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1.- La Administración y la técnicapresupuestal

La Administración es aplicable a cualquier grupo social, su campo de acciónmás importante es la empresa, por lo que es importante ubicar, relacionar yadaptar los principios básicos del proceso administrativo en su contexto másrepresentativo.

La empresa se define como un grupo social que, a través de laadministración del capital y el trabajo produce bienes y/o servicios tendientes asatisfacer las necesidades de la comunidad.

Para que una empresa pueda lograr sus objetivos, es necesario quecuente con una serie de elementos o recursos (materiales, técnicos, humanos yfinancieros) que, conjugados armónicamente, contribuyan a su funcionamientoadecuado.

1.1. Reseña históricaEl presupuesto tuvo su origen en el sector gubernamental, aproximadamente afinales del siglo XVIII, en Inglaterra.

El término se deriva del francés bougette o bolsa, que posteriormente seperfeccionó en el sistema inglés denominándose budget, vocablo con el que seconoce comúnmente y que en nuestro idioma es el presupuesto.

Después de la Primera Guerra Mundial (1912 a 1925) el sector privadose dio cuenta que podía utilizarlo ventajosamente para controlar gastos.

En la empresa privada se habla de control presupuestario y en el sectorpúblico se llega incluso a la aprobación de una Ley de Presupuesto Nacional.

1.2. Importancia del Presupuesto Convierte los aspectos de la ejecución de los planes, en unidades de

medida comparables.

Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee metascomparables en cada uno de los departamentos de la empresa.

Sirve como estándar o patrón de elección en obras monetarias.

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Coordina las actividades de los deparametos y secciones en formaconjunta.

Es un medio de control que permite medir operaciones.

Estipula centros de responsabilidad.

Reduce al mínimo los costos, evitando compras innecesarias, desperdiciosen materias primas, tiempo, etcétera.

1.3 Definiciones En su sentido etimológico “Presupuesto” se deriva del verbo presuponer,

que significa “dar previamente por sentada una cosa”.

El presupuesto es el cálculo anticipado del costo de una obra, también delos gastos o ingresos de una empresa o colectividad.

Es la estimación programada en forma sistemática de las condiciones deoperación de los resultados a obtener por un organismo, en un períododeterminado, es decir, el presupuesto es un conjunto de pronósticosreferentes a una etapa precisa.

Es un proyecto detallado de los resultados de un programa oficial deoperaciones basado en una eficiencia razonable.

El presupuesto, así entendido, significa planear, programar, controlar yevaluar este sistema; significa la función administrativa y asignación derecursos y resulta importante para acelerar el desarrollo económico de laempresa, además de ser la herramienta directa para el desenvolvimientosocial.

También es el costo anticipado de una obra y también de los gastos eingresos de una empresa o colectividad.

El presupuesto es un conjunto de instrumentos, conocimientos, reglas que através de una metodología nos da como resultado información de aplicaciónutilitaria.

Se trata de un esquema escrito de tipo general y/o específico que determinapor anticipado en términos cuantitativos (monetario y/o no) el origen yasignación de recursos de la empresa para una etapa específica.

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En resumen, podemos rescatar de todas las definiciones que se trata de: Un plan a futuro. Un objetivo. Una estimación sujeta a comprobación. Un cálculo anticipado de ingresos y gastos. Abarca un período determinado. Se expresa en unidades cuantitativas. Fija estándares. Un instrumento de control. Sistemático. Abarca todas las áreas de la empresa.

1.4 Consideraciones al elaborar el presupuesto Mantener una revisión constante de las cifras fijadas.

Es difícil precisar la estabilidad del dinero, sobre todo en planes a largoplazo.

Proporcionar libertad de acción a los dirigentes, por lo tanto, no deben serrígidos.

Manifestar el límite y alcance de las cifras presupuestadas.

No hay que olvidar que el presupuesto se basa en estimaciones y por ellopuede ocultar defectos.

