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la gestion moderna de las organizaciones, un modelo de gestion empresarialTRANSCRIPT
Sesión 01
Gestión organizacional, estructura, procesos, organización y competencia
Maestría en Ciencias con mención en Sistemas Integrados de Gestión de la Calidad, Ambiente, Seguridad y Responsabilidad Social
Gestión Moderna de Organizaciones
12 de Mayo 2012
Globalización
n Apertura de mercados.
n Endurecimiento de la competencia.
n Nuevas tecnologías.
n El poder de los clientes
n Reorganizar canales de suministros.
n Desplegarse sobre nuevos territorios
cada vez más lejanos y difíciles.
n Cambios en los ritmos de producción.
n Manejo de las variables: cantidad,
calidad, costo, tiempo y lugar
ROTO EL ESPEJISMO
¿QUÉ SE REQUIERE?
“Hoy las batallas son más duras…, pero sobre todo, varían...”
Entorno
Político-Económico
Medio
Ambiente
Entorno
Familiar
Entorno
Comercial
Entorno
Social
Entorno
Micro-Económico
GLO
BA
LIZA
CIÓ
N
El nuevo consumidor
12 de Mayo 2012
Replantear el Futuro
“… el cambio, paradójicamente dejó de ser una variable para transformarse en algo constante, aunque según algunos ..., el cambio
también cambia ...” ¿Cuál camino seguir?
• Cambio.
• Reinventando reglas
de competencia.
• Cuestionando el
status quo.
• Nuevos mercados.
• Continuación del
pasado.
• Pensamiento lineal
• Piloto automático
• Reglas y normas
verticales.
PRODUCTOS
CLIENTES
Complejidad creciente
PROCESOS
METODOS 12 de Mayo 2012
CLIENTES
PLANEAMIENTO ESTRATEGICO
RESULTADOS
•Indicadores •Metas
LIDERAZGO
PERSONAL
Plan
Maestr
o
Capaci
dad
Aproxi
mada
Planifi
cación
Materi
ales
Capaci
dad
Detalla
da
Planifi
cación
Distrib
ución
Aprovis
iona-
miento
Gestión
Producc
ión
Ventas
PROCESOS
Organización
Generación de
resultados en una
organización
“Nuevo” ENTORNO
DUEÑOS
DIRECTORES
C L I E N T E S
EQUIPO EQUIPO EQUIPO EQUIPO EQUIPO
GERENTE GENERAL
Filosofías ….
12 de Mayo 2012
Alianzas Estrategicas: Formar "partner" para alcanzar mejores resultados
Total Quality Managment: Mejoramiento Continuo Construir exactitud y seguridad Control estadístico de procesos
War on waste Eliminar costos innecesarios de MO, Materiales y recursos
Benchmarking Hacer tan bien como "el mejor"
Re- Ingeniería Eliminar la obsolescencia, rediseño, reinventar una actividad, innovación
Outsourcing Delegar procesos no críticos a un proveedor especializado.
Filosofías ….
12 de Mayo 2012
Proceso
1.-Conjunto de tareas lógicamente
relacionadas con el objeto de obtener un
resultado. (Davenport, T.H. 1990).
2.- Una serie de Actividades que tomadas
conjuntamente producen un resultado
valioso para el cliente. (Hammer y Champy
1993).
3.- Conjunto de actividades que reciben uno
o más imputs y crea un producto de valor
para el cliente.
Definiciones
Diseño de un nuevo producto Adquisición de servicios y/o suministros Contratación de empleados Producción
Ejm:
Proceso Inputs
Recursos
Outputs
Visión de Procesos de las
Organizaciones
Una colección de actividades ejecutadas por recursos
que toman una o más clases de entradas y crea una o
más salidas que generan valor para el cliente.
Unidad de flujo
Actividades
Inventarios
Información
12 de Mayo 2012
RECURSOS
OBJETIVOS
PLAZOS CONTROL
MANO DE OBRA (PERSONAS) MAQUINAS (ACTIVOS PRODUCTIVOS) MATERIALES (DIRECTOS E INDIRECTOS) METODOS (SISTEMAS/PROCEDIMIENTOS) MEDIO AMBIENTE (CLIMA ORGANIZACIONAL) MENTALIDAD (CULTURA ORGANIZACIONAL) MONEDA (DINERO)
CANTIDAD
CALIDAD
COSTOS
TIEMPO OPERACIONES
(M7C3T)
Cortesía Profesor Benzaquen Centrum Católica
Los recursos y sus objetivos
12 de Mayo 2012
• Costo: costo total incurrido en producir y
entregar outputs
• Tiempo de Flujo de Proceso : tiempo
total necesario para transformar una
unidad de input en output.
