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1. Hablemos de Reducir Costos Durante los últimos años debido a la complicada situación económica, el nuevo sistema de facturación electrónica y el aumento de la competencia, las empresas se han visto forzadas a buscar formas de reducir sus costos. Lo ideal es comenzar observando de cerca los gastos operativos que son los que se relacionan al funcionamiento de un negocio, o de un equipo, es decir, son los costos de rutina de gestión de una empresa. Por esta razón controlar y disminuir estos costos en una empresa no es una tarea fácil ya que regularmente son gastos corrientes y necesarios, sin embargo existen algunas estrategias que han sido usadas por los más

experimentados emprendedores logrando que su negocio sea más rentable. Para poder entender de lo que se está hablando, dividiremos los costos en dos grandes grupos:

Costos Fijos: Son los que se realizan cada mes, por ejemplo el pago de alquiler del local.

Costos Variables: Se refiere a aquellos que por lo regular no son estables, por ejemplo el pago de servicios públicos.

El siguiente esquema nos muestra como dividimos los costos totales en variables y fijos:

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A continuación enlistamos los primeros pasos para iniciar este proceso:

1. Ubica los costos de operación y ten en cuenta que al reducirlos tu empresa tendrá un beneficio inmediato.

2. Define tus necesidades; creando una lista sobre lo que requiere tú negocio y cuáles son las áreas que consideras tiene gastos de más y recopila la información, en la actualidad existen muchas herramientas gratuitas que te ayudarán a tener una mejor administración y control sobre tus gastos.

3. Observa el mercado, recuerda que debes satisfacerlo y probablemente existan cosas que puedas mejorar desde del interior de tú empresa hacia afuera.

4. Es importante que antes de realizar un proceso de maximización de recursos conozcas en qué consiste cada gasto, esto lo podrás saber apoyándote del responsable de cada una de las áreas que intervienen en la operación para justificar y describir el beneficio de los egresos. Las siguientes preguntas te pueden servir de ayuda:

¿En qué se invierte el dinero? ¿Cuál es el objetivo que se busca? ¿Cómo se beneficia la empresa?

Una vez que se tiene esta información se pueden comenzar a implementar las siguientes estrategias:

Contar con un Presupuesto: El

presupuesto es la hoja de ruta para una gestión adecuada del negocio, pues sirve para controlar los costos y como punto de partida para analizar resultados futuros así como para cambiar de rumbo si es necesario. Con el presupuesto se podrán tomar decisiones más claras sobre el camino de la empresa, lo que se verá reflejado en su buen funcionamiento. No olvides en ese presupuesto incluir el pago de los impuestos, y de esta forma evitar costosas multas, ahorrándole mucho dinero a la empresa.

Renegociación con Proveedores: ¿Te

has preguntado hace cuánto que no intentas renegociar tus tarifas?, esta opción podría reducir tus costos, así que concreta una reunión con tus proveedores e intenta con algunas de estas opciones: Generar Argumentos Objetivos: Lo más viable es que te apoyes en argumentos coherentes que justifiquen tu necesidad de reducir costes. Puede ser la pérdida de un mercado, bajadas de ventas, necesidad de ofrecer precios más bajos a tus clientes.

Facilita los Servicios de tu Proveedor: Seguramente hay algo que puedes hacer para evitar que tu proveedor tenga que invertir tantos recursos en ti. A veces puede bastar con utilizar una comunicación más efectiva, con un interlocutor único y plantillas de comunicación que reduzcan el tiempo de procesado en los pedidos.

Promete un Futuro Mejor: Finalmente

podrías ofrecer a tu proveedor la posibilidad de recuperar las antiguas tarifas una vez que se supere la crisis y tus ventas vuelvan a su cauce, o garantizarle que su bajada de tarifas aumentará tus ventas y terminará provocando un mayor volumen de pedidos hacia tu proveedor, lo que reflejaría un costo beneficio para él.

La reducción de gastos tiene como objetivo final

maximizar recursos y lograr mayor eficiencia

en una empresa.

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Aumentar el Rendimiento de tu Personal: No es necesario hacer un recorte

de personal, las empresas pueden crecer al mismo tiempo que realizan ajustes. Es muy común, que la mayoría de los directivos de las Pymes lo primero que piensan a la hora de reducir sus costos es eliminar personal que “creen” no agregan valor, lo que es una idea muy errónea. Recuerda que, mientras más motivado esté tú personal, más productivo será. En el caso de tener colaboradores que no hacen bien su trabajo lo más recomendable es contratar más personal para completar todas las tareas que podrían ser realizadas por uno solo si fuera el adecuado. Contrata personal idóneo para cada puesto y ofrece recompensas para motivarlos, seguro que esto traerá mayor productividad misma que se verá reflejada en las ganancias.

