ORDENAR, FILTRAR Y AGRUPAR

CELDAS Una hoja de Microsoft Excel puede tener mucha información. Algunas veces necesita ordenar una cantidad de información, crear grupos, o filtrar información para usarla de una manera más efectiva

Ordenar

Pasos para Ordenar Alfabéticamente:1.-Seleccione una celda en una columna que desee ordenar

2.-Dé clic en el botón Ordenar y Filtrar en el grupo Modificar de la pestaña de Inicio.

3.-Seleccione Ordenar de A a Z. Ahora la información en la columna Categoría está organizada alfabéticamente.

Ordenando listas: Permite ordenar su información fácilmente. La manera más común de organizar la misma es alfabéticamente, lo cual puede hacer en orden descendente o ascendente.

Para Ordenar de Menor a Mayor

1.-Seleccione una celda de la columna que desea ordenar (Una columna con números).

2-Dé clic en el botón Filtrar y Ordenar en el grupo Modificar de la pestaña de Inicio. Seleccione Ordenar de Menor a Mayor.

3.-Ahora la información está organizada de la cantidad más pequeña hasta la más grande.

Para Ordenar una Categoría Múltiple

1.-Dé clic en el botón Ordenar y Filtrar del grupo Modificar en la pestaña de Inicio.

2.-Seleccione Orden personalizado de la lista para abrir la ventana. Desde aquí, usted puede ordenar por un artículo o varios artículo.

O 1.-Seleccione la pestaña Datos. 2.-Ubique el grupo Ordenar y Filtrar. 3.-Dé clic en el botón Ordenar para abrir la ventana de Orden personalizado. 4.-Desde aquí, usted puede ordenar por un artículo o varios artículo.

5.-Realizar clic en la flecha desplegable en el campo ordenar Columna por, y escoja una de las opciones.

Valores.1.-Escoja como ordenar los resultados. Déjelo de la A a la Z para organizarlo alfabéticamente.

2.-Dé clic en Agregar Nivel para añadir otro artículo para organizar.

3.-Seleccione una opción en el campo Columna Ordenar por4.-Escoja lo que va a Ordenar. 5.-Escoja como ordenar los resultados. Déjelos de lo más pequeño a lo más grande. 6.-Dé clic en Aceptar..

Agrupar Celdas

Agrupar es una herramienta muy útil de Excel la cual le da el control sobre la información. Usted tiene que organizar antes de agrupar. En esta sección, miraremos dos maneras de agrupar artículos en sus hojas de cálculo.

Para Crear un Grupo1.- Decida cuales celdas usted quiere agrupar. En este ejemplo, agruparemos cada categoría en diferentes grupos. 2.- Seleccione una celda en el primer grupo que desea formar y arrastre el mouse para seleccionarlo sólo hasta la fila o celda sobre la que deseaincluir. Por ejemplo, si queremos Agrupar desde A4 hasta A9, seleccionaremos celdas de A4 a A8. Si usted quiere agrupar A2 y A3, sólo tiene que seleccionar A2.

1.-Dé clic en el botón Agrupar. 2.-Seleccione Agrupar del menú. Una ventana aparece

3.-Seleccione lo que desea agrupar. En este ejemplo, seleccione filas. 4.-Dé clic en Aceptar. Un corchete negro aparece a la izquierda para indicar el grupo.

Para Agrupar o Desagrupar el Grupo

1.-Dé clic en el signo menos negro el cual es el icono de esconder detalles para agrupar el grupo. 2.-Dé clic en el signo más negro el cual es el icono de mostrar detalles para expandir el grupo.3.-Use los botones de Agrupar y Desagrupar en el grupo de Esquema para colapsar o expandir la información, también.

Para Desagrupar las Celdas Seleccionadas

1.-Seleccione las celdas que desea remover del grupo. 2.-Dé clic en el botón Desagrupar. 3.-Seleccione Desagrupar de la lista. Una ventana aparecerá. 4.-Dé clic en Aceptar.

Para Desagrupar toda la Hoja de Cálculo

1.-Seleccione todas la celdas agrupadas. 2.-Dé clic en el botón de Desagrupar del menú

Para crear un Grupo con Subtotales

1.-Seleccione cualquier celda con información. 2.-Dé clic en el botón Subtotal. La información es automáticamente seleccionada aparecerá el cuadro de dialogo.

3.-Decida como agrupar . organizaremos por Categoría. 4.-Seleccione una función. SUMA5.-Seleccione la columna donde desee ubicar el Subtotal. En este caso, el Costo Total 6.-Dé clic en Aceptar. Las celdas seleccionadas están organizadas en grupos con subtotales.

Usar el Filtro AutomáticoPermite filtrar datos o esconder información temporalmente en una hoja de cálculo de manera específica.

Para Usar el Filtro Automático1.-Clic en el botón Filtro en la pestaña de Datos.

2.- Clic en la flecha desplegable,

3.- Elegir los datos referentes , clic en Categoría.

4.-Deseleccione Seleccionar Todo. 5.-Escoja el ítem. 6.-Dé clic en Aceptar. Todos los otros datos serán filtrados, o escondidos, y sólo los datos deseados serán visibles.

Para Quitar un Filtro1.-Seleccione una de las flechas desplegables al lado de la columna filtrada.. 2.-Choose Borrar Filtro de "Categoría".

3.-Para remover todos los filtros, dé clic en el botón de Filtros

Usar "Análisis Y Si"

Es una Herramienta de Datos, le permite ver el efecto de diferentes valores en las fórmulas, encontramos tres herramientas: Administrador de escenarios, Buscar objetos, Tabla de datos

Nota : "¿Qué pasaría con mi hipoteca si refinancio con una tasa de interés más bajo?" o "¿Cuál es el interés que necesito para tener una cuota del carro de $400 con el carro que quiero"

¿Qué es Análisis Y si ?

