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ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA
Programa Institucional de Teletrabajo
Documento para uso interno del Archivo Nacional 22/08/2016
PERFIL DEL PROGRAMA
DE TELETRABAJO
MEDIANTE DECRETO EJECUTIVO
39225-MP-MTSS-MICITT PUBLICADO EN LA GACETA 204 DEL 21 DE OCTUBRE DEL 2015
SE ESTABLECE LA APLICACIÓN DEL TELETRABAJO EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS
CARMEN CAMPOS RAMÍREZ GUISELLE MORA DURÁN
MELINA LEAL RUIZ ADOLFO MORALES LORÍA
RODRIGO GONZÁLEZ GARCÍA MAURICIO LÓPEZ ELIZONDO
Comisión Auxiliar De Teletrabajo
Agosto, 2016
Archivo Nacional de Costa Rica Perfil del Programa de teletrabajo
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Contenido
1- Resumen Ejecutivo 2
2- Descripción del Programa 5
2.1 Generalidades del programa _________________________________________________________ 5
2.2 Justificación _______________________________________________________________________ 5
2.3 Beneficios esperados _______________________________________________________________ 6
2.4 Enmarque estratégico _______________________________________________________________ 7
2.5 Objetivos del Programa de Teletrabajo _________________________________________________ 8 2.5.1 Objetivo General _________________________________________________________________________ 8 2.5.2 Objetivos Específicos ______________________________________________________________________ 9
2.6 Alcance del Programa de Teletrabajo __________________________________________________ 9
2.7 Instrumentos y criterios: ___________________________________________________________ 10
2.8 Exclusiones: ______________________________________________________________________ 10
3- Organización del Programa 11
3.1 Equipo, roles y responsabilidades ____________________________________________________ 11
3.2 Roles y responsabilidades de las instancias involucradas __________________________________ 11 3.2.1 Jerarca (Dirección General) _______________________________________________________________ 11 3.2.2 Comisión Auxiliar de Teletrabajo ___________________________________________________________ 12 3.2.3 Departamento Tecnologías de Información __________________________________________________ 12 3.2.4 Oficina Auxiliar de Gestión Institucional de Recursos Humanos __________________________________ 13 3.2.5 Unidad de Planificación Institucional _______________________________________________________ 13 3.2.6 Unidad Asesoría Jurídica __________________________________________________________________ 14 3.2.7 Jefaturas _______________________________________________________________________________ 14 3.2.8 Teletrabajadores (as) ____________________________________________________________________ 14
4- Cronograma y Presupuesto 16
4.1 Cronograma ______________________________________________________________________ 16
4.2 Presupuesto _____________________________________________________________________ 21
5- Manejo del Cambio y Administración de la Comunicación 22
6- Factores de Éxito 22
7- Herramientas de Control 24
7.1 Informes ________________________________________________________________________ 24
7.2 Actas de sesiones de trabajo ________________________________________________________ 24
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1- Resumen Ejecutivo
En el Plan Estratégico del Archivo Nacional para el periodo 2014-2018 se han establecido un
conjunto de objetivos y metas que tienden a su modernización y mejora continua así como el
mejoramiento de su eficiencia interna, con el fin de cumplir con las funciones y competencias
que le establece la normativa vigente, en particular la Ley 7202 del Sistema Nacional de
Archivos y su reglamento.
En este contexto, la puesta en práctica de sistemas, procesos y procedimientos modernos para
realizar el trabajo, apoyados en el uso de las tecnologías de la información, se convierten en un
eje estratégico junto con otras acciones complementarias, que permiten a la institución lograr
los objetivos que se ha trazado. Estos elementos de la dinámica administrativa además de su
aplicación, control y evaluación en las instancias que los llevan a cabo, son también analizados
muy rigurosamente y con una selección de los procedimientos más estratégicos en los
procesos de autoevaluación del sistema de control interno y de valoración del riesgo, que ha
venido realizando la institución de manera sistemática e ininterrumpida desde el año 2003, una
vez promulgada la Ley General de Control Interno.
Una de las modalidades que ha venido promoviendo el Gobierno de la República en las
instituciones públicas es el Teletrabajo, razón por la cual se promulga el Decreto Ejecutivo
39225-MP-MTSS-MICITT del 21 de octubre del 2015, con el fin de definir las pautas, los
objetivos, las estrategias de aplicación y las instancias responsables para su aplicación en el
ámbito público. Por su parte, el Ministerio de Cultura y Juventud, emite el Decreto Ejecutivo
39178-C del 5 de octubre del 2015, por medio del cual crea las denominadas Comisiones
Auxiliares de Teletrabajo e igualmente reglamenta su aplicación en el citado ministerio y sus
órganos desconcentrados.
