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Normas que regulan la solicitud y emisión de la Constancia de Salario y Certificaciones de Tiempo Extraordinario

en la Caja Costarricense de Seguro Social La Constancia de salario es el documento, por medio del cual la Institución consigna la situación laboral y salarial de un funcionario al momento de la emisión de esta.

Dada la relevancia de este documento para el funcionario, los entes públicos y demás instituciones que lo requieren, es de suma importancia para la Institución y las Unidades de Gestión de Recursos Humanos, contar con lineamientos estándar y de aplicación obligatoria para la solicitud y emisión de constancias de salario, en las cuales se consideren una serie de situaciones e incidencias que se presentan en la nómina salarial de los funcionarios de la Institución y que repercuten directamente al momento de emitir este documento.

Por lo anterior citado la Dirección Administración y Gestión de Personal, presenta las: “Normas que regulan la solicitud y emisión de la constancia de salario y certificaciones de tiempo extraordinario en la Caja Costarricense de Seguro Social”.

Artículo 1° De las Definiciones:

a. Salario total ordinario o Salario bruto: Monto económico devengado por el funcionario en forma total; es decir sin ser sujeto a deducciones de Ley ni deducciones personales. Para su cálculo se consideran todos los rubros salariales ordinarios recibidos en forma permanente, lo cual hace que se excluya el tiempo extraordinario y sus modalidades, remuneraciones o cualquier otro concepto que sea producto de una ejecución previa o este condicionado a algún tipo de actividad extraordinaria. Para efectos de constancia este salario representa el total devengado a 30 días.

b. Salario líquido o Salario neto: Es el monto económico líquido que recibe el funcionario después de ejecutarse todas las deducciones y/o retenciones, incluyendo préstamos y cualquier otro compromiso que sea deducido por medio de la nómina salarial. Para efectos de constancia este salario representa el monto líquido recibido a 30 días.

c. Embargo salarial: Conforme lo establece el artículo 172 del Código de Trabajo, corresponde a la deducción de salario que se le aplica a un trabajador como producto de una orden judicial, obligándolo según la ley a cancelar alguna deuda mediante la deducción porcentual de su salario hasta que esta sea cancelada en su totalidad junto con los intereses establecidos por el órgano ejecutor de la sentencia.

d. Pensión Alimentaria: Se fundamenta en el artículo 172 del Código de Trabajo, y corresponde a la retención emitida por la entidad judicial y el monto mensual consignada por esta.

e. Funcionario encargado del trámite: Funcionario de la Unidad de Gestión de Recursos Humanos responsable del proceso de emisión de la constancia de salario. Como excepción, en los casos de las Direcciones Regionales de Sucursales o Centros, en las cuáles por aspectos de distancia e incomodidad, se imposibilita el traslado de los funcionarios de las Sucursales a las Unidades de Gestión de Recursos Humanos acreditadas en las Direcciones Regionales, se autorizara por parte de la Dirección de Administración y Gestión de Personal, mediante acto motivado, para que el Administrador o la máxima autoridad del centro pueda emitir constancias de salario.

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Artículo 2° Del procedimiento para la solicitud de constancias de salario vía Portal de Recursos Humanos

El funcionario interesado en solicitar una constancia de salario vía Web, debe ingresa al Portal de Recursos Humanos, apartado de “Consulta en línea”, a la opción denominada “Trámites en Línea”, ahí deberá marcar la opción de “Tramitar Constancia de Salario”, procediendo a llenar el respectivo formulario y al mismo tiempo seleccionar las siguientes opciones:

Tipo de Constancia: Debe elegir si requiere constancia de salario o certificación de tiempo extraordinario

Salario: Debe elegir si requiere el salario bruto y líquido ó solo una de las opciones

Número de Copias: Debe indicar el número de copias requeridas

Una vez cumplido con lo anterior, el sistema verifica mediante el número de cédula del funcionario si éste tiene nombramiento activo al momento de la solicitud. Si dicha validación es correcta, el funcionario recibe en forma automática un correo electrónico en donde se le comunica el número de consecutivo asignado a su solicitud, así como que le será informado oportunamente cuando se encuentra disponible para ser retirada.

En caso que el funcionario no registre nombramiento activo en el sistema al momento de la solicitud, se le comunicará en forma automática que debe de dirigirse a la Unidad de Gestión de Recursos Humanos a solicitarla en forma personal, para que se verifique si cuenta con nombramiento vigente que respalde la emisión de está.

Artículo 3° Del procedimiento para la solicitud de constancias de salario vía Oficina de Recursos Humanos

En caso de que el funcionario no cuente con acceso al sistema de solicitudes ubicado en el Portal de Recursos Humanos, deberá gestionar la solicitud en forma personal ante la Unidad de Gestión de Recursos Humanos del respectivo centro de trabajo.

