openoffice calc 2 mòdul 1 - monistrol de montserrat · 2009-03-05 · full de càlcul –...

Servei de documentació

Centres d’Autoaprenentatge

OpenOffice Calc 2 Mòdul 1

Full de càlcul – OpenOffice Calc 2 (mòdul 1)

Ceina - Centres d'Autoaprenentatge Pàgina 1

Llicència de contingut obert (Open Content – Open Publication License) Copyright © 2006 per Ceina (Esquemes Informàtics, SL). Aquest material es pot distribuir només d’acord als termes i condicions establerts a la llicència de publicació oberta (Open Publication License), versió 1.0 o posterior (l’última versió es troba disponible a http://www.opencontent.org/openpub/). La distribució de versions substancialment modificades del document es prohibeix específicament, sense el permís previ explícit dels propietaris del Copyright (Ceina). La distribució del document, o documents derivats d’aquest, en qualsevol format de llibre estàndard (en paper) es prohibeix específicament, sense el permís previ explícit dels propietaris del Copyright (Ceina).



Temari – contingut – OpenOffice Calc 2 mòdul 1 • Presentació • Posta en marxa • L’entorn de treball (Finestres, Botons i Menús) • Les zones de la pantalla • La jerarquia d’objectes (Fulls, Files ,columnes, Cel·les) • Moviments dins dels fulls de treball • Mides dels fulls de treball • L’entrada de dades • El format de les cel·les • Els rangs • Desar el nostre treball • Alinear les cel·les • Amplada de columnes • Seleccionar rangs • Els estils de les cel·les • Fórmules creades per l’usuari • El recàlcul automàtic • Funcions incloses al Calc • Copiar i enganxar informació • Els menús de context • Els gràfics



Presentació El coneixement d’aquest programa et permetrà realitzar càlculs i operacions matemàtiques d’una forma ràpida i senzilla. Amb ell podràs fer estadístiques, previsions, gràfics i tot allò que necessitis en el teu treball amb números. El Calc és una aplicació de full de càlcul que forma part del paquet informàtic OpenOffice, que pertany a la família d’aplicacions anomenades de codi obert. Les aplicacions de codi obert són aplicacions que tenen la característica comú d’ésser gratuïtes i poder modificar-se lliurement, per part dels seus usuaris, per a poder distribuir-les de nou. També direm que, en el cas de l’OpenOffice 2, es tracta d’un paquet d’aplicacions informàtiques multiplataforma i multi-idioma. Multiplataforma es refereix a la possibilitat de disposar de versions per diferents sistemes operatius, com el Windows o sistemes GNU/Linux (també gratuïts) i multi-idioma significa que l’aplicació es pot configurar per diferents idiomes, tant a nivell de diccionaris como a nivell d’entorn de treball. En aquest curs, usarem el Calc amb el Windows. La utilització del Calc en l’entorn Windows, amb els seus gràfics, finestres i ús del ratolí, facilita el treball, essent més comprensible el seu ús. A l’actualitat hem de tenir present que el Windows és un dels sistemes operatius més usats al món.



Potser ja saps que el nostre estil de formar és una mica especial. Seguim un camí diferent. Pensem que l’aprenentatge d’una matèria, relativament tècnica, pot ser pedagògic. Tots els nostres cursos duen un exemple que, en forma d’història, et guia en el teu aprenentatge. L’únic esforç que has de fer, és posar-te a la pell del personatge que tot seguit presentarem, i treballar paral·lelament a ell, com si els problemes del personatge fossin els teus problemes. Tu, però, tens la sort de disposar sempre d’un assessor que, si el crides, s’afanyarà a solucionar els teus problemes. Et presentaré a la Laura: És una jove estudiant d’una carrera relacionada amb l’administració d’empreses i, tot i que no ha estat mai partidària de l’ús de l’ordinador, necessita actualitzar-se per estar al dia. La seva ànsia és doble. D’una banda, aquest any, té assignatures d’estadística que la duen pel camí de l’amargura i, per si no anés prou atabalada, a les tardes, s’ha compromès a ajudar a un company en les tasques de gestió de la seva empresa (li han fet un contracte temporal que ella vol convertir en indefinit per mèrits propis).



S’haurà d’enfrontar amb el full de càlcul Calc per a fer els seus treballs de l’escola, i per poder donar un bon cop de mà al seu amic. Una assessoria externa portava, fins ara, tota l’anàlisi de l’empresa. Per exemple, previsions de vendes per al proper any, o automatitzar càlculs i fer simulacions hipotètiques. Són tasques d’anàlisi constants que serviran per recolzar les decisions del gerent. Avui ha començat a treballar i s’ha trobat amb un modern despatx dotat d’un bon equipament d’oficina. Disposa de circuit tancat de televisió, fotocopiadora, cafetera... fins i tot una petita taula rodona per a fer reunions. Evidentment, sobre la taula hi ha un modern equip informàtic que no trigarà a posar en marxa. Intrigada, es treu l’americana i, com si de tota la vida hagués treballat en aquell nou despatx, es mira l’ordinador.



Posta en marxa Nosaltres seguirem les passes de la Laura per aprendre junts aquesta aplicació. Per posar en marxa l'aplicació que ens disposem a estudiar, en primer lloc connectarem l'ordinador (i la pantalla si és necessari) i esperarem que ens aparegui l'escriptori de Windows que, més o menys, ha de tenir aquest aspecte:



Si no és així, no et preocupis, pot ser que tinguis instal·lada una altre versió de Windows (ella té la versió Xp Home Edition). O potser algun company ha canviat alguna cosa. No hem esmentat que és recomanable l'ús d'un ratolí en tots els programes que treballen sota l'entorn Windows, tot i que no és imprescindible (totes les opcions es poden realitzar des del teclat). La Laura sap que des de l'escriptori de Windows, podem cridar totes aquelles aplicacions que necessitem. Pots comparar l'escriptori de Windows amb un escriptori de despatx normal i corrent. Sobre d'ell hi anem posant les feines a realitzar. En l'escriptori de Windows hi posarem totes aquelles aplicacions informàtiques que necessitem per fer els nostres treballs. Així que, des d’aquest punt, cridarem al full de càlcul Calc i ens posarem a treballar.



