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ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA SALUD - INMUNIZACION, VACUNAS & BIOLOGICOS - HERRAMIENTA DE EVALUACION. FUNCIONES & INDICADORES

INDICADORES PARA VACUNAS RECOMENDACIONES REUNION JUNIO, 2004

Programa de Fortalecimiento de las ARM – Grupo de Acceso a Tecnologias L.Belgharbi, WHO Traducido al español: R. Domínguez, CECMED, CUBA

1

Sistema Regulador Nacional

Indicadores fundamentales, relacionados con la función

Evaluación del Indicador (Sí=1 o 100%, Parcial=0.5 o 50%, No=0 o 0%)

Sub-indicadores relacionados con el indicador fundamental (Para los propósitos del proceso de precalificación, si uno de los sub-indicadores críticos no se cumple entonces el indicador fundamental no se cumple, y por consiguiente la función no se encuentra implementada)

Fortalezas, debilidades, progreso o limitaciones identificadas

Recomendaciones para eliminar deficiencias

1. Base reguladora nacional. Legislación vigente para el establecimiento del sistema regulador. – Critico

1. Existe la legislación que define los medicamentos1 de uso que son regulados por la ARM – Crítico

1. Medicamento o, 2. Vacunas o, 3. Biológicos

2. Establece el Sistema Regulador Nacional - Crítico 3. Brinda la base legal para el desempeño de las

funciones básicas de la ARM – Crítico

2. Sistemas de Calidad para cada función de la ARM

1. Política, compromiso y voluntad de implementar un Sistema de Calidad

2. Sistema de Calidad implementado (sistema ISO u otro que aplique en cada caso) por funciones básicas

1 Medicamento: todos los productos farmacéutico, inmunobiologicos, sangre y derivados de la sangre, y dispositivos médicos




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3. Independencia de la ARM en el proceso de toma de decisiones – Critico

1. Línea de autoridad que reflejan independencia del ARM respecto a los fabricantes y del sistema de adquisición – Crítico

2. Si el Laboratorio de Control de Calidad sirvierá a la ARM y los fabricantes, las actividades nacionales de control deben ser independientes de las actividades de control asociadas con el productor – Crítico

3. En las actividades de inspección por parte de la ARM, no se utilizan expertos de un fabricante para evaluar las instalciones de otro fabricante – Crítico

4. En las actividades de evaluación, la ARM (a cualquier nivel, paso, incluyendo comites de expertos) no se incluyen representantes de los productores o del titular del registro – Crítico

5. Código de conducta o ética del personal de la ARM – Crítico

6. Existen procedimientos escritos para efectuar reuniones con los solicitantes

7. Autoridad para tomar muestras cuando así lo determine la ARM




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4. Sistema y mecanismo de retirada, que asegura una correcta destrucción de lotes – Critico

1. Base legal e instrucciones para el sistema de recogida y destrucción de lotes - Crítico

2. Sistema que documente la comunicación que se establece con la cadena de distribución, y los mecanismos de retroalimentación hacia la ARM – Crítico

3. Mecanismo (acciones & evidencias) que confirme que se han tomado las acciones correctas en cada caso (incluyendo la destrucción, cuando sea necesario) - Crítico

4. Existe plena trazabilidad de los lotes que se liberan - Crítico

5. Adecuada expertisia/calificación del personal de la ARM para cumplir las funciones básicas – Critico

1. Criterios escritos, establecidos y definidos, para la selección y reclutamiento del personal de asuntos regulatorios – Crítico

2. Todo el personal posee adecuada calificación para realizar actividades reguladoras - Crítico

3. Existen mecanismos que aseguran que aquellos que realizan actividades reguladoras tienen suficiente experiencia y conocimientos actualizados en áreas especializadas, ej. inmunobiológico (incluyendo vacunas) - Crítico




4







6. Plan de Desarrollo Institucional de la ARM

1. Existe un plan de desarrollo, actualizado e implementado

2. Existen indicadores para medir el desempeño, y se utilizan para monitorerar los objetivos trazados

3. El plan de desarrollo incluye: visión, estrategia, objetivos, tiempo de cumplimiento e implementación, indicadores, entrenamiento del personal, recursos necesarios, información, comunicación, plan de desarrollo de los recursos humanos.