Ejercicio de aplicación.Usted necesita un préstamo para comprar un carro nuevo. Usted sabe cuanto dinero quiere pedir prestado, por cuanto tiempo (el término), y pagos de cuanto puede pagar cada mes. Pero, lo que necesita saber es el interés que le aplica para hacer pagos de $400 al mes. En la imagen de abajo, puede ver que si no tenía que pagar interés y sólo divida $20,000 en 60 meses, tendría que pagar $333,333 al mes. La herramienta "Análisis Y si" le ayudará a calcular la tasa de interés fácilmente.

La fórmula que aparece en la celda B5 en la imagen es una función.

Para Insertar una Función de Pagos1.-Seleccione la pestaña Fórmulas. 2.-Clic en Insertar Función. Una ventana aparecerá. 3.-Seleccione PAGO. 4.-Dé clic en Aceptar. Una ventana aparecerá. 5.-Inserte su cursor en el primer campo. Una descripción de la información aparecerá al final de la ventana.

6.-Seleccione la celda con la información necesaria. 7.-Ubique el cursor en el próximo campo. Una descripción acerca de la información necesitada aparecerá al final de la ventana.

8.-Seleccione la celda en la hoja de cálculo con la información necesaria.

9.-Repita los dos últimos pasos hasta que toda la información necesaria sea escrita en las casillas.

10.-Dé clic en Aceptar.

"Buscar Objetivo"Usar "Buscar Objetivo" Para Determinar una Tasa de Interés:1.-Seleccione la pestaña de Datos.2.-Ubique el grupo de Herramientas de datos.3.-Clic en el botón de "Análisis Y Si". Una lista de tres opciones aparecerá.

4.-Seleccione "Buscar Objetivo". Una pequeña ventana aparecerá.5.-Seleccione la celda que deseo aplicar el valor específico. En este ejemplo, queremos tomar B5, la Celda de Pagos.

6.-Inserte el cursor en el próximo campo. 7.-Ingrese un valor en el campo con el valor. En este ejemplo, escriba -$400. Ya que estamos haciendo un pago que será restado del valor total del préstamo, tenemos que ingresar un número negativo.

8.-Ubique el cursor en el próximo valor.9.-Seleccione la celda que quiere cambiar. Esta será la celda que varía su valor. En este ejemplo, seleccione la celda B3, la cual es la tasa de interés.

10.-Dé clic en Aceptar.

11.-Luego, dé clic en Aceptar nuevamente. La tasa de interés aparecerá en la celda. Esto indica que un 7% de interés nos dará un monto de $400 para pagar mensualmente en un préstamo de $20,000 en un término de 5 años o 60 meses.

"Tabla de Datos"Una tabla de datos le permite ver soluciones, o resultados, de una o dos fórmulas variables.

Ejemplo.Determinar pagos basados en varias tasas de interés. La función en D3 calcula los pagos mensuales de un préstamo de $20,000 si la tasa de interés es de 8% y el término es de 60 meses.

Crear una Tabla de Datos con una Variable

1.- Seleccione las posibles tasas de interés y las celdas donde los pagos aparecerán. En este ejemplo, desde la celda C3 hasta la D6.

Desde la celda C4 hasta la C6 contiene la tasa de interés adicional. Práctica: Escriba 5 tasas de interés en la hoja de cálculo

2.-Clic el botón "Análisis y Si".

3.-Escoja "Tabla de Datos“ .

4.-Ubique su cursor en cualquiera de las líneas o celdas de entrada de las columnas.

Nota: En este ejemplo, las tasas de interés alternadas están enlistadas en una columna, entonces nosotros usaremos el campo celda de la columna.

5.-Seleccione la celda con el valor original. En este ejemplo, seleccione B4 ya que la tasa de interés está ahí.

6.-Dé clic en Aceptar. Excel calcula los nuevos pagos mensuales basado en varios valores de entrada, las tasas de interés.

Utilizar formato condicional

1.-Selecciona las celdas que contienen datos a resaltar2.- Clic ficha Inicio3.- Abre las opciones de Formato Condicional, selecciona Resaltar Reglas de celdas, clic en Es menos que4.- En el cuadro de dialogo, Escribe 2 para aplicar el formato a las celdas que son Menores que 2

5.- Selecciona el formato que deseas aplicar, a las celdas que cumplan la condición establecida 6.- Presiona Aceptar

Utilizar formato condicional con Iconos

1.-Selecciona las celdas en las que deseas aplicar el formato2.- Clic fichero Inicio3.- Abre las opciones de Formato Condicional, selecciona Ubica el cursor sobre la opción Conjunto de iconos4.- Ubica el cursor sobre los iconos que desees y observa una vista previa en la celda señaladas5.-Haz clic para seleccionar los iconos

Nota: los iconos se ubican automáticamente según el valor 67% rojo, inferiores33%, naranja para el retso

 Usar formulas usando la aplicación de formatos

Devuelve el promedio de las celdas seleccionadas

Cuenta cuántos números hay en las listas de celdas

Devuelve el valor máximo de la lista

Devuelve el valor mínimo de la lista

=Maxa. Devuelve el valor máximo de un rango, tomando en cuenta valores lógicos=Mina. Devuelve el valor mínimo de un rango, considerando los valores lógicos=Contar. Cuenta el numero de las celdas que contienen numero=Moda. Valor que se repite con mas frecuencia en un rango de celdas=Mediana. Valor intermedio de un grupo de números, es decir la media=Porcentajes. Se calcula multiplicando la cantidad por el valor porcentual