ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTION

VERÓNICA FUNES CAJAS

MATERIA : ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO

FECHA: 31 DE OCTUBRE DE 2011

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y

TRANFERENCIAS DOCUMENTALES

ACUERDO 042 DE 2002 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA ENTIDAD ES IMPORTANTE POR CUANTO

1) Facilita el acceso a los documentos y a la información

2) Favorece el control por parte del encargado del archivo

3) Ahorra de trabajos a las personas que los necesitan

4) Agiliza la Gestión de la Entidad

5) Beneficia al usuario

6) Refleja una Buena organización

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS Y SU CICLO VITAL

ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO

VALORES PRIMARIOSo Administrativoso Legaleso Fiscaleso Contableso Funcionales

VALORES SECUNDARIOSo Históricoso Científicoso Culturaleso Misionales

DISPOSICION FINAL

ELIMINACION

• ALMACEN DE PAPEL

1. Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias

2. Pocas personas saben lo que hay

3. Los documentos llegan como pueden

4. Cada persona conserva o elimina o le que le parece oportuno

5. Es difícil encontrar y consultar un documento

6. Todo el mundo puede acceder

7. No hay normad de archivo ni de clasificación

• ARCHIVO DE DOCUMENTOS

1. Documentos importantes que hay que conservar, clasificar y ordenar

2. Inventario de los documentos con la descripción correspondiente

3. Traslado organizado al archivo central

4. Criterios únicos de conservación y eliminación

5. Consulta y préstamo de la documentación en forma ágil y oportuna

6. Acceso para el personal autorizado

7. Manual de gestión de documentos

DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL ARCHIVOABARCA EXCLUYE

Todos los documentos esenciales para el desarrollo de una actividad continuada de un área administrativas

Los documentos que acredite un valor administrativo y que forman parte de un procedimiento

Documentos que establecen responsabilidad fiscal Documentos que aporten valor legal, contable o jurídico en las actuaciones

de la empresa Documentos que reflejan la historia de la entidad

Todos los documentos y libros conservados como referencia o material de consulta

Las copias de documentos originales , excepto de aquellos documentos de los que únicamente tengan copia

Boletines de noticias sin actualidad o importancia vigente Notas, tarjetas, invitaciones particulares Cotizaciones desactualizados Todo escrito a lápiz puesto que no tiene valor jurídico

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR

Para archivar los documentos debemos seguir los siguientes procedimientos

ORDEN: Hay que disponer metódicamente los elementos y documentos con que se trabaja, para ejercer sobre ellos un control que permita saber, el cualquier momento en que parte se hayan.

ORGANIZACIÓN: La organización permite a la persona un mayor rendimiento y le ofrece la satisfacción de ver sus planes realizados.

PREVISION: Dedicar a las tareas de archivo el tiempo que sea necesario para mantenerlo al día

PRONTITUD: Los documentos que son solicitados al archivo deben encontrarse en forma inmediata

CORDIALIDAD: El manejo del archivo impone relaciones con otras personas de la empresa. La persona encargada del archivo debe estar siempre dispuesta y demostrar complacencia al dar información que le soliciten o al buscar los documentos que le pidan.

SIGILO PROFESIONAL: Tanto el archivista como el secretario u oficinista en general, deben ser personas altamente reservadas.

CONCETRACION: Debe ejecutar con toda atención las labores del archivo

ACTUACIONES DE UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA

DAN ORIGEN A:

UNIDADES DOCUMENTALES

Son piezas documentales que produce o recibe una unidad administrativa de acuerdo a las funciones asignadas y esto a su vez conforman las

series documentales

SERIE:INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS

ORDEN DE PROCEDENCIA

ORDEN ORIGINAL

Ordenación: Por meses y dentro de cada mes en orden cronológico

Fallo Sep 12/07

Pruebas Ago. 30/07 Descargos

Agosto 15/07 Indagación

Julio 05/

Denuncia Junio 30/07

InvestigaciónDisciplinaria

COMO ORGANIZAR

LOS ARCHIVOS

DE GESTION

DOCUMENTOS RECIBIDOS

CORRESPONDENCIA RECIBIDA

CORRESPONDENCIA RECIBIDA

SolicitudSolicitud

SerieSerie

RespuestaRespuesta

Correspondencia despachada

Correspondencia despachada

COMUNICACIONES INTERNAS

SUB. TECNICA

TESORERIA

REGISTRO AUTOMOTOR

LICENCIAS

CONTABILIDAD

DIRECCION GENERAL

COMUNICACIONES INTERNAS

SUB. FINANCIERA

DIFERENTES SERIES DOCUMENTALES: ORDENACION ALFABETICA

PROVEEDORES

INVENTARIOS

CUENTAS DE COBRO

CAJA MENOR

Capacitación de personal

Actas Consejo Directivo

ACTAS

VIATICOS

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

CLASIFICACION ORDENACION DESCRIPCION

FONDOSERIE DOCUMENTAL YTIPOLOGIALos documentos producidosPor una oficina no debenMezclasen con otros

Se determina que documento va primero y cual va después. Los documentos deben archivarse y organizasen de acuerdo al orden que le dio el área productora

Permite identificar, localizarY recuperar la información Para la gestión.

Principio de procedencia Principio de orden originalMarcación de legajos,

Cajas e inventario