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ISO Sistemas de GestinInstructivos de Trabajo

ISO 10013 Directrices para la documentacin de sistemas de gestinSegn la norma ISO 10013, cada organizacin debera desarrollar la cantidad de documentacin que necesite para demostrar la eficacia de la planificacin, operacin, controly mejora de su sistema de gestin y de sus procesos.Es importante que los requisitos y el contenido de la documentacin del sistema de gestin, se oriente de acuerdo con las normas de calidad que se pretende satisfacer y lo objetivos que quiera alcanzar.Un aspecto de un sistema de gestin, es la planificacin hacia el cumplimiento de los objetivos. Los documentos de la planificacin incluyen entre otros la planificacin administrativa y operativa, la preparacin de la aplicacin del sistema de gestin, incluyendo la organizacin y la programacin, y el enfoque por el cual los objetivos han de ser logrados.

Para qu quiero documentar mi Sistema?Propsitos y beneficiosLos propsitos y beneficios de tener documentado el sistema de gestin, para una organizacin incluyen, pero no estn limitados a, los siguientes:a.-) describir el sistema de gestin de la organizacin;b.-) proveer informacin para grupos de funciones relacionadas, de manera tal que puedan entender mejor las interrelaciones;c.-) comunicar a los empleados las intenciones de la Direccin;d.-) ayudar a los empleados a comprender su funcin dentro de la organizacin, dndoles as un mayor sentido del propsito e importancia de su trabajo;e.-) facilitar el entendimiento mutuo entre los empleados y la direccin;f.-) proveer una base para las expectativas del desempeo del trabajo;g.-) declarar la forma en que se llevarn a cabo las actividades para lograr los requisitos especificados;h.-) proveer evidencia objetiva de que los requisitos especificados han sido alcanzados;

i.-) proveer un marco de operacin claro y eficiente;j.-) proveer una base para la formacin inicial de nuevos empleados y la actualizacin peridica para los empleados actuales;k.-) proveer una base para el orden y el equilibrio dentro de la organizacin;l.-) proveer coherencia en las operaciones basadas en procesos documentados;m.-) proveer una base para la mejora continua;n.-) proveer confianza al cliente basada en los sistemas documentados;o.-) demostrar a las partes interesadas las capacidades dentro de la organizacin;p.-) proveer un marco de referencia claro de requisitos para los proveedores;q.-) proveer una base para auditar el sistema de gestin;r.-) proveer una base para evaluar la eficacia y adecuacin continua del sistema de gestin.Para qu quiero documentar mi Sistema?

Qu incluye la documentacin?La documentacin de un sistema de gestin usualmente incluye lo siguiente:a.-) poltica y sus objetivos;b.-) manual de gestin;c.-) procedimientos documentados;d.-) instrucciones de trabajo;e.-) formularios;f.-) planes de la calidad, inocuidad, gestin medioambiental, etcg.-) especificaciones;h.-) documentos externos;i.-) registros.

Qu es un instructivo de trabajo?instrucciones de trabajo = descripcin detallada de cmo realizar las tareas.Las instrucciones de trabajo pueden ser, por ejemplo: descripciones escritas detalladas,diagramas de flujo, plantillas, modelos, notas tcnicas, incorporadas dentro de dibujos, especificaciones,manuales de instrucciones de equipos, Fotos y videos, listas de verificacin, o una combinacin de las anteriores.

Las instrucciones de trabajo deberan describir cualquier material, equipo y documentacin a utilizar. Cuando sea pertinente, las instrucciones de trabajo incluyen criterios de aceptacin.

Instrucciones de trabajoTipos de instrucciones de trabajoAunque no se requiere una estructura o formato especificado en esta norma para las instrucciones de trabajo, generalmente stas deberan cubrir el propsito de las operaciones, que reflejen exactamente los requisitos y actividades pertinentes.

Un formato o estructura coherente debe ser establecido y mantenido para reducir la confusin o incertidumbre en el personal de la organizacin.

Instrucciones de trabajoEstructura y formatoLas instrucciones de trabajo deberan ser desarrolladas y mantenidas para describir el desempeo de todo trabajo que podra verse afectado adversamente por la falta de tales instrucciones. Existen muchas maneras de preparar y presentar las instrucciones.Las instrucciones deberan contener el ttulo y una identificacin nica. La estructura, formato y nivel de detalle utilizado en las instrucciones de trabajo deberan adaptarse a las necesidades del personal de la organizacin y dependen de la complejidad del trabajo, mtodos utilizados, formacin recibida, y las habilidades y calificaciones de tal personal.

Instrucciones de trabajoContenido

Las instrucciones de trabajo deberan describir las actividades crticas.

Deberan evitarse detalles que no den mayor control de la actividad.

La formacin del personal puede reducir la necesidad de tener instrucciones detalladas, siempre y cuando el personal involucrado tenga la informacin necesaria para hacer su trabajo correctamente.

