organizaciÓn documental en el archivo de la...
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ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ARCHIVO DE LA UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA DE LA UNIVERSIDAD
DE ANTIOQUIA
Estudiante
MATEO AGUDELO RESTREPO
Informe Final Práctica Académica para optar por el título de Tecnólogo en
Archivística
Asesora Interna
DORYS LILIANA HENAO HENAO
Representante por la Agencia
SANDRA MILENA RESTREPO ZAPATA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGÍA
TECNOLOGÍA EN ARCHIVÍSTICA
PRÁCTICAS ACADÉMICAS
MEDELLÍN, MAYO 2018
2
Contenido
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 4
PRESENTACIÓN INSTITUCIONAL ................................................................................... 5
FACULTAD DE INGENIERIA ......................................................................................... 6
EL ARCHIVO ................................................................................................................. 8
JUSTIFICACIÓN .............................................................................................................. 10
OBJETIVO GENERAL ..................................................................................................... 11
OBJETIVOS ESPECIFICOS ........................................................................................ 11
NORMATIVIDAD ............................................................................................................. 12
NORMATIVIDAD UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA ...................................................... 13
DESARROLLO DE LA PRÁCTICA ACADÉMICA ............................................................ 15
CONCLUSIONES: ........................................................................................................... 23
RECOMENDACIONES: ................................................................................................... 24
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................ 25
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ................................................................................ 26
ANEXOS .......................................................................................................................... 27
3
TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1: Comunicación con el archivo central ........................................................... 27
Ilustración 2: Comunicación con el archivo central ........................................................... 28
Ilustración 3: Cantidad total a reprocesar ......................................................................... 29
Ilustración 4: Contrato Interadministrativo No. Cl-9370 .................................................... 30
Ilustración 5: Contrato No.8239 del 30/12/2008 ............................................................... 31
Ilustración 6: Convenio Marco 5211353 ........................................................................... 32
Ilustración 7: Convenio de Cooperación Tecnológica No.007 de 2008 ............................ 33
Ilustración 8: Contrato No. CD 405 de 2011 ..................................................................... 34
Ilustración 9: Contrato Interadministrativo entre la Empresa de Transporte Masivo del Valle
de la Aburrá Ltda ............................................................................................................. 35
Ilustración 10: Contrato Interadministrativo No.224 .......................................................... 36
Ilustración 11: Convenio Interadministrativo de Consultoría No.43 de 2013 ..................... 37
Ilustración 12: Contrato No.11-60-09-08-010-13 .............................................................. 38
4
INTRODUCCIÓN
La Unidad de Apoyo Administrativo es una dependencia de la Facultad de Ingeniería
de la Universidad de Antioquia, esta dependencia hace parte de los procesos de la
Facultad y depende de la Decanatura, ente administrativo superior de la Facultad.
Tiene como objetivo brindar apoyo a la comunidad de la Facultad de Ingeniería para
los servicios de extensión, investigación, posgrados y Programa Ude@.
Este documento tiene como finalidad presentar el desarrollo del proyecto de práctica
académica donde se realizaron actividades correspondientes a la organización
documental de cinco (5) metros lineales de información correspondiente a
contratos, convenios y proyectos tramitados por dicha oficina, con el fin de que
pueda ser transferida al archivo central cuando haya culminado su tiempo de
retención en el archivo de gestión. También se elaboró un listado de documentos
en Excel con la documentación susceptible a descartar con el fin de que se optimice
espacio físico y se levanten las correspondientes actas de descartes.
Este trabajo se presentó con el fin de cumplir con el último de los requisitos de la
práctica académica para el semestre 2018-1, en dicha práctica se aplicaron
actividades enfocadas a la clasificación, ordenación y descripción de documentos;
aplicando los principios archivísticos de procedencia y orden original, en
concordancia con las políticas de la División de Gestión Documental de la
Universidad; para así solucionar la problemática de acumulación actual en el archivo
de gestión. La duración del proyecto fue de 360 horas, tal como lo estipula el
Reglamento de Prácticas Académicas de la Escuela Interamericana de
Bibliotecología para optar el título de Tecnólogo en Archivística.