4. Educación continuada del personal de la ARM




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7. Transparencia y responsabilidad de dar cuentas publicamente

1. La información se encuentra disponible para uso propio de la ARM, sin embargo el resto de la información sobre regulaciones, procedimientos, resoluciones, son de conocimiento público.

2. La information sobre decisiones que toma la ARM se encuentra facilmente accesible para el público, incluyendo casos de decisiones negativas (puede variar de acuerdo a las regulaciones nacionales).

3. La información sobre productos y compañías se encuentra publicamente disponible.

4. La información sobre sanciones, retiradas del mercado, y alertas, se encuentran publicamente disponibles.

5. La información se encuentra disponible y actualizada en el sitio web de la ARM.

6. Interacción informal, entre la ARM y sectores de la sociedad cívil.

7. Interacción regular, formal entre la ARM y sectores seleccionados de la sociedad cívil.

8. Confidencialidad para la documentación administrada por la ARM.




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ESTADO DE LA FUNCION: (especifique si está o no implementada) y la puntuación alcanzada en relación al valor del indicador que se trate.

RESUMEN DE LA FUNCION: RECOMENDACIONES (utiles para preparar el Plan de Desarrollo Institucional): 1. 2. 3. 4.




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Actividades de Registro y Licencias






1. Sistema de Registro Sanitario establecido y funcional - Crítico

1. Se requiere que todos los productos se encuentren registrados por la ARM que está siendo evaluada – Crítico

2. Presentación de las solicitudes de registro ante la ARM - Crítico

1. Existen instrucciones administrativas, conocidas por parte de los solicitantes de trámites de registro

2. Existen requerimientos para el contenido (datos & formato) de las solicitudes de registro, en correspondencia con los estándares internacionales. Se encuentran disponibles, y son de conocimiento de los solicitantes - Crítico




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3. Proceso de evaluación de las solicitudes de registro – Crítico

1. Existen guías escritas para realizar las evaluaciones de los trámites de registro - Crítico

2. Se realiza la evaluación de la calidad, seguridad y eficacia - Crítico

3. Existen Procedimientos Normalizados de Operación (PNOs), registros de trabajo para la evaluación de las solicitudes de registro

4. Se prepara en informe/dictamen/reporte de la evaluación, que se utiliza en el proceso de toma de decisiones - Crítico

5. Existen criterios escritos para el reconocimiento de reportes/decisiones de otras ARMs (si fuera el caso)

6. El Laboratorio de Control de Calidad participaa en las evaluaciones de las solcitudes de registro

7. Existe un proceso de toma de decisiones y reclamaciones




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4. Adecuada experiencia para la evaluación de las solicitudes de registro – Crítico

1. Acceso a expertos para la evaluación de solicitudes de registro:

o listado del personal / expertos, con su calificación y experiencia profesional - Crítico

2. Acceso a expertos para la evaluaciónde los datos pre-clinicos y clínicos – Crítico

o listado del personal / expertos, con su calificación y experiencia profesional – Crítico

3. Procedimeintos escritos para la selección y uso de los expertos, incluyendo: - Crítico

o Mecanismo para el control de conflictos de interes, asegurando actualización de las declaraciones - Crítico

o Mecanismo para asegurar confidencialidad

5. Existencia de los mismos criterios o estándares para la evaluación de las solicitudes de registro, independientemente de su fuente de origen o procedencia

1. Criterios escritos que se aplicaran, como generalidad

2. Criterios adecuados para cubrir las circunstancias especiales, en los cuales puede que no se siga la rutina del proceso de registro




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6. Evaluación del nivel de cumplimiento de las BPM en el propio proceso de Registro – Crítico

1. Criterios escritos para la evaluación de los fabricantes – Crítico

2. Las inspecciones de BPM se efectúan para todos los fabricantes nacionales – Crítico

3. Se realizan inspecciones BPM en el extranjero – Crítico ♦ Acuerdos con otra ARM para intercambio de los

informes/reportes de inspección, certficados, o, ♦ Listado de países/ARM de referencia, cuyos

certificados y decisiones son aceptadas, ♦ Inspección en el sitio de fabricación

a.

