CONTROL PREVIO (Operaciones en el Mdulo Administrativo)2014

CONTROL PREVIO (Operaciones en el Mdulo Administrativo)2014

MDULO I y II

CONTROL PREVIO (Operaciones en el Mdulo Administrativo)

SIAF

2014

INDICE

Introduccin3

Objetivos4

Capitulo I. Definicin de control5

1. Concepto en el SIAF6

2. Importancia del control7

3. Elementos del control8

4. Pasos del proceso de control9

5. Principios de control10

6. Reglas del proceso de control11

7. Proceso de ejecucin presupuestal y control previo14

8. El SIAF y su operatividad funcional 18

Captulo II. Operatividad del control previo y el SIAF Modulo Administrativo23

1. Flujo de informacin26

2. Acciones fundamentales y el control previo28

Captulo III. Ejecucin de egresos en el entorno SIAF-SP y el control previo30

1. Acciones previas y desarrollo prctico30

2. Acciones que ayudan al control previo31

3. Operatividad prctica del SIAF y el control previo32

Cuestionario65

Bibliografa65

INTRODUCCIN

El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva limitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se concibe como la verificacin a posteriori de los resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarizacin en trminos cuantitativos, forma parte central de la accin de control.

Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no slo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la organizacin hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medicin cualitativos y cuantitativos.

Este enfoque hace nfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del principio que es el propio comportamiento individual quien define en ltima instancia la eficacia de los mtodos de control elegidos en la dinmica de gestin.

Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a travs de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el xito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente tcnico de seguimiento, sino tambin como un proceso informal donde se evalan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.

La Direccin Acadmica

OBJETIVO

Brindar al participante capacitacin sobre los ltimos cambios acontecidos en la gestin de control previo gubernamental, teniendo en cuenta las leyes, directivas, resoluciones directorales, instructivos, etc; dados a conocer por los rganos rectores como: la contralora general de la repblica, la direccin general de endeudamiento y tesoro pblico; la direccin general de presupuesto pblico, la direccin general de contabilidad pblica, la SUNAT, entre otros.

CAPITULO I. DEFINICIN DE CONTROL

El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una institucin cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico.

A fin de incentivar que cada uno establezca una definicin propia del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema: Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relacin con los planes, diagnosticando la razn de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias. George R. Terry: El proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizacin y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado. Bur K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Robert C. Appleby: La medicin y correccin de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la institucin como los planes para alcanzarlos se cumplan econmica y eficazmente. Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulacin de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. Harold Koontz y Ciril ODonell: Implica la medicin de lo logrado en relacin con lo estndar y la correccin de las desviaciones, para asegurar la obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan. Chiavenato: El control es una funcin administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la funcin o del rea en que se aplique; puede ser entendida: Como la funcin administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeacin, organizacin y direccin, y lo que la precede. Como los medios de regulacin utilizados por un individuo o institucin, como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una institucin para acompaar y avalar su desempeo y orientar las decisiones. Tambin hay casos en que la palabra control sirve para disear un sistema automtico que mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso de control de las refineras de petrleo o de institucin qumicas de procesamiento continuo y automtico: el mecanismo de control detecta cualquier desvo de los patrones normales, haciendo posible la debida regulacin. Como la funcin restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvo. Es el caso del control de frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos. Hay una imagen popular segn la cual la palabra control est asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de restriccin, coercin, limitacin, direccin, refuerzo, manipulacin e inhibicin.

Tambin hay otras connotaciones para la palabra control: Comprobar o verificar; Regular; Comparar con un patrn; Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar); Frenar o impedir.

Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones incompletas del control, quizs definidas en un modo subjetivo y de aplicacin; en definitiva, debe entenderse el control como:

Una funcin administrativa, ya que conforma parte del proceso de administracin, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado est cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.

1. CONCEPTO EN EL SIAF

Relacin con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeacin. Medicin: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin. Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores.

1.1. REQUISITOS DE UN BUEN CONTROL Correccin de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeacin, organizacin o direccin. Previsin de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeacin, organizacin o direccin.

2. IMPORTANCIA DEL CONTROL

Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para: Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores. Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organizacin. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atencin del pblico. Surgen materiales y tecnologas nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La funcin del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que estn afectando los productos y los servicios de sus organizaciones. Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseo, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino tambin productos y servicios a su medida. Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administracin japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organizacin debera ser agregar valor a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarn, prefirindolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control. Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: La tendencia contempornea hacia la administracin participativa tambin aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad ltima de la gerencia. Por el contrario, cambia la ndole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participacin en el trabajo.

2.1. BASES DEL CONTROLSe podra comenzar definiendo qu es una base. Bastara traer a nuestra memoria y fijarnos en la clase de geometra cuando nos explicaban que un tringulo est conformado por dos elementos principales: base y altura. Para aquel entonces bastaba fijarnos en la parte inferior de la figura y darnos cuenta que sin aquella base sera acaso posible la estabilidad del tringulo? Asimismo funciona con el control organizacional y sus basamentos, podramos decir que el control se basa en la consecucin de las siguientes actividades: Planear y organizar. Hacer. Evaluar. Mejorar. Los objetivos son los programas que desea lograr la institucin, los que facilitarn alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificacin y organizacin para fijar qu debe hacerse y cmo. El hacer es poner en prctica el cmo se planific y organiz la consecucin de los objetivos. De ste hacer se desprende una informacin que proporciona detalles sobre lo que se est realizando, o sea, ella va a esclarecer cules son los hechos reales. Esta informacin debe ser clara, prctica y actualizada al evaluar. El evaluar que no es ms que la interpretacin y comparacin de la informacin obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de que medidas deben ser necesarias tomar. La mejora es la puesta en prctica de las medidas que resolvern las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

3. ELEMENTOS DEL CONTROL

El control es un proceso cclico y repetitivo. Est compuesto de cuatro elementos que se suceden: Establecimiento de estndares: Es la primera etapa del control, que establece los estndares o criterios de evaluacin o comparacin. Un estndar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluacin o comparacin de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estndares; los cuales se presentan a continuacin: Estndares de cantidad: Como volumen de produccin, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, nmeros de horas, entre otros. Estndares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de produccin, especificaciones del producto, entre otros. Estndares de tiempo: Como tiempo estndar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de unos productos determinado, entre otros. Estndares de costos: Como costos de produccin, costos de administracin, costos de ventas, entre otros. Evaluacin del desempeo: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se est haciendo. Comparacin del desempeo con el estndar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeo con lo que fue establecido como estndar, para verificar si hay desvo o variacin, esto es, algn error o falla con relacin al desempeo esperado. Accin correctiva: Es la cuarta y ltima etapa del control que busca corregir el desempeo para adecuarlo al estndar esperado. La accin correctiva es siempre una medida de correccin y adecuacin de algn desvo o variacin con relacin al estndar esperado.

3.1. REAS DEL CONTROL

El control acta en todas las reas y en todos los niveles de la institucin. Prcticamente todas las actividades de una institucin estn bajo alguna forma de control o monitoreo.

Las principales reas de control en la institucin son: rea financiera: Es el rea de la institucin que se encarga de los recursos financieros, como el los recursos ordinarios, recursos directamente recaudados, transferencias y donaciones la facturacin, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el rea financiera se presentan a continuacin: Control presupuestario: Es el control de las previsiones de los gastos financieros, por departamento, para verificar cualquier desvo en los gastos. Control de costos: Control global de los costos incurridos por la institucin, ya sean costos de produccin, de ventas, administrativos (gastos administrativos entre los cuales estn; salarios de la direccin y gerencia, alquiler de edificios, entre otros), financieros como los intereses y amortizaciones, prstamos o financiamientos externos entre otros. Control contable: Es el rea que administra la documentacin contable, los principales controles que se aplican son los que siguen: Controles documentarios Control y revisin de cartas fianzas, carta de crdito, garantas, facturas, boletas de ventas, etc. Control en contrataciones y adquisiciones, sobre documentacin legal de la empresa, presentacin de informacin de propuestas de carcter tcnico, documentacin de garantas, etc.

4. PASOS DEL PROCESO DE CONTROL

El control administrativo: Es un esfuerzo sistemtico para establecer normas de desempeo con objetivos de planificacin, para disear sistemas de re informacin, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, as como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la institucin se usen de la manera ms eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la institucin".

En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son: Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificacin estn definidos en trminos claros y mensurables, que incluyen fechas lmites especficas.

Esto es importante por los siguientes motivos: En primer lugar; las metas definidas en forma vaga, por ejemplo, "mejorar las habilidades de los empleados", estas son palabras huecas, mientras los gerentes no comiencen a especificar que quieren decir con mejorar, que pretenden hacer para alcanzar esas metas, y cuando. Segundo; las metas enunciadas con exactitud, como por ejemplo "mejorar las habilidades de los empleados realizando seminarios semanales en nuestras instalaciones, durante los meses de febrero y marzo; se pueden medir mejor, en cuanto a exactitud y utilidad, que las palabras huecas. Y por ltimo; los objetivos mensurables, enunciados con exactitud, se pueden comunicar con facilidad y traducir a normas y mtodos que se pueden usar para medir los resultados. Esta facilidad para comunicar metas y objetivos enunciados con exactitud resulta de suma importancia para el control, pues algunas personas suelen llenar los roles de la planificacin, mientras que a otras se les asignan los roles de control. En las instituciones de servicios, las normas y medidas podran incluir el tiempo que los clientes tienen que estar en las filas de un banco, el tiempo que tienen que esperar antes de que les contesten el telfono o la cantidad de clientes nuevos que ha atrado una campaa de publicidad renovada. En una institucin industrial, las normas y medidas podran incluir las metas de ventas y produccin, las metas de asistencia al trabajo, los productos de desecho producidos y reciclados y los registros de seguridad Medir los resultados: En muchos sentidos ste es el paso ms fcil del proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con los dos primeros pasos. Ahora, es cuestin de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo est bajo control" Tomar medidas correctivos: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (estndares) y si el anlisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organizacin. Por ejemplo; el dueo director de una franquicia podra ver que necesita ms empleados en el mostrador para alcanzar la norma de espera de cinco minutos por clientes establecidos por McDonald's. Por su parte, los controles pueden revelar normas inadecuadas. Dependiendo de las circunstancias, las medidas correctivas podran involucrar un cambio en las normas originales, en lugar de un cambio en la actividad. Retroalimentacin: Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. Siempre ser necesario dar a conocer los resultados de la medicin a ciertos miembros de la organizacin para solucionar las causas de las desviaciones. Se les pueden proporcionar los resultados tanto a los individuos cuyas actuaciones son medidas, como a sus jefes, o a otros gerentes de nivel superior y los miembros del staff. Cada decisin tendr sus ventajas e inconvenientes y depender del tipo de problema que se desee afrontar. En todo caso, la informacin debe darse de la forma ms objetiva posible. Pierde eficacia cuando se incluyen en ellas sentimientos, suposiciones personales, crticas, interpretaciones, juicios, etc. Parece que cuando muchas personas intervienen en la comunicacin de los resultados, incluidos el personal de staff o los supervisores y es difcil ser neutrales, aumenta el riesgo de que surjan el conflicto y actitudes defensivas en los empleados que estn siendo controlados. De la calidad de la informacin depender el grado con el que se retroalimente el sistema.

