Oportunidades de la Factura Electrónica en las Operaciones de Comercio Exterior

Manuel González RuizAgente de Aduanas 13 de Julio de 2004

Rol de una Agencia de Aduanas

Intermediador de importadores y exportadores ante Servicio de Aduanas.

Reconocidos como ministros de fe, auxiliares de la función pública aduanera y subordinados al Director Nacional de Aduanas.

Archiveros Públicos por cinco años de documentos oficiales.

Sistema Aduanero basado en el Principio de la Buena Fe; verificaciones físicas y documentales fluctúan entre un 2 y un 5 por ciento dependiendo de los perfiles de riesgo.

Declaraciones Aduaneras conforman estadística oficial de comercio exterior del país.

Confección de Declaraciones Aduaneras comprende:

Clasificación de mercaderías a través del Sistema Armonizado.

Aplicación de preferencias arancelarias según Tratados Comerciales.

Determinación de Base Imponible y cálculo de gravámenes aduaneros.

Gestión de vistos buenos ante Sag, Servicio Salud y otros.

Tramitación Aduanera por medios electrónicos (Internet/ EDI); proceso integral demora sólo horas.

Pagos de derechos e impuestos aduaneros habilitados para efectuarse por vía electrónica.

Funciones de una Agencia de Aduanas

Registro en base de datos utilizando códigos de productos, validados por Aduanas.

Sistemas conectados entre oficina principal y sucursales operativas en puertos y aeropuerto.

Intranet de Agencia administra flujo de operaciones con herramientas de work-flow.

Digitalización de documentos comerciales con acceso vía Web

Seguimiento de operaciones en línea a través de Internet

Uso de tecnología en procesos aduaneros

Se encuentran reguladas a través de la Ordenanza de Aduanas.

Formato debe cumplir con requisitos establecidos en reglas uniformes que rigen para los agentes de aduana.

Factura debe ser emitida al Consignatario o Consignante (importador o exportador).

Tienen la particularidad de aglutinar y reflejar distintos tipos de desembolsos y gastos:

Derechos e impuestos.

Pagos almacenajes, porteos, desconsolidaciones, etc.

Vistos buenos de Sag, Serv. de Salud, etc.)

Proceso de Facturación

La factura de una agencia puede contener hasta 15 cuentas contables y de orígenes diversos.

Cantidad de ítemes de facturas hacen que el proceso de registro contable en las empresas sea mas extenso que el promedio.

A pesar de que los comprobantes de desembolsos constituyen el documento oficial para Impuestos Internos, es común que las Facturas de las Agencias sean el documento considerado por las empresas para el registro contable.

Proceso de Facturación (II)

Interacción Agencia – Organismos y Proveedores

ServiciosPortuarios

ServicioNacional de

Aduanas

CompañíasNavieras

Bancos Comerciales

OtrosProveedoresDe Servicios

OtrosServiciosPúblicos

ServicioDe

Salud

Compañíasde transporte

Local

Clientes

Servicio deImpuestosInternos

EnvíaCto.Emb.

Fact. Com.Seguro

Cliente

RecibeDocumentos

AgenciaGestión

AduaneraTesorería

Despacho Mercancías

Facturación SII

AperturaOperación

GestiónSNA

GestiónCia Naviera

V°.B° SAGSNS-Otros

Pago deDerechos e I.V.A.

Almacén

InspecciónFísica

Grua

TransporteLocal

FacturaciónElectrónica

Autorización

RecepciónElectrónica

Cliente

Generación de Desembolsos y Gastos en el proceso Aduanero

Indica todos los valores de la factura resumidos

Indica los valores desglosados de los

servicios asociados al desaduanaje de la

mercancía (valores Neto, Iva, Total).

Indica los valores de la operación consignados

en la destinación aduanera.

Indica cantidad de Los embalajes de

la operación

Indica un detalle comercial de la

factura

Indica el valor aduanero y los gravámenes

pagados expresados en

dolares y pesos.

Numero ElectrónicoFolio indicado por SII,

diferente al de la factura manual.

EncabezadoIndica los datos generales de la

operación y del cliente

Factura de GastosIndica el resumen de

los gastos de la operación

Timbre ElectrónicoTimbre requerido por SII. (Código de barra bidimensional bajo el

estándar del SII)

Reducción en tiempos del proceso de facturación

Disminución de costos en formularios, gestión de timbrajes, mensajería, compaginación y archivo.

Mayor seguridad en manejo y respaldo de documentos físicos.

Disminución de riesgos en manipulación, extravíos y eventuales sanciones por el Servicio de Impuestos Internos

Beneficios del Emisor

Recepción electrónica permite ahorros en registro contable que en este caso es particularmente relevante.

Mejoras en los tiempos de recepción de facturas posibilita optimizar procesos de costeo, crédito fiscal y en la administración de inventarios.

Mayor transparencia y disminución de errores en registro contable.

Incrementos en medidas de control interno en las empresas a través de filtros y cruces de información.

Beneficios del Receptor

Factura electrónica se implementó adaptando formatos acorde con requerimientos aduaneros e Impuestos Internos.

Agencia Browne comenzó a utilizar factura electrónica a contar del 02 de mayo pasado, habiéndose procesado a la fecha un total de 6.450 documentos incluyendo Notas de Débito y Crédito.

El movimiento anual de Agencia Browne es de aproximadamente 30.000 operaciones entre Importaciones y Exportaciones, alcanzando un valor de MUS$ 700 en el 2003.

Hasta ahora los resultados del proceso de facturación electrónica han sido satisfactorios sin tropiezos de importancia.

Conclusiones Finales

• Debido al breve tiempo transcurrido desde que iniciamos la facturación electrónica, aún no disponemos de empresas receptoras de estos documentos

• Confiamos en que en los próximos meses podamos incorporar a un par de clientes en la recepción de facturas electrónicas, debido a que se encuentran en la etapa de autorización por parte de Impuestos Internos.

Conclusiones Finales (II)

Oportunidades de la Factura Electrónica en las Operaciones de Comercio Exterior

Manuel González RuizAgente de Aduanas 13 de Julio de 2004

Envío y recepción de documentos

SII

Timbre Electrónico

Agencia emite

Factura, Solicita autorización

y envía documento alcliente

CertificadoDigital

Envio y recepción DTE

Encriptado

RecepciónEncriptado

RespuestaEncriptado

AGENCIA

SIICliente

Recibe factura

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