Aunado a la normativa antes indicada y con el liderazgo de la Comisión Nacional del Programa
de Teletrabajo adscrito al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, se ha iniciado un
acompañamiento técnico para crear las condiciones que permitan determinar la viabilidad de
implementación de esta modalidad de trabajo. Se pretende que con la implementación del
programa de Teletrabajo se logren mejoras tangibles en la productividad, así como en el uso de
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los recursos tecnológicos, la reducción de costos y el mejor equilibrio entre la vida personal y
laboral de los trabajadores.
En el caso del Archivo Nacional, mediante el oficio DG-871-2015 del 10 de diciembre de 2015,
la señora Virginia Chacón Arias, Directora General, comunica la integración oficial de la
Comisión Auxiliar de Teletrabajo, de conformidad con lo estipulado en el artículo 13 del Decreto
Ejecutivo 39178-C antes mencionado, comisión que realizó su primera sesión el 19 de enero de
2016, en la cual se define un plan de trabajo inicial y se acuerda sesionar todos los terceros
días martes de cada mes. Por recomendación de la Auditoria Interna, la comisión gestiona la
apertura del libro de actas, en el cual actualmente se formalizan las actas que aprueba, así
como se lleva un expediente de los asuntos tratados en cada una de las sesiones realizadas.
Como es de esperar, en las primeras sesiones de esta comisión, sus miembros se interesan
por conocer y estudiar la normativa vigente que rige la aplicación de este programa, así como
al estudio de documentos orientadores facilitados por la Comisión Nacional del programa. Uno
de estos documentos es justamente el que se presenta, denominado “Perfil del programa de
teletrabajo en el Archivo Nacional”.
Igualmente se establece la coordinación con la Comisión Institucional de Teletrabajo del
Ministerio de Cultura y Juventud, a la cual se encuentra adscrita, instancia que también ha
puesto a la disposición un conjunto de documentos e instrumentos que permitirán avanzar más
rápidamente en las primeras etapas de implementación del programa, según la Guía de
Implementación facilitada por la citada comisión nacional.
El programa abarcará a todas las áreas y puestos de trabajo de la institución que cumplan con
los requisitos y normativa que regula la aplicación del Teletrabajo, para lo cual se realizarán los
estudios correspondientes. En ese sentido, conforme se dispongan de las condiciones
adecuadas se irán incorporando los diferentes puestos al programa, según cronograma de
trabajo propuesto y de acuerdo con los recursos que la institución tenga disponibles.
Como se ha dicho, para coordinar todos los aspectos relacionados con el Teletrabajo en el
Archivo Nacional se ha conformado una Comisión Auxiliar de Teletrabajo, encargada de
planificar, coordinar y evaluar los diferentes aspectos de esta práctica laboral en la institución,
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de conformidad con el Decreto Ejecutivo 39178-C que reglamenta el citado programa en el
Ministerio de Cultura y Juventud y sus órganos desconcentrados.
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2- Descripción del Programa
2.1 Generalidades del programa
El Programa de Teletrabajo se enmarca dentro de las acciones estratégicas de modernización
del Archivo Nacional. Tiene como finalidad incorporar nuevos paradigmas en la gestión del
trabajo, que a partir del uso intensivo de las tecnologías de la información, permita alcanzar
altos niveles de calidad en el servicio a las personas usuarias, mayor eficiencia en el uso de los
recursos, reducción de costos operativos y fortalecimiento de una cultura acorde con los
nuevos desafíos que plantea el entorno organizacional.
Este enfoque busca impulsar una perspectiva moderna de ejecutar el trabajo y promover un
desarrollo del talento humano, basado en la gestión del talento de las personas, su
conocimiento para brindar servicios con la mejor calidad, oportunidad y bajo costo, basado en
el uso óptimo de las tecnologías de la información y comunicación.
Dentro de los aspectos que se abordan con este enfoque, sobresale lo relacionado con la
modernización de la gestión basada en las TIC como: la simplificación de trámites, el acceso a
servicios y a la información en línea, la gestión basada en resultados, la optimización del
espacio físico, el mejor uso del hardware y software disponibles, la reducción de costos
operativos, así como un estilo de liderazgo orientado a mejorar la eficiencia organizacional
basada en las tecnologías digitales.
En razón de lo anterior, el teletrabajo se visualiza como una estrategia más que aporta a la
modernización de la gestión, convirtiéndose en una alternativa que permite generar beneficios
organizacionales, sociales y ambientales.
