Período 31/3/2008 – 19/1/2009

Convenio de Desempeño Universidad de Chile – MECESUPPlan de Modernización de la Gestión Institucional

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Objetivos generalesObjetivos generales del Plan de Modernización de la Gestión Institucional de la Universidad de Chile: Mejorar la capacidad de gestión y la calidad del quehacer asegurando su medición periódicaFavorecer la rendición de cuentas pública y transparencia de sus resultados en cuanto a gestión y logros académicos Objetivos alineados con los objetivos estratégicos del Proyecto de Desarrollo Institucional (PDI) aprobado por el Consejo Universitario y el Senado Universitario

Objetivos generalesDos ejes centrales: Eje 1 ROC: Reorganización de los Organismos Centrales de la universidad e instalación de capacidades de gestión en organizaciones de campus

Apuntando a lograr que el balance centralización-descentralización de la gestión de la universidad, se perfeccione para asegurar la calidad de su quehacer en docencia, investigación, creación y extensión; conjuntamente asegurar el uso optimizado de los recursos que den sustentabilidad y proyección a dicho quehacer

Objetivos generales (cont.)Eje 2 SIG: Consolidación de un Sistema de Gestión Integrado para la gestión de las actividades y recursos de la universidad, en todos sus niveles y de manera transversal con todas sus unidades académicas y organismos centralesEnfocado a perfeccionar la implantación de un sistema de información integrado que apoye la autorregulación y el aseguramiento continuo de la calidad del quehacer (individual grupal en las unidades académicas): (1) conformación de una base de datos institucional confiable y de alta calidad técnica(2) gestión integrada y proactiva de las diversas actividades y recursos de la universidad

Dos finalidades específicas en eje ROC:ROC F1: Desarrollar e instalar capacidades de superintendencia a nivel central de la Universidad

Idea Fuerza: un nuevo modelo organizacional y funcional para la Rectoría, Prorrectoría y Vicerrectorías

ROC F2: Desarrollar e instalar capacidades ejecutivas a nivel de campus

Idea Fuerza: un nuevo modelo organizacional y funcional aplicado a cada unidad geográfica

Cuatro finalidades específicas en eje SIG:SIG F1: Brindar apoyo a las actividades académicas, que realizan las Facultades e Institutos

Idea Fuerza: Implantación y uso de instrumentos de comunicación y de sistemas de gestión administrativa y económica

SIG F2: Promover la cultura de la autorregulación y del aseguramiento de la calidad del quehacer universitario

Idea Fuerza: implantación y uso de instrumentos de gestión académica en docencia, investigación, creación, extensión y vinculación con el medio

SIG F3: Ampliar la cobertura e integridad de los servicios de apoyo a los estudiantes de pre y postgrado, y a los egresados

Idea Fuerza: Perfeccionamiento, implantación y uso de instrumentos para la gestión administrativa, curricular y de servicios a los alumnos y ex–alumnos

SIG F4: Apoyar a la gestión institucional proactiva para la toma de decisiones

Idea Fuerza: Instalación de capacidades de observación permanente y oportuna del quehacer universitario y de rendición de cuentas públicas

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Cuatro finalidades específicas en eje SIG:

AvancesEl Convenio de Desempeño se inicia el 31 de marzo de 2008 con la toma de razón del decreto N° 0662, que aprueba el convenio firmado entre la Ministra de Educación y el Rector de la Universidad de Chile

Principales actividades realizadas entre abril y diciembre de 2008:

Período inicial de “puesta en marcha” entre abril y julio de 2008,

Período intermedio de “planificación”, entre agosto y septiembre de 2008

Período de “producción” desde octubre hasta la fecha

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Período de puesta en marcha:Constitución del equipo base inicial

Vicerrector de Asuntos Económicos y Gestión Institucional Director Sistemas y Tecnologías de Información Director de Finanzas y Patrimonio Jefe Unidad de Análisis Institucional Jefa de Gabinete / Asesora Jurídica

Constitución de garantías, apertura cuenta corrientePreparación de Lista de Bienes y Servicios del año 1Selección e instalación del equipo de administración del proyectoImplementación de infraestructura para el proyecto (remodelación, PC, teléfonos, etc.)Difusión del proyectoConstitución del Consejo Directivo, Comité Ejecutivo y Comité Operativo

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Selección y constitución del equipo de Administración del Convenio de Desempeño Contratación empresa de “head hunting”Equipo inicial de administración

1 Gerente, 2 Subgerentes (ROC y SIG)1 Asesor estratégico, 3 analistas y 1 Asistente

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Gerente

Subgerente ROC

Subgerente SIG

Asistente

Analistas ROC y SIG

Jefes de proyectos

Consejo DirectivoRectorProrrectorVicerrectoresDecanos coordinadores de CampusDecanos del área de Gestión y Sistemas:

Facultad de Ciencias Físicas y MatemáticasFacultad de Economía y Negocios

Dos profesionales con experiencia en Alta Dirección: Sres. Rodrigo Azócar y José Manuel Mena