5
PRESENTACIÓN INSTITUCIONAL
La Universidad de Antioquia (U. de A.) es una institución académica de educación
superior y es una de las más importantes del departamento de Antioquia. Fundada
en 1803, la U. de A. es reconocida como una de las mejores universidades del país.
Su campus principal, Ciudad Universitaria, está ubicado en la ciudad de Medellín, y
cuenta además con la Ciudadela Universitaria de Robledo, Edificio San
Ignacio y Área de la Salud. También tiene sedes alternas en Puerto Berrío, Santa
Fe de Antioquia, Segovia, Sonsón, Turbo y Yarumal. 1
Es una entidad descentralizada del Departamento de Antioquia, organizada como
un ente universitario autónomo con régimen especial, vinculada al Ministerio de
Educación Nacional en lo que tiene que ver con las políticas y la planeación del
sector educativo y en relación con el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología.
Está integrada por 26 unidades académicas divididas en 14 facultades, 4 escuelas,
4 institutos y 3 corporaciones que ofrecen cerca de 130 programas de pregrado.
En postgrado, ofrece 58 especializaciones, 46 especialidades médicas,
57 maestrías y 23 doctorados, para un total de 184 programas en esa modalidad.
La Universidad de Antioquia con el objeto de proteger su patrimonio documental y
modernizar sus proceso viene trabajando desde 1974, año en el cual mediante
Resolución Rectoral 229 se crea la sección de Archivo y Microfilmación, en el año
1984 mediante Acuerdo Superior 08, se reforma el Departamento de Administración
Documental y por Resolución Rectoral 5375 de 1994 es creado el Sistema de
Archivos Universitarios, que posteriormente sería sustituida por la Resolución
Rectoral 23103 de 2006, acto que rige actualmente el Comité Sistema de Archivos.2
1 Monroy, D. (01 de Agosto de 2014). Blogdiario.com. Obtenido de http://dayronmonroy.blogspot.es/ 2 Universidad de Antioquia. (22 de Noviembre de 2017). www.udea.edu.co/. Obtenido de http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:P9zHIsb1yy4J:sikuani.udea.edu.co/admin2. DocGestionInstitucional/VerDocumentoSvl%3Fcodigo%3DSG-GD-MA-01+&cd=5&hl=es-419&ct=clnk&gl=co
6
El Departamento de Administración Documental tiene como filosofía suministrar de
forma oportuna y eficaz la información a los diferentes usuarios, al interior y por fuera
de la institución para contribuir con el normal desarrollo de actividades, buscando mantener
y preservar la memoria documental de la Universidad. 2
En el año 2017, mediante Resolución Superior 2208 del 13 de septiembre, resuelve
mediante el artículo 7 de la misma, suprimir la estructura orgánica del Departamento
de Administración Documental y mediante el articulo 6 decide trasladar todos los
cargos de libre nombramiento y remoción a la División de Gestión Documental
adscrita a la Secretaría General de la Universidad.
Otro aspecto de gran importancia y vigencia lo constituye la creación de la Tabla de
Retención Documental aprobada desde el año 2009 mediante Acuerdo 04 emitido
por el Consejo Departamental de Archivos, las cuales inician su implementación con
la expedición de Resolución Rectoral 30238 de 2010. Actualmente la División se
encuentra en su proceso de actualización trabajando conjuntamente con la Escuela
Interamericana de Bibliotecología.
FACULTAD DE INGENIERIA
La Facultad de Ingeniería de la Universidad de Antioquia recién cumplió 75 años de
labores continuas en la formación de profesionales y es una de las más grandes de
la Universidad en cuanto a programas académicos y población. Es presidida por el
Decano, representante del Rector en la dependencia. El Decano y el Consejo de
Facultad son la máxima instancia administrativa.3
3 Facultad de Ingeniería - Universidad de Antioquia. (2017). ingenieria.udea.edu.co. Obtenido de http://portal.udea.edu.co/wps/portal/udea/web/inicio/institucional/unidades- academicas/facultades/ingenieria/ingenieria
7
La Facultad de Ingeniería está compuesta por una oficina para los asuntos
académicos por cada uno de los nueve departamentos académicos. A la vez, cuenta
con cuatro unidades administrativas para los asuntos de investigación, extensión,
apoyo logístico y apoyo administrativo. Además, tiene una oficina encargada de los
asuntos de posgrado, maestría y doctorado.
