caracterizaciÓn por procesos

x

Seguimiento y medición

Gestión Estratégica

Control Interno

Sistema Integrado de Gestión

Medición de la Satisfacción del Cliente

Q.R.S.

Indicadores por proceso

Informe de Auditoria

V

Análisis:

Medición de la Satisfacción del ClienteQ.R.S.

Medición y Resultado de Indicadores

Identificación y tratamiento del producto no conforme

Elaboración del Plan de Mejoramiento

Líder del proceso

Grupo de Mejoramiento

Resultado de indicadores

Plan de mejoramiento

ALCANCEINICIO Planificación y aprobación de los recursos necesarios para la ejecución del objeto social de la empresa

TERMINA Distribución de los recursos hacia todas las dependencias de la empresa

Clientes internos y externos

Sistema Integrado de Ges ón

Gestión EstratégicaSistema Integrado de

Gestión Talento Humano

Adquisición de Bienes y servicios

Todos los procesos

Plan operativo aprobado

Documentos aprobados

Personal vinculado o contratado

Recursos asignados

H

Establecimiento de las políticas, Plan de Acción Empresarial, Planes Operativos y

lineamientos

Gestion de riesgos

Gestionar los Recursos a las demás dependencias

Promover la Participación Ciudadana

Líder del proceso Prestación de los servicios

Entidades del Estado

Entidades de control y vigilancia

Ministerios

P

Identificacion de partes interesadas y sus necesidades

Analisis del contexto

Elaboración del plan operativoDiseño de Indicadores

Establecimiento de Objetivos de Calidad por proceso

Elaboración de las necesidades Solicitud de Recursos

Líder del proceso

Plan operativoCronograma de actividades

para la elaboración de documentos

Formato diligenciado para la solicitud de recursos

Normatividad Leyes

Regulaciones Resoluciones

DirectricesPresupuesto

Contexto de la organización

Necesidades de las partes interesadas

Procesos Proveedores Entradas Actividades Responsable Salidas

CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS

GESTIÓN ESTRATÉGICA VERSIÓN 1


Objetivo Gestionar dirigir y orientar los recursos necesarios para llevar a cavo la ejecución del objeto misional de la Empresa de Servicios Públicos de Pamplona, EMPOPAMPLONA S.A. E.S.P

Estratégico Misional Apoyo Control

Responsable Lider del proceso

Procesos Cliente


Control Interno


Control Interno

Plan de Mejoramiento aprobado


A Acciones correctivas y acciones preventivas Líder del proceso

Control interno

Tipo Frecuencia

Eficacia Trimestral

Eficacia TrimestralSemestral

Eficacia Anual

Presupuesto actual

según cronograma establecido

Autoridad/ResponsableMedición

Indicador Índice

Cumplimiento Plan de Gestión Porcentaje de avance en el plan de gestión de EMPOMPAMPLONA

Eficacia en la revisión por la dirección Cumplimiento de plan operativo Gerencial

Porcentaje de evaluación del FURAGCumplimiento implementacion MIPG

Controles a las salidas

Informe de avance de la gestión

Resultados del estado de ejecución de los planes

Presupuesto anual aprobado

Porcentajes de avance de la ejecución de los planes

Estado de la ejecución presupuestal Gestión Financiera

Líder de Direccionamiento Estratégico (Asesor de Planeación)

Controles en las entradas Planes operativosEntrega de plan por parte de todas los procesos

Revisión del contenido del plan

Seguimiento a los planes operativos

Controles en las actividades

Administración de planes y proyectos

Estado de avance y presupuestal del proyecto

Análisis, Clasificación y aprobación de los planes

operativos

SemestralInforme de avance de la

gestión

Semestral

DirectorEjecucuión de planes operativos EPO=(NPO/TPOE)*100

CRITERIOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Que se controla Como se controla Quien lo controla Frencuencia del control Registro del control

FDE-03 “Informe de Avance de Ejecución de los Planes

Operativos”

Acciones correctivas generados. Casos de éxito o fracaso en la gestion del riesgo. Hallazgos de entes de control y planes de mejoramiento. Actualizaciones procedimentales. Casos de éxito o fracaso en procesos legales o juridicos. Resultados de la rendicion de cuentas a la comunidad. Identificación de grupos de valor y su actualización con las gestiones realizadas

Fuentes generadoras de conocimiento:

Humanos, Técnicos, Económicos y Logísticos,

Gestión de calidad

Seguimientos.Reuniones de comites o grupos de trabajo para revisión de avances

Revisiones de cumplimiento de ejecución presupuetalProceso de Apoyo Requisitos a Seguir Recursos

*Gestión del conocimiento

CONOCIMIENTO

Gestión del Talento Humano ISO9001:2015 4.2, 5.1.2, 7.1, 7.2, 8.2.1, 8.2., 8.5.3, 9.1.2Ver Normograma

Gestión de archivo y documentosControl Interno

Participa en: *Talento Humano*Direccionamiento estrategico

Dimensiones de MIPG *Evaluación de resultados*Gestión co valores para el resultado

*Información y comunicación

X

Plan de desarrollo

Recursos asignados

Registro de Lecturas en el Sistema, de las novedades

Lider del proceso Sistema Integrado de Gestión

Rectificación de las lecturas

Corrección facturación y entrega de FacturasEstudio y Aprobación de cambio de uso,

propietario, dirección y estrato Mantenimiento y reparación de medidores

análisis

H

Instalación de acometidas de nuevos domiciliarios

Plan operativo aprobado Recuperación de cartera por notificación.

Gestión EstratégicaCorte y reconexión Estudio y Aprobación de

Financiación

Documentos aprobadosAtención a peticiones quejas y reclamos

Proceso clienteSistema Gestión de calidad.

Grabación de nuevos usuarios y codificación de los mismos

Expedición de la precrítica Prestación de los servicios

Talento Humano Adquisición de Bienes y

Servicios


Toma de Lecturas

Política de Calidad

P

Elaboración del plan opertaivo

Lider del proceso

Plan operativoGestión Estratégica Sistema

de Gestión Calidad. objetivos de calidad Diseño de indicadores

Sistema Gestión de calidad.


Cronograma de actividades para la elaboración de la

documentaciónTalento Humano

GESTION ESTRATEGICA

Elaboración de necesidades


Adquisición de Bienes y serviciosDirectrices Normatividad Solicitud de recursos

Misión, visión

Objetivo :Establecer las directrices para la prestación del Servicio de Acueducto, Alcantarillado y aseo domiciliario que ofrece la Empresa de Servicios Públicos de Pamplona, EMPOPAMPLONA S.A. E.S.P.

ALCANCE INICIOTERMINA

Procesos Proveedores Entradas Actividades Responsable Salidas Procesos Cliente

Solicitud de una Nueva DomiciliariaSeguimiento, Medición, Análisis y Mejora

Estratégico Misional Apoyo ControlResponsable Lider Gestion Comercial


GESTIÓN COMERCIAL VERSIÓN 1



Mensual

FGC-13“Cronograma de Actividades

Facturación ”

Atención a las necesidades de los clientes

Líder del proceso de Gestión Comercial

Jefe de Facturación Lectores

Jefe de Atención al Cliente

Jefe Comercial

Atención oportuna de las solicitudes

Ejecución De Domiciliarias

PGC-04 “Pe ciones, Quejas y Reclamos Jefe de Atención al Cliente Cada vez que se solicite FGC-10 “Tramite P.Q.R.”

PGC-01 “Nuevas Domiciliarias Líder del proceso de Gestión Comercial Cada vez que se soliciteConformidad de Instalación

Domiciliaria

Controles en las entradasCon la solicitud que del servicio por parte de los

clientes

PGC-01 “Nuevas Domiciliarias”Cada vez que se solicite

FGC-01 “Inspección Domiciliaria”


FacturaciónPGC-03

“Facturación”

Gestión ComercialPGC-01 “Nuevas Domiciliarias”

Cada vez que se soliciteFGC-05 “Contrato de prestación de

servicios”

PGC-04 “Pe ciones, Quejas y Reclamos Cada vez que se solicite FGC-09 “Remisión P.Q.R.”