El funcionario encargado de emitir las constancias de salario ó quien la Jefatura designe, deberá ingresar al Portal de Recursos Humanos y realizar la solicitud del trámite, ingresando a la opción “Solicitud de Constancia de Salario por parte de la Unidad de Gestión de Recursos Humanos”.

El sistema emitirá un comprobante de registro de la solicitud con su respectivo número de consecutivo, el cual será enviado al correo electrónico que el trabajador designe.

En caso de que el funcionario no pueda presentarse personalmente a la Oficina de Recursos Humanos, por motivos justificados, podrá realizar la solicitud por medio de otra persona siempre que presente, además de la copia de la cédula de identidad, la respectiva autorización y solicitud en forma escrita y debidamente firmada.

Artículo 4° Del procedimiento para la emisión de la Constancia de Salario.

Con el fin de procesar la solicitud de constancia, el funcionario de la Unidad de Gestión de Recursos Humanos autorizado previamente para tal efecto, debe ejecutar la aplicación en el sistema, con el fin de que se genere la constancia y mediante la opción “Verificación de Constancia de Salario”, deberá validar los datos emitidos, para lo cual utilizará como documentos fuentes, los siguientes:

•Última nómina bisemanal donde el funcionario registre datos salariales (Nómina vigente).

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•Acciones de Personal pendientes de trámite.

•Incapacidades presentadas ante la Oficina de Recursos Humanos.

•Movimiento o Registros establecidos que reflejen alguna modificación de la continuidad o estado laboral del funcionario (permisos sin goce, suspensiones, exclusiones, otros).

•Índice Salarial vigente.

Los datos a validar, serán los siguientes:

Fecha de emisión: Fecha en que fue generada la Constancia de salario mediante el sistema.

Unidad ejecutora: Número y su descripción.Nombre: Nombre completo del funcionario.Número de Cédula: Número de cedula de 9 dígitos.Puesto: Verificar el puesto desempeñado por el funcionario

según la nómina salarial. En caso de que la plaza se encuentre prorrateada se deberá realizar la aclaración en el apartado de “Observaciones”, según lo establecido en la Acción de Personal.

Condición del funcionario: Propiedad, interino, ascenso interino, (fecha rige desde y hasta).

Salario total ordinario devengado: Salario registrado en la última nómina salarial (el sistema lo calcula dividiendo el salario ordinario devengado y convirtiéndolo a un valor diario, una vez obtenido este monto se multiplica por 30 para obtener el salario total). En este apartado, se consideran los pagos y rebajos registrados en la nómina salarial; para los cuales en el caso de los rebajos serán considerados indistintamente de las fechas de vigencia que se registren.

Salario líquido o neto: Salario recibido por el funcionario después de aplicarle todas las deducciones, de acuerdo con la última nómina salarial. Deducciones porcentuales que al ser aplicadas, deberán ser convertidas a un valor de 30 días, mientras que las deducciones fijas se mantienen con un valor de 28 días, ya que la aplicación de estas corresponde a un valor mensual.

Valor en letras: Valor en letras del salario total ordinario.Situación Salarial: Indica si el salario se encuentra libre o no de embargos

judiciales, o si tiene retención de salario por pensión alimentaria.

Fecha de ingreso a la CCSS: Fecha de ingreso que se obtiene del registro físico o digital de la planilla institucional.

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Rebajos salariales: Deberá verificar la aplicación por parte del sistema, de los rebajos por concepto de incapacidad, ausencias, suspensión sin remuneración salarial, permisos, recuperación sumas pagadas de más, rebajos por conceptos no salariales, tales como viático fijo y auxilio económico.

Salario Escolar: En el espacio de observaciones, se indicará el detalle del porcentaje correspondiente al Salario Escolar (equivalente al 8.19% del salario que se hace constar). De igual forma se anotará en cada constancia que será pagado en el próximo mes de enero, y que dicho monto es de carácter informativo.

Artículo 5° Del procedimiento para la emisión de la Constancia de Salario como casos de excepción.

Al ser la Constancia de Salario un documento formal que se emite por parte de la Institución, y a través del cual, se refleja información real y confidencial de la situación salarial del funcionario, se debe de tener presente los siguientes casos:

a. Funcionarios incapacitados

Debido a que durante el periodo de incapacidad del trabajador, se presenta una suspensión del contrato de trabajo, por no existir una prestación efectiva de servicios, el funcionario tiene derecho a solicitar la constancia de su situación laboral. Por lo tanto debe considerarse lo establecido en el inciso VI de la circular GA-33332-12 de fecha 04 de julio 2012, que a la letra indica:

VI. Constancia de sueldos y certificaciones de periodos de incapacidad

A la persona trabajadora que se encuentre incapacitada al estar percibiendo durante ese periodo subsidio y no salario, solamente se le podrán extender Constancia de sueldos, en los siguientes términos:

a) Indicación del salario de contratación que percibe con la Institución.

b) Consignación del salario devengado (cuando ha laborado algunos días durante el mes), con base en la última nómina salarial, indicando los periodos de incapacidad registrados a esa fecha.