2.2 Justificación
Los retos que enfrenta el Archivo Nacional y las demandas que impone la sociedad actual,
sobre todo en materia de eficiencia en la prestación de los servicios y de acceso a la
información, requieren o hacen muy conveniente, analizar la incorporación de esquemas
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modernos de trabajo que promuevan una mayor productividad, la reducción de costos, la
agilidad en la capacidad de respuesta y un ambiente laboral de alto desempeño. De ahí que la
aplicación de políticas adecuadas para orientar y apoyar el desarrollo de prácticas laborales
modernas que promuevan el alto desempeño de sus funcionarios, como es el teletrabajo,
resulta de crucial importancia para alcanzar los objetivos que se ha trazado la institución.
Por esa razón, la puesta en práctica del Programa de Teletrabajo, viene a constituir un
elemento más de las acciones de modernización emprendidas en diferentes campos y que en
su conjunto buscan mejorar la oportunidad y calidad de los servicios que se brindan a los
ciudadanos.
Por otra parte, su implementación resulta de acatamiento obligatorio de acuerdo con lo que
establece el artículo 8 del Decreto Ejecutivo 39225, en el tanto se cumplan los requisitos y las
condiciones técnicas. La referida norma dispone:
"Artículo 8º—Condiciones para la implementación de la modalidad del
teletrabajo: El presente decreto es de aplicación obligatoria para las instituciones
del sector público en las que por su naturaleza sea posible la aplicación del
teletrabajo, corresponderá a sus jerarcas desarrollar programas de teletrabajo en el
contexto de su estrategia de modernización de la gestión..."
2.3 Beneficios esperados
A continuación se enlistan los principales beneficios que se esperan obtener con la aplicación
del Programa de Teletrabajo, tomando en cuenta la experiencia que al respecto ha acumulado
la Comisión Nacional del Programa:
Para la Institución:
a- Impulso y alineamiento con las acciones de modernización de la gestión institucional.
b- Mejor uso de las tecnologías disponibles.
c- Reducción de gastos operativos.
d- Mejor aprovechamiento del espacio físico.
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e- Promover una cultura organizacional de trabajo por objetivos y resultados.
Para el trabajador:
a- Aumento en el rendimiento o desempeño.
b- Aumento en el grado de independencia sobre el trabajo que realiza.
c- Disminución de costos y tiempo por desplazamientos.
d- Mejora en la conciliación de la vida personal y laboral.
e- Aumento en las posibilidades de desarrollo personal.
f- Promover una mayor satisfacción laboral de los trabajadores.
g- Independencia del lugar de residencia, si fuera este el lugar para realizar el teletrabajo, con
respecto del lugar de trabajo (movilidad y acceso según la Ley 7600).
Para el ciudadano/país:
a- Contribuir con el descongestionamiento vial.
b- Disminución del consumo de combustibles.
c- Reducción de la contaminación ambiental.
d- Reducción en tiempos de respuesta en los trámites.
e- Facilitar la inclusión social de grupos vulnerables.
2.4 Enmarque estratégico
El Archivo Nacional tiene un marco estratégico de gestión sobre el cual basa su accionar y la
evaluación de sus resultados. En esta orientación estratégica, el aporte del Teletrabajo se
establece sobre los lineamientos filosóficos y objetivos específicos de la institución.
El Archivo Nacional de Costa Rica es una institución adscrita al Ministerio de Cultura y
Juventud. En el cumplimiento de sus competencias conferidas fundamentalmente en la Ley
7202 del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento, cumple tres misiones de la mayor
trascendencia para el país. Una primera misión como órgano rector del Sistema Nacional de
Archivos, lo que le permite dictar políticas, lineamientos y directrices, para la debida
administración de los archivos que integran el Sistema. Una segunda misión, relacionada con la
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conservación, protección y facilitación del patrimonio documental de la Nación, seguido de una
tercera responsabilidad, referente a contribuir con el control del ejercicio del notariado en Costa
Rica.
Congruente con lo anterior, a continuación se presentan la misión y visión vigentes en el nivel
institucional:
MISIÓN:
El Archivo Nacional es una institución desconcentrada del Ministerio de Cultura y
Juventud, que reúne, organiza, conserva, facilita y divulga el patrimonio
documental de la Nación, a todos los habitantes de Costa Rica, para acrecentar
la identidad nacional; promueve el desarrollo archivístico de las instituciones para
una administración más transparente y eficiente, y coadyuva en el control del
ejercicio Notarial.