Reuniones 2 veces por año

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Comité Ejecutivo del proyectoCoordinador del Proyecto, VAEGIProrrector, VAA, VID, VEXDirectores:

Rectoría, Directora de Comunicaciones, Jefe de gabinete del Rector Prorrectoría, Directores de Gestión y Recursos Humanos, y Jefa Gabinete

de Prorrectoría VAA, Directores de Pregrado y Postgrado, Jefa Unidad de Autoevaluación VID, Director de Investigación y Director Ejecutivo VEX, Directora Ejecutiva VAEGI, Directores de Infraestructura, Finanzas, Análisis Institucional,

Servicios de Tecnologías de Información, Sistemas de Información y Bibliotecas, Jefa de Gabinete

Representante del Senado universitarioEquipo de Administración del ProyectoAcadémicos y profesionales invitados en forma especialReuniones 2 veces por mes

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Constitución del Comité Operativo

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Equipo base inicial

Equipo de administración

del proyecto

Invitados especiales,

según materias a

tratar

Comité Operativo

Actividades de difusiónPresentaciones

Consejo Universitario (25/3/08) Senado Universitario (27/3/08)

Creación del sitio web del proyecto (www.cdgestion.uchile.cl) con:NoticiasAntecedentes del Convenio de Desempeño ActasEquipo de administraciónContacto

Reuniones con asociaciones gremialesPresentaciones a Vicedecanos/ directivos de

FacultadesVisitas a Campus y reuniones con Decanos

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Período de Planificación:

Planificación en detalle de actividades: preparación del perfil de 16 proyectos

Definición de un conjunto de bienes y servicios necesarios para la ejecución de los proyectos

Estructuración básica de licitaciones: fichas y envío de solicitudes de expresiones de interés a potenciales proveedores

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Período de producción:Preparación de términos de referencia para licitar bienes y servicios profesionales a ser desarrollados por empresas externas

Ejecución de licitaciones: publicación, adjudicación, controles de garantías, contratos

Contrataciones de personal para el desarrollo de proyectos o parte de proyectos en forma interna

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Avances del Convenio de Desempeño: fases administrativas cumplidas

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Fecha Principales actos administrativos31/3/2008 Toma de razón , por parte de Contraloría General

de la República, del Convenio de Desempeño31/3/2008 Se aprueba Lista de Bienes y Servicios

U. de Chile aporta MM$ 50 como fondo de enlace15/9/2008 Se recibe primer aporte de MECESUP por $

1.161 millones30/6/2008 Se aprueba modificación Lista de Bienes y

Servicios30/09/2008 Se presenta el Informe de Avance N° 131/12/2008 Se aprueba modificación Lista de Bienes y

Servicios31/12/2008 Se presenta el Informe de Avance N° 2

Proyectos

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Proyectos ROC y SIG

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Convenio de Desempeño:Ejes: ROC y SIGFinalidades (6)Líneas de AcciónIniciativas=>16 proyectos, con ficha de proyecto c/u: • descripción de sus objetivos generales y específicos• unidades intervinientes• actividades organizadas en una carta Gantt• servicios externos necesarios de contratar

Proyecto 1: Reorganización de organismos centrales (ROC) e instalación de capacidades en UA

Objetivos:Fortalecer el rol de Superintendencia en los organismos centrales,

para garantizar la calidad de las actividades e infraestructura y servicios de apoyo, a través de estándares, normas, aplicación de buenas prácticas y procedimientos que aseguren que el quehacer de la universidad se alinee adecuadamente con políticas institucionales

Establecer organizaciones de Campus con capacidad ejecutiva

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Metas (en unidades)

Avance al

31/12/08

Año 1

Año 2

Año 3

Diagnóstico 35% 58 6 0Rediseños 7,5% 53 11 0Implementación 12,5% 12 36 16Evaluación -- 0 26 38

Proyecto 2: Mejoramiento de los sistemas de comunicación institucionales para elevar los niveles de eficiencia de las herramientas en uso, en particular del correo electrónico

Proyecto 3: Mejoramiento de las comunicaciones e imagen institucional, implementando un portal (MiUchile.cl) de servicios personalizable, que concentre en un sitio único los distintos servicios actualmente dispersos

Proyecto 4: Mejoramiento de la gestión de la documentación administrativo - legal, facilitando a todas las facultades el acceso a documentos en formato digital.

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Proyectos SIG 2, 3 y 4

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Proyecto 5: Crear y mejorar funcionalidades del sistema de gestión de personal mediante aplicaciones informáticas que permitan al usuario efectuar trámites de autoatención en línea, tipo “work flow”, junto con mejorar informes y generar indicadores de gestión

Proyecto 6: Desarrollo de un sistema de gestión en línea del Activo Fijo para los bienes inmuebles

Proyecto 7: Mejoras a los sistemas de apoyo de la Dirección de Finanzas y Administración Patrimonial

Proyectos SIG 5, 6 y 7

Proyecto 8: Adquisición e implementación de herramientas tecnológicas transversales, que proveen servicios a los distintos proyectos, como la plataforma de firma digital y la plataforma de inteligencia de negocios, que facilitará el acceso a la información

Proyecto 9: Herramientas de apoyo a la gestión docente y a la docencia

Proyecto 10: Registro y análisis de información sobre actividades de Investigación, capturando en el origen la información de los proyectos, y vinculándolos con los productos de ellos (publicaciones, patentes, asistencia a reuniones de académicos, etc.)

