organizacion de eventos y protocolo

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA

1

VENEZUELA, 2001

NIVEL: FORMACIN BSICA

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA

2

NIVEL: FORMACIN BSICA

MODO: FORMACIN

Caracas, Abril 2001

3

Direccin General de INCE Turismo

Coronel (Ej) Glenn Sherman Brathwaite

Gerencia de Formacin Profesional de INCE Turismo

Lic. Ada Rizzo Rizzo Unidad de Tecnologa Educativa

Lic. Mara Xiomara Garca Asesora Tcnica

Lic. Encarnacin Barreto Analista Integral

T.S.U. Luca Torrealba Analista Productor de Medios

Jos Gerardo Len Plaza Transcriptora

Isabel Lpez Especialistas en Contenido

Econ. Manuel Acosta Profesor Universidad Simn Bolvar Colaboradores en la Validacin

Lic. Luis Alvarado Jefe de la Divisin de Ceremonial Ministerio de Relaciones Exteriores Direccin General de Protocolo Lic. Vctor Mendoza Director General de Protocolo Asamblea Nacional Lic. Carlos A. Gmez Gerente General Plain Art. Coordinacin Tcnica Estructural

Divisin de Recursos para el Aprendizaje Coordinacin General

Gerencia General de Formacin Profesional Gerencia de Tecnologa Educativa Primera Edicin 2.001 Copyright INCE

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

1

CONTENIDO

- Qu es INCE TURISMO? - Presentacin - Introduccin - Objetivo - UNIDAD I EVENTOS ESPECIALES - Definicin del Trmino Eventos Especiales 13 - Origen Etimolgico del Trmino Ceremonial y Protocolo 15 - Naturaleza del Ceremonial 20 - Clasificacin del Ceremonial 24 - UNIDAD II CEREMONIAL Y PROTOCOLO - Ceremonial y Protocolo 31 - Metodologa para la realizacin de Ceremonias Acadmicas 32 - Cronologa para la Coordinacin de una Ceremonia 33 - Normas de Protocolo 39 - Tratamientos 46 - Criterios Protocolares 46 - Aplicaciones referidas a las normas del protocolo 50 - Precedencia Protocolar 53 - Presidencia Protocolar 58 - Sistema de Presidencia 59


2

- UNIDAD III Funciones Protocolares

- Funciones Protocolares 63 - Importancia del Uniforme en la Actividad Protocolar 71 - Perfil Profesional del Asistente de Protocolo 76 - UNIDAD IV Tcnicas Grupales Para Eventos - Dinmica de Grupos 79 - Tcnicas Grupales 80 - Importancia del Manejo de las Tcnicas Grupales 90 - UNIDAD V Recursos Operacionales - Recursos Didcticos y Operacionales para Eventos 91 - Recursos Didcticos y Medios Audiovisuales 95 - UNIDAD VI Montajes - Montajes 97 - Distribucin y Espacio para Mesas y Sillas 101 - UNIDAD VII Organizar Eventos - Eventos Especial 121 - Diferencia de los Eventos segn la Tcnica y Procedimiento utilizado 124 - Proceso Logstico en los Eventos 128 - Fases Operativas en la Organizacin de Eventos 146 - Fase Operativa de Pre-Eventos 148


3

- Fase Operativa de Eventos 152 - Fase Operativa de Post-Eventos 154 - Tcnicas de Redaccin de Informe 155 - Bibliografa 157


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QU ES EL INCE TURISMO?

El Instituto de Capacitacin Turstica INCE TURISMO, es una Asociacin Civil sin fines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de 1976, por la Corporacin de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el Instituto Nacional de Cooperacin Educativa, INCE; para la formacin, adiestramiento y especializacin de los Recursos Humanos que requiere el pas en las reas del Turismo y la Hotelera. Dicho documento fu debidamente protocolizado e insertado en el libro de registros correspondientes el 9 de Noviembre de 1976

QU HACEMOS?

El INCE TURISMO desarrolla programas de formacin, capacitacin,

adiestramiento y especializacin a travs de un Sistema de Formacin Profesional

al servicio de la Hotelera y el Turismo en Venezuela.

NUESTRA MISIN

Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la

participacin de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar

una formacin y capacitacin continua de la fuerza laboral, complementando la

educacin recibida en el sistema formal.

Ofrecer asesoramiento tcnico a empresas e instituciones pblicas y privadas

vinculadas a la Hotelera y al Turismo.

Promover la Actividad Turstica y la incorporacin de nuestros egresados al

mercado laboral.


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7

PRESENTACIN

Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que

ha trabajado arduamente con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha

seleccionado.

El contenido se ajusta a un programa de estudio diseado segn los

requerimientos del oficio; pero desearamos que, adems, investigue en otras

fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos.

Esperamos que aproveche al mximo la oportunidad que el INCE le brinda de

convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a

las exigencias de su rea laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en su

futuro desempeo.


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9

INTRODUCCIN

En el mundo globalizado de hoy, la especializacin del trabajo y el desarrollo tecnolgico han conducido hacia la formacin de especialidades y de actividades que estn directamente relacionadas con la evolucin del conocimiento humano, de la ciencia, la tecnologa y por sobre todo de la obra intelectual y manual del hombre; dada la necesidad ilimitada de conocimiento y el creciente volumen de informacin que debe manejar, el hombre ha buscado caminos ptimos que le permitan recolectar y recibir informacin mejorando los niveles de contacto y relaciones personales. Es as como en la medicina, la educacin, la industria, el comercio, el turismo, la hospitalidad, etc., se desarrollan acontecimientos que son previamente planificados, organizados y coordinados de manera que se produzcan, en un tiempo y lugar determinados, con un mtodo para su desarrollo y control, que faciliten el intercambio tan valioso de informacin y contacto humano. Es por ello, que surge, de acuerdo con nuestra realidad mundial, continental y local un campo o rea de especializacin que se sustenta en tcnicas y tecnologas necesarias para lograr cumplir con la funcin que podramos denominar Produccin de Eventos. En el contexto literal sera ms bien la prestacin del servicio de Organizacin de Eventos Especiales dada su naturaleza, la cual es intangible y supeditada a las necesidades humanas crecientes e ilimitadas. Surge en consecuencia esta rea del conocimiento tcnico a la cual se ha dedicado poca investigacin y que se soporta en pilares de otras disciplinas como la psicologa, la oratoria, las relaciones pblicas, el ceremonial y protocolo, la etiqueta, el manejo de las tcnicas de grupos y de la alta tecnologa de medios audiovisuales. Organizar un evento requiere de un grado de especializacin y experiencia mnima que garantice el xito a futuro del acontecimiento de all su enorme valor y trascendencia para los distintos campos o reas de la produccin y de los servicios en el mundo.

El material instruccional que se presenta es el resultado de un proceso de actualizacin llevado a cabo con expertos del mercado laboral, conjuntamente con los tcnicos de la institucin; las ayudas del instructor en las tareas prcticas son fundamentales, a travs de ellas, cada participante podr utilizar las tcnicas y recursos necesarios a ser utilizados en eventos especiales.


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11

OBJETIVO

Proporcionar a los participantes los conocimientos tericos prcticos para

organizar eventos de acuerdo a las fases metodolgicas que lo determinan, las

tcnicas y mtodos que lo sustentan, siguiendo el procedimiento establecido

cumpliendo con las normas de seguridad.


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13

UNIDAD I

EVENTOS ESPECIALES

DDDEEEFFFIIINNNIIICCCIIINNN DDDEEELLL TTTEEERRRMMMIIINNNOOO EEEVVVEEENNNTTTOOOSSS EEESSSPPPEEECCCIIIAAALLLEEESSS

Se entiende por Eventos Especiales el conjunto de acontecimientos susceptibles

de ser planificados y ejecutados que se producen en distintas reas del quehacer

econmico, social, cultural o cientfico. Por tanto, eventos especiales es un trmino

genrico que agrupa eventos que pudieran tener naturalezas distintas: Poltica,

Cientfica, Religiosa, Ceremonial, Educativa, Econmica, Tecnolgica,

Recreacional, Otras.

Indistintamente del campo del conocimiento que trate y de la actividad social,

cultural o econmica que los genere se entender como Eventos especiales a ese

conjunto de propuestas que harn posible el logro de los objetivos trazados a fin

de satisfacer las crecientes e ilimitadas necesidades humanas.

IIImmmpppooorrrtttaaannnccciiiaaa dddeee lllooosss EEEvvveeennntttooosss EEEssspppeeeccciiiaaallleeesss eeennn eeelll MMMeeerrrcccaaadddooo

IIInnnttteeerrrnnnaaaccciiiooonnnaaalll yyy NNNaaaccciiiooonnnaaalll

Siguiendo la tendencia mundial de los ltimos aos, congresos, exposiciones,

ferias, simposios y otros eventos, se han convertido en una de las herramientas de

comunicacin, promocin y comercializacin ms empleadas por empresas en

nuestro pas. Los eventos pueden adoptar distintas formas y modalidades de

acuerdo con las finalidades previstas, la cantidad de participantes, el tipo de

actividades, los medios disponibles, los lugares y tiempos de realizacin y los

objetivos de comunicacin, creando nuevas opciones como, competencias

deportivas, inauguraciones, muestras, eventos culturales y presentaciones

artsticas entre otras. Resulta imprescindible integrar los eventos en un programa


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de comunicacin institucional con otras disciplinas vinculadas como relaciones

pblicas, publicidad, imagen empresarial, promocin y comercializacin. Quienes

estn en esta actividad saben que desde la concepcin hasta su ejecucin final,

nada puede quedar librado al azar o la improvisacin. Desde un desayuno de

prensa a un torneo deportivo se demanda una planificacin y conocimiento que

permita llevarlos a cabo con xito, integrando la eleccin del lugar, el programa de

actividades, la participacin de los expositores, los necesarios servicios de apoyo

(alimentacin, administracin, recepcin y seguridad), los soportes audiovisuales,

la documentacin, las prestaciones adicionales y difusin entre otras acciones.

