PARTE UNO

A. CONSULTA

A modo de práctica introductoria a la automatización de bibliotecas y centros de documentación, resulta recomendable conocer el software existente en el mercado que permite llevar a cabo la informatización de su servicios, procesos y actividades . Para ello efectuar las siguientes búsquedas y responder a los siguientes interrogantes:

1. Especifica qué software de gestión bibliotecaria existe (mínimo 3), describa sus características y atendienda los siguientes apartados.

Unicornio

Sus principales características son las siguientes:

· Ser interactivo con el medio ambiente que lo rodea.

· Estar integrado por varios subsistemas.

· Tener interdependencia entre los susbsistemas, utilizando la misma base de datos.

· Presentar interacción dinámica entre los subsistemas.

· Facilitar la retroalimentación.

· Responder al objetivo planteado por la institución.

El sistema es amigable, pues va llevando de la mano al usuario al contar con diferentes cajas de diálogo que le permiten elegir la mejor opción de acuerdo a lo que está buscando, teniendo que teclear únicamente el campo clave o llave.

Presenta el menú principal en la primera página. No es sensible a mayúsculas, minúsculas y acentuación. Los campos de la búsqueda pueden permanecer con los valores predeterminados y no afectar el resultado. Cuando el usuario tiene un mayor conocimiento del catálogo puede manipular estas opciones para hacer búsquedas más exactas. Permite seleccionar los registros de interés para el usuario y guardarlos, imprimirlos o enviarlos por correo electrónico. Utiliza hipervínculos entre los distintos campos lo que facilita las búsquedas.

También ofrece acceso a las últimas adquisiciones que se han hecho de los materiales y éstas pueden ser consultadas por biblioteca. En el catálogo existe un apartado especial de servicios al usuario en el que se puede consultar sus datos (cuáles son sus materiales prestados y si hay multas) Cambio de Nip (identificador personal para uso del catálogo), renovación de préstamos y lista de solicitudes. El catálogo Unicornio es de fácil uso, las instrucciones son claras y precisas y existe la posibilidad de ayuda en línea.

a) Dirección URL del Sitio Web. http://www.sirsi.com/webcattoc.html

b) Breve descripción del entorno de aplicación. Tipo de Biblioteca a la que está destinado su uso o empleo.

Unicorn esta dispuesto por módulos, de los cuales tenemos instalados:

Control Bibliográfico, Catalogación y Autoridades Con un sistema interactivo en línea para crear registros del catálogo y establecer una única forma de autoridad para todos los

encabezamientos, enlazando éstos con las entradas de los registros catalográficos. Dispone de una base de datos a texto completo que permite la catalogación y almacenamiento de cualquier tipo de material en cualquier formato.

Control de Circulación Permite a los miembros del personal (y a los propios usuarios, en su caso) prestar, devolver, renovar o reservar los ítemes del catálogo

de la biblioteca. Todo ello mediante un control automatizado, gobernado por un amplio y flexible número de políticas que permite un número ilimitado de combinaciones entre perfiles de usuarios, tipos de registros, localizaciones y períodos de préstamo.

Control de Publicaciones Seriadas Gestiona la predicción, recepción y préstamo de todas las suscripciones de revistas, generando y manteniendo registros de fondos

MARC. Control de Adquisiciones Controla la compra de materiales a través de los pedidos, reclamaciones, recepciones, facturación y procesamiento del catálogo. Catalogación a Través de Z39.50 Realiza búsquedas de forma sencilla bases de datos remotas mediante el protocolo Z39.50, ahorrando tiempo en la catalogación. Los

resultados se visualizan de forma instantánea y pasan a ser parte del catálogo de forma inmediata si se selecciona y carga cualquier registro en el mismo.