Fes clic, amb el ratolí, sobre el botó Inicio i observa com apareixen tot d’opcions:

Com que el Calc és un programa, el més lògic és que el cridem des del menú corresponent, on el trobarem instal·lat. Situa’t sobre Todos los Programas.



Apareixerà un nou menú, amb moltes opcions al seu interior. L'únic que has de fer és localitzar l’accés a OpenOffice.org 2.0 Selecciona aquest accés i després fes clic a:

Amb aquestes simples passes hauràs arribat a posar en marxa el full de càlcul. I en pocs moments, tindràs el Calc al teu davant. Com pots comprovar, en el moment que executem el full de càlcul, aquest no es limita a posar-se en funcionament , sinó que, a més ens crea un arxiu en blanc (amb el nom de Sin nombre1) perquè puguem començar a introduir-hi informació. Abans de fer-ho, però, la Laura vol conèixer tot l’entorn de treball que ens envolta.



L’entorn de treball (Finestres, Botons i Menús) Observa la pantalla principal de l’aplicació, en el moment que la posem en marxa:

Si ja coneixes Windows, sabràs que tot el treball que es realitza gira entorn a un element: les finestres (windows en anglès).



De finestres en podem trobar, principalment, de dos tipus diferents: - finestres de document, les quals, generalment, contenen

informació (fulls de dades, cartes, fitxes de clients, gràfics...); com per exemple, la finestra Sin nombre1 que ha aparegut a la pantalla.

- finestres d'aplicació, on trobem els programes d'aplicació

que utilitzem normalment (el Calc en el nostre cas). El que ara veiem a pantalla és una finestra d'aplicació (Calc), a l'interior de la qual trobem una finestra de document (etiquetada com a Libro1). La finestra exterior és la d'aplicació; és a dir, la del Calc i, la interior, és la de document, on realment desenvoluparem el nostre treball. Calc permetrà, com veurem més endavant, disposar de diferents finestres independents si volem treballar amb més d’un document alhora. Com que, primer de tot, volem conèixer l'entorn de treball de l'aplicació, tancarem la finestra de document per centrar la nostra atenció en el funcionament i els components de la finestra d'aplicació. Per tancar aquesta finestra podem usar el botó Tancar corresponent, o també una opció d’un menú.



Fes un clic a Archivo. Apareix un menú:

Observa les opcions que hi apareixen. De moment, com que volem tancar el full actual, escollirem Cerrar.



Les zones de la pantalla Al cap d'uns instants, tindràs activa únicament la finestra d'aplicació, sense cap arxiu al seu interior. Comprova-ho. Ara, al nostre davant, només tenim la finestra de l’aplicació buida. Observa-la. La finestra d'aplicació ens proporciona sempre la informació necessària per a dominar el nostre treball. Aquesta està formada, principalment, pels següents elements:

- la barra de títol - la barra de menús - les barres de botons - la barra d'estat

Dins d'aquests elements, hi anirem trobant d'altres que descobrirem al llarg del nostre aprenentatge.



De moment, observa aquest gràfic i pren nota dels elements que hem esmentat a la pàgina anterior:

Tots aquests elements configuren l'entorn del Calc. Cal posar molta atenció a tots ells per a treballar correctament amb l'aplicació. A més, tingues en compte que, la majoria de funcions que trobarem dins del Calc, es poden executar des de molts llocs diferents. I, teòricament, no n'hi ha cap d'ells que sigui el bo o el dolent. Solament cal que els adaptis a la teva forma de treballar.



Hi haurà persones que necessitaran usar de forma constant la barra de botons perquè l'única feina que faran serà decorar, modificar o analitzar resultats. En canvi d'altres, necessitaran sempre el teclat, doncs la seva funció serà introduir dades i més dades. L'objectiu, doncs, és que trobis el teu sistema i no pas el dels altres. Nosaltres procurarem que vegis totes les coses des de totes les òptiques possibles i així podràs personalitzar-ho a les teves necessitats. Com que tenim al nostre davant la finestra d'aplicació del Calc, sense cap finestra de document, la Laura té molt clar que, el primer que ha de fer és donar les ordres necessàries per crear un nou full de treball, i començar a entrar-hi alguna dada (sense paper no podem pas escriure...).



Ves al menú Archivo, selecciona Nuevo i després clica a Hoja de cálculo.



En uns instants, tindrem un nou arxiu de treball al nostre davant que, amb el nom Sin nombre1, ens convidarà a començar a introduir informació:

El nom Sin nombre 1 és exactament igual al primer que va aparèixer (Sin nombre 1). El Calc porta un comptador dels nous llibres que anem creant al llarg de la nostra sessió de treball.



La jerarquia d’objectes (Fulls, files, columnes, cel·les) Aquest nom es mantindrà mentre no n’hi donem un de nou. La Laura observa la configuració del full que tenim a pantalla. Es pregunta el perquè de la utilitat que deuen tenir les pestanyes que apareixen a la base del full de treball que té al davant:

Abans de continuar li ha de quedar molt clar com treballa el Calc. Farà ús d’un petit manual que li han deixat on, mitjançant un petit gràfic, ha trobat numerades les parts més importants que intervenen en aquesta aplicació. En primer lloc hi ha els Arxius. Un arxiu és, per exemple, el que ara tenim al davant (Sin nombre1). Dins dels arxius hi entrarem dades com, per exemple, les vendes d'un any de l'empresa. Ha de quedar clar que si també fem una previsió de vendes de l'empresa, és millor usar un arxiu diferent per dur-la a terme. No és aconsellable introduir dues coses diferents en un mateix arxiu. Tot i que també poden no ser informacions individuals. Podrien ser les dades dels treballadors d'una empresa, més les dades dels articles d'aquesta, més les previsions de vendes i els gràfics estadístics d'un any, per exemple.