Abastecer tu Negocio solo con lo Necesario: En este paso se debe ser muy

minucioso y analítico, para poder encontrar el suministro exacto de materiales o materia prima que se necesitan y así no desperdiciarlo; por ejemplo en un negocio que se dedica a la preparación de pizzas, se deben observar los registros de compras de la semana pasada, del mes pasado y del año pasado para decidir cuánto de masa comprar para cada día de la semana con el objetivo de que no te falte ni sobre demasiado, los inventarios son una herramienta perfecta para esta actividad.

Usa Social Media como Forma de Ahorro: En los últimos años las redes sociales

se han convertido en una buena forma de recortar costos. Aunque hay que aclarar que no aplica para todos los negocios; con ellas se puede llegar a suplir servicios que encarecen nuestra actividad tales como:

Atención al Cliente: Podemos habilitar un mostrador de atención al cliente a través de Facebook, Twitter o foros de consulta. Con estos medios podremos

ser más ágiles y ahorrar tiempo a la hora de resolver incidencias con nuestros clientes.

Estudios de Mercado: Gracias a las

redes sociales podemos crear pequeñas encuestas de opinión para conocer en tiempo real que piensan nuestros consumidores de las novedades que vamos a lanzar o bien de los productos que ya tengamos en el mercado.

Selección de Personal: Recurriendo

a LinkedIn a través de un video-currículum, podremos llevar a cabo nuestras selecciones de personal sin necesidad de intermediarios, con posibilidad de publicar ofertas y de acceder a los currículums de los aspirantes, de una manera más económica y sencilla.

Atrévete al “Hazlo tú Mismo”: Detente

a pensar en cuántos de los servicios que externalizas podrías asumir directamente. Hoy en día, gracias a las nuevas tecnologías tenemos la posibilidad de realizar de manera interna multitud de tareas. Recuerda que existen infinidad de herramientas y sistemas que internet nos facilita de los cuales puedes apoyarte y disminuir considerables gastos en tu organización, un ejemplo de ello son los nuevos programas para factura electrónica, que te permiten llevar a su vez cuentas por pagar, por cobrar, realizar reporte de ingresos, caja chica y muchas operaciones más que no solo te ayudarán a tener una buena administración del negocio o empresa, sino que ayudará a tener una cobranza exitosa y menores gastos, por lo tanto, más dinero.

Empieza de Nuevo: Posiblemente estás

pensando que no hay nada en tu empresa en lo que puedas recortar gastos. Sin embargo, piensa que a veces, por costumbre, damos por seguros e imprescindibles algunos costos o servicios que quizás no sean tan necesarios en

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este momento para tu empresa. Trata de olvidar todo lo aprendido y vuelve a construir tu empresa desde el principio. Pregúntate con cada proceso y con cada gasto ¿Es esto realmente necesario?, ¿Podría hacerse de otra forma más económica?, ¿Qué beneficio aporta a la empresa?

Ahora que si con estos trucos no es suficiente, la siguiente infografía te mostrará otros tips que seguramente te ayudaran a mejorar los resultados de tu empresa:

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2. Hablemos de la Contabilidad En todo negocio, es fundamental que se realice y mantenga una contabilidad adecuada y así evitar fugas de dinero, problemas en el flujo de caja o desperdicio de oportunidades encaminadas al desarrollo de la empresa. Por ello la contabilidad se convierte en una importante herramienta que te ayuda tener una eficiente administración de tu negocio de tu negocio y estar al corriente con el cumplimiento de tus obligaciones fiscales. Básicamente, las microempresas solo necesitan un Libro de Ingresos y Gastos, es decir, una

contabilidad por partida simple, donde deben anotar el registro diario de entradas y salidas monetarias, indicando a dónde va cada inversión. Mientras tanto, en las pequeñas empresas lo

habitual es emplear un Libro Mayor, que

involucra una contabilidad por partida doble y exige señalar gastos e ingresos, así como débitos y créditos, como lo muestra en la siguiente imagen:

De hecho la contabilidad de partida simple se puede realizar con papel y lápiz o

mediante un software de facturación electrónica. Actualmente existen distintos programas que se utilizan para facilitar la labor contable, esto lo puedes lograr adquiriendo un gestor de contabilidad online, este servicio te permitirá recibir asesoría y soluciones contables y fiscales

para personas físicas y morales, por lo que es una opción perfecta. Sin duda alguna cada empresa o negocio determina su propio sistema contable, a partir de su disponibilidad o de su practicidad. Y aunque lo ideal es dejar que la contabilidad quede a cargo de un profesional del tema, puedes llevarla tú mismo, solo necesitas conocer el ciclo de un sistema contable.

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Balances de Cuentas: Realizar balances de

forma frecuente es importante para llevar la contabilidad sin un contador, pues nos permitirán establecer la totalidad de ingresos y egresos y detectar cualquier irregularidad en la contabilidad; esto puedes hacerlo de forma semanal o mensual dependiendo de tu actividad.