Son sin duda ms complejos los eventos internacionales; la mayora de ellos

requiere un staff (equipo) permanente para su planificacin, gestin y una

programacin cuidadosa en la que se suman equipos especficamente

capacitados para esta nueva disciplina.

Todo tipo de empresa, grande o pequea, debe de manera permanente realizar

algn tipo de evento para sus comunicaciones institucionales, por lo que debe

recurrir a profesionales especializados en la materia. Las mismas empresas como

las organizaciones gubernamentales, no gubernamentales, polticas y sociales,

han comenzado a incorporar estos especialistas en su nmina de personal, para

desarrollar una poltica organizacional respecto a esta actividad.

Asimismo crece el nmero de empresas a nivel mundial e internacional que

ofrecen el servicio de organizacin de eventos, como otro tipo de firmas

comerciales relacionadas con el cathering o el alquiler de accesorios o salones,

suman a su oferta la planificacin e implementacin del evento en s mismo.

Es un nuevo campo muy globalizado de actividades profesionales y en plena

expansin que ofrece infinidad de posibilidades para quienes adquieran una slida

formacin y puedan desplegar su creatividad en la realizacin de eventos


15

realmente imaginativos, de alcance internacional, continental, regional, nacional o

local.

EEElll OOOrrriiigggeeennn EEEtttiiimmmooolllgggiiicccooo dddeeelll TTTeeerrrmmmiiinnnooo CCCeeerrreeemmmooonnniiiaaalll yyy PPPrrroootttooocccooolllooo

Existe ms de una definicin acerca de qu es el ceremonial y protocolo. Para

algunos el protocolo es el cdigo de la cortesa internacional, para otros, en el

plano informal y cotidiano, son las normas de buena educacin que rigen la

convivencia humana de la sociedad y al igual que el ceremonial, son reflejo de la

cultura y desarrollo de los pueblos.

Adolfo de Urquiza, lo define, en su tratado sobre el ceremonial pblico, como "el

conjunto de frmulas en que se exterioriza la vida de relacin de los Estados", lo

establece como premisa que se fundamenta en el "principio jurdico de la igualdad

natural de los Estados, axioma del Derecho Internacional contemporneo."

Rubens de Melo, seala que protocolo y ceremonial son expresiones sinnimas y

su "finalidad principal no es slo organizar los actos pblicos, como ceremonias

oficiales, recepciones o banquetes, sino establecer normas para evitar el viejo y

siempre permanente problema de las precedencias.

Existe la tendencia a confundir los conceptos de Ceremonial y Protocolo y que

muchas veces se hable de ellos como si fueran sinnimos. Ello es un error. En

efecto, aunque ambos se encuentran estrechamente ligados entre s, no son

trminos equivalentes sino complementarios.


16

PROTOCOLO

El Protocolo es un sistema o una institucin que ordena las reglas del Ceremonial

y controla su ejecucin. Es por lo tanto un rgano ejecutor del Ceremonial.

Contemplado en forma ms amplia, se podra definir el Protocolo como el conjunto

de normas o reglas impuestas por la costumbre, destinadas a reglamentar los

actos sociales.

A diferencia del Ceremonial, el Protocolo es aplicable a los actos sociales de todos

los hombres y mujeres, instituciones o sociedades y no solamente a aquellos

referentes a las autoridades de diferentes pases.

Existe tambin una definicin prctica que incide en el fondo mismo de las

relaciones entre los individuos. Esta definicin prctica indica que "el Protocolo es

un elemento de orden, creado para evitar y resolver las divergencias que surgen

constantemente del encuentro entre las vanidades humanas". Por tanto, es un

importante elemento de ayuda, en vez de ser un elemento de complicacin y

molestias, como generalmente se le considera. Precisamente cuando puede haber

o presentarse un problema, los conocimientos elementales de Protocolo acuden

en ayuda y posibilitan una solucin satisfactoria para todos.

Resulta muy lamentable que personas, instituciones o empresas pretendan hacer

o retribuir una invitacin a una o ms personas y por desconocimiento de un

mnimo de reglas protocolares, el invitado finalmente quede molesto o resentido

con los anfitriones, an cuando no lo manifieste.

Finalmente, cabe recordar que el Diccionario de la Real Academia Espaola

distingue entre protocolo y ceremonial lo siguiente:


17

Entre otras acepciones, define el protocolo como "regla ceremonial diplomtica o

palatina establecida por decreto o por costumbre".

En cuanto al ceremonial, palabra de origen latino (ceremonilis) indica tres

acepciones:

Perteneciente o relativo al uso de las ceremonias;

Serie o conjunto de formalidades para cualquier acto pblico o solemne;

Libro, cartel o tabla en que estn escritas las ceremonias que se deben

observar en ciertos actos pblicos.

Antes de continuar definiendo que es el Ceremonial, es menester saber primero

que se entiende por "ceremonia". Para ello, el Diccionario de la Lengua Espaola

establece:

Ceremonia:" (Del lat. ceremonia) f. Accin o acto exterior arreglado, por ley,

estatuto o costumbre, para dar culto a las cosas divinas, o reverencia y honor a las

profanas// de ceremonia. loc. adv. con que se denota que se hace una cosa con

todo el aparato y solemnidad que le corresponde//2. por ceremonia.//guardar

ceremonia. fr. observar compostura exterior y las formalidades acostumbradas..."

CEREMONIAL

En cuanto a Ceremonial, la definicin ms conocida es aquella que dice que el

Ceremonial es el conjunto de reglas y prcticas que se observan en las relaciones

entre los Jefes de Estado o entre stos y quienes los representan directamente.

Sin embargo, esta definicin, a pesar de referirse al aspecto ms significativo del

Ceremonial, es excluyente ya que parece alcanzar solamente a los Jefes de

Estado o a sus representantes directos. De all que algunos entendidos se vieran


18

en la necesidad de ampliar dicha definicin, sealando que "Ceremonial es el

conjunto de solemnidades, usos y costumbres que deben observarse tanto en la

actividad oficial de los Estados como en sus manifestaciones de relacin con otros

Estados".

Es el trmino Ceremonial siempre estar bien empleado para referirse a las

relaciones o actividades, tanto entre Estados como entre organizaciones y

particulares, o bien entre cualquiera de stos con los dems.

Prueba de lo anterior es que existe un Ceremonial de Estado, que atiende

fundamentalmente a todo lo relacionado con los Jefes de Estado; un Ceremonial

Diplomtico, que comprende lo relativo a los Agentes Diplomticos y a sus

Misiones; un Ceremonial de Cancillera, que se refiere a la redaccin de los

documentos diplomticos oficiales de cualquier naturaleza, como Cartas

Credenciales, Notas Diplomticas, etc.; un Ceremonial religioso o relativo a la

liturgia; un Ceremonial de carcter institucional tanto en organizaciones pblicas

como privadas; y, finalmente, porque no decirlo, uno civil, de hecho, en el marco

de las relaciones de amistad y de la familia.

En cuanto al trmino Protocolo, es definido como el conjunto de normas y reglas

del ceremonial (pblico, militar, litrgico o diplomtico) establecidas por decreto o

por costumbre, el cual determina el orden de precedencia, tratamiento y

equivalencia entre personalidades de diferentes jerarquas, rangos o categoras.

Algunas definiciones adicionales son:

Serie de escrituras ordenada, matrices y otros documentos que un notario o

escribano autoriza y custodia.

Acta relativa a un acuerdo, conferencia o congreso diplomtico.

Regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o costumbre.


19

Conjunto de normas y reglas del Ceremonial (Pblico, Militar o Litrgico)

establecidas por decreto o costumbre, las cuales determinan:

Orden de precedencia

Tratamientos

Equivalencias entre personalidades de diferentes jerarqua

Es el arte o la tcnica de la construccin de las ceremonias

Es la actividad humana que dispone, crea o modifica las formas en las cuales

debe llevarse a cabo la accin del Estado.

Es un medio, nunca un fin.

Protocolo es el conjunto de normas (estrictas y poco flexibles) establecidas para

ceremonias y formalidades de carcter oficial, diplomtica, militar, institucional o

social, que es necesario cumplir para obtener los objetivos propuestos y entablar

una relacin de amistad y respeto entre las partes. (Elvira Contreras, Etiqueta y

Protocolo , 1998).

Segn la Real Academia Espaola, el Protocolo proviene del Latn: Protocollum y

del griego Protokollao con el significado de primera hoja encolada o pegada. Le

da tres acepciones:

Ordenada serie de escrituras, matrices y otros documentos que un notario o

escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades.

Acta o cuaderno de actas, relativas a un acuerdo, conferencia o congreso

diplomtico.

Por extensin regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o

costumbre.