7. Requerimientos para la presentación y evaluación de las modificaciones al Registro – Crítico

1. Guías escritas para los solicitantes, con definiciones sobre los tipos de cambio y la documentación que se requiere presentar a la ARM en cada caso - Crítico

2. Guías escritas para la evaluación, basada en el tipo de cambio - Crítico

8. Información clara, precisa, para todos los productos aprobados o autorizados

1. Información aprobada 2. Resumen de la Características del Producto (RCP,

similar al SPC), disponible para todos los productos 3. Sitio Web, regularmente actualizado, con la

información del RCP




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9. Lista de productos y compañías autorizadas

1. Listado de todos los productos aprobados, publicado y actualizado regularmente

2. Lista disponible en el sitio Web 3. Lista de los fabricantes, importadores, mayoristas,

minoristas, aprobados. 4. Los listados son de acceso público






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Actividades de Post-comercialización, incluyendo vigilancia de Eventos Supuestamente Atribuidos a la Vacunación o Inmunización (ESAVII) Indicadores fundamentales, relacionados con la función

Evaluación del Indicador (Sí=1, 100%, Parcial=0.5, 50%, No=0, 0%)




1. Guías y procedimientos para el minitoreo y manejo de los eventos adversos consecutivos a la inmunización a nivel central o nacional – Crítico

1. Existen guías, publicadas y accesibles (ej.: distribuidas o disponibles cuando se requieran) a todo el personal relacionado con la vigilancia de ESAVI - Crítico.

2. Las guías, al menos incluyen lo siguiente: Objetivos del sistema Listado de ESAVI que se reportan Definición de caso de todos los ESAVI que se

deben reportar Información de cómo reportar los ESAVI para

todas las vacunas, no solo las del PAI (ej.: quién reporta, como, donde, y cuando se reporta)

Proceso de análisis de los datos, con retroalimentación a todos los elementos del sistema

Proceso de investigación de serios ESAVI/clusters de ESAVI (incluyendo la identificación del líder de la investigación)

Proceso de informar a pacientes, familiares, comunidad, país, de los resultados relevantes de la investigación, así como de las acciones tomadas

Sistema de reporte estandarizado, con la información necsaria para el monitoreo de ESAVI

- Crítico




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2. Roles y responsabilidades de los elementos del sistema (PAI, ARM, LNC, farmacovigilancia, etc) definidos y documentados - Crítico (no crítico para precalificación)

1. La ARM, el LNC, PAI, epidemiología y unidad de farmacovigilancia están vinculados al manejo y monitoreo de los ESAVI, con roles y responsabilidades definidos – Crítico

2. Instrucciones aprobadas para conducir actividades de vigilancia de los ESAVI por parte de cada elemento del sistema, incluyendo lo siguiente:

a. Persona responsable/institución oficialmente designada con toda la responsabilidad de la vigilancia de los ESAVI

b. Persona responsable/institución oficialmente designada y con toda la responsabilidad para dictar acciones correctivas y brindar retroalimentación sobre los ESAVI

c. Persona responsable/institución oficialmente designada y con toda la responsabilidad para comunicarse con el público/medios de comunicación masiva




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3. Entrenamiento / información sobre el manejo y monitoreo de ESAVI al personal de salud

1. Entrenamiento periódico en el monitoreo de ESAVI a todo el personal relacionado con esta actividad

2. Entrenamiento recibido por: a. todo el personal del PAI, sean del sector

estatal o privado b. personal seleccionado (ej.: administradores

de los programas de inmunización, supervisores, personal provincial)




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4. Sistema funcional para la revisión regular de la seguridad y eficacia de las vacunas con vistas a tomar acciones reguladoras, incluyendo el proceso de revisión y compartir los datos con los elementos relevantes del sistema – Crítico

1. Comunicación formal/oficial, reuniones regulares entre los elementos del sistema para discutir sobre ESAVI

2. Datos de ESAVI compilados, analizados e interpretados regularmente (ej.: mensualmente) –Crítico

3. Acceso a comité o grupo de expertos para la evaluación de ESAVI:

a. membresía, b. experticia requerida, c. TOR definidos, d. acceso a expertos adicionales si fuera

necesario. 4. Información de casos/clusters de ESAVI serios,

informes de investigación compartidos entre la ARM, LNC, PAI, epidemiología, farmacovigilancia – Crítico