Dins dels Arxius hi trobarem els Fulls de treball, que corresponen a les etiquetes Hoja1, Hoja2... Si penses amb l’exemple que hem comentat, te n’adonaràs que dins de l’arxiu de les vendes de tot un any podrem emprar un full (Hoja) per a cadascun dels mesos de l'any. Ho entens? La Laura observa el full que té al davant, i se n’adona que la seva disposició és en forma de quadrícula. Un arxiu el trobarem format sempre per caselles on introduirem informació. Ha llegit que aquestes caselles són el resultat del creuament de dos elements bàsics del full de càlcul: -Files -Columnes Les files i columnes estan numerades horitzontal i verticalment, respectivament.



Observa la pantalla. Sobre la zona on hi ha les caselles que formen el full, veuràs nou lletres, de la A a la L (potser, depenent de la teva pantalla, en veuràs més). Això són les columnes:

Les columnes van en sentit vertical, i d'esquerra a dreta del full, al llarg d'aquest.



Observa ara la vora esquerra del full. Hi trobaràs uns números, de l'1 al 31. Potser en veuràs més, o menys. En tot cas, això no té cap mena d'importància:

Les files van en sentit horitzontal, de dalt a baix del full de treball.



El punt de trobada entre una fila i una columna és el que s'anomena casella o cel·la:

Cada cel·la té unes coordenades úniques que la identifiquen. És a dir, cada una té una adreça que usarem per a referenciar-la a l'hora de treballar-hi. En el full de càlcul, una cel·la és la mínima informació a la que podem fer referència. Ja sabem que sota la línia de menús hi ha una barra plena de dibuixos anomenada Barra de botons, amb la que podrem seleccionar de forma més còmoda, funcions que també trobarem dins dels menús. La Laura, gràcies al coneixements de Windows, sap que els dibuixos que hi ha a la Barra de botons s'anomenen Icones. Sota la barra de botons, i a la seva banda esquerra, identifica el quadre de referència a cel·les que indica les coordenades de la casella actual. Ara ens diu:



Moviments dins dels full de treball Observant la pantalla, la Laura entén que aquesta informació és molt clara: tenim el cursor a la casella de la columna A, fila 1. És a dir, que si ara escrivíssim qualsevol cosa, aquesta quedaria introduïda en aquesta posició. Per acabar de veure d'on surten les coordenades de les cel·les, observa un gràfic d’exemple del manual que correspon a la cel·la B5:

Ara vol provar de moure'ns pel full per veure quina quantitat d'informació pot introduir-hi. Observa el teclat del teu ordinador. Veuràs que, més o menys a la part dreta inferior d'aquest, hi ha quatre fletxes soles que assenyalen les quatre direccions disponibles: amunt, avall, a dreta i a esquerra. Usarem aquestes fletxes per moure el cursor pel full. Prem un sol cop la fletxa a la dreta.



El cursor (que sabem on és perquè una de les cel·les apareix amb un requadre negre, i la fila i la columna corresponent canvien de color), ha passat a la cel·la immediata de la seva dreta: B1. Si mires la caixa de referència de les cel·les, comprovaràs que ens indica la nova posició: B1 Evidentment això vol dir que està situat a la casella de la columna B, fila 1. Prem ara un sol cop la Fletxa avall. S'haurà col·locat a la cel·la de la columna B, fila 2. Comprova tu mateix la seva posició. Prem ara, del teclat, la combinació de tecles Control+Inicio que trobaràs a la zona de tecles superior de les fletxes de moviment. Fent aquesta operació ens haurem situat, novament, al principi del full i, concretament, a la seva cantonada superior esquerra, cel·la A1. La Laura troba, de moment, molt fàcil i intuïtiu el treball amb el full.



Mides dels fulls de treball Però... quantes cel·les deu tenir un full? Lògicament, moltes més de les que en aquest moment estem veient (i de les que puguem imaginar-nos). Com a curiositat, la Laura vol esbrinar els límits del full de treball. Per veure'ls, prem les tecles Control + Fin + fletxa a la dreta. Amb això, haurem anat a l’última de les columnes del full. Els noms de les columnes hauran canviat, i ara el cursor es troba a la columna IV, fila 1. Prem Control + Fin + Fletxa avall. Ens trobarem a la fila 65.536, de la columna A. Així que ens trobem al davant de 16.777.216 cel·les (256 columnes per 65.536 files). Com pots veure, això és una barbaritat. A més, a cada cel·la, s’hi poden escriure un munt de caràcters. S'ha quedat sorpresa de la gran quantitat d'informació que pot guardar el Calc (segur que mai s’acabarà aquest espai). A més, com que ha entès molt bé l'organització dels arxius i fulls, creu que usar tantes cel·les implicaria una mala organització de la seva informació.



Piquen a la porta... La Laura, alça els ulls de la pantalla, i col·loca un punt al manual d’instruccions del Calc. Entra un jove que, a simple vista, impressiona amb la seva impecable indumentària. És un company de feina que, molt amablement, li ofereix el seu ajut per qualsevol cosa que necessiti. Ella s’afanya a comentar-li que estava esbrinant la immensa quantitat de dades que admet el Calc, i ell li explica que té, encara, la possibilitat d’emmagatzemar molta més informació que la que ha calculat... A part de totes les caselles disponibles en un sol full, podem tenir molts més fulls dins d’un llibre de treball (recorda les pestanyes Hoja1, Hoja2...), que podrem anar creant segons les nostres necessitats. Així, que podem multiplicar la quantitat de caselles d’un sol full pel nombre de fulls que vulguem crear i ens sortirà un monstruós nombre de caselles. El company li diu que el més normal és organitzar la feina en diferents fulls i, més tard, si sorgeix la necessitat, podrem connectar dos o més fulls i copiar informació entre aquests.