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1.5 El presupuesto y su relación con el procesoadministrativoA continuación se presenta las fases que consta el proceso del presupuesto:

PROCESO ADMINISTRATIVO

Fases Mecánicas o Estructurales:

Planeación:o Propósitoso Objetivoso Estrategiaso Políticaso Programaso Presupuestos

1. Organización: División del Trabajo: Jerarquización

- Departamentalización- Descripción de funciones- Coordinación

Fases Dinámicas u Operativas:

2. Dirección o ejecución:o Toma de decisioneso Integracióno Motivacióno Comunicación y

Supervisión3. Control:

o Establecimiento deestándares

o Medicióno Correccióno Retroalimentación

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1.6 Características del presupuesto

i.- En cuanto a su formulación:

1.- Adaptación al tipo de empresa a).- Seleccionar responsables en laempresa con:

2.- Planeación hacia un objetivoespecífico.

Autoridad. Control y cumplimiento del

Presupuesto. Por áreas de responsabilidad.

3.- Coordinación y control defunciones.

b).- Mecanismo Contable.Cifras comprobables.Cifras comparables.Determinación de desviaciones.

c).- Presupuestos alcanzables.

ii.- En cuanto a su presentación:

1.- De acuerdo a normas contables y económicas

iii.- En cuanto a su aplicación:

1.- Elasticidad2.- Criterio Flexibilidad

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1.7 Clasificación de los presupuestos

i.- Por el sector económico que los utiliza.

1.- Público.- Gobierno.2.- Privado.- La Empresa.

ii.- En cuanto a su periodo, plazo o duracion.

1.- Corto (1 año).2.- Mediano (1 a 3 años).3.- Largo (3 años en adelante).

iii.- Por su importancia.

1.- Principales o Sumarios:

A.- Estados Financieros Presupuestados:a).- De Situación Financiera.b).- De Resultados.

B.- Presupuestos de:a).- Ventas.b).- Costo de producción y/o adquisición de artículos vendidos.c).- Compras.d).- Costo de Ventas.e).- Gastos de Operación.

C.- Presupuesto de Caja.

2.- Secundarios o Analíticos.a).- Ventas por línea, zona, etcétera.b).- Costo de Ventas por línea, zona, entre otros.c).- Conceptos integrantes de Gastos de Operación.d).- Adquisición de inmuebles, maquinaria y equipo.e).- Proyectos Capitalizables.

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1.7.1 Tipos de presupuesto

Presupuesto. Plan financiero que para su elaboración es necesarioestimar los ingresos y egresos que hayan de efectuarse en el períodopresupuestal.

Presupuesto por áreas y niveles de responsabilidad. Plan financieroque se utiliza para cuantificar los resultados de las áreas y niveles en losque se divide una empresa.

Presupuesto por programas. Plan financiero que muestra el gasto, enrelación con los objetivos que se persiguen, determinando el costo delas actividades concretas que cada dependencia o entidad de laadministración pública debe realizar para llevar a cabo los programas yproyectos a su cargo.

Presupuesto base cero. Plan financiero que se realiza sin tomar enconsideración las experiencias habidas. Es un plan por medio de“paquetes de decisión” (costo beneficio) es decir, los paquetes dedecisión se elaboran bajo presupuesto base cero.

1.8 Control PresupuestarioTiene por objeto medir qué tan eficiente se ha sido en la ejecución delPresupuesto, con base en un análisis comparativo periódico, con el fin dedetectar el cumplimiento del Presupuesto en las diferentes áreas funcionales,averiguar las causas y buscar los posibles correctivos para las variacionessignificativas.

Durante este proceso se requieren informes periódicos de ejecuciónsuministrados por los jefes de departamento, utilizando los formatos adecuadospara compilar esta información.

1.8.1 Proceso de Control

Etapas que comprende:

1.- Identificación del programa objeto de trabajo.2.- Determinar las metas que se programaron para el periodo.

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3.- Medir los resultados del programa.4.- Analizar las variaciones.5.- Tomar acciones correctivas, si las metas se alejaron de lo previsto.

