Lic. Carlos Andía SánchezEncargado de Archivo DesconcentradoInstituto Nacional Cardiovascular

Organización e implementación del Archivo Desconcentrado en el Instituto Nacional Cardiovascular

Logros del Archivo Desconcentrado del INCOR

1. Organización de los documentos del archivo (2000-2012).

2. Implementación del Archivo Administrativo Central.

3. Reacondicionamiento de archivos periféricos.

4. Aprobación de normas internas (transferencia y servicios).

5. Primera capacitación en gestión documental.

6. Inventario de los documentos (2000-2012).

7. Aprobación del “Comité de Evaluación de Documentos”.

Origen del proceso INCOR

¡5 de abril 2011!

Etapas de la Gestión Archivística en INCOR

I. Organización documentalI. Funciones técnicas.II. Organización de los documentos.III. Descripción de la información.

II. Implementación del ArchivoI. DiagnósticoII. NormativaIII. PlanificaciónIV. PersonalV. AmbienteVI. Acondicionamiento

III. Gestión del Sistema de ArchivoI. Transferencias documentales.II. Programa de Control Documental (PCD).III. Implantar un SGD.

I. Organización Documental

A. Funciones técnicas

ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN

ACOPIO/DEPURAACOPIO/DEPURAACOPIO/DEPURAACOPIO/DEPURA

SELECCIÓNSELECCIÓNSELECCIÓNSELECCIÓN

DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN

CONSERVACIÓNCONSERVACIÓNCONSERVACIÓNCONSERVACIÓN

SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIO

I. Organización Documental

B. Organización de los documentos La organización consiste en darle una estructura lógica

al fondo documental, de manera que represente al organismo y facilite la localización de los documentos.

1. Clasificación: Formamos grupos mayores y menores de documentos, según la estructura (áreas u oficinas).

2. Ordenación: Ubicamos cada unidad documental dentro de la serie, por fechas, letras o números.

3. Codificación: Asignamos códigos a las unidades de conservación para facilitar la ubicación documental.

I. Organización Documental

C. Descripción de la información Mediante elaboración de “instrumentos

descriptivos” (inventarios, catálogos, BD, etc.).

II. Implementación del Archivo

A. Diagnóstico Identifica áreas y series documentales. Revisar la legislación interna existente. Cantidad de documentos en ml o m3.

II. Implementación del Archivo

B. Normativas Normas internas:

Directivas: 03-GG-204 y 16-GG-2013. ROF-INCOR-2010. Instructivos (organización, transferencia y servicios).

Normas externas: Decreto Legislativo Nº 681 (1991). Legislación Archivística (1999). Ley del Procedimiento Administrativo Nº 27444 (2001). Ley de Transparencia y Acceso Nº 27806 (2002). Reglamento de aplicación de sanciones... (2008).

II. Implementación del Archivo

C. Planificación Define los objetivos y estudia los medios para concretarlos. Implementa planes y programa las actividades necesarias.

II. Implementación del Archivo

D. Personal

II. Implementación del Archivo

E. Ambiente

II. Implementación del Archivo

F. Acondicionamiento

III. Gestión del Sistema de Archivos

Un Sistema de Gestión de Archivos (SGA) procesa de manera integral todos los documentos e información.

Archivos Archivos gestióngestión

Archivo Archivo periféricperiféric

o o

Archivo Archivo centralcentral

Archivo Archivo históricohistórico

FLUJO DE DOCUMENTOSFLUJO DE DOCUMENTOS

INGRESO SALIDA PROCESAMIENTO

III. Gestión del Sistema de Archivos

Problemática Es la concepción asistémica de la organización y la falta de una

política institucional en gestión documental.

Consecuencias Falta de profesionales y técnicos especializados. Gestión documental obsoleta. Elevado costo administrativo. Aumento indiscriminado de documentos. Eliminación documental sin criterio técnico.

Alternativas: Transferencias documentales. Implementar un PCD. Implantar un SGD.

III. Gestión del Sistema de Archivos

A. Las transferencias documentales

Ventajas Descongestionar el archivo

secretarial. Control de documentos e

información Requisito: Toda

transferencia debe ir acompañada del “inventario”.

III. Gestión del Sistema de Archivos

B. Programa de Control de Documentos Es una herramienta de gestión archivística que

establece las series documentales, precisando el número de años que deben conservarse en cada nivel de archivo. Ejemplo:

III. Gestión del Sistema de Archivos

B. Implantar SGD Herramienta de gestión basada es un sistema

informático.

Algunas pautas a seguir:

1. Cómo quieres mejorar tus actividades.2. Realiza un estudio previo de la GD/GA. 3. Ten varias visiones sobre la solución. 4. Piensa qué necesita la organización.5. Delimita el alcance y los requisitos.

Conclusiones

Conclusiones

La gestión del archivo se debe orientar por resultados.

El Sistema de Archivos para una óptima gestión administrativa.

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““RESULTADOSRESULTADOS””

Muchas Gracias