Instrucciones de trabajoRegistrosCuando sea aplicable, los registros especificados en la instruccin de trabajo deberan definirse en esta seccin o en otra u otras secciones relacionadas. Los registros mnimos requeridos estn identificados en la Norma ISOpertinente. El mtodo requerido para completar, archivar y conservar los registros debera estar establecido. Los formularios usados para estos registros deberan estar identificados como corresponda.

Instrucciones de trabajoRevisin, aprobacin y modificacinLa organizacin debera proporcionar clara evidencia de la revisin y aprobacin de las instrucciones de trabajo y los registros y de su estado de revisin y fecha de modificacin.

Identificacin de los cambiosCuando sea factible, la naturaleza del cambio debera identificarse en el documento o en los anexos apropiados.

Ejemplos de Instructivos de Trabajo

Procedimiento para la elaboracin de instrucciones de trabajoObjetivoEstablecer la metodologa para la elaboracin y tratamiento delas instrucciones de trabajo.

AlcanceSe elaborarn instrucciones de trabajo escritas de aquellas tareas que se consideren crticas, bien sea debido a su complejidad y dificultad, o bien debido a que la mala ejecucin u omisin de dicha tarea pueda repercutir significativamente en la calidad o inocuidad del proceso, o en la seguridad de las instalaciones o del personal.

Procedimiento para la elaboracin de instrucciones de trabajoResponsabilidades:

El Encargado General ser el responsable de la elaboracin de las instrucciones de trabajo. Deber contar con la opinin y colaboracin de los Responsables de rea y de los trabajadores implicados. No obstante, podr delegar esta funcin de elaboracin a especialistas concretos para aquellas instrucciones de trabajo cuya complejidad requiera de unos conocimientos especializados. Es responsable de identificar necesidades de instrucciones de trabajo en tareas consideradas crticas.

Procedimiento para la elaboracin de instrucciones de trabajoResponsabilidades:

Responsables de rea: Son responsables de la distribucin y transmisin de las instrucciones de su mbito, utilizndolas como documento bsico en la formacin especfica del puesto de trabajo.

Tambin debern supervisar su correcto cumplimiento y detectar necesidades de actualizacin y mejora.

Debern tambin identificar necesidades de instrucciones de trabajo.

Procedimiento para la elaboracin de instrucciones de trabajoResponsabilidades:

Trabajadores:

Debern cumplir con lo indicado en las instrucciones de trabajo, comunicando a su responsable de rea las carencias o deficiencias que encuentren en su aplicacin.

Los trabajadores asignados participarn en la elaboracin y/o revisin de la instruccin de trabajo.

Procedimiento para la elaboracin de instrucciones de trabajoLas instrucciones de trabajo desarrollan secuencialmente los pasos a seguir para la correcta realizacin de un trabajo o tarea. Por tanto deben servir de gua al trabajador en el desarrollo de actividades que pueden ser crticas.

Para la elaboracin e implantacin de las instrucciones se deberan seguir las siguientes fases:

Determinacin de los aspectos o tareas objeto de instruccinEl primer paso para iniciar la elaboracin de instrucciones es establecer un listado de aquellas actividades, tareas o aspectos que las requieran. Se han de elaborar las instrucciones estrictamente necesarias. Es importante no caer en un exceso de sistematizacin y protocolos que pueda ir en detrimento de lo verdaderamente significativo.

Procedimiento para la elaboracin de instrucciones de trabajoComo criterios generales en la elaboracin de instrucciones se tendrn en cuenta los siguientes puntos:

1.- No ser preciso documentar una determinada tarea si la realiza siempre personal con suficiente y demostrada formacin y experiencia (ejemplo: un MVZ aplicando tratamientos), como para que les resulte trivial y sea impensable cometer errores relevantes en su ejecucin. No obstante si la tarea es crtica y puede repercutir significativamente en la calidad y seguridad del trabajo deber protocolizarse.2.- No debiera caerse en un abuso de la sistematizacin si no hay una repercusin directa en la calidad del trabajo.3.- Se procurar que la sistematizacin de las tareas no conlleve una limitacin considerable de la aportacin personal y de la creatividad del trabajador.

Es preciso sistematizar estrictamente lo necesario.

Procedimiento para la elaboracin de instrucciones de trabajoPlanificacin de la elaboracin de instrucciones

Una vez dispuesta la lista de tareas de las cuales creemos conveniente realizar instrucciones de trabajo, se deber fijar una priorizacin en funcin de su importancia, nivel de riesgo, frecuencia de ejecucin y otros aspectos que determinen el grado de necesidad de dicha instruccin escrita.

Una vez realizada esta priorizacin se designarn los responsables e implicados en la elaboracin y los plazos correspondientes, establecindose as un plan de trabajo de la elaboracin de las instrucciones.