20

NNNAAATTTUUURRRAAALLLEEEZZZAAA DDDEEELLL CCCEEERRREEEMMMOOONNNIIIAAALLL

Proviene evidentemente de "ceremonia", cuya procedencia latina significa la forma

exterior y regular de un culto. Su origen es religioso y mstico. El trmino

ceremonial encuadra en un ambiente bien delimitado y de plena actualidad.

Al analizar el origen de la diplomacia surgen ineludiblemente, como parte integral

de ella, las reglas del ceremonial y protocolo. Las formalidades del ceremonial

pblico y del protocolo, son consubstanciales a la evolucin y principios de la

diplomacia, resultando ser, finalmente, un valioso e indispensable elemento

demostrativo en nuestros das de uno de los ms preciados principios bsicos del

Derecho, Internacional, moderno, tal es: La igualdad jurdica de los Estados.

El principio jurdico de la igualdad de los Estados, axioma del derecho

internacional contemporneo, es la slida base sobre la que se asienta el

Ceremonial Pblico, nombre con el que se designa al conjunto de frmula en que

se exterioriza la relacin de los Estados. Una de las caractersticas del ceremonial

es crear un cuadro y una atmsfera en la cual se estrechan las relaciones entre

los Estados y los hombres que la representan, de una manera armnica y racional.

En el Congreso de Viena, de 1815, con el propsito de evitar las sucesivas

disputas que se presentaban en relacin a la precedencia, se puso fin a las

diferencias de rango entre los Estados y se establecieron distintas categoras

diplomticas.

Posteriormente, en un sentido ms preciso y de carcter universal, las categoras

o jerarquas de los Agentes Diplomticos fueron definidas en la Convencin de

Viena sobre Relaciones Diplomticas. Estas forman parte de la Carta de Naciones

Unidas, siendo adoptadas de hecho y de derecho, tanto en el mbito bilateral

como multilateral del Concierto Internacional.


21

Como bien dice un distinguido Embajador del Servicio Exterior de Chile, profesor

de la Academia Diplomtica de Chile Andrs Bello, Don Mario Silva Concha, en un

artculo titulado "La Diplomacia y el Protocolo", publicado en la Revista Diplomacia

de dicha Academia, referente al ms delicado problema del protocolo, cual es el

de la precedencia, la mxima enseanza tica de todos los tiempos, ms all de la

actividad protocolar realizada en los palacios reales o en el de las Repblicas, se

encuentra en la Biblia.

En efecto, en el Evangelio segn San Lucas, se ubica el siguiente versculo. Dice

el Seor Jess: "Cuando seas invitado por alguno a bodas, no te sientes en el

primer puesto, no sea que otro ms distinguido que t este convidado por l,

y viniendo el que convido a ti y a l te diga: Cede a ste tu puesto y entonces

con vergenza, vayas a ocupar el ltimo lugar. Cuando seas invitado, ve y

sintate en el postrer lugar, para que cuando venga el que te invit, te diga:

Amigo, sube ms arriba. Entonces tendrs gran honor en presencia de todos

los comensales, porque el que se enaltece, ser humillado y el que se

humilla ser enaltecido". (Lucas 14, 7-11)

Este mensaje de humildad habido slo aceptado por quienes han llegado a la

excelsitud de la santidad, junto a algunos que teniendo odos han odo y lo

practican sin ostentacin alguna ni doble intencin. En el caso de la precedencia

protocolar de los Agentes Diplomticos y de las autoridades nacionales, sta

enseanza tiene doble validez por cuanto el lugar que han de ocupar no es por

mera simpata personal del anfitrin sino por la dignidad de la investidura de cada

cual ms all de la persona.


22

TTTeeerrrmmmiiinnnooolllooogggaaa UUUtttiiillliiizzzaaadddaaa eeennn eeelll CCCeeerrreeemmmooonnniiiaaalll yyy PPPrrroootttooocccooolllooo

- Urbanidad (Guevara Marisela): conjunto de pautas que aunque no escritas en

ninguna legislacin, regulan tcitamente las relaciones humanas. (Guevara,

1998).

- Urbanidad (Larousse): Cortesa, buenos modales, buena educacin.

- Urbanidad(Manuel Antonio Carreo): Conjunto de reglas que tenemos que

observar para comunicar dignidad, decoro y elegancia a nuestras acciones y

palabras, y para manifestar a los dems la benevolencia, atencin y respeto

que les son debidos. Es una emanacin de los deberes morales.

- Educacin (Larousse): Accin y efecto de educar. Instruccin, enseanza:

educacin primaria.//Conocimiento de las normas de cortesa: tener educacin.

- Educacin (Manuel Acosta): A los fines del ceremonial y protocolo se entiende

como el grado de conocimientos y aprendizajes que ha logrado desarrollar un

individuo y que le permite diferenciarse de manera determinante en los grupos

permitindole destacarse en cuanto al manejo de normas de cortesa, buenas

costumbres y atencin publica.

- Arte (Larousse): Virtud, poder, eficacia y habilidad para hacer bien una cosa:

trabajar con arte.//Conjunto de reglas de una profesin.// Obra humana que

expresa simblicamente, mediante diferentes materias, un aspecto de la

realidad entendida estticamente.// Conjunto de obras artsticas de un pas o

de una poca.


23

- Manera (Larousse): Modo particular de ser o de hacer algo.// Porte y modales

de una persona.

- Manera (Manuel A. Carreo): expresa que a travs de un atento estudio de las

reglas de la urbanidad y por el contacto con las personas cultas y bien

educadas, se llega a adquirir lo que especialmente se llama buenas maneras o

buenos modales, lo cual no es otra cosa que la decencia, moderacin y

oportunidad en nuestras acciones y palabras y aquella delicadeza y gallarda

que aparecen en todos nuestros movimientos exteriores, revelando la suavidad

de las costumbres y la cultura del entendimiento.

- Cortesa (Camille Le Carre): La demostracin de nuestra consideracin hacia

los dems.

- Cortesa (Louise de Vilmorin): Es el deseo de no ofender a nadie, de ser

agradable de forma natural. Las malas maneras son un atentado contra la

propia dignidad. Existen ciertas reglas de comportamiento en la vida y

seguirlas hace ms grata la convivencia.

- Cortesa (Manuel Acosta): consiste en la manera en que un individuo utiliza

todas las normas de tipo social que permiten agradar a otra logrando con ello

crear un clima de confianza, seguridad y por sobre todo de comunicacin.

- Normas sociales (Manuel Acosta): Son el conjunto de normas y reglas

establecidas por costumbres fundamentalmente que garantizan con su

aplicacin y observancia un buen comportamiento pblico.

- Etiqueta (Manuel A. Carreo): Es una parte esencial de la urbanidad, dse este

nombre al ceremonial de los usos, estilos y costumbres que se observan en las


24

reuniones de carcter elevado y serio y en aquellos actos cuya solemnidad

excluye absolutamente todos los grados de la familiaridad y la confianza.

- Etiqueta (Elvira Contreras): Abarca un conjunto de normas para hacer las

cosas correctamente y de manera fcil; es la expresin formal de los buenos

modales que son imprescindibles para que todos podamos vivir en sociedad.

CCClllaaasssiiifffiiicccaaaccciiinnn dddeeelll CCCeeerrreeemmmooonnniiiaaalll

Por una parte prevalece la tendencia caracterizar el ceremonial como expresin

de una mentalidad formal ms o menos superada o como algo que ocurre ms

por necesidad que por conviccin, habiendo la posibilidad de utilizarla al servicio

del Estado y de la Sociedad. El ceremonial expresa la necesidad de contacto y

relaciones de la vida presente (ceremonias, comidas, correspondencias,

recepciones, etc.) ya sean en formas tradicionales, caractersticas de tiempos

pasados o en forma todava vlida que se refiere a ambientes y circunstancias

particulares, tales como las visitas de los Jefes de Estado, la presentacin de

credenciales por parte de los representantes diplomticos y el desenvolvimiento

de todos los actos solemnes de importancia pblica que se refiere a las relaciones

entre los estados. En dichas ocasiones el Ceremonial asume aspectos

particulares fijados como protocolo apropiado y se desenvuelven bajo la direccin

de funcionarios adecuados.

El ceremonial deja as, bajo ciertos aspectos, un ambiente y esquemas reservados

y se pone al servicio de la relaciones pblicas a las cuales provee de un material

precioso de modelo y de enseanzas.

El Ceremonial en Venezuela se clasifica, segn la naturaleza de su constitucin,

que est representada en los poderes pblicos, de la siguiente manera:


25

Ceremonial Pblico

Ceremonial Militar

Ceremonial Litrgico

Ceremonial Civil

A su vez el Ceremonial Pblico se clasifica en:

a .- El ceremonial extranjero o poltico

b.- El ceremonial diplomtico o de embajada

c.- El ceremonial de Cancillera y Protocolo

CCCEEERRREEEMMMOOONNNIIIAAALLL PPPBBBLLLIIICCCOOO OOO DDDEEE EEESSSTTTAAADDDOOO

Es aquel que representa un conjunto de frmulas en que se exterioriza la vida de

relacin de los estados, es decir, las relaciones entre los estados y los hombres

que lo representan. Es la expresin de una mentalidad normal.

