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CONTENIDOIndagar, consultar e investigar sobre el tema de gestión de proyectos:Se debe realizar una reflexión o pasos a tener en cuenta para laadministración de un proyecto. Se sugiere tener en cuenta aspectos deplaneación, control, seguimiento, evaluación, documentación de proyectos.Igualmente se recomienda tener en cuenta técnicas, procedimientos yparadigmas para gestión de proyectos.

INTRODUCCIÓN Un Proyecto Informático como todo proyecto en cualquier área,

requiere una serie de factores que hacen que este inicie, semantenga y de los resultados que se esperan (planeación,control, seguimiento, evaluación y documentación), esteconjunto de fases se denomina Gestión la cual en su primerafase se hace necesario invertir bastante tiempo y esfuerzo,partiendo de este es necesario que toda la organización estédispuesta a apoyarla de manera disciplinada.

La solución de problemas a partir de proyectos, genera unacultura de trabajo diferente a lo que habitualmente seha acostumbrado, surgiendo una figura nueva para liderar lasolución del problema planteado: el jefe del proyecto. Dicho enotros términos, el proyecto se presenta como una entidadautónoma, se gobierna a partir de su propio diseño y dependesolamente de su presupuesto.

La administración de proyectos garantiza que se:

Resuelvan problemas de manera eficiente.

Eviten desperdicios y caos al enfocarse estrictamente en el área delproyecto.

Prevean los riesgos, evitando así que surjan problemas durante oluego del desarrollo del proyecto.

Oriente el manejo de las expectativas y la comunicación entreclientes, colaboradores y grupos de interés de manera efectiva.

Busquen crear productos de alta calidad desde el inicio de lasactividades.

Terminen los proyectos dentro de los plazos preestablecidos

Utilice el presupuesto de forma eficiente.

GESTIÓN DE PROYECTOSSe entiende como la planificación, el seguimiento y control de

actividades y de los recursos humanos y materiales que intervienen en eldesarrollo de cualquier proyecto, tiene como misión establecer losobjetivos del proyecto, definir la metodología a seguir en su realización,planificar y programar tareas y recursos, corregir desviaciones, ycomunicar progresos y resultados. Los objetivos fundamentales que debesatisfacer y que se utilizan para su evaluación son:

Cumplimiento del plazo previsto para completar el proyecto. Cumplimiento del presupuesto del proyecto. Obtención de los resultados previstos (conformidad con las

especificaciones del producto, servicio, obra, etc.), es decir,consecución de la calidad del proyecto requerida.

GESTIÓN DE PROYECTOS

Utilización de recursos

ObjetivosPlazos Costes

ResultadosCalidad

Fases de la Gestión de Proyectos

La gestión de proyectos se estructura en los siguientes procesos:

•Planificación y Programación.

•Seguimiento de la Ejecución.

•Control.

FASES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Utilización de recursos

ProcesosPlanificación

Seguimiento

Control

Fases de la Gestión de Proyectos

Planificación y Programación:En esta etapa se hace la definición del proyecto, que a su vez

contiene la delimitación del alcance del mismo, el cual debecontribuir a reducir en lo posible la incertidumbre que rodea elproyecto, así como fijar los criterios que van a definir su éxito ofracaso. Esta suele apoyarse en la técnica de estructuración delproyecto denominada EDP.

En paralelo con esta etapa será necesario definir la estructuradel equipo que va a desarrollar el proyecto, la estructura de laorganización que sirve como marco de referencia al desarrollodel proyecto, el nivel jerárquico y la capacidad de decisión deldirector del proyecto.

Fases de la Gestión de Proyectos

Seguimiento de la Ejecución:Consiste en comprobar si los resultados obtenidos (plazo, coste

y calidad) coinciden con los objetivos previstos, se analiza sipara cada tarea finalizada se ha empleado el tiempo programado,y si ha sido realizada con los recursos asignados inicialmente;también debe examinarse el nivel de calidad de los subsistemasdel proyecto completados.

El proceso de seguimiento se realiza de forma periódica, paradetectar los problemas y divergencias que puedan surgir, conobjeto de adoptar medidas correctoras o de control parareconducir el desarrollo del proyecto.

Fases de la Gestión de Proyectos

Control: Este proceso analiza la información obtenida durante el

seguimiento, se evalúa su repercusión, se generan las posiblesalternativas de actuación, y se deciden las respuestas (accionescorrectoras) apropiadas para rectificar la evolución delproyecto; en las mayoría de casos, las medidas para corregir lasdesviaciones acaban usando ó consumiendo recursos extras (noplanificados), que se traducen en un incremento sobre elpresupuesto, en estos casos es necesario reajustar laplanificación inicial, con objeto de obtener una planificaciónactualizada que sirva de base para la gestión del resto delproyecto.