Resultado de indicadores Plan de

mejoramiento



Control Interno

Lider del proceso Control interno





Informe de AuditoríaElaboración del Plan de Mejoramiento


Control Interno


A Acciones correctivas o preventivas

Medición de la satisfacción del cliente

V

Medición de la satisfacción del cliente PQRS

Lider del proceso Grupo de Mejoramiento


Control Interno

PQRS Medición y Resultado de Indicadores

Sistema gestión de calidad Indicadores por proceso

Tipo Frecuencia

Eficacia TRIMESTRAL

Eficacia TRIMESTRAL

Eficacia TRIMESTRAL

Eficacia TRIMESTRAL

Eficacia TRIMESTRAL

Eficacia TRIMESTRAL

Eficacia TRIMESTRAL

Eficacia TRIMESTRAL

FUNCIONAMIENTO DE MEDIDORES FM=(NMF) /(TMI))*100

Lider de Servicio al Cliente

Lider de Facturacion

INDICE DE RECLAMACION OPERATIVA

INDICE DE FACTURACION

COBERTURA DE MEDICION

COBERTURA DE ALCANTARILLADO

COBERTURA DE ACUEDUCTO

Pasantes o Practicantes

Auxiliares de apoyo.

RecursosGestión del Talento Humano ISO9001:2015 4.2, 6.1, 7.1, 8.4,

Humanos, Técnicos, Económicos y L, Software TNS Privado Modulo / Facturación – Comercial –

Atención al Cliente – Carteraogísticos

Gestión de calidad

COBERTURA DE ASEO CAP:(NSAS)/(ND)*100

Ejecutantes

Seguimiento al Plan Operativo AnualRevisiones a la Facturación.

Proceso de Apoyo Requisitos a Seguir

Jefe area comercial. INDICE DE RECLAMACION POR FACTURACION IRF= (NUMERO DE RECLAMACIONES POR FACTURACION / NUMERO TOTAL DE SUSCRIPTORES) * 100

RO=(NRO/NTS*100

IF:(VF)/(VP)*100

QRS=(NQRSS/TQRSR)*100

CAR:(NS AR)/(ND)*100

CAP=(NS AP/ND)*100

Seguimientos.


Indicador Índice


CONOCIMIENTO


Acciones correctivas generadas. Casos de éxito o fracaso en la gestion del riesgo. Hallazgos de entes de control y planes de mejoramiento. Actualizaciones procedimentales. Analisis de Causas de PQR Analisis de los Reportes del Sofware Comercial

Gestión de archivo y documentos

Control Interno

Participa en: *Gestión con valores para el reusltado

Dimensiones de MIPG*Evaluación de resultados

Ver Normograma

RegistroFGC.01FGC.02FGC.03FGC.04FGC-13FGC-18FGC-19

FGC-05FGC-06FGC-07FGC-11FGC-12FGC-08FGC-27

DocumentaciónProcedimiento Registro

Formato de Atencion al ClienteModificacion de FacturasDiligenciamiento de PQR

NombreCodigo Nombre

Manual de Calidad

Seguimiento y Control de PQR

PGC-04 Atención al cliente

PGC-03 FacturaciónCronograma de Actividades de Facturacion

RevisionesControl de daños y reconecciones

Presupuesto DomiciliariaInspecciones Domiciliarias

Relacion de Inspecciones Domiciliarias

Documentos relacionadosCodigo de Integridad Gestión del riesgo Manual de activos fijos

Relacion de Contratos de Prestacion de serviciosFactura de Venta

Seguimiento del estado del medidor

Nuevas DomiciliariasPGC-01

Contrato de Condiciones Uniformes

Cambio de MedidoresPGC-02

x

Gestión de Talento Humano

Personal contratado y capacitado

SuscriptoresArchivo

Usuarios

Gestión de Talento HumanoArchivos

Control interno

Gestión comercial

H

JEFE DE ASEO

JEFE DE ASEO

SUPERVISORES DE BARRIDO Y RELLENO SANITARIO

Adquisición de bienes y servicios

Gestión documental

Solicitud de quejas y reclamos de los clientes

Solicitud de informes e indicadores

Materiales e insumos

Solicitud de transferencia Elaboración de

documentos

Elaboración de indicadores

Directrices

P


Jefe de Aseo

Plan operativo

JEFE TECNICO-OPERATIVO DE ASEO

GESTION ESTRATEGICA (Consejo Directivo,

Gerencia y Planeación)

Radicación- Análisis de SoluciónTramite o RespuestasEnvió de Documentos

Recolección, barrido y limpieza de calles y áreas públicas, transporte y disposición final de

los residuos sólidos urbanos

Elaboración de la planilla de pagoElaboración de la planilla para labores de aseo

Elaboración de informes e indicadores

Elaboración de documentos y del plan de transferencia de documentos

Oficio de Respuesta o Solución

Barrido y Limpieza, Recolección y Transporte y Disposición Final de R.S.U.

Planillas de pago tramitadas

Informes de indicadores

Transferencia de documentos



Registro de necesidades o materiales por requerir


Gestión estrategica archivo

Lineamientos Estrategias para la calidad IndicadoresAdm del SIG control

interno

Elaboración de objetivos de cada proceso

Solicitud de recursos Talento Humano

Misión, visión y politica de calidad


ASEO VERSIÓN 1


Objetivo : Realizar la recolección, barrido y limpieza de calles y áreas públicas, transporte y disposición final de los residuos sólidos urbanos buscando la optimización en la prestación del servicio.

ALCANCE

INICIO Mediante la planeación de las diferentes actividades para la ejecución de los procedimientos de aseo transporte y disposición final de los residuos sólidos urbanos

TERMINACon los programas de mejoramiento y establecimiento de las acciones preventivas y correctivas para optimizar prestación del servicio a la comunidad de Pamplona.

Estratégico Misional Apoyo ControlResponsable

Análisis de QRS y encuestas de medición de la satisfacción de los usuarios

Medición de indicadores

Acciones correctivas o preventivas

Plan Operativo

Planeación del Proceso de Aseo

Con la Ejecución del Plan Operativo

Identificando las tareas pendientes a realizar y el grado de avance de las ya iniciadas



Gestión EstratégicaAcciones correctivas

A Plan de mejora Gestión estratégica

archivo

Controles a las salidasDisposición Final de Residuos

Urbanos

Con la entrega de los residuos de los diferentes vehículos de recolección, su compactación y su

disposición finalJefe Técnico Operativo de Aseo Diario

FAS-05“Entrada de Residuos Sólidos

la CortadaFAS-06

“Entrada de Residuos Sólidos de Otros Municipios al

Relleno Sanitario La Cortada”


Barrido y Limpieza de Calles, Parques y Vías

PúblicasRevisando la planeación semestral de las rutas

Recolección y Transporte de Residuos Sólidos

Urbanos

Con la planeación de las rutas, procediendo la recolección de los residuos sólidos y el

correspondiente transporte en el Relleno Sanitario “La Cortada”

Controles en las entradas Jefe Técnico Operativo de AseoSemestral

FDE-03 “Avance Plan Operativo”

Jefe Técnico Operativo de Aseo Diario

FAS-01“Cumplimiento de Rutas””

FAS-02“Atención y Resoluciones de

solicitudes””FAS-01 “ Cumplimiento de

Rutas”

Gestión estratégicaArchivo

Auditorias internas

Encuestas diligenciadas de medición de la satisfacción

de los usuarios

Gestión comercial

Relación de PQRS en el servicio de Aseo

V Jefe de aseo

Jefe de Aseo

Acciones preventivas

Acciones CorrectivasAcciones preventivas

Tipo Índice Frecuencia

Eficacia Mensual

Eficacia Mensual

Eficacia Semestral

Eficacia Mensual

Indicador

Indice de frecuencia de barrido en la zona urbana

Inspecciones de Seguridad y Salud en el trabajo.

Inspecciones Visuales a los procedimientos operativos

Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo

Gestion Financiera Ver Normograma.

Operador del buldózer

Conductores de aseo

Auxiliares de recolección o cuadrilla

Operarios de barrido

Mejora Integral.


Ejecutantes

Seguimientos.


Jefe Técnico Operativo de Aseo

Reuniones de Equipo de trabajoAyudante del relleno

sanitario.