Si prova de posar tota la informació en un sol full, provocarà una baixada en el rendiment de l’ordinador i, a més, li costarà molt trobar les dades. També li comenta que podem arribar a connectar dos o més llibres de treball diferents, si és necessari. Així que les possibilitats d’entrar informació es fan, quasi, infinites... Ara que la Laura ja veu més clares les possibilitats i límits del Calc, prem les tecles Control+Inicio per tornar a la posició inicial del full actual. Amb el ratolí és més intuïtiu desplaçar-se per les cel·les, ja que no ens cal recordar de memòria quines tecles hem de prémer. Per exemple, situa el punter del ratolí (la creu) a la casella F13, creuament de la fila 13 amb la columna F. Fes clic, és a dir, prem un sol cop el botó esquerra del ratolí. La barra de referència de cel·les ens indica que acabem de fer activa aquesta casella. A més, el títol de la columna F i el de la fila 13, ens apareixen amb un color més fosc.



També ens podrem desplaçar amunt, avall, a dreta i a esquerra pel full, usant les Barres de desplaçament, que trobem en disposició vertical i horitzontal a la part dreta i a la inferior del full. Són aquestes:



Amb l’ús de totes aquestes eines i del ratolí, podrem desplaçar-nos lliurement per tot el full de càlcul. Si observes i proves, per exemple, tots els elements de la barra de desplaçament horitzontal, te n’adonaràs dels moviments que pots aconseguir. Per fer una prova, prem diferents cops el botó dret de la barra de desplaçament horitzontal. Veuràs que desplaces la zona de visió cap a l’esquerra, apareixent més columnes que, fins ara, no veies. A la Laura li queda ben clar que, de moment, només està desplaçant la zona de visió, però no desplaça el cursor a aquest lloc, doncs la caixa de referència indica, encara, la posició de la cel·la on et trobaves. Observa que el botó de posició actual va variant de lloc. Aquest es desplaçarà més a mida que et vagis movent. Sempre has d’imaginar que l’amplada de tota la barra correspon a l’amplada de tot el full i, si mires el botó de posició actual, sabràs, aproximadament, a quina posició respecte al full et trobes. Pots anar molt més ràpid si, en lloc d’usar el botó dret o esquerra, uses el propi botó de posició.



L’entrada de dades Per fer el mateix amb les files, només cal que usis la barra de desplaçament vertical. Fes proves de desplaçament pel full i, si quelcom no et queda prou clar, demana a l’assessor que t’ho expliqui. Per a fer les seves primeres proves, la Laura vol realitzar un petit full on calcularà els serveis que ha realitzat l’empresa durant el primer trimestre de l’any 2007. L’empresa és del sector de l’automòbil i, a part de la venda de qualsevol tipus de vehicle a motor d’una coneguda marca japonesa, també disposa de taller propi i servei d’urgència al client. Voldria representar en aquest full tres serveis, que són els més típics que el taller realitza: Serveis d’arrossegament amb la grua Revisions periòdiques Serveis d’urgència Introduirem aquesta informació. Situa el cursor a la cel·la de la fila 1, columna A, i escriu-hi: Meses



La Laura se n’adona que, a mida que escriu, el text es va introduint en dos llocs alhora: a la Caixa d’entrada de dades i a la casella on hi ha el cursor:

Sempre que no s’hagi introduït la dada, apareixerà el cursor de text fent intermitències. És molt important entrar la informació dins de la casella per poder continuar treballant, i ho podem fer de diferents formes. Ja ho anirem veient. En tot cas, els botons Rechazar i Aplicar s’usen amb el ratolí, però tenen els seus equivalents al teclat. El botó Rechazar correspon a la tecla Esc i Aplicar a la tecla Entrar.



Com que la Laura té molt clar on escriurà la propera informació, no cal que usi cap d’aquests botons, perquè a la vegada que es desplaça la dada s’introduirà a la cel·la actual. Fem la prova. Prem la fletxa a la dreta, per desplaçar el cursor a la cel·la B1. Veuràs que el mot Meses ha quedat introduït a la cel·la A1 correctament i ara ja estem en posició d’escriure la nova dada. Escriu: Grúa Anem per la següent dada. Desplaça el cursor a la cel·la C1. Escriu: Revisiones A la D1, entra-hi: Urgencias Com que ara no sap què més farà, entrarà aquesta informació amb la tecla Entrar. Prem tu també aquesta tecla.



Ja té a punt la capçalera del seu full! El fet que hagi començat a entrar les dades així i no a l’inrevés és perquè només té tres conceptes a representar davant dels mesos. Perquè ho entenguis, i tinguis en compte això, que és molt important, posarem un exemple gràfic. La Laura està confeccionant un full que podria quedar així:

Observa que, en cap moment, no tindrà necessitat de desplaçar-se per la pantalla per anar a veure les dades, ja que les té totes a la vista.



En canvi si el dissenyés així:

No veuria tot l’any sencer a pantalla. Podria treballar-hi, però seria feixuc moure’s cada cop per anar a cercar dades i veure resultats. Així que, atenció quan plantegis un nou full, és molt important que ho facis de forma lògica, intuïtiva i previsora com la Laura ho ha fet en aquest cas. Tot seguit està disposada a subratllar tots aquests conceptes, per donar un aspecte més elegant al seu full de treball. Nosaltres farem exactament el mateix. Situa el cursor a la cel·la A2



En aquest lloc, entrarem 10 cops el signe = del teclat. Fes-ho: ========== I prem Entrar. Veuràs:

La Laura llegeix atentament, i se n’adona que el Calc deu interpretar que vol entrar una fórmula matemàtica (per usar el signe igual) i informa de l’error.



Realment nosaltres volíem omplir de signes aquesta cel·la. Pensant-s’ho millor, se n’adona que no ho ha fet correctament... De ben segur que hi ha un altre sistema.... Decidida, situa el cursor a la cel·la B2, entra, únicament, un sol símbol igual amb el teclat i prem Entrar. Segueix-la. Veuràs un sol símbol en aquesta cel·la. Torna a col·locar el cursor a la cel·la B2.



