pcd 004 recepción y manejo de devoluciones en el almacén de producto terminado sep 11

PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓNRECEPCIÓN Y MANEJO DE DEVOLUCIONES EN EL ALMACÉN DE PRODUCTO

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PCD-004

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Fecha Aprobación:

SEP/11

Fecha de Aplicación:

OCT/11

Fecha de Expiración:

SEP/13

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1.0 OBJETIVO

Establecer las actividades a realizar para la recepción y manejo de las devoluciones en el Almacén de Producto Terminado.

2.0 ALCANCE

Este procedimiento aplica para el proceso de recepción y manejo de los productos de las devoluciones en el Almacén de Producto Terminado, en el muestreo y dictamen de los productos devueltos por parte del área de Calidad y notas de crédito por parte del área de Crédito y Cobranza.

3.0 RESPONSABILIDADES

3.1. Es responsabilidad del Jefe del Almacén, del Responsable de inventarios devoluciones y Mat. Prom., y Encargado de Devoluciones:

3.1.1. Verificar que las devoluciones que se reciben en el Almacén de producto Terminado cumplan con las políticas de la empresa.

3.1.2. Llevar a cabo el proceso de devoluciones como está establecido en este procedimiento.

3.2. Es responsabilidad del Jefe de Crédito y Cobranzas:

3.2.1. Cumplir con el proceso de nota de crédito se lleva a cabo correctamente.

3.2.2. Notificar por escrito al encargado de devoluciones, los convenios extraordinarios celebrados con los clientes

3.3. Es responsabilidad de los Agentes de Información Médica (AIM), Supervisores y/o Gerentes del área de Ventas.

3.3.1. Autorizar por escrito las devoluciones de los clientes asegurando que cumplen con las políticas de la empresa.

3.4. Es responsabilidad del Verificador de Aseguramiento de Calidad

3.4.1. Hacer un muestreo, según sea el caso, de los productos de las devoluciones y colocar las etiquetas correspondientes. Según PAC-067 “vigente” Dictamen de Devoluciones de Producto Terminado.

ELABORÓ:FECHA:FIRMA:NOMBRE: C. GACHUZ PUESTO: SUPERVISOR DE DEVOLUCIONES Y DE MATERIAL PROMOCIONAL

REVISÓ:FECHA:FIRMA:NOMBRE: S. CRUZ PUESTO: JEFE DE ALMACEN

REVISÓ:FECHA:FIRMA:NOMBRE: E. CORTES PUESTO: JEFE DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

AUTORIZÓ:FECHA:FIRMA:NOMBRE: A. ROJASPUESTO: RESPONSABLESANITARIO DEL CEDIS


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4.0 GENERALIDADES

4.1. DEFINICIONES

4.1.1. Sujeto a revisión: Es aquel producto que se encuentra en status temporal, para concluir y definir su final aprobación y en su caso el rechazo, por si se encuentra alguna característica diferente a lo especificado.

4.1.2. Motivos de las devoluciones:

A. No solicitada: Producto que el cliente no acepta en el momento de la entrega por no haberlo solicitado, ya sea que aparezca en la factura o no.

B. Mal estado: Producto que al llegar con el cliente se encontró maltratado, probablemente sea en el traslado y/o desde el origen, y por lo cual el cliente no acepta.

C. Devolución por cancelación: Por condiciones del área de ventas la factura es cancelada posteriormente de que se le embarcó al cliente.

D. Producto próximo a caducar: Es aquel producto que cuenta con tal solo 90 para su comercialización y/o que su caducidad es menor a lo estipulado en las condiciones comerciales establecidas con el cliente.

E. Lento movimiento: Estrategia comercial llevad a cabo por el departamento de Ventas, con el cliente, donde especifica que el producto es no aceptado y devuelto por lenta comercialización y desplazamiento.

F. Caducado: Es aquel producto al cual su fecha de caducidad expiró y por ende no comercializable.

G. Nota de Crédito: Compensación económica al cliente por una devolución de mercancía sobre una factura.

H. AIM: Agente de Información Médica.

4.1.3. Devoluciones de acuerdo a políticas de Armstrong Laboratorios

4.1.3.1. Son autorizadas las devoluciones en los siguientes casos:

A. Si la causa de la devolución es por productos maltratados debe ser enviada a Armstrong Laboratorios de México, S.A. de C.V. dentro de los ocho días posteriores a la fecha de entrega.






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B. Si la devolución es enviada a Armstrong Laboratorios de México, S.A. de C.V. dentro de los 30 días siguientes a la fecha de autorización del AIM.