Además de ser un punto clave para la toma de decisiones de tu negocio, puesto que con estos balances puedes generar estrategias que beneficien tu negocio, en la siguiente imagen pueden ver las cuentas T, elementos básicos al iniciar un balance de cuentas:

Registro de Gastos Fijos: También es

importante que lleves el registro de todos aquellos gastos fijos que tienes mensualmente y que no pueden pasarse por alto: agua, luz, teléfono, pago de nóminas, ya sea a través de una empresa de maquila de nómina o directamente, así como los pagos de las obligaciones patronales básicas como IMSS e INFONAVIT, si se trata de un negocio o si cuentas con empleados bajo tu cargo, todos estos gastos deben incluirse en este ramo.

Inventario de Insumos: Otros detalles

que también puedes incluir en la contabilidad de tu negocio es el inventario de productos e insumos. Para esto, puedes seguir el modelo de ingresos y egresos de dinero, es decir, anotas la cantidad ingresada (comprada) de cada producto y, en la columna conjunta anotas la cantidad de ese producto que va siendo vendida. Con esto puedes saber cuántas unidades te quedan de cada cosa, y evitar compras innecesarias.

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Fondos para la Caja Chica: Dentro de la

contabilidad de un negocio, hay que tener siempre a mano dinero para la famosa “caja chica” en caso de que tengamos que comprar algo de emergencia o de alta prioridad, además de hacer pagos con cheques a los proveedores para no manejar mucho efectivo dentro del local.

Ponte al Tanto de las Leyes Fiscales: Nunca ignores la ley, recuerda que el desconocimiento de las leyes no nos exime de la culpa, por esta razón es importante que como dueños de un negocio conozcamos las diferentes leyes y normas que rigen la contabilidad en nuestro giro. Además, al conocer las leyes podemos aprovechar los beneficios que en ellas se incluyen.

En Internet y en diferentes centros educativos puedes encontrar un curso básico de contabilidad que te permita adquirir las bases suficientes para realizar una efectiva gestión contable, de hecho existen cursos de contabilidad para no contadores, ideal para aquellos gerentes y empresarios que quieren aprender sobre el tema desde el punto de vista de la administración. Prácticamente lo ideal es no ser totalmente indiferentes al tema de la contabilidad. Para esto puedes asesórate con personas expertas en los negocios, no hay peor error que creer en que uno “se las sabe todas”, siempre que tengas la oportunidad puedes recurrir a expertos en temas de contabilidad que te pueden ayudar a resolver dudas específicas. De hecho puedes recurrir a alguna cámara de comercio de tu entidad u otras entidades del estado, y encontrar asesores dispuestos a brindarte su apoyo y asesoría.

Organización: Recuerda la organización es

clave, y debes hacer el mayor esfuerzo porque la información contable de tu negocio esté bien organizada y que se pueda acceder fácilmente a ella, de esta manera vas a lograr mayor eficiencia en el uso de la información y te evitarás grandes dolores de cabeza. Para finalizar, y como último consejo, siempre mantén una gran visión y en cuanto puedas comienza a contratar expertos para las diferentes áreas de tu negocio, porque aunque pienses que hacerlo tú mismo es la mejor opción, recuerda que de esta manera comienzas a delegar y puedes enfocarte más en la expansión, desarrollo y crecimiento del mismo. Aunque significa un gran reto, ten en cuenta que de esta manera es que puedes convertir tu pequeño negocio en una gran empresa. Algunos dueños de pequeñas y medianas empresas (Pymes) ven la contabilidad como una tarea agobiante que en lugar de ayudarlos, los aleja de la administración de su negocio. Incluso, hay quienes se ponen muy nerviosos cuando es momento de ocuparse de la parte fiscal de su compañía y siempre tienen temor a ser auditados. Sin embargo, la buena noticia es que no hay razón para sentirte intimidado al respecto. Solo es cosa de tomar riendas en la materia y veamos como ejemplo a los empresarios exitosos que no ven la contabilidad como algo negativo Al hacerlo así, ahorran tiempo, dinero y, sobre todo, una gran cantidad de estrés.

Puedes buscar capacitarte, no está mal aprender un

poco sobre el tema.

Primeramente te recomendamos crear un libro de cuentas en el que apuntes

diariamente todos tus ingresos y egresos, de este modo podrás

registrar los datos contables básicos para mantener tus

cuentas claras.

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Una vez realizados estos registros, deberás cubrir tus obligaciones fiscales, es posible que quieras apoyarte de la asesoría de un contador para aclarar cualquier duda o bien delegarle la realización de tus pagos fiscales. Te recomendamos aprovechar las herramientas informáticas, de hecho en la actualidad el mercado nos ofrece una gran diversidad de software y aplicaciones cuyo objetivo es

permitirnos llevar nosotros mismos la contabilidad de nuestra empresa, de una forma práctica, sencilla y eficiente. Cabe mencionar que el desarrollo digital se ha convertido también en un gran aliado para los negocios y que el área de contabilidad también cuenta con varias herramientas en la nube de gran utilidad.