5. PRINCIPIOS DE CONTROL Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se estn cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida. Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas especficas de actuacin, o estndares, que sirvan de patrn para la evaluacin de lo establecido mismas que se determinan con base en los objetivos. Los estndares permiten la ejecucin de los planes dentro de ciertos lmites, evitando errores y, consecuentemente, prdidas de tiempo y de dinero. De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin. De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se revisa el logro de los mismos. De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas. De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte. Un control slo deber implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de l; de nada servir establecer un sistema de control si los beneficios financieros que redita resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantacin. De excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratgicas requieren el control. Este principio se auxilia de mtodos probabilsticos, estadsticos o aleatorios. De la funcin controladora: La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

6. REGLAS DEL PROCESO DE CONTROL

Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control:1. Establecimiento de los medios de control.2. Operaciones de recoleccin de datos.3. Interpretacin y valoracin de los resultados.4. Utilizacin de los mismos resultados.

La primera, y la ltima de estas etapas son esencialmente propias del administrador.

La segunda, ciertamente es del tcnico en el control de que se trate. La tercera, suele ser del administrador, con la ayuda del tcnico.

Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada grupo, hay que escoger los que puedan considerarse como estratgicos.1. Qu mostrar mejor lo que se ha perdido o no se ha obtenido?2. Qu puede indicarnos lo que podra mejorarse?3. Cmo medir ms rpidamente cualquier desviacin anormal?4. Qu informar mejor quien es responsable de las fallas?5. Qu controles son los ms baratos y amplios a la vez?6. Cules son los ms fciles y automticos?

Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la organizacin:a) La organizacin es la expresin de los planes, y a la vez un medio de control. Por so, cuando el control rompe los canales de la organizacin sistemticamente, distorsiona y trastorna sta. Vgr: los reportes que se obliga a los obreros, entre otros, que entreguen a contabilidad u otro departamento de control directamente, tienden a distorsionar la organizacin.b) Adems, los mismos controles pierden eficacia. Vgr: muchas veces el dato escueto no sirve, pues necesita de la interpretacin o adiciones que debe hacerles el jefe de cada departamento, que es quien tiene la visin general del mismo.

Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la funcin controladora, para aplicar el que sea ms til.a) Para determinar la naturaleza de los controles, servir la siguiente clasificacin de los medios de control:b) Puramente personales, vgr: supervisin, revisin de operaciones, entre otros.c) Para lo que se refiere a la naturaleza de la funcin controladora, ubique lo que se refiere a los medios de control.

Los controles deben ser flexibles. Cuando un control no es flexible, un problema que exija rebasar lo calculado en la previsin, hace que, o bien no pueda adecuadamente la funcin, o bien se tienda a abandonar el control como inservible. Muchos estn en contra del empleo de controles, precisamente por su inflexibilidad.

Los controles deben reportar rpidamente las desviaciones. El control de tipo histrico, mira hacia el pasado. De ah que, muchas veces, cuando reporta una desviacin o correccin, sta es ya imposible de realizarse. Los controles, por el contrario, deben actualizarse lo ms que se pueda.

Deben tener preferencia, por ello, los tipos de control que tienen preestablecida su norma o estndar, aunque ste sea aproximado, vgr.: presupuestos, pronsticos, estimaciones, etctera.

Los controles debe ser claros para todos cuantos d algunas manera han de usarlos. De ah la necesidad de limitar tecnicismos. Su empleo exagerado suele ser la tendencia natural que se da en los especialistas, como un medio de hacer valer su puesto. Pero la verdadera manera de lograrlo, es obteniendo el mximo efecto del control, y ste no se dar, si todos los que han de emplearlo, no lo entienden perfectamente.

Por la misma razn, debe cuidarse de estar instruyendo permanentemente sobre la necesidad de los controles y sobre su tctica y terminologa, a quienes han de intervenir en su operacin.Los controles deben llagar lo ms concentrados que sea posible a los altos niveles administrativos, que los han de utilizar.

Por esta razn debe encarecerse siempre la utilizacin de grficas para el control, ya sean simples lneas, grficas de Gantt, de punto de equilibrio, etc. Ntese adems el beneficio de poder aplicar las tcnicas de la estadstica.

Los controles deben conducir por s mismos de alguna manera a la accin correctiva. No slo deben decir que algo est mal, sino donde, por qu, quien es el responsable, etctera.En la utilizacin de los datos deben seguirse un sistema.

Sus pasos principales sern:1. Anlisis de los hechos.2. Interpretacin de los mismos.3. Adopcin de medidas aconsejables.4. Su iniciacin, y revisin estrecha.5. Registro de los resultados obtenidos.

Es indispensable no confundir los hechos, con su interpretacin valorativa.

El control puede servir para lo siguiente:1. Seguridad en la accin seguida (como el director de una nave que, aunque no tenga que variar el rumbo, usa instrumentos para asegurarse de que el rumbo es el debido).2. Correccin de los defectos.3. Mejoramiento de lo obtenido.4. Nueva planeacin general.5. Motivacin personal.

6.1. TOLERANCIAS DEL CONTROL

El rendimiento real rara vez concuerda exactamente con los estndares o planes.Una cierta cantidad de variacin ocurrir normalmente como resultado de la casualidad. Por lo tanto, el administrador debe establecer los lmites relacionados con el grado aceptado de desviacin del estndar. En otras palabras cunta variacin del estndar se tolera?. La forma en que el administrador establece las tolerancias del control depende de la meta.

Frecuentemente el administrador debe hacer juicios subjetivos cuando el sistema o factor que se supervisa est fuera de control, si la actividad que se supervisa se presta a una medida numrica se pueden usar tcnicas de control estadstico.

En cualquier caso, un elemento que influye en la cantidad de desviacin aceptable es el riesgo de estar fuera de control y darse cuenta. En general mientras menor sea el riesgo ms amplias sern las tolerancias.

7. PROCESO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL Y CONTROL PREVIO

La programacin presupuestaria corresponde a las previsiones de ingresos y gastos de crditos internos y externos, de inversin pblica y administraciones de bienes y servicios para ser orientados prioritariamente a la realizacin de obras, prestaciones de servicios publicas bsicos y a la satisfaccin de las metas nacionales de naturaleza econmica y social definidas.

Segn Alvarado[footnoteRef:1]El compromiso es un acto emanado de autoridad afecta total o parcialmente las asignaciones presupuestarias, previo al pago de obligaciones contradas de acuerdo a Ley, Contrato o Convenio, dentro del marco establecido por las Leyes anuales de Presupuesto, Las Directivas del Proceso Presupuestario y a la presente Ley. [1: Alvarado Mairena Jos.Gestin Presupuestaria del Estado, CIAT. Pag 48,49]

El compromiso no debe exceder los niveles aprobados en la Asignacin Presupuestal del Gasto ni de los Calendarios Aprobados por el Pliego. Se prohbe la realizacin de compromisos si no cuenta con la respectiva asignacin presupuestaria aprobada.

El compromiso debe afectarse preventivamente a la correspondiente Especfica de Gasto reduciendo su importe del saldo disponible de la asignacin presupuestaria, a travs del respectivo documento oficial.

La Otra Fase de la Ejecucin Presupuestaria es la del devengado, que es la obligacin del pago que se asume como consecuencia del respectivo compromiso contrado. Comprende la liquidacin, la identificacin del acreedor y la determinacin del monto, a travs del respectivo documento oficial.

En el caso de Bienes y Servicios se configura, a partir de la verificacin de conformidad del bien recepcionado, del servicio prestado o por haberse cumplido con los requisitos administrativos y legales para los casos de gasto sin contraprestacin inmediata o directa.

7.1 NORMAS DEL PROCESO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL Y CONTROL PREVIO

Aparte de las normas generales que deben cumplirse, el proceso de ejecucin presupuestal, dispone de normas especficas, tales como:a) Directiva para la aprobacin, ejecucin y control del proceso presupuestado del Sector Pblico para el ao fiscal 2003.b) Directiva para la aprobacin, ejecucin y control del proceso presupuestado del Sector Pblico para el ao fiscal 2004.c) Plan Operativo de cada Hospital del Sector Salud.d) Directivas y otros documentos internos.

1. ACTIVIDADES DE EJECUCIN PRESUPUESTALLa ejecucin del presupuesto institucional de los Hospitales del Sector Salud, tiene como base la programacin mensual del presupuesto institucional, donde se contempla las actividades correspondientes.