CCCeeerrreeemmmooonnniiiaaalll EEExxxtttrrraaannnjjjeeerrrooo ooo PPPooolllttt iiicccooo

Comprende todos los actos, celebraciones o instrumentos que se refieren a: Jefes

de Estado, Papa, Monarcas, cualquier cabeza visible de un pas.

Cortesa que se tributa a comunicaciones oficiales con motivo de advenimiento al

trono, elecciones presidenciales, exaltaciones al poder, nombramientos

diplomticos, etc.

CCCeeerrreeemmmooonnniiiaaalll DDDiiippplllooommmttt iiicccooo ooo dddeee EEEmmmbbbaaajjjaaadddaaa

Comprende todo lo relacionado a Poltica Exterior, Ceremonial de Embajadas.

Regula cunto atae a los honores y prerrogativas que le corresponden a los


26

Agentes Diplomticos en el ejercicio de sus funciones. Se considera la calidad y el

rango del Agente.

CCCeeerrreeemmmooonnniiiaaalll dddeee CCCaaannnccciii lll llleeerrraaa

Se refiere a todo lo vinculado con la poltica interior, regula las formalidades a

observar en relacin a notas, oficios, tratados y dems documentos oficiales

diplomticos. Es considerado como parte del Ceremonial Diplomtico. Adems

seala:

Los ttulos y calificativos correspondientes a los estados, a sus jefes y a sus

representantes.

La medida de los honores y el rango a que tienen derecho los diferentes

funcionarios pblicos.

Las frmulas de cortesa consagradas internacionalmente para un uso recproco.

CCCEEERRREEEMMMOOONNNIIIAAALLL MMMIIILLLIIITTTAAARRR

Comprende lo relacionado al conjunto de frmulas en que se exterioriza la vida de

relacin de las Fuerzas Armadas. Las relaciones entre las diferentes fuerzas

(Ejrcito, Armada, Aviacin, Guardia Nacional), instituciones y hombres. Regula el

conjunto de formalidades rigurosas de estricto cumplimiento militar.

El artculo 55 de la Ley Orgnica de las Fuerzas Armadas nacionales y el artculo

27 ordinal 14, regulan la aplicacin de Ceremonial y Protocolo Militar. El

Reglamento de Ceremonial y Protocolo Militar tiene por objeto establecer las

normas y procedimientos que las Fuerzas Armadas nacionales, en general, y sus

miembros, en particular, deben cumplir en las ceremonias militares, actos oficiales

y sociales.


27

El Ceremonial Militar se define como:

El conjunto de normas y procedimientos que se destinan a solemnizar los actos

del servicio, los de significacin histrica, aquellos de carcter oficial en lo que

tomen parte las F.F.A.A.N.N, demostrando su moral, disciplina y educacin. Esto

determina el orden de la autoridades militares.

CCCEEERRREEEMMMOOONNNIIIAAALLL RRREEELLLIIIGGGIIIOOOSSSOOO OOO LLLIIITTTRRRGGGIIICCCOOO

Tiene por objeto dar exacto cumplimiento a las reglas y procedimientos generales

que deben observarse en el desarrollo de actos y oficios religiosos de cualquier

naturaleza.

CCCEEERRREEEMMMOOONNNIIIAAALLL CCCIIIVVVIIILLL OOO PPPRRRIIIVVVAAADDDOOO

Es el conjunto de formalidades que exteriorizan la vida de relacin de los entes

privados en el contorno en donde se ubican, rigindose por normas y procesos de

observancia general.

IIImmmpppooorrrtttaaannnccciiiaaa dddeee lllaaa EEEtttiiiqqquuueeetttaaa eeennn eeelll CCCeeerrreeemmmooonnniiiaaalll

La Etiqueta, representa el ceremonial de los estilos, usos y costumbre que deben

observarse en todos los actos y ceremonias pblicas y solemnes, as como en las

manifestaciones externas de la vida social. Es la reglamentacin de ciertas

normas del ceremonial extranjero o poltico, con el que suele confundir y en el que

est implcitamente comprendida. Hoy por hoy, el concepto de sta ha variado

radicalmente hasta el punto de que en las propias monarquas tiende a aligerar la

aplicacin de sus prcticas, en consonancia con el espritu de la poca en que

vivimos.


28

En las organizaciones democrticas, la etiqueta desempea un papel secundario.

Aunque existen y se reconocen algunas reglas universales, la etiqueta vara

segn las tradiciones y los uso del los Estados, pues es privativo de stos,

establecer pragmtica que rigen las normas de un ceremonial. La Etiqueta regula

la conducta personal de los individuos, es decir todas aquellas cosas que nadie

puede hacer por otro. La fuente generadora de las normas de etiqueta la

constituyen los sentimientos, tradiciones y costumbres de los pueblos, que son

especificados en tratados, manuales, etc.

La Etiqueta implica:

- Normas de comportamiento derivadas de la experiencia y el sentido comn.

- Un entorno o contexto apropiado: Fsico, rea en que se desenvuelve el

individuo y donde hay que considerar una distribucin adecuada. Cultural,

donde la cortesa es el comn denominador para las buenas relaciones, pero

sus formas de expresin varan de un lugar a otro. Entorno de las relaciones: el

buen trato entre las personas se rige por ciertas reglas basadas en el respeto

mutuo y el conocimiento de los derechos de cada quien.

- Actitud interior de querer hacer las cosas bien.

Muchos autores sealan que el trmino Protocolo Social, no es ms que una

analoga que se formula para identificar el conjunto de normas que rigen el

comportamiento de los individuos en actos de naturaleza civil, donde el estatus

social, la educacin y las buenas maneras son las variables que delimitan y

califican el acto o evento al cual se asiste. Pudiera entenderse segn la

interpretacin hecha por algunos autores, donde destaca la Dra. Isabelita

Gonzlez, que el Protocolo Social se refiere a las normas de comportamiento que

rigen las relaciones entre los individuos en todo acto cuya naturaleza sea social,

excluyendo otros escenarios militares, presidenciales o diplomticos.


29

DDDIIIFFFEEERRREEENNNCCCIIIAAACCCIIIOOONNN EEENNNTTTRRREEE CCCEEERRREEEMMMOOONNNIIIAAALLL,,, PPPRRROOOTTTOOOCCCOOOLLLOOO YYY EEETTTIIIQQQUUUEEETTTAAA

Ceremonial Protocolo Etiqueta

- Conjunto de

formalidades que se

aplican durante el

desarrollo de todo acto

pblico y privado,

regidas por normas de

estricto cumplimiento.

- Reglas que determinan

el modus operandi de

actos solemnes que

hayan sido

previamente normados

por la respectiva

autoridad civil,

eclesistica, militar o

diplomtica.

- Conjunto de normas

establecidas para las

ceremonias y

formalidades de

carcter oficial o

social, de estricto

cumplimiento.

- Establece los criterios

de trato y precedencia

de una persona o

institucin con relacin

a sus similares

- Todo acto protocolario

incluye la etiqueta

- Varan segn las

circunstancias de cada

pas: cultura, religin,

etc.

- Slo se aplica en

ciertos momentos

- Conjunto de normas

para hacer las cosas

correctamente y de

manera fcil, expresin

formal de los buenos

modales.

- Regula la conducta

personal de los

individuos

- No siempre

comprende las reglas

protocolarias

- Tienen un carcter

ms universal

- Est presente en todos

los actos de la vida


30


31

UNIDAD II

CEREMONIAL Y PROTOCOLO

Todo acto o ceremonia sigue un procedimiento o formalidad el cual debe

cumplirse estrictamente. De all la naturaleza rgida del ceremonial, sujeto a

procedimiento que garantizan el desarrollo y cumplimiento de las mnimas normas

de protocolo y etiqueta.

En un acto o ceremonia participan distintos profesionales los cuales atienden

actividades acordes con el nivel y responsabilidad que le es asignada. Desde la

funcin de planificacin hasta el desarrollo de tareas de naturaleza operativa son

desarrolladas a los fines de garantizar el cumplimiento estricto de los actos y

ceremonias. El diseo de una ceremonia no es tarea de cualquier persona, sino

de un profesional con experticia y con dominio tcnico del rea. No obstante, cabe

resaltar que de lo que se trata en este apartado no es crear una ceremonia, sino

montar o ensamblar un acto o ceremonia que existe y que es aceptada por el ente

y los actores que en ella participan, es decir, de lo que se trata es de

operacionalizar un acto formal o ceremonial protocolar.

La importancia de este tema radica en que para ejecutar cualquier ceremonia o

acto formal el xito se garantiza siempre y cuando el profesional de protocolo

maneje a plenitud las formalidades, normas y el procedimiento que ha de seguirse

para lograr la majestuosidad e imagen que perdurar en el asistente, de lo

contrario la ceremonia ser recordada por su mala organizacin y falta de

elegancia.


32

A los fines de abordar cualquier acto o ceremonia pblica o privada, militar o

religiosa debe tomarse en cuenta la metodologa que a continuacin se seala

(ver cuadro en la pgina 39):

MMMeeetttooodddooolllooogggaaa pppaaarrraaa lllaaa RRReeeaaallliiizzzaaaccciiinnn dddeee CCCeeerrreeemmmooonnniiiaaasss AAAcccaaadddmmmiiicccaaasss

Llevar a cabo una ceremonia acadmica implica la consideracin de las siguientes

variables:

FUENTE ORIGINARIA

Toda ceremonia tiene una fuente originaria por la cual existe y es aceptada en un

contexto geogrfico y cultural determinado. Es as como toda ceremonia tiene una

explicacin y se rige por un conjunto de normas y con un procedimiento que es de

necesario conocimiento por parte del que ensambla y operacionaliza la ceremonia.