Actualmente ofrece a las comunidades local, nacional e internacional programas
académicos o carreras universitarias en la modalidad presencial, cuatro programas
virtuales y a distancia en las subregiones Norte, Oriente, Suroeste, Bajo Cauca y
Magdalena Medio del departamento de Antioquia. En lo referente a la formación de
posgrado ofrece especializaciones, maestrías y doctorados.
Desde 2006 la Facultad es pionera en la Universidad de Antioquia en los convenios
de doble titulación para estudiantes de pregrado en la Escuela Nacional de
Ingenieros de Metz (ENIM) y la Universidad de Limoges (Francia), estudiantes en el
Politécnico de Turín (Italia) y estudiantes que realizan pasantías de un año en la
Universidad de São Paulo (Brasil) y en universidades alemanas.
La Facultad interactúa permanentemente con el sector productivo, los egresados,
la empresa pública y la sociedad en general. Además, tiene actualmente convenios
de cooperación con universidades colombianas, entidades del Estado y con
fundaciones, entidades y universidades de países como España, Francia, Suiza,
Italia y Argentina. La Unidad de Apoyo Administrativo se encarga de brindar apoyo
a la comunidad de la Facultad de Ingeniería para los servicios de extensión,
investigación, posgrados y Programa Ude@ de la Facultad de Ingeniería.4
4 Facultad de Ingenería - Universidad de Antioquia. (2017). ingenieria.udea.edu.co. Obtenido de http://portal.udea.edu.co/wps/portal/udea/web/inicio/institucional/unidades-academicas/facultades/ingenieria/ingenieria/unidad-apoyo-administrativo
8
La Unidad de Apoyo Administrativo se encarga de los siguientes procesos:
• Contratación de personal: Contrato por prestación de servicios y contratos de
cátedra
• Contratación con terceros
• Pagos
• Compras nacionales e importaciones
• Viáticos y anticipos
• Avances y apoyos económicos
• Ejecución financiera de proyectos
• Transporte
• Pólizas con entidades y estudiantes
• Convenios de pasantías y estímulos económicos
• Facturación y cartera
EL ARCHIVO
El Archivo de la Unidad de Apoyo Administrativo como tal no se encuentra
constituido ni como proceso ni dependencia adscrita, tampoco se encuentra en el
organigrama de la Facultad de Ingeniería; sin embargo, si existe una persona quien
se ha formado en archivística la cual está presente desde el año 2008, proponiendo
y gestionando recursos y espacios para que este sea visibilizado, para que funcione
lo más adecuadamente y para que este tome la importancia que debe tener.
El archivo de la Unidad de Apoyo se encuentra en cuatro diferentes espacios, posee
tres estantes fijos en el área de contabilidad (archivo activo), dos estantes iguales
en el área de compras ; también comparte dos bodegas (archivo inactivo mientras
se lleva a cabo la transferencia documental al archivo central), en el bloque 19 de
la Universidad de Antioquia, segundo piso; no cuentan con numeración alguna sin
embargo se encuentran ubicadas en dirección hacia la circunvalar que posee la
Ciudadela Universitaria o en dirección hacia el Parque de los Deseos o Planetario.
9
Una de estas bodegas se encuentra compartida con el DRAI (Departamento de
Recursos de Apoyo e Informática perteneciente a la Facultad de Ingeniería) y la
segunda bodega comparte el espacio con los suministros de Papelería que utiliza
la Facultad de Ingeniería.
