10 CLAVES PARA SABER CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO

EMPRESARIALLa planificación de una reunión de empresa o un congreso necesitan de ciertos pasos o claves para debe de llevar a cabo un grupo de profesionales cualificados. ¿Quieres conocer las 10 claves de cómoorganizar un evento empresarial?

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Existen muchos tipos de eventos: empresarial, educativo, deportivo, entrega de premios, congresos, talleres, cursos, encuentros, graduaciones, etc. 

Pasos necesarios para organizar un evento

1. Conocer y enfocar el objetivo principal del evento

2. El sitio elegido debe de reunir las condiciones necesarias para realizar el evento.

3. Para organizar un evento con éxito es importante elegir una fecha en la que no haya otros acontecimientos del mismo sector.

4. Cuando ya tenemos el sitio y las fechas se deberá diseñar un programa y un itinerario.

5. Enviar invitaciones a los asistentes y anunciar el evento en medios de comunicación, a través de gacetillas y notas de prensa.

6. Existen muchos tipos de eventos: Desayuno de equipo, Cena de empresa, Comida de empresa, Reunión de Comité, Lanzamientos de productos, Seminarios, Family Day, Encuentros de negocios , Eventos recreativos de los integrantes de un departamento, etc. En ellos se puede ofrecer un break o una comida. Para el break necesitaremos de jarras de té y café, platos con galletas, bollos o minibocadillos. Pero si el evento es largo, se deberá de pensar en un menú general para ofrecer a todos los asistentes.

7. Si el evento dura más de un día, sería interesante hablar con algún hotel o sitios de hospedaje para llegar a un acuerdo en precios y disponibilidades.

8. Diseñar el sitio donde se realice el evento. Logos, carteles, mobiliario, tecnologías, material audiovisual y otros artículos.

9. Una de las claves para saber cómo organizar un evento empresarial es definir si el evento con pre-inscripción y en cuanto se fijará la matrícula. Identificar los medios de pago e informar a los asistentes de los pasos a seguir.

10. Durante el evento, el equipo organizador debe estar atento a todo lo que ocurre a su alrededor. La clave es saber responder con rapidez y eficacia a las necesidades de los ponentes y de todos los asistentes.

Una vez finalizado el evento, sería interesante que todo el equipo se reúna para evaluar cómo ha ido el congreso o el taller y aprender de errores y aciertos.

CÓMO ORGANIZAR UN CONGRESO O UN EVENTO DE EMPRESA DE MANERA FÁCILCrea tu evento como ya han hecho otros usuarios aquíy compártelo con tus invitados.

Cuando llega la hora de organizar un congreso o reunión de empresa se necesitan tener claros varios factores y elementos que nos faciliten la tarea. Para tener éxito en tu próximo evento sigue estos 8 pasos que a continuación te describimos:

1- Existen muchas razones por la que queramosorganizar un congreso o evento empresarial: Si pensamos hacer una reunión de intercambio entre profesionales o con el fin de realizar una difusión de conocimientos necesitaremos de diferentes elementos para cumplir con nuestros objetivos.

2- Definir qué tipo de organizaciones o profesionales irán al congreso. No es lo mismo planificar un evento para particulares, para socios o para empresas del sector. 

3- Uno de los puntos más conflictivos es encontrar una fecha para tu congreso. Consulta con las empresas más importantes que asistirán a tu evento y si existe disponibilidad de fechas en el sitio elegido para hacer el evento. Teniendo esta parte solucionada, lo demás marchará sobre ruedas.

4- Pide asesoramiento a profesionales sobre el diseño de los carteles y anuncios de publicidad del congreso. Este diseño será el que envíes a todos tus contactos y a empresas del sector con el fin de informarles e invitarles al congreso.

5- Ante la búsqueda de ideas de cómo organizar un congreso encontramos muchas y muy variadas. Pero un denominador común es planificar alguna ponencia o charla de una eminencia en el sector.

Intenta contactar con algún profesional de referencia en tu área y pregunta si estará disponible en las fechas en las que se realizará el congreso. Apóyate en el anuncio de la ponencia de este experto para dar más difusión e importancia a tu evento empresarial en medios de comunicación online y offline.

6- Si el congreso durara muchas horas, pensar en algún servicio de catering y azafatas.

7- Al organizar el congreso es importante planificar las formas de pago y las inscripciones de los participantes y asistentes.

8- Una gran idea es habilitar un streaming para que los profesionales que no han podido asistir pueden seguir por internet las ponencias o charlas más importantes.

Estos 8 pasos de cómo hacer un congreso te serán de ayuda o como plantilla para organizar futuros eventoso reuniones de empresa.

¿CÓMO DECORAR UNA BUENA FIESTA? Las mejores ideas de decoración

Ya has enviado todas las invitaciones para tu fiesta, tienes decidido qué comidas y bebidas servirás, pero te falta la decoración. Para decidir cómo decorar tu fiesta te proponemos algunas ideas que serán todo un éxito.

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Si has pensado en hacer una fiesta temática, la decoración deberá ir acorde a este tema. Elige objetos y figuras de cartulina relacionados con la fiesta. Por ejemplo, si es de piratas, busca dibujos de anclas o garfios y cuélgalos de la pared. 

La decoración de una fiesta infantil está en manos del cumpleañero.

