unidades por cumplir a varios centros de beneficios, en caso de existir mas de uno a quien deba servir

• Incremento de Costos por la funcionalidad de los centros de costos

Un ejemplo

• Estimación de medidas de

rentabilidad esperadas

• Desecho de productos no

redituables ( Cuentas para

estudiantes)

• Medición de la rentabilidad de las

sucursales, clientes monitoreados

en el uso de productos en

distintas sucursales

• Identificación de mercados

pequeños

• Introducción del segmento étnico

de mercado

• GRACIAS…..