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CONTROL DE LOS DOCUMENTOSCdigo: PC.01Fecha: Oct 2012Pgina: 1 de 13Edicin: 1

CONTROL DE LA DOCUMENTACINPC.01CONTROL DE EDICIONES

Ed.Fecha AprobacinMotivo

110/10/12Edicin Inicial

2

3

4

5

0.- ndice.

20.-ndice.

1.-objeto del procedimiento.32.-campo de aplicacin.33.-responsabilidades.34.-detalle del procedimiento.35.-DOCUMENTACIN RELACIONADA.8

1.- objeto del procedimiento.

Este procedimiento tiene por objeto definir las actividades o tareas referentes al manejo, uso y control de los documentos que sean parte del Sistema de Gestin Integrada de la empresa de transportes RENSA SA2.- campo de aplicacin.

Aplica a todos los documentos del Sistema de Gestin Integrada (SGI), incluyendo en los casos que aplique, documentos de origen externo que se relacionen directamente con la empresa RENSA SA3.- responsabilidades.

El responsable del control de los documentos ser el responsable del Departamento de Gestin.

Esta persona debe encargarse de que toda la documentacin sea correcta, actualizarla y hacer llegar las modificaciones a todos los empleados de la empresa.

4.- detalle del procedimiento.

4.1.- Definiciones.

Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas.Proceso: se define como "conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados".Instruccin de trabajo: Documento que indica como se realiza una actividad.Documento interno: Documento elaborado por la propia empresa y necesario por la misma para asegurar la planificacin, operacin y control de sus procesos.Documento externo: Documento elaborado por una entidad externa y que marcan directrices para la realizacin de las funciones.Documento obsoleto: Documento que derivado de cambios en el mismo, pierde su vigencia.

4.2.- Mtodo operativo.

4.2.1 Documentacin interna

PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Los procedimientos incluidos en este sistema de gestin sern codificados siguiendo la siguiente codificacin: PC.XX donde la X hace referencia al nmero de procedimiento que viene especificado en el Anexo I.Las instrucciones de trabajo irn siempre relacionadas con un procedimiento del sistema por lo que su codificacin ser: IT.Y/PC.XX, donde la Y corresponde al orden de la instruccin y la XX hace referencia al procedimiento concreto con el que se relaciona.

Los cambios producidos en los documentos darn lugar a nuevas versiones que debern quedar reflejadas en la tabla que aparece en la portada de cada procedimiento.

Los procedimientos e instrucciones de trabajo van a seguir la misma estructura interna (siempre que la instruccin tenga una magnitud suficiente, sino las instrucciones podrn tener su propia estructura). 0. ndice

1. Objeto del procedimiento

2. Campo de aplicacin

3. Responsabilidades

4. Detalle del procedimiento

4.1. Definiciones

4.2. Mtodo operativo

5. Documentacin relacionada

5.1. Anexos

Todo documento, una vez que sea elaborado, tiene que ser revisado y aprobado por el responsable de rea y debe quedar constancia de ello.La distribucin de los documentos dentro de la empresa la realizar el Responsable del Departamento de Gestin va e-mail en el caso del laboratorio y oficinas. Por otro lado a los operarios de planta se les harn llegar estos documentos a travs de sus responsables de rea dejando constancia de la lectura de los mismos. A su vez, en la zona de lavadero en el tabln de anuncios estarn expuestos todos los documentos necesarios para llevar a cabo estas tareas. Cada uno de los camiones tendr su propia copia del manual del conductor. Para realizar la distribucin de los documentos fsicos, rea de transporte y lavadero, se cumplimentar el impreso R1-PC.01 Registro de entrega de documentos (Vase Anexo I). Adems en este mismo impreso se marcarn la retirada de documentos obsoletos. En el caso de documentos en formato electrnico, se mandar un mail al departamento afectado por el documento, siendo el acuse de recibo el registro de que se ha distribuido el documento. Estas acciones las llevar a cabo el Responsable del Departamento de Gestin.En el caso de que se produzca algn cambio en los documentos, el Responsable del Departamento de Gestin preparar unas nuevas copias controladas y se realizarn las mismas operaciones anteriores, entregando las copias controladas de la nueva edicin y retirando las copias controladas de la edicin obsoleta para su destruccin. Se entiende por copia controlada aquella que se retira cuando es emitida una nueva revisin del documento y es sustituida por una copia actualizada. El nmero de copia controlada debe aparecer en la portada de la copia del documento.Los canales de distribucin y responsabilidades para la difusin de la informacin del Sistema Integrado se exponen en la siguiente tabla:

Tipo o contenido de la informacinResponsabilidadDestinatariosFrecuenciaCanal de distribucin

Poltica IntegradaDireccinTodo el personalAprobacin y actualizacinTablero informativo, red informtica o en papel

Programa de objetivosDireccinDepartamentos afectadosAprobacin o actualizacinReuniones con la Direccin

Indicadores del sistemaD. GestinDireccin

Dto. afectados

Todo el personalCada dos mesesReuniones

Tablero informativo

Procedimientos e instruccionesDto. GestinDepartamentos afectadosAprobacin o actualizacinRed informtica o en papel

Correo electrnico

Aspectos ambientales significativosGrupo de trabajo interdepartamentalPersonal afectadoAprobacin y actualizacinRed informtica o en papel

Resultados y anlisis de informes de auditorasDto. GestinDireccin

DepartamentosSegn programa de auditorasReuniones con la Direccin

Informes de anlisis y seguimiento de No ConformidadesDto. GestinDireccin

DepartamentosSegn seguimiento definidoReuniones con la Direccin

Quejas y reclamacionesDepartamento comercialDireccin

Departamento afectadoSegn aparicinCorreo electrnico o en mano

Reuniones con Direccin

Actas de las reunionesDto. GestinDireccin

Dtos. implicadosReuniones peridicasCorreo electrnico

Requisitos legales y otros requisitosDto. GestinDtos. afectadosAprobacin y actualizacinCorreo electrnico o en papel

Red informtica

Manual de buenas prcticasDto. GestinTodo el personalActualizacinCorreo electrnico o en papel

Red informtica

Actuaciones en situaciones de emergenciaDto. GestinTodo el personalActualizacinRed informtica o en papel

Informacin externa relevanteDto. GestinDto. AfectadoA su recepcinEn mano

Papel informativo

Correo electrnico

Cada ejemplar obsoleto se marca como documentacin obsoleta indicndolo con letras rojas en la portada.

El marcaje de los cambios en las nuevas versiones se realizar en color gris y subrayado continuo. Estos cambios se pondrn en negro una vez que aparezca una nueva versin.

Todos los documentos estarn almacenados en el servidor de la empresa y en formato pdf y al alcance de todos los trabajadores. Asimismo, existir una copia digital y otra fsica de todos estos documentos en el Departamento de Gestin y, a su vez, el Departamento de Produccin tendr una copia impresa de los documentos que les aplique.El Departamento de Gestin se encargar de mantener actualizado el impreso R2-PC.01 ndice de Documentos en Vigor (ANEXO I), en el que se indicar el nmero de edicin y la fecha de aprobacin de cada documento del sistema de gestin que se encuentra en vigor. Dicho impreso ser actualizado cada vez que exista una nueva edicin de un documento.

El Departamento de Gestin se encargar de realizar las revisiones de este procedimiento cuatro veces al ao, dos de las cuales se correspondern con la revisin por la Direccin.

MANUAL DE GESTIN INTEGRADAEl Manual de Gestin Integrada recibe el mismo tratamiento que los procedimientos anteriores excepto en que el Manual de Gestin Integrada ser revisado y re-editado por el Departamento de Gestin y aprobado por Gerencia.

Entrar en las atribuciones del Departamento de Gestin elaborar, realizar las nuevas ediciones en caso de cambios en el sistema de Gestin Integrada, distribuir, retirar y sustituir las copias obsoletas del manual de Gestin Integrada.La codificacin del Manual de Gestin Integrada se realizar: MGI-X donde la X es el nmero de revisin.