• Flexibilidad: habilidad del proceso para
producir la variedad deseada de
productos
• Calidad: habilidad para producir
productos de calidad. Depende de la
precisión, conformidad con las
especificaciones y su confiabilidad y
mantenibilidad.
Atributos de los procesos
Visión de Procesos de las Organizaciones
ADMINISTRACIÓN CRÉDITOS FINANZAS VENTAS
GERENCIA
Solucitud
Solicitid
Atendida
12 de Mayo 2012
REGULACIONES GUBERNAMENTALES
EMPRESA
MERCADO FINANCIERO P
RO
VE
ED
OR
ES
DEMANDA GENERADA
ASEGURAR EL FLUJO
OPTIMIZACION ECONOMICA
DIS
TR
IBU
IDO
RE
S
& O
PE
RA
DO
RE
S
CO
NS
UM
IDO
RE
S
MERCADO LABORAL
MARCAS
Oferta/Demanda
12 de Mayo 2012
Introducción a los Procesos de Gestión
Medición organizacional
Indicadores de Gestión
Análisis y Medición en los procesos
1
2
3
4
Contenido Temático
12 de Mayo 2012
1
INTRODUCCIÓN A LOS PROCESOS
•Conceptos de gestión •Estructuras organizacionales •Enfoque sistémico de gestión •El método SIGPRO •El cambio en los procesos
12 de Mayo 2012
“Podríamos definir el control de gestión como un instrumento estratégico, táctico y operativo que, apoyando en indicadores e índices producidos de forma sistemática, permite que la organización sea eficiente para captar y transformar los recursos, eficaz para canalizarlos en resultados y efectivo para lograr el impacto a largo plazo”
¿QUÉ ES GESTIÓN?
Es el arte de tomar decisiones y realizar acciones para logar los resultados esperados. Hacer gestión consiste en asegurar armonía entre el sistema de gestión concebido y las herramientas que se utilizan como soporte.
¿QUÉ ES CONTROL DE GESTIÓN?
12 de Mayo 2012
ES EL CONJUNTO DE DECISIONES Y ACCIONES QUE BUSCAN INFLUENCIAR DE FORMA POSITIVA E INTEGRAL LA VISIÓN, MISIÓN Y LAS ESTRATEGIAS ORGANIZACIONELS
¿QUÉ ES GESTIÓN ORGANIZACIONAL?
Los tres niveles de la gestión
Gestión Estratégica
Base: Alta Gerencia Visión: Largo Plazo
Negocio Macro Entorno
Gestión Táctica
Base: Gestión Estratégica
Visión: Mediano Plazo U.G./ Procesos/ U.E.N.
Planeación-Organización y
monitoreo
Gestión Operativa
Base: Gestión Táctica Visión: Corto Plazo Equipo de trabajo
Ejecución y control
12 de Mayo 2012
GESTIÓN ORGANIZACIONAL
En la gestión táctica se estructuran los macro procesos y subprocesos que apoyan el direccionamiento y plan estratégico organizacional
A este nivel se define la estructura orgánica y operacional de la empresa
La gestión es el RESULTADO de las actividades del día a día que soportan directamente o indirectamente la estrategia
GESTIÓN TÁCTICA
12 de Mayo 2012
ESTRUCTURAS
Una organización puede ser vista de 2 formas: La clásica vista vertical, que refleja intercambios entre áreas y líneas de comunicación
Vista Horizontal de Procesos: Mas que enfocarse en los intercambios de información, se centra en cual trabajo es hecho. Una vista de procesos se basa en cruces de funciones (varias áreas involucradas, un único objetivo). El proceso se repite varias veces, de tal forma que puede ser continuamente optimizado.
12 de Mayo 2012
JERARQUÍA DE LOS PROCESOS
MACROPROCESOS
PROCESOS
SUBPROCESOS
ACTIVIDADES
TAREAS
12 de Mayo 2012
•Conjunto de procesos interrelacionados de la empresa que facilita el logro de la misión de la empresa.
A. MACROPROCESO
Conjunto de tareas interrelacionadas que garantizan el resultado esperado.