El format de les cel·les Vol trobar la manera “dir-li” al Calc que ompli aquesta cel·la amb el símbol entrat. Seguint la seva intuïció se’n va al menú Formato i, com que el que ens disposem a fer afecta a una cel·la, escollirà l’opció corresponent: Celdas. Fes-ho tu també. Apareixerà un quadre de diàleg amb moltes pestanyes:



Prem Alineación. En fer-ho, veuràs un quadre amb moltes opcions:

L’únic que volem és modificar el nombre de vegades que es veu el signe igual horitzontalment...



La Laura es fixa en l’apartat Alineación del texto, Horizontal i observa que ara diu Predeterminado. Per veure què amaga aquest apartat, premerà el botó de llista que hi ha en aquest lloc:

Sortiran totes les possibles opcions d’alineació horitzontal de les cel·les:

Segueix les seves passes i selecciona Relleno.



Tot seguit pots prémer Aceptar. En tornar al full, la cel·la apareix plena de signes igual, tot i que nosaltres només n'hem entrat un. Perfecte! Ha trobat ràpid la solució... Ara haurà d’esborrar el que ha introduït a la casella A2 per fer-ho correctament. Col·loca-t’hi. Per esborrar el contingut d’una cel·la, usarem la tecla Borrar. Prem-la (és a sobre de la tecla Entrar), veuràs que desapareix el contingut de la cel·la. Ara, tal i com hem fet amb la seva veïna, l’omplirem de signes igual. Escriu, a la cel·la A2, un sol signe igual i prem Entrar. Torna a la cel·la en qüestió i repeteix les mateixes passes que abans: Entra al menú Formato, selecciona Celdas, comprova que tinguis la pestanya Alineación activada, desplega la llista Horizontal, selecciona Relleno i prem Aceptar.



Els rangs La Laura es fixa en la diferència entre el que es veu a la cel·la i el que es veu a la línia d’entrada de dades:

A la línia d’entrada de dades sempre veurem el que hem introduït realment, mentre que a la cel·la hi veurem les possibles modificacions de format. Ho entens? Repeteix les operacions anteriors per aconseguir tenir les caselles C2 i D2 correctament subratllades amb el signe menys. Ja podem introduir els noms dels mesos (començarà amb els del primer trimestre). Aquests valors ompliran el rang comprès entre la casella A3 i la A5. Un rang, segons ha llegit al seu manual, és un altre dels elements importants d'un full de càlcul. Els rangs són sempre rectangulars i estan delimitats per dues caselles: la de la part superior esquerra, en primer lloc i, després, la de la part inferior dreta.



El rang que acabem de comentar és aquest, que apareix assenyalat en negre:

Si l’imagines com un element aïllat, veuràs un rectangle de caselles delimitat per dues d’elles: la A3 i la A5. Això és un rang. Més endavant farem referència als rangs com a elements del full de treball. Per exemple, podríem referir-nos al rang que acabem d’esmentar com a Meses, en lloc de fer-ho per les seves coordenades (A3:A5). Al Calc, quan parlem d’un rang, sempre el separarem per un únic element. Els dos punts (:). Així, sempre que veiem dues caselles separades per aquest símbol, sabrem que estem parlant d'un rectangle de cel·les (rang). També són rangs: A3:B3 A1:E2 B6:G10



Així, a la casella A3, escriu-hi: enero I prem la tecla Entrar. El cursor s’haurà desplaçat a la fila següent. A la casella A4 escriu: febrero I, a la A5: marzo Ja podem començar a introduir les dades numèriques, basant-nos en els informes que la Laura té en paper. De serveis realitzats per la grua, durant el mes de gener de 2007, n’hi ha 36. Així, escriu a la casella corresponent, la B3: 36 i prem Entrar.



Observa que aquesta quantitat es situa a la part dreta de la casella. En els fulls de càlcul, això ja és habitual. O potser t’imagines una suma de números amb aquests a la banda esquerra? Ara, entra tu sol la resta de dades de la grua: febrero: 30 marzo: 38 De revisions: enero: 1133 febrero: 1327 marzo: 1090 I, de serveis d'urgència: enero: 40 febrero: 22 marzo: 20 Ja ho tens? La Laura se n’adona que ha comès una errada amb les revisions. Les quantitats que corresponen als mesos de febrer i març han estat entrades a l’inrevés. És a dir, al mes de febrer li corresponen 1090 revisions i al març 1327.



Desar el nostre treball Per a canviar aquestes quantitats, només cal situar el cursor a la casella equivocada i tornar a escriure el número corresponent. No cal esborrar primer i escriure després. Fes-ho, deixant les quantitats correctes. Ara que ja té la informació base entrada, voldria polir una mica més l’aspecte. Per exemple, li agradaria que els títols de les columnes sortissin centrats, en lloc d’estar escrits a l’esquerra de les cel·les. Abans, però, desarà la informació. Ja va tenir un disgust molt gros fa un parell de setmanes quan, amb una companya, feien un treball. Estaven tan capficades que no se’n van adonar que hi havia tempesta, de cop se’n va anar el llum, i van perdre la feina de mitja tarda. Quan ho recorda encara li venen ganes de plorar... Es va prometre que, a partir d’ara, pecaria de previsora i desaria les feines de l’ordinador cada dos per tres. Per desar l'arxiu, cal que tinguis un disc on anirem emmagatzemant la informació que generarem amb el Calc (fora del centre de formació pots desar els teus treballs al disc dur de l'ordinador, però aquí hi ha massa mans novelles...), o bé que l’assessor t’hagi indicat una unitat de disc on desar totes les teves feines.



