PROCEDIMIENTO PARA

NORMALIZAR LA ELABORACION DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE

GESTIN INTEGRADO HSEQ

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PROCEDIMIENTO PARA NORMALIZAR LA

ELABORACION DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE

GESTIN INTEGRADO DE SEGURIDAD, SALUD

OCUPACIONAL, MEDIO AMBIENTE Y CALIDAD.

ACTUALIZACIN ELABOR REVIS APROB OBJETO DE LA REVISION

N Revisin Fecha NOMBRE/FIRMA NOMBRE/FIRMA NOMBRE/FIRMA

0 07-02-00 LANG MPAC YAC EMISION

1 19-06-03 LRRM YAC YAC CAMBIOS EN LAS ACTIVIDADES Y

RESPONSABLES

2 13/11/03 LRRM MPAC YAC

REVISIN DEL DOCUMENTO POR OTRA

PERSONA, DIFERENTE QUIEN APRUEBA

REVISIN DE LA ESTRUCTURA DE LA

DOCUMENTACIN

3 11-05-04 LRRM MPAC YAC

Ver F-CAL-006 Solicitud de

elaboracin y modificacin de

documentos

4 16-09-013

SMCC MPAC YAC Ver F-CAL-006 Solicitud de elaboracin y

modificacin de documentos

Procedimientos especficos de obras.

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1. OBJETIVO

Definir la metodologa para elaborar los procedimientos y los instructivos,

identificando su presentacin y contenido bsico con el fin de normalizar la

documentacin que forma parte del Sistema de Gestin Integrado de

Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los Manuales, procedimientos, formatos

e instructivos que se elaboran en la compaa.

3. RESPONSABILIDADES

Los responsables para la elaboracin, revisin y aprobacin de los

documentos del Sistema de Gestin Integrado, Seguridad, Salud

Ocupacional, Medio ambiente y Calidad se encuentran en el procedimiento

para Control de documentos PG-CAL-003.

4. ACTIVIDADES

4.1 ELABORACION DE LOS DOCUMENTOS

Todos los procedimientos e instructivos incluyen:

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Objetivo: Establece los criterios que definen el propsito general del

documento, es decir el porque se hace el procedimiento o instructivo.

Alcance: Establece el cubrimiento y propsito especfico del documento,

a cual rea se aplica, perodo y/o circunstancia.

Normas de referencias: Corresponde a estndares tcnicos y/o legales

de la actividad objeto del procedimiento.

Responsabilidades: Hace referencia a las personas y/o entidades que

cumplen y hacen cumplir los procedimientos y las actividades derivadas

de stos, para el cumplimiento de los objetivos.

Actividades: Descripcin de las actividades que involucra el

procedimiento o instructivo.

Registros: Son los documentos que se conservan como evidencia del

cumplimiento del procedimiento o instructivo.

Todo aquello que se considere necesario para que el documento sea

claro y entendible y que a juicio de la persona que elabora lo incluya sin

alterar el objeto del documento.

Para la elaboracin de los manuales bastar con incluir el objetivo y el

alcance y todo su contenido de acuerdo al propsito del documento.

4.2 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION

4.2.1 PRIMER NIVEL

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Manual HSEQ: Este documento se organiza teniendo en cuenta la red de

procesos y los requerimientos de la norma NTC-ISO-9001:2008; NTC-

OHSAS-18001:2007; NTC-ISO 14001:2004, describiendo las actividades que

realiza MONTINPETROL S.A, los responsables y los documentos que

aplican para cada proceso.

4.2.2 SEGUNDO NIVEL

Procedimientos, instructivos, Manuales Administrativos, estn clasificados

dependiendo del rea a la cual pertenecen, as:

Procedimientos de Calidad: Describen las actividades de calidad

realizadas para dar cumplimiento a la NTC-ISO-9001:2008.

Procedimientos Tcnicos y de Ingeniera: Describen las actividades de

produccin de la empresa.

Procedimientos Administrativos: Describen las actividades

administrativas de la empresa.

Manuales Administrativos: Describen la informacin necesaria para la

consulta permanente a fin de dejar evidencia para el cumplimiento de

requisitos.