EVALUACIÓN DE PROYECTOSEs un proceso por el cual se determina el establecimiento de cambios generados

por un proyecto, a partir de la comparación entre el estado actual y el estadoprevisto en su planificación. Es decir, se intenta conocer qué tanto un proyecto halogrado cumplir sus objetivos ó bien qué tanta capacidad poseería para cumplirlos.

En una evaluación de proyectos siempre se produce información para la toma dedecisiones, por lo cual también se le puede considerar como una actividadorientada a mejorar la eficacia de los proyectos en relación con sus fines, ademásde promover mayor eficiencia en la asignación de recursos. En este sentido, cabeprecisar que la evaluación no es un fin en sí misma, mas bien es un medio paraoptimizar la gestión de los proyectos.

La evaluación de proyectos se divide en los siguientes tipos: Según el nivel de gestión, donde la evaluación de proyectos se puede clasificar

en: Politica-Estrategica, Administrativa y Técnica. Según la naturaleza de la evaluación, donde la evaluación de proyectos puede

ser vista dos ópticas diferentes: Evaluación privada y social. Según el momento en que se realiza, donde varían según el momento en que se

realicen, estos son: ex-ante, de proceso, ex-post y de impacto

DOCUMENTACIÓN DE PROYECTOSLa documentación esta constituida por la elaboración de un plan, en el cual se

plasma por escrito los resultados de los procesos de gestión (definición dealcance, programación, asignación, análisis de costes, elaboración de accionescorrectoras, etc.); este permite almacenar la información, transmitirla a losinteresados, servir de referencia con fines contractuales, etc. El plan debemantenerse actualizado mediante la incorporación de los cambios producidos traslas desviaciones, modificaciones y re_planificaciones, garantizándose laconsistencia e integridad de la información manejada.

En el proceso de planificación del proyecto tiene como fin la definición ypreparación de todos los planes del mismo, de forma que sea posibles alcanzar losobjetivos fijados.

Los planes mas importantes del proyecto son los siguientes:•Plan de Trabajo (Plan de tareas y plazos).•Plan de Recursos.•Plan de Control de Cambios.•Plan de Seguimiento.•Plan de Pruebas.

TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA GESTIÓNDE PROYECTOS

Las técnicas y procedimientos mas utilizados para la gestión de proyectos son:

El método CPM (Crítical Path Method), el segundo origen del método actual, fuedesarrollado también en 1957 en los Estados Unidos de América, por un centro deinvestigación de operaciones para la firma Dupont y Remington Rand, buscando el control yla optimización de los costos de operación mediante la planeación adecuada de lasactividades componentes del proyecto.

Gráficos PERT: PERT, que significa Proyect –o Program- Evaluation and RewievTechnique (técnica de evaluación y revisión de proyectos –o programas-), fue desarrollado afinales de la década de 1950 – 1959 para planear y controlar los grandes proyectos dedesarrollo armamentístico del ejercito estadounidense. Fue desarrollado para evidenciar lainterdependencia de las tareas de los proyectos cuando se realiza la planificación de losmismos. En esencia, PERT es una técnica de modelos gráficos interrelacionados.

Gráficos de Gantt: Este fue desarrollado por Henry L.Gantt en 1917 y es una sencillaherramienta de gráficos de tiempos, ya que son fáciles de aprender, leer y escribir. Estosresultan bastante eficaces para la planificación y la evaluación del avance de los proyectos.

Técnicas y Procedimientos para Gestión de Proyectos

Comparaciones:Estos gráficos se presentan frecuentemente como herramientas de gestión de proyectos

mutuamente excluyentes. Normalmente, se recomienda PERT para grandes proyectos con altadependencia entre las tareas: Gantt, por su parte, se recomienda para proyectos más sencillos.

Todos los proyectos de desarrollo de sistemas tienen algunas dependencias entre tareas y ofrecenla ocasión de solapar tareas. Por consiguiente, los gráficos PERT y Gantt deberían utilizarse comoherramientas complementarias para planear, programar, evaluar y controlar los proyectos dedesarrollo de sistemas.

El CPM es idéntico al PERT en concepto y metodología. La diferencia principal entre ellos essimplemente el método por medio del cual se realizan estimados de tiempo para las actividades delproyecto. Con CPM, los tiempos de las actividades son determinanticos. Con PERT, los tiempos delas actividades son probabilísticos o estocásticos.