2. DOCUMENTOS QUE GENERA LA EJECUCIN PRESUPUESTALEn el Instructivo No. 1 Documentos y Libros Contables, de la Contadura General de la Repblica, se destaca los documentos fuente del Sistema de Contabilidad Gubernamental.

En este sentido, se indica que los documentos fuente del rea de Bienes lo constituyen la Orden de Compra-Gua de Internamiento, Orden de Servicios, Pedido-Comprobante de Salida (Pecosa), Inventario Fsico, Existencias Valoradas de Almacn, Nota de Entrada al Almacn y Control Visible de Almacn.

En el rea de Contabilidad, tenemos a la Orden de Compra-Gua de Internamiento, Orden de Servicios, Pecosa, Nota de Entrada al almacn y otros documentos.

En el rea de Fondos de las entidades del Sector Pblico, se destacan los siguientes documentos fuente: Recibo de Ingresos, Papeleta de Depsitos, Nota de Cargo, Nota de Abono, Comprobante de pago, Planillas de Haberes y Pensiones, Valorizacin de obra y otros.En el rea de Presupuesto, los documentos que sustentan operaciones contables de las reas de bienes, servicios y fondos sirven para afectar el presupuesto institucional.

El rea de Operaciones complementarias, aplica como documentos fuente las Resoluciones, Declaraciones Juradas, Contratos, Cartas Fianza y adems todos los documentos que se utilizan en las reas antes referidas.

El sistema contable gubernamental, establece que las operaciones registradas en los libros principales y auxiliares, son efectuadas mediante el sustento del documento fuente.

Tambin establece que las transacciones financieras y presupuestarias deben ser registradas contablemente en los libros Diario, Mayor e Inventarios y Balances; as como en los libros auxiliares normados: Caja, Bancos, Registro de Ventas, Registro de Compras, Registro del Fondo para pagos en efectivo y otros registros que la entidad considere necesarios, para el mejor control de las operaciones y obtencin de la informacin gerencial pertinente a sus necesidades. Los libros y registros contables del Sistema Contable Gubernamental, pueden ser llevados por cualquiera de los medios: manual, mecanizado y procesamiento electrnico de datos (actualmente el Sistema Integrado de Administracin Financiera- SIAF), siempre que la informacin que se obtenga por dichos medios, contenga todos los datos y referencias que el Sistema Contable requiere.

Los libros, registros y documentos fuente de las operaciones, sern conservadas durante el tiempo que sealan los dispositivos legales vigentes.

Por otro lado en el proceso de la auditoria gubernamental, se aplica la evidencia documental, la que debe estar plasmada en los documentos fuente. El auditor debe evaluar la confiabilidad de la evidencia documental utilizada en respaldo de sus hallazgos de auditoria.

7.3. VALOR AGREGADO DEL CONTROL PREVIO EN EL SIAF Y MANEJO DE FONDOS

Base de Datos con informacin oportuna, confiable y con cobertura adecuada. Ayuda al monitoreo por los Sectores y Pliegos de la Ejecucin del Presupuesto. Mejora acciones para proporcionar a los rganos Rectores informacin oportuna y consistente. Permite obtener reportes consistentes de estados presupuestales, financieros y contables, para su verificacin con los documentos fuentes. Permite un seguimiento de la ejecucin presupuestaria en sus diferentes fases. Desarrolla acciones previas para proporcionar una visin global y permanente de la disponibilidad de los recursos financieros del Estado. Permitir la obtencin de los reportes y su verificacin para el COA para SUNAT. Contribuye a una mejor asignacin de recursos y toma de decisiones.

7.4. CONTROL PREVIO BASE DEL CONTROL CONCURRENTE

Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados; la direccin se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente.

La direccin sigue la cadena de mando formal, pues la responsabilidad de cada superior es interpretar para sus subordinados las rdenes recibidas de niveles ms altos. La relativa importancia de direccin depende casi por entero de la naturaleza de las actividades llevadas a cabo por los subordinados.

A continuacin describiremos algunas de ellas:

Reportes e informes Se clasifican en: Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones. Reportes de informacin que presentan datos ms extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes. Para disear un informe se considera: Unidad del tema Concentracin sobre las acepciones Claridad y concisin Complementarse con presentaciones grficas, audiovisuales y verbales Equilibrio entre la uniformada y la variedad Frecuencia de los reportes Evaluacin de la informacin

7.5. FALLAS EN EL PROCESO DE CONTROL

Normalmente la no consecucin de los objetivos fijados con anterioridad que han sido medidos y evaluados por un sistema de control deben expresarse con una explicacin que se fundamenta en la bsqueda de respuestas. El papel del analista debe ser objetivo y centrarse en las tcnicas utilizadas y los criterios que le fundamentan, para no caer en errores tpicos de la supervisin como son los siguientes: Cacera de brujas: el sistema se encamina a la bsqueda de sntomas y culpables en vez de causas y posibles soluciones. Es cierto que como deca WEINER los sucesos imprevistos e inesperados provocan un mayor intento de explicacin que el resto, pero esto provoca que se trate de personificar el error en aras de encubrir otros que le dieron origen. Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no ser demasiado especfico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio, reacciona negativamente. Obsesin: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas inspecciones por lo que se vuelve costoso, creando, adems, un clima de baja confianza ya que limita la libertad individual para actuar y auto controlarse. Nostalgia: el sistema pone demasiado nfasis en lo que pas, se vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas.

8. EL SIAF Y SU OPERATIVIDAD FUNCIONAL

Para efectuar los registros administrativos y contables, es importante conocer algunos aspectos relacionados con: los estados de envo que se visualizan en el SIAF y, de otro lado, los conos utilizados en los registros administrativos y contables, segn se explica a continuacin: Estado P Registro pendiente. Estado N Registro habilitado para envo. Estado T Registro en trnsito. Estado V Registro en verificacin. Estado R Registro rechazado. Estado A Registro aprobado.

ICONOS UTILIZADOS EN EL REGISTRO SIAFEl SIAF tiene una serie de conos que se observan en la parte superior de un registro SIAF y que marcan la pauta para el registro y la navegacin a travs del sistema. Dichos conos y su significado se muestran a continuacin:

8.1. MDULOS DEL SIAF-SPLos mdulos que integran el SIAF y que estn a disposicin de la Unidades Ejecutoras son:a) Mdulo de Formulacin del Presupuesto MFP En el cual se registra la estructura funcional programtica de la entidad al nivel de funcin, programa, sub-programa, actividad o proyecto, componente, meta y sus respectivos mantenimientos. Adems, se registra la formulacin de los ingresos y de los gastos.b) Mdulo de Procesos Presupuestarios MPP En el cual se registra el Presupuesto Institucional de Apertura, las notas de modificacin presupuestal.c) Mdulo de Ejecucin Administrativo y Contable SIAF-SP En el cual se registran las fases del gasto (compromisos, devengados, girados y pagados) y las fases de ingreso (determinado y recaudado), as como la contabilizacin de cada una de ellas.d) Modulo de Pago de Planillas y Servicios No Personales En el cual se registra la informacin correspondiente al personal activo, cesante y servicios no personales de la entidad, la misma que se actualiza permanentemente.

8.2. OPERACIONES DE GASTOSEn el Ciclo de Gasto, las Unidades Ejecutoras registran sus operaciones (expedientes), cada una de las cuales incluye las fases de Compromiso, Devengado, Girado y Pagado. El registro del Compromiso, es el acto mediante el cual se acuerda, luego del cumplimiento de los trmites legalmente establecidos, la realizacin de gastos previamente aprobados, por un importe determinado o determinable afectando total o parcialmente los crditos presupuestarios, en el marco de los Presupuestos aprobados y las modificaciones presupuestarias realizadas. El compromiso se efecta con posterioridad a la generacin de la obligacin nacida de acuerdo con la Ley, Contrato o Convenio. Implica el uso de un Clasificador de Gastos a nivel de partida especfica, una fuente de financiamiento (origen de los fondos) y la meta correspondiente asociada a ese gasto. El SIAF verifica si esa operacin est acorde al Calendario de Compromisos. La Unidad Ejecutora slo puede comprometer dentro del mes de vigencia del Calendario. Este registro se sustenta en una orden de compra o servicio, planilla, etc.

El registro del Devengado es el acto mediante el cual se reconoce una obligacin de pago derivada de un gasto aprobado y comprometido que se produce previa acreditacin documental ante el rgano competente de la realizacin de la prestacin o el derecho del acreedor. Est asociado a la verificacin del cumplimiento de la obligacin por parte del proveedor, ello es, la entrega del bien o prestacin de servicios. Esta fase requiere un Compromiso que puede darse en el mismo mes o en otro posterior al registro del Compromiso (dentro del mismo ejercicio presupuestal). Este registro se sustenta en la factura, boleta, etc.

El registro del Girado y Pagado, es el acto mediante el cual se extingue en forma parcial o total el monto de la obligacin reconocida debiendo formalizarse a travs del documento oficial correspondiente. Adems, requiere un devengado previo.

8.3. OPERACIONES DE INGRESOSEn el Ciclo de Ingreso, las Unidades Ejecutoras (UEs) registran las fases de Determinado (proyeccin de ingresos) y Recaudado (Ingresos efectivamente recaudados).

8.3.1. TIPOS DE REGISTRO Registro AdministrativoA travs del cual se ingresan al SIAFSP las fases del gasto y de ingreso anteriormente descritas. El registro contiene informacin de ndole administrativo, como por ejemplo: el tipo de fase, documento, la fuente de financiamiento, proceso de seleccin (tratndose de bienes o servicios), la cadena del gasto, concepto del ingresos, partida de ingreso, etc.En la pantalla SIAF-SP siguiente se muestra el registro administrativo de todas las fases del gasto (compromiso, devengado, girado y pagado). Aun cuando estas se efectan una a una, por razones de espacio se muestran todas juntas.