Es importante resaltar que en cada departamento o área funcional debenexistir:

1.- Estándares para establecer la comparación.2.- Áreas de peligro claramente especificadas.3.- Información tanto real como presupuestada.4.- Auditoría Interna como función de asesoría en el logro de las metas, antesque como actividad supervisora.

CONCEPTO DE PRESUPUESTO:

Esquema escrito en términos cuantitativos.

Para un periodo determinado.

Proyección a futuro.

CONJUNTO DE INSTRUMENTOS APLICACIÓNCAMPOPROCEDIMIENTOS UTILITARIA DE

ACCIÓN: TÉCNICA CONOCIMIENTOS CIENTÍFICOS PRÁCTICA LA

EMPRESA

CONSIDERANDO UN ENFOQUE POR PROCESOS:

SISTEMA PRESUPUESTARIO

ENTRADA PROCESO SALIDA

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1.9 Metodología en la elaboración delPresupuesto

Las bases que soportan al presupuesto son las siguientes:

I. Ejercer una labor de concientización, haciendo notar tanto ventajas comolimitaciones.

II. Determinar las características propias de la empresa. Análisis del entorno.

III. Definir las actividades que realizarán las personas encargadas de formular elpresupuesto. Designar el Comité de Presupuestos.

IV. Definir las etapas a seguir en su preparación.

V. Elaborar un manual del presupuesto.

VI. Conocer las herramientas a las cuales puede recurrir en primer término.

i . Labor de concientización- Debe darse tanto a nivel

operativo Resistencia al cambio como administrativo. Sistemas tradicionales - Resaltar ventajas. Elemento humano - Objetivos claros y aceptados.

- Habilidades de las personas.- Flexibilidad.

- Compromiso.

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ii . Características de la empresa (Análisis del entorno)

Diagnóstico General:

Medio Interno - Condiciones económicas, financieras, políticasadministrativas, etcétera.

Medio externo - Mercado.- Nombre de la empresa.- Consumidores.- Competencia.- Inflación.- Situación política, económica y monetaria

del país, etcétera.

1.10 Definición de actividades de las personasque formulan el presupuestoDepende del tamaño y capacidad de la empresa:

1.- Pequeña empresa (recae en el Departamento de Contabilidad).

a). Relación con los departamentos y con la Dirección (para conocer supensamiento).

b). Revisión de la estructura orgánica.

c). Redacción del Manual de Presupuesto.

d). Darlo a conocer (técnica presupuestal).

e). Cédulas, guias e informes periódicos.

f). Análisis de variaciones (medidas correctivas).

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1.11 El Comité de Presupuestos2.- Mediana empresa (podrá disponer de una sección de Presupuestos,designar un Comité).

A. Integración del Comité de Presupuestos:

a). Por personas de mayor autoridad en cada sección odepartamento

de la empresa.

b). Por personas de mayor responsabilidad como Gerentes deVentas,

Producción, Compras, Personal, Tesorero y Director dePresupuestos.

B. Beneficios:

a). Coordinación de ideas.b). Participación (administración).c). Colaboración.d). Interés (logro de objetivos).

C. Funciones del Comité de Presupuestos:

a). Recibir presupuestos parciales de cada departamento.b). Analizarlos.c). Estudiar cambios en presupuestos preestablecidos.d). Aprobar el Presupuesto General de la empresa.e). Estudiar informes (resultados reales y no reales).

D. Funciones del Director de Presupuestos:

a). Preparar el Manual de Presupuestos (forma de elaborarlos).

b). Recabar información de cada departamento y, previo análisissometerla a consideración del Comité.

c). Manejar cuadros comparativos (datos reales vs datospresupuestados.

d). Informar a cada departamento sobre resultados obtenidos delas comparaciones y dar a conocer cambios propuestos por elel Comité.

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e). Recabar datos del Departamento de Contabilidad para ver elcomportamiento de las cifras.

f). Recibir datos estimados de los jefes de cada departamento ytranscribirlos a los departamentos cuyos presupuestos

dependana) de ellos.

g). Presentar estados financieros tentativos basados en lasestimaciones departamentales, los cuales se presentaránal Comité.

h). Preparar análisis especiales de la ejecución del presupuestoque solicite la gerencia general, el comité, o los jefes dedepartamento.