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Proyectos SIG 8, 9 y 10

Proyecto 11: Optimización del acceso, registro y análisis de información sobre actividades de extensión, incluyendo un Portal Alumni, para dar diferentes servicios a los egresados

Proyecto 12: Mantención actualizada de información de los académicos generando un curriculum académico digital

Proyecto 13: Mejoramiento de las herramientas de apoyo a la evaluación docente de pregrado y postgrado, junto con un servicio genérico de encuestas

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Proyectos SIG 11, 12 y 13

Proyecto 14: Mejoramiento de la gestión académica de pre y post grado, como complemento al proyecto UCH609

Proyecto 15: Perfeccionamiento de los sistemas de gestión y publicación de revistas electrónicas, bibliotecas y servicios a los alumnos

Proyecto 16: Mejoramiento del registro de información e instalación de capacidades de observación (Observatorio U Chile) utilizando herramientas de inteligencia de negocios

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Proyectos SIG 14, 15 y 16

Licitaciones

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Estrategia de licitaciones

Se observa que los mismos servicios se repiten en varios proyectos

Los proveedores se especializan por tipos de servicios

Licitar por servicios es más complejo, pero por los problemas de integración y coordinación nivel de los proyectos, el aumento de eficiencia es significativo si se licitan servicios

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Etapas del proceso de licitación1. Preparación de un perfil preliminar de cada licitación2. Reuniones con potenciales proveedores3. Reuniones con usuarios4. Preparación de términos de referencia: bases técnicas y

administrativas5. Validación jurídica de bases (Contraloría Universitaria)6. Autorizaciones para publicar ante distintos organismos ,

según monto (MECESUP, BIRF, Contraloría General de la República)

7. Publicación de bases8. Respuestas a consultas9. Evaluación de ofertas10. Adjudicación11. Contrato

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Cronograma licitaciones en curso

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2008 2009

Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo

Nombre licitación / semana S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S1 S2 S3 S4

L1 Digitalización VAEGI CU Public EVAL FC

L2 Firma digital VAEGI CU Public EVAL FC

L3 Correo electrónico VAEGI MECE CU Public EVAL FC

L4 Work Flow VAEGI cu Public EVAL FC

L5 Levantamiento del Catastro VAEGI MECESUP BIRF CU CGR Public EVAL FC

L6 Desarrollo de SW: Evaluación docente VAEGI CU Public EVAL FC

L7 Plataforma Business Intelligence VAEGI CU Public EVAL FC

L11 Control de calidad digitalización VAEGI CU Public EV FC

VAEGI = Concenso internoCU = Contraloría UniversitariaPublic = Publicación en portal mercado públicoEVAL = Evaluación de propuestas y adjudicaciónFC = Firma de contratoMECE = Aprobación de Ministerio de EducaciónBIRF = Aprobación Banco BIRFCGR = Contraloría General de la República

Hoy

Estado licitaciones al 19/1/2009

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Lici-tació

n

Servicio 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

11

L1 Digitalización de documentos

L2 Plataforma de firma digital

L3 Mejora correo electrónico

L4 Plataforma de Workflow

L5 Actualización Catastro

L6 Mejora sistema evaluación docente

L7 Plataforma de inteligencia de negocios

1-Perfil2-Proveedores3-Usuarios4-Bases5-Validacion int.6-Validación ext.7-Publicación8-Consultas9-Eval ofertas10-Adjudicación11-Contrato

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Lici-tació

n

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

11

L8 Certificación de software (*)

L9 Capacitación en uso de nuevas herramientas SIG (*)

L10 Asistencia técnica para la reorganización de organismos centrales (*)

L11.1 Control de digitalización de documentos

L11.2 Control de actualización del catastro

Estado licitaciones al 19/1/2009 (cont.)

1-Perfil2-Proveedores3-Usuarios4-Bases5-Validacion int.6-Validación ext.7-Publicación8-Consultas9-Eval ofertas10-Adjudicación11-Contrato

(*) Requieren actividades previas para poder iniciarlas

Ejecución Licitación L1Objetivo: poner documentación a disposición de la comunidad

académica en forma directa (buscadores) y de diversos sistemas informáticos

Alcance: digitalización e indexación de documentos:a) 6.000 planosb) 1.120.000 documentos en microfilmc) 6.320.000 páginas de decretos, resoluciones, escrituras, programas de

estudios, expedientes de títulos, etc.

Proceso de selección de proveedor: basado en experiencia, calidad de la oferta y precio

Postulación: 6 empresas

Adjudicación: empresa Max Huber en MM$ 167

Plazo de 5 meses para a) y b) y 8 meses para c)

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