C. Si la devolución es autorizada por los AIM (Agentes de Información Médica), Supervisores o Gerentes Regionales y es congruente con las políticas de la empresa.

D. Si los productos de la devolución corresponden en cantidad, presentación y lote con el formato de la devolución autorizada por el AIM

E. Si los productos están maltratados el cliente no los recibe y los envía sin solicitar autorización del AIM.

F. Si el cliente no recibe los productos indicando que no son los productos que solicitó.

G. Si los productos están próximos a caducar o no cumplen con los acuerdos comerciales en cuestión de caducidad.

a. No menos de 12 meses de caducidad en los productos de venta regular

b. No menos de 18 meses con clientes de Gobierno.

c. Productos que de origen son de caducidad menos a los rangos pactados, deberán respaldarse con un escrito o convenio con el cliente.

d. Los productos que devuelven por caducidad tengan 90 días antes de su vencimiento y 90 días después.

H. Las devoluciones que no cumplan con los puntos mencionados deberán contar con la autorización por escrito del Agente de Información Médica, Supervisor o Gerente y/o el acuerdo con el cliente del área involucrada en dicho acuerdo.






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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABILIDADES ACTIVIDADES

Encargado de Devoluciones


5.1.Revisión de Documentos

5.1.1. Al recibir los productos de una devolución deberá verificar que se reciba la documentación siguiente:

5.1.1.1. Formato de autorización (Anexo 1)

5.1.1.2. Reporte de Devolución por parte del cliente (Anexo 2)

5.1.1.3. Guía de embarque

5.1.2. Revisar que el formato de devolución que emite el AIM:

5.1.2.1. Estén foliados

5.1.2.2. Firmados de autorización por el AIM o Supervisor de Ventas

5.1.2.3. Registrada la causa de la devolución.

5.1.3. Revisar que en el reporte de devoluciones que presenta el cliente (Anexo 2) estén relacionados todos y cada uno de los productos devueltos, número de factura a la que pertenece y el motivo de la devolución del producto.

5.2.Revisión del producto contra documentos

5.2.1. Revisar que todas las cajas que contengan el producto devuelto se encuentren cerradas y selladas para asegurar que no hubo pérdida en el transporte.

5.2.2. Verificar que los productos recibidos estén relacionados en el formato de autorización y que el formato este firmado por el Agente de Información Médica y/o Supervisor de Ventas y verificar que también estén relacionados en el reporte del cliente.

5.2.3. Verificar que la causa de la devolución sea la que indica el formato de devolución y que corresponda el número de lote, presentación y cantidad.

5.2.4. Una vez que se verifican documentos, producto y datos correctos, el producto se recibe y se coloca en el área de devoluciones, se firma de






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recibido al mensajero que entrega la devolución.

5.2.5. Cuando se detecta que no coinciden los datos, el Responsable de inventarios devoluciones y Mat. Prom., verifica vía telefónica con el Jefe de Crédito y Cobranza o la Gerencia de Ventas, si existe otro tipo de acuerdo con el cliente y si es así se solicita el respaldo por escrito.

5.2.6. Si los productos y la documentación de las devoluciones no concuerdan con lo establecido en el punto 5.1. y 5.2., la devolución no se acepta, ni se reciben los productos, se elabora un formato de aviso de devolución rechazada Formato 2 o aviso de faltantes en devolución, Formato 1, según sea el caso y se envía junto con la mercancía al cliente quien deberá firmar de recibido en este formato posteriormente se envía al área de crédito para gestionar la bonificación de esta devolución.

5.2.7. Para los productos controlados; oncológicos; biotecnológicos y aquellos que requieren cámara fría, No se aceptan devoluciones. Según lo establecido en la Política de Devoluciones PI-044 “vigente”

5.3.Devoluciones sin formato de autorización del AIM:

5.3.1. Cuando se recibe una devolución sin autorización del Agente de Información Médica deberá ser por las siguientes causas:

5.3.1.1. Cuando el producto está maltratado y el cliente simplemente no lo acepta al transportista en el momento de la entrega.

5.3.2. Cuando el cliente al recibir detecta un producto que no solicitó, no acepta el producto al transportista.

5.3.3. Cuando el producto tiene menos de 12 meses de caducidad (Venta Privada) o menos de 18 meses (Venta Gobierno) y no existe un acuerdo comercial entre el cliente y el área de Ventas.

