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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
P_03_2 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
La Caracterización de Procesos consiste en identificar condiciones y/o elementos que hacen parte del proceso, tales como: ¿quién lo hace?, ¿Para quién o quienes se hace?, ¿Por qué se hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Cuándo se hace?, ?¿Qué se requiere para hacerlo?.
La NTC 5906 no establece de manera explícita qué procesos o de qué tipo deben estar identificados, pero los procesos se pueden identificar como:
Procesos Gerenciales/Directivos/EstratégicosProcesos Misionales/Operacionales/RealizaciónProcesos de Apoyo/SoporteProcesos de Evaluación/Seguimiento y Medición
¿QUÉ ES CARACTERIZAR UN PROCESO?
Los procesos deben documentarse en función de la naturaleza de sus actividades, los requisitos del cliente/usuario y de los requisitos legales o reglamentarios que apliquen.
Influencia en la satisfacción del cliente.
Los efectos en la calidad del producto/servicio.
Influencia en la misión y estrategia.
Cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios.
Utilización de recursos.
ENTRE LOS PRINCIPALES FACTORES PARA LA IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE LOS
PROCESOS PUEDEN MENCIONARSE:
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IDENTIFICAR LOS
PROCESOS EXISTENTE
S
IDENTIFICAR LAS
ENTRADAS
DEFINIR LAS
ACTIVIDADES
CICLO PHVA
IDENTIFICAR LAS
SALIDAS
DEFINIR LOS
INDICADORES
RUTA PARA CARACTERIZAR PROCESOS
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CONTENIDO:
Nombre Responsab
le Objetivo Alcance Proveedor
es Entradas Ciclo PHVA Salidas Clientes Recursos Document
os Requisitos
Indicadores
Proceso:
Responsable:
Objetivo:
Alcance:
Proveedor Entradas Planear Hacer Salidas Cliente
Verificar Actuar
NOMBRE RESPONSABLE FRECUENCIA DE REPORTE OBJETIVO
MAPA!A1CARACTERIZACION DEL PROCESO
versión: 0,1 Página: 1 de 1 Código: CP-
(D) Requiere documentarse: C=Cronograma, P=Procedimiento-Instructivo, R=Registro, GD=Genera Documento
RECURSO HUMANO RECURSOS FISICOS
Documentación Asociada Requisitos Legales
INDICADORES
RELACION MATEMÁTICA FRECUENCIA DE ANALISIS
FORMATO DE CARACTERIZACIÓN DE
PROCESOS
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Durante la caracterización de los procesos es fundamental construir los indicadores que permitan controlar y medir el desarrollo y cumplimiento del proceso, por ello se hace necesario revisar que es un indicador y como se construye, pues la mala formulación del indicador puede generar una mala evaluación del proceso o una falla en el control.
¿QUÉ ES UN INDICADOR ?
Es un valor que sirve para medir el comportamiento de variables, en función del nivel de logro de un
objetivo o meta planificados.
Es relevante en el proceso de
diseño, seguimiento y
evaluaciónex post de las
acciones
Es una herramienta
de control operativo yde gestión
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DEFINICION TEÓRICA:
Es una especificación cuantitativa de la relación entre dos o más variables, que permite verificar el nivel de logro alcanzado en el cumplimiento de los
objetivos.
OBJETIVO
VARIABLE
INDICADORES
SITUACIÓN ACTUAL¿Cómo
estamos?
OBJETIVOS¿Qué se quiere?
LOGROSMínimos
esperados
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1.- NOMBRE DEL INDICADOR: EXPRESIÓN VERBAL QUE
“PERSONIFICA” O “SINGULARIZA” EL INDICADOR RESPECTIVO.
2.- ATRIBUTO: CUALIDAD O CALIDAD DEL INDICADOR
(POR GÉNERO, NIVEL DE ESCOLARIDAD, POR REGIÓN).
3.- UNIDAD DE MEDIDA: UNIDAD EN LA QUE SE FORMULA EL INDICADOR.
4.- FÓRMULA DE CÁLCULO: EXPRESIÓN MATEMÁTICA
PARA MEDIR LA VARIACION DE LA VARIABLE.
ELEMENTOS DE LA CONSTRUCCIÓN
DE UN INDICADOR
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Los indicadores se vuelven necesarios, partiendo del criterio de evaluación que se quiera hacer:
> De acuerdo con el cronograma o tiempo establecido para evaluar cumplimiento.
> De acuerdo con sus objetivos, metas o resultados.
> De acuerdo con el uso de sus recursos, tanto monetarios, como de otro tipo.
> Para dar cuenta de la evolución de la ejecución.
¿PORQUÉ SON NECESARIOS LOS INDICADORES?
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Listar los objetivos, metas, productos y actividades a
controlar.
Identificar las palabras claves que requieran
un acuerdo sobre su significado.
Construir un significado común para cada una de las palabras
clave identificadas.
Relacionar los significados atribuidos a cada palabra clave e incluir la definición
cuantitativa del indicador (Nº absoluto, porcentaje).
PROPUESTA PARA CONSTRUIR INDICADORES
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