pe-op-06 - requisiscion de materiales

PROCEDIMIENTO ESPECIFICO DE REQUISICIONES DE MATERIALES

DOCUMENTO No. : PE-OP-06REVISIÓN : 2FECHA: Marzo 2010.PAGINA 1 DE 7

TABLA DE CONTENIDO

CAPITULO DESCRIPCION PAGINA1.0 OBJETIVO 22.0 ALCANCE 23.0 DEFINICIONES 24.0 RESPONSABLES 25.0 REFERENCIAS 36.0 PROCEDIMIENTO 37.0 FORMATOS 6

CARGO NOMBRE FIRMA FECHAPREPARO: Director de Suministros

y SubcontratosLH Jaramillo Marzo 2010

REVISO: Director de HSEQ L. Rincón Marzo 2010

APROBO: Gerente Administrativo y Financiero

A. Candanosa Marzo 2010

PROCEDIMIENTO ESPECIFICO DE REQUISICION DE MATERIALES

DOCUMENTO No. : PE-OP-06REVISIÓN : 2FECHA: Marzo 2010PAGINA 2 DE 7

1.0 OBJETIVO

Este procedimiento establece la metodología, las responsabilidades y los controles que Schrader Camargo Ingenieros Asociados S.A. aplica el trámite de las requisiciones emitidas por el Cliente y/o la elaboración de las requisiciones para materiales permanentes y materiales consumibles o habituales en la Sede y en los Proyectos con el objetivo de satisfacer las necesidades del cliente interno y externo. Este procedimiento promueve además la elaboración de requisiciones únicamente por el sistema SICO.

2.0 ALCANCE

Este Procedimiento es aplicable a las requisiciones que se deban realizar para la compra de bienes y/o servicios que SCIA realiza para los clientes y para los materiales y/o equipos que se incorporen en los proyectos ya sean estos materiales permanentes o habituales

3.0 DEFINICIONES

Requisición de Material (MR)Documento emitido por el Departamento, Área, Obra o frente de la compañía en donde se indica la necesidad de algún recurso como material, equipo o servicio para la elaboración de una actividad en particular. Se clasifica por tipo de material: consumible, herramientas, equipo menor, equipo mayor, DMS y/o material permanente.

Listado de Proveedores: "Vendor List": Es el listado de productos, marcas y/o proveedores aprobados para cada proyecto por parte del Cliente, o proveedores aprobados por SCIA a través de la dirección de Suministros y subcontratos.El Vendor List es de obligatorio cumplimiento cuando es incluido dentro de los documentos contractuales del proyecto y será referencia para los demás casos.

Tiempo de entrega: En la requisición de material se establece que se debe tener el menor tiempo de respuesta para el suministro de cualquier material, sin embargo con relación a los siguientes materiales se fija un tiempo máximo de respuesta establecido en el sistema SICO:

Consumibles - 7 días hábiles Herramientas - 10 días hábiles



DMS’s - 10 días hábiles Equipos - 15 días hábiles

Para los materiales permanentes se fija la fecha de necesidad de acuerdo con el Plan de Compras y Programa de Construcción

Reporte de Recibo de Material RRM: Este documento confirma la llegada de los materiales permanentes, habituales y/o equipos al almacén destino en la obra de acuerdo a las especificaciones solicitadas. Es responsabilidad del Gerente de Proyecto o Jefe de Obra velar por el envió oportuno de los RRM en un plazo máximo de 2 días una vez recibido el material. Sin este documento no se autorizan los cargos de la sede o pago a los proveedores y/o subcontratistas.Nota Aclaratoria. Las herramientas, equipos mayores y menores y DMS que forman parte de los activos de la compañía, que sean comprados y despachados directamente a la Obra, deberán ser reportados a suministros y subcontratos y a Equipos de construcción, para ingreso al inventario con la entrada de almacén de la sede y traslado con remisión a la Obra a través del sistema SICO.

Estado de las Requisiciones: “MR Status”: Reporte incluido en el sistema SICO donde se lleva el control de las MR emitidas, el cual debe contener la descripción del material, la fecha de emisión y de cumplimiento.

4.0 RESPONSABLES

4.1 Gerentes, Directores, Gerentes de proyecto o Jefes de Obra.

Dar cumplimiento a este Procedimiento y dirigir todos sus aspectos a la correcta elaboración de las requisiciones de material de la compañía en el sistema SICO.

Asegurar la colocación y control de los ítems de presupuesto en cada una de las requisiciones generadas de materiales permanentes y/o habituales del proyecto en la Obra.

Validar en cantidades y especificaciones las requisiciones finales de compra.

Evaluar los proveedores y subcontratista locales del proyecto y mantener disponible la información correspondiente.

Velar por el envío de los RRM a la sede en un plazo no mayor a 2 días una vez recibidos a satisfacción los materiales y/o enviar el reporte de



producto no conforme cuando el material no esta de acuerdo con la especificación requerida

4.2 Gerente Administrativo y Financiero.

Autorizar todas las contrataciones y compras de los Proyectos y de la Sede dentro de los límites fijados por la Gerencia General, establecido en USD 500.000.

Aprobar el plan de compras de cada proyecto. Aprobar las recomendaciones de las adjudicaciones. Aprobar las órdenes de compra, órdenes de servicio, ofertas mercantiles

y subcontratos.