VISIÓN:
El Archivo Nacional de Costa Rica, ejercerá plenamente su rol de rector del
Sistema Nacional de Archivos y ofrecerá al habitante costarricense, nuevos y
mejores servicios, acrecentando el patrimonio con nuevos fondos y colecciones,
mediante el rescate, organización, conservación, facilitación y divulgación. Estos
retos los asumirá mediante el mejoramiento de su infraestructura física,
tecnológica, un marco legal mejorado adaptado a las necesidades actuales y un
recurso humano altamente calificado, comprometido con la eficiencia,
transparencia y orientada al cliente.
2.5 Objetivos del Programa de Teletrabajo
2.5.1 Objetivo General
Promover las acciones de modernización institucional, incrementar el rendimiento y la
productividad del personal, reducir gastos operativos, proteger el medio ambiente,
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favorecer la conciliación de la vida personal, familiar y laboral de los trabajadores,
mediante la utilización de las tecnologías de la información y la comunicación.
2.5.2 Objetivos Específicos
1. Apoyar las acciones de modernización del trabajo basado en el uso de las tecnologías
digitales.
2. Aumentar la productividad y calidad en el servicio por medio del Teletrabajo.
3. Promover la simplificación de trámites y automatización de procesos que contribuyen
a la implementación del trabajo basado en las tecnologías digitales.
4. Desarrollar las competencias en los funcionarios para facilitar la aplicación del
teletrabajo.
5. Implementar acciones que permitan generar un cambio cultural hacia la
modernización del trabajo basado en el uso de las tecnologías digitales.
6. A nivel país, reducir el consumo de combustibles, contribuyendo con la generación de
una cultura de responsabilidad ambiental.
2.6 Alcance del Programa de Teletrabajo
El Programa de Teletrabajo abarcará en su análisis y viabilidad de implementación, todas las
unidades, áreas y puestos del Archivo Nacional que cumplan con los requisitos y normativa que
regula esta práctica laboral en la institución. Su implementación se recomendará que se haga
de manera gradual en el tiempo y en la organización, conforme se dispongan de las
condiciones idóneas para su aplicación y los recursos requeridos, incluyendo los recursos
tecnológicos.
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2.7 Instrumentos y criterios:
Para la implementación del programa es necesario la aprobación del presente perfil, así como
la elaboración y aprobación de otros documentos e instrumentos requeridos:
1. Guía para aplicar el Teletrabajo, elaborada por el Ministerio de Cultura y
Juventud, a partir de la guía propuesta por la Comisión Nacional del Programa.
2. Directrices para regular la aplicación del Teletrabajo, por elaborar a partir de la
propuesta de la Comisión Nacional del Programa.
3. Definición de áreas y puestos teletrabajables, por medio de instrumentos
elaborados por el Ministerio de Cultura y Juventud y adaptados a las necesidades
del Archivo Nacional.
4. Criterios para evaluar el ingreso de los funcionarios al programa de teletrabajo,
herramientas de medición de la productividad y de satisfacción laboral.
2.8 Exclusiones:
Quedarán excluidos de participar en el Programa de Teletrabajo aquellos funcionarios con
puestos que por su naturaleza no son teletrabajables, así como los que no obtengan resultados
favorables en las pruebas sicológicas de ingreso, o bien que no reúnan los requisitos
establecidos en la normativa que regula la aplicación del Programa de Teletrabajo.
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3- Organización del Programa
3.1 Equipo, roles y responsabilidades
La Comisión Auxiliar del Programa de Teletrabajo en el Archivo Nacional, está conformada por
las siguientes personas:
Nombre Área de Trabajo N° Teléfono Correo
Guiselle Mora Durán Asesoría Jurídica 2283-1400
Ext. 249 [email protected]
Melina Leal Ruiz Planificación
Institucional
2283-1400
Ext. 238 planificació[email protected]
Adolfo Morales Loria Recursos Humanos 2283-1400
Ext. 264 [email protected]
Rodrigo González García Tecnologías de
Información
2283-1400
Ext. 251 [email protected]
Mauricio López Elizondo Archivo Notarial
Secretario,
2283-1400
Ext. 223 [email protected]
Carmen Campos Ramírez Subdirección General
Presidenta,
2283-1400
Ext. 207 [email protected]
3.2 Roles y responsabilidades de las instancias involucradas
De acuerdo con la normativa que regula el Teletrabajo de la institución, en particular el decreto
emitido por el Ministerio de Cultura y Juventud en el que se regula su implementación, se
definen los roles y responsabilidades de las diferentes instancias que participan del programa.
A continuación se presenta un resumen de los aspectos más relevantes sobre esta materia:
3.2.1 Jerarca (Dirección General)
1. Autorizar la implementación del programa.
2. Aprobar los recursos necesarios para su desarrollo.
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3. Conocimiento y análisis de los avances que tenga el programa, según
cronograma de actividades establecido.