Procedimiento para la elaboracin de instrucciones de trabajoEstudio o anlisis de la tarea a sistematizar

Se realizar un estudio de la tarea objeto de instruccin antes de proceder a su redaccin. Se debe efectuar un anlisis detallado de los posibles riesgos que pudieran derivarse en la ejecucin de dicha tarea teniendo en cuenta tanto los factores tcnicos como humanos que inciden en cada uno de los posibles peligros. Para ello, es fundamental no slo la propia experiencia o buenas prcticas del trabajador, sino tambin las indicaciones o recomendaciones que respecto a una mquina, equipo o sustancia nos aporta el fabricante o proveedor. Los manuales de instrucciones del fabricante, las fichas de seguridad y etiquetado son documentos bsicos a consultar a la hora de determinar los aspectos importantes a incluir en la instruccin.

Procedimiento para la elaboracin de instrucciones de trabajoEstudio o anlisis de la tarea a sistematizar

Aquellos aspectos de seguridad a tener en cuenta debieran ser destacados dentro del propio contexto de la instruccin de trabajo para que el operario sepa como actuar correctamente en las diferentes fases de la tarea y adems perciba claramente las atenciones especiales que debe tener en momentos u operaciones claves para su seguridad personal, la de sus compaeros y la de las instalaciones. Las normas de seguridad debieran estar integradas dentro de la estructura secuencia de la instruccin de trabajo. Sin embargo tambin se podran desarrollar en un apartado especfico.

Procedimiento para la elaboracin de instrucciones de trabajo

Redaccin de la instruccinLa redaccin de una instruccin ha de ser lo ms sencilla y clarificadora posible indicando, paso por paso, todo lo que hay que seguir para la consecucin del objetivo de la misma. Una instruccin bien redactada y estructurada debera facilitar que hasta una persona no entendida en la materia pudiese conocer la actividad tan solo leyndola. Las tareas que deban realizarse por personal autorizadocon la formacin o experiencia necesarias, se deben hacer constar claramente en la instruccin de trabajo. Tambin deber constar si para la realizacin del trabajo se requieren medios y equipos de proteccin personal.

Procedimiento para la elaboracin de instrucciones de trabajoAprobacin, tratamiento y control de la instruccin

Una vez redactada la instruccin esta deber ser revisada y aprobada. Esta revisin la llevarn a cabo las personas que hayan realizado la instruccin en colaboracin con el Encargado del Sistema de Gestin de la empresa o persona designada. Una vez aprobada la instruccin se codificar de acuerdo a los cdigos del control documental de la empresa.

Procedimiento para la elaboracin de instrucciones de trabajoDistribucin y divulgacin de la instruccin

Una vez aprobada una instruccin debe distribuirse adecuadamente para poder ser aplicada correctamente. Se ha de llevar un control de las instrucciones que disponen los trabajadores, asegurando que todos poseen las necesarias para realizar su trabajo. Para ello se establecer una lista de distribucin en la que aparezcan las copias entregadas, la versin vigente y los destinatarios de las mismas.. La entrega de instrucciones ha de ir siempre acompaada de una explicacin suficiente para su comprensin por parte del supervisor inmediato. Adems de esta entrega personalizada, las instrucciones de trabajo deberan localizarse en lugares concretos de fcil acceso y consulta.

Procedimiento para la elaboracin de instrucciones de trabajoDistribucin y divulgacin de la instruccin

Dado que la instruccin de trabajo suele comportar no solo conocimientos, sino el desarrollo de destrezas, hay que prever el tiempo necesario para que pueda ser asumida plenamente y el trabajador pueda actuar de manera autnoma. Para ello debera registrarse documentalmente la finalizacin del proceso formativo correspondiente y la entrada en vigencia de la instruccin para cada uno de los trabajadores implicados. Es necesario tomar todas las medidas para que sea leda, comprendida y aceptada, tanto a nivel de los trabajadores como de los mandos. Si la instruccin no fuera aceptada o aplicada, se debern buscar los motivos de tal actitud, y en el caso de que no hubiera justificacin vlida, deber procurarse por todos los medios que sea asumida, sobre todo si la instruccin corresponde a una tarea crtica.

Procedimiento para la elaboracin de instrucciones de trabajoRevisin peridica y actualizacin

Se deber vigilar la posible variacin del contenido de las instrucciones a tenor de las necesidades que se planteen en la ejecucin de los trabajos para, de esta forma, lograr unos documentos permanentemente actualizados. Las revisiones son necesarias porque en el trabajo se pueden efectuar modificaciones substanciales del trabajo original debidas a la inercia, la experiencia, la confianza o porque el trabajo ya no es el mismo. A travs de la actividad preventiva "Observacin del trabajo" se pueden evidenciar incumplimientos, deficiencias o carencias de las instrucciones existentes.

ISO 22000:2005POR SU ATENCION

GRACIAS