Crida al menú Archivo i tria l'opció Guardar. Apareixerà un quadre de diàleg que ens demana certes característiques de l'arxiu:

La columna de l’esquerra permet seleccionar, ràpidament, carpetes especials del nostre ordinador. De ben segur que si estàs familiaritzat amb el Windows, et seran familiars.



Primer seleccionarem la unitat on volem desar el full. Desplega la llista Guardar en:

Selecciona la unitat de discos anomenada Disco de 3 1/2 (A:), fent-hi un clic al seu damunt, o la unitat que t’hagi especificat l’assessor. Fes un clic al quadre Nombre.



Alinear les cel·les Posa-hi Taller i prem Guardar. Tornaràs a visualitzar la finestra de document que conté el nostre llibre de treball. Observa que, la barra de títol de la finestra del Calc, ha canviat el nom Sin nombre 1 pel que acabem de donar al nostre arxiu:

Ara la Laura ja està tranquil·la i es podrà dedicar a polir una mica més l’aspecte del full. Col·loca el cursor a la casella que conté el nom Meses. Aquest nom està ara alineat a l’esquerra de la cel·la, però li agradaria més que estigués centrat respecte a aquesta. Ella s’imagina que, igual que quan va omplir les cel·les de signes igual, hi ha d’haver, dins la mateixa opció, una possibilitat que li permeti centrar aquests títols. Entra a Formato. Escull Celdas.



Amplada de columnes Segueix les seves passes i activa, si no ho està, la pestanya Alineación. Com que el centrat vol que s’efectuï de forma horitzontal, selecciona el control Horizontal, on ara hi diu Predeterminado, i ho canvia per Centrado. Fes-ho tu també i prem Aceptar. El resultat obtingut és, evidentment, el desitjat. La Laura pren nota que, des d’aquesta mateixa opció, podríem indicar al Calc que alineés les dades de les cel·les a l’esquerra, al centre o a la dreta, indiferentment. Ha trobat molt senzill el procediment. Centrarà la resta de títols. Fes-ho tu també.

Animada, modificarà també les amplades de les columnes. Ha llegit que, usant el ratolí, podrem fer-ho d’una forma més ràpida i intuïtiva que amb els menús.



Així, situa la fletxa del ratolí a la línia que separa la columna A de la B, a la fila que conté els noms de les columnes:

El punter del ratolí canviarà de forma. En aquest moment, cal prémer el botó de l’esquerra del ratolí i no deixar-lo anar. Apareixerà el mot Ancho, seguida d’un número (que és l’amplada actual de la columna). Segueix aquests passos i mou el ratolí cap a la dreta. Veuràs que l’amplada es va modificant. Deixa-ho al teu gust, quan et sembli que ja l’has fet prou ampla, pots deixar anar el botó. Però la Laura vol provar-ho tot i, amb els menús, sap que també ho pot aconseguir. Anem a provar-ho. Situa el cursor a qualsevol casella de la columna A i entra al menú Formato.



Selecciona, òbviament, Columna. Activa l'opció Ancho... Veuràs un petit quadre:

Potser el número que t’apareix a tu és diferent. És lògic, perquè acabem de modificar la mida a ull. Escriu: 5 Prem Entrar. Observa el full. Apreciaràs el canvi que s’ha produït.



Seleccionar rangs Canvia ara, tu sol i amb el sistema que més et satisfaci, la mida de totes les columnes, de la forma següent:

Columna Amplada A 4 B 3 C 3,5 D 3,5

La Laura voldria que els títols apareguin en lletres més “fosques”, és a dir, en negreta. Podem fer aquesta operació de dues formes diferents: situant el cursor a la primera casella a modificar, aplicar-hi la característica que ens interessa (la negreta en aquest cas) i repetir aquesta operació per tants títols com tinguem en el nostre full. La segona opció que és, potser, la més lògica consisteix a seleccionar tot el rang de caselles a modificar i, d’un sol cop, aplicar la negreta a totes elles. La primera forma és molt lenta si tenim moltes cel·les a modificar, mentre que la segona ens estalvia feina repetitiva i innecessària.



La Laura té clar quins són els rangs que vol modificar: el que conté els noms dels mesos i, després, el dels noms dels serveis. És a dir: A3:A5 i A1:D1. Situa el cursor a la casella A3. Prem la tecla Mays (no la Bloq Mayús) i no la deixis anar. Ara prem dos cops la fletxa cap avall. Deixa anar la tecla de les majúscules i observa el full de treball. Veuràs que una zona més fosca ha cobert el lloc per on has anat passant el cursor:

Ara, amb el ratolí, fes clic a qualsevol casella per perdre la selecció actual.



Els estils de les cel·les Farem la mateixa operació, però amb el ratolí. Situa el punter d’aquest al centre de la cel·la A3, fes clic amb el botó de l’esquerra i, sense deixar-lo anar, arrossega’l fins a la A5. Ja pots deixar anar el botó. Hem aconseguit el mateix que abans, però sense utilitzar el teclat. D’ara endavant, fes servir el sistema que més t’agradi. La nostra intenció era aconseguir que els noms dels mesos sortissin en negreta; és a dir, modificar l’estil dels caràcters que hi ha en aquesta cel·la. Així els ressaltarem més. La Laura, aplica el seu instint i entra al menú Formato. Escull Celdas. I activa la pestanya Fuente. Segueix les seves passes.



Veuràs tot un munt de possibilitats a aplicar als textos:

Escull, de la columna Estilo, l’element Negrita i prem Aceptar. Fes clic a qualsevol lloc del full per perdre la selecció i veuràs que hem aconseguit el que volíem.



Repetirem ara l'operació, però amb el rang A1:D1. Per començar selecciona’l (ja saps com fer-ho). Aquest cop, en lloc d'entrar als menús, la Laura vol usar la barra de botons per fer-ho més ràpidament. Fixa’t que hi ha un botó que representa una N gruixuda:

S’anomena Negrita. Clica’l. Fes clic a qualsevol lloc del full per perdre la selecció i veure-ho més clarament. I tant que ho hem fet més ràpid! Ara que ja troba més acceptable la presentació del full, començarà a realitzar càlculs. Haurà d’utilitzar una nova columna: la E, on hi introduirà el total dels serveis efectuats (contindrà la suma de les columnes B, C i D, Grúa, Revisiones i Urgencias). A la casella E1 escriu: Totales i aplica-hi el mateix fomat que tenen els altres títols (Negreta i Alineació centrada).



Fórmules creades per l’usuari A la casella E3 introduirem el primer càlcul (no oblidis introduir a la cel·la E2 el signe = perquè aparegui subratllat com la resta de títols i aplicar-hi el Relleno). Per a introduir càlculs utilitzarem fórmules. Una fórmula és l’explicació escrita del procés d’un càlcul determinat. Per exemple, nosaltres volem realitzar el càlcul següent: Grúa+Revisiones+Urgencias És evident que no introduirem la fórmula així; perquè el programa ens entengui haurà de tenir l'estructura següent: B3+C3+D3



Comprova que les caselles anomenades anteriorment coincideixen amb els conceptes que volem sumar (Grúa, Revisiones i Urgencias). Introduïm, doncs, la fórmula. A la casella E3, escriu: B3+C3+D3 Què ha passat? Veus aquesta fórmula a dins de la casella, en lloc de veure el resultat de la suma? És clar!; si no diem res, el Calc interpreta que això és un text. Haurem de fer alguna cosa per indicar-li que volem entrar una fórmula.



Prem Borrar sobre d'aquesta casella per eliminar el que acabem d'entrar. Ara entra el mateix, però afegint un signe = al seu davant: =B3+C3+D3 El signe = del començament indica al Calc que el que hem escrit no és un número ni un títol, sinó que és una fórmula. Prem Entrar per a indicar que vols introduir aquesta fórmula. Ha aparegut, de forma instantània, un número (1209). És el resultat de la fórmula introduïda. Comprova, si vols, que aquesta suma és correcta, però et garanteixo que el Calc no s’equivoca (en tot cas podem errar nosaltres en la introducció de la fórmula). La Laura situa el cursor a la casella E3 i observa que, a la línia d'entrada de dades, hi ha la fórmula tal i com l'ha introduït.



El recàlcul automàtic Té molta curiositat per saber com actua el full si canviem una de les dades que hi hem entrat... Provem-ho. Introdueix el número 42 a la casella B3, per substituir al 36 que anteriorment hi havíem escrit. Quan premis Entrar, el número que representa el total canvia de forma automàtica. Això és el que s'anomena recàlcul automàtic. El recàlcul és una de les eines més potents que ens pot oferir un full de càlcul. Imagina't un full de càlcul manual molt llarg. Si al final ens adonem que un dels valors és incorrecte, caldria repetir manualment tots els càlculs realitzats. Amb el Calc no. Modificant la dada incorrecte, automàticament es recalculen totes les fórmules on intervé. Introdueix ara, tu sol, les fórmules corresponents a les caselles E4 i E5. La Laura sap que hi ha una forma més ràpida d'entrar-les, sense haver de escriure-les cada vegada (si aquest sistema no existís, es faria molt pesada la introducció de fórmules dins del full).



Funcions incloses al Calc Provarà aquest sistema de seguida. A part del total dels serveis realitzats cada mes, també li és necessari tenir els totals trimestrals de cadascun dels serveis. Per tant, haurà d'introduir noves fórmules per a realitzar aquests càlculs. Subratlla el rang de caselles A6..E6. A la casella A7, escriu: Totales Evidentment, a la casella B7 hem d'introduir la fórmula que ens calculi el total de serveis de grua realitzats. Aquest cop, però, vol utilitzar una funció que el Calc porta incorporada, en lloc d'escriure una fórmula que tingui l'aspecte següent: =B3+B4+B5 Com la majoria de fulls de càlcul actuals, ofereix una sèrie de fórmules que ja venen incloses en el programa, de “fàbrica”. A aquestes fórmules les anomenarem Funcions.



A la casella B7 escriu: =SUMA(B3:B5) i prem Entrar. Si ha sortit algun error vol dir que t'has equivocat, i has afegit algun espai on no havia de ser-hi. Intenta-ho de nou. Observa que el resultat ha estat la suma dels serveis de grua del trimestre: 110 Com pots veure, el fet d'utilitzar funcions ens estalvia haver d'escriure fórmules que poden ésser molt llargues. Aquest cop només hi havia tres mesos, però, t’imagines que estiguéssim calculant tot l’any?



Sense la funció la fórmula tindria aquest aspecte: =B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14 I utilitzant la funció: =SUMA(B3:B14) Uns quants centímetres més curta... Les caselles C7, D7 i E7 han de contenir la mateixa fórmula que la B7, però amb els rangs corresponents. És a dir, a la casella C7 haurem de fer referència al rang: C3:C5 a la D7: D3:D5 i a la E7: E3:E5



Copiar i enganxar informació Aquest cop, en lloc de tornar a escriure la fórmula a cadascuna de les caselles mencionades, la copiarem a les cel⋅les on ha d'anar, tot basant-nos en la que ja hi hem entrat. Col·loca el cursor a la casella B7, activa el menú Editar i escull Copiar. Ara, cal col·locar el cursor a la cel·la on volem copiar la fórmula. Situa el cursor a la casella C7. Només hem d’indicar que la volem recuperar ("enganxar"). Torna a entrar al menú Editar i escull Pegar. Tindràs la fórmula "enganxada" on teníem el cursor. La Laura observa la caixa d'entrada de dades. I hi veu: =SUMA(C3:C5) El Calc no s’ha limitat a copiar la fórmula al peu de la lletra, també ha modificat les adreces de les caselles, adaptant-les a la nova situació!



Els menús de context Fixa’t que on hi havia B3:B5 ara hi posa C3:C5. Per tant, el Calc actualitza els rangs quan realitzem un procés de còpia. Però la Laura no acaba d’estar satisfeta. La seva intenció era copiar, de cop, la fórmula a les caselles C7, D7 i E7. Situa el cursor a la casella C7 i esborra, prement la tecla Borrar, la fórmula que hi hem copiat. Ara torna a situar el cursor a la casella B7. Provarem de fer una còpia múltiple. És a dir, copiarem el contingut d'una casella a vàries cel⋅les alhora. De moment el procés començarà igual que abans, però en comptes d’anar al menú Editar, vol utilitzar el menú de context (molts dels seus companys el fan servir sempre, perquè diuen que és un sistema molt ràpid). Situa el punter del ratolí, apuntant a la casella B7 i prem el botó dret.



Sortirà el famós menú de context amb varies possibilitats.

Evidentment tria Copiar.



Situa el cursor a la casella C7. Ara hem de seleccionar tota l'àrea on volem que es copiï la fórmula. Ho farem amb un sistema que ja hem utilitzat abans: prem la tecla Mays i, sense deixar-la anar, la fletxa a la dreta fins arribar a la casella E7. Amb el punter del ratolí, apunta a la selecció i, mitjançant el botó dret, fes sortir de nou el menú de context. Tria Pegar.



La fórmula s'ha "enganxat" a totes les caselles seleccionades. Ja sabem fer una còpia múltiple! Seguint amb l’obsessió de la Laura, desarem la informació al disc (fa sol, i potser s’ho imagina, però ha sentit un parell de trons...). Tria Archivo-Guardar. Com que l’arxiu ja té nom i ubicació, en principi no ens preguntarà res. El següent que necessita calcular és la mitjana dels serveis realitzats durant aquest primer trimestre. Afegirem, doncs, un nou títol. Col·loca el cursor a la casella A8. Escriu-hi: Media Haurem de fer ús d’una nova funció del Calc.



A la casella B8, escriu: =PROMEDIO(B3:B5) i prem Entrar. Ha aparegut la mitjana de serveis de grua del primer trimestre de l'any: 36,67 Si vols esbrinar si aquest resultat és correcte, només cal que sumis les quantitats de les caselles B3, B4 i B5 i les divideixis per tres. És correcte? El resultat hauria estat el mateix si en lloc d'aquesta fórmula haguéssim escrit la següent: =((B3+B4+B5)/3) Copia, tu sol, la funció introduïda a les caselles veïnes (pots seguir les mateixes passes que hem fet per la fila dels totals). La Laura s'ha anat animant molt amb la utilització de les funcions (són, relativament senzilles d’usar). Per això intentarà calcular els valors màxim i mínim de cadascun dels serveis.



A la casella A9, escriu: Máximo I, a la A10: Mínimo Així tindrà el número més gran i més petit de serveis realitzats durant aquest trimestre. Sort que té un llistat amb la relació de fórmules més usuals! Segur que el mateix Calc té algun apartat que ens les relaciones totes, però ara no és el moment, ja ho buscarà. Escriu, a la casella B9: =MÁX(B3:B5) Comprovaràs que apareix el número més gran dels serveis que ha realitzat la grua. Copia ara, tot sol, la fórmula d'aquesta casella al rang C9:E9. T’imagines quina fórmula deu calcular el mínim?



Gràfics Ho has encertat? A la cel⋅la B10, introdueix: =MÍN(B3:B5) Obtindràs el valor mínim dels serveis realitzats per la grua. Copia la fórmula al rang C10:E10. Desa, un altre cop, l’arxiu (no perdràs ni un minut i tots estarem més tranquils). La Laura, amb el poc que ha après, se n’ha adonat que hi ha tantes possibilitats, que ja es mor de ganes de començar a realitzar treballs d’anàlisi per a l’empresa (els càlculs sempre l’han apassionat i s’ha enamorat del Calc poca estona). Ara, però, voldria deixar els números una estona, per intentar confeccionar el seu primer gràfic (ha pensat en un de barres que representi el nombre de serveis realitzats cada mes). Primer de tot, com si l’haguéssim de dibuixar a mà, hem de pensar com volem representar les dades.



Ella té molt clar que, a l’eix horitzontal (eix de la X), han d’aparèixer els noms dels serveis que es realitzen. L’eix vertical (eix de la Y) haurà de representar el número de serveis realitzats, des del mínim (0) fins al màxim. Anem per feina! El primer pas, és seleccionar el rang de dades que han d’intervenir en la confecció del gràfic. Selecciona, doncs, el rang de caselles que va des de la A1 fins a la D5.

El segon pas és donar l’ordre corresponent: Tria Insertar-Diagrama.



Sortirà un quadre de diàleg anomenat Formateado automático diagrama.

La Laura se n’adona que aquest quadre ens dóna, pas a pas, les instruccions necessàries per a la realització d’un gràfic. Ara, però, no s’hi vol entretenir...



Premerà el botó Crear, així no caldrà donar cap instrucció (avui fan la seva sèrie preferida, li ha passat l’estona volant, i deuen estar a punt de començar!). Instantàniament tindràs un quadre a pantalla amb el gràfic que acabem de confeccionar. El resultat no és genial però, per ser el primer, tampoc és patètic. Ja s’hi entretindrà un altre dia... Tancarem correctament, triant Archivo-Terminar. Respon Guardar a la pregunta següent (només faltaria que no deséssim correctament la informació).



La Laura està molt satisfeta dels resultats que ha obtingut i pensa que si, en poca estona i sense dominar el tema, ha pogut fer tot això, què farà quan en sàpiga molt? Al finalitzar cadascun dels manuals del mòdul de formació escollit, cal que demanis un qüestionari que has de contestar. Aquest el podràs usar, també, per comprovar el nivell que vas adquirint al llarg de l'aprenentatge. Demana’l l’assessor. Sort!

openoffice calc 2 mòdul 1 - monistrol de montserrat · 2009-03-05 · full de càlcul –...

Documents