4. Aprobación de los informes de evaluación del programa.
5. Supervisar y evaluar la labor que realiza la Comisión Auxiliar de Teletrabajo.
3.2.2 Comisión Auxiliar de Teletrabajo
1. Asesorar al jerarca en el diseño, implementación y desarrollo del Programa
Institucional de Teletrabajo.
2. Asesorar a las áreas administrativas en el mejoramiento de los procesos para
determinar y desarrollar actividades teletrabajables.
3. Apoyar al área de Recursos Humanos en la puesta en práctica y
administración del Programa Institucional de Teletrabajo.
4. Coordinar la alineación estratégica del Programa de Teletrabajo con la
estrategia institucional, así como el seguimiento y control de los programas y
actividades relacionadas.
5. Apoyar a las jefaturas en la identificación de las áreas y puestos
teletrabajables, elaborando los instrumentos y definiendo la metodología para
su aplicación.
6. Elaborar los informes de gestión solicitados por el Equipo de la Coordinación
Nacional de Teletrabajo y remitirlos por medio de la Comisión Institucional de
Teletrabajo del Ministerio de Cultura y Juventud.
3.2.3 Departamento Tecnologías de Información
1. Planificar, coordinar y aplicar el uso de herramientas tecnológicas utilizadas en
el Programa de Teletrabajo.
2. Normar y regular la adquisición y uso de las tecnologías para aplicar en el
teletrabajo.
3. Orientar en la adquisición y uso de tecnologías para teletrabajar.
4. Brindar el soporte técnico requerido de conformidad con lo establecido en el
reglamento del Ministerio de Cultura y Juventud.
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5. Formar parte de la Comisión Auxiliar de Teletrabajo, participar en las sesiones
y colaborar en los procesos de seguimiento y evaluación del programa.
3.2.4 Oficina Auxiliar de Gestión Institucional de Recursos Humanos
1. Administrar el Programa de Teletrabajo, lo que implica la definición de los
puestos teletrabajables en conjunto con las Jefaturas, recomendar la idoneidad
de los teletrabajadores.
2. Mantener actualizada la normativa y los formularios requeridos para asegurar
la implementación del Programa de Teletrabajo y brindar la información que
solicite la Comisión Auxiliar de Teletrabajo para brindar los informes de gestión
correspondientes.
3. Planificar con el Equipo de Coordinación Técnica del Ministerio de Trabajo las
actividades de capacitación, sensibilización y evaluación de los candidatos
para ingresar al programa de teletrabajo.
4. Definir un plan de manejo del cambio, proceso de comunicación, programa de
capacitación, sensibilización e inducción.
5. Apoyar a las jefaturas y teletrabajadores en la aplicación de los instrumentos
que requiere el Programa Institucional de Teletrabajo.
6. Formar parte de la Comisión Auxiliar de Teletrabajo, participar en las sesiones
y colaborar en los procesos de seguimiento y evaluación del programa.
7. Verificar las condiciones y criterios de salud ocupacional en los lugares en
donde se realice teletrabajo, en coordinación con la Comisión de Salud
Ocupacional.
3.2.5 Unidad de Planificación Institucional
1. Verificar el alineamiento del Programa Institucional de Teletrabajo con la
estrategia de desarrollo institucional.
2. Verificar el alineamiento de las metas institucionales con el Programa
Institucional de Teletrabajo.
3. Recomendar las acciones para optimizar y automatizar procesos relacionados
con la modernización del trabajo basado en el uso de las tecnologías digitales.
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4. Participar en la formulación del plan de trabajo de teletrabajo, dar seguimiento
y control a su cumplimiento.
5. Formar parte de la Comisión Auxiliar de Teletrabajo, participar en las sesiones
y colaborar en los procesos de seguimiento y evaluación del programa.
3.2.6 Unidad Asesoría Jurídica
1. Orientar en la actualización de la normativa aplicable al Teletrabajo.
2. Apoyar a la Comisión Auxiliar en la aplicación del Teletrabajo.
3. Apoyar a las Jefaturas y Teletrabajadores en la interpretación de la normativa
del programa.
4. Formar parte de la Comisión Auxiliar de Teletrabajo, participar en las sesiones
y colaborar en los procesos de seguimiento y evaluación del programa.
3.2.7 Jefaturas
1. Definir las áreas y los puestos teletrabajables en sus unidades, en conjunto
con la Comisión Auxiliar de Teletrabajo y utilizando los instrumentos que les
suministre esta comisión.
