organización de empresas: metodologías para la elaboración de manuales de organización y de...

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

CÁTEDRA: ORGANIZACIÓN

CLASE 8

Unidad 3: Metodologías para la elaboración de manuales de organización y de procedimientos.

3.1. Conceptos e importancia de manuales tipos de manuales

MBA. Karla Cruz

Reflexionando juntos….

• Yo recuerdo que…..?

• Lo que más me gusto fue…

• La noticia que más me impacto esta semana es..?

• Aprendí que….?

Objetivo:

Que el estudiante reconozca la importancia de los Manuales Administrativos para la organización de las empresas.

Organigrama

Consejo Nacional de la niñez y Adolescencia - CONNA

I. Consejo Nacional de la Niñez y Adolescencia – CONNA (Propuesta para análisis y validación)

Consejo Directivo CONNA

Dirección Ejecutiva (4)

Asistencia Técnica (2)

UFI (11) Órgano Judicial

Juzgados y Cámaras de Niñez y Adolescencia

Relación de Autoridad Relación de Coordinación

Auditoría Interna (4)

Asesoría Legal (3)

Comunicación y Transparencia (5)

Planificación y Desarrollo Institucional (5)

Comisión Interinstitucional de Asesoría a la Dirección Ejecutiva

Interinstitucional

Juntas Departamentales de Protección

Sistemas Locales de Protección

Ministerio Público

PDDH FGR PGR

Sub Dirección de

Gestión de Juntas de Protección de la Niñez y Adolescencia

Departamento de Asistencia Técnica Juntas Departamental de

Protección Región Occidental

Sub Dirección Gestión de la Red de Atención

Compartida – RAC

Departamento de Registro Público y Asistencia Técnica a miembros de la RAC

Departamento de

Acreditación de Programas Para la atención a la niñez y

Adolescencia

Departamento de Asistencia Técnica en Políticas y Planes

locales en materia de derechos de la niñez y adolescencia -

PNPNA

Departamento de Promoción y difusión local de los derechos y

deberes de la niñez y

adolescencia - PNPNA

Sub Dirección

Gestión de Sistemas Locales de Protección de la Niñez y

Adolescencia

Sub Dirección

Gestión de la Política de Derechos

de la Niñez y Adolescencia

Sub Dirección Administración

Activo Fijo (2)

UACI (4)

Gestión de Personal (5)

Servicios Generales (72)

Informática y Recursos

Tecnológicos (3)

Departamento de Asistencia

Técnica Juntas Departamental de Protección Región Para Central

Departamento de Asistencia Técnica Juntas Departamental de

Protección Región Oriental

Departamento de Asistencia

Técnica Juntas Departamental de Protección Región Central

Departamento de Políticas y Planes en materia de derechos de la niñez y

adolescencia - PNPNA

Departamento de Promoción y

difusión nacional de la PNPNA

Departamento de

Coordinación y Vigilancia del Sistema Nacional de Protección

Departamento de Investigación, Análisis y Estadísticas de - PNPNA

Concepto

• Manuales administrativos: son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.

(antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.)

*Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)

Objetivos de los Manuales

• Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial)

• Precisar las funciones de cada

unidad organizativa para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

• Coadyuvar a la correcta

realización y uniformidad de las labores encomendadas a todo el personal.

Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones al evitar la repetición de instrucciones y directrices.

Agilizar el estudio de la organización

Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal


• Sistematizar la iniciativa, aprobación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.

• Determinar la responsabilidad

de cada unidad y puesto respecto de la organización.

• Mostrar claramente el grado de

autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la componen.

Objetivos de los Manuales

Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.

Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.


Tipos de Manuales Clasificación básica

• Microadministrativos Son los Manuales que corresponden a una sola organización.

Pueden referirse a ella en forma general, o circunscribirse a algunas de sus áreas en forma específica.

• Macroadministrativos Son los documentos que contienen información de más de una

organización.

• Mesoadministrativos Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de

actividad o ramo específico. El término mesoadministrativo se usa normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado.

*Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” Pág. 168 – 174 (Cap. 5)

Por su contenido

• De organización • De procedimientos • De calidad • De historia de la

organización • De políticas • De contenido múltiple • De puestos

• De técnicas

• De ventas

• De producción

• De finanzas

• De personal

• De operación

• De sistemas

Por su ámbito

• Generales

• Específicos


Tipos de Manuales Clasificación básica*

Procedimiento general para elaborar manuales administrativos*

1.Diseño del proyecto

2.Responsables

3.Delimitación de universo de

estudio

4.Estudio preliminar

* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194

5. Fuentes de

información

6. Preparación del

proyecto

7. Presentación del

manual a las

autoridades

competentes

Responsables: en esta fase es importante definir un coordinador y un equipo técnico que dirija el proceso para facilitar la integración de la información de manera estructurada.