5. Los fabricantes son informados, y actualizados sobre ESAVI.

6. Proceso de revisión/evaluación de ESAVI a nivel subnacional para iniciar las acciones necesarias, según se requiera




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5. Sistema que garantiza la retroalimentación sobre ESAVI, no solo a nivel nacional, sino a todos los niveles del sistema

1. La retroalimentación tiene lugar periodicamente (cuatrimestre, anualmente), incluyendo los resumenes o reportes de investigaciones específicas

Retroalimentación que llega hasta las instalaciones de salud, a la comunidad, familiares




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6. Capacidad demostrada para detectar e investigar aspectos de seguridad significativos rellacionados con las vacunas - Crítico

1. Contar con un sistema de reporte (activo o pasivo, centinela o en todo el país/estado) sensible – Crítico

a. Numero de reportes anuales/últimos 12 meses;

b. tasa de reporte; c. reportes por tipo de ESAVI, grupo de

edades, distritos, etc. 2. Evidencia documentada de las investigaciones

realizadas, con suficientes elementos indicativos de la capacidad para investigar.

3. Reporte de ESAVI de acuerdo a lo establecido por guías / procedimientos.

4. Claro conocimiento de los roles y responsabilidades de cada uno de los elementos del sistema; ---acceso a recursos (personal, ensayos de laboratorio) para conducir una adecuada investigación. – Crítico

5. Entre los casos investigados, 80% con (a) investigación iniciada dentro de las 48 horas de reportado, (b) reporte preliminar de la investigación disponible dentro de una semana, y (c) calidad de la investigación – investigación concluida, hallazgos claramente definidos y descritos, y conclusiones basadas en esos hallazgos y no en especulaciones.




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7. Proceso de toma de acciones documentado, en relación con el desempeño de las vacunas – Crítico

1. La ARM es regularmente informada sobre los estudios continuados para evaluar la seguridad de las vacunas, incluyendo:

a. datos de seguridad b. datos epidemiológicos de vigilancia de

enfermedades, como indicador de la efectividad de las vacunas

c. otros datos como la potencia de las vacunas, datos de calidad específicos de un lote, cadena de frio

2. Procedimientos para acciones correctivas/acciones reguladoras (retiradas del mercado, actualización de la monografia del producto, insertos, etc) – Crítico

8. Legislación/regulación/directiva para el monitoreo post-registro de la seguridad de las vacunas, como parte del registro sanitario de las mismas – Crítico

1. Legislación/directiva de la ARM para que el titular del registro realice estudios específicos de seguridad, como parte del registro sanitario, según se considere en cada caso – Crítico

2. Legislación/directiva para que el fabricante informe a la ARM sobre nuevos aspectos de seguridad de las vacunas en el mercado, así como decisiones reguladoras de ARM de otros países por problemas de seguridad de la vacuna – Crítico




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RESUMEN DE LA FUNCION: RECOMENDACIONES (utiles para preparar el Plan de Desarrollo Institucional):

9 . 10. 11. 12.




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Liberación de Lotes por parte de la ARM Indicadores fundamentales, relacionados con la función





1. Sistema de liberación de lotes – Crítico

1. Base legal para realizar la actividad de liberación de lotes, y emisión del certificado de liberación - Crítico

2. Basado, como mínimo, en la revisión del protocolo resumido de producción y control del lote - Crítico

3. La liberación de lotes se aplica a todas las vacunas 4. Política sobre la aceptación / criterios de liberación

realizado por otra ARM (ej.: certificado de liberación de la ARM del país de origen)

5. La presentación del protocolo resumido de producción es obligatorio, y forma parte de las especificaciones para la adquisicin de vacunas - Crítico

6. Política de ensayo y frecuencia con que se realizan - Crítico

7. Personal calificado para realizar la liberación de lotes - Crítico

2. Procedimientos escritos para el proceso de liberación de lotes – Crítico

1. Guías (incluyendo plantillas para certificados), listas de chequeo, procedimientos escritos, para efectuar la revisión de los protocolos resumidos - Crítico