La persona encargada del archivo ha tenido la responsabilidad de llevar el archivo
de la dependencia adelante, con algunas dificultades, por lo que ha hecho procesos
de organización de fondo acumulado, transferencias documentales, digitalización
de documentos para la consulta y procesos de conservación mínimos con el fin de
que la documentación no se vea expuesta a agentes biológicos ni ambientales. 5
Por otro lado, esta persona se encarga principalmente de prestar servicios de
consulta tanto interna como externa, digitalización de documentos y logística y
manejo de suministros de papelería que utiliza toda la Facultad de Ingeniería; a su
vez tiene la responsabilidad de elaborar las transferencias documentales al archivo
central bajo las políticas establecidas por la División de Gestión Documental guiada
también por las Tablas de Retención Documental actuales, las cuales se encuentran
en proceso de actualización como antes se ha mencionado. Cabe resaltar que esta
persona cuenta con acceso a diferentes plataformas de la Universidad como lo son
Qf document, Portal Universitario entre otros lo que permite determinar qué tipo de
series y/o subseries se producen dentro de la Unidad de Apoyo para que luego sean
transferidas y también que políticas de organización se le pueden aplicar a dichas
series como lo son circulares y cuadros de clasificación.
5 Restrepo, S. M. (09 de Febrero de 2018). Introducción al archivo de la Unidad de Apoyo Administrativo - Facultad de Ingeniería Udea. (M. Agudelo Restrepo, Entrevistador)
10
JUSTIFICACIÓN
La Unidad de Apoyo Administrativo genera una gran cantidad de documentos que
se crean en torno al quehacer de sus funciones; con respecto a la gestión de
contratación, gestión financiera de proyectos de investigación y de extensión a la
vez que de convenios. Dada la fluidez de los documentos de archivo de la
dependencia, se ha tenido un cierto retraso a la hora de transferir su documentación
al archivo central lo que ha ocasionado una acumulación de sus documentos
aproximadamente desde el año 2009. En este sentido, existe una conciencia por
parte de la dependencia en términos de que es primordial la organización de este
archivo con el fin de que quede listo para su transferencia
Debido a la gran acumulación de documentos, que si bien son copias del Área
Contable y que soportan los diferentes procesos que lleva acabo la Unidad de
Apoyo, se planteó elaborar un listado en Excel con información posible a ser
descartada la cual ya ha perdido sus valores primarios, ya que lo que reposa en el
archivo de la Unidad, son copias y los originales se encuentran en la Sección de
Tesorería de la Universidad. Este listado contribuyó a que dichas copias sean
descartadas lo que permitió no solo tener más espacio para que nuevos
documentos en trámite se conserven para su transferencia primaria, agilizar la
gestión en la Dependencia, sino que permite prestar un mejor servicio de consulta.
Con el desarrollo de esta práctica académica se plantearon soluciones frente a las
necesidades expresadas anteriormente, además de reconocer la importancia del
quehacer archivístico para los procesos y procedimientos asociados a la gestión
llevado a cabo por la Facultad de Ingeniería.
11
OBJETIVO GENERAL
Realizar la organización del archivo de la Unidad de Apoyo Administrativo de la
Facultad de Ingeniería – Universidad de Antioquia con el fin de que sea transferida
al archivo central de acuerdo con las políticas vigentes.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Clasificar cinco (5) metros lineales en conjunto de las series: contratos,
convenios y proyectos según las políticas por la División de Administración
Documental.
Ordenar cinco (5) metros lineales en conjunto de las series: contratos,
convenios y proyectos según las políticas establecidas por la División de
Administración Documental.
Describir cinco (5) metros lineales a través del formato único de inventario
documental para que se realice la transferencia documental al archivo
central.
Elaborar un listado de posibles documentos a eliminar para que sea revisado
y se someta a eliminación documental según políticas de la Universidad.
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NORMATIVIDAD
Acuerdo 011 de 1996 del Archivo General de la Nación por el cual se
establecen criterios de conservación y organización de documentos.
Acuerdo 056 de 2000 del Archivo General de la Nación por el cual se
desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la consulta” del Capítulo V, “Acceso
a los documentos de archivo”, del Reglamento General de Archivos.
Acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la Nación por el cual se
desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación por el cual se
establecen los criterios para la Organización de los Archivos de Gestión en
las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, se regula
el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26
de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 05 de 2013 del Archivo General de la Nación por el cual se
establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y
descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 002 de 2014 del Archivo General de la Nación Por el cual se
establecen los criterios básicos para la creación, conformación, organización,
control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones.