Registro ContableA travs del cual se ingresan al SIAF SP las fases del Gasto y de Ingreso anteriormente descritas ms las Notas de Contabilidad. El registro est referido a los asientos contables que corresponden a cada fase de gasto o ingreso.A continuacin, se muestran las pantallas correspondientes a las distintas fases del gasto (Compromiso, Devengado, Girado y Pago).

8.3.2. TIPOS DE OPERACINEl tipo de operacin que define el SIAF es un elemento fundamental para el registro de ingresos y gastos que se ejecutan en las dependencias, en la medida que del buen uso de los diversos tipos de operacin depender que se registre de forma correcta o no la transaccin evitando as que se produzcan problemas en la contabilizacin posterior.A continuacin, se definen cada uno de los tipos de operacin que se hallan en la tabla respectiva del SIAF.

Operacin tipo A Se usa para registrar los gastos vinculados a la entrega de fondos bajo la modalidad de Encargos que se encuentran regulados por el Artculo 40 de la Directiva de Tesorera. Esta operacin permite, adems de las operaciones bsicas de Compromiso, Devengado y Girado, efectuar el registro de la rendicin y/o devolucin de dichos Encargos. Operacin tipo AVSe usa para registrar los gastos relacionados con la entrega de viticos al personal de las dependencias pblicas por comisin de servicios al interior y exterior del pas. Esta operacin permite, adems de las operaciones bsicas de Compromiso, Devengado y Girado, efectuar el registro de la rendicin y/o devolucin de dichos viticos. Operacin tipo CSe usa para registrar la apertura del Fondo de Caja Chica que se crea con la fuente de financiamiento denominada Recursos Directamente Recaudados o Recursos Propios. Las rendiciones y reembolsos de este fondo se registran a travs de la Operacin tipo RC. Operacin tipo ESe usa para registrar los gastos vinculados a la entrega de fondos para la ejecucin de actividades y proyectos de las diversas dependencias de la misma Unidad Ejecutora. Esta modalidad de Encargos se encuentra regulada por el Artculo 62 de la Directiva de Tesorera. La operacin permite, adems de las operaciones bsicas de Compromiso, Devengado y Girado, efectuar el registro de la rendicin y/o devolucin de dichos Encargos. Operacin tipo EOSe usa para registrar la entrega de fondos a otra Unidad Ejecutora a la que se encarga la ejecucin fsica y financiera de un proyecto, previa suscripcin de contrato o convenio. Las rendiciones de cuenta de esta modalidad estn regulados por el Artculo 64 de la Directiva de Tesorera. Esta operacin permite, adems de las operaciones bsicas de Compromiso, Devengado y Girado, efectuar el registro de la rendicin y/o devolucin. Operacin tipo F Se usa para registrar la apertura del Fondo Para Pagos en Efectivo (una variante de la Caja Chica) que se crea con la fuente de financiamiento denominada recursos ordinarios o recursos del Tesoro Pblico. Las rendiciones y reembolsos de este fondo se registran a travs de la Operacin tipo RF. Operacin tipo NSe usa para registrar las transacciones vinculadas a la adquisicin de bienes y servicios a proveedores identificados con Registro nico del Contribuyente. Operacin tipo OGSe usa para registrar las operaciones administrativas relacionadas con el pago de gastos bancarios, sentencias judiciales, subvenciones sociales y econmicas; y todas aquellas operaciones cuyo beneficiario no cuente con RUC. Operacin tipo ONSe usa para registrar los gastos vinculados al pago de remuneraciones al personal y beneficios sociales de los trabajadores. Operacin tipo SSE usa para registrar gastos que no estn presupuestados. Operacin tipo TCSe usa para registrar las transferencias de fondos entre cuentas bancarias manejadas por la entidad. Por ello, este tipo de operaciones tiene habilitadas las fases del Gasto (Compromiso, Devengado y Girado) y las fases de Ingresos (Determinado y Recaudado). Operacin tipo TFTipo de operacin que se usa para registrar el otorgamiento o transferencia de recursos de la fuente de financiamiento denominada Donaciones y Transferencias a otra entidad con la que se ha suscrito convenios. Quien recibe los recursos debe incorporar los mismos a su respectivo presupuesto. Operacin tipo YSe usa para registrar las transacciones relacionadas a los ingresos captados por la entidad correspondientes a cualquier fuente de financiamiento distintas a los recursos ordinarios o del Tesoro Pblico. Este tipo de operacin tiene habilitadas las fases de Determinado y Recaudado. Operacin tipo YCSe usa para registrar los ingresos que no tienen afectacin presupuestal. Operacin tipo YFSe usa para registrar los ingresos recibidos por otorgamiento o transferencia de fondos de otra entidad pblica por la fuente de financiamiento denominada donaciones y transferencias, ejecutada en base un convenio suscrito. Estos recursos recibidos bajo esta operacin se incorporan al presupuesto institucional de la entidad que los recibe. Operacin tipo YGSe usa para registrar los depsitos de fondos provenientes de la recuperacin de pagos indebidos a favor del Tesoro Pblico y que deben ser depositados a travs del formato T-6 (Papeleta de Depsito) en el Banco de la Nacin a las 24 horas de recepcionados los fondos. Tiene habilitadas las fases del Gasto (Compromiso, Devengado y Girado) y las fases de Ingresos (Determinado y Recaudado). Operacin tipo YTSe usa para registrar las rebajas de ingresos recaudados en el periodo por concepto de Impuesto General a las Ventas. Adems, se usa para registrar la diferencia de cambio. Operacin tipo YVSe usa para registrar la rebaja de la recaudacin total en el periodo, bsicamente, por el pago de tributos. El importe que se entregue a la SUNAT debe registrarse en negativo bajo los mismos clasificadores con que se registr el ingreso del IGV.

CAPTULO II. OPERATIVIDAD DEL CONTROL PREVIO Y EL SIAF - MODULO ADMINISTRATIVO

EL SIAF es un Sistema de Ejecucin, no de Formulacin Presupuestal ni de Asignaciones (Trimestral y Mensual), que es otro Sistema. S toma como referencia estricta el Marco Presupuestal y sus Tablas.

El SIAF ha sido diseado como una herramienta muy ligada a la Gestin Financiera del Tesoro Pblico en su relacin con las denominadas Unidades Ejecutoras (UEs).

El registro, al nivel de las UEs, est organizado en 2 partes: Registro Administrativo (Fases Compromiso, Devengado, Girado ) y Registro Contable (contabilizacin de las Fases as como Notas Contables).

El Registro Contable requiere que, previamente, se haya realizado el Registro Administrativo. (Control Previo)

Puede realizarse inmediatamente despus de cada Fase, pero no es requisito para el registro de la Fase siguiente.

A diferencia de otros sistemas, la contabilizacin no est completamente automatizada. Esto, que podra ser una desventaja, ha facilitado la implantacin pues el Contador participa en el proceso.Podemos decir que el Sistema tiene 2 mbitos claramente definidos, a saber:

A) Registro nico

El concepto de Registro nico est relacionado con la simplificacin del registro de las UEs de todas sus operaciones de gastos e ingresos y el envo de informacin a los rganos Rectores: Direccin Nacional de Presupuesto Pblico (DNPP), Direccin General de Tesoro Pblico (DGTP); y Contadura Pblica de la Nacin (CPN).

B) Gestin de Pagadura

(Slo para las operaciones financiadas con recursos de Tesoro Pblico). Las UEs slo pueden registrar sus Girados en el SIAF cuando han recibido las Autorizaciones de Giro de parte del Tesoro Pblico. En base a estos Girados la DGTP emite las Autorizaciones de Pago, las que son transmitidas al Banco de la Nacin (BN), cuyas oficinas a nivel nacional pagan slo aquellos cheques o cartas rdenes cargadas en su Sistema, afectando recin en ese momento la cuenta principal del Tesoro Pblico.

En verdad, ms all que luego tenga que intervenir el Tesoro Pblico para la Autorizacin de Pago, el Girado registrado por la UE termina en el BN, por lo que podramos decir que los equipos SIAF que operan en las UEs son como terminales del Tesoro Pblico para realizar el proceso de Pago a travs del BN.

C) IMPLANTACIN DEL SISTEMA

Organizacin del Equipo de Soporte a Usuario fue confeccionado con el concurso de tcnicos delMEF, los mismos que apoyan directamente en las Unidades Ejecutoras denominndoles residentes los mismos que son altamente entrenados en la instalacin del Sistema, conectividad, hardware.

Este equipo asegura que una UE restablezca su capacidad operativa en un mximo de 72 horas.

D) Equipos de Trabajo en la Sede Anlisis, para revisar el tratamiento de las operaciones, preparacin de manuales; Control de Calidad, para revisar cada versin de software y apoyar a las UEs para un adecuado registro; Contadores, encargados de elaborar y dar mantenimiento a la Tabla de Operaciones); Informtica (grupos de Anlisis de Sistemas, Visual, ORACLE, Conectividad, Soporte Tcnico); Usuarios (Sectoristas) para monitorear el trabajo de Residentes.

Uno de los aspectos ms importantes del trabajo desarrollado en estos 2 aos, ha sido el dominio del aspecto logstico, especialmente en las UEs ubicadas fuera de Lima (aproximadamente 320).

Los equipos de Soporte a Usuarios, Control de Calidad y Contadores han visitado todas las UEs varias veces, familiarizndose con el acceso y reforzando la vinculacin de la Sede con los Usuarios. La presencia del Residente facilit toda esta coordinacin.

E) PUESTA EN MARCHA OFICIAL DEL SISTEMA

A partir de enero de 1999 el SIAF se ha constituido en un Sistema Oficial de registro de las operaciones de Gasto e Ingreso de las UEs, sustituyendo diversos registros y reportes de la DNPP, la DGTP y la CPN.

Cada mes las UEs reciben, a travs del SIAF, su Calendario de Compromisos (CALCOM) elaborado por la DNPP.