Esta fuente generalmente lo constituye una ley, decreto, resolucin o los

antecedentes y costumbres que rigen la actuacin de una determinada ceremonia.

DESCRIPCIN

Consiste en presentar la caracterizacin de la ceremonia. Para ello se toma en

cuenta el objeto, los aspectos ms relevantes y su importancia.

MBITO / ALCANCE

Se refiere a la penetracin y cobertura que tiene la ceremonia, es decir, si tiene

alcance local, regional, nacional o internacional.


33

ORGANISMOS INVOLUCRADOS

Se refiere a detallar todos aquellos organismos pblicos y privados que debern

estar presentes y a los cuales deber envirsele invitacin institucional.

CCCrrrooonnnooolllooogggaaa pppaaarrraaa lllaaa CCCoooooorrrdddiiinnnaaaccciiinnn dddeee uuunnnaaa CCCeeerrreeemmmooonnniiiaaa

Se refiere al desarrollo y control del proceso administrativo que debe iniciarse

desde el momento en que se decide realizar un acto o ceremonia determinada.

Ello implica:

PROCESO ADMINISTRATIVO

Trata de los procesos de informacin, promocin, logstica y de relaciones

pblicas involucrados en el montaje de una ceremonia. El ms importante de ellos

es el flujo de informacin el cual tiene por objeto informar y suministrar las

instrucciones adecuadas a los fines de contar con los servicios y apoyo logstico

necesarios para garantizar el xito en el desarrollo de la ceremonia.

DOCUMENTOS A EMITIR

Se refiere a toda comunicacin, invitacin, instrumento tcnico (vocativo, tarjetas

de identificacin, etc) y guin protocolar que debe producirse para el buen

desenvolvimiento del acto. Todos estos documentos formarn posteriormente un

expediente que registrar y documentar para el futuro el evento o ceremonia

tratado.


34

PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO EL CEREMONIAL

Se refiere al conjunto de formalidades y pasos que debern cumplirse

cronolgicamente segn lo establece la ley o la costumbre.

-

- Normas de protocolo

Trata del conjunto de reglas de ceremonial que regirn y que debern respetarse

para lograr con ello la solemnidad y elegancia del acto o ceremonia.

Instrumentos a utilizar

Se refiere a los instrumentos siguientes

Guin protocolar del acto o ceremonia

Tarjetas de identificacin de la sala

Vocativos

Decretos, resoluciones, providencias, etc.

Lista protocolar

Tarjetas de invitacin

Croquis o planos del lugar

Lista de personal de ceremonial y protocolo

- Orientacin logstica

Trata de las actividades de logstica (transporte, mobiliario, podium, sonido,

refrigerios, pancartas, etc) planificadas, con detalles de los responsables que

debern seguirse a los fines de garantizar el xito del evento.


35

- Etiqueta

Se refiere a las pautas en el vestir que regirn el acto o ceremonia

tradicionalmente segn el evento del que se trate, se utiliza el siguiente vestuario.

TIPO DE TRAJE HOMBRE MUJER

Chaqu o Jaquette Chaqueta negra con

faldn largo

Pantaln sin vuelta, gris

oscuro, a rayas muy finas.

Camisa blanca con cuello

almidonado.

Corbata de seda gris, de

nudo corriente o plastrn.

Zapatos negros, lisos,

ligeramente en punta, con

cordones

Calcetines de seda negra,

hasta la pantorrilla.

El sombrero y el guante,

de rigor en algunos

lugares dejaron de

llevarse en climas clidos.

Para el da: traje corto de

dos piezas ,

preferiblemente con

mangas. Para la noche: si

as se exige, vestido largo

elegante.

Frac Chaqueta negra, corta

adelante, con faldn largo

y estrecho atrs.

Pantaln negro, con dos

hileras de galn negro por

Traje largo


36

la parte posterior de las

perneras.

Camisa blanca con

pechera de piqu,

almidonada, con duro

cuello de pajarita.

Corbata de lazo, blanca

(pajarita)

Chaleco de piqu blanco,

con botones de ncar.

Zapatos. Estrictamente

deben ser de cuero

cortesano, aunque

tambin se pueden usar

de charol o piel (con

cordones)

Calcetines negros, de

seda hasta la pantorrilla.

Admite el uso de

condecoraciones, pero

slo cuando la invitacin

lo especifique.

Esmoquin o Smoking Chaqueta negra, sin

faldones, sencilla o

cruzada y con solapas de

seda.

Pantaln a juego, con un

galn negro por la parte

exterior.

Traje de cctel, corto o

largo.


37

Camisa blanca con

pechera de piqu, lisa o

plisada.

Corbata de lazo negro, de

seda o corbatn negro y

cuero duro de pajarita

Chaleco si se utiliza suele

ser negro. Las alternativas

al chaleco es una banda

negra de seda (nunca se

usan juntos).

Zapatos negros lisos

Calcetines negros, de

seda hasta la pantorrilla.

No admite el uso de

condecoraciones. Slo un

botn en el ojal.

En ocasiones menos

protocolarias se usa un

traje oscuro, casual o

deportivo segn las

circunstancias.

Trajes de calle, claros en

la maana y oscuros en la

tarde, noche.

Trajes a dos piezas.

Uniformes de gala Fuerza Armada de Venezuela

Todas las ceremonias deben recibir un tratamiento tcnico como el anterior de

manera de cubrir todos los aspectos que garantizan la buena realizacin de las

mismas.


38

METODOLOGIA PARA EL DISEO DE

UNA CEREMONIA ACADEMICA

ANALISIS DELA

CEREMONIA

CRONOLOGIAPARA LA

COORDINACION

CEREMONIAL A

REGIR

FUENTEORIGINARIA

DESCRIPCION

AMBITO/ALCANCE

ORGANISMOSINVOLUCRADOS

PROCESO

ADMINISTRATIVO

DOCUMENTOS A

EMITIR

PROCEDIMIENTO

NORMASPROTOCOLARES

INSTRUMENTOSPROTOCOLARES

ORIENTACIONLOGISTICA

ETIQUETA

Elaborado por Manuel Acosta. 1999.


39

Normas de Protocolo

Constituyen el conjunto de reglas palatinas o de ceremonial que rigen el

comportamiento de los individuos en todo acto formal y solemne que es el

resultado de la costumbre, los usos y las leyes de un determinado lugar. Las

normas de protocolo se ven afectadas por la tipologa existente del ceremonial.

Las principales normas a considerar son las siguientes:

CEREMONIAL PBLICO

El lugar de honor es la derecha

La persona de mayor rango se coloca de pi o sentada a la derecha de la de

mayor jerarqua.

El puesto central de cualquier reunin y/o evento debe ser ocupado por la mxima

autoridad que asista al mismo (Persona de mayor nivel jerrquico).

El orden de ubicacin es alternativo a partir del centro.

Cuando son dos las autoridades que concurren al acto, aquella de mayor jerarqua

ocupar la derecha.

Si son tres personas

Si son cuatro

1. 2

.

2

.

1. 3

.

3 1. 2

.

4

.


40

La colocacin de personas o delegaciones en un evento deber hacerse en orden

alfabtico del pas anfitrin. La nacin anfitriona cuando no asume la presidencia

de la reunin tomara el ltimo lugar.

Las delegaciones se ubican en sentido inverso a las agujas del reloj.

El puesto central, en todos los casos, corresponde al presidente del evento,

siempre y cuando no vaya el Presidente de la Repblica o un Ministro en su

nombre, quienes ocuparan dicho puesto.

Cuando asistan damas para efectos de precedencia, la categora de ellas es igual

a la de sus esposos. Al asignarles sus puestos se buscar que stos queden

alternados con los de los caballeros. Se evitar que los esposos queden uno a

continuacin del otro.

Cuando las personas deben colocarse o marchar en columna, la de mayor

categora va a la cabeza y los dems en su correspondiente orden.

Cuando la mxima autoridad presida un acto, no debe abandonarse el lugar hasta

tanto no lo haga dicha autoridad.

La bandera de Venezuela va a la derecha y en el medio, despus el resto de

banderas.

Cuando el nmero de banderas sea impar la de Venezuela ocupar el lugar

central.

Cuando sea par, ocupar el lugar derecho de las centrales, vista desde el edificio

donde ondee, es decir, la derecha de la presidencia o la izquierda del observador.

Si se coloca la bandera en el centro del saln, tras el presidium, deber estar

flanqueada a su derecha por la del Estado y a su izquierda por la de la ciudad

anfitriona (Municipio).


41

En caso de ser solamente dos, la de Venezuela ocupa la derecha y la otra la

izquierda.

Si las banderas se colocan en el lateral derecho de la puerta de entrada de un

edificio, el puesto de honor es siempre el ms cercano a sta y ser ocupado por

la bandera de Venezuela, siguiendo el resto de aquellos pases que participan en

el evento.

Si se realiza una reunin de carcter internacional, tales como congresos,

simposios, etc., por un organismo, entidad o institucin venezolana y celebrada en

nuestro pas, se colocarn las banderas:

Por la antigedad de ingreso al mismo

Orden alfabtico del pas sede.