13
Decreto 2609 de 2012 de la Presidencia de la República Por el cual se
reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58
y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de
Gestión Documental para todas las entidades del Estado.
Ley 057 de 1986 del Congreso de la República por la cual se ordena la
publicidad de los actos y documentos oficiales.
Ley 594 del 2000 del Congreso de la República por medio del cual se dicta
la Ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 734 de 2002 del Congreso de la República por el cual se expide el código
disciplinario único.
Ley 1712 de 2014 del Congreso de la República por medio de la cual se crea
la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública y se
dictan otras disposiciones.
NORMATIVIDAD UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
Resolución Rectoral 299 del 18 de abril de 1974 por la cual se crea la Sección
de Archivo y Microfilmación.
Acuerdo Directivo 21 del 15 de julio de 1975 por medio la cual se reestructura
la Dirección de Planeación.
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Acuerdo Superior 8 del 28 de marzo de 1984 por medio del cual se
reestructura el Departamento de Administración de Documentos y se
adscribe a la Secretaría General.
Resolución Rectoral 5375 del 9 de diciembre de 1994 por la cual se consolida
el Sistema de Archivos Universitario creando el Archivo Histórico de la
Institución, adscribiéndolo al Departamento de Administración Documental
Secretaría General.
Resolución Rectoral 23103 del 18 de septiembre de 2006 por la cual se
reforma la antigua Resolución Rectoral y se le da nuevas fortalezas al
Sistema de Archivos Universitario.
Resolución Superior 2208 del 13 de septiembre de 2017 por la cual se define
la estructura organizacional de la Secretaría General de la Universidad de
Antioquia.
15
DESARROLLO DE LA PRÁCTICA ACADÉMICA
El desarrollo de la Práctica Académica se ejecutó en tres partes, la primera un
reconocimiento técnico de los procesos que lleva a cabo la dependencia, como por
mencionar contratación de personal, administración administrativa y financiera de
proyectos, etc.; segundo, fue el levantamiento del listado Excel (anexo1) el cual se
lleva a cabo mediante una verificación inicial en tiempos de retención y una final con
el Coordinador de la Dependencia, debido a la efectividad se pidió como parte del
apoyo realizar las Actas de Descarte de dicha documentación, esto conllevo a que
se hiciera una digitalización para la consulta la cual a hacer un proceso de calidad
de imagen (quitar bordes negros que son hechos por el escáner); retomando el
listado, este cuenta con unas columnas que tipo de documento es, el número o
registro del documento, a quien se le hizo el pago (exceptuando las transferencias
Intrauniversitarias), cantidad de documentos y en que número de Acta de Descarte
se encuentra.
Y por último se llevó a cabo el proceso más importante, la organización de
documentos pertenecientes a la serie documental: Contratos, Convenios y
Proyectos, dicho proceso consta de (3) tres fases, la primera es la clasificación, el
cual “es la labor intelectual mediante la cual se identifican las series que componen
cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional de la entidad”6 esta se hizo en base al “listado de
tipologías básicas”7, el cual se anexa a continuación
6 Archivo General de la Nación, “Cartilla de clasificación documental,” revisado 20 de mayo de
2018, http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/items/show/14. 7 División de Gestión Documental. (S.F). sikuani.udea.edu.co. Obtenido de
http://sikuani.udea.edu.co/adminDocGestionInstitucional/VerDocumentoSvl?codigo=SG-GD-FO-007
16
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La segunda fase es el proceso de ordenación, esta indica que “es el proceso
mediante el cual se da disposición física a los documentos. Dicho de otra manera,
la ordenación determina qué documento va primero y cuáles van después, es decir,
es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de
una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un
criterio predeterminado”8, esta ordenación se realizó de acuerdo con la “Guía para
realizar la transferencia primaria en el archivo central”9 y su “listado de tipologías
básicas”10; también se ejecutaron dentro de esta, otras actividades como quitar las
unidades de agrupación de los documentos (ganchos metálicos), buscar a los
encargados de documentos sin firma y que estos los firmaran, encontrar a los
encargados directos principalmente docentes en los proyecto cuando hubiese
faltantes de información; por otro lado se hizo el proceso de foliación de documentos
(acción de enumerar en la parte superior derecha los documentos en posición de
lectura, para control del expediente o para una transferencia), así mismo se
almacenó en unidades de conservación (Cubierta Legajadora No.11 Carta y No.13
Oficio) y por último se rotuló (acción de ubicar un papel impreso que se pone en un
lugar visible con el fin de indicar las información básica del expediente) las carpetas
antes mencionadas con el de dejarlas listas para la transferencia documental.