El sistema Unicorn, es otra ventaja visible, ya que este programa está dispuesto por módulos que interactúan entre sí, evitando que la información se duplique. Entre sus cualidades se tiene que: actualiza automáticamente pedidos, sea para su confirmación o cancelación, administra los presupuestos, envía automáticamente correos electrónicos para alertas, próximos vencimientos, materiales nuevos, etc., guarda historial de materiales prestados, devoluciones, multas, sanciones, y genera alertas para los usuarios y materiales con inconsistencias, puede predecir el próximo numero que se espera en el caso de las publicaciones seriadas, gestiona pedidos en las adquisiciones, enlaza publicaciones seriadas a bases de datos, entre otras.

c) Requerimientos del software.

Windows 95/98, Windows NT 4.0

· Netscape 6.0 , Internet Explorer 5.0

d) Localiza bibliotecas que utilicen estos sistemas.

Universidad del Valle Universidad Tadeo Lozano Universidad javeriana Red de bibliotecas Públicas Bibliored Universidad del Bosque Universidad Santo Tomas Universidad Externado de Colombia Universidad de los Andes Universidad Nacional

e) Enlaces a manuales o información extra para su manejo, instalación o funcionamiento.

http://www.fileden.com/files/2012/2/3/3259370/Software%20Unicornio.pdf

2. Especifica qué software de gestión Documental existe (mínimo 3), describa sus características y atienda los siguientes apartados.

a) Dirección URL del Sitio Web.

 "http://www.aleph.co.il" 

b) Breve descripción del entorno de aplicación.

c) Requerimientos del software.

e) Enlaces a manuales o información extra para su manejo, instalación o funcionamiento.

PARTE DOS

B. PRACTICA OPENBIBLIO

Openbiblio es un SGB (Sistema de Gestión de Bibliotecas) de opensource indicado para la

automatización de pequeñas bibliotecas cuyo volumen no exceda de los 10.000 ejemplares.

Dada su sencillez, la convierte en una buena herramienta de instrucción y práctica, previa al

estudio de sistemas más complejos. Para tomar conciencia de las características de un

sistema de gestión bibliotecario, se propone la siguiente práctica consistente en los

siguientes apartados:

1. Crear 3 nuevos usuarios de la biblioteca: Para ello el módulo Préstamo, consta de la opción Nuevo Socio, que permite dar de alta nuevos usuarios en la biblioteca.

2. Generar con éxito 3 registros bibliográficos completos: La descripción bibliográfica se efectúa desde el módulo Catalogación en la sección Nuevo Material, permitiendo, la descripción de las principales áreas de uniformidad para todas las versiones de UNIMARC. No obstante OpenBiblio fue concebido para adaptarse en mayor medida a formatos USMARC.

3. Generar un Informe del Catálogo que permite probar que los documentos fueron incluidos correctamente y son visibles desde el OPAC.

4. Personalizar el sistema (cambiar apariencia)

5. Darle un nuevo nombre a la Biblioteca

6. Crear un nuevo tipo de Socio

7. Crear una nueva colección

8. Practica una reserva en el módulo de préstamo y comprueba que aparece en el informe de reservas o pedidos.

9. Configura las políticas de préstamo necesarias en el sistema para poner a disposición de los tipos de usuarios creados los tipos de documentos nuevos que se han generado. Explica cual es el proceso.

10. Qué otras opciones se pueden manejar en la herramienta Openbiblio.

Para este ejercicio, se debe presentar un informe con impresiones de pantalla que comprueben los pasos realizados y la realización del ejercicio.

Conclusión del uso de Openbiblio

Para llevar a cabo esta práctica, se incluye la URL de prácticas para OpenBiblio.

UNICORNIO

Unicornio es un sistema de automatización para bibliotecas cuyo proveedor en nuestro

país es BITEC S.A. de C.V. (Bibliotecas y Tecnologías) distribuidor para América Latina

de Sirsi Corporation, empresa que es identificada mundialmente como líder en tecnologías

de punta para la automatización de bibliotecas y centros de información. Los módulos con

que cuenta el sistema Unicornio son: adquisiciones, control bibliográfico y catalogación,

circulación y reserva, gestión de préstamo ínter bibliotecario, control de publicaciones

periódicas, difusión selectiva de la información, catálogo al público, el cual se describe

a continuación.