Cuando no se ha laborado de forma completa durante el mes, corresponderá a la Sucursal respectiva emitir la certificación por las sumas que se devengado durante los periodos de incapacidad. Lo anterior según la certificación solicitada por el o la trabajador (a). (El destacado es nuestro).

b. Funcionarios interinos

Para el caso específico de los funcionarios interinos con nombramiento, pero su pago se encuentra en trámite en la Oficina de Recursos Humanos, se hará constar esa situación haciendo alusión al periodo de nombramiento vigente y se emitirá una certificación en donde se consignará su salario, basado en el Índice Salarial vigente y considerando únicamente las cargas sociales de ley.

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Para los funcionarios interinos sin nombramiento, no se podrá extender una constancia de salario, ya que no se encuentra activo con la Institución, en caso de que se requiera se podrá extender una certificación de tiempo laborado, haciendo alusión al último periodo de nombramiento que tuvo con la Institución.

Artículo 6° De la Certificación del Tiempo Extraordinario

En aquellos casos en que se solicite por parte del funcionario, la certificación de tiempo extraordinario, este se hará constar a través del sistema, en un formulario diferente al de salario ordinario, definiendo el o los meses en que fue devengado, indicando su condición de salario extraordinario.

Artículo 7° De la Aprobación y firma

Una vez revisada y validada la información contenida en la constancia de salario en la pantalla, la misma es impresa según el número de copias solicitadas y se trasladará al Jefe de la Unidad de Gestión de Recursos Humanos o a la Jefatura inmediata de este, según corresponda, quien previa revisión aprueba la misma, consignando la firma y sello respectivo.

En casos de ausencia temporal del Jefe respectivo, corresponde la aprobación de constancias de salario, al funcionario que lo sustituya formalmente, debiendo existir el nombramiento de personal que le otorga tal investidura. De no darse esta situación, lo hará la jefatura superior inmediata.

Bajo ninguna circunstancia las jefaturas encargadas de refrendar las constancias de salario, podrán firmar sus propias constancias de salario. En estos casos corresponde ser refrendadas por el jefe inmediato superior.

Como caso de excepción, para los Hospitales Nacionales y Hospitalizados se autoriza la delegación de firma de constancias de salario, en el funcionario que sustituye a la Jefatura de la Oficina de Recursos Humanos en sus periodos de ausencia.

Artículo 8° De la entrega de la constancia de Salario

El funcionario designado por la Jefatura de la Unidad de Recursos Humanos para hacer entrega de la constancia de salario, debe solicitar a la persona que retira su cédula con el fin de verificar su identidad.

Toda constancia de salario será entregada al funcionario interesado, cuando el interesado no pueda retirar personalmente el documento, lo podrá hacer otra persona siempre que presente, además de la cédula de identidad de ambos, la respectiva autorización escrita del trabajador.

En todo caso el funcionario que entrega deberá anotar la fecha en que lo hace. El solicitante o quien recibe en su nombre, firmará el “recibido conforme”. Dicha copia será archivada para custodia en la Oficina de Recursos Humanos respectiva.

Artículo 9° De la vigencia de la constancia salarial

La Constancia de Salario y la Certificación de Tiempo Extraordinario tienen una vigencia de 30 días naturales a partir de su emisión.

Artículo 10° Vigencia de las presentes normas

Las presentes disposiciones rigen a partir de su comunicación.

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Artículo 11° Derogatorias

Se deroga lo establecido en las siguientes disposiciones:

•Cir. 003348. Normas y procedimientos para la confección y emisión de constancias de sueldo y tiempo de servicio.

•Cir. 008700. Números de las fórmulas “Confección y emisión de constancias de sueldo y tiempo de servicio”

•Cir. DRH-1773-2007. Información Salario Escolar Constancia de Sueldo y Boletas de Depósito.

•Cir. DRH-0304-2000. Complemento circular Nº 3348 del 29 de enero de 1987

•Cir. 022390. Constancia de sueldo y tiempo de servicio.

•Cir. DRH-0223-1989. Emisión constancias de sueldo y tiempo de servicios.

•Cir. SPN-186-92. Complemento a circular Nº 003348 del 29-01-87

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