8 “Cartilla de ordenación documental,” revisado 20 de mayo de
2018, http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/items/show/15. 9 División de Gestión Documental. (27 de Febrero de 2018). sikuani.udea.edu.co. Obtenido de
http://sikuani.udea.edu.co/adminDocGestionInstitucional/VerDocumentoSvl?codigo=SG-GD-GU-01 10 División de Gestión Documental. (S.F). sikuani.udea.edu.co. Obtenido de
http://sikuani.udea.edu.co/adminDocGestionInstitucional/VerDocumentoSvl?codigo=SG-GD-FO-007
18
Tomado de: “GUIA PARA REALIZAR LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA AL ARCHIVO CENTRAL”
Finalmente, para la descripción se diligenció el Formato único de inventario
documental (SG-GD-FO-002). Dicho formato es utilizado para la transferencia de
documentos físicos y electrónicos a la División de Gestión documental.
Tomado de: “GUIA PARA REALIZAR LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA AL ARCHIVO CENTRAL”
Ahora bien, la elaboración del listado en Excel no tuvo inconvenientes, sin embargo
el proceso de organización tuvo un traspié, se evidencio que para la serie o
contratos y convenios, si dichos documentos eran firmados por el rector de turno,
estos deberían verificarse en una plataforma web de documentos (QF Document),
esto indicaría a través de unos metadatos (número del contrato o convenio, fecha y
19
con quien se celebró dicho acto ), si este ya se encontraba parcial o totalmente de
manera física en el Archivo Central.
En total fueron alrededor 30 cm lineales a reprocesar, esto conllevo un atraso en
tiempo, al principio de la práctica, ya que dicho reproceso involucraba alrededor
(promedio) de (2) horas por expediente; este reproceso se debe a que la oficina
Jurídica de la Universidad, transfiere a la fecha los contratos y convenios solos (ya
que es la única información que poseen) y el resto de documentación del expediente
lo posee las facultades, escuelas o institutos, para este caso la Facultad de
Ingeniería – Unidad de Apoyo Administrativo (se anexan las fotografías que
muestran las evidencias de la cantidad reprocesada y los correos enviados al
archivo central con el fin de solicitar los expedientes para poder intervenirlos) Ver
Ilustración 1,Ilustración 2 e Ilustración 3: Cantidad total a reprocesar
.