Lider de proceso

INDICE DE RECOLECCION Y TRANSPORTE DE LOS RESIDUOS SOLIDOS

IFB= (CRR*CRP) *100%

VU= TD/TP

IRTRS=(CRR/CRP)*100

*Evaluación de resultados

Vida útil del Relleno Sanitario de acuerdo a la capacidad de recepciòn de residuos sólidos

*Gestión del conocimientoDimensiones de MIPG

Proceso de Apoyo Requisitos a Seguir Recursos

ISO9001:2015 4.2, 5.1.2, 7.1, 7.2, 8.2.1, 8.2., 8.5.3, 9.1.2

Relleno Sanitario La CortadaParque automotor: bulldozer, vehículos

compactadores de aseoCarritos manuales de recolección de basura

Accesorios de oficinaElementos de aseo

Implementos de seguridad industrial

Supervisor del relleno sanitario

Supervisor de AseoReclamaciones operativas de aseo en los componentes de barrido, recolección y transporte de residuos sólidos ROA: (NSR) / (NSA) * 100

Rendiciones de cuentas a la gerencia.

Gestión del Talento Humano

CONOCIMIENTO


Analisis de causas de las PQR de la comunidad. Analisis de las acciones correctivas. Analisis de causas y tratamiento de las salidas no conformes. Seguimiento a los resultados de la satisfaccion a la comunidad. Casos de exito o fracaso de la gestión del riesgo.

CódigoFAS-01FAS-10FAS-05FAS-06FAS-08FAS-09FAS-11FAS-13FAS-14IAS-01FAS-05FAS-10FAS-12FAS-15FAS-16

Manual de CalidadCodigo de Integridad Gestión del riesgo Manual de activos fijosDocumentos relacionados

Disposicion FinalPAS-04

Recoleccion y Transporte

Entrada RSU otroControl de plagas Tiquete relleno listo


Codigo Nombre

Resumen del aforo

Cumplimiento de rutas de barridoTramite y seguimiento de SolicitudesFicha de entrada RSU

Nombre

PAS-03

PAS-02 Barrido

Control y registro de visitas

Actividades semanalesActividades individuales

Control de plagas del rellenoFicha de entrada RSUTramite y seguimiento de SolicitudesMaterial ReciclajeAforo de residuos solidos

x

Gestión EstratégicaGestión de Talento

HumanoAdquisición de Bienes y

servicios Archivo

Adquisiciónde bienes y servicios


Insumos, Materiales, bienes y servicios.

Personal

Captación, Potabilización y Distribución del agua apta para el

consumo Humano.

Ejecución de Obras, Mantenimiento de redes

Jefe Plantas de Tratamiento

Jefe de Obras y Mantenimiento de Redes

Agua PotableObras de infraestructura.

Redes operandoUsuarios del servicio

Solicitud de Informes Varios

H

Lineamientos

Misión, visión y politica de calidad

GESTION ESTRATEGICA (Consejo Directivo,

Gerencia y Planeación)

Directrices

PJefe Planta de Tratamiento


Elaboración del Plan operativo.Planeación de turnosGestión de Recursos

Plan operativoPrograma de turnos

Solicitud de Compras y Personal

Solicitud de capacitación

Adquisición de bienes y serviciosArchivo

Gestión de talento HumanoArchivo

EstadoGestión estratégica

Planos para aprobaciónSolicitud de Inspección y

conexiónSolicitud de atención de

daños y requerimientos de usuarios

Proyectos de Infraestructura a ejecutar

Gestión comercialUsuariosArchivo

Gestión EstratégicaArchivo

Gestión Comercial

Revisión y aprobación de planosAtención de daños y requerimientos de

usuariosInspecciones y conexiones domiciliarias

Ejecución de proyectos de Infraestructura


Jefe Planta de Tratamiento


Planos aprobadosUsuarios Conectados

Daños reparadosRequerimientos atendidos

Informe de Proyectos ejecutados

Entradas Actividades Responsable Salidas


Adquisición de Bienes y Servicios


Estado

Informes de bienes y servicios utilizados y

devoluciones

Informes de Personal (Pago de Jornales, Horas

Extras, etc.)

Solicitud de Informes

Revisión y aprobación de planosAtención de daños y requerimientos de

usuariosInspecciones y conexiones domiciliarias

Ejecución de proyectos de Infraestructura

Elaboración de Informe y devoluciones

Jefe Planta de TratamientoJefe de Obras y

Mantenimiento de Redes



Jefe Planta deTratamiento

Jefe de Obras y Mantenimiento de edes

Informe de Bienes y servicios utilizados y devoluciones

Informes (Planillas de Pago, Horas extras)

Informes varios, formularios diligenciados


ACUEDUCTO VERSIÓN 1


Procesos Cliente

Objetivo : Suministrar agua potable de manera oportuna y con los estándares de calidad a la población

ALCANCEINICIO Planeación del proceso de Acueducto

TERMINA Verificación, Análisis y Mejora

Estratégico Misional Apoyo Control

ResponsableJefe Plantas de Tratamiento Jefe de Obras y Mantenimiento de Redes

Procesos Proveedores

Frencuencia del control

FAP-08 “Planilla de Operación Planta Cariongo”

FAP-09 “Planilla de Operación Planta Monteadentro”

FAP-08 “Planilla de Operación Planta Cariongo”

FAP-09 “Planilla de Operación Planta Monteadentro”

Ejecución de Actividades

FAP-19 “Análisis Fisicoquímico”FAP-20 “Análisis Microbiológico”

FAP-21 ”Consolidado Control de Calidad”FAP-22 “IRCA”

Semestral

Diario

Diario

Diario

Diario

MensualControles a las salidas Control de Calidad

Según lo establecido en PAP-06 “Control de Calidad”

Jefe de Planta, Auxiliar de Laboratorio

Según lo establecido en los protocolos de Acueducto

Conducción, Almacenamiento y

Distribución de Agua Potable

Según lo establecido en los procedimientosJefe de Obras y


Operadores de Planta de Tratamiento

Controles en las entradas

Plan Operativo Con la Ejecución del Plan Operativo

Captación y Aducción Entrada de Agua Plantas de TratamientoLíder de las Plantas de

Tratamiento

Líder de las Plantas de Tratamiento


Tratamiento y Potabilización

Sistema Integrado de Gestión A Ejecución y seguimiento de acciones correctivas y preventivas. Plan de mejora

Sistema Integrado de Gestión Archivo

Registro del control

FDE-03 “Avance Plan Operativo”

FAP-01 “Cronograma de Mantenimiento Preventivo y

Correctivo de Redes”


Control Interno

Estado

Gestión Comercial

V

Análisis de Medición de Satisfacción del Cliente.Auditorias

Análisis Quejas, Reclamos y Sugerencias.

Medición de indicadores.Acciones CorrectivasAcciones Preventivas



Informe de seguimiento y medición.

Indicadores

Solicitud de Informe de seguimiento y medición del proceso. Indicadores

Formatos de Evaluación de la satisfacción del cliente.

Formatos de Quejas, Reclamos y

Sugerencias.Plan de Auditoria

Acciones correctivas, preventivas y de mejora




Que se controla Como se controla Quien lo controla

Gestión EstratégicaControl Interno

Gestión ComercialEstadoArchivo

Tipo Frecuencia

Efectividad Mensual

Trimestral

SemestralEfectividad Trimestral

Guardabosques

AMPLIACIÓN DE COBERTURA PAC: (LAC) / (LTI) * 100

Ejecutantes

Seguimientos.


INDICE DE RED REMPLAZADA IRR: Metros de red de acueducto reemplazados por periodo

Jefe Plantas de

Fontaneros

Inspecciones de Seguridad y Salud en el trabajo.

Inspecciones Visuales a los procedimientos operativos

Inspector

Conductor

Reuniones del equipo de trabajo

Reuniones de balance de la gestión con la gerencia.

Microbióloga Operadores Plantas de

Indicador Índice

EFICACIA DE LOS PLANES Y PROGRAMAS EPP=Numero de Actividades Ejecutadas/Numero de Actividades Programadas*100

IANC (INDICE DE AGUA NO CONTABILIZADA) IANC=(agua producida - agua facturada / agua producida) *100

Lider del proceso

Jefe de Obras y

Mejora Integral.



CONOCIMIENTO




Humanos, Técnicos, Económicos y Logísticos, Equipos de Laboratorio, Equipos

de redes, Redes de DistribuciónTanques de almacenamiento

Gestión en Seguridad y Salud en el

Gestion FinancieraVer Normograma.