5.4.Registro de la devolución en Almacén de Producto Terminado

5.4.1. En el caso de devoluciones emitidas con códigos de productos con la nomenclatura de sistema BAAN, se ingresan en el modulo de devoluciones, se revisan los productos por lote, cantidad, producto, causa de devolución y registra los datos en el Reporte de devolución (este es un sistema de manera electrónico, donde se registra por medio del lector de código de barras, los productos), emitiendo un numero de folio que le asigna automáticamente el sistema, este folio es colocado en la documentación con la foliadora. En el caso de ser devoluciones con






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Responsable de inventarios devoluciones y Mat. Prom.

Jefe de Crédito y Cobranza

Verificador de Aseguramiento de Calidad

Verificadores

nomenclatura de códigos de SAP, estos se registran en el modulo de devoluciones en sistema SAP

5.4.2. Una vez registrados los productos de la devolución estos se acomodan en una caja y se coloca etiqueta (etiqueta devolución en tránsito) misma que se rotula con el número de folio asignado, como se muestra en la imagen siguiente:

5.5.Manejo de los documentos de la devolución en Almacén de Producto Terminado

5.5.1. Enviar al área de Crédito los documentos originales de la devolución.

5.5.2. Enviar el reporte de devolución al área Aseguramiento de Calidad Anexo 3, para el muestreo y dictamen del producto. Si así se considera necesario según Procedimiento PAC-067 “Dictamen de Devoluciones” Vigente.

5.5.3. Resguardar un reporte de devoluciones y quedarse con una copia de toda la documentación de devoluciones.

5.5.4. El área de crédito al recibir la documentación genera la nota de crédito en sistema informaatico.

5.5.5. Una vez obtenida la Nota de crédito, envía una copia al Responsable de inventarios devoluciones y Mat. Prom conforme al Procedimiento Normalizado de Operación PCR-006 “Elaboración de Notas de Crédito y Notas de Cargo por Devolución de Mercancía” vigente.

5.5.6. El Verificador de Aseguramiento de Calidad en caso de que el producto según Procedimiento PAC-067 sea dictaminado, el producto se muestrea, se coloca etiqueta de rechazado o aprobado (según corresponda) en la caja con su respectivo folio, e indica el dictamen en el reporte de






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Jefe de Crédito y Cobranza

Verificador de Aseguramiento de Calidad



devoluciones. Formato 5.

5.5.7. Revisa y da VoBo. aprueba el dictamen realizado por Aseguramiento de Calidad, plasmando su firma en el documento.

5.6.Manejo y asignación final de los productos de la devolución

5.6.1. Cuando la nota de crédito está generada en el sistema informático, los productos de la devolución correspondiente son asignados por el área de Crédito en el almacén y ubicación correspondiente.

5.6.2. Una vez obtenida la nota de crédito, los productos aprobados los transfiere al Almacén Aprobados en las ubicaciones correspondiente disponibles para la venta

5.6.3. Responsable de inventarios devoluciones y Mat. Prom. Realiza las transferencias de los productos en el sistema de la siguiente forma:

A. Los productos rechazados los transfiere al Almacén y ubicación correspondientes.

B. Los productos aprobados los entrega al supervisor de Inventarios el formato de movimiento interno (Formato 4)

5.6.4. Los productos rechazados los coloca en el Almacén de Devoluciones en El Almacén y Ubicación correspondientes, a diferencia del inventario regular, este inventario se almacena por número de código de producto.

5.6.5. El inventario de las devoluciones se contabilizará por conciliación entre la existencia en sistema informático & Físico.






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6.0 REFERENCIAS

6.1 Norma Oficial Mexicana NOM-059-SSA1-1993 “Buenas Prácticas de Fabricación para Establecimientos de la Industria Químico Farmacéutica dedicados a la Fabricación de Medicamentos (Publicada en 1998).

6.3 Guía de buenas Prácticas de Fabricación Retiro y Devolución de Producto en la Industria Químico Farmacéutica.

6.4 Suplemento para Establecimientos dedicados a la Venta y Suministro de Medicamentos y otros Insumos para la Salud Cuarta Edición FEUM.

7.0 REFERENCIAS PARA APLICACIÓN

CLAVE TITULO DEL DOCUMENTO

PAT-001PMA-144

Procedimiento para la elaboración de procedimientosManejo de Medicamentos remanentes.

PVE-002

Visita Médica.

PCD-002

PI-044

Recepción, Traslado y Almacenamiento de Producto Terminado.

Devoluciones

8.0 REGISTROS

TIPO DE REGISTRO RESPONSABLE DE SU CUSTODIA LINEAMIENTOS DE RETENCION






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Reporte de Devoluciones y archivo por folio

Auxiliar administrativo del área de Crédito y Cobranza y/o Responsable de inventarios devoluciones y Mat.