El Manual de Gestin Integrada seguir el siguiente esquema:

0. ndice1. Presentacin

2. Alcance del sistema

3. Sistema de Gestin de la calidad4. Sistema de Gestin Medioambiental5. Sistema de Gestin de PRL

6. Sistema de Gestin de I+D+i

4.2.2 Documentacin externa

El control sobre dicha documentacin ser responsabilidad del Departamento de Gestin, o bien de los Responsables de RENSA.SA a los que les afecte directamente.

La documentacin externa estar recogida en el documento R3-PC.01 Listado de documentacin externaDentro de la documentacin externa se distinguen:

1. Normativa aplicable al sector

2. Fichas tcnicas de los compuestos qumicos

3. Lista de incompatibilidades

4. Manuales de equipo y maquinaria

5. Instrucciones tcnicas de vehculos

6. Catlogo de proveedores

7. Documentacin varia: toda aquella documentacin necesaria para el desarrollo de los procesos y que no venga recogida en los apartados anteriores.

4.2.3 RegistrosLos registros podrn ser generados o tratados en papel o en soporte informtico. Si el soporte es un medio informtico, se realizarn copias de seguridad, dada la vulnerabilidad de este medio.Cada formato de registro que haga parte del Sistema de Gestin Integrada de la empresa cuenta con:

Logotipo Titulo del Registro

Cdigo del Registro

Fecha de registro del formato

En nota de pie de pgina fecha de aprobacin del formato

La codificacin de los registros ser: RC-PC.XX donde C es el nmero de registro asociado al procedimiento XX.Los registros del Sistema de Gestin que se derivarn de formatos definidos debern ser cumplimentados por el responsable designado para ello, con la informacin que se detalla en el formato o en el procedimiento al que hacen referencia.

Los registros sern emitidos por la persona que realiza la actividad objeto de registro, quien responder por la legibilidad y preservacin, as como por mantener la actualizacin de su informacin. Los registros tendrn que ser perfectamente claros y estar siempre disponibles para su presentacin cuando sea requerido.

Todos los registros se archivarn en condiciones que eviten su prdida o deterioro y de manera que pueden ser recuperados fcilmente. Los registros se almacenarn en la intranet de la empresa y en una versin digital en un soporte externo (como el resto de documentos). Solo se imprimirn aquellos que sean necesarios y se almacenarn en el departamento correspondiente.El tiempo de archivo de los registros ser de tres aos excepto en los casos en que debido a requisitos legales o requisitos del cliente se establezcan tiempos de archivo distintos.Para realizar el control de los registros el Departamento de Gestin rellenar el documento R2-PC.01. ndice de Documentos en vigorEn caso de que se trate de registros externos a la organizacin, es necesario que el responsable de su gestin firme y ponga un sello de conformidad con el mismo.5. DOCUMENTACIN RELACIONADA UNE-EN-ISO 9001:2008

UNE-EN-ISO 14001:2004

UNE 166002:2006 OHSAS 180015.1. Anexos.

ANEXO I: R1-PC.01 Registro de entrega de documentos ANEXO II: R2-PC.01 ndice de Documentos en Vigor ANEXO III: R3-PC.01 Listado de documentacin externa REGISTRO DE ENTREGAS DE DOCUMENTOSR1-PC.01

DocumentoN REV.N COPIAENTREGADORETIRADO

(Fecha y Firma Departamento de Gestin)

NOMBRECARGODEPARTAMENTOFIRMA Y FECHA

PC.0911Carlos PrietoResponsable de lavaderoProduccin15/10/2012-

indice de documentos en vigorFecha: 10/10/2012R2-PC-01

ED:FECHADOCUMENTOdepartamento afectadoarchivadocontrolado

110/10/12PC.01TodosResponsable SIGIntranet

Aprobado Departamento de GestinLISTADO DE DOCUMENTACIN EXTERNA

Fecha:R3-PC.01

DOCUMENTOORGANISMO EMISORARCHIVO

Manual pH-metroHannaLaboratorio

Manual programas ordenadorxxxxxxDepartamento Logstica

Aprobado Departamento de GestinN DE COPIA CONTROLADA:1

Elaborado Por:Revisado Por:Aprobado por:

Fecha:10/10/12Fecha:10/10/12Fecha:10/10/12