Gestión del Talento HumanoISO9001:2015 4.2, 5.1.2, 7.1, 7.2, 8.2.1, 8.2., 8.5.3, 9.1.2

Código

FAP-10FAP-11FAR-07

FAR-10

FAR-11

FAP-04

FAP-05

FAP-06

FAP-14

FAP-15

FAP-16

FAP-17

FAP-18

FAP-19

FAP-20

FAP-21

FAP-22

FAP-23

Manual de Calidad

Análisis Microbiológico Agua Cruda

Mantenimiento de Equipos

Calibración de equipos

Control Reactivos y Medios

Análisis Fisicoquímico Agua Potable

Análisis Microbiológico Agua Potable

Análisis Fisicoquímicos

Análisis Microbiológicos

Consolidado Control de Calidad


PAP-06

Control de Obras

Suministro de materiales para Obra

Informe ejecución de Obra

Análisis Químico I Agua Cruda

Análisis Químico II Agua Cruda

Control de calidad

Potabilizacion

Registro

IRCA

Informe Resultado de Análisis de Agua Fisicoquímico y Microbiológico

Codigo Nombre

FAP-03

PAP-01

DocumentaciónProcedimiento

Nombre

Consumo de sustancias quimicasConsolidado consumo de sustancias

PAP-04 Conduccion, Almacenamiento y Distribucion

Planeacion

x

Plan operativo

Objetivos de calidad

Cronograma de actividades Informe de auditoria

Direccionamiento Estratégico

Adm. del SIG

Control interno

Talento Humano


Lineamientos Indicadores


Alcantarillado VERSIÓN 1


Elaboración del plan operativo

Diseño de Indicadores


Determinación de recursos para la prestación del servicio


Objetivo : Prestación del servicio de alcantarillado y mantenimiento de redes con eficacia, eficiencia y efectividad..

ALCANCEINICIO Mediante la planeación de las diferentes actividades para la ejecución de los procedimientos

TERMINACon la toma de acciones de mejoramiento y establecimiento de las acciones preventivas y correctivas para optimizar prestación del servicio a la comunidad de Pamplona.

Estratégico Misional Apoyo ControlResponsable Jefe de Obras y Mantenimiento de Redes

Prestación del servicio de alcantarillado

Planos aprobados

Certificación de disponibilidad del servicio

InformesResultados de los indicadores

Planilla de jornales diligenciada

Clientes

Gestión comercial

SIG

Control Interno




Control interno

SIG

Direccionamiento estrategico

H

Recolección y conducción de aguas residuales y pluviales

Mantenimiento preventivo y correctivo

Expansión del servicio

Elaboración de informesVerificación de planillas de jornales


Elaboración de la planilla de pago

Elaboración de informes e indicadores

Jefe de Obras y Mantenimiento de

Redes

Supervisor de Alcantarillado

Fontaneros


Materiales e insumos

Personal contratado y capacitado

Solicitud de informes e indicadores

Solicitud de recursos Misión, visión y politica de

calidad

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO (Consejo

Directivo, Gerencia y Planeación)

Directrices

P


Redes

Frencuencia del control Registro del control

Controles a las salidas Ampliación de CoberturaSegún lo establecido en los protocolos de

Alcantarillado


RedesCada vez que se ejecuta una obra

FAR-11 “Informe Ejecución de obra

Controles en las entradas Plan Operativo Con la Ejecución del Plan OperativoJefe de Obras y


Semestral

FDE-03 “Avance Plan Operativo”FAR-01

“Cronograma de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Redes”

Controles en las actividadesRecolección y Evacuación

de Aguas Residuales y Pluviales

Ejecución Mantenimiento preventivo y correctivo

Ejecución de Obras de reposición y Ampliación


Redes

SemestralCada vez que se ejecuta una obra

FAR-02 Mantenimiento de Redes”FAR-03

“Inspecciones para Reposición de Redes”FAR-04

“Informe de Reposición de Redes”


Archivo

Direccionamiento EstratégicoAcciones correctivas

AEjecución y evaluación de acciones

correctivas o preventivas Plan de mejora Direccionamiento Estratégico


Gestión ComercialV

Análisis de PQRS y encuestas de medición de la satisfacción de los

usuarios



Redes

Acciones CorrectivasAcciones preventivas

Informe de seguimiento y medición del procesoRelación de QRS en el

servicio Encuestas diligenciadas de Medición de la satisfacción

de los usuariosAuditorias internas

Acciones preventivas


Redes


Que se controla Como se controla Quien lo controla

Tipo Indicador Frecuencia

EFECTIVIDAD Mensual

EFICACIA Semestral

EFECTIVIDAD Mensual

Mejora Integral.


*Gestión del conocimientoDimensiones de MIPG*Evaluación de resultados

CONOCIMIENTO



Sistema de alcantarilladoEquipo y herramienta

Oficina y equiposImplementos de seguridad industrial

Gestion Financiera



ISO9001:2015 4.2, 5.1.2, 7.1, 7.2, 8.2.1, 8.2., 8.5.3, 9.1.2

Ver Normograma.


INDICE DE RED REEMPLAZADA IRR: Metros de red de alcantarillado reemplazados por periodo

Requisitos a Seguir Recursos

Ejecutantes

Seguimientos.

Auxiliares


Proceso de Apoyo

EFICACIA DE LOS PLANES Y PROGRAMAS EPP=Numero de Actividades Ejecutadas/Numero de Actividades Programadas*100

Índice


Inspecciones a la plantaInspecciones de Seguridad y Salud en el trabajo.

Lider de proceso

Jefe de obras y mantenimiento de redes

Fontaneros

Conductores

AMPLIACIÓN DE COBERTURA PAC: (LAC) / (LTI) * 100

x

Todos los procesos de la organización

Residuos del desarrollo de los procesos

Requisitos legales

Requisitos de Gestion Ambiental establecidos

por la organización

Informacion de carácter ambiental

Condiciones ambientales

Identificacion de todos los requisitos Normativos, legales y establecidos por las partes interesadas de carácter

ambiental

Planeacion de todas las actividades necesarias para asegurar la gestion ambiental que cumpla con todos los

requisitos de las partes interesadas

Establecimiento de todos los programas de gestion ambiental y de las medidas para su seguimiento y

medicion

H

Desarrollo de todas las actividades de gestion ambiental

Ejecucion de actividades de concientizacion del personal y demas partes interesadas de la empresa

Desarrollo de los programas de gestion ambiental desarrollados por la organización

P

Procesos Proveedores Entradas Actividades

Objetivo : Gestionar y aplicar actividades de gestion ambiental, que tengan enfoque al mejoramiento de la prestación del servicio de Empopamplona.

ALCANCE

INICIO

TERMINA

Estratégico MisionalResponsable Lider de Gestion Ambiental

Tipo

Eficacia

Eficacia

Eficacia

Autoridad/Responsable Indicador

Controles en las actividades Progrmas establecidosSeguimiento a la ejecucion de las actividades programadas y

al cumplimiento de los objetivos ambientales propuestos


Plan Operativo Con la Ejecución del Plan Operativo

Lider de proceso

Planeacion de activiades ambientales.

Identificacion de actividades estrategicas de planeación

Que se controla Como se controla

A Acciones correctivas o preventivas

VMedicion de los indicadores ambientales, avance de los

programas y cambios en la gestion ambiental organizacional

Personal de apoyo en capacitaciones.

ISO9001:2015 4.2, 5.1.2, 7.1, 7.2, 8.2.1, 8.2., 8.5.3, 9.1.2Gestión del Talento Humano


Codigo de Integridad Gestión del riesgo

PGA-10PGA-11

Codigo

Dimensiones de MIPG



Gestion Financiera

Mejora Integral.