Cuando tras un presidium se coloquen dos peanas a derecha e izquierda, que

formen cada una un bloque de honor, la bandera de Venezuela estar flanqueada

por las otras dos.


42

De celebrarse un acto cuyas caractersticas tengan relacin con el tema de las

Comunidades Autnomas, las banderas que las representan se colocarn a

continuacin de la de Venezuela, precediendo las de fecha ms antigua.

La bandera se iza a media asta llevndola lentamente hasta el tope y luego se

baja hasta la posicin adecuada. Para arriarla se vuelve a izar rpidamente hasta

el tope y luego se baja lentamente.

Al acceder a un vehculo, quien accede en primer lugar es la autoridad de mayor

rango para ocupar el puesto de la derecha, en sentido de la marcha del vehculo.

Hacindolo a continuacin por el lado izquierdo, la autoridad de menor rango o

persona que lo acompae.

Cuando una autoridad recibe a otra de mayor rango o categora y le invita a subir

a su vehculo oficial, le ceder siempre el asiento de la derecha.

Al descender se proceder a la inversa, hacindolo en primer lugar la mayor

autoridad.

Al descender por una escalera, siendo varias autoridades con sus esposas, si no

hubiese espacio suficiente para hacerlo por parejas, lo harn primero los

caballeros y luego las damas, a las que esperarn y dejarn pasar delante, de no

hacerlo por parejas al bajar lo harn las damas primero.

CEREMONIAL DIPLOMTICO

Internacionalmente las normas que rigen el ceremonial diplomtico son las

siguientes:

Los idiomas francs e ingls se emplean en la redaccin de los tratados cuando

stos se celebran entre varios pases.

En caso de dos pases, se utiliza el idioma nacional de los signatarios.

La correspondencia diplomtica usa su propio idioma, acompaado de una

traduccin.


43

Cuando el ttulo de la persona es permanente (General, Obispo, Duque, etc.) se

antepone ste al nombre.

Cuando el ttulo fuera transitorio (Embajador, Gobernador, Diputado, etc.) el

nombre se antepone al ttulo.

La precedencia de los agregados militares venezolanos estar en funcin de su

grado. Si son Generales o Almirantes, vendrn inmediatamente detrs del

funcionario diplomtico. Si son Coroneles o Capitanes de Navo irn despus del

Ministro Consejero o Consejero de la Embajada. Si son Tenientes Coroneles,

Mayores o equivalentes, despus del primer secretario. Si son Capitanes, despus

del segundo secretario.

El Nuncio Apostlico ser siempre el Decano del Cuerpo Diplomtico acreditado

ante el gobierno de Venezuela.

La precedencia de los jefes de misin ser la establecida por el orden cronolgico

de la entrega de credenciales.

El orden de precedencia dentro de cada misin diplomtica ser establecido por el

respectivo pas.

La precedencia entre las autoridades nacionales ser establecida por la Direccin

de Ceremonial y Acervo Histrico de la Nacin del Ministerio de Relaciones

Interiores.

CEREMONIAL MILITAR

Las normas que lo rigen son:

Cumplir a cabalidad el horario programado.

Los invitados deben llegar con la mayor puntualidad.

Nadie podr retirarse antes de que lo haga la mxima autoridad presente.

Cuando deba solicitarse permiso para comenzar o terminar el acto o para dar

parte, el oficial que comanda la unidad lo har directamente ante la autoridad

mxima presente.


44

Todo oficial de la Fuerza Armada Nacional que sea destinado a un nuevo cargo,

ser dado a conocer ante el personal de la unidad que estar a su mando.

En la Marina, al embarcar en una lancha, subir en primer lugar la autoridad de

menor rango y luego la de mayor rango.

Si la embarcacin se dirige a un buque, atracar a estribor, es decir, al costado

derecho del mismo.

En las reuniones de las distintas fuerzas, a igualdad de grados y antigedad,

privar la antigedad de la fuerza.

La precedencia entre las autoridades militares ser la establecida en la lista

protocolar militar que elaborar la direccin general del Ministerio de la Defensa y

los Comandos de Fuerza.

En ceremonias militares con asistencia de representantes de los poderes pblicos,

la forma de colocacin ser:

El Presidente, en el centro.

A su derecha el Presidente del Congreso.

A su izquierda el Presidente de la CSJ.

Alternativamente el Presidente de la Cmara de Diputados, el Ministro de la

Defensa y la autoridad militar anfitriona.

Las dems autoridades militares, civiles y eclesisticas.

El cuerpo diplomtico ser ubicado en sector especial.

En las ceremonias militares donde no asisten los representantes de los poderes

pblicos, la mxima autoridad se ubicar en el lugar preferente, a su izquierda el

anfitrin, EXCEPTO, cuando lo sea el Ministro de la Defensa, en cuyo caso el

anfitrin se colocar a su derecha.

Cuando asistan damas, stas se colocarn detrs de sus respectivos esposos o

en lugar especial.

Ejemplos de Actos Y Ceremonias Militares.

Reconocimiento del Ministro de la Defensa.


45

El acto se realizar en la Capital de la Repblica en el Parque de Honor de la

Escuela Militar, o donde lo ordena el Presidente de la Repblica.

Se invitar a las Altas Autoridades Civiles y Eclesisticas de la localidad.

Ser dado a conocer por el Comandante General de la respectiva fuerza o el

inspector de la misma.

Reconocimientos de los comandantes de unidades tcticas.

El acto se realizar en la sede que ocupe la unidad.

Deber asistir todo el personal de la unidad tctica.

Ser dado a conocer por el comandante de la unidad operativa correspondiente.

Izada y arriada de la Bandera.

La guardia rinde honores, precedidos por la banda marcial, de guerra o de

corneta, formada en lnea frente al lugar donde se encuentre el asta de la bandera.

El Comandante de la guardia mandar a presentar armas, se ejecutar el Himno

Nacional o la marcha regular, segn el caso, procedindose a izar la bandera. El

personal sin armas ejecutar el saludo.

Ejemplo de Programa Militar

Honores a la Bandera

Honores a la Autoridad que preside el acto.

Partes

Lectura del Decreto o Resolucin que notifica el nombramiento

Presentacin por la autoridad superior y reconocimiento por parte de los

subalternos. Durante este acto las tropas permanecern con las armas al hombro.

Revista de la Unidad por la Autoridad que da a conocer, a quien acompaarn los

Comandantes entrante y saliente.

Firma del acta.

Asociaciones.


46

Desfile de las Unidades presentes ante la autoridad que preside.

Honores a la autoridad que preside.

Honores a la Bandera.

Tratamientos

Ttulo de cortesa con que se dirige una persona a otra en razn del cargo que

ocupa o de la consideracin recibida que ostenta.

Los tratamientos de las autoridades son de carcter honorfico, ya que se pierden

al cesar en sus cargos; algunos ejemplos se especifican a continuacin.

EXCELENTISIMO

EMBAJADORES

EMINENCIA CARDENALES

VUESTRA MAJESTAD REYES

ALTEZA REAL PRINCIPES

MAGNIFICO RECTORES

ILUSTRISIMO ALCALDE

CIUDADANO APLICACION COMUN

Criterios Protocolares

Los criterios protocolares conforman un conjunto de elementos que rigen un

determinado evento; a saber:


47

ORDEN ALFABTICO

Consiste en el ordenamiento de los invitados a una ceremonia con rango,

categora o jerarqua determinada segn el alfabeto (ingls o espaol). Esta norma

se estableci como medio de evitar los conflictos de precedencia tanto en actos

protocolares como en la firma de actas, tratados o convenios.

EL AZAR

En el ordenamiento de autoridades con la misma equivalencia se da el caso que al

ser ubicadas segn otros criterios (alfabtico, alternado) queden colocada de

ltima. A solicitud de las partes interesadas, mediante este criterio, bajo

consentimiento expreso, se permite bajo el sorteo a la suerte, alterar el orden de

precedencia. Para Manuel Acosta Profesor de la Universidad Simn Bolvar, este

criterio no debe ser aplicado en Venezuela, por la discrecionalidad que trae

implcito.

LA PUNTUALIDAD

Las ceremonias deben realizarse a la hora pautada, De no estar a la hora todos

los integrantes del presidio se corre la precedencia y se elimina la silla

correspondiente. Una vez que comienza el acto nadie puede subir al presidio, a

menos que quien presida lo indique expresamente al Maestro de Ceremonia.

LA SUPERSTICIN

Se refiere al hecho que en algunos pases existen consideraciones especiales a

determinados nmeros o aspectos vinculados con la suerte o la desgracia, tal


48

como el nmero trece (13) en EEUU; el cual no es considerado en el montaje de

las ceremonias.

LA ESTTICA

En la organizacin de un estrado o mesa de reunin puede darse el caso de que

las autoridades asistentes tengan la misma equivalencia, pero al ser ubicadas

segn determinados criterios (alternativo) stas queden homogneamente

distribuidas de un lado y del otro, por ejemplo caballeros. El criterio permite alterar

el orden de precedencia para favorecer la cobertura grfica o registro fotogrfico,

televisivo o flmico del evento.

EL CNYUGE HOMBRE

Al contrario de su mujer, el esposo con jerarqua no goza de los mismos privilegios

de precedencia que ella. Segn Isabelita Gonzlez, cuando a una mujer con

jerarqua se le invita a una recepcin con su marido, ella ocupar el lugar de honor

que le corresponde y el esposo ser colocado en sitio adecuado pero nunca por

encima de alguna persona que tenga jerarqua.