Prom.

Un año

TERMINA PROCEDIMIENTO

ANEXO 1

AUTORIZACIÓN DE DEVOLUCIÓN






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ANEXO 2

REPORTE DE DEVOLUCIÓN DEL CLIENTE






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ANEXO 3






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REPORTE DE DEVOLUCIÓN

FORMATO 1. AVISO DE FALTANTE EN DEVOLUCIÓN

INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. Anotar la fecha en la cual se elabora este

documento.

2. Anotar el nombre del cliente a que

corresponde.

3. Anotar el número de folio que corresponde al






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reporte de devolución del cliente.

4. Anotar el número de talón de embarque o carta

porte expedido por el transporte que se

encargó de trasladarlo.

5. Anotar el nombre de transporte que se encargo

de trasladar la devolución.

6. Anotar la cantidad de cajas que se recibieron

7. Anotar la cantidad de piezas recibidas.

8. Anotar la fecha en que se recibió la devolución.

9. Anotar el número de folio de la autorización de

devolución.

10. Anotar el nombre del representante que

autorizó la devolución.

11. Anotar el código del producto.

12. Anotar la descripción del producto.


14. Nombre y firma del Encargado de devoluciones

y/o Supervisor de Inventarios






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FORMATO 2. AVISO DE DEVOLUCIÓN RECHAZADA


1. Anotar la fecha en que se realiza la devolución.

2. Anotar el nombre del cliente.

3. Anotar la población a que pertenece el cliente.

4. Anotar el número de folio de la devolución del

cliente.

5. Anotar el número de folio del talón de embarque

del transportista que entrega la devolución.

6. Anotar el nombre del transporte que entrega la

devolución.

7. Anotar la cantidad de cajas recibidas.


9. Anotar la fecha de recepción de la devolución.

10. Anotar el número de folio de autorización del

representante.

11. Anotar el nombre del representante que autoriza.

12. Anotar el código del producto.

13. Anotar la descripción del producto.

14. Anotar el lote del producto.

15. Anotar la cantidad de piezas rechazadas.

16. anotar la caducidad del producto.

17. Describir brevemente el motivo del rechazo.

18. Anotar los números de factura en las que

conjuntamente se van a devolver los productos

rechazados.

19. Anotar el número de talón con que se regresa el

rechazo.

20. Anotar el nombre del transporte que traslada el

rechazo.

21. Firma del Encargado de Devoluciones.






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FORMATO 4 MOVIMIENTO INTERNO DE ALMACEN DE PRODUCTO TERMINADO


1. Colocar la fecha en la que se entrega

el producto.

2. Colocar el número de folio

correspondiente.

3. Colocar el código del producto.

4. Colocar la descripción del producto.

5. Escribir el número de lote.

6. Escribir la cantidad del producto.

7. Escribir la fecha de caducidad del

producto.

8. Anotar las observaciones de

movimiento.

9. Firma de quien entrega

10. Firma de quien recibe.

11. Firma de quien autoriza.






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Anexo 3 MOVIMIENTO INTERNO DE ALMACEN DE PRODUCTO TERMI






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CONTROL DE CAMBIO:

CLAVE FECHA DE APLICACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

PCD-004/1 MAY/08Se actualiza Procedimiento por vencimiento y Cambio de Puesto, para su Revisión; Antes: Gerente de Planeación Financiera, Ahora: Gerente de Operaciones

PCD-004/2 MAY/10Se actualiza Procedimiento por vencimiento, se modifica el pie de página, asimismo varios puntos de las actividades.

PCD-004/3 JUL/11Se modifica Procedimiento en el punto 5.2.7

El cual dice:Para el caso de devolución de productos de cadena de red fría y productos Psicotrópicos o controlados, se llevará a su respectiva área, desde donde serán monitoreados, identificados, segregados y resguardados, según sea el caso, de forma tal que deberán ser los primeros en ser trasladados a su sección en un lapso no mayor a 30 minutos de su recepción. Apegándose al PAC-067 vigente.

Debe decir: Para los productos controlados; oncológicos; biotecnológicos y de aquellos que requieren cámara fría, NO se aceptan devoluciones.

PCD-004/4 OCT/11 Se actualiza Procedimiento por cambios en Sistema SAP (punto 5.4.1.) Y se cambia el puesto de de coordinador por el de Supervisor de Devoluciones y de Material Promocional.





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