A continuación, se muestra la evidencia de los expedientes reprocesados con
código de archivo:
Código de archivo 17140-Contrato Interadministrativo No. Cl-9370 suscrito
entre el Politécnico Colombiano Jaime Izasa Cadavid y La Universidad de
Antioquia (Ilustración 4)
Código de archivo 13731 – Contrato No.8239 del 30/12/2008 con la
Corporación Autónoma Regional del Centro de Antioquia (Ilustración 5)
Código de archivo 16873 – Convenio Marco 5211353 con Ecopetrol
(Ilustración 6)
Código de Archivo 11285 – Convenio de Cooperación Tecnológica No.007
de 2008 con Ecopetrol (Ilustración 7)
Código de archivo 17152 – Contrato No. CD 405 de 2011 con Área
Metropolitana (Ilustración 8)
Código de archivo 17581 – Contrato Interadministrativo entre la Empresa de
Transporte Masivo del Valle de la Aburrá Ltda. y La Universidad de
Antioquia 10481 (Ilustración 9)
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Código de archivo 19697 Contrato Interadministrativo No.224 con la
Universidad Nacional de Colombia – Sede Medellín (Ilustración 10)
Código de archivo 19722 – Convenio Interadministrativo de Consultoría
No.43 de 2013 con Sapiencia (Ilustración 11)
Código de archivo 1969 – Contrato No.11-60-09-08-010-13 con la Alcaldía
de Envigado (Ilustración 12)
Como complemento al proceso de práctica y por las mismas necesidades de la
dependencia como se ha mencionado anteriormente, se llevó a cabo la
digitalización de soportes contables (solicitudes de pago, ordenes de pedido,
transferencias intrauniversitarias, liquidaciones de giro pedidos, legalización de
anticipos), con el fin de garantizar una consulta interna ya que estos documentos
son copias y las originales se encuentran en la Oficina Contable de la Universidad,
esto también se hace debido a que dichos documentos ya han cumplido su tiempo
de retención y no son de transferencia primaria al archivo central esta proceso se
llevó a cabo con un escáner KODAK I940, el cual se muestra a continuación:
Fotos tomadas por: Mateo Agudelo Restrepo
21
Este contiene las siguientes referencias técnicas:
Tomado de: http://www.linkdigital.cl/pdf/i940_Brochure-LA-es.pdf
22
Ejemplo de digitalización de un documento:
23
Finalmente se entrega como resultado el listado Excel el cual representa la elaboración
de 132 actas de descarte, con 3.508 registros en el listado, que son equivalentes a 18.492
documentos Digitalizados (anexo1), por otro lado, se entrega el Inventario Único
Documental (anexo 2) que contiene 4.76 mts lineales organizados y se le sumaría,
aunque no está en el inventario los 25 cm lineales del reproceso antes mencionado, para
un total 5.05 mts lineales organizados.
CONCLUSIONES
El proceso de práctica es una oportunidad para afianzar el conocimiento adquirido
durante el desarrollo de la tecnología; puesto que enfrentar el conocimiento teórico
con el quehacer de los archivos de gestión como productores de la información y
centros de la gestión de la información en las organizaciones. Es desde estos que la
disciplina archivística puede encontrar una de sus justificaciones como disciplina
transversal, dado que en este lugar conviven distintas profesiones que crean y utilizan
la información de distintas formas para el cumplimiento de sus funciones.
Sin duda alguna, poder llevar a cabo esta práctica académica se enfatiza que las
series documentales de gran volumen y de diversas tipologías como las intervenidas
en este proceso, conlleva a los encargados de los diferentes archivos a generar
estrategias en las que se puedan agilizar ciertas tareas y actividades, a fin de dedicar
tiempo suficiente en el análisis integro de las piezas documentales de estas
agrupaciones.
La Universidad de Antioquia comienza a avanzar en algunos aspectos respecto a la
gestión de la información y de sus archivos; si bien es mucho el camino por recorrer
y el reto crece a pasos agigantados; con las políticas que día a día se forjan en la
División de Gestión Documental se logra cada vez más tener un control de la
información que se produce.
24
La Facultad de Ingeniería y sus unidades productoras son cada vez más consientes
de la importancia en prestar atención a sus archivos; siendo estos inclusive
protagonistas en las capacitaciones que se están dictando a las secretarias y jefes de
departamentos de la Facultad. Este paso es importante, pues el incentivar a
apropiarse de los fondos documentales revive los valores por los cuales dichos fueron
creados en algún momento y a los futuros en ser generados se les prepara con
mejores técnicas que aseguren no solo el cumplimiento de los objetivos misionales si
no también de la conservación de estos a través del tiempo.
El proceso de organización documental, si bien se torna netamente operativo, es el
que refleja de mejor manera el cómo, cuándo y por qué se crean los documentos; por
eso es uno de los procesos de la gestión documental que devenga mayor atención
por parte de quienes tienen a su cargo expedientes y documentos de archivo.
RECOMENDACIONES
La necesidad de que el personal de la Unidad de Apoyo Administrativo sea un poco
más cuidadoso en cuanto al trato de los documentos, esto debido a que se
encontraron documentos con demasiadas perforaciones y ganchos metálicos.