EL DESCANSO MATRIMONIAL

Este criterio que rige para la colocacin de parejas en una mesa de comida indica

que nunca debe sentarse la esposa junto al marido.

EL RESPETO A LA ESPOSA

Como resultado del criterio del descanso matrimonial, si al ordenar la mesa el

marido coincide con su esposa, sta mantiene su puesto y l lo cede bajando un

grado en la precedencia de la mesa siempre y cuando sea de su mismo rango o


49

nivel y si el comensal que asciende en su lugar es tambin de su mismo rango o

nivel. De no ser posible el descenso del marido por el cargo, rango o

representacin que ostenta, la esposa desciende y l conserva su puesto en la

mesa.

LA CORTESA

En algunas ocasiones por razones de deferencia o cortesa se cede la

precedencia a determinado visitante o invitado el cual recibe tal actitud con agrado

y agradecimiento. No obstante en ceremonia estricta este criterio no debe ser

considerado.

LA CULTURA

En todo acto formal o ceremonial la cultura del invitado es una variable

determinante en la imagen que se forman los asistentes. En caso de no tener

informacin o desconocer de la manera o formalidad que rige un acto o ceremonia

es importante preguntar e informarse de tal situacin, de lo contrario deber

utilizar su capacidad de observacin para proceder a imitar las formalidades que

rigen dicha actividad.

LOS IMPREVISTOS

El proceso de planificacin funciona, no obstante hay que tener presente el

principio de Peter: lo que va a ocurrir ocurre aun cuando haya sido previsto. Esto

significa que no importa cuan organizada est la ceremonia cuando algo va a salir

mal saldr mal, pero se deber prever dicha situacin de manera de atenuar sus

efectos.


50

LA ANTIGEDAD

Se refiere al criterio que seala que una persona tiene precedencia sobre otra

cuando es ms antigua en el cargo, rango o categora o cuando es creada una

institucin primero que otra, siempre y cuando tengan la misma importancia

jerrquica.

Aplicaciones Referidas a Las Normas de Protocolo

A continuacin se presenta una serie de situaciones ocurridas en la vida real, de

manera que sean analizadas y se infiera la respectiva norma protocolar a

considerar:

Inauguracin del Teatro Teresa Carreo

Programa

Bendicin de la Obra, por su eminencia el Cardenal Jos Al Lebrum, Arzobispo de

Caracas.

Honores al Presidente de la Repblica

Palabras del Dr. Antonio Lpez Acosta, presidente del C.S.B.

Reconocimiento de la Orquesta Sinfnica de Venezuela al Presidente de la

Repblica

Imposicin de Condecoraciones

Palabras del Dr... Presidente de la Repblica

Lectura y firma del Acta de Inauguracin

Concierto de la Orquesta Sinfnica de Venezuela

Brindis.


51

- Acto con motivo del Bicentenario del Natalicio del general en Jefe Jos Antonio

Pez. (13-06-90)

Programa

Honores al ciudadano Presidente de Repblica

Ofrendas Florales ante la estatua de Pez

Poder Ejecutivo-Himno nacional

Poder Legislativo

Poder Judicial

Autoridades eclesisticas

Concejo Municipal de Acarigua

Concejo Municipal de Araure

Fuerzas Armadas

Comisin Nacional y Regional para los actos del Bicentenario

Promociones de Oficiales de Las Fuerzas Armadas General en Jefe Jos Antonio

Pez,

Familiares del Prcer

Honores al ciudadano Presidente de la Repblica

- Acto de instalacin del III Seminario Latinoamericano sobre Anlisis y Previsin

de Demanda de Energa a largo plazo en los Sectores de Gran Consumo de

Energa. Horizonte 2000.

Programa

Apertura del acto

Palabras del ciudadano Rector de la U.S.B.


52

Palabras del Dr. Luis Castro Leiva, Presidente del Instituto Internacional de

Estudios Avanzados (IDEA)

Palabras del Dr. Luigi Boselli, Embajador de la Comunidad Europea para Amrica

Latina.

Palabras del Dr. Julio Cesar Gil, Ministro Encargado del Ministerio de Energa y

Minas

Clausura del Acto.

- Acto de imposicin de condecoraciones

Programa

Honores a la autoridad que preside el acto

Honores al Pabelln Nacional

Parte y solicitud de permiso para comenzar el acto

Lectura de mensajes

Lectura de Resolucin mediante la cual fue creada la Infantera de Marina

Lectura de Resoluciones

Imposicin de la Cinta Naval

Imposicin de la Barra insignia Honor al Mrito

Imposicin de la Insignia de la Infantera de Marina

Entrega de Placas de Reconocimiento

Demostracin de destrezas con Armas

Palabras del Comandante de la Infantera de Marina

Himno de la Infantera de Marina

Participacin de haber finalizado el acto

Honores al pabelln Nacional

Honores a la Autoridad que presidi el acto: Contra Almirante Edgar Escobar

Ochoa, Comandante de la Infantera de Marina.


53

PRECEDENCIA PROTOCOLAR

PPPrrriiiooorrriiidddaaaddd ooo aaannnttteeelllaaaccciiinnn eeennn eeelll ooorrrdddeeennn pppaaarrraaa dddeeettteeerrrmmmiiinnnaaarrr lllaaa sssiiitttuuuaaaccciiinnn pppooosssiiiccciiiooonnnaaalll qqquuueee pppooorrr

cccaaattteeegggooorrraaa,,, cccaaarrrgggooo rrraaannngggooo,,, llleee eeesssttt rrreeessseeerrrvvvaaadddaaa aaa uuunnnaaa aaauuutttooorrriiidddaaaddd ooo pppeeerrrsssooonnnaaalll iiidddaaaddd qqquuueee

cccooonnncccuuurrrrrreee aaa uuunnn aaaccctttooo...

Fuentes Protocolares

En Venezuela, el poder pblico se distribuye entre el Poder Municipal, el poder

Estadal y el poder Nacional. El poder pblico nacional se divide en:

Ejecutivo

Legislativo

Judicial

Ciudadano

Electoral

La precedencia se establece tomando en cuenta la distribucin siguiente:

PODER EJECUTIVO

Presidente de la Repblica

Vicepresidente de la Repblica

PODER LEGISLATIVO

Presidente de la Asamblea Nacional

Primer Vicepresidente

Segundo Vicepresidente


54

PODER JUDICIAL

Presidente del Tribunal Supremo de Justicia

PODER CIUDADANO

El poder ciudadano se ejerce por el Consejo Moral Republicano integrado por:

El Fiscal General

El Contralor General de la Repblica

El Defensor o Defensora del Pueblo

Luego de los representantes del Consejo Moral debe aparecer el Procurador

General de la Repblica

PODER ELECTORAL

Presidente del Consejo Nacional Electoral

Su Eminencia el Cardenal (Arzobispo) de Caracas

Expresidentes de la Repblica

Expresidente de la Junta de Gobierno

Consejo de Ministros

Ministerio de Interior y Justicia

Ministerio de Relaciones exteriores


55

Ministerio de Finanzas

Ministerio de la Defensa

Ministerio de la Produccin y Comercio

Ministerio de Educacin, Cultura y Deportes

Ministerio de Salud y Desarrollo Social

Ministerio del Trabajo

Ministerio de Infraestructura

Ministerio de Energa y Minas

Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales

Ministerio de Planificacin y Desarrollo

Ministerio de Ciencia y Tecnologa

Ministerio de la Secretara de la Presidencia

Alcalda Mayor de Caracas

Alcalda del Municipio Libertador

Estado Vargas

Alcalda del Municipio Vargas

Estado Miranda

Alcalda del Municipio Sucre

Alcalda del Municipio Baruta

Alcalda del Municipio el Hatillo

Alcalda del Municipio Chacao


56

Alto Mando Militar

Inspector General de las Fuerzas Armadas

Jefe del Estado Mayor Conjunto

Comandante General del Ejercito

Comandante General de la Armada

Comandante General de la Aviacin

Comandante General de las Fuerzas Armadas de Cooperacin (Guardia Nacional)

Directores Ejecutivos

Oficina Central de Personal

Oficina Central de Estadstica e Informtica

Oficina Central de Presupuesto

Secretario del Consejo de Seguridad y Defensa (SECONASEDE)

Academias Nacionales

Academia Nacional de la Lengua

Academia Nacional de la Historia

Academia Nacional de Ciencias polticas y Sociales

Academia Nacional de Medicina

Academia Nacional de Ciencias Fsicas

Academia Nacional de Matemticas y Sociales

Academia Nacional de Ciencias Econmicas

Universidades

Universidad Central de Venezuela

Universidad de los Andes


57

Universidad del Zulia

Universidad de Carabobo

Universidad de Oriente

Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado

Universidad Simn Bolvar

Universidad Simn Rodrguez

Universidad Experimental del Tchira

Universidad Nacional Experimental de los Llanos Ezequiel Zamora

Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda

Universidad Nacional Experimental Rmulo Gallegos

Universidad Nacional Abierta

Universidad Nacional Experimental de Guayana

Universidad Nacional Experimental Rafael Mara Baralt

Universidad Pedaggica Experimental Libertador

Universidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos de Sucre

Universidad Catlica Andrs Bello

Universidad Santa Mara

Universidad Metropolitana

Universidad Rafael Urdaneta

Universidad Nacional Tecnolgica del Centro

Universidad Catlica del Tchira

Universidad Sur del Lago Jess Mara Semprum

Universidad Jos Mara Vargas

Universidad Cecilio Acosta

Universidad Bicentenaria de Aragua

Universidad Nororiental Gran Mariscal de Ayacucho

Universidad Nueva Esparta

Universidad Fermn Toro

Universidad Yacamb

Universidad Rafael Belloso Chacn


58

Universidad del Valle del Momboy

Universidad Alejandro Humbolt

Universidad Jos Antonio Pez

Consejo de la Orden del Libertador

Arzobispado de Caracas

Presidente de la Sociedad Bolivariana

Prefecto del Municipio Libertador

Presidentes de Institutos Autnomos y Fundaciones del Estado

Directores Generales Sectoriales

Director General Sectorial de Ceremonial y Acervo Histrico de la Nacin

Director General Sectorial de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores

Director de Relaciones Pblicas del Ministerio de la Defensa

Secretario Privado del Presidente de la Repblica

Jefe de la Casa Militar

Presidente de la Confederacin de Trabajadores de Venezuela (CTV)

Presidente de la Federacin Venezolana de Cmaras y Asociaciones de Comercio

y Produccin (FEDECAMARAS)

PRESIDENCIA PROTOCOLAR

Se refiere concretamente al lugar donde se ubicarn las ms altas autoridades

que asisten a un evento o ceremonia, se le conoce como Presidium, mesa


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presidencial Presidencia del Evento. Esta distribucin est conformada por quien

la Preside y por un nmero de invitados o personalidades que no debe exceder de

los once (11) puestos, dado que pierde elegancia y majestuosidad.

Estructura

Si el Presidium es unipersonal, la mesa tiende a ser impar y se observa su

distribucin como sigue:

8 6 4 2 1 3 5 7 9

Si es bipersonal, la mesa debe ser dividida definiendo el centro conformado por

dos personas y a partir de all se distribuye el resto de las personalidades en orden

alternativo.

7 5 3 1 2 4 6 8

Sistemas de Presidencia

Para la ubicacin de las personalidades existen dos sistemas clsicos que son de

uso comn: el sistema anglosajn y el sistema francs.


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El sistema anglosajn toma como referencia la puerta de entrada de los invitados,

la presidencia se coloca en la punta de la mesa (extremo) mirando hacia la puerta

de entrada de los invitados. En el caso de existir dos presidencias, el invitado debe

mirar hacia la puerta de entrada y el anfitrin hacia la puerta de entrada del

servicio.

En el sistema Francs La presidencia se coloca en el centro de la mesa mirando a

las ventanas, de espalda a la pared. De haber dos presidencias, la segunda se

sita enfrente de la primera, de espalda a las ventanas y mirando a la puerta de

ingreso del servicio. Cuando el saln tiene las ventanas en un extremo o no tiene

ventanas, el punto de referencia que define la presidencia es la entrada del

servicio.

Invitados Servicios

Ventana Ventana

Entrada de

Servicios

Entrada

Invitados

Presidencia

invitado

Presidencia

anfitrin

Presidencia

invitado

Presidencia

anfitrin


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PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIN DE LA PRESIDENCIA

A los fines de aplicar correctamente el criterio de la Presidencia se debe seguir el

siguiente procedimiento:

Determinar si la Presidencia es unipersonal o bipersonal

Si es bipersonal determinar el tipo de sistema anglosajn o francs. Actualmente

se utiliza el francs por las enormes ventajas de comunicacin que ofrece entre el

invitado y el anfitrin.

Se determina el nmero de integrantes que formarn la mesa presidencial

Se elabora croquis de ubicacin, tomando en cuenta la entrada y ventanas del

lugar

Se elabora la tarjeta de invitacin con el croquis correspondiente.


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UNIDAD III

FUNCIONES PROTOCOLARES

Son funciones que Desempean los distintos Profesionales encargados del

Ceremonial y Protocolo en un Evento; ellos son:

Jefe de Protocolo

El Jefe de protocolo es el profesional encargado de planificar, organizar, coordinar

y supervisar el desarrollo de una determinada ceremonia. Es quien tiene la mayor

responsabilidad tcnica y logstica de una ceremonia o evento formal concreto.

Las principales funciones del Jefe de Protocolo son:

Determinar las formalidades de una ceremonia

Elaborar el guin protocolar

Determinar los requerimientos documentales y tcnicos que requiere una

ceremonia

Elaborar la lista de requerimientos logsticos a considerar

Determinan los entes participantes en la ceremonia

Determinan el orden de precedencia

Coordinar las acciones pertinentes con otras instituciones de apoyo a la

Ceremonia

Coordinador de Protocolo

Es el responsable de llevar a cabo el conjunto de formalidades previamente

planificadas y que sustentan una determinada ceremonia. Asimismo, controla el

respeto y seguimiento de la precedencia, coordina el personal de apoyo


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protocolar, atiende a los invitados especiales y supervisa de manera directa todos

los servicios de apoyo logstico y protocolar a ofrecer en una ceremonia.

Sus principales funciones son:

Supervisar al personal de protocolo que se desempea en un evento

Determinar las pautas de actuacin y la distribucin de trabajo del personal de

apoyo protocolar.

Supervisar la ptima ubicacin y existencia de los recursos tcnicos y logsticos a

utilizar en una ceremonia.

Reportar al Jefe de protocolo sobre cualquier dificultad o inconveniente surgido

antes, durante y despus de la ceremonia.

Controlar los vocativos, tarjetas de identificacin, listas protocolares, tarjetas de

invitacin, manejo de medios de comunicacin, entre otras actividades.

AAAsssiiisssttteeennnttteee dddeee PPPrrroootttooocccooolllooo

Es el responsable de asistir al Coordinador de Protocolo en las distintas

actividades y operaciones que deben cumplirse para garantizar el xito de una

ceremonia. En este sentido sus funciones son:

Asistir en materia de atencin a los invitados y al pblico

Es responsable del suministro y distribucin de cualesquiera de los materiales e

informacin que se maneje en la ceremonia o evento.

Colabora en la supervisin de la logstica del evento

Revisa la funcionalidad de los medios y equipos a utilizar

Coordina reas concretas de trabajo tales como: refrigerios, transporte, medios

audiovisuales, secretara, etc.


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AAAuuuxxxiiillliiiaaarrr dddeee PPPrrroootttooocccooolllooo

Es el responsable de ejecutar las tareas especficas que le son asignadas,

referidas a la atencin de los distintos pblicos y al apoyo logstico y tcnico de la

ceremonia o evento. Se refiere concretamente a:

Ordenamiento del Presidium

Vestimiento de las mesas

Arreglo de las mesas y lugares protocolares

Fijacin de etiqueta de identificacin

Verificar y supervisar colocacin de alfombras

Colocacin de banderas y dems smbolos

Verificacin de sonido y colocacin de bandas musicales

Colocacin de bordones del rea en cuestin

Traslado de los libros de actas y decretos

Verificacin de colocacin de los medios de comunicacin social

Atencin de distintos pblicos

Suministro de material informativo

Ubicacin de personalidades

Colocacin de agua y vasos

Colaboracin con las personalidades asistentes

Control de invitaciones

Control del vocativo

Control de las brigadas de servicios

Etc.


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OOOfffiiiccciiiaaallleeesss dddeee SSSaaalllaaa

Este profesional se encarga del apoyo logstico interno de las reas donde se

desarrolla un evento en particular. Es responsable del manejo de los medios

audiovisuales, distribucin de documentacin, suministro de agua y otros insumos.

No debe utilizarse el trmino Edecn para designar a este profesional dado que

dichas tareas son exclusivas de un oficial (militar) con formacin acadmica que

ejerce funciones de seguridad y atencin especial a determinadas personalidades

que por su rango o cargo as lo ameritan.

TTTaaarrreeeaaasss dddeee AAApppoooyyyooo PPPrrroootttooocccooolllaaarrr AAAsssiiigggnnnaaadddaaasss aaalll AAAsssiiisssttteeennnttteee dddeee PPPrrroootttooocccooolllooo

Las actividades se definen de acuerdo al tamao del evento. Es decir que las

actividades y tareas del Asistente de Protocolo se intensifican o minimizan en

funcin al volumen de personas a manejar.

En este sentido se tienen las siguientes actividades de referencia:

TCNICOS

Atencin de expositores, ponentes, o invitados especiales

Explicacin de la mecnica del evento

Control de los requerimientos tcnicos referidos a los participantes

Manejo de lista de equipos

Manejo de equipos y sistemas computarizados


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SECRETARA

Registro de participantes

Suministro de material de apoyo

Entrega de distintivos

Suministro de informacin al participante

Atencin al pblico

Control de certificados

DE LOGSTICA

Distribucin de documentos

Manejo de computadoras

Manejo de fotocopiadoras

Manejo de equipos de cocina y grabacin

Manejo de equipos de oficina

Control de medios audiovisuales

Suministro de jarras, agua y vasos

Suministro de marcadores, rotafolios, lpices, etc.

Reservacin de servicios varios

Adecuacin de espacios fsicos y supervisin de la limpieza

Organizacin del transporte

Control de puntos de seguridad y vigilancia

RELACIONES PBLICAS Y CEREMONIAL

Reservac

organizacion de eventos y protocolo

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