C. ACTIVIDAD
•Conjunto de acciones simples interrelacionadas para lograr una actividad.
D. TAREA
•Conjunto de Actividades interrelacionadas que transforman entradas en salidas con valor agregado para un cliente o grupo de clientes
B. PROCESO/SUBPROCESO
Organización por procesos
12 de Mayo 2012
Conjunto de actividades interrelacionadas… que transforman entradas
(materias primas, materiales, información)…. En salidas
(bienes o servicios)… con valor agregado para un cliente o
grupo de clientes”
PROVEED INSUMO PROCESO PRODUCTO CLIENTE
PROCESO
PRODUCTO
Objetivo
12 de Mayo 2012
Proveedor Organización Cliente
Insumos
A B
C D
E F
Proceso
Producto
Personal Medidas Ambiente
Materiales Maquinarias Métodos
Entrada Transformación Salida
Estructura de los procesos
12 de Mayo 2012
Proceso de Mantenimiento y Reparación - Modelo
Proceso de Mantenimiento y Reparación - Simulación
Sistema 1 Sistema 2 Sistema 3 Sistema 4 Sistema 5
Sistema 6
Sistema 7
Sistema 1 Sistema 2 Sistema 3 Sistema 4 Sistema 5
Sistema 6
Sistema 7
Case Name Distribución Succes Stats Average Duratión
Case 1 80% Succeded 12 days 20 min 52895 succes
Cas 2 20% Succeded 22 days 23 min 27455 succes
Análisis As-ls
Un proceso no es únicamente un flujo de actividades
12 de Mayo 2012
Es la visión sistémica del funcionamiento
organizacional de una empresa, que identifica los macroprocesos, procesos y actividades, su interacción y
su interdependencia
QUE ES LA ORIENTACIÓN A PROCESOS
12 de Mayo 2012
Sistema – Función X
Proceso A Proceso B
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
Actividad 6
Sistema – Función Y
Proceso C Proceso D
Actividad 7
Actividad 8
Actividad 9
Actividad 10
Actividad 11
Actividad 12
Resultado 1 Resultado 2 Resultado 3 Resultado 4
Objetivo
A
Objetivo
B
Objetivo
C
POLÍTICA DE LA CALIDAD MISION – VISION - PRINCIPIOS
SISTEMA - EMPRESA
ENFOQUE SISTEMATICO DE GESTION
12 de Mayo 2012
El punto de partida es la Misión y la Visión y después definir los macroprocesos y procesos de la organización cuya estructura se define así:
1. QUIENES SON MIS USUARIOS O CLIENTES
Identifique sus clientes internos y externos
Identifique las necesidades de esos clientes
2. SALIDA: QUE PRODUCTO O SERVICIO QUIEREN RECIBIR
Identifique los resultados principales de su trabajo (productos o servicios)
Identifique las especificaciones de los resultados (EXPECTATIVAS) que quieren sus clientes y/o Usuarios
Defina el objetivo del proceso basado en la necesidad y expectativa del cliente
3. QUIENES SON MIS PROVEEDORES
Identifique sus proveedores internos y externos
Identifique lo que necesita y espera de ellos
4. ENTRADA: QUE INSUMOS ME ENTREGAN
Identifique los insumos principales requeridos para realizar su trabajo (materiales, información, etc.) y sus especificaciones
5. PROCESOS:
Liste las actividades principales de su trabajo para producir un resultado
Construya un diagrama de flujo de estas actividades
Construyendo con el método SIGPRO
12 de Mayo 2012
Ejemplo
MISION: Mantener y suministrar los insumos de acuerdo con los requisitos exigidos por cada proceso, controlando los costos, buscando abastecer oportunamente los diferentes procesos en busca de fortalecer la competitividad de la empresa y la satisfacción del cliente.
RESPONSABLES: Gerente, Director, Asistentes y Auxiliares de la Gestión Logística
Proveedor
ENTRA
ACTUAR 4. SI: se registral a entrada en almacén NO: Buscar nuevos proveedores 8. SI: Descargar inventarios y controlar rotación de inventarios. NO: Realizar reclamaciones a proveedores 12. SI: Validar y registrar la factura NO: Validar motivos de incumplimiento
PLANEAR 1.Planear las compras de insumos 5. Organizar inventario de insumos 9. Planear despachos a los clientes
SALIDA
CLIENTE
Producción Compras Facturación
Requisición de materia prima Orden de compra Factura
VERIFICAR 3. Verificar cumplimiento de entrega 7. Evaluar eficacia de las entregas de insumos 11. Revisar cumplimiento de la entrega
HACER 2. Efectuar las compras a proveedores 6. Entregar insumos de acuerdo a las requisiciones de los procesos 10. Entregar mercancía a los clientes
Compras oportunas de calidad Insumos entregados de acuerdo a requisiciones Mercancía entregada a satisfacción de los clientes
Gerentes de cada proceso Gerente de manufactura Clientes
MACROPROCESO DE GESTION LOGISTICA
12 de Mayo 2012
PLANEAR: Identificación de las necesidades, determinación de los recursos, de los objetivos de las mediciones.