Participa en:

Proceso de Apoyo

Ejecutantes

Programa de recoleccion de residuos toxicos-peligrososPrograma recoleccion de residuos reciclablesPrograma cero papel en las oficinas de la empresaProframa socializacion y control de puntos criticosPrograma Jornadas de limpieza y aseo

PGA-01PGA-02PGA-03PGA-04PGA-05PGA-06PGA-07PGA-08PGA-09

Planeacion del proceso de Gestion AmbientalPlaneacion y ejecucion de actividadesProgramas de concientizacion manejo adecuado de residuos solidosPrograma de ahorro y uso eficiente de aguaPrograma dde recoleccion de medicamentos vencidos de linea humanaPrograma de recoleccion de aparatos y equipos electricos

Responsable

Planeación del proceso de Gestion Ambiental Planeación y ejecución de actividades

Programas de concientización manejo adecuado de residuos solidos

Programa de ahorro y uso eficiente de agua Programa de recolección de medicamentos vencidos

de línea humana Programa de recolección de aparatos y equipos

eléctricos Programa de recolección de residuos tóxicos-

peligrosos Programa recolección de residuos reciclables

Programa cero papeles en las oficinas de la empresa

Programa socialización y control de puntos críticos

Programa Jornadas de limpieza y aseo

Conciencia ambiental

Cumplimiento legal

Lider de Gestion Ambienal

Identificacion de todos los requisitos Normativos, legales y establecidos por las partes interesadas de carácter

ambiental

Planeacion de todas las actividades necesarias para asegurar la gestion ambiental que cumpla con todos los

requisitos de las partes interesadas

Establecimiento de todos los programas de gestion ambiental y de las medidas para su seguimiento y

medicion

Desarrollo de todas las actividades de gestion ambiental

Ejecucion de actividades de concientizacion del personal y demas partes interesadas de la empresa

Desarrollo de los programas de gestion ambiental desarrollados por la organización

Actividades


GESTION AMBIENTAL


Gestionar y aplicar actividades de gestion ambiental, que tengan enfoque al mejoramiento de la prestación del servicio de Empopamplona.

Planeaacion del proceso de gestion ambiental con enfoque a la prestación del servicio.

Internvencion a la comunidad por medio de capacitaciones, asesorias y rendiciion de infomres en temas ambientales.

Salidas

Apoyo Control

Reduccion en la utilizacion de recursos

Disposicion adecuada de residuos

Lider de Gestion Ambiental Semestral.

MediciónÍndice

Seguimiento a la ejecucion de las actividades programadas y al cumplimiento de los objetivos ambientales propuestos

Con la Ejecución del Plan Operativo

Jere de Planeación.Semestral

(numero de progrmas que cumplen con el objetivo prinicapal)/ numero toatla de programas)*100

Identificacion de actividades estrategicas de planeación


Como se controla Quien lo controla Frencuencia del control


Medicion de los indicadores ambientales, avance de los programas y cambios en la gestion ambiental

organizacional

Manual de Calidad


ISO9001:2015 4.2, 5.1.2, 7.1, 7.2, 8.2.1, 8.2., 8.5.3, 9.1.2

Documentos relacionados

Documentación

*Evaluación de resultados*Gestión del conocimiento

CONOCIMIENTO


INSTRUCTIVONombre

Ver Normograma.

*Gestión con valores para el reusltado

Requisitos a Seguir

Seguimientos.


Programas de concientizacion manejo adecuado de residuos solidos

Programa dde recoleccion de medicamentos vencidos de linea humana

Planeación del proceso de Gestion Ambiental Planeación y ejecución de actividades

Programas de concientización manejo adecuado de

Programa de ahorro y uso eficiente de agua Programa de recolección de medicamentos vencidos

Programa de recolección de aparatos y equipos

Programa de recolección de residuos tóxicos-

Programa recolección de residuos reciclables Programa cero papeles en las oficinas de la empresa

Programa socialización y control de puntos críticos

Programa Jornadas de limpieza y aseo

Todos los procesos

VERSIÓN 1

Procesos Cliente

Internvencion a la comunidad por medio de capacitaciones, asesorias y rendiciion de infomres en temas ambientales.

Control

Frecuencia

Mensual

Mensual

Semestral

Mensual

Reduccion en la utilizacion de recursos

Disposicion adecuada de residuos

Semestral.Informes de Gestion

SemestralFDE-03 “Avance Plan

Operativo”

(numero de progrmas que cumplen con el objetivo prinicapal)/ numero toatla de programas)*100

Frencuencia del control Registro del control

Manual de activos fijos

Analisis de causas de las PQR de la comunidad. Analisis de las acciones correctivas. Analisis de causas y tratamiento de las salidas no conformes. Seguimiento a los resultados de la satisfaccion a la comunidad.

Recursos

Humanos, Técnicos, Económicos y Logísticos

x

Presupuesto y Tesorería

Funcionario solicitante

Sistema de Gestión Calidad .

SUI

Contraloría Departamental

Auxiliar de Talento Humano

Nomina aprobada

Planilla de pago de Jornales elaborada

Formatos Únicos de pago diligenciados

Resolución Liquidaciones varias

Informes elaborados

Constancia elaborada Documentos enviados

Capacitación, inducción y entrenamiento realizados


Sistema de Gestión Calidad.



Sistema Gestión calidad


servicios


Liquidación de los Pagos a Seguridad social

Liquidaciones de Prestaciones Sociales

Lider del proceso

Constancias

Hoja de vida archivadas y con soportes

Formato diligenciado para la solicitud de recursos Plan de desarrollo Solicitud de recursos

Comunicación informes

Plan operativo aprobado Afiliación al SGSS

Inducción, entrenamiento y capacitación

Recursos asignadosElaboración de nómina

H

Vinculación

Pago de Jornales


documentaciónMisión, visión Elaboración de necesidades


P


Lider del proceso Control

interno

Plan operativo

objetivos de calidad Diseño de indicadores




Objetivo : Administrar y promover el desarrollo integral del talento humano teniendo en cuenta las necesidades de la entidad, aplicando la normatividad vigente, proporcionando condiciones para el desarrollo de competencias, habilidades y aptitudes; para garantizar calidad, eficacia y eficiencia en la prestación de los servicios.


Inicia desde la identificación de necesidades de talento humano e incluye selección, vinculación e inducción como aspectos de ingreso: capacitación, reinducción, bienestar social, salud ocupacional, incentivos, compensación, evaluación de desempeño y

Estratégico Misional Apoyo ControlResponsable Jefe de Talento Humano


GESTIÓN TALENTO HUMANO VERSIÓN 1


Tipo Frecuencia

Eficacia Semestral

Eficacia Semestral

Eficacia Semestral

Eficacia Trimestral

EC=(NCE/TCP)*100CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE CAPACITACION


Indicador Índice

Jefe de Talento Humano.

Auxiliar de Talento Humano.

Seguimientos.Rendicion de cuentas la gerenciaReuniones de equipo de trabajo.

TASA DE ACCIDENTALIDAD. %TA= Número de accidentes de trabajo (NAT) / Número de trabajadores expuestos (NTE)

Ejecutantes

CUMPLIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO EPP: (NAE) / (TAP) * 100

PTH-02 “Selección yVinculación de Personal” Mensual

Planilla de pagode parafiscales en red

Cada vez que se soliciteResolución de Nombramiento


Control Interno


Indicadores por procesoIdentificación y tratamiento del producto no

conforme

Informes de SUI

Informe de Auditoría del SGC y Contraloría

Departamental


CLIMA LABORAL CL= (Promedio total (TA+A)) / (Promedio total (TA+A+D+TD))




Control Interno




mejoramiento

FTH 01“Planilla para vinculación de

Jornales”

Proyección pago parafiscales

Ejecución del Plan Operativo Mediante informes de avance del Plan Operativo Líder del proceso de Talento Humano2 veces al año

Informe de avance de ejecución de los

planes operativo



Controles en las entradas Planta de personal

Verificando que el personal contratado corresponda al número, cargo y habilidades

relacionado

Semanal Mensual

FTH-18 “Planilla pago de jornales” Nómina de Personal con Contrato a

Término Indefinido Nómina Personal con contrato a Termino

Definido Nómina Personal Contrato de Aprendizaje

Lider del proceso

Proyección de nómina para pago

PTH-04 “Elaboración de Nómina”PTH-02 “Selección y Vinculación de Personal”Controles en las actividades

Vinculación de personalPTH-02 “Selección y Vinculación de Personal”

GTH-01 “Guía de Talento Humano”

Permanente

SUI Elaboración del Plan de Mejoramiento


Presupuesto y Tesorería

Funcionario solicitante

Sistema de Gestión Calidad

Contraloría Departamental


V



Control Interno


A

Gestion FinancieraMejora Integral.