La importancia de que el personal de la Unidad de Apoyo Administrativo sea más
riguroso con las firmas de los documentos y las fechas de los mismos, ya que en
repetidas ocasiones se evidenció que algunos documentos no contaban con esto,
esto conllevo a una pequeña demora en encontrar a la persona adecuada para las
firmas y que dieran luces sobre las fechas de los mismos.
Se evidenció de que las unidades de conservación de los documentos no son las más
adecuadas (AZ), esto va en contravía con el acuerdo 02 del 2014 del Archivo General
de la Nación, articulo 27.
25
Retomando el problema identificado en el punto “Desarrollo de la Práctica”, el cual
provocó un reproceso en tiempo, se sugiere que el Archivo Central de la Universidad
tome medidas para que sea una sola dependencia transfiera todo el expediente.
BIBLIOGRAFÍA
Facultad de Ingenería - Universidad de Antioquia (Unidad de Apoyo Administrativo). (2017). ingenieria.udea.edu.co. Obtenido de http://bit.ly/2no5Tqi
Facultad de Ingeniería - Universidad de Antioquia. (2017). ingenieria.udea.edu.co. Obtenido de http://bit.ly/1Mdn7wE
Monroy, D. (01 de Agosto de 2014). Blogdiario.com. Obtenido de
http://dayronmonroy.blogspot.es/
Restrepo, S. M. (09 de Febrero de 2018). Introducción al archivo de la Unidad de
Apoyo Administrativo - Facultad de Ingeniería Udea. (M. Agudelo Restrepo,
Entrevistador)
Universidad de Antioquia. (22 de Noviembre de 2017). Programa de Gestión
Documental. Medellín, Antioquia, Colombia. Recuperado el 06 de Febrero de 2018,
de http://bit.ly/2F8DTS7
26
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
El proyecto se desarrolló en 360 horas durante 16 semanas de la siguiente forma:
Actividad por desarrollar
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4
Semana 1
Semana 2
Semana 3
Semana 4
Semana 1
Semana 2
Semana 3
Semana 4
Semana 1
Semana 2
Semana 3
Semana 4
Semana 1
Semana 2
Semana 3
Semana 4
1.Organización documental
Estas dos semanas se emplearon
con el fin de conocer la
dependencia y todos los
procesos que esta genera.
X x X X X x X X X x
1.1 Clasificación Documental
X X X X
1.2 Ordenación Documental
X X X X
1.3 Descripción documental
X X X X
2.Alimentación listado Excel
X X X X
Nota: la organización documental en producción fue de aproximadamente 50 cm a la semana
27
ANEXOS
Ilustración 1: Comunicación con el archivo central
En esta imagen se muestra el correo enviado al archivo central donde se piden los expedientes con el fin de que sean complementados estos tienen los
códigos de archivo No.17140-13731-16873-11285-17152-17581-19697-19722-1969-1481(20/04/2018).
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Ilustración 2: Comunicación con el archivo central
En esta imagen se muestra el correo enviado al archivo central donde se piden los expedientes con el fin de que sean complementados estos tienen los códigos de archivo No.17140-13731-16873-11285-17152-17581-19697-19722-1969-1481(20/04/2018)
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Ilustración 3: Cantidad total a reprocesar En la imagen se muestra el total de los expedientes a llevar al archivo central, por lo que al hacer la medición fueron 25cm de documentos
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Ilustración 4: Contrato Interadministrativo No. Cl-9370
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Ilustración 5: Contrato No.8239 del 30/12/2008
32
Ilustración 6: Convenio Marco 5211353
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Ilustración 7: Convenio de Cooperación Tecnológica No.007 de 2008
34
Ilustración 8: Contrato No. CD 405 de 2011
35
Ilustración 9: Contrato Interadministrativo entre la Empresa de Transporte Masivo del Valle de la Aburrá Ltda
36
Ilustración 10: Contrato Interadministrativo No.224
37
Ilustración 11: Convenio Interadministrativo de Consultoría No.43 de 2013
38
Ilustración 12: Contrato No.11-60-09-08-010-13