GENERAR NOMINA DE SALARIOS Y COMPENSACIONES DE ACUERDO A LA

INFORMACION REGISTRADA

ELABORADO POR:

MARCELA LOPEZ GIRALDO

GRUPO: 69532

FECHA: 750324

PRESENTADO A:

ROSANA GARZON CAICEDO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

GUÍA 6. PASO A PASO DE LA NÓMINA (EXCEL)

BOGOTA D.C

16/06/2015

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo tiene como objetivó detallar paso a paso por medio de un

escrito como se realizó la nómina en Excel y sus procedimientos y fórmulas que se

deben tener en cuenta a la hora de generar novedades a los empleados, con este

paso a paso se quiere brindar una información clara la cual se tuvo en cuenta para

el desarrollo de la misma. Implementando las tres partes fundamentales de

nómina las cuales son indispensables cuando se quiere tener una información

concisa y clara de lo que se le debe pagar a un empleado, así que es

indispensable llevar este control de los trabajadores para generar la nómina y

liquidarla correctamente con ayuda de los formatos adecuados, como lo son la

contabilidad de nómina, desprendible de pago entre otros.

BASE DE DATOS

Lo primero que se hizo en esta parte de la nómina, fue contactar 10 hojas de vida

de personas con cargos que fueran iguales a los de la pyme o que si fuera posible

que la pyme misma no las facilitara, entonces se creó la primera información en

Excel creando una pestaña, y por orden organizando la información de las hojas

de vida, con el fin de que estén los datos organizados y la información más

importante del empleado, por ejemplo nombre, cedula, grupo sanguíneo,

conyugue, cargo, fecha de entrada, hijos, afiliaciones etc.

La base de datos e fundamental para el desarrollo de los demás procedimientos

porque es aquí donde se va a enlazar información a otra pestaña de la nómina de

Excel, por eso se debe tener la información actualizada y bien organizada para

que se facilite el acceso a cualquier dato que se busque o se requiera.

Figura 1. Base de datos.

INFORMACION DE NÓMINA

En esta parte de nómina hay que dejar claro que se debe saber la información que

nos da las leyes que se deben regir para cualquier toma de decisiones en la

nómina se realice, por eso lo primero que hice fue llenarme de información

necesaria para hacer la pestaña de este procedimiento. Por eso consulte en

varias paginas pero donde saque mayor información fue en la gerencia.com y

actualícese, fue de mucha ayuda y guía. Entonces con esa información se coloque

condicionados para aquellos beneficios que se pactan dependiendo la empresa,

como los son auxilio de transporte, auxilio de rodamiento, fondo de solidaridad

entre otros, también la clase de salarios, el valor del salario, los beneficios

concretos de los empleados, los porcentajes de las horas suplementarias, los

porcentajes de las prestaciones sociales, todo lo que deducido, devengado y

apropiaciones que se sacan de nómina.

NOVEDADES DE NÓMINA

En las novedades de nómina traemos información de los empleados y

empezamos a desglosar la información presentada en su tiempo de trabajo, esta

parte es importante porqué vamos a calcular los pagos que se le generan a el

trabajador por su labor trabajada durante el tiempo determinado, lo primero que

se coloca es la cedula, luego sigue el nombre y empezamos a colocar el salario

por el cual fue contratado, la segunda casilla hacemos la formula cogemos salario

y lo * por 30, para calcular que le vale un día a el empleado, luego en la siguiente

casilla el valor de la hora ahí se coge valor del día / en 8 horas de trabajo, en la

siguiente casilla colocamos los días laborados de los empleados, luego seguimos

sacando el sueldo que se ganó el empleado solo se coge los días trabajados y el

valor del día, luego se procede a sacar las horas suplementarias de los empleados

la primera va las horas extras en el mes, en este caso HED entonces se coge el

factor 1,25 y así sucesivamente se pone las el número de horas y el factor

correspondiente para HEN (1,75) para un recargo nocturno en día normal (35%)

en un festivo diurno (1,75)

En un festivo o dominical nocturno (2) así sucesivamente sacando las horas extras

y recargos dependiendo su horario trabajado ahí se hace un total de lo calculado.

El otro pasó a seguir en novedades es todo lo devengado que se le da al

trabajador

Por ejemplo en e l caso de nómina tengo empleados que trabajan en el área de

ventas entonces se colocó un condicionada para esos trabajadores que tengan

ventas de $2000000 se les dará una comisión de un 3% sobre la venta, el auxilio

de transporte que se le da a los empleados que ganen menos de dos salarios

mínimos el auxilio tiene un valor de $74000, también un beneficio que se pacta en

el contrato dependiendo la empresa de una bonificación por su labor o resultados

esperados el cual en mi nómina lo condicione que los empleados tendrán una

bonificación de un 5% en su sueldo, también los empleados que tengan cargos

que les toquen transportasen por obligaciones laborales tendrán un auxilio de

rodamiento de un 25% para los cargos de vendedores.

En la siguiente casilla venimos a deducir lo que le corresponde al empleado como

lo es la AFP la formula se le saca el total devengado * el factor 4%, lo mismo con

la EPS y el factor es el mismo, el fondo de solidaridad si es necesario si son

empleados que ganas 4 o más de 16 slmlv, para descontarle el 1 % de su salario,

si el empleado está en el fondo se le descontara su respectiva cuota, también si

tiene embargos se le descontara lo que la ley nos autorice, y lo mismo con los

embargos, después de tener y todo calculado hasta ahí se hace un total de esos

deducidos y el neto a pagar total para los empleados el total devengado menos

El total deducido y el cálculo que de s lo que se le pagar al empleado.

La siguiente casilla seguimos con apropiaciones las cuales le corresponden al

empleador como lo es la EPS el cual lo paga sueldo * el factor que es 8,5 %, la

AFP el sueldo * el factor 12 %, También la ARL y depende el nivel de riesgo que

tengan los cargos, en el caso de mi nómina el nivel de riesgo es el 1, se calcula

con el sueldo * el factor el cual es 0,522, se le cancela la caja de compensación el

sueldo * el factor el 4%, la siguiente casilla se paga la prima sueldo * el factor 8.33

%,, las vacaciones las calculamos sueldo*30 /360 días, la siguiente parte es pagar

las cesantías total devengado * el factor 8.33% , y los intereses con el 12 % o el

1% mensual. Para el cálculo de los Aportes parafiscales se toma el valor total de

la nómina mensual de la empresa excluyendo el Auxilio de transporte que no es

factor salarial, y siempre considerando que la esté obligada a liquidar ICBF y

Sena,  pues no se debe perder devisa que estos conceptos, en  algunos casos

desaparecieron para dar lugar al llamado CREE, el cual tiene el factor ICBF (3%),

SENA (2%).

CONTABILIDAD DE NÓMINA

En este paso es primordial saber cuáles son a las cuentas y códigos que

corresponden la nómina y su naturaleza para saber a dónde se consignaran las

que se manejan en nómina son:

1105(Bancos)

2370(Retención y aportes de nómina)

2610(Provisiones para obligaciones laborales)

5105(Gastos de personal)

También para guiarme para hacer la tabla consulte el PUC, la página gerencia la

cuales me brindaron mucha información y clara, consultando la página gerencia

saque este ejemplo de las cuentas que se usan en la nómina.

Código Nombre de la cuenta Debito Crédito

250505 Salarios por pagar 846,662

237005 Aportes E.P.S 106,250

237006 A.R.P 4,437

237010 Aportes parafiscales 76,500

238030 Fondos de pensión 131,751

261005 Cesantías 75,037

261010 Intereses sobre las cesantías 9,004

261015 Vacaciones 29,190

261020 Prima de servicios 75,037

510506 Sueldos 700,000

510515 Horas extras 50,000

510518 Comisiones 100,000

510520 Auxilio de transporte 63,600

510530 Cesantías 75,037

510533 Intereses sobre las cesantías 9,004

510536 Prima de servicios 75,037

510539 Vacaciones 29,190

510568 A.R.P 4,437

510569 Aportes E.P.S 72,250

510570 Aportes fondo pensiones 98,813

510572 Aportes cajas de compensación 34,000

510575 I.C.B.F 25,500

510578 Sena 17,000

Sumas iguales 1,341,068 1,341,068

Figura2. Contabilización de nómina

CARNET

El carnet se diseñó a gusto propio, también poniendo la imagen de la pyme a la

cual asesoramos, datos de la pyme, con el tipo de información que deben llevar

los carnés de las empresas de verdad, y sus respectivos datos por ejemplo el que

yo diseñe lleva el nombre del empleado, la cedula, grupo de sangre, el cargo que

labora. También ahí se calculó para traer la información de la nómina, con

consultar para llevar aquellos datos que se necesitan en el carnet. El carnet es

fundamental en una empresa por qué es personal para los empleados es su

identidad para ingresar a la empresa

CERTIFICADO DE TRABAJO

Esta pestaña se diseñó consultando un formato de una empresa, y de ahí me guie

para personalizarlo para la pyme, es como una carta de constancia del empleo

laborado o actualmente laborando, constando que si trabajo en dicha compañía y

cuál fue su posición y salario, este tipo de carta es confidenciada por el área de

talento humano o el jefe directo a solicitud de empleo.

Este documento suele ser usado como una constancia legal y en ocasiones es

requerido para el cumplimiento de trámites como el pedido de créditos, matrículas

escolares, arrendamientos, entre otro tipo de instancias. También se debe aclarar

que esta carta debe seguir las indicaciones dispuestas en el artículo 57 del código

sustantivo del trabajo en el número 7 es ahí donde se señala la información que se

menciona en el certificado. Este es un ejemplo de cómo se debe diseñar:

Figura 3. Certificado Laboral

CERTIFICADO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE

La retención en la fuente no es ningún impuesto si no que es un cobro anticipado

de un impuesto, que bien puede ser impuesto de renta, a las ventas o de industria

y comercio, este certificado consta de elementos como el sujeto pasivo que es la

que retiene el agente retención es la persona obligada a practicar la retención el

concepto retención que es el hecho económico que se aplica y está sometido a

retención, la tarifa del porcentaje que se le va aplicar a la base de retención y la

base de retención el valor o monto sujeto a retención recuperado de

(http://www.gerencie.com/retencion-en-la-fuente.html )

Formatos

En esta siguiente casilla se encontrara diferentes tipos de formatos ya sea para la

EPS, ARL, AFP y todas las prestaciones sociales de los empleados para

diligenciar y afiliar, dichos formatos los sacamos de internet de empresas como

salud coop, cruz blanca, compensar, también para la ARL por ejemplo, positiva,

hábitat, formato para la AFP, CCF, cruz blanca entre tantas empresas que nos

prestan el servicio.

Figura

Figura 4. Formatos de Prestación de servicios