4.3 Director de Suministros y Subcontratos.

Autorizar todas las contrataciones y compras de los Proyectos y de la Sede dentro de los límites fijados por la gerencia Administrativa y financiera.

Designar al responsable Líder de compras para cada uno de los proyectos de SCIA.

Hacer seguimiento permanente de las funciones del responsable líder de compras.

Presentar a la Gerencia Administrativa y Financiera de contratación y suministros las recomendaciones de adjudicación de informes de recomendación.

Participar en la selección de los diferentes proveedores. Brindar apoyo permanente a los responsables de compras. Coordinar con el Departamento de Sistemas la estandarización de

bases de datos entre obras y sede, es decir, que todas las obras tengan la misma base de datos que la sede.

Coordinar la capacitación de los usuarios del sistema SICO en obra y sede estén capacitados en el uso de dicho sistema, además que conozcan las últimas actualizaciones.

Gestionar los consorcios y administración delegada, procedimientos aplicable, plan de compras, informes a presentar, puntos de control, sistemas de auditoría y demás temas que sean necesarios para el control del proceso de compras en estos tipos de proyectos, verificando los requerimientos de los clientes.

4.4 Responsable Líder de compras



Dar cumplimiento a este Procedimiento y debe velar por todos los aspectos relacionados con el proceso de Compra.

Liderar los procesos de compra de los proyectos asegurando que los mismos se den en la oportunidad, calidad y competitividad.

Proyectar el plan de compras. Presentar al Gerente de Proyecto del jefe de obra, dirección de control

proyectos el plan de compras para dar la validación necesaria. Presentar la Gerencia Administrativa y Financiera de Contratación y

Suministros el plan de compras correspondiente una vez se tenga la validación.

Evaluar la capacidad de los proveedores para cumplir con los requisitos de calidad y seguridad exigidos.

Una vez realizado el Plan de Compras apoyará a la realización de requisiciones y antes de la compra estas serán validadas en cuanto a cantidades y especificaciones por los Gerentes de obra, ingeniería o por control de proyectos.

Deben recibir y tramitar todas las requisiciones, seleccionar proveedores (teniendo en cuenta la información de las licitaciones), solicitar cotizaciones (cuando aplique), evaluar y tabular las ofertas, emitir ordenes de compra y/o trabajo, hacer seguimiento del despacho y velar por el cumplimiento de las condiciones contractuales especificadas en las ordenes de compra y/o trabajo, además recibir y despachar a la obra los materiales o servicios solicitados, de acuerdo con el procedimiento PG-CO-01.

4.5 Coordinación de Equipos de construcción.

Proyectar el plan de equipos Presentar al Gerente de Proyecto o Jefe de obra, Dirección de Control

Proyectos el plan de compras para dar la validación necesaria. Presentar la Gerencia Administrativa y Financiera de Contratación y

Suministros el plan de equipos correspondiente una vez se tenga la validación.

Revisar existencias, remisionarlas a las Obras o confirmar a Suministros y Subcontratos la necesidad de compra de los materiales.

Confirmar disponibilidad de equipos y herramientas de construcción para los proyectos.

Confirmar el recibo de las herramientas, equipos mayores, menores y DMs que forman parte de los activos de la compañía, que sean comprados y despachados directamente a la Obra, hacer el ingreso al inventario con la entrada de almacén de la sede y traslado con remisión a la Obra a través del sistema SICO.



5.0 REFERENCIAS Procedimiento PG-CO-01 Rev. 0 Procedimiento general de compras y

evaluación de proveedores y subcontratistas. Procedimiento PG-EQ-02 Manejo, Almacenamiento, Preservación y Entrega. Procedimiento PG-AD-01 Control de Documentos y Datos. Procedimiento PG-QA-06 Control de Registros de Calidad. Procedimiento PG-QA-03 Inspecciones y Ensayos.

6.0 PROCEDIMIENTO

La Requisición de Material debe ser elaborada únicamente en el sistema SICO y deberá contener la siguiente información: código, descripción del material, equipo y/o servicio con sus especificaciones (referencia, marca, modelo), hojas de datos, planos y fecha de necesidad en obra de acuerdo al Plan de Compras; se debe incluir el ítem del presupuesto. Se deben adjuntar las hojas de especificaciones técnicas de los materiales que así lo requieran, así como el data sheet y planos necesarios para la correcta consecución del material solicitado.

No se deben mezclar en una misma requisición diferentes tipos de materiales (consumibles, herramientas, equipos, materiales permanentes, etc.), ni los frentes y se debe dar una fecha de necesidad por ítem programada para facilitar la respuesta del proceso de compras, alquiler y/o calibración.

Las requisiciones ingresadas al sistema SICO tendrán implícita la aprobación de Jefe de Obra y Sede.

Nota: No es valido colocar “Inmediata” en la fecha de necesidad, las requisiciones no deben ser de mas 99 ítems ya que el programa no maneja más dígitos, es preferible hacer varias requisiciones y discriminarlas por tipo de material ya sea consumible, herramienta, equipo, DMS y material permanente.

Existirá un solo consecutivo de requisición de obra y la obra será quien lleve el control.

7.0 REGISTROS

Reporte de requisiciones de materiales generado por el sistema SICO

8.0 FORMATOS



Formato Requisición No. PE-OP-06 / F-01 Requisición de Material SCIA del sistema SICO

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