Software de Gestión de Proyectos: Ejemplos de paquetes de este tipo son Project, de Microsoft,y Project Manager Workbench, de Applied Business Technology. Estos paquetes simplificanenormemente la preparación de gráficos PERT y Gantt, permitiendo la transformación automáticade ambos tipos de gráficos. El software permite también a los directores de proyectos asignarrecursos humanos y económicos a las tareas, informar sobre la evolución del proyecto y hacerensayos del tipo "si-entonces" cuando se intente modificar el plan del proyecto como consecuenciade desviaciones en el calendario.

Paradigmas para Gestión de ProyectosParadigma, tener a la persona incorrecta a cargo del proyecto. Se

puede dar porque no había a quien más poner, o por exceso de confianzadel recién nombrado Gerente de proyecto. La responsabilidad principal delgerente de proyecto es lograr el producto del proyecto y para esto senecesitan más que habilidades de gestión de proyectos, se requiere podertener una influencia sobre el grupo de trabajo y al interior de la compañía(cuando es interno) o en el cliente (cuando es externo) de tal manera quepueda acomodar los recursos hacia el logro de estos objetivos.

Paradigma, fijar una fecha de finalización sin haber hechojuiciosamente una planeación que permita saber qué tanto tiempotomaran todas las tareas incrementales. En ocasiones es necesariocomprometerse con fechas fijas, hasta se conocen como restricciones durasdentro de la construcción de un cronograma, sin embargo comprometersecon el cumplimiento sin tener claro todo lo que se debe hacer y ladisponibilidad de los recursos para lograrlo es una alerta clara de habercaído en esta trampa.

Paradigmas para Gestión de Proyectos

Paradigma, hacer aprobar proyectos sin un plan claro, sin una claradefinición del valor estratégico del producto del proyecto y los entregables clavesdel mismo, es una trampa mortal, que mantendrá al proyecto mismo en vilodurante su duración. Es mejor arrancar un poco más tarde, que arrancar sin tenerlas cosas claras, por lo menos en tres rubros importantes: entregables, recursos autilizar, y beneficio a lograr con la aplicación del proyecto.

Paradigma, definir requerimientos de manera ambigua. Es muy probableque se quiera arrancar antes de tener los requerimientos claramente definidos, sinembargo entre más claridad haya en los requerimientos menos conflictos setendrán sobre temas de interpretación.

Paradigma, la asignación del equipo de proyecto debe hacerse de maneraformal, con responsabilidades y tareas asignadas y comunicadas de talmanera que todos los miembros del equipo sepan qué deben hacer y por qué.Esto evitará caer en la trampa del desorden que genera la confusión, y los cuellosde botella que tendría que resolver.

Paradigmas para Gestión de Proyectos

Paradigma, exceso de confianza. No se puede ignorar el análisis de riesgo, tenerclaro que hacer cuando lo inesperado pueda suceder. Las variables de riesgoameritan ser anticipadas y la reacción, en caso que suceda el hecho, debe estarclaramente planeada, así sea no hacer nada.

Paradigma, usualmente los directores de proyectos de sistemas deinformación prefieren los gráficos Gantt por su sencillez y su capacidad paramostrar el calendario de un proyecto. En los paquetes de software de gestión deproyectos reúnen las mejores características de PERT (sobre todo, el análisis delcamino critico) incorporadas en gráficos de Gantt.

Paradigma, no existen criterios únicos para evaluar proyectos, por lo generallos criterios surgen en función de la naturaleza de cada proyecto, pero existe ciertoconsenso en la necesidad de analizar la pertinencia, eficacia, eficiencia ysostenibilidad de los proyectos.

CONCLUSIONES

La ausencia o la mala gestión de un proyecto culmina a menudo en la nodefinición de necesidades de usuario final , en retrasos con respecto a la agenda ypor consiguiente en sobrecostos. Las causas de estos problemas pueden seromisiones realizadas durante el desarrollo de sistemas, definición imprecisa deobjetivos, estimaciones de costos prematuras, deficientes técnicas de estimación,mala gestión de tiempo y falta de liderazgo.

Se analizaron los beneficios de una buena administración de un proyecto, lacual preferiblemente debe estar liderada por un analista de sistemas, persona queestá en capacidad de dirigir un proceso de este tipo.

Se estudiaron las fases de la gestión, así como también los paradigmas mascomunes dentro de la ejecución de un proyecto Informático.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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Torres Rapelo Luis Alberto, Camargo Luis Enrique. (2010) Módulo de proyecto de grado Ingeniería de Sistemas.

Guía de actividades y Rúbrica de evaluación Proyecto de grado Ingeniería de sistemas. Actividad 14 Trabajo colaborativo 3

FIN DE LA PRESENTACIÓN