2. Criterios de aceptación definidos 3. Procedimientos de reporte y retroalimentación 4. Procedimientos escritos que aclaran sobre la

exención de la liberación de lotes




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Liberación de Lotes por parte de la ARM Indicadores fundamentales, relacionados con la función





3. Acceso a la información del producto, como soporte al proceso de liberación de lotes - Crítico

1. Expediente de registro aprobado y actualizado (ej.: modificaciones al registro) – Crítico

2. Acceso a quejas y reportes de ESAVI, cuando sea necesario

3. Acceso a datos de laboratorio, según sea requerido 4. Acceso a reportes de inspección, quejas,

reclamaciones

4. Registro actualizado de los lotes liberados – Crítico

1. Adecuados registros de lotes liberados - Crítico 2. Análisis de consistencia lote a lote 3. Revisión continuada de los lotes y diálogo científico

con los fabricantes sobre aspectos de calidad de los lotes






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Acceso a laboratorios Indicadores fundamentales, relacionados con la función





1. Laboratorio Nacional de Control establecido y operacional. Contrato/ acuerdo de uso de laboratorio de CC externo - Crítico

1. Laboratorio Nacional de Control (LNC) disponible o laboratorio de CC externo – Crítico

2. Responsabilidades definidas para la realización de ensayos pre y post-registro – Crítico

3. Participación del LNC o CC en la definición de las especificaciones de calidad y métodos analiticos durante la evaluación de la solicitud de registro

2. Política/sistema de calidad para el laboratorio de control de calidad – Crítico

1. Política para el establecimeinto de un sistema de calidad - Crítico

2. Apoyo organizacional y financiero en la gestión del laboratorio - Crítico

3. Estándares de calidad utilizados como referencia (ej.: ISO 17025) - Crítico

Implementación del Manual de Calidad Gerente de Calidad




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3. Procedimientos de ensayo, y documentación relacionada – Crítico

1. Adecuado control de la documentación 2. Existencia de procedimientos de ensayo, muestreo,

almacenamiento, información – Crítico 3. Política de re-ensayo – Crítico 4. Estrategía para la introducción y validación de

ensayos (nuevos, alternativas) 5. Sistema de reporte de los resultados de los ensayos,

incluyendo aquellos fuera de especificaciones – Crítico

4. Documentación del equipamiento actualizada y disponible - Crítico

1. Mantenimiento de los registros - Crítico 2. Manuales de operación y de trabajo 3. Plan de calibración y mantenimiento – Crítico 4. Protocolos de validación

5. Adiministración de recursos humanos – Crítico

1. Personal calificado y de experiencia – Crítico 2. Plan de entrenamiento implementado 3. Monitoreo del impacto de los entrenamientos

recibidos

6. Sistema de auditorías y revisión 1. Adecuado sistema de auditorías y revisión 2. Plan de medidas como resultado de las auditorías 3. Auditorías por una organización externa




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7. Política de validación - Crítico 1. Programa de validación de ensayos (no estándarizados, no validados) – Crítico

2. Procedimientos para la transferencia de métodos validados (ej.: fabricante)

8. Programa de seguridad general 1. Disponibilidad de listado (identificación) con sustancias peligrosas

2. Designación del personal responsable 3. Programa de seguridad

9. Política para estándares y materiales de referencia – Crítico

1. Sistema para el establecimeinto de estándares de referencia nacionales – Crítico

2. Acceso a catalogos (lista, especificaciones y fuentes) y sistema de suministro regular de los estándares y materiales de referencia

3. Uso adecuado de materiales de referencia – Crítico 4. Uso de reactivos de calidad asegurada – Crítico

10. Monitoreo y análisis de tendencias 1. Monitoreo de los resultados del laboratorio 2. Monitoreo de los materiales de referencia 3. Comparación de los resultados con los del fabricante

11. Participación en esquemas internacionales de proeficiencia y estudios colaborativos

1. Participación regular (fecha de la última participación, alcance, producto(s), institución coordinadora)




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12.Impacto regulatorio de los resultados de ensayo – Crítico

1. Cumplimiento de las especificaciones, según las autorizadas en el registro – Crítico

2. Comparación de los resultados con los del fabricante3. Acciones correctivas en caso de no-conformidades –

Crítico






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Inspección BPM Indicadores fundamentales, relacionados con la función





