Pautas para el análisis de documentos de organizaciones educativas.

Prof. Dr. Luis Sime Poma (2008)

http://blog.pucp.edu.pe/luissime

INDICE

Introducción

Ejemplos de tesis de maestría que utilizaron análisis de documentos institucionales

Criterios de selección de los documentos

Contextualización del documento

Descripción y codificación del documento

Criterios de selección de las citas del documento

Estrategias de análisis

Introducción

La investigación de las organizaciones educativas puede tomar diversos rumbos para describirlas, analizarlas y comprenderlas.Uno de esos rumbos es el análisis basado en documentos escritos producidos al interior de dichas organizaciones.Esta mirada a la organización desde sus documentos nos aporta de una valiosa información que es complementaria con otras miradas investigativas basadas en fuentes verbales, observables y visuales.

A través de los documentos escritos se nos revelan formas de cómo se construye una institucionalidad basada en un código de comunicación que es tangible (“lo escrito queda”) y que le da un carácter de formalización a ciertas prácticas que se crean en la organización y que constituyen una fuente de referencialidades (“papelito manda”) para la conducta de los actores tanto sobre lo que han hecho como sobre lo que piensan hacer.

El tomar en serio la documentación de una determinada institución nos brinda un campo de exploración que nos dice algo de la cultura organizacional en tanto qué cosas se han decidido transformar en un documento escrito y qué cosas no, qué cosas quedan para un uso muy restrictivo y qué cosas son más públicas, qué cosas han sido actualizadas en su versión escrita y qué cosas quedan todavía en versiones pasadas.

En el campo de las investigaciones educativas hay de aquellas que toman como fuente única de estudio documentos producidos en las organizaciones educativas o también como una fuente complementaria, además de las fuentes verbales u observables.

Para tal efecto, el análisis documental ofrece herramientas especialmente para describir el documento cuyos niveles y formas de análisis de su contenido dependerá del enfoque analítico y disciplina desde la cual se parte y que pueden ir desde niveles y formas más sencillas hasta las más complejas.

Es importante recordar que los documentos institucionales no son textos planos, sino que al interior de cada uno y entre ellos pueden haber matices y contradicciones de diversos grados.

Ejemplos de tesis de maestría que utilizaron análisis de documentos institucionales:

García Torres, María del Pilar Cecilia (2004). El diseño organizacional del centro educativo en sus formas de planificación y organización. Maestría Gestión Educación PUCP.

“¿Cuáles son las dinámicas de planificación y organización que caracterizan el diseño organizacional del Centro Educativo América en respuesta a la propuesta curricular que se viene aplicando?”

Para realizar esta investigación, se han analizado los Siguientes documentos de la institución :

plan estratégico vigente 2001 - 2005, informes de los planes realizados durante los años

2001 y 2002 por los respectivos departamentos que conforman el centro educativo,

actas de reuniones del 2001 y 2002 que se pudo tener acceso,

Calendario de actividades y documentos de comunicación interna.

a. El plan estratégico y los informes de planes anuales

Para analizar el Plan estratégico y los informes de los respectivos departamentos se elaboró un cuadro de registro de metas. No se tuvo acceso directo al plan de cada nivel y departamento de la institución del año 2001. Sin embargo, acceder a los informes de cada uno de ellos permitió realizar un detenido estudio. Los informes presentan los objetivos y metas trazadas en el plan estratégico, e incluyen las actividades propuestas por el departamento respectivo,así como la relación de logros obtenidos. Además incluyen sugerencias de mejora. Este último aspecto de los informes no ha sido tomado en cuenta en la recolección de datos, pues no tiene importancia mayor para el estudio.

….se hizo primero una medición cuantitativa de las metas y actividades realizadas. Para ello, se hizo un cuadro de doble entrada. En este cuadro se listaron las metas del plan, en el eje vertical y en el horizontal los niveles y departamentos, registrándose el número de actividades y número de logros de cada nivel y departamento por cada una de las metas listadas. Así se obtuvo la cantidad total de actividades y logros por cada meta establecida en el plan.

Por otro lado, sobre la base que el Centro Educativo comprende el aspecto pedagógico y organizacional, se hizo la clasificación correspondiente de las metas del plan, en estos dos rubros. En el Plan del Centro no hay una distinción explícita, de metas pedagógicas y organizacionales.

Con estos documentos se ha buscado explicar el proceso que se sigue en la elaboración del plan de una institución educativa. Se ha identificado la definición de objetivo, meta y logro en la revisión exhaustiva de los documentos tal como lo plantea la institución.

Del plan estratégico de la institución se ha obtenido los objetivos y metas planteados, mas no las actividades. Como se mencionó en un párrafo anterior, éstas son desagregadas en los planes de los departamentos y niveles y además plantean sus respectivos logros, lo que no sucede con el plan general. Por ello, se observó una mayor utilidad en ello que estudiar solamente el planteamiento teórico del plan.

Se realizó el registro de metas del año 2001 asi como del año 2002. Esto se hizo con el propósito de comparación y determinar posibles tendencias en la planificación.

b. Actas de ReunionesSe ha podido tener acceso a actas del año 2000,

2001, 2002. Encontrándose, por lo menos un acta por mes entre los meses de marzo a noviembre de los años respectivos. Las actas corresponden a las reuniones del equipo jerárquico de la institución. Las actas son documentos estudiados como otro elemento para determinar las formas de planificación y coordinación de la institución en cuestión.

Para el estudio de las actas, solamente se tomó nota de la sección acuerdos. Dado que el interés en el estudio es la relación de lo organizacional con lo pedagógico ( el proyecto curricular), era necesario conocer en qué medida los acuerdos correspondían al aspecto pedagógico o al aspecto organizativo. Para ello, fue necesario elaborar un instrumento de recolección de datos. Se elaboró un cuadro de registro dividido en meses y con los acuerdos clasificados según la definición de académicos, extraacadémico y otros. En este registro se anotaron los temas y la cantidad de acuerdos que por mes se han hecho en estos tres rubros.

Para la selección de las actas, primero se hizo una recopilación de todo el material disponible que abarcó los meses de marzo a noviembre. Luego, con fines de estudio comparativo entre dos años ( 2001 y 2002)se tuvo que dejar de considerar algunas de las actas para que el número de actas en ambos años sea similar. La separación de aquellas actas se hizo según periodos de tiempo equivalentes.

De tal forma que, si en un caso se encontraba cuatro actas de un mismo mes, y en el otro año correspondiente al mismo mes se contaba solamente con tres, se descartaba del grupo de cuatro, aquella que no correspondía al mismo periodo de tiempo (segunda semana del mes, por ejemplo). Esto sucedió con el mes de junio específicamente. Con esta previa selección se trató de evitar distorsiones en este aspecto.

Los datos obtenidos en el 2001 por mes han sido comparados con los del año 2002. La revisión ha sido de un promedio de 20 actas por año estudiado. Las cantidades numéricas obtenidas se han convertido a porcentajes para una mejor interpretación. Se ha obtenido totales de acuerdos por año, y por mes según las definiciones dadas y expresándose los resultados en gráficas lineales.

c. El Calendario Escolar El calendario de la institución se genera a partir del plan general y de los planes de cada nivel. Abarca desde el mes de enero al mes de diciembre. Este presenta las actividades principales en las fechas correspondientes de cada nivel académico, del área administrativa y aquellas que involucran a toda la institución, las cuales son llamadas con el término de Generales.

Para registrar la información se utilizó una lista de cotejo. En ella se marcó el número de actividades dentro y fuera de horario de clases que se realizó durante el año 2001. Actividades referidas propiamente a la formación de los alumnos y otras a actividades con intervención de otros miembros de la comunidad, y actividades no docentes. Con los totales obtenidos, se halló el promedio de actividad por mes y por año en ambos rubros.

d. El Registro de Memorándums.-Dado que este tipo de información es relativamente confidencial, la información se obtuvo con restricciones. Se localizó información de los enviados y recibidos por algunos niveles y departamentos. Es el caso de Administración, Contabilidad, Informática y Sistemas, dos niveles. También se pudo obtener información del número de memos enviados por Dirección Académica a las diferentes instancias del colegio. Un cuadro de doble entrada sirvió como registro de esta información.Los memorándums fueron seleccionados como elemento de información puesto que dicen de alguna manera, acerca de las formas de comunicación entre los diferentes órganos.

e. Informes de Resultados de Evaluación de desempeño Asimismo, ha sido de utilidad los resultados de la evaluación del desempeño de las jefaturas según los subordinados, con respecto al trabajo realizado en el 2001. Esta encuesta fue aplicada a 56 personas por el departamento de Sicología del Centro Educativo. En esta encuesta se señalan las competencias y habilidades gerenciales del equipo directivo.

Revilla, Diana (2004) La autoevaluación institucional global con apoyo externo en un centro educativo particular de Lima: un estudio de caso. Tesis de Maestría en Planificación de la Educación-PUCP.

La tesis busca detectar las necesidades e intereses para la autoevaluación institucional para sobre la base de ese resultado elaborar un Plan de Autoevaluación Institucional. Contando para todo ese proceso con el apoyo externo.

Para la primera parte se diseñaron diversos instrumentos cuantitativos y cualitativos entre los cuales figura el análisis de documentos a fin de aportar información sobre algunas variables.

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Los documentos seleccionados fueron 10: Planes de trabajo del Centro 2000,2001,2002 Organigramas del Centro 2000, 2001 Reglamento Interno del Centro (actualizado a

febrero 2000) Documento Informativo “Proceso de

Programación”. Formatos de programación curricular: P0, P1,P3,P4 Modelo de Informe Pedagógico Instrumentos de evaluación de inglés y de

matemática primaria. Criterios e indicadores para las áreas

Comunicación Integral y Medio Social Documento “Secuencia de Evaluación” Revistas del Centro 1999,2000, 2001

Criterios de selección de los documentos

Es necesario esclarecer nuestros criterios de selección de los documentos que serán objeto de análisis. Proponemos cinco criterios:

1) Status del documento-institucional público o interno (niveles de restricción) 2) Naturaleza del documento-Normativos estructurales (PEI; PCC; Reglamento de funciones; Manual de procedimientos, otros)-Normativos coyunturales (Actas, Agenda, volantes de información, etc.)-Normativo operativos (registros, fichas, etc.) - No normativos (cuadernos de alumnos,etc.) 

3) Medio del documento-Virtual-Impreso-Mixto 4) Temporalidad-último mes, bimestre, año, etc. 5) Emisor del documento-Dirección-Coordinación-Dpto. de ...-Asociación de Padres-Sindicato

ACTIVIDAD 1

Justifique los documentos que piensa utilizar en su investigación en base a loss criterios señalados.

Documento Status Naturaleza Medio Temporali dad

Emisor Otros

Xxx

Yyy

Zzz

Contextualización del documento

Particularmente en aquellos estudios que se centran

fundamentalmente en el análisis de documentos de

organizaciones educativas es valioso contextualizarlos

dando referencias de la institución, y aquella información disponible que permita comprender

mejor el momento de su creación.

Descripción y codificación de los documentos

Es necesario hacer una descripción del documento que incluya su

autoría, año de publicación, sus secciones internas y unresumen del mismo.Es necesario crear un código que permita clasificar el documento de forma sencilla.Ejemplo: Al documento PEI = 01Cuando luego utilizemos un cita del mismo documento podemos señalar la pàgina e incluso el párrafo. Ej. 01.03.04Significa que estamos utilizando una cita proveniente del documento PEI, de la página 3 párrafo 4.

Criterios de selección de las citas del documento

Una cuestión esencial para el análisis del documento

radica en los criterios que servirán para la selección de

las citas más pertinentes o la identificación de

ausencias. Nosotros planteamos cinco criterios:

nivel de explicitaciónnivel de reiteraciónnivel de coherencianivel de concreción nivel de intertextualidad

a) NIVEL DE EXPLICITACIÓN:

¿Cuál es el nivel de explicitación del tema o categoría en el documento?

Este criterio es fundamental para identificar aquellas

partes en las cuales el documento “habla” de manera

directa sobre el tema o categoría que hemos definido

explorar. No es que “yo creo que está diciendo esto”,

sino que lo dice abiertamente.

b) NIVEL DE REITERACIÓN

¿Cuál es el nivel de reiteración del tema- categoría en el documento?

No solo interesa conocer si el tema-categoría esta presente en el texto sino su nivel de reiteración, que nos permita concluir sobre su grado de transversalidad en los documentos.¿El tema-categoría es introducido muy parcialmente o muy reiteradamente? ¿Ese tema-categoría esta completamente ausente?

c) NIVEL DE COHERENCIA

¿Cuál es el nivel de coherencia del tema-categoría en el documento?

Este criterio nos obliga a un análisis más cuidadoso para

advertir sobre los matices y contradicciones que puedan

existir sobre un mismo tema-categoría en los documentos.

Incluso en los documentos se puede estar utilizando elmismo término pero tiene diferentes significados.

d) NIVEL DE CONCRECIÓN

¿Cuál es el nivel de concreción del tema-categoría en el documento?

Con este criterio buscamos dar cuenta de los niveles de concreción del tema-categoría. Probablemente haya algunos que han sido más “traducidos” a niveles de mayor operatividad que otros. Algunos habrán quedado en un nivel todavía más general.

e) NIVEL DE INTERTEXTUALIDAD

¿Cuál es el nivel de intertextualidad de los documentos sobre un tema-categoría?

En relación a un tema-categoría el documento puede hacer referencia a otro documento o a otros o no hacer ninguna. Ello indica un tipo de reforzamiento y comunicación entre los documentos.

Estrategias de análisis

Es necesario realizar una análisis individual de cada documento para luego una vez terminado esta fase, transitar hacia el análisis comparativo de todos los documentos. Vamos a presentar estrategias que requieren tres tipos de matrices:

Análisis individual del documento Análisis comparativo de documentos Análisis complementario de fuentes

FICHA: MATRIZ DE ANALISIS INDIVIDUAL Variable:Indicador:Fuente:

Categoría Citas textual Ubicación Observaciones

MATRIZ COMPARATIVA

Categorías Doc. 01 Doc. 02 Doc. 03

Como se muestra en la tabla previa, se puede realizar un análisis horizontal para identificar cómo esta presente la categoría a través de los diversos documentos; como un análisis vertical para explorar cómo están presentes

las categorías en cada documento.

Categorías Análisis Documental

Análisis de entrevistas

Análisis de encuestas

MATRIZ COMPLEMENTARIA DE FUENTES

Esta última matriz es de mayor complejidad en tanto nos permite sintetizar de acuerdo a cada categoría/variable/indicador los aportes más relevantes de los análisis acumulados en función a los instrumentos aplicados e iniciar el trabajo propiamente de triangulación, confrontando los datos a fin de descubrir coincidencias, matices, discrepancias.

Este nivel de análisis permite también consolidar las categorías que hemos construido.