HACER: Llevar a cabo el proceso tal cual como se planifico.
VERIFICAR: Control durante, chequeos, observaciones, mediciones.
ACTUAR: Tomar medidas correctivas en caso de no alcanzar los objetivos, para mejorar el proceso, normalizarlo y estandarizarlo, hacer nuevos planes los cuales permitan el mejoramiento permanente.
Tomar las decisiones apropiadas
Determinar objetivos y
metas
Determinar las estrategias
Entrenamiento Capacitación
Educación
Comprobar los efectos de la implementación
Ejecutar el trabajo
ETAPAS DE UN PROCESO – CARACTERIZACIÓN ISO
12 de Mayo 2012
Reingeniería Cambiar Radicalmente las operaciones del negocio •Una respuesta urgente a una crisis •Patrocinio equipo directivo •Procesos construidos para durar •Cambios en los procesos y en la infraestructura de TI y aplicaciones
Mejora Continua Afinar las operaciones de Negocio existentes •Acciones correctivas 80% •Acciones de mejora 18% •Acciones preventivas 2%
Dos Filosofías Históricas acerca de Cambio en los Proceso
12 de Mayo 2012
Ejemplo
MISION: Suministrar personal competente de acuerdo con los requisitos exigidos por cada proceso, capacitándolos y evaluando periódicamente su desempeño laboral, buscando su bienestar y desarrollo dentro y fuera de la empresa.
RESPONSABLES: Gerente, Director, Asistentes y Auxiliares de la Gestión Humana
Proveedor
ENTRA
ACTUAR 4. SI: Se elabora contratación de personal NO: Buscar nuevos candidatos 8. Registrar y certificar o Hacer reentrenamiento o relevar del cargo 12. Reconocimiento o Relevo del cargo
PLANEAR 1.Identificación de perfiles 5. Identificar necesidades de
capacitación y entrenamiento 9. Planear certificación del personal
SALIDA
CLIENTE
Todos los lideres de procesos
Requisición personal Requisición de formación Formato de evaluación
VERIFICAR 3. Revisar cumplimiento de perfiles 7. Evaluar eficacia de la capacitación 11. Revisar cumplimiento de perfil
HACER 2. Efectuar preselección y selección 6. Elaborar programas de capacitación 10. Revisar hojas de vida y consignar información en registro de competencia del personal
Personal seleccionado, contratado, capacitado, evaluado y calificado
Gerentes de cada proceso
MACROPROCESO DE GESTION HUMANA
12 de Mayo 2012
Proceso: Selección de Personal Ejemplo
Lograr que los candidatos seleccionados para las vacantes cumplan con el perfil ocupacional y las competencias
A: 80% Meta: 100%
Proveedor Insumos Proceso Producto Cliente
1. Gestión Humana
2. Área(s) solicitante
3. Mercado laboral
4. Head Hunter
1.1 Banco HV 1.2 Banco de
Pruebas 2.1 Requisición 3.1 H de vida 4.1 H de vida
A. Preselección de hojas de vida
B. Entrevistas C. Aplicación de
pruebas D. Ingreso
Nuevo colaborador que cumple con las
competencias y el perfil
Interno Directores Gerentes
12 de Mayo 2012
1. Definir los limites del proceso
• (PPPC)
2. Conocer la situación actual del proceso
• Diagnostico
3. Recolectar y analizar las actividades del proceso
• Hoja de trabajo SER
4. Identificar áreas de mejora
• Causa - Efecto
5. Determinar acciones de mejora • Causa – Efecto invertido • Hoja de trabajo DEBE SER
6. Implementar y vigilar las mejoras
• Gráfica de Gantt • Indicadores de gestión
MODELO GENERAL DE ANÁLISIS DE PROCESOS
12 de Mayo 2012