Las UEs registran en el SIAF sus operaciones de gastos e ingresos, informacin que luego es transmitida al MEF para su verificacin y aprobacin.

En el Ciclo de Gasto las UEs registran sus operaciones (expedientes), cada una de las cuales incluye las Fases de Compromiso, Devengado y Girado. El registro del Compromiso implica el uso de un Clasificador de Gasto a nivel de Especfica, una Fuente de Financiamiento y la Meta correspondiente asociada a ese gasto. El sistema verificar si esa operacin est acorde al CALCOM aplicando el criterio de techo presupuestal. La UE slo puede comprometer dentro del mes de vigencia del Calendario. El registro del Devengado est asociado a la verificacin del cumplimiento de la obligacin por parte del proveedor, esto es la entrega de bienes. Esta fase requiere un Compromiso previo que a su vez establece techos y otros criterios. El Devengado puede darse en el mismo mes o en otro posterior al registro del Compromiso. El registro del Girado requiere no slo un Devengado previo (que a su vez establece techos) sino la correspondiente Autorizacin de Giro por parte de la DGTP, que aplica el criterio de Mejor Fecha. El Girado puede darse en el mismo mes o en otro posterior al registro del Devengado. La DGTP emite la Autorizacin de Pago de los Girados (cheques, cartas rdenes) de las UEs, transmitindose al BN, quien actualiza sus archivos con cada lote enviado, atendiendo a los beneficiarios de los Girados. El registro de la Fase Pagado en la UE es procesado automticamente por el Sistema, con la informacin de los cheques y cartas rdenes pagados remitida por el BN.

En el Ciclo de Ingreso, las UEs registran las Fases de Determinado y Recaudado.

Las operaciones de gastos, ingresos y otras, complementarias, son contabilizadas utilizando la Tabla de Operaciones (TO SIAF), matriz que relaciona los Clasificadores Presupuestales con los Cuentas del Plan Contable Gubernamental. Estos registros son procesados por el Sistema, permitiendo la obtencin de los Estados Financieros y Presupuestarios exigidos por el Ente Rector Contadura Pblica de la Nacin (CPN) en el marco de la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica.

F) MEJORA EN LA GESTIN FINANCIERA DEL TESORO PBLICO Base de Datos con informacin oportuna, confiable y con cobertura adecuada. Monitoreo por los Sectores y Pliegos de la Ejecucin del Presupuesto. Proporciona a los rganos Rectores informacin oportuna y consistente. Permite obtener reportes consistentes de estados presupuestales, financieros y contables. Permite un seguimiento de la ejecucin presupuestaria en sus diferentes fases. Proporciona una visin global y permanente de la disponibilidad de los recursos financieros del Estado. Pone a disposicin de la CPN, informacin para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica. Permitir la obtencin de los reportes COA para SUNAT. Pondr a disposicin de la Contralora General de la Repblica, informacin de detalle, reduciendo los requerimientos de reportes y mejorando la capacidad de Control en oportunidad, cobertura y selectividad. Contribuye a una mejor asignacin de recursos y toma de decisiones.

1. FLUJO DE INFORMACIN

Las entidades del Sector Pblico pueden consultar los datos registrados en la Base de Datos Central del SIAF, esto segn su rea de responsabilidad y nivel de acceso (ver Diagrama N ?1): Organismos Rectores del MEF (DNPP, DGTP y CPN) Organismos Sectoriales y Pliegos. Otras instituciones usuarias de la informacin (Contralora General de la Repblica y SUNAT).

1.1. REGISTRO ADMINISTRATIVO OPERACION DE GASTO.

a) Cada mes los Gobiernos Locales generarn en el SIAF-SP, su Calendario de Compromisos que establece los topes mximos de gasto de dicho mes, para la combinacin de Genrica de Gasto, Funcin Programa y Fuente de Financiamiento.

Las UEs registran en el SIAF-GL sus operaciones (expedientes) del Ciclo de Gasto, cada una de las cuales incluye las fases de Compromiso, Devengado, Girado y Pagado.

b) El registro del Compromiso. Se selecciona el mes de ejecucin (mostrando el Sistema en la parte inferior izquierda de la pantalla) implica el uso de un(os) Clasificador(es) de Gastos a nivel de Especfica, una(s) Fuente(s) de Financiamiento y la(s) Meta(s) correspondiente(s) asociada(s) a ese gasto. El Sistema verificar si esa operacin est acorde al Calendario aplicando el criterio de techo presupuestal. La UES slo puede comprometer dentro del mes de vigencia del Calendario. Ver la siguiente pantalla:

REGISTROS DE COMPROMISO El registro del Devengado est asociado a la verificacin del cumplimiento de la obligacin por parte del proveedor, esto es la entrega del bien o prestacin del servicio. Esta fase requiere un Compromiso previo que a su vez establece techos y otros criterios. El Devengado puede darse en el mismo mes o en otro posterior al registro del Compromiso (dentro del mismo ejercicio presupuestal).

El registro del Girado requiere un Devengado previo, se puede proceder a extinguir, parcial o totalmente. Las obligaciones contradas, hasta por el monto del devengado. El Girado puede darse en el mismo mes o en otro posterior al registro del Devengado. Autorizacin de Pago de los Girados (Cheques o Cartas rdenes de Transferencia) de las UEs, transmitindose al BN, que procesa cada lote enviado, atendiendo a los beneficiarios de los Girados. El registro de la fase Pagado ser procesado automticamente por el Sistema cuando se utilizan Recursos Ordinarios, con la informacin de los Cheques y Cartas Ordenes pagadas, remitidas por el BN.

1.2. REGISTRO ADMINISTRATIVO OPERACION DE INGRESOS.1. En el Ciclo de Ingreso, los UEs registran las fases de Determinado y Recaudado. Si bien el Sistema mantiene el Registro de Ingresos, era necesario la inclusin de un mdulo especfico para la administracin de los ingresos de los municipios por los conceptos de impuesto predial, alcabala, licencias y reportes contables.2. El Mdulo de Recaudacin incluye el registro de contribuyentes, cada contribuyente con sus datos y vinculado a sus predios. Cada predio con sus datos (fuente autoavalo o catastro) lo que determina un valor de predio en base a la tasa de valor del terreno (segn ubicacin) y el tipo de construccin.

Algo similar ocurre para los arbitrios. La diferencia reside en que el pago por arbitrio es por cada predio. En cambio, en el caso del impuesto predial el mdulo calcula por el acumulado de inmuebles que tiene cada contribuyente (las tasa tiene un carcter progresivo).

Adicionalmente, el mdulo permite el pago de licencias y otros ingresos. Cada da el sistema genera un resumen de caja que se convierte en un registro de un expediente SIAF, fase Determinado.

El Mdulo asegura integridad y consistencia con los parciales. Adems, en el registro del expediente se debe registrar luego la fase del Recaudado con las fechas tanto de la recaudacin como la de depsito en el banco. Esto es muy importante porque el Sistema cuida los recursos recaudados, los mismos que en ningn caso debieran tener otro destino que su depsito en los bancos.

1.3. REGISTRO CONTABLE.Las operaciones de gastos, ingresos y otras (complementarias), son contabilizadas utilizando la Tabla de Operaciones (TO SIAF), matriz que relaciona los Clasificadores Presupuestales con las Cuentas del Nuevo Plan Contable Gubernamental.

El Mdulo Contable, permite la obtencin de los Estados Financieros y Presupuestarios exigidos por el Ente Rector, la Direccin Nacional de Contadura Pblica (DNCP), en el marco de la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica.

2. ACCIONES FUNDAMENTALES Y EL CONTROL PREVIO

A) CONTABILIZACIN DE OPERACIONES

La contabilizacin de las operaciones de gastos e ingresos en el Mdulo SIAF SP tiene como punto de partida el registro presupuestal financiero realizado previamente por la UE. Para la contabilizacin, el usuario debe ingresar al Submdulo Aplicaciones y elegir la opcin Contabiliza para acceder a la pantalla que le permite registrar los asientos de las operaciones de gastos e ingresos, con y sin afectacin presupuestal.

Las operaciones que no representan movimiento de fondos (Operaciones Complementarias), en cambio, son registradas directamente en la Pantalla Notas de Contabilidad.

El conjunto de asientos realizados (Gastos + Ingresos + Operaciones Complementarias) son procesados por el SIAF SP, reflejndose en los Libros Principales, Auxiliares y Estados Financieros y Presupuestarios.

B) CIERRE CONTABLE

El Mdulo SIAF SP permite cumplir con lo establecido en los Instructivos N 6 y 7 del Compendio de Normatividad Contable.

El Mdulo proporciona a la UE la informacin requerida por el Pliego para su consolidacin.

A su vez permite al Pliego recibir la informacin de la UEs bajo su mbito para realizar su redondeo y transmitir a la Contadura Pblica de la Nacin.

C) CIERRE CONTABLE A NIVEL UE

Tanto el cierre Contable mensual como el anual requiere que la UE luego de realizar los asientos en las Pantallas contabiliza Notas de Contabilidad, Documentos Emitidos y Documentos Pagados, ejecute la opcin generar secuencia (Pantalla de Control de Cierre Contable Submdulo procesos contables) para que el Sistema actualice los saldos de las cuentas en los reportes y Hojas de Trabajo Presupuestal y Contables.

Para verificar que todos los registros de tipo presupuestal financieros se encuentran contabilizados, y que por otro, que los montos del Debe y Haber de los asientos realizados cuadren, la UE debe ejecutar la operacin validar (Pantalla Control de Cierre Contable Submdulo procesos contables) ejecutados estos procesos y subsanadas las observaciones las UE puede solicitar el reporte deseado (Libro Diario, Mayor, Auxiliar Estndar, etc.), para fines de anlisis.