ISO9001:2015 4.2, 6.1, 7.1, 8.4,Oficina equipada Trabajo en equipo

Demas Recursos Humanos, Técnicos, Económicos y Logísticos

CONOCIMIENTO


Acciones correctivas generadas. Casos de éxito o fracaso en la gestion del riesgo. Hallazgos de entes de control y planes de mejoramiento. Actualizaciones procedimentales. Incidentes o accidentes de trabajo.(Investigación de accidentes) Test de Comprensión de las capacitaciones realizadas.

Adquisicion de bienes y serviciosVer Normograma

Control Interno.

Participa en: *Talento Humano

Proceso de Apoyo Requisitos a Seguir RecursosGestión en Seguridad y Salud en el

Dimensiones de MIPG*Evaluación de resultados*Gestión del conocimiento

CódigoPL-TH 01

PL-TH 02

PL-TH 02

FTH-27

FTH-38

FTH-43

FTH-41

FTH-05

FTH-40

FTH-06

FTH-07

FTH-08

FTH -25

FTH-35

Encuesta de Necesidades de Capacitación y Bienestar Social

Reporte de Actividades de Bienestar Social e Incentivos

Inducción y Reinducción

Reporte Asistencia a Capacitación y/o EntrenamientoInduccion y EntrenamientoPTH-03

Evaluación de Desempeño

Plan de Mejoramiento Individual

Plan de CapacitaciónPTH-04


Codigo Nombre

Control de entrada y salida de personal

PTH-05 Evaluacion del desempeño

Seguimiento diario de personalManual de Calidad

NombrePlan estrategico de Talento humano

“Evaluación de la Eficacia de Capacitaciones / Entrenamiento”

Detección de Necesidades de Capacitación

Programa de Capacitación y/o Entrenamiento

Codigo de Integridad. Gestión del riesgo Manual de activos fijosDocumentos relacionados

Plan anual de Vacantes de talento humano

Plan de provision de recursos de talento humano.

PTH-01 Planeacion del talento humano

PTH-02 Planeacion del programa de bienestar social

Plan Anual de Bienestar Social e incentivos

Encuesta de Clima Laboral

x


Control Interno

Plan de Mejoramiento aprobado Lider del proceso

Control interno




PQRS

Responsable



Proceso Cliente

Sistema Integrado de Ges ón Lider del proceso

Sistema integrado de gestión



mejoramiento


Control Interno

Elaboración del proyecto de presupuesto

Misión, visión

Directrices y normatividad

Gestión estrategica

VERSIÓN 1

CARACTERIZACIÓN POR PROCESOSEstratégico Misional

Procesos Proveedores Entradas Actividades Salidas


GESTIÓN FINANCIERA

Lider del procesoObjetivo : Administrar el Recurso Financiero de la Empresa de Servicios Públicos de Pamplona EMPOPAMPLONA brindando apoyo bajo preceptos de oportunidad y eficacia contribuyendo a la ejecución efectiva de las actividades misionales y administrativas

Procesos Cliente


Preparación y Aprobación del Proyecto de PresupuestoAcciones Correctivas y Preventivas

Responsable

Apoyo Control


Talento Humano


SIG



Solicitud de recursos


documentación



P

Elaboración del plan opertaivo Plan operativo

objetivos de calidad Diseño de indicadores Proyecto de presupuesto


Plan de desarrollo Elaboración de necesidades



Control InternoA

Informes contables y financieros

Soportes de Cuentas por PagarRegistro de Cuenta.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Registro Presupuestal.Asiento Contable.

Estados Financieros e Informes Presupuestales.

Comprobantes de EgresoComprobantes de Ingreso.

Informes de ingresos clasificados

V


Indicadores por proceso Elaboración del Plan de Mejoramiento

Presupuesto aprobado Elaboración de los estados financiero






Ejecución del presupuesto

Arqueos de caja Conciliaciones bancarias

Registro de cuentas por pagar y por cobrar

Asientos contables Ajustes contables Presentación de Declaraciones tributarias

Descuento de honorarios y servicios


Recursos asignados

H

Elaboración de los certificados de disponibilidad presupuestal

Notas débitos Notas créditos

Informe de ingresoComprobante de egreso



Talento Humano


Controles a las salidasEstados Financieros e Informes Contables,

Presupuestales y Financieros

Mediante el seguimiento a los parámetros establecidos en el

IGF-03 “Elaboración de informes de ContabilidadLíder del Proceso

Mensual

HGF-02“Indice de Liquidez”

HGF-03“Razón de Endeudamiento”

HGF-04“Ejecución Presupuestal”

HGF-07“Ejecución de la Inversión”

Quien lo controla Frencuencia del control Registro del control

La Eficacia en la Ejecución del Presupuesto general de

Empresa.

Solicitud de trámite de las diferentes cuentas


Mediante el análisis de indicadores de Gestión.Mediante la verificación de cada una de las solicitudes y el

cumplimiento de los requisitos pertinentes para llevar a cabo cada una de las mismas

Líder del Proceso de Presupuesto

Líder del Proceso de Tesorería

Mensual

Cada vez que se recepciona una cuenta para el trámite

correspondiente

HGF- 04“ Ejecucion Presupuestal”

FGF-01 “Certificado de Disponibilidad Presupuestal”

FGF-03 “Registro Presupúestal”

Que se controla Como se controla


La ejecución de las actividades financieras y

de registros contables Adecuada aplicación del PGF-02 “Gestión Financiera” Mensual HFG-04 “Ejecución Presupuestal”

Diseño del Presupuesto Anual

Se reciben los Planes Operativos de todos los procesos y se ajustan de acuerdo a la proyecciones monetarias

Anual Presupuesto

Líder del Proceso

Tipo Frecuencia

Eficacia Trimestral

Eficiencia Trimestral

Eficiencia Trimestral

Manual de Calidad

Manejo del area contableElaboracion de informes de contabilidadElaboracion de certificadosAnalisis y cruces de partidas conciliatorias de bancosEjecucion PresupuestalPagosAdministracion de caja menor

IGF-02IGF-03IGF-04IGF-06IGF-01IGF-05IGF-07IGF-08 Ingresos

Codigo de Integridad Gestión del riesgoDocumentos relacionados

Manual de activos fijos

Codigo

Control Interno.


CONOCIMIENTO


Acciones correctivas generadas. Casos de éxito o fracaso en la gestion del riesgo. Hallazgos de entes de control y planes de mejoramiento. Actualizaciones procedimentales.

Auxiliar Contable Analisis a los estados financieros de la empresaAuxiliar de Tesoreria.

INSTRUCTIVONombre

Jefe de Gestion Financiera

Contador(a) EJECUCION PRESUPUESTAL EGRESOS EP=(PEM/PAV)*100

Autoridad/ResponsableÍndiceIndicador

Documentación

Adquisicion de bienes y servicios

Computadoras Teléfonos

Software TNS Oficial Modulo / Conciliaciones Bancarias – Tesorería – Contabilidad –

Presupuesto – Recaudo

RAZON DE ENDEUDAMIENTO

Tesorero(a) Seguimientos.

Dimensiones de MIPG*Gestión del conocimiento

Medición

EJECUCION PRESUPUESTAL INGRESOS EP=(PEM/PAV)*100Ejecutantes

*Evaluación de resultados


Indice de Razón de Endeudamiento: (Pasivo Total ) / (Activo Total) * 100


Revisión de la junta directa del estado presupuestal y financiero de la entidad.

Gestion Financiera

Mejora Integral.

ISO9001:2015 4.2, 6.1, 7.1, 8.4,

Ver Normograma

x


mejoramiento


V

Medición de la Satisfacción del Cliente PQRS

Lider del proceso


Sistema de Gestión Calidad


Control Interno


Indicadores por proceso Identificación y tratamiento del producto no conforme

Informe de Auditoría Elaboración del Plan de Mejoramiento

Inventario de materiales e insumos


servicios


Ejecución del plan de compras


Solicitud de recursosFormato diligenciado para la

solicitud de recursos Adquisición de Bienes y serviciosPlan de desarrolloElaboración del plan de

compras


H

Recursos asignados

Selección y evaluación de provvedores

Lider del proceso Prestación de servicios Sistema de gestión de calidad



Sistema Gestión calidad


Adquisición de bienes y servicios VERSIÓN 1


Objetivo : Administrar los recursos de EMPOPAMPLONA estableciendo la disponibilidad de materiales e insumos para mejorar la calidad en la prestación de los servicios.