Despliegue de los registros

Los registros se despliegan en tres secciones o partes. En la primera se incluye la

clasificación para localizar la obra, junto con un despliegue del título de la obra más la

mención de responsabilidad y el asiento principal. En una segunda parte se localizan los

datos referentes al ISBN, asiento principal, título, mención de edición, área de publicación

y distribución, título de la serie, la(s) biblioteca(s) que posee(n) la obra(s); los

encabezamientos de materia y los asientos secundarios. Todos los datos anteriores, salvo la

edición, el área de publicación y distribución y la descripción física, cuentan con ligas a

obras relacionadas. La última parte incluye información sobre las existencias, incluyendo

la biblioteca que lo posee, su localización y status de circulación.

El catálogo permite realizar un despliegue concreto o amplio de la información. Se cuenta

con tres tipos de despliegues denominados Brief, Full y All. El despliegue por omisión es

el Full, cuyos elementos se mencionaron anteriormente. También puede realizarse un

despliegue de los registros en formato MARC. El catálogo emplea etiquetas para identificar

cada uno de los elementos que integran el registro, pero en algunos casos las etiquetas no

despliegan un equivalente en español.

Todos los tipos de materiales son desplegados de forma similar, no hay políticas referentes

a algún tipo de restricción; sin embargo, por problemas de configuración no es posible el

despliegue de algunos tipos de registros como los de diapositivas, en donde el despliegue

se realiza en forma corta.

El despliegue de los registros es aceptable; sin embargo, se debería de tomar más en

cuenta las necesidades reales de usuario sobre el tipo de información que le gustaría

observar. Es necesario realizar una adecuada traducción de las etiquetas, asimismo,

es primordial realizar los ajustes de configuración necesarios para su óptimo funcionamiento.

Control de autoridades y vocabulario controlado

El sistema permite un control de autoridades de nombre y temas dentro del catálogo,

y por consiguiente, la creación de referencias cruzadas. El sistema realiza una permutación

de términos en los campos de encabezamientos de materia; por ejemplo, si se busca en

orden alfabético el tema México - Historia, éste será encontrado también en la forma

Historia - México. Esta opción permite a usuarios no familiarizados con la estructura de

un sistema de encabezamientos de materia lograr recuperar información que de otra forma

sería un tanto complicado. El control de autoridad ayuda a una mejor recuperación de

la información, dando uniformidad a los registros y permitiendo una eficiente cooperación

e intercambio de registros.

Características del sistema

El sistema es amigable, pues va llevando de la mano al usuario al contar con diferentes

cajas de diálogo que le permiten elegir la mejor opción de acuerdo a lo que está buscando,

teniendo que teclear únicamente el campo clave o llave.

Presenta el menú principal en la primera página. No es sensible a mayúsculas, minúsculas

y acentuación. Los campos de la búsqueda pueden permanecer con los valores

predeterminados y no afectar el resultado. Cuando el usuario tiene un mayor conocimiento

del catálogo puede manipular estas opciones para hacer búsquedas más exactas. Permite

seleccionar los registros de interés para el usuario y guardarlos, imprimirlos o enviarlos por

correo electrónico. Utiliza hipervínculos entre los distintos campos lo que facilita las búsquedas.

También ofrece acceso a las últimas adquisiciones que se han hecho de los materiales y

éstas pueden ser consultadas por biblioteca. En el catálogo existe un apartado especial de

servicios al usuario en el que se puede consultar sus datos (cuáles son sus materiales

prestados y si hay multas) Cambio de Nip (identificador personal para uso del catálogo),

renovación de préstamos y lista de solicitudes. El catálogo Unicornio es de fácil uso, las

instrucciones son claras y precisas y existe la posibilidad de ayuda en línea.