1.12 Etapas en la preparación del PresupuestoEn las siguientes páginas te mostraremos los diferentes pasos en laelaboración del presupuesto.

1.12.1 Preiniciación o Preplantación:

a) Último trimestre del año que antecede al presupuesto.

b) Se evalúan experiencias.

c) Se analizan factores económicos, sociales, políticos.

d) Se fijan objetivos a corto, mediano o largo plazo:

Objetivos Generales

Elaborar productos de suficiente demanda. Establecer precios que permitan obtener una buena utilidad marginal. Aumentar zonas de distribución. Ganar clientes. Proporcionar al accionista una tasa atrayente de rendimiento. Ampliar el mercado. Crear y mantener un ambiente organizacional propicio para el logro de los

objetivos de las personas que laboran en ésta.

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Objetivos Específicos

Un incremento de un “X” % en las ventas. Obtener un “X” % de rendimiento sobre la inversión, etcétera.

Una vez definidos los objetivos, la gerencia asignará recursos y fijaráestrategias. Después establecerá políticas en lo referente a inventarios dematerias primas y artículos terminados (inicial y final), compras, pagos demateriales, con las ventas o créditos, con las inversiones en activos fijos, o enlo referente a financiamientos.

1.12.2 Elaboración

a). Puede iniciarse en los 30 o 45 días antes de iniciar el ejercicio apresupuestal.

b). Se utilizan informes aprobados donde cada jefe de departamentoelabora

programas La cuantificación de programas se plasmaen

estados financieros y cada departamento delinea sus planes:

Departamento de Ventas: cantidad a vender, precios, zonas,etcétera.

Departamento de Producción: capacidad, inventarios, entre otros. Departamento de Compras: cotizaciones. Departamento de Personal: reclutamiento, contratación,

capacitación, etcétera. Tesorería: requerimientos de efectivo, flujo de caja,

financiamientosAdicionales.

Una vez recibida la información:

El Director de Presupuestos asigna valores monetarios a la información(programas departamentales) cédulas ConsolidainformaciónSe sujetan a comentarios de la Gerencia Ajuste y sepublica.

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1.12.3 Ejecución

La ejecución se refiere a poner en marcha o materializar los planes.

Es determinante la función del Director de Presupuestos:

Delega responsabilidades. Fija metas. Cada jefe de departamento establecerá metas propias. Presentación de reportes de ejecución.

1.12.4 Control

En esta fase se mide la capacidad de ejecución a través de:

Comparar los resultados obtenidos contra los presupuestados. Analizar variaciones. Medidas correctivas.

1.12.5 Evaluación

Se trata del informe global crítico de resultados por cada área, para detectar yanalizar fallas.

1.13 Manual del PresupuestoSe debe considerar para su elaboración que se trata de:

Una actividad de cooperación. Donde intervienen un gran número de personas. Y que debe analizarse por escrito.

Contenido:

Objetivos. Organización. Deberes y responsabilidades del Comité, Director y Jefes de

Departamento. Duración. Procedimientos para su aprobación y revisión de los presupuestos (fechas

de entrega de cédulas presupuestarias). Otros procedimientos para elaboración del presupuesto.

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Ventajas:

Consecución de metas a través de la ejecución responsable de actividades. Estudio temprano de problemas. Replanteamiento de políticas en caso de ser necesario. Planeación de costos. Optimización de resultados. Facilita la vigilancia.

Limitaciones:

Al manejarse datos estimados, estará sujeto al juicio o experiencia dequienes fueron encargados de elaborarlo.

1.14 Herramientas a las cuales recurrir (áreas delconocimiento) Economía. Estadística. Administración. Contabilidad. Finanzas. Conceptos y aspectos técnicos y operativos del sistema.

Fuentes de Consulta

Elaboración propia. C.P. Patricia Margarita García Ortega. 2010.