Recepción de las solicitudes de requerimientos y necesidades de todos los procesosSeguimiento Medición, Análisis y Mejora

Estratégico Misional Apoyo ControlResponsable Lider de proceso



P

Elaboración del plan operativo

Lider del proceso

Control interno

Plan operativo


Normatividad, directrices


Talento humano

SGC Establecimiento de

Objetivos de Calidad por proceso


documentaciónSistema de Gestión Calidad.


Misión, visión

Tipo Frecuencia

Efectividad ANUAL


CONOCIMIENTO

Acciones correctivas generadas. Casos de éxito o fracaso en la gestion del riesgo.

Seguimientos.Revisiónes de productos compradosRendicion de cuentas a la Gerencia.

ISO9001:2015 4.2, 6.1, 7.1, 8.4,

Mejora Integral.Ver Normograma

Gestion FinancieraParticipa en: *Gestión con valores para el reusltado


Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo Oficina Equipos de oficina

ArchivadorasEquipos, vehículos, Infraestructura, Bodegas

Computadoras TeléfonosSoftware TNS Privado Modulo Almacén / Activos Fijos

Gestion Financiera

Ejecutantes


Indicador Índice

Jefe de gestión de adquisición de bienes y

serviciosEDICION DE LA SATISFACCION DEL CLIENTE INTERNO MSC=TCS/TCE*100

Auxiliar de gestión de adquisición de bienes y

servicios

Eficacia CONFIABILIDAD DEL PROVEEDORCP:PROMEDIO DE CALIFICACION DELA HOJA DE VIDA Y EVALUACION DE SELECCIÓN

DE PROVEEDORES. SEMESTRAL


Líder de Adquisición de Bienes y

servicios

Ejecución del Plan Operativo

Entrega de los bienes y servicios

Mediante informes de avance del Plan Operativo

PAB-01 ComprasFGC Contrato de Acueducto

FGC 08 Factura de Venta de Acueducto

Semestral

Permanente

Informe de avance de ejecución de los planes operativo

Suministros


Que se controla Como se controlaQuien lo controla Frencuencia del control

Cada vez que se compraFAB-12

Orden de Compra



Controles en las actividades Orden de Compra PAB-01 Compras

Plan operativo

Requerimientos

Mediante la Revisión del contenido del plan Operativo por parte de Planeación

PAB-01 Compras Diligenciamiento del FAB-01 Formato de Requerimientos de

Bienes y Servicios, y el FAR- 10 Suministro de Materiales para Obra

Semestral

Permanente

FDE-02 “Planes Operativos”

FAB-01 Requerimiento de Bienes y ServiciosFAR-10 Suministro de Materiales para Obra


Control Interno


A Acciones correctivas o preventivas Seguimiento y medición


Control Interno

Lider del proceso


Fuentes generadoras de conocimiento: Casos de éxito o fracaso en la gestion del riesgo. Hallazgos de entes de control y planes de mejoramiento. Actualizaciones procedimentales. Desempeño de proveedores.

FAB-21 Orden de Trabajo

FAB-22 Solicitud del Servicio de Mantenimiento

FAB-23 Hoja de Vida de Infraestructura

FAB-24

FAB-25 Hoja de Vida de Equipos

Hoja de Vida de Vehículos

Mantenimiento preventivo y correctivoFAB-03

FAB-01 Requerimiento de Bienes y Servicios

FAB-10 Suministro de Bienes y Servicios

FAB-19 Consumo y gasto de combustible

FAB-20 Solicitud, Asignación y Constancia de Mantenimiento

PAB-02

Requerimientos de Bienes y Servicios

Suministro de Bienes

Entrega Total o Parcial de Bienes y Servicios

Inventario de muebles, equipos y enseres por dependencia

Inventario Propiedad, Planta y Equipo

Nota de entrada

FAB-01

FAB-10

FAB-14

FAB-16

FAB-18

FAB-26

FAB-07

FAB-01

FAB-03

FAB-05

FAB-06 Hoja de Vida y Evaluación de Selección de Proveedores

Reevaluación de Desempeño de Proveedores

ComprasPAB-01

FAB-34

Requerimiento de Bienes y Servicios

Listado de proveedores

Solicitud de Disponibilidad presupuestal.

Orden de compra

Control préstamo de materiales, equipos y herramientas

Entrega Total o Parcial de bienes y servicios

Reporte de cuentas por pagar

Estudio de Propuestas

Actividades y combustible vehiculos

Plan de compras

FAB-10

FAB-12

FAB-13

FAB-14

FAB-15

FAB-26

FAB-27

FAB-32

FAB-33

Suministro de bienes y servicios

Nota de Entrada

Control Préstamo de Maquinaria

Inscripcion y selección de proveedores

SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE PROVEEDORES

IAB-01

IAB-02

Control de Inventarios


Codigo Nombre Código Nombre

Manual de Calidad

Control Actividades de Vehículos

Cronograma de Mantenimiento Preventivo

Suministro de Materiales para Obra

Planilla para vinculación de Jornales

Comunicación Interna

Instrucciones Tecnicas

Actividad y Combustible de Vehiculos

FAB-29

FAB-30

FAR-10

FTH-01

FAC-22

FAB-31

FAB-33


Todos los Procesos

Gestión estratégica

Control interno


Lider del proceso

Planes de AuditoriaElaboración del plan de auditoria


Ejecución de auditorías internas

Oficio deremisión del

expediente de auditoría a las

instancias pertinentes.


Sistema Gestión de Calidad.

Talento Humano


Personal vinculado o contratado Análisis de los hallazgos

Recursos asignados

Consolidación del expediente

Expediente de Auditoria.

Plan operativo

Formato diligenciado para

la solicitud de recursos

Directrices y normatividad Solicitud de recursos



H


Lider del proceso


P


Administración del sistema de gestión de calidad VERSIÓN 1



Objetivo : Desarrollar los elementos de control que permitan realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados generando como consecuencia aseguramiento y asesoramiento.

ALCANCE INICIO Elaboración y Aprobación de los documentos del Sistema Gestión de TERMINA Seguimiento, Medición y Mejora Continua

SGC Gestión estrategica

Estratégico Misional Apoyo Control xResponsable Lider del proceso


objetivos de calidad Diseño de indicadores Cronograma de actividades para la elaboración de la documentación

Sistema Gestión de Calidad.Establecimiento de

Objetivos de Calidad por proceso

Talento Humano

Misión, visión Elaboración de necesidades



Seguimiento de informes para terceros

Cada auditoria que se realice

Anual

Acorde a lo establecido en el FAC-

06 Plan deMejoramiento.

FAC-06 Plan de Mejoramiento

Consolidando los informes de auditoria

Verificando se encuentren todoslos procesos

FCI-08 Mapa de Riesgo


Ejecución de la Auditoria Reuniones de seguimiento

Permanente durante la ejecución de la

auditoria

Control Interno


Con la aprobación del Alta Dirección Anual


Programa de auditoría aprobado

Líder del Proceso

Riesgosactualizados y controlados

Con el establecimiento de la fecha de entrega

PCI-03Administración y Gestión de Riesgos

Cada vez que finalice la auditoria


Que se controla Como se controlaQuien

lo

FAC-03 Acta de Reunión

FCI-04 Informe de Auditoría de Calidad

FCI-08 Mapa de Riesgos

Controles en las actividadesLíder del Proceso

Preparación informes de auditoria

Consolidado del Mapa de Riesgos

Control y seguimiento FAC-06 Plan de Mejoramiento

Sistema de Gestión calidad.

Control Interno

P.Q.R.S.



Informe de Auditoria Elaboración del Plan de Mejoramiento

Frencuencia del control


Plan de Mejoramiento aprobado A




Control InternoLider del

proceso


Anual

FCI-01 Programa de Auditoria

FAC-03 Acta de ReuniónFAC-22 Comunicación Interna

Sistema de gestión de calidad


V

Medición de laSatisfacción del Cliente

Líder del proceso

Grupo de Mejorami

ento



De acuerdo a las fechas establecidas

en el plan de mejoramiento

FAC-22 Comunicación Interna

Permanente

permanente

FCI-08 Mapa de Riesgos

Informes y Comunicaciones

Controles a las salidasLíder del Proceso

Solicitudes de informes de avance

de los planes de mejoramiento

Rendición de informes(entes externos)

Instrumento para identificación

de riesgos

Con el Plan de Mejoramiento

PCI-03Administración y Gestión de Riesgos

Cumplimiento de cronogramasdispuestos en la norma

Tipo Frecuencia

Semestral

Semestral

Semestral

Gestión de archivo y documentos Ver Normograma

Control Interno




Revisión de la junta directa del estado presupuestal y financiero de la entidad.