Plan Maestro de emergencias: Describe las directrices generales de la

administracin y respuesta ante eventos que pueden perjudicar la

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seguridad colectiva, de las personas que ingresan a las instalaciones

de Montinpetrol S.A.

Procedimientos de Seguridad y Salud Ocupacional: Describen las

especificaciones de seguridad y Salud Ocupacional para llevar a cabo

una tarea de alto riesgo.

Se elaboran los procedimientos en forma general y en los casos en que los

proyectos desarrollen actividades especficas, se elaboran procedimientos

especficos.

4.2.3 TERCER NIVEL

Instructivo de Trabajo: Describen en detalle la forma de realizar una

actividad o proceso particular.

Planes de calidad: Este documento se organiza de acuerdo con el

proyecto que se va a realizar y de acuerdo con el procedimiento para

elaborar planes de calidad (PG-CAL-011).

Plan de gestin HSE: Este documento detalla los subprogramas

preventivos de Medicina preventiva, Ergonoma, Seguridad, Higiene

y medio ambiente, que se desarrollan para proyectos especficos.

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Registros de calidad: Documento utilizado como evidencia objetiva

de la realizacin de las actividades que inciden directamente en la

calidad de los servicios y que requieren registrarse.

Registros HSE: Documento utilizado como evidencia objetiva de la

realizacin de las actividades que inciden directamente en la calidad

de los servicios y que requieren registrarse. (Actas de Copaso,

Registro de Charlas, Registro de inspecciones etc.)

Documentos externos: Planos, normas tcnicas, fichas ambientales,

especificaciones tcnicas, son de propiedad del cliente. Tambin se

incluyen los cdigos y normas internacionales.

4.3 CODIFICACION DE LA DOCUMENTACION

Los documentos se referencian con un cdigo de tres (3) campos as:

Manuales M

Procedimientos P

Procedimientos Generales PG

Procedimientos Especficos PE

Cuando los proyectos requieren una codificacin diferente se especifica con

el respectivo Plan de Calidad

Instructivos I

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Registros F

El segundo campo corresponde al rea a la cual corresponde el documento

Calidad CAL

Tcnico TEC

Administrativo ADM

Ingeniera Civil INGCV

Ingeniera Mecnica INGMC

HSE HSE

El tercer campo corresponde a un nmero consecutivo de los documentos de

cada rea.

Para el caso de procedimientos especficos en obras se establecer el

nombre del proyecto y cliente y se crean los nmeros consecutivos

correspondientes, asignados por el coordinador de calidad del proyecto,

quien llevara el control mediante listado maestro de documentos especifico

de la obra.

4.4 PRESENTACION DE LOS DOCUMENTOS (PROCEDIMIENTOS,

MANUALES, INSTRUCTIVOS, PLANES DE CALIDAD, FORMATOS)

Portada (Ver Anexo 1). Especifica los siguientes datos:

Nombre de la Empresa

Tipo de documento

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N. De Revisin / Cdigo

Pginas que lo componen

Cuadro de Revisiones

Cuadro de control de Modificaciones (Ver Anexo 1)

Pginas de Contenido (Ver Anexo 1)

Para el caso de obras nombre del proyecto y cliente

Formatos de Calidad; llevan un encabezado con los siguientes

datos (Ver Anexo 2)

Nombre de la Empresa

Nombre del Registro

N. De Revisin

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ANEXO 1

NOMBRE DEL DOCUMENTO REV. _X_

CODIGO Pgina X de X

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

ACTUALIZACIN ELABOR REVIS APROB OBJETO DE LA REVISION

N Revisin Fecha NOMBRE/FIRMA NOMBRE/FIRMA NOMBRE/FIRMA

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ANEXO 2

NOMBRE DEL FORMATO

CODIGO

No DE REVISIN

Procedimientos especficos en obra.

NOMBRE DEL DOCUMENTO

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CLIENTE:

REV. _X_

CODIGO Pgina X de X

NOMBRE DEL PROYECTO

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N Revisin Fecha NOMBRE/FIRMA NOMBRE/FIRMA NOMBRE/FIRMA

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