1. Requerimientos de BPM - Crítico 1. Código nacional de BPM públicado - Crítico 2. Código nacional de BPM, consistente con

estándares internacionales reconocidos (ej.: OMS BPM TRS.902,908, 823, 822) - Crítico

2. Mandato para regular y hacer cumplir las BPM – Crítico

1. Licencia de fabricación sobre la base del cumplimiento demostrado de las BPM – Crítico

2. Autoridad para hacer cumplir lo regulado, y tomar acciones con las compañías no cumplidoras de BPM – Crítico

3. Evidencias del proceso de seguimiento, cumplimiento de las acciones correctivas, toma de acciones reguladoras – Crítico




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3. Procedimientos para conducir las inspecciones, y plan de inspecciones – Crítico

1. Procedimientos, inlcuyendo listas de chequeo, para conducir inspecciones BPM. Proceso totalmente documentado (Manual de Inspecciones BPM) - Crítico

2. Procedimientos escritos (criterios) para efectuar el seguimiento de las deficiencias/violaciones/no conformidades, incluyendo fechas de cumplimiento - Crítico

3. Plan de inspección, con recursos humanos adecuados para la implementación del plan – Crítico

4. Requerimientos para evitar conflicto de intereses. Requerimientos de confidencialidad - Crítico

Independencia de los fabricantes Otro tipo de conflicto de interes

5. Autoridad para realizar muestreos, si fuera necesario




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4. Adecuada experticia / calificación de los inspectores – Crítico

1. Cuerpo de inspectores con adecuada experticia - Crítico

2. Si se utilizaran inspectores de medicamentos, estos deben recibir entrenamiento para conducir inspecciones BPM a fabricantes de vacunas

3. Trabajo en equipo para asegurar la experticia del grupo, al tratar productos específicos

4. Los inspectores participan en programas de inspección con carácter de observador (peer review inspection)

5. Procedimientos para monitorear el proceso de inspecciones

1. Auditorías al proceso de inspección 2. Monitoreo del plan de inspecciones y acciones

indicadas en cada caso

6. Legislación para el monitoreo de los canales de distriución

1. Autoridad para efectuar muestreos, siempre que sea necesario

2. Inspección de los canales de distribución




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Autorización/Aprobación de Ensayos Clínicos Indicadores fundamentales, relacionados con la función





1. Legislación para la regulación de la investigación biomédica en seres humanos

1. Requerimientos / alcance de los requerimientos y regulaciones de ensayos clínicos (EC)

2. Sistema establecido para la aprobación de EC 3. Regulación para supervisión de EC. Potestad para

detener un EC en curso 4. Procedimientos y registros establecidos 5. Sistema establecido para la inspección de BPC 6. Existe la posibilidad (regulación, guía) de brindar

asesoría científica sobre el diseño de los EC

2. Requerimientos definidos para la solicitud de autorización de ensayos clínicos

3. Guías nacionales de BPC, BPM y BPL 4. Guías sobre el formato de las solicitudes de EC 5. Reuniones para asesorar a investigadores y

promotores

3. Evaluación de las solicitudes de ensayo clínico por expertos adecuados

1. Producción y control del material que se evaluará en el EC

2. Información preclinica del material que se evaluará en el EC

3. Evaluación del protocolo de EC respecto a la seguridad del paciente

4. Experticia disponible dentro de la ARM, o fuera de esta




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Autorización/Aprobación de Ensayos Clínicos Indicadores fundamentales, relacionados con la función





4. Observancia de la ética en la investigación médica

1. Existencia de un sistema de comités de ética para la aprobación de EC, en correspondencia con las BPC

2. Comités de Etica definidos (ej.: Junta de Revisión Institucional), incluyendo su composición

3. Utilización de miembros externos 4. Roles y deberes de los Comités de Etica en la

supervisión de los EC



Leyenda: A los efectos de este documento se considera BPM (Buenas Prácticas de Manufactura); BPL (Buenas Prácticas de Laboratorio); BPC (Buenas Prácticas Clínicas); ESAVI (Evento Supuestamente Atribuido a la Vacunación o Inmunización); ARM (Autoridaad Reguladora de Medicamentos); LNC (Laboratorio Nacional de Control); PAI (Programa Ampliado de Inmunización).

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