2. Planificar las actividades y establecer las metas para evaluar la labor del
Teletrabajador (a).
3. Evaluar las metas asignadas al teletrabajador y recomendar las acciones que
permitan mejorar su desempeño.
4. Velar porque se mantengan las oportunidades de desarrollo e integración
social de los teletrabajadores con el resto de los trabajadores de la unidad.
5. Aplicar las acciones generales que permitan cumplir con la normativa de
Teletrabajo, en conjunto con la Comisión Auxiliar de Teletrabajo.
3.2.8 Teletrabajadores (as)
1. Cumplir con la normativa laboral de la institución y la que regula el Teletrabajo.
2. Cumplir con las metas y objetivos de los trabajos asignados.
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3. Ser responsable de los activos institucionales que utilice y traslade hacia su
lugar de trabajo.
4. Estar disponible dentro de la jornada laboral acordada para atender asuntos de
su jefatura, compañeros de trabajo y personas usuarias.
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4- Cronograma y Presupuesto
4.1 Cronograma
A continuación se presenta un cronograma general de las principales actividades por realizar,
de acuerdo con lo estipulado en la “Guía de implementación del Programa de Teletrabajo” y las
necesidades de la institución:
Principales Actividades Periodo Real y
Programado Observaciones
Integración de la Comisión Auxiliar
de Teletrabajo Diciembre, 2015
DG-871-2015 del 10 de diciembre de
2015
Primera reunión de trabajo de la
Comisión 19 de enero, 2016
Mediante el acuerdo 1, de la sesión 1-
2016, se decide realizar reuniones los
martes de la tercera semana cada mes
Recopilación y análisis de la
normativa que rige el Programa de
Teletrabajo
Sesiones de enero
a abril, 2016
Se destaca el alcance de las funciones
de esta comisión y se realiza consulta
ante la Comisión Institucional de
Teletrabajo en el Ministerio de Cultura y
Juventud, según acuerdo 3.2 de la
sesión 3-2016 del 5 de abril de 2016.
Revisión de proyectos o buenas
prácticas en otras instituciones
que aplican esta modalidad de
trabajo
Febrero a junio
Se hacen indagaciones en Mideplan,
Procuraduría General de la República,
IMAS, Asamblea Legislativa y ARESEP.
Plan de trabajo inicial 2016 de la
comisión
24 de febrero,
2016
Mediante el acuerdo 3, de la sesión 2-
2016, se establecen acciones iniciales,
relacionadas con acciones de
coordinación con la Comisión
Institucional del MCJ, gestión de
capacitación para miembros de la
comisión, jefaturas y personal en
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Principales Actividades Periodo Real y
Programado Observaciones
general, diseño de propuesta
metodológica para realizar diagnóstico,
inicio de implementación e informes
Acciones de coordinación con la
Comisión Institucional de
Teletrabajo del MCJ
29 de febrero,
2016
Mediante comunicado de correo
electrónico del 10 de marzo de 2016, la
señora Yolanda Salmerón,
Coordinadora de la comisión del MCJ,
informa que no será posible reunirse
con la comisión del Archivo Nacional,
por encontrarse en una etapa de
sensibilización con trabajadores de ese
ministerio y postergando la reunión de
coordinación hasta julio del año en
curso. Remite link con información
sobre el programa.
Acciones de coordinación con la
Comisión Nacional de Programa
de Teletrabajo en el Ministerio de
Trabajo y Seguridad Social
Abril y mayo, 2016
El 6 de mayo de 2016 se realiza reunión
con el señor Jorge Llevere del MTSS,
con el fin de recibir orientaciones
generales de cómo se tiene programado
implementar esta modalidad de trabajo,
así como solicitar la capacitación
requerida.
Legalización del libro de actas de
la comisión 27 de abril, 2016
Mediante oficio SD-217-2016 del 27 de
abril de 2016, se solicita a la Auditora
Interna, la apertura del libro de actas
número 1.
Capacitación de los miembros de
la Comisión
Junio a diciembre,
2016
El 30 de junio se da una capacitación-
información general, a cargo de la
Coordinación Nacional, por parte del
señor Jorge Llevere. En esta actividad,
también se solicita la preparación y
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Principales Actividades Periodo Real y
Programado Observaciones
presentación de un par de documentos
sobre el programa y se establecen
fechas para presentar informes.
Con el oficio DGAN-SD-0287-2016 del 1
de julio de 2016, se remite un resumen
de los principales resultados de esta
capacitación.