Pregúntale cuál es su personaje de dibujos favorito, búscalo en internet e imprímelo en un folio. Este será tu base para la decoración de la fiesta.

Coloca esta imagen en los centros de mesas y en los colgantes de cartulina. Puedes comprar globos metalizados con la imagen de este personaje y ponerlos en los rincones del salón. Si buscas en varias tiendas de decoración de fiestas podrás encontrar vasos y platos con el dibujo animado favorito del agasajado.

¿Cómo preparar una fiesta en pocas horas?

A veces se nos echa el tiempo encima y nos damos cuenta que no contamos con mucho tiempo para preparar la fiesta. Una idea es elegir 2 colores (si son los elige el cumpleañero, mejor) y decora todo el salón de esos tonos. 

Las mesas las puedes decorar con papel de dos colores, uno para la parte superior y el otro para la parte que cuelga. 

La tarta de cumpleaños adórnala con estos mismos colores, jugando con diferentes formas y objetos. 

Idea de decoración original: Compra papel crep de estos dos colores elegidos. Corta tiras del mismo tamaño de unos 5 centímetros de ancho. Pon una cinta de un extremo a otro de las estanterías y muebles que se encuentren en tu salón. A continuación, coloca las tiras (intercalando los colores) colgando de esta cinta. ¡Te asombrarás el efecto y lo bonito que queda esta sencilla decoración!

Para preparar una fiesta en tu casa sólo necesitas imaginación y un poco de cariño. ¡No olvides de comprar algunos aperitivos y refrescos!

ALGUNAS IDEAS DE CÓMO HACER UN PICNIC: LUGAR, ELEMENTOS, COMIDA?Crea tu evento como ya han hecho otros usuarios aquíy compártelo con tus invitados.

El buen tiempo, las comidas refrescantes, los amigos y la familia son excusas perfectas para hacer un picnic. ¿Te has levantado con ganas de disfrutar de una mañana de picnic? ¿Buscas ideas de picnic para hacer este fin de semana? Sigue estos pasos:

1- Pensar en el lugar: la elección del sitio del picnic es fundamental. Existen muchos sitios con mesas y bancos preparados para esta actividad. Pero también podéis elegir un lugar en el campo o en la sierra donde no tengan tantas comodidades. Los dos tienen su encanto.

2- Si el sitio no tiene mesas ni sillas, pensad en llevar alguna manta y almohadones para poder disfrutar de la naturaleza. ¡No hay mejor sitio para una siesta que debajo de un árbol!

3- Más ideas para picnic: ¿Dónde llevar la comida? Si hace mucho calor, necesitaréis refrescaros. Por ello una nevera portátil con mucho hielo no puede faltar. También llevad una canasta llena de bollos, tartas y pan para acompañar vuestro almuerzo, comido o merienda. Un secreto para hacer un picnic: llevar toda la comida en tappers herméticos. De esta manera evitarás que se derrame algún líquido y evitarás que las hormigas u otros bichos quieran comerse vuestros manjares.

4- ¿Cómo hacer un picnic en familia? Reúne a tu familia y pide que todos colaboren en la elaboración de bocadillos, galletas o a lavar la fruta que llevarán. Verás que divertido es hacerlo entre todos.

5- ¡No olvidar la cámara de fotos! Porque querrás inmortalizar esta salida entre amigos y con tus hijos.

FIESTA PRIVADA PARA UNA ORGANIZACIÓN: IDEAS, DECORACIÓN, COMIDA?¿Tu empresa quiere dar una fiesta de aniversario a sus empleados? ¿Necesitas ideas para una fiesta privada de un grupo de amigos? ¿Quieres saber cómo hacer una fiesta privada para una entidad? 

Crea tu evento como ya han hecho otros usuarios aquíy compártelo con tus invitados.Te damos algunas pautas que seguir en laorganización de tu fiesta privada:

Antes de empezar a hacer una fiesta es importante definir el estilo y la temática: Si es de temática libre, solo queda informar a los invitados de que será una fiesta elegante o casual. Pero si la fiesta es temática, lo ideal es informar con antelación de que deben ir disfrazados o que tienen que llevar un objeto en particular.

Las invitaciones: deben contener fecha, lugar y hora de la fiesta. Al ser un evento privado lo ideal es que las invitaciones estén numeradas o con el nombre de la persona que asistirá. Al llegar a la fiesta deben presentar esta tarjeta para poder a entrar al club o salón.

La decoración: si es una fiesta formal, lo ideal es colocar manteles blancos y centros de mesa en tonos claros. Un detalle para una fiesta de empresa es colocar un cartel grande con el logo de la empresa junto a la fecha de aniversario. 

Más Ideas: tu fiesta privada puede contar con un catering o tu mismo crear un menú especial. Si la fiesta es para un grupo de amigos podéis alquilar un local con parrilla y realizar una barbacoa. ¡Será muy divertido!

La animación: entre las ideas para organizar una fiesta divertida se encuentran las actividades de animación. Podréis contratar a una banda de música para que toque durante la fiesta o a un animador para que de los premios durante la cena.Existen multitud de empresas especializadas en organización de fiestas privadas. Estos expertos encuentran el mejor sitio para tu evento y te aconsejan actividades y detalles que no deben olvidar para esa gran noche.