CAPITULO III. EJECUCIN DE EGRESOS EN EL ENTORNO SIAF-SP Y EL CONTROL PREVIO

1. ACCIONES PREVIAS Y DESARROLLO PRCTICO

El siguiente captulo se va a desarrollar teniendo como base un caso prctico, para identificar aplicaciones y procesos dinmicos para una buena gestin del SIAF en las acciones de control previo.

1.1. CASO PRTICO: COMPRA DE UN ESCRITORIO REGISTRO DE UN CASO PRCTICO DE LA ADQUISICIN DE UN ACTIVO FIJO CONSIDERANDO TODAS LAS FASES DEL SISTEMA

Con fecha 02 de Enero la UE 6000 emite la Orden de Compra-Gua de Internamiento N 0001 a nombre de SAGA Falabella S.A., identificado con RUC 20100128056, para la compra de un escritorio. Esta Orden de Compra es emitida luego del proceso de seleccin de menor cuanta que realizara la UE, de acuerdo a lo establecido por la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley N 1057 26850 y sus modificatorias.

Este gasto, que afecta al Clasificador de Gastos 671151 Equipamiento y Bienes Duraderos, es financiado con Recursos Ordinarios y est orientado al cumplimiento de la Meta 0013. NOTA: Tener en cuenta lo siguiente:

Es necesario tener en cuenta que para toda adquisiciones de bienes y servicios es necesario tener en cuenta las disposiciones, lineamientos y procedimientos de observancia obligatoria por los Comits de Compra, proveedores y frente al PAAC, y son aplicables a las contrataciones que se realicen para la atencin del servicio que la Institucin hace al usuario a los usuarios.

Tener en cuenta la Ley de Presupuesto Ley N 30114 - Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2014, Decreto Legislativo N 1017 y su Reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo N 184-2008-EF, sus modificatorias y normas complementarias.

El proceso de compra se encuentra a cargo del comit de compra y tiene por objeto la adquisicin de bienes y servicios.

El proceso de compra cuenta con las siguientes etapas: (i) Convocatoria y distribucin de Bases, (ii) Formulacin y absolucin de consultas, (iii) Presentacin de Propuestas, (iv) Evaluacin y Seleccin de Propuestas y v) Firma de Contrato.

2. ACCIONES QUE AYUDAN AL CONTROL PREVIORequisitos ObligatoriosPersona NaturalPersona Jurdica

Declaracin Jurada de Informacin del Postor XX

Copia de DNI vigente del Postor; en caso de persona jurdica corresponde el DNI del representante legal y en caso de consorcio el DNI de cada consorciado. XX

Copia de la licencia municipal de funcionamiento del o de los establecimientos del postor. XX

Copia de la partida registral o ficha electrnica del postor emitida por la Oficina de Registros Pblicos, con una antigedad no mayor a treinta (30) das. X

Certificado de vigencia de poderes del representante legal con una antigedad no mayor a treinta (30) das. X

Copia del Registro nico del Contribuyente (RUC) en estado Activo y Habido, en donde la Actividad Econmica Principal corresponda al rubro de alimentos; en caso de consorcio, cada integrante debe cumplir el presente requisito. XX

Copia literal de la partida registral de la propiedad inmueble del o de los establecimientos donde se elaboren raciones, en caso sea propio con una antigedad no mayor a 30 das, o copia legalizada del contrato de alquiler de los establecimientos en caso sea alquilado, el cual debe tener una vigencia mayor al periodo de atencin del servicio de alimentacin. XX

Declaracin Jurada de no encontrarse sancionado para contratar con el Estado y de no tener impedimento para participar como postor en el proceso de compra conforme al numeral 10) del presente Manual de Compra. XX

Promesa de consorcio, de ser el caso, suscrita por todos sus integrantes, donde se establecern las obligaciones de los integrantes del consorcio, porcentaje de participacin, representante comn y la informacin empresarial, tales como telfono, direccin, entre otros. XX

Certificado de Inspeccin Higinico Sanitario (o copia legalizada) de cada uno de los establecimientos donde se elaborarn las raciones, con una antigedad no mayor a 30 das, emitido por un Organismo de Inspeccin acreditado ante INDECOPI, con un calificativo mnimo de Bueno. Aun cuando dicho certificado obtuviera el calificativo mnimo de Bueno, son criterios de descalificacin automtica del postor si se advirtiera en el mismo documento alguna de las siguientes observaciones: a) Encontrarse y/o utilizarse insumos vencidos, infestados o deteriorados en la planta donde se elaboran las raciones, o presencia o uso de insumos diferentes a los especificados en las Fichas Tcnicas de Alimentos y Fichas Tcnicas de Produccin de Recetas. b) Presencia de algn animal, tales como: roedor, perro, gato, ave, cucaracha, moscas, etc., o evidencia de excremento, orina u otros, en las instalaciones del establecimiento. c) Equipos de medicin sin calibracin (termmetros, balanzas, termohigrmetros u otros) o no operativos. d) Si el establecimiento no cuenta con agua potable de la red pblica o agua tratada. e) Si existe evidencia de contaminacin cruzada por flujo de proceso, personal y equipos, materias primas, productos, etc. f) Si el rea donde se manipulan o preparan alimentos no se encuentra debidamente construido y equipado. g) Inadecuadas prcticas en la preparacin de alimentos. h) Condiciones de mantenimiento e higiene no adecuadas en las maquinarias, equipos y utensilios que van en contacto directo con el alimento, tales como: evidencia de reas oxidadas y/o corrodas, restos de alimentos descompuestos presencia de infestacin de plagas en las mismas y contaminacin con lubricantes u otras sustancias qumicas. i) Si el establecimiento se encuentra ubicado a una distancia menor de 150 metros de fuentes de contaminacin: basurales, camales, pantanos, cementerios, aserraderos, entre otros. j) Otros que revistan riesgos de contaminacin a los alimentos. XX

CRONOGRAMA PARA ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS

3. OPERATIVIDAD PRCTICA DEL SIAF Y EL CONTROL PREVIO

El gasto que se va a efectuar, que afecta al Clasificador de Gastos 671151 Equipamiento y Bienes Duraderos, es financiado con Recursos Ordinarios y est orientado al cumplimiento de la Meta 0013.ClasificadorClasificadorClasificadorClasificador

6711510013Actividades deDifusin631,30

Total S/. 631,30Total S/. 631,30

El pedido ingresa al Almacn de la UE el 10 de enero acompaado de la Factura N 001-0084457 por el importe de S/. 631,30 (Monto Adquisicin S/. 535,00 y Monto Tributo S/. 96,30).

El 15 de enero se tramita el pago al proveedor emitiendo el Comprobante de Pago N 0001 por el giro del Cheque N 23456893-9 por S/. 631,30.De acuerdo al Estado Bancario recibido del Banco de la Nacin, este cheque fue cobrado el 17 de enero.

REGISTRO SIAFPara realizar el Registro Presupuestal-Financiero (Administrativo) el usuario debe ingresar a la Pantalla Registro SIAF 2001, dentro del Submdulo Aplicaciones, opcin Registro SIAF.

Registro de la fase del compromiso En la Pantalla Registro SIAF que presenta el Sistema, luego de haber ingresado el Mes de Ejecucin (01 Enero) se procede a consignar el Tipo de Operacin. Al presionar la tecla de Ayuda F1, el Sistema muestra una relacin, de la cual en el caso, el usuario elige el Tipo de Operacin N (Gasto-Adquisicin de Bienes y Servicios, Planillas).

A continuacin se ingresan los datos de la Modalidad de Compra, en el caso M-Menor Cuanta.

Asimismo, se consignan el Ciclo (G-Gasto) y Fase (C-Compromiso), haciendo uso del botn F1 Ayuda confirmando mediante un si el Sistema lo presenta por defecto, tal como aparecen en las siguientes pantallas.

A continuacin debe proceder a la reclasificacin de los saldos y ajuste por correccin monetaria segn corresponda en las hojas de trabajo Balance General y Estado de Gestin.

El siguiente paso es registrar los datos del Documento A. En este caso, es la Orden de Compra-Gua de Internamiento (Cd. 031, elegido de la Pantalla de Ayuda). En los campos correspondientes ingresa el Nmero 0001 y Fecha 03/01/2001. Adicionalmente se consigna la Mejor Fecha 12/01/2014, es decir, la fecha en que se espera pagar al proveedor, dato importante no slo para la UE sino tambin para la Programacin de Pago de la DGTP..

Tambin se debe registrar el RUC del proveedor (20100128056) con 11 dgitos segn lo dispuesto por SUNAT y la Fuente de Financiamiento del Gasto (1-00).La informacin del Medio de Pago es requerida por la DGTP de UEs que pagan con documentos cancelatorios, bonos o recursos de tipo PL/480. En este caso, como en la mayora de las UEs, se han mantenido los valores por defecto: Tipo de Pago (TP) Efectivo (E) Tipo de Recurso (TR) Ordinarios (O) Tipo de Compromiso (TC) Mes Vigente (11)

NotaEn caso se utilice valores diferentes a los mostrados por el Sistema por defecto (TP=E, TR=O y TC=11), es conveniente que la UE confirme estos datos con la DGTP.En la parte inferior el usuario registra el Clasificador de Gastos 671151 y en el lado derecho registra la Meta 0013 (en ambos casos puede hacer uso de la tecla F1 para consignar los cdigos) con su monto S/. 631,30.Inmediatamente, en la parte inferior izquierda, en el rea Saldos de Calendario aparece resaltada (color rojo) la combinacin de Calendario que es afectada por esta operacin. En este caso se observa que el cursor est ubicado en la combinacin Genrica (Gn-67), Fuente de Financiamiento (FF-00) y Funcin/Programa (Fn/Prg 09/034, la Meta 0013 pertenece a sta). El techo de Calendario es de S/. 650,00 y con el registro del monto de S/. 631,30 el Saldo de Calendario es de S/. 18,70.