MediciónIndicador Índice

PORCENTAJE DEL CUMPLIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO

PS=AEPO/TARPO*100

RECURSOS

Talento humanoInfraestructura y ambiente de

trabajoTecnologicos

Jefe de control interno Auxiliar de control interno Auditor Líder de Calidad, Auditor Interno de

Calidad

Oficina Equipos de oficinaArchivadoras


Fax

Gestión del Talento Humano ISO9001:2015 4.2, 6.1, 7.1, 8.4,

Jefe de control interno Auxiliar de control interno Auditor Líder de Calidad, Auditor Interno de

Calidad

Oficina Equipos de oficinaArchivadoras


Fax

Gestión de calidad

EFICACIA EN LA ADMINISTRACION DE RIESGOS EAR=(NRMDA/TRIP)*100

Ejecutantes Seguimientos.Analisis a los estados financieros de la empresa

Autoridad/Responsable

*Control Interno

CUMPLIMIENTO EN LA EJECUCION DE AUDITORIA CA=(NAE/TAP)*100



CONOCIMIENTO

PCI-02

PCI-03 Plan de Mejoramiento

Manual de Calidad

FCI-03

Programa de Auditoría

Plan de Auditoría

Lista de Verificación

Informe de Auditoría Interna

Listado de Auditores Internos

Plan de mejoramiento individual

Evaluación del Auditor

Universo auditoria basado en riesgos

Obsevaciones/Directrices de control interno

Plan de Mejoramiento

Verificación a la efectividad de las acciones.

Informes de Control interno


Evaluacion independiente del control internoPCI-04

FCI-01

FCI-05

FCI-14

FCI-18

FCI-14

FCI-15

FCI-06

Auditorias Internas

FCI-02

FCI-04

FCI-04

FCI-08 Mapa de Riegos de gestion y corrupción.


Codigo

Administracion y Gestion de Riesgos de Gestion y CorrupcionPCI-01

Nombre Código Nombre

Cronograma de actividades para la elaboración de la documentación


Gestión Estratégica Plan operativo aprobado

Todos los Procesos

Elaboración de los documentos del Sistema de Gestión de

Calidad.

Revisión de planes operativos


Control del servicio o producto No conforme

H

Control de los Registros

Lider del proceso

Evaluación y Análisis de Procesos

Prestación de los serviciosPersonal vinculado o

contratado

Determinación de los requerimientos del cliente

Planificación, Control y Seguimiento del Sistema

Gestión Calidad.

Plan operativo


Identificacion de los riesgos Formato diligenciado para la solicitud de recursos

Planificacion de cambios

Directrices y normatividad Elaboración del proyecto de presupuesto


Riesgos Identificados

Cambios a desarrollar

Conocimientos

Planificacion de Cambios


Mejora Integral. VERSIÓN 1



Objetivo : Definir las actividades necesarias para implementar y mantener un Sistema Gestión de Calidad que le garantice a la Empresa de Servicios Públicos de Pamplona EMPOPAMPLONA S.A. E.S.P calidad en la prestación de sus servicios

ALCANCE INICIO Elaboración y Aprobación de los documentos del Sistema Gestión de Calidad.TERMINA Seguimiento, Medición y Mejora Continua

Estratégico Misional Apoyo Control xResponsable Lider del proceso



Establecimiento de Objetivos de Calidad por proceso Talento Humano

Misión, visión Elaboración de necesidades


P


Lider del proceso Control

interno


servicios


Documentacion de cambios

Gestion de conocimientos

Gestion del cambio

Toma de acciones preventivas

Recursos asignados

Toma de acciones correctivas

Gestion de riesgos

Documentacion de Cambios

Gestion del Conocimiento

ASeguimiento y

medición


Control InternoLider del proceso





Todos los Procesos

Control Interno


FAC- 10 “Revisión por la Alta Dirección

FDE-11“Normograma”

Misión y Visión Política y Objetivos de Calidad

vigentes

Normatividad

Controles a las salidasInformación por proceso de

las actividades descritas en el FAC- 07

Análisis de datos por procesos.Administrador(a) del

Sistema Gestión calidad.

MensualFAC-22

“Comunicación Interna”

Cumplimiento de los requisitos de entrada para la Revisión por la Dirección

Planificación, Control y seguimiento al Sistema Gestión de calidad del FAC-07

Fechas establecidas del FAC-07

FAC-03 “Actas de Reunión”Controles en las actividadesAdministrador(a) del Sistema Gestión de

Calidad.

Controles en las entradas Acto Administrativo

Administrador(a) del Sistema Gestión

calidad.

Todos los Procesos


V

Medición de laSatisfacción del Cliente

Líder del proceso




Anual

P.Q.R.S.

PQRS

Elaboración del Plan de Mejoramiento



Que se controla Como se controla Quien lo controlaFrencuencia del

control Registro del control

Tipo Frecuencia

Semestral


CONOCIMIENTO



Gestión de archivo y documentosVer Normograma

Control Interno


Revisión de la junta directa del estado presupuestal y financiero de la entidad.Proceso de Apoyo Requisitos a Seguir Recursos

Gestión del Talento Humano ISO9001:2015 4.2, 6.1, 7.1, 8.4,Administrador del Sistema de Gestión Calidad

Representante de la Alta Dirección SGC Auxiliar de Archivo

Oficina Equipos de oficinaArchivadores Archivo Central e histórico

Computadores Teléfonos Video Beam

Gestión de calidad

Ejecutantes Seguimientos.Analisis a los estados financieros de la empresa


Indicador Índice

Jefe de Gestion de calidad. MEDICION DE LA SATISFACCION DEL CLIENTE QRS=(NQRSS/TQRSR)*100

RECURSOS

Talento humano Infraestructura y ambiente de trabajo Tecnologicos

Administrador del Sistema de Gestión CalidadRepresentante de la Alta Dirección SGC Auxiliar de Archivo

Oficina Equipos de oficinaArchivadores Archivo Central e histórico

Computadores Teléfonos Video Beam

PAC-07

PAC-08

PAC-09

“Plan de Mejoramiento

“Producto No conforme

Tabla de Retención Documental

“Distribución de Documentos Internos”

“Recepción, Radicación y Distribución de Documentos Externos”

“Despacho de Documentos Externos”

Control de Expedición de Resoluciones”

“Expedición de Acuerdos”

“Acta de Reunión”

“Inventario Único de Documentos”“Acta de Reunión”

“Tablas de Retención Documental”

“Transferencia de Documentos”

“Préstamo de Documentos”

“Inventario Único de Documentos”

“Organización y Actualización del Archivo Central”

Gestion Documental.

Transferencias Documentales

Tablas de Retención Documental.

Archivo Central e historico

FAC-23

FAC-24

FAC-25

FAC-26

FAC-27

FAC-20

FAC-21FAC-22

PAC-01 Control de Información Documentada

PAC-06

FAC-05

FAC-06

FAC – 14

FAC – 15

FAC-16

FAC-17

FAC-18

FAC-19

FAC-04

Gestion del Cambio y del Conocimiento.PAC-05

FAC-01 Listado Maestro de Documentos

FAC-02 Solicitud de Actualizaciòn de Documentos

FAC-03 Informe de Indicadores


Codigo Nombre Código Nombre

Cuadro de Mando de IndicadoresDiligencio del informe de indicadoresPAC-02

Acciones correctivas y Salidas No conformesPAC-03

Gestor del Conocimiento

Ficha de gestion del cambio.

FAC-10

FAC-11

Planeacion de la satifacción

Encuesta de Satisfaccion

Informe de Satisfacción.

Satisfacción del ClientePAC-04

FAC-07

FAC-08

FAC-09

Manual de Calidad

“Circular”“Comunicación Interna”“Memorando”

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