El 18 de julio se lleva a cabo una
segunda reunión, a cargo de la
Comisión Institucional del MCJ, donde
se exponen las generalidades del
programa y lo que ha realizado esa
comisión. Se presentan los documentos
y guías que han elaborado para su
implementación y que pueden ser
utilizadas por las comisiones auxiliares.
En el acuerdo 6.1 del acta 5-2016 del
19 de julio, se enuncian los principales
resultados de esta actividad.
Llenado de encuesta nacional a
cargo de la Coordinación Nacional
de Programa
15 de julio, 2016 Cumplida.
Información y capacitación a
jefaturas
Agosto a
diciembre, 2016
Mediante acuerdo 6.2 de la sesión 5-
2016 del 19 de julio, se comisiona a la
Coordinadora de la Comisión Auxiliar,
para que coordine con la Dirección
General y se brinde información general
del programa a las jefaturas de
departamento, aprovechando las
reuniones de jefaturas.
De la Coordinación Nacional del MTSS,
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Principales Actividades Periodo Real y
Programado Observaciones
se recibe invitación para taller dirigido a
jefaturas, por realizarse el 26 de agosto,
en CENAREC. Se remite la invitación y
se coordina la participación de un grupo
de colaboradores del Archivo Nacional.
Informes sobre el grado de avance
en la implementación del
programa, dirigidos al personal
23 de agosto,
2016
Reunión general de personal para rendir
cuentas sobre lo realizado en el I
Semestre del año.
Elaboración y aprobación de
documentos técnicos del
programa aplicables en el Archivo
Nacional
Agosto y
setiembre, 2016
1: Perfil del programa en el Archivo
Nacional
2: Directrices o regulaciones del
programa en el Archivo Nacional
Divulgación de los documentos
técnicos del programa a las
jefaturas y personal
Setiembre, 2016
Se valorará una charla general, además
de remitir los documentos por medio del
correo electrónico y solicitar a los jefes
que lo incorporen la temática en sus
agendas de reuniones con el personal
Revisión y ajustes a instrumentos
para la implementación del
programa en el Archivo Nacional,
a partir de los elaborados por el
MCJ
Setiembre a
diciembre, 2016
1: Guía para identificar áreas
teletrabajables.
2: Criterios para identificar puestos
teletrabajables
3: Perfil del puesto teletrabajable
4: Evaluación e inspección de
condiciones ambientales (equipo y
mobiliario)
5: Instrumento evaluador de las tareas
teletrabajables
6: Acuerdo para ingresar al programa.
Presentación de informes
semestrales
Diciembre, 2016;
Julio y diciembre
Informes sobre el grado de avance en la
implementación del programa, por
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Principales Actividades Periodo Real y
Programado Observaciones
2017 presentar a la Coordinación Nacional,
por medio de la Comisión Institucional
de Teletrabajo del MCJ y con aval de la
Dirección General.
Mapeo de las áreas
teletrabajables
Enero y febrero,
2017
Utilizando la guía ajustada y aprobada
en la institución.
Identificación de los puestos
teletrabajables
Febrero y marzo,
2017
Utilizando la guía ajustada y aprobada
en la institución.
Selección de los puestos y los
teletrabajadores Abril, 2017
Según los resultados de la aplicación de
las guías 1 y 2.
Evaluación e inspección de las
condiciones de equipo y mobiliario
de los teletrabajadores
Mayo, 2017 Utilizando la guía ajustada y aprobada
en la institución.
Aplicación de las pruebas
sicológicas para determinar la
idoneidad de los teletrabajadores
seleccionados.
Mayo a julio, 2017
Esta actividad depende de la capacidad
de respuesta de los profesionales en
este campo del MCJ, así como de la
disponibilidad de recursos para la
adquisición de las pruebas sicológicas.
Plan de comunicación y
capacitación para jefes y
teletrabajadores
Agosto, 2017
Etapa de Inicio del programa Setiembre, 2017
Etapa de seguimiento y
evaluación del teletrabajador
Octubre, 2017:
una vez iniciado el
programa
La estrategia y la periodicidad de este
seguimiento y evaluación dependerá de
la naturaleza de cada puesto, los
objetivos y metas teletrabajables y los
acuerdos tomados con el teletrabajador.
Evaluación del clima laboral de las
áreas teletrabajables Julio, 2018
Se recomienda realizar una vez
avanzada su implementación (6 meses
o más) y de acuerdo con la
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Principales Actividades Periodo Real y
Programado Observaciones
disponibilidad de recursos del
programa.
Evaluación integral del programa
en la institución Diciembre, 2018
Se recomienda realizar cuando su
implementación cumpla por lo menos 1
año.