Luego de haber registrado la fase Compromiso, el usuario podr consignar en el campo Notas, algn detalle de la operacin (Compra de Escritorio, por ejemplo), procediendo a Grabar a continuacin.

La fase se muestra en color azul y en Estado P (Pendiente). Una vez Habilitado para el Envo la fase cambiar a color verde y el Estado figurar en N.

Para transmitir este registro al MEF, se ingresar al Submdulo Correo, donde se elegir la opcin Transferencia de Datos.

Inmediatamente, el Sistema muestra la Pantalla Transferencia de datos, en donde el usuario debe dar clic en el botn Enviar/Recibir.

El usuario debe esperar a que la transmisin se realice y muestre el mensaje de ProcesoTerminado. Haciendo clic en la hoja minimizada del SAT (Sistema Avanzado deTransacciones), puede observar como viajan los archivos hasta que finalmente se muestra elmensaje de Proceso Terminado.

NotaNo necesariamente debe realizarse la transmisin por cada fase registrada. El Sistema permite habilitar para el envo los diversos expedientes y las fases que se encuentren en Estado N, para que cuando se realice la transmisin todos viajen para su aprobacin al MEF.

El registro del Compromiso transmitido regresar Aprobado (Estado A), slo si el RUC del proveedor existe en la Base de Datos proporcionada por la SUNAT. Tambin regresar el Nombre Razn Social en la parte inferior izquierda de la Pantalla Registro SIAF 2001. Si la UE anteriormente utiliz el RUC de un proveedor, el Nombre Razn Social aparecer en la parte inferior luego de haber ingresado el RUC. Adems se verificar que la operacin est acorde al CALCOM, aplicando el criterio de techo presupuestal.

Registro de la fase del devengado

Para el ingreso de una nueva fase (en el caso, Devengado), se ubica el cursor en la fase anterior (Compromiso) y se hace clic al botn derecho del mouse para activar el men de contexto que comprende la opcin Insertar fase.

Cabe anotar que el Mdulo trabaja basado en el principio de facilitar al usuario el ingreso de la informacin. El esfuerzo mayor est en el registro de la fase Compromiso. En la fase Devengado, el Mdulo muestra como referencia una pantalla con aquello registrado en el o los Compromisos (especialmente Clasificadores, Metas y Montos).

Normalmente el usuario confirmar estos montos en su totalidad, haciendo clic en el botn Rellenar con origen. En este caso los datos de montos por Clasificadores y Metas de la Fase Compromiso se confirman en la Fase Devengado.En otros casos, se tratar de un Devengado parcial (donde el usuario seleccionar parte de los Clasificadores, o parte de las metas o montos menores) o, por el contrario, har clic en Ampliacin de Compromiso si el monto a Devengar fuera mayor al comprometido. Todo esto se realizar en la pantalla Generacin de Operaciones (ver Caso 10-Pago de Retribuciones y Complementos). De igual manera se procede con el Girado respecto al Devengado.

En el campo Cdigo de Documento, por defecto el Sistema muestra como Documento A 001 (Factura), debiendo ser confirmado o modificado haciendo uso de la tecla de Ayuda F1 que permite acceder a la tabla con los cdigos de documentos. Tambin se puede consignar el Cdigodel Documento, si se conoce, sin necesidad de hacer uso de esta opcin.

Una vez realizado el ingreso de los Datos del Documento A (Cdigo 001 Factura, Serie 001, Nmero 0084457 y Fecha 10/01/2001) y la Mejor Fecha de Pago 12/01/2001 (la cual puede ser modificada como en el caso), se proceder a Grabar pues los datos de los Clasificadores, Metas y Montos han sido consignados en la Pantalla Generacin de Operaciones. Enseguida se proceder a Habilitar para el Envo el registro para su posterior transmisin. Luego de ser Aprobado figurar en Estado A y en color negro.REGISTRO COASi el Documento A es un Documento COA (como en este caso 001 - Factura), ste ser mostradoen una pantalla especial denominada Registro COA-SUNAT, a la que se ingresar seleccionandola opcin COA-SUNAT del men del Submdulo Aplicaciones.

Este registro COA puede ser realizado a fin de mes, es decir, no necesariamente despus de cadaDevengado.En la pantalla Registro COA-SUNAT, ubicando el cursor en el expediente y haciendo clic al botn derecho del mouse aparecer la opcin Actualizar COA, que conducir a una pantalla Detalle COA donde se registrar la informacin del Documento COA.

En la pantalla Detalle COA, se consigna el Perodo en el que se utiliza el documento para sustentar el Crdito Fiscal (campo Perodo: Mes 01 y Ao 2001), y el Sistema jala la Serie (001) y el Nmero correlativo (0084457) de la Factura as como su Fecha de Emisin (10/01/2001) ingresados previamente en la pantalla presupuestal-financiera.

Como la UE 6000 no utiliza el Crdito Fiscal, en el campo Perodo consignar el mes de emisin del documento, esto es enero.A continuacin se registrar el destino y tipo de adquisicin realizada por la UE. Existen 5 opciones en el COA: 001 Adquisicin Gravada Destino Gravado 002 Adquisicin Gravada Destino Mixto 003 Adquisicin Gravada Destino No Gravado 004 Adquisicin No Gravada 999 Ms de un DestinoLos destinos 001 y 002 corresponden a UEs que, en su operacin, hacen uso de Crdito Fiscal.La UE utilizar la opcin 003 porque consumir este bien, llevando el monto total al gasto y no usando el Crdito Fiscal. Se habilita la lnea destino 003 con los campos Monto Adquisicin y Monto Tributo, para consignar los montos S/. 535,00 y S/. 96,30 respectivamente.Completado el registro de los datos en la parte inferior de la pantalla, se debe Grabar. A continuacin la informacin se consolida en el cuadro superior, tal como se muestra en la Pantalla.

NotaEl Sistema no verifica que el monto del impuesto (Monto Tributo) represente algn porcentaje de la Base Imponible (monto Adquisicin). Una vez que se haya registrado la informacin en la parte inferior, se consolidar en el rea Resumen.Luego de Grabar la Hoja Detalle COA, el Sistema muestra la Pantalla COA SUNAT 2001 con los importes del Monto Imponible e Impuesto.

Con el cursor ubicado en la fase Devengado, se pueden observar los datos de la Factura en Doc A y el detalle de sta en el rea Documentos COA (SUNAT)/Rendicin que previamente se registr en la opcin COA-SUNAT.

Registro de la fase del registro de girado

El procedimiento para el registro de la fase Girado es muy similar a de la fase Devengada.

En la pantalla Generacin de Operaciones se confirman o consignan los Clasificadores y Metas,as como el Monto.Seguidamente, se ingresan los datos del Comprobante de Pago en Documento A, as como elCta. Ao (ao en que se matricul la Cuenta Bancaria en el SIAF).

En el caso de la FF-00, la Direccin General del Tesoro Pblico apertura cada ao la Subcuenta en el Banco de la Nacin mostrando el Sistema por defecto, los cdigos de Banco (001) y Cuenta (001)

Con el cursor ubicado en la pantalla Documentos B, dar clic en el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin Insertar Documento

El documento fuente es el Cheque Girado (Cd. 065), N 23456893-9 por S/. 631,30. Cabe sealar que el nombre del proveedor no requiere ser ingresado en el rea Documentos B, pues aparece por defecto. Sin embargo, puede ser editado.

Luego de ingresar la fase Girado (con informacin en el Documento A y Documento B), se procede, al igual que en las fases anteriores, a Grabar y Habilitar para envo.

Registro de la fase de pagadoLa fase Pagado no se ingresa, es transmitida a la UE a travs del Sistema, segn lo informado por el Banco de la Nacin.Lo que el usuario debe hacer es Conciliar la Fecha de Pagado transmitida por el SIAF con la delEstado Bancario en la pantalla Documentos Emitidos del Submdulo Aplicaciones. Para ello hacer clic en el botn Conc., apareciendo un check).

SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIN DEL GASTO SUBMDULO CONSULTASUn seguimiento ms completo de la ejecucin del Calendario de Compromisos se puede realizarAccediendo al Submdulo Consultas, opcin Ejecucin Gasto por Fases.

En la Pantalla siguiente se aprecia cmo el monto aprobado se ha visto afectado por el gasto.GenricaFFFunc./Prog.Monto

670009/034631,30

TotalS/. 631,30

El cursor est ubicado en la combinacin: Genrica 67, FF-00 y Func./Prog. 09/034 (a la que pertenece la Meta 0013). Para esta combinacin, el Calendario para enero era de S/. 650,00.Luego de registrada esta operacin el total comprometido es de S/. 631,30, quedando un Saldo deCalendario de S/. 18,70.

REGISTRO CONTABLELa contabilizacin de una operacin previamente registrada en el Mdulo se realiza en la pantallaContabilizacin del Registro SIAF, a la cual se accede seleccionando la opcin Contabiliza delSubmdulo Aplicaciones.

Al hacer clic en la opcin Contabiliza aparece la Pantalla Contabilizacin del Registro SIAF, presentando por default el Mes, el Ciclo (Gasto), Fase (Todas), Documento (Todos), Tipo de Operacin (Todos) y, la opcin Contabilizados (Todos). Para que el Sistema muestre los registros de acuerdo a los criterios seleccionados se har clic en Ejecutar Seleccin.

Si el usuario solicita los registros de un mes determinado, aparecern todas las fases cuya fechade documento tenga ese mes.Por ejemplo, si se consigna como criterios el Registro SIAF (0000000001), y se da check en Ver Pagados y No Contabilizados y, se da clic en el botn Ejecutar Seleccin, el Sistema mostrar el registro y las Fases que se encuentran sin contabilizar, aparecen en color negro y en Estado Ctb N El proceso de Contabilizacin se realiza por fases, en forma secuencial. En primer lugar, se contabiliza el Compromiso, luego el Devengado, a continuacin el Girado y, por ltimo el Pagado.