Cualidades de personal que integra el

equipo de trabajo: a. Buen manejo de las relaciones humana b. Conocimiento sólido de la estructura

organizativa, las funciones, los procesos, y el personal de la organización.

c. Experiencia en estudios y/ trabajos similares



Delimitación de universo de estudio

• Evaluar el nivel técnico requerido para manejar contenidos

• Carga de trabajo

• Jerarquía de necesidades de acuerdo con las prioridades de la organización



Estudio preliminar Es necesario conocer en forma general diferentes aspectos tales como:

a.Procesos b.Funciones c.Actividades del área o áreas donde se va actuar.



Para determinar:

• Estrategia global para

levantar la información

• Identificar sus fuentes

• Actividades por realizar

• Magnitud y alcances del

proyecto

• Instrumentos requeridos

para el trabajo

• Preveer acciones y estimar

recursos necesarios para

efectuar el estudio



Fuentes de información: Externas: • Organizaciones del mismo sector

• Organizaciones lideres en el mismo campo de

trabajo.

• Organizaciones que implementan practicas administrativas que pueden constituir un marco de referencia.

• Organismos internacionales que formulan pautas para estandarizar acciones y orientar aspectos de competitividad.

• Organizaciones normativas que dictan lineamientos y otros

• Proveedores

• Clientes

• Mecanismos de información

Fuentes Internas: Archivo de la organización • General • De las áreas de estudio Directivos y Empleados (que se

relacionan directa o indirectamente con las áreas de estudio)

• Personal directivo • Personal de nivel medio • Personal operativo



Preparación del proyecto

Formulación de propuesta técnica:

a. Naturaleza

b. Alcance

c. Antecedentes

d. Objetivos

e. Estrategia

f. Justificación

g. Acciones

h. Recursos

i. Costo

j. Resultados

k. Información

complementaria

Programa de trabajo:

a. Identificación

b. Responsables

c. Áreas

d. Clave

e. Actividades

f. Fases

g. Calendario

h. Representación grafica

i. Formato

j. Reportes de avance

k. Periodicidad



Presentación del manual a las autoridades competentes:

a. Los participantes

b. Al responsable de su

autorización

Captación de la información

• Capacitación del personal (Equipo técnico y personal involucrado)

• Levantamiento de la información

• Investigación documental

• Observación directa

• Consulta a sistemas de información

• Encuesta

Integración de la información

¿Como clasificar la información?


1. Crear directorios, sub.

directorios y archivos para

desagregarla en función de la

división del trabajo.

2. Crear bases de datos o

programas específicos

3. Combinar los puntos anteriores

para optimizar los resultados

2. Situación actual:

• objetivos • Estructura organizativa • Normas y políticas

administrativas • Funciones • Procedimientos • Procesos • Instrumentos jurídico-

administrativos • Infraestructura tecnológica • Equipo • Condiciones de trabajo • Ambiente laboral

Entre otros aspectos, es importante establecer las relaciones intra e inter departamentales, los liderazgos y el flujo de la comunicación formal e informal.

Áreas para agrupar

la información:

1.Antecedentes

Integración de la información


1. Análisis de la Información

2. Técnicas de apoyo para el análisis

3. Preparación del proyecto del manual

4. Tipos de recomendaciones

Elaboración del informe

Trabajo en equipo

(Pág. 196 – 202)


Lectura compartida en pequeños grupos:

Indicaciones generales:

Organizar 4 grupos de trabajo

Seleccione un(a) relator (a) y un secretario(a) para compartir con el pleno

los aspectos relevantes de la lectura.

Bibliografía

• Franklin F. Enrique Benjamín, “Organización de Empresas Libro, 2da. Edición, México, 2004

• SITIOS WEB Manual de organización y funciones

www.inap.gob.gt/.../6MANUALDEPROCEDIMIENTOS/...

Manual de descripción de puestos y funciones:

www.zietlow.com/docs/ESmanualpuestos.pdf

www.ordenjuridico.gob.mx/Documentos/Estatal/Jalisco/wo47946.pdf

Manual de Políticas

www.uv.mx/personal/fcastaneda/.../manual_politicas_pacifictel.pdf

Manual de Procedimientos

www.digemid.minsa.gob.pe

http://www.inap.gob.gt/.../6MANUALDEPROCEDIMIENTOS/

http://www.zietlow.com/docs/ESmanualpuestos.pdf

http://www.ordenjuridico.gob.mx/Documentos/Estatal/Jalisco/wo47946.pdf

http://www.uv.mx/personal/fcastaneda/.../manual_politicas_pacifictel.pdf



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