Ajuste y extensión del programa a
otras áreas 2018
Una vez cumplida, una etapa piloto y
pudiendo haber cambiado las
condiciones iniciales, sobre todo en las
condiciones tecnológicas de la
institución y su impacto en los procesos
que se ejecutan.
4.2 Presupuesto
En la medida de las posibilidades presupuestarias de la institución, se incorporarán en cada
ejercicio económico los recursos requeridos para atender las necesidades del programa de
Teletrabajo, entre ellas para atender procesos de capacitación y sensibilización del personal,
continuar fortaleciendo la plataforma tecnológica institucional y la adquisición de las pruebas
sicológicas que deben aplicarse a los trabajadores para determinar su idoneidad de trabajo en
esta modalidad. En el caso del Archivo Nacional, por no contar con un profesional en Psicología
que ejerza un cargo como tal, recibirá el apoyo de los profesionales del Ministerio de Cultura y
Juventud, apoyo que se coordinará por medio de la Comisión Institucional de Teletrabajo de
ese ministerio.
En etapas más avanzadas de la implementación del programa, se puede requerir presupuesto
para realizar estudios de satisfacción laboral para evaluar el manejo del cambio en las
instancias involucradas, tal como se incorpora en el cronograma de trabajo anterior.
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5- Manejo del Cambio y Administración de la Comunicación
El manejo del cambio comprende las acciones de sensibilización, talleres y cursos de
capacitación con la Dirección General, las jefaturas de los departamentos, coordinadores de
unidades y población en general. Los medios de comunicación por los que se llevaría a cabo la
estrategia deben ser analizados por la Comisión y autorizados por la Dirección General.
Algunas estrategias que podrían proponerse se detallan a continuación: brochures, folletos,
afiches, comunicados, charlas y otros.
Las actividades de capacitación serán coordinadas por la Oficina Auxiliar de Gestión
Institucional de Recursos Humanos, en forma conjunta con el Equipo de Coordinación Técnica
de la Comisión Nacional del Programa de Teletrabajo del MTSS, de acuerdo con lo que
establecen los artículos N° 4 incisos “d” y N° 9 del Decreto Nº 39225.
6- Factores de Éxito
Dentro de los factores de éxito para la sostenibilidad del programa de teletrabajo, se
encuentran:
Visión: Es necesario que a nivel de toda la institución se disponga de una visión
compartida del Programa de Teletrabajo como un medio que apoya los procesos de
modernización y desarrollo de los trabajadores.
Cultura. Es necesario mantener un programa sostenido de manejo del cambio que
lleve a la consolidación de una cultura organizacional que mira en el teletrabajo un
medio que promueve la productividad, la mejora en la calidad de los servicios y la
mejora en la calidad de vida de los funcionarios.
Liderazgo: Se requiere un liderazgo en todos los niveles de la institución para
promover el teletrabajo dentro de las acciones de modernización.
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Medición: Es necesario asignar metas para medir la productividad de los
teletrabajadores. También se requiere desarrollar mediciones integrales del
programa para evaluar su efectividad.
Formación: Se necesita dar capacitación continua en la práctica del trabajo basado
en las tecnologías digitales.
Tecnología: Es necesario disponer de software que permita registrar de forma
automática la productividad de los teletrabajadores y del programa en general, así
como facilitar las comunicaciones unificadas.
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7- Herramientas de Control
Su propósito es mantener informada a diferentes instancias de la organización sobre el estado
del programa en todas sus fases. Las herramientas que se utilizan para este fin son las
siguientes, entre otras que la administración considere conveniente implementar:
7.1 Informes
De acuerdo con lo que establecen los artículos 8 inciso “d” y 11 del Decreto Nº 39225, se
brindan informes semestrales sobre la gestión del Programa de Teletrabajo. El formato de los
informes es proporcionado por el Equipo Coordinador de Teletrabajo del MTSS y presentados
en esta instancia, por intermedio de la Comisión Institucional de Teletrabajo del Ministerio de
Cultura y Juventud. Estos informes se incorporan al cronograma propuesto para el programa.
Además se presentarán informes de seguimiento al cumplimiento del plan de trabajo y
ejecución del cronograma de las principales actividades, con la misma periodicidad que se
presentan los informes a nivel institucional (trimestrales, semestrales y anuales).
7.2 Actas de sesiones de trabajo
Tal como se menciona en el acápite anterior, la Comisión Auxiliar de Teletrabajo lleva un libro
legalizado de actas, en el cual se asientan las actas debidamente aprobadas en el seno de la
comisión. Igualmente se elabora un orden del día, se lleva un registro de asistencia y un
expediente con los documentos que respaldan los asuntos tratados en cada sesión.