CONTABILIZACIN DEL COMPROMISOEstando el cursor en la lnea de registro del Compromiso dar , para acceder a la pantalla Contabiliza. En la parte superior de esta pantalla se presentan todas las fases de la operacin a contabilizar, que han sido previamente ingresadas al Mdulo. El cursor aparece ubicado en la fase Compromiso.NotaNo es necesario que toda la operacin haya sido registrada (fases Compromiso, Devengado, Girado, Pagado y/o Determinado, Recaudado, y sus Secuencias) que termine el mes para poder contabilizar. El nico requisito es que la fase est Aprobada (Estado A) en el Registro SIAF (presupuestal-financiero). En la parte intermedia, lado izquierdo, muestra el(los) Clasificador(es) de Gastos correspondiente(s) al concepto de la operacin, en este caso 671151

El usuario elegir la Divisionaria entre las presentadas (relacin extrada de la Tabla de Operaciones - TO teniendo en cuenta el Clasificador y Tipo de Operacin) en el rea Divisionaria (lado derecho).En la TO, el Sistema presenta al Clasificador 671151 vinculado con las Divisionarias siguientes:

ClasificadorDivisionariaDescripcin

671151 332Equipamiento y Bienes Duraderos-Bienes Muebles

335Equipamiento y Bienes Duraderos-Unid. Por Recibir

336Equipamiento y Bienes Duraderos-Bienes por Distribuir.

341Equipamiento y Bienes Duraderos-Inversiones Intangibles.

351Equipamiento y Bienes Duraderos-Bienes Agrarios, Pesqueros y Otros

361Equipamiento y Bienes Duraderos-Bienes Culturales

384Equipamiento y Bienes Duraderos-Anticipos Concedidos.

385Equip. y Bienes Duraderos-Encargos Otorgados

Una vez seleccionada la Divisionaria adecuada, en el rea inferior de la pantalla Contabiliza, se habilitar con informacin de la TO para guiar el registro de los asientos contables.La Divisionaria aplicable a la operacin del caso es 332 Equipamiento y Bienes Duraderos-Bienes Muebles. Para facilitar esta seleccin se tuvo en cuenta el detalle del gasto registrado anteriormente en el campo Notas y que, en la Pantalla de Contabilizacin, aparece por default.Al dar en la Divisionaria seleccionada (en este caso la 332), el cursor se ubica en el campo Monto M.N. (Moneda Nacional).

Con la tecla F1, el Sistema consignar el monto del Clasificador. En cambio, si adems se relacionara el Clasificador con otras Divisionarias el usuario tendr que colocar el importe, para distribuir el monto total.

Cabe sealar que la seleccin de la Divisionaria 332 se hizo con el cursor ubicado en la lnea de registro de la fase Compromiso y en el Clasificador de Gastos a contabilizar.

Esta asociacin Clasificador-Divisionaria se mantendr para la contabilizacin de las fases siguientes (Devengado, Girado y Pagado).La Pantalla de Contabilizacin muestra los asientos por cada tipo de Contabilidad (Presupuestal y de Cuentas de Orden) asociados al cdigo seleccionado, as como el rea para registrar las cuentas afectadas y consignar los montos correspondientes

El Mdulo activa la(s) pestaa(s) por tipo de contabilidad (Patrimonial, Presupuestal y de Cuentas de Orden), dependiendo de la fase y cdigo de la operacin a contabilizar. En el caso, como se va a proceder al registro contable del Compromiso del gasto identificado con el cdigo G671151-332, slo se activan las pestaas de Contabilidad Presupuestal y de Cuentas de Orden (no se activa la pestaa de Contabilidad Patrimonial).

Por defecto, el rea para la contabilizacin se habilita de izquierda a derecha. En este caso, primero se habilita el Asiento de la Contabilidad Presupuestal, con el cursor ubicado en el primer asiento a contabilizar. Como el asiento es del tipo 1 (una cuenta en el Debe y una cuenta en el Haber) se aprecia que el Sistema ya consign las Divisionarias y los montos a las cuentas afectadas (consign todo el monto a cada cuenta).

A continuacin el usuario podra visualizar las Cuentas de Orden, haciendo clic en la pestaa correspondiente. En la Pantalla se aprecia que el asiento de Cuentas de Orden tambin es del tipo 1 por lo que el Sistema presenta el asiento completo. Terminado el registro de los asientos correspondientes a la fase Compromiso, el usuario procede a grabarlos haciendo clic en el botn Grabar. Este botn slo se prende o activa si previamente se ha hecho clic en el botn Asiento Ok. Inmediatamente, el indicador del registro contabilizado (Ctb) pasar de N (No) a S (S) y toda la lnea pasar a color azul, apareciendo un mensaje el cual se Aceptar para proseguir con la contabilizacin de la siguiente Fase, en el caso, Devengado. Igualmente al salir de la pantalla Contabiliza, el Sistema mostrar en la pantalla Contabilizacin delRegistro SIAF con la fase Compromiso en color azul (Estado Ctb S) mientras que las fases Devengado, Girado y Pagado estn an en color negro (Estado Ctb N)

CONTABILIZACIN DEL DEVENGADOEl usuario debe seleccionar la lnea de la fase y presionar . En la parte intermedia, el Mdulo presentar el monto del gasto por Clasificador(es) contabilizado(s) en la fase Compromiso.Asimismo, la Divisionaria 332 (seleccionada en la fase Compromiso) y la descripcin del cdigo de la TO utilizado.

Ntese en la Pantalla que los asientos a realizar son de contabilidad Patrimonial y de Cuentas de Orden. El botn Asiento Ok est apagado o desactivado sealando que el Sistema no puede realizar todos los asientos automticamente. Por defecto, el Mdulo toma la primera contabilidad, de izquierda a derecha, por los que muestra los asientos de la Contabilidad Patrimonial.

Se observa que al Cdigo G671151-332 le corresponde un asiento de tipo 2 (varias cuentas en l Debe y varias cuentas en el Haber). En este caso el asiento no aparece completo, porque en l Debe se escoge la Subdivisionaria(s) y su(s) respectivo(s) monto(s). Como veremos, esta es la razn por la que no aparece activado el botn Asiento Ok.

El usuario eligi la cuenta Subdivisionaria 332.03.01 Muebles y Enseres para Uso de la Entidad y consigna el monto S/. 631,30 haciendo uso de la tecla de Ayuda F1 (consigna el total) digitando el monto.Puede que, se afecte ms de una Cuenta. Si fuera el caso, luego de consignar la Cuenta y el monto en el Debe, el cursor se ubica en la Cuenta elegida para que se seleccione otra.Hasta que el monto del Debe no sea igual al monto consignado en la Divisionaria, el cursor no se situar en el Haber.

Dando sobre la Divisionaria 421 Bienes y haciendo uso de la funcin F1 se abona el monto S/. 631,30. Al dar el monto se ubica en la parte inferior de la columna Haber, quedando as el asiento cuadrado

Realizada la contabilizacin Patrimonial, el botn Asiento Ok se habr activado, seal que el asiento pendiente de Cuentas de Orden es automtico. Para visualizar esto, el usuario puede ingresar a la pestaa De Orden observando que el asiento ha sido procesado por el Sistema.

Al hacer clic en el botn Asiento Ok se activar el botn Grabar, esperando se haga nuevamenteun clic, despus de lo cual aparecer un mensaje de confirmacin.

Al salir de la pantalla Contabiliza, dando clic al botn Salir, el Sistema presenta la pantalla Contabilizacin del Registro SIAF, en la cual se aprecia en color azul aquellas fases contabilizadas (Ctb S) y en color negro las pendientes de contabilizar (Ctb N).

CONTABILIZACIN DEL GIRADO

Para contabilizar la fase Girado el usuario debe desplazar el cursor a la lnea de registro de esta fase (parte superior de la pantalla Contabilizacin).En este caso, la fase Girado en la TO indica asientos para la Contabilidad Patrimonial, Presupuestal y de Cuentas de Orden, los cuales son automticos.

El Sistema muestra por default habilitada el rea de Contabilidad Patrimonial, mostrando un solo asiento del tipo 8 (varias cuentas en el Debe y una de varias en el Haber). En las columnas Debe yHaber ubicadas debajo del rea Asiento se presentan las cuentas y montos.Concluida la contabilizacin de la fase se procede a Grabar.

CORRECCIN DE ASIENTOSSi al contabilizar la fase Devengado se consign por error la Divisionaria 423 en lugar de la 421, se proceder a su eliminacin haciendo uso de la opcin Eliminar, activada mediante un clic al botn derecho del mouse con el cursor ubicado en la Divisionaria.

Luego de eliminar la Cuenta del asiento, el cursor se ubica en el Debe para que el usuario seleccione la(s) Cuenta(s) correspondiente(s).

Estando parte toda una operacin contabilizada (Estado Ctb. S y fases en color azul), el usuario podr eliminarlo sin necesidad de hacerlo fase por fase, ingresando a la pantalla Contabilizacin del Registro SIAF. En esta pantalla, ubicar el cursor en el Compromiso y haciendo clic al botn derecho del mouse acceder a la opcin Eliminar Divisionaria.

El Sistema presentar un mensaje en la Ventana de Confirmacin, en la cual el usuario darAceptar.

DOCUMENTOS EMITIDOS

Dentro del Submdulo Aplicaciones se encuentra la opcin Documentos Emitidos, al cual se acceder para consignar la Fecha de Entrega del Documento B (Cheque Girado, Carta Orden de Transferencia u otro documento).Al dar en esta opcin el Sistema presenta la pantalla Documentos Emitidos en donde se seleccionar por Mes (muestra todos los documentos emitidos en ese mes) o por un determinado Registro.En el caso, para el mes de enero se tiene slo el Registro 0000000001 por S/. 631,30, en el campo Fec. Entrega el usuario consigna la fecha de entrega del cheque al proveedo (16/0