Tipos de búsqueda y puntos de acceso

Las opciones de búsqueda en el sistema Unicornio son búsquedas rápidas y búsquedas

complejas. En el primer tipo de búsquedas, los campos en los que se puede localizar un

término son: autor, título, materia, periódico (publicación periódica) y serie, o puede

buscarse en todos ellos a través de la opción de palabra o frase. También se puede limitar

una estrategia de búsqueda, seleccionando las siguientes opciones:

Palabra clave. Recupera registros que contienen la(s) palabra(s) ingresada(s).

Revisar. Recupera registros que inician con la primera palabra ingresada.

Exacto. Recupera registros que coinciden exactamente con la(s) palabra(s) ingresada(s).

Así por ejemplo, si buscamos Cervantes en el campo autor y lo delimitamos en "Exacto,"

el sistema nos conduce a una revisión del catálogo, indicándonos el número de registros que

incluyen el tema buscado y los despliega los registros en primer nivel. Si son más de 20, se

van desplegando de 20 en 20, aunque no hay un orden y se enlistan en orden numérico

progresivo de registros. El primer nivel es un registro corto que solo muestra los siguientes

datos: clasificación, autor, título, el número de copias, la ubicación y status, es decir, si está

prestado o en las colecciones, la biblioteca en que se encuentra y el año de publicación.

Si en cambio se quiere localizar todo lo que exista con el apellido "Cervantes" se deberá

de usar la opción "palabra clave" delimitándola en "Palabra o frase" y los registros se

obtendrán en mayor cantidad.

Por default no hay un orden en los registros desplegados, se pueden ordenar después con

las opciones que se presentan (por año, tipo de material, tipo de catalogación, idioma,

formato, ubicación en la colección y status (prestado, reservado) y ordenarlos por autor,

título, materia, año de publicación de dos formas, (de lo más reciente a lo más antiguo y a

la inversa de lo más antiguo a lo mas reciente). Cuando hay más de un registro con la

misma fecha se ordenan por el título, siempre por la primera palabra después del artículo.

También hay un límite para ordenar los registros, el sistema lo hace en bloques de 200

registros.

En la opción de búsquedas complejas pueden utilizarse estrategias más elaboradas pero

que dan más precisión en los resultados, es decir, más relevancia en los registros recuperados.

En los registros recuperados se pueden hacer muchas combinaciones con los operadores

booléanos y las opciones de búsqueda, es decir, una combinación de varias palabras o

frases como por ejemplo: "Tratado de libre comercio y Estados Unidos y México, pero no

Canadá y algún autor en particular, como Raúl Conde".

Cuando se quiere saber qué obras hay de determinado autor, es más recomendable utilizar

la búsqueda rápida, ingresando el apellido y nombre del autor, delimitando la búsqueda a

"Exacto" en el campo del autor lo que arrojará como resultado todos aquellos registros que

contengan ese apellido en el campo del autor. Si no conocemos exactamente el nombre

completo del autor, se puede ingresar el apellido que se conoce y esto permitirá revisar el

catálogo para mostrar los nombres de los autores que contienen el apellido que se

ingresamos, pudiendo revisar aquellos que sean semejantes al que se busca.

También se puede utilizar la búsqueda compleja y buscar por el apellido del autor indicando

el campo "autor, y con el operador booleano "AND," combinándolo con la materia que

trata en sus obras el autor que buscado, indicando el campo "Materia". De esta forma, si se

buscan las obras de Castellanos de literatura, e indicando se ordenen los registros por autor,

nos reporta que hay 4 registros de un solo autor, que en este caso es Rosario Castellanos, y

se indica que muestren los resultados ordenados por título.

Para buscar los registros correspondientes a una colección o serie, se utiliza la opción

"palabra clave," ingresando el título. Por ejemplo "SepSetentas" y se delimita el campo

"Serie". También se puede utilizar la opción "Exacto", lo cual limitaría los resultados dejando

fuera algunos registros. Al ordenar los registros aparecen primero todos aquellos que inician

apóstrofes, comillas, signos de pesos, números, etc. antes de iniciar con el orden alfabético.

En el caso de las búsquedas por números, se puede ingresar el número 1998 en la

búsqueda rápida delimitando a "Exacto" y en el campo "título". Como resultado el sistema

nos conduce a "Revisando el catálogo" para mostrarnos lo que tiene con ese número al

inicio del título y cuantos registros hay al respecto, observando un listado ordenado por

los números en orden progresivo.

Para buscar por un autor corporativo, por ejemplo, el Instituto Tecnológico y de Estudios

Superiores de Monterrey, se puede hacer delimitando en Revisar el catálogo y en el campo

autor para que nos muestre cuantos registros hay. También puede hacerse en el campo de

autor y delimitándolo por "Palabra clave" nos dará los registros que existen con el

encabezamiento Autor corporativo, aún cuando solo ingresemos una parte del éste,

por ejemplo, Tecnológico de Monterrey, y no todo el nombre del autor.

El despliegue de los registros se lleva a cabo en cuatro secciones. En la primera se indica

que número de registro de los encontrados se nos está mostrando. En la segunda se

muestra la clasificación, el título y la mención de autoría del registro. La tercera sección

es un registro por campos en el siguiente orden: autor personal, título, pie de imprenta

(lugar, editorial y fecha de publicación), descripción física, título de la serie, notas, la

biblioteca en que se encuentra. La cuarta sección nos permite conocer el número de

copias de la entidad de información así como su ubicación en las colecciones y su status,

es decir, si está prestado, reservado o en proceso.

En la opción de búsqueda por materia, al probar con los términos "Calidad total" como

palabra clave y en el campo materia, se pueden obtener más de 100 registros que se

ordenan por título. Al ir desplegando los registros en el segundo nivel se puede observar

que los encabezamientos de materia se presentan en un orden jerárquico de importancia

de acuerdo al contenido de la entidad de información que representan, de esta forma,

si solo se quiere recuperar los registros que contienen como tema central el de la calidad

total, se debe buscar esa palabra o frase delimitándola a "Exacto." Se puede observar

también que los encabezamientos se ordenan jerárquicamente apareciendo primero el

encabezamiento general y luego los que tenían sub-encabezamientos, por ejemplo:

Administración de calidad total y luego Administración de calidad total--Estudios de casos.

También se puede buscar por el número de clasificación. En este caso, el solo nos

desplegará los registros con la clasificación exacta y los que están antes y después de ésta.

Las opciones de búsqueda del sistema Unicornio anteriormente descritas, permiten al

usuario elaborar estrategias de lo más sencillas a lo más elaboradas para accesar y

recuperar información.

Volver al Inicio

CONCLUSIONES

Los sistemas de automatización han sido un gran apoyo para las bibliotecas en la actualidad,

ya que, en general, se encargan de agilizar los procesos y actividades bibliotecarias,

ahorrándole mucho tiempo al bibliotecario, por ejemplo, al hacer su búsqueda en el catálogo

en línea, o bien, al bibliotecario para llevar un mejor orden en sus actividades.

Todos los sistemas cubren las funciones principales de una biblioteca, las cuales son:

análisis bibliográfico, servicios y la administración. Los módulos que cubren estas funciones

se encuentran integrados dentro del mismo.

El sistema Unicornio es un sistema robusto que puede atender la gestión bibliotecaria de

nuestras bibliotecas. Se cuenta con buen soporte técnico por parte del proveedor y es

predecible que evolucionará de acuerdo a las necesidades bibliotecarias. Sus puntos más

fuertes son: un nivel de configuración muy poderoso lo que permite manejar cualquier tipo

de registros, el manejo de la organización de los registros de información y su

compatibilidad con otros sistemas para hacer intercambio de registros. Puede intercalar

distintos módulos en forma transparente y ágil para el usuario, tiene buenas interfaces y

variadas opciones de búsqueda. Sin embargo, su debilidad consiste en que es un sistema